003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen.

Transcriptie

1 003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen. Inhoudsopgave 003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen Raadsvoorstel Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen Bijlage: ledenbrief VNG Lbr. 13/096 modelverordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen... 7 Bijlage: beheerverordening en privacyverordening Basisregistratie Personen... 16

2 003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen.

3 003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen. Raadsvoorstel Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen.

4 Voorstelnummer: BW V Zaaknummer: 13CV Raadsvoorstel Voorstelnummer: Houten, 25 februari 2014 Onderwerp: Raadsvoorstel Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen. Beslispunten: 1. De Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen vast te stellen en: 2. deze verordening met terugwerkende kracht tot en met 6 januari 2014 in werking te laten treden. Samenvatting: De W et basisregistratie personen (hierna: W brp) verving op 6 januari 2014 de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (hierna: Wgba) en vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen. Het is nodig om op basis van de Wbrp een Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen vast te stellen, mede omdat door de in werking treding van de Wbrp de huidige Beheer - en Privacyverordening voor de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010 van rechtswege is komen te vervallen. Aanleiding: De W et basisregistratie personen (hierna: W brp) verving op 6 januari 2014 de W et gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (hierna: W gba) en vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen. De wet vormt de juridische vertaling van nieuwe ontwikkelingen die zich op het terrein van de Nederlandse bevolkingsadministratie voordoen. De belangrijkste daarvan zijn: de technische modernisering van de basisregistratie ; de uitbreiding van de basisregistratie met d e opname van gegevens over nietingezetenen; de verbetering van de kwaliteit van de basisregistratie en : van de dienstverlening en de vermindering van de administratieve lasten in verband met de basisregistratie. Het is het nodig om op basis van de Wbrp een Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen vast te stellen. De huidige Beheer - en Privacyverordening voor de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010 is door de komst van W brp van rechtswege komen te vervallen. Doel van dit voorstel: De Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen geeft uitvoering aan de W brp. Met het vaststellen van de verordening kunnen conform de wet - en regelgeving gegevens uit de basisregistratie personen worden verstrekt en worden ingezien. Argumenten per beslispunt: 1.1 De Wbrp is in de plaats gekomen van de Wgba De W brp heeft per 6 januari 2014 de Wgba vervangen en vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen. De Beheer - en Privacyverordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 2010 is van rechtswege vervallen. Hierdoor is er geen wettelijke grondslag voor gemeentelijke gegevensverstrekkingen uit de basisregistratie personen. *BWV *

5 Voorstelnummer: BW V Zaaknummer: 13CV Een nieuwe verordening is nodig om gegevens uit de basisregistratie te verstrekken. De mogelijkheid die wet Wgba kende om regels te stellen over de verstrekking van gegevens over inwoners van de eigen gemeente is in de Wbrp overgenomen. Daarmee is het uitgangspunt dat de gemeente zelfstandig de informatiehuishouding met betre kking tot de eigen inwoners moeten kunnen inrichten gehandhaafd. De gemeenten kunnen een eigen beleid voeren, waarbij zij uiteraard niet buiten de in de Wbrp vastgestelde kaders kunnen treden. Omdat de aangeleverde modelverordening van de VNG alleen voorziet in het verstrekken van informatie op grond van de W brp en niet op de opslag, verwerking en verstrekking van gegevens op grond van de W bp (Wet bescherming persoonsgegevens) is er voor gekozen een soortgelijke verordening op te stellen als de verordening die van rechtswege is vervallen. 2.1 De oude verordening is per 6 januari 2014 van rechtswege komen te vervallen. De W brp is op 6 januari 2014 in werking getreden en de huidige verordening is van rechtswege vervallen. Hierdoor is er geen wettelijk grondslag voor de gegevensverstrekkingen uit en de inzage in de basisregistratie personen en moet daarom de nieuwe verordening met terugwerkende kracht in werking treden. Participatie: N.v.t. Communicatie: Na het raadsbesluit zal in het Gemeenteblad gepubliceerd worden dat de nieuwe Beheer en privacyverordening voor de basisregistratie personen is vastgesteld. De verordening wordt raadpleegbaar via onder lokale wet- en regelgeving. Daarnaast zal overeenkomstig artikel 4.1 W brp van de vaststelling van de nieuwe verordening melding worden gemaakt bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Uiteraard zullen ook de uitvoerende medewerkers binnen de a fdeling Dienstverlening op een passende wijze worden geïnformeerd. Financiën: N.v.t. Houten, 25 februari 2014 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester, H.S. den Bieman W.M. de Jong Meegezonden bijlagen bij dit voorstel: Bijlagen die voor de leden van de raad ter inzage liggen op de gebruikelijke wijze: Digitale bijlagen: 1. Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen. 2. Ledenbrief VNG d.d. 7 november Lbr. 13/096, modelverordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Verantwoordelijke wethouder(s): 1e poho : WJON = De Jong Datum: Versienr:

6 Raadsbesluit Voorstelnummer: De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 25 februari 2014 nr. BWV gelezen en besluit; 1. De Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen vast te stellen en: 2. Deze verordening met terugwerkende kracht tot en met 6 januari 2014 in werking te laten treden. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 15 april De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, J.G.S. Pijnenborg W.M. de Jong * *

7 003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen. Bijlage: ledenbrief VNG Lbr. 13/096 modelverordening gegevensverstrekking Basisregistratie Personen

8 vnic V e r e n i g i n g van Nederlandse Gemeenten Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. uw kenmerk (070) bijlage(n) 1 betreft ons kenmerk datum Modelverordening BABVI/U november 2013 gegevensverstrekking Lbr. 13/096 Basisregistratie Personen \à Samenvatting De Wet basisregistratie personen (hierna: Wbrp) vervangt op 9 december 2013 de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (hierna: Wgba) en vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen. De wet vormt de juridische vertaling van nieuwe ontwikkelingen die zich op het terrein van de Nederlandse bevolkingsadministratie voordoen. De belangrijkste daarvan zijn: de technische modernisering van de basisregistratie, de uitbreiding van de basisregistratie met de opname van gegevens over niet-ingezetenen, de verbetering van de kwaliteit van de basisregistratie en van de dienstverlening en de vermindering van de administratieve lasten in verband met de basisregistratie. Voor veel gemeenten zal het nodig zijn om op basis van de Wbrp een verordening vast te stellen. De Modelverordening gegevensverstrekking basisregistratie personen en deze ledenbrief bieden daarvoor de benodigde handvatten. In deze ledenbrief wordt een toelichting gegeven op de keuzes die u kunt maken bij gebruik van de modelverordening. Beide zijn in samenspraak met de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (hierna: NVVB) tot stand gekomen. Gezien de beoogde inwerkingtreding van de Wbrp op 9 december aanstaande, adviseren wij u het vervangen van de huidige verordening Wgba snel ter hand te nemen.

9 vnic V e r e n i g i n g van Nederlandse Gemeenten Aan de leden informatiecentrum tel. uw k e n m e r k (070) bijlage(n) 1 betreft ons kenmerk datum Modelverordening BABVI/U november 2013 gegevensverstrekking Lbr. 13/096 Basisregistratie Personen \à Geacht college en gemeenteraad, Inleiding De Wet basisregistratie personen (hierna: Wbrp) vervangt op 9 december 2013 de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (hierna: Wgba) en vormt het wettelijke kader voor de nieuwe basisregistratie personen. De wet vormt de juridische vertaling van nieuwe ontwikkelingen die zich op het terrein van de Nederlandse bevolkingsadministratie voordoen. De belangrijkste daarvan zijn: de technische modernisering van de basisregistratie, de uitbreiding van de basisregistratie met de opname van gegevens over niet-ingezetenen, de verbetering van de kwaliteit van de basisregistratie en van de dienstverlening en de vermindering van de administratieve lasten in verband met de basisregistratie. Voor veel gemeenten zal het nodig zijn om op basis van de Wbrp een verordening vast te stellen. De Modelverordening gegevensverstrekking basisregistratie personen en deze ledenbrief bieden daarvoor de benodigde handvatten. Beide zijn in samenspraak met de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (hierna: NVVB) tot stand gekomen. Vervolg Alle leden van de NVVB kunnen met vragen en opmerkingen over de modelverordening bij hen terecht via het adres nvvb@nvvb.nl. Er zullen geen cursussen gegeven worden. De VNG zal geen vragen beantwoorden. Verder raden wij gemeenten aan gebruik te maken van het VNGForum Gemeenterecht. Hier kunnen gemeenten onderling stukken en ervaringen uitwisselen en 1 discussiëren over de modelverordening. Algemeen De Modelverordening gegevensverstrekking basisregistratie personen geeft uitvoering aan de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wbrp. Met de invoering van die wet wordt de Wgba ingetrokken; daardoor vervallen bovendien de gemeentelijke GBA-verordeningen van rechtswege. De 1 Dit forum is bereiken via VNG.nl, onder 'netwerken'.

10 mogelijkheid die de Wgba kende om regels te stellen over de verstrekking van gegevens over inwoners van de eigen gemeente is in Wbrp echter overgenomen. Daarmee is het uitgangspunt dat de gemeenten zelfstandig de informatiehuishouding met betrekking tot de eigen inwoners moeten kunnen inrichten, gehandhaafd. De gemeenten kunnen in dit opzicht een eigen beleid voeren, waarbij zij uiteraard niet buiten de in de Wbrp vastgelegde kaders kunnen treden. Deze wettelijke kaders beogen te waarborgen dat ook de verstrekkingen uit de basisregistratie niet leiden tot een onevenredige inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de ingeschreven personen. De Wbrp, met de artikelen 3.8 en 3.9, brengt geen wezenlijke wijzigingen in de mogelijkheden die gemeenten hebben voor het verstrekken van gegevens aan organen van de eigen gemeente en derden (t.o.v. de Wgba, met de artikelen 96 en 100). De taken die gemeenten uitvoeren veranderen immers ook niet met het vervangen van de gemeentelijke basisadministraties door de basisregistratie personen; datzelfde geldt voor de gegevens die nodig zijn voor de goede uitvoering van die taken. Gemeenten kunnen dus in beginsel blijven verstrekken aan degenen aan wie zij gewend zijn te verstrekken en dat blijven doen op de wijzen waarop ze dat deden. Met het vervallen van de GBA-verordening is het echter wel nodig een nieuwe verordening vast te stellen omdat er anders geen grondslag is voor de verstrekkingen. Let op! Als de nieuwe verordening niet is vastgesteld op het moment dat de Wbrp in werking treedt, dan is het tot het moment dat dit is gebeurd in beginsel niet toegestaan om gegevens te verstrekken. Voor zover de nieuwe verordening aansluit bij de oude verordening kan echter middels terugwerkende kracht voorkomen worden dat dit tot grote problemen leidt in de uitvoeringspraktijk. Zie daarover verder de artikelsgewijze toelichting bij artikel 3. De modelverordening ziet specifiek op verstrekking door het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) van gegevens uit de basisregistratie, over inwoners van de eigen gemeente aan: 2 -organen van de eigen gemeente (op grond van artikel 3.8 van de Wbrp, zie artikel 1 van de modelverordening); en -derden (op grond van artikel 3.9 van de Wbrp, zie artikel 2 van de modelverordening). Let op! De modelverordening gaat over de verstrekking van gegevens over de ingezetenen van de gemeente uit de basisregistratie personen aan organen van de eigen gemeente en de verstrekking aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de Wbrp. De modelverordening gaat niet over: -gegevensverstrekking door het college waarop de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn; -gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wbrp zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wbrp. Of in de termen van de W b r p : ingeschrevenen [in de basisregistratie personen] ten aanzien van wie het college op grond van artikel 1.4 [van de Wbrp] verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst. 2 onderwerp Modelverordening gegevensverstrekking BRP datum 7 november /07

11 Wij beperken ons in de modelverordening hiertoe, enerzijds omdat het nu breder oppakken ons gezien de naderende inwerkingtredingsdatum te veel tijd zou kosten en anderzijds omdat bepaalde aanverwante zaken niet noodzakelijk bij verordening geregeld hoeven te worden (omdat het bijvoorbeeld ook in een in beginsel intern werkende werkafspraak vastgelegd zou kunnen worden). Gemeenten staat het natuurlijk vrij om verstrekkingen waarop de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is en bepaalde aanverwante zaken - die niet al 3 in de Wbrp geregeld zijn - zelf wel nu al bij verordening te regelen. Voor zover deze zaken in de huidige verordening geregeld zijn, kan waarschijnlijk daarbij aangesloten worden. Een andere citeertitel ligt dan mogelijk voor de hand. Op het VNG-Forum Gemeenterecht kunnen gemeenten hierover zo nodig ideeën uitwisselen. Begripsbepalingen De begripsbepalingen uit de Wbrp werken 'automatisch' door in een daarop gebaseerde verordening. De uitgeschreven begripsbepalingen zijn opgenomen in de toelichting. De basisregistratie Onder de basisregistratie wordt de basisregistratie personen verstaan. Er is onder de Wbrp sprake van één basisregistratie personen, en niet langer van afzonderlijke basisadministraties per gemeente, zoals onder de Wgba. In de basisregistratie is iedere gemeente verantwoordelijk voor het bijhouden van de persoonsgegevens over de eigen ingezetenen. Derden Onder de Wbrp wordt niet meer gesproken over 'vrije derden', maar kortweg over derden. De modelverordening geeft handvatten voor de regeling van verstrekking aan andere informatievragers dan overheidsorganen, personen en instellingen, die al door de Wbrp of het Besluit basisregistratie personen zelf zijn aangewezen. De verordening kan derden aanwijzen binnen de kaders van artikel 3.9 van de Wbrp. Overheidsorganen In de Wbrp wordt niet meer gesproken over (binnengemeentelijke) afnemers, maar over overheidsorganen (of met name relevant voor de modelverordening, overheidsorganen die een Bij aanverwante zaken kan bijvoorbeeld gedacht worden aan: -beheer, voor zover het een toegevoegde waarde heeft om in aanvulling op de beheersregeling die waarschijnlijk Wbrp-proof gemaakt moet worden - iets bij verordening te regelen; -beveiliging, voor zover het een toegevoegde waarde heeft om in aanvulling op een beveiligingsplan - dat waarschijnlijk Wbrp-proof gemaakt moet worden - iets bij verordening te regelen; -protocollering van hoe omgegaan wordt met het vastleggen van gegevensverstrekkingen o.g.v. zowel de artikelen 3.5 en 3.6 als de artikelen 3.8 en 3.9 van de Wbrp, voor zover het een toegevoegde waarde heeft om in aanvulling op artikel 3.11 van de Wbrp iets bij verordening te regelen. Verder kan het college o.g.v. artikel 2.34, vierde lid, van de Wbrp nog het een en ander regelen m.b.t. de 'terugmeldplicht'. 3 onderwerp Modelverordening gegevensverstrekking BRP datum 7 november /07

12 orgaan zijn van de gemeente). Er kan - in de gemeentelijke context - bijvoorbeeld gedacht worden aan de Sociale Dienst, de ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS), de leerplichtambtenaar, de beheerder van de begraafplaats, de afdeling Belastingen, de burgemeester, de gemeentelijke ombudsman etc. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Verstrekkingen aan organen van de gemeente Op grond van artikel 3.8, eerste lid, van de Wbrp kunnen bij of krachtens gemeentelijke verordening regels worden gesteld over de verstrekking van gegevens aan overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van het orgaan (artikel 3.8, tweede lid, van de Wbrp). Artikel 2 van de modelverordening geeft hier invulling aan. Er zijn twee varianten van het eerste lid uitgewerkt.» Bij variant 1 bepaalt de raad zelf welke gegevens, over welke personen en voor welke taken de verschillende gemeentelijke organen verstrekt krijgen. Uit praktisch oogpunt wordt hiervoor een bijlage bij de verordening gebruikt. 4» Bij variant 2 wordt het aan het college overgelaten om te bepalen welke gegevens, over welke personen en voor welke taken, de verschillende gemeentelijke organen verstrekt krijgen. Wijze van verstrekking Het tweede lid is facultatief. Gemeenten die dat willen - bijvoorbeeld omdat ze een dergelijk houvast van belang achten, het gewend zijn of uit het oogpunt van transparantie - kunnen ervoor kiezen om in dit lid de mogelijke verstrekkingswijzen op te nemen. De verstrekkingswijzen die onder de Wgba gebruikt worden blijven mogelijk; rechtstreekse toegang bijvoorbeeld, evenals systematische, papieren of zelfs telefonische verstrekking. Zo nodig kunnen aan bepaalde verstrekkingswijzen bepaalde voorwaarden verbonden worden. Ook kan in de bijlage zonodig aangegeven worden welke verstrekkingswijzen gebruikt worden voor verstrekking aan de verschillende overheidsorganen. Als voor variant 2 wordt gekozen én ervoor wordt gekozen in de verordening de mogelijke verstrekkingswijzen aan te geven, dan is het college uiteraard hieraan gebonden in de uitvoering en bij het opstellen van de nadere regeling. Artikel 2. Verstrekkingen aan derden Enkel als de gemeentelijke verordening daarin voorziet kunnen op verzoek van een derde aan hem door het college gegevens worden verstrekt over inwoners van de gemeente. De verstrekking kan bovendien uitsluitend plaatsvinden in twee gevallen, namelijk:» als de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt (artikel 3.9, eerste lid, aanhef en onder a, van de Wbrp); of Een bijlage maakt onderdeel uit van het (raads)besluit waar het 'bij' hoort. Dit betekent enerzijds dat bijvoorbeeld dezelfde publicatievereisten gelden en anderzijds dat bij wijziging daarvan de gebruikelijke procedure doorlopen dient te worden. 4 onderwerp Modelverordening gegevensverstrekking BRP datum 7 november /07

13 » ten behoeve van door een derde verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente (artikel 3.9, eerste lid, aanhef en onder b, en tweede lid, van de Wbrp). Er worden daarentegen geen gegevens verstrekt als op de persoonslijst een aantekening als bedoeld in artikel 3.21, eerste lid is vermeld (aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden). Werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang De werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang dienen in de gemeentelijke verordening aangewezen te worden, waarbij het gewichtig maatschappelijk belang samenvalt met het gemeentelijk belang. In de verordening dient verder bepaald te worden welke categorieën van derden in aanmerking komen voor verstrekking (artikel 3.9, tweede lid, van de Wbrp). In verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen schrijft de Wbrp in artikel 3.9, tweede lid, voor dat de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens over hen slechts mag toestaan voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde. Ook is het van belang dat de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene (waaronder ook diens recht op privacy moet worden begrepen) niet aan de verstrekking in de weg staan. Daarnaast kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op een aantal in de Wbrp met name genoemde gegevens (zie artikel 3.9, vierde lid). Bij het aanwijzen van de werkzaamheden en categorieën zal steeds een afweging 5 gemaakt moeten worden tussen deze belangen en de doeleinden waarvoor verstrekking wordt toegestaan. Verstrekking aan een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de EU De verstrekking van gegevens aan derden op grond van een gemeentelijke verordening is overigens aan een nadere beperking onderworpen, als het gaat om een overheidsorgaan van dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten de Europese Unie. In dat geval kunnen slechts gegevens worden verstrekt als een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie in de verstrekking van die gegevens voorziet (artikel 3.9, tweede lid, van de Wbrp). Onder een verstrekking aan een overheidsorgaan dient in dit verband ook verstrekking aan een diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van het betreffende land in Nederland te worden verstaan. De modelbepaling Artikel 2 van de modelverordening geeft uitvoering aan artikel 3.9 van de Wbrp. Ook hier zijn twee varianten uitgewerkt. In de eerste variant wijst de gemeenteraad de werkzaamheden en Deze gegevensset komt overeen met de gegevens die op grond van een gemeentelijke verordening onder de Wgba verstrekt konden worden. Toegevoegd is het gegeven betreffende het geslacht, waaraan in de praktijk behoefte bestaat in verband met de wijze van aanschrijven. Op de gegevensverstrekking op grond van artikel 3.9 van de Wbrp zijn in het vijfde lid van dat artikel de artikelen 3.3, tweede en vierde lid (de nadere clausulering van aan te wijzen werkzaamheden van gewichtig maatschappelijk belang en de toepasselijkheid van artikel 76 van de Wet bescherming persoonsgegevens) en artikel 3.5, derde lid (over de mogelijkheid om op verzoek een gewaarmerkt afschrift van de gegevens te verkrijgen) van de Wbrp van overeenkomstige toepassing verklaard. 5 onderwerp Modelverordening gegevensverstrekking BRP datum 7 november /07

14 categorieën aan, in de tweede variant wordt dit aan het college overgelaten. 6 Mogelijke voorbeelden van werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt:» Kabinetswerkzaamheden burgemeester» Bevorderen lezen / bestrijden alfabetisme» Fondsenwerving goede doelen» Jeugd welzijn» Ouderenzorg» Gehandicaptenzorg» Maatschappelijk werk Voorbeelden van categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie:» Door de gemeente gesubsidieerde instellingen met een niet-commercieel doel» Landelijke instellingen, stichtingen en verenigingen met een CBF-keurmerk» Instellingen of organisaties ten behoeve van: -maatschappelijke dienstverlening; -algemene en geestelijke gezondheidszorg; -kinderopvang; -jeugdwelzijnswerk; -ouderenzorg; -gehandicaptenzorg; -werkvoorziening. Artikel 3. Inwerkingtreding en citeertitel Bij de overweging om terugwerkende kracht te verlenen dient met een aantal uitgangspunten rekening gehouden te worden. Ten eerste, aan een regeling wordt slechts terugwerkende kracht verleend, als daarvoor een bijzondere reden bestaat. Dat lijkt hier het geval, aangezien gemeentelijke organen bepaalde taken niet of niet goed uit kunnen voeren zonder dat zij over bepaalde gegevens uit de basisregistratie personen kunnen beschikken. Ten tweede, door het verlenen van terugwerkende kracht aan een regeling worden de in die regeling voorziene rechtsgevolgen gerekend te zijn ingetreden vanaf een nader aangeduid tijdstip voorafgaande aan de inwerkingtreding van die regeling. Daarmee kunnen dus de verstrekkingen gedaan in het interim tussen de twee verordeningen (achteraf) worden 'gelegaliseerd'. Legalisering dient echter wel op zo kort mogelijke termijn te geschieden, opdat de periode waarover de regeling terugwerkt, beperkt blijft. Ten derde, aan belastende regelingen wordt, behoudens in uitzonderlijke gevallen, geen terugwerkende kracht toegekend. Met name als er geen inhoudelijke wijziging wordt aangebracht (ten opzichte van de oude verordening), lijkt terugwerkende kracht hier niet op noemenswaardige weerstand te hoeven stuiten. Ten vierde, bij een regeling mag een feit dat vóór haar inwerkingtreding is geschied, niet strafbaar of zwaarder strafbaar worden gesteld. Van Bij de tweede variant is er sprake van delegatie van de verordende bevoegdheid van de raad aan het college overeenkomstig artikel 156, eerste lid, van de Gemeentewet. Hoewel een besluit van het college vaak aangeduid wordt als '(nadere) regeling' is het in dit geval een verordening. Daarmee wordt dus zonder meer aan de eis van de Wbrp voldaan om hierin bij verordening te voorzien. 6 onderwerp Modelverordening gegevensverstrekking BRP datum 7 november /07

15 strafbaarstelling is in de onderhavige situatie geen sprake. Het deel van de inwerkingstredingsbepaling dat ziet op het toekennen van terugwerkende kracht is facultatief. Met het bovenstaande in het achterhoofd adviseren wij gemeenten die op 9 december 2013 nog geen nieuwe verordening hebben vastgesteld - waarvan wij vermoeden dat dit bij veel gemeenten het geval zal zijn - desalniettemin om: - aan die verordening terugwerkende kracht toe te kennen (evenals aan de nadere regeling van het college, als die er is); en - in de tussentijd niet meer verstrekkingen te doen dan strikt noodzakelijk. Hoewel wij erop vertrouwen dat deze aanpak in de huidige situatie de juiste is, zal een eventueel eindoordeel door de rechter geveld moeten worden. Bijlage Met het opstellen van de voorbeeldbijlage is aansluiting gezocht bij bijlage 1 van het Besluit basisregistratie personen. Hiervoor is gekozen omdat dit de beste en meest volledige weergave betreft van de persoonslijst in juridische zin. Uiteraard zal de gegevensset van de basisregistratie personen ook nog in de systeembeschrijving (Logisch Ontwerp) worden weergegeven, maar dat is vooral een technische benadering. Gemeenten zijn uiteraard vrij om van de voorbeeldbijlage af te wijken. Een andere invulling is denkbaar, ook kunnen bijvoorbeeld de afdelingen of verstrekkingswijzen erbij genoemd worden. Hoogachtend, J. Kriens Voorzitter directieraad Deze ledenbrief staat ook op onder brieven. onderwerp Modelverordening gegevensverstrekking BRP datum 7 november /07

16 003. Beheer- en Privacyverordening basisregistratie personen. Bijlage: beheerverordening en privacyverordening Basisregistratie Personen

17 BEHEER- EN PRIVACYVERORDENING BASISREGISTRATIE PERSONEN Vastgesteld in de raad van 15 april 2014 Inwerkingtreding: 6 januari

18 Nr *** Houten, 25 februari De raad van de gemeente Houten, gelet op het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 februari 2014; gelet op de Wet basisregistratie personen; gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2000, nr. 302); besluit vast te stellen de: Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Wet basisregistratie personen (Wbrp) (Stb. 2013, nr. 494); b. de verordening: de Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen; c. de bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisregistratie en de aangehaakte gegevens; d. de basisregistratie: de basisregistratie personen als bedoeld in artikel 1.2 van de wet; e. de aangehaakte gegevens: gegevens die anders dan ter uitvoering van de wet in de basisregistratie personen zijn opgenomen; f. de beheerder: degene die is belast met het beheer voor de basisregistratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders; g. de persoonslijst: het geheel van gegevens over één persoon in de basisregistratie, als bedoeld in artikel 2.7 van de wet; h. de ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie van de gemeente is opgenomen; i. de ingezetene: de ingeschrevene, die zijn adres heeft in een gemeente in Nederland, en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; j. een overheidsorgaan: 1. Een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of 2. Een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; k. de bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt gevoerd; l. een derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed; m. het college: college van burgemeester en wethouders Artikel 2 Verantwoordelijken 1. Het college is verantwoordelijk voor de aangehaakte gegevens ten behoeve van de uitoefening van de taken van het college. 2. De burgemeester is verantwoordelijke voor de aangehaakte gegevens ten behoeve van de uitoefening van de taak van burgemeester. Artikel 3 Toegang tot de basisregistratie 1. Met inachtneming van de artikelen 5, 7 en 8, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de basisregistratie dan wel de verstrekking uit de basisregistratie voor de binnengemeentelijke organen die gegevens uit de basisregistratie nodig hebben voor de vervulling van hun taken, 2

19 zodanig dat deze organen aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen. 2. In bijlage I bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde organen aangewezen. Artikel 4 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de door het verantwoordelijke bestuursorgaan aan te wijzen leidinggevende op het taakgebied Burgerzaken en bij diens afwezigheid, zijn plaatsvervanger. Het verantwoordelijke bestuursorgaan of de beheerder kan met inachtneming van artikel 14 van de Wet bescherming persoonsgegevens een bewerker aanwijzen. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; b. (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; c. verstrekkingen aan binnengemeentelijke organen of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen. Artikel 5 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 3.8 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd. 3

20 Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de basisregistratie Artikel 6 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke huishouding Het college c.q. de burgemeester dan wel de door het college c.q. de burgemeester aangewezen beheerder, is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke huishouding persoonsgegevens uit de bevolkingsadministratie te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van uitsluitend publiekrechtelijke taken. Artikel 7 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren, werkzaam op de afdeling Dienstverlening; c. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente; d. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 3.1 en 3.10 van de wet de in bijlage II bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke organen voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden. Artikel 8 Verstrekking aan organen van de gemeente die geen rechtstreekse toegang hebben Met inachtneming van de artikelen 3.1 en 3.10 van de wet worden aan de in de bijlage III bij deze verordening vermelde organen van de gemeente die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie de in de tabel aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. Artikel 9 Telefonische gegevensverstrekkingen aan organen van de gemeente Aan organen van de gemeente kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt, indien: a. buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie, een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen; en b. de gegevens nodig zijn voor de vervulling van de taken van het gemeentelijk orgaan en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen. Artikel 10 Telefonische gegevensverstrekkingen aan buitengemeentelijke organen en derden Aan buitengemeentelijke organen en derden vindt geen telefonische gegevensverstrekking plaats, tenzij: a. dienaangaande vooraf nadrukkelijk gemaakte schriftelijke afspraken zijn gemaakt en de gegevensverstrekking plaatsvindt aan, in die afspraken vastgelegde, met name genoemde personen; en b. na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker en legaliteit van het verzoek. Voorts vindt telefonische gegevensverstrekking slechts plaats aan ambtenaren van de burgerlijke stand of medewerkers van afdelingen burger- of publiekszaken van andere gemeenten nadat hun identiteit deugdelijk is vastgesteld. Artikel 11 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt aan derden Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet kan de beheerder, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.3 en 3.6 van de wet, aan de in de bijlage IV bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid vindt enkel plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. 4

21 3. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid kan ook plaatsvinden als de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt. 5

22 Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens Artikel 12 Doel van de Bevolkingsadministratie De aangehaakte gegevens zijn uitsluitend in de bevolkingsadministratie opgenomen met als doel: a. informatie te leveren aan de afdeling Dienstverlening ter uitvoering van de taken die verband houden met de administraties die bij deze afdeling moeten worden gevoerd; b. de organen genoemd in de artikelen 15, tweede lid, en 16 van deze verordening, te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die organen; c. de derden, genoemd in artikel 16 van deze verordening, te voorzien van gegevens, in de gevallen zoals bedoeld in deze verordening. d. een ingezetene en een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien en; e. statistische informatie te leveren. Artikel 13 Categorieën van personen van wie de gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens Van de ingezetenen en ingeschrevenen kunnen in de bevolkingsadministratie aangehaakte gegevens worden opgenomen. Het college stelt in een reglement vast welke aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie mogen worden opgenomen (bijlage V). Artikel 14 Wijze van verkrijging Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden, voor zover niet verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, verkregen (i) door opgave van de ingezetene, (ii) uit het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, (iii) door opgave van ambtenaren van de afdeling Dienstverlening in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en (iv) van (buitengemeentelijke) organen en derden. Artikel 15 Rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie Op de rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie is artikel 7 van deze verordening van toepassing. De binnengemeentelijke organen, genoemd in het door het college vast te stellen reglement, hebben rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens ten behoeve van de aan hen opgelegde taken. Het college c.q. de burgemeester kan besluiten andere dan de in lid 2 genoemde binnengemeentelijke organen rechtstreeks toegang te verlenen tot de basisregistratie personen. In de overeenkomst die ingevolge zodanig besluit dient te worden opgemaakt, worden tenminste de volgende punten vastgelegd: - het doel waarvoor de gegevens uit de basisregistratie personen nodig zijn; - de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacybepalingen; - een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens; - de functionarissen die de gegevens gaan raadplegen; en - de plicht tot geheimhouding voor zover die niet reeds blijkt uit het beroep of wettelijk voorschrift. Artikel 16 Verstrekking aan organen en derden Aan organen en derden, ten aanzien van wie de wet en deze verordening voorziet in gegevensverstrekking uit de basisregistratie, kunnen de in artikel 11 van deze verordening genoemde aangehaakte gegevens worden verstrekt, voorzover niet in strijd met de wettelijke bepalingen en mits de gegevens noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken. Artikel 17 Verwijdering en vernietiging van gegevens Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen. Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet. 6

23 Artikel 18 Protocolplicht van aangehaakte gegevens De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 16 van de verordening bij gedurende het jaar volgend op de verstrekking, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig zou schaden. De protocolplicht vervalt indien de aangehaakte gegevens worden verstrekt in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten, dan wel voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de Staat of indien het van belang is voor de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Artikel 19 Rechten en plichten van de burger Verzoeken ten aanzien van aangehaakte gegevens, waaronder mede worden verstaan verzoeken tot wijziging, worden behandeld overeenkomstig hetgeen in de artikelen 35 tot en met 42 van de Wet bescherming persoonsgegevens is bepaald. De verzoeken zoals bedoeld in het eerste lid, worden ingediend bij de beheerder. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke over de in het eerste lid bedoelde verzoeken. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich deugdelijk legitimeert en/of in persoon bij hem vervoegt ter vaststelling van zijn identiteit. 7

24 Hoofdstuk 4 Overige bepalingen Artikel 20 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van technische en organisatorische beveiliging ten minste de maatregelen overeenkomstig het laatste vastgestelde Beveiligingshandboek GBA en Privacy of zijn opvolger. Artikel 21 Terugmelding Een binnengemeentelijk orgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. In bijlage VI worden de binnengemeentelijke organen aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan het binnengemeentelijke orgaan naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet. Artikel 22 Slotbepalingen Deze verordening wordt aangehaald als Verordening basisregistratie personen. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de basisregistratie personen. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad en werkt terug tot en met 6 januari De in deze verordening genoemde bijlagen bij de artikelen 3, 7, 8, 11, 13 en 21 worden in het vervolg vastgesteld door het college. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 15 april De voorzitter, De griffier, 8

25 Bijlage I. Toelichting op Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen. Algemeen Met ingang van 6 januari 2014 is de Wet basisregistratie personen (BRP) gedeeltelijk in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Hierdoor is de bestaande Beheer en Privacyverordening Gemeentelijke Basisadministatie Persoonsgegevens 2010 van rechtswege vervallen. Hierdoor moet een nieuwe verordening op basis van de nieuwe wet worden vastgesteld. 9

26 Artikelsgewijze toelichting: Artikel 1 Dit artikel bevat een aantal begripsomschrijvingen die met enige regelmaat in de verordening voorkomen. De onderdelen c en d definiëren respectievelijk het begrip bevolkingsadministratie en het begrip basisregistratie. De bevolkingsadministratie is de verzamelterm voor de geautomatiseerde administratie, die bestaat uit de basisregistratie als bedoeld in de Wet brp en de persoonsgegevens die de gemeente Houten aan de basisregistratie heeft aangehaakt. Deze aangehaakte gegevens kunnen van ingeschrevenen zijn in de eigen basisregistratie, maar ook van ingeschrevenen in een basisregistratie van een andere gemeente en die voorheen in Houten hebben gewoond. Deze laatste categorie valt onder de categorie ingeschrevene. Artikel 2 Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijke van de bevolkingsadministratie. Dit geldt echter niet voor de aangehaakte gegevens die zijn opgenomen ten dienste van taken van de burgemeester. Dat betreft o.a. de rijbewijsgegevens. Het begrip binnengemeentelijke orgaan is niet beperkt tot gemeentelijke diensten. Onder dat begrip vallen ook geprivatiseerde gemeentelijke diensten en bijvoorbeeld stichtingen en corporaties die zijn belast met de uitvoering van taken die door de overheid zijn opgelegd. Hierbij valt onder meer te denken aan woningbouwcorporaties die persoonsgegevens nodig hebben ter uitvoering van de verdeling van woningruimte. Artikel 3 In dit artikel wordt de toegang tot de BRP en de verstrekking van gegevens uit de BRP geregeld voor de binnengemeentelijke organen. Artikel 4 De leidinggevende op het taakgebied van Burgerzaken is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en is vanuit dien hoofde de beheerder van de administratie. Met bewerker wordt degene bedoeld die - ten behoeve van de verantwoordelijke - persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Artikel 5 Dit artikel heeft betrekking op de koppeling en samenvoeging van bestanden vanuit de basisregistratie personen. In een reglement, door burgemeester en wethouders vast te stellen, wordt de noodzakelijke verstrekking van persoonsgegevens geregeld. Nieuwe verstrekkingen met betrekking tot koppeling en samenvoeging van bestanden zal plaats vinden met inachtneming van de wet en de gemeentelijke privacyregels. Artikel 6 In bepaalde gevallen is het noodzakelijk om gegevens ter beschikking te stellen of te gebruiken indien er bijvoorbeeld sprake is van een ramp. Daarbij kan worden gedacht aan gegevensverstrekking aan het Centrale Registratie- en Informatiebureau (CRIB) in het kader van de Wet veiligheidsregio s.. Hier zij tevens verwezen naar artikel 8 onder b tot en met f van de Wet bescherming persoonsgegevens. In deze wettelijke regeling wordt naast het "vitale belang" de noodzakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst, de publiekrechtelijke taak en de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke aangegeven als legitieme basis om te komen tot gegevensverwerking. Artikel 7 en 15 In de hier bedoelde artikelen is aangegeven wie rechtstreeks toegang hebben tot de bevolkingsadministratie. Artikel 8 In dit artikel wordt bepaald aan welke binnengemeentelijke organen systematisch gegevens worden verstrekt. Daarbij is bovendien aangegeven welke gegevens kunnen worden verstrekt. Artikel 11 Hierin staan de categorieën van derden omschreven, die gegevens kunnen verkrijgen anders dan omschreven in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet. De Wet brp geeft de gemeente een begrensde beleidsvrijheid omtrent de aanwijzing van rechts- en natuurlijke personen, die de gemeente van 10

27 gegevens kan voorzien. Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt is door de wet beperkt. Gegevens mogen pas worden verstrekt voor zover deze verstrekking in het belang is van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Artikel 3.13 Wet brp staat onder voorwaarden toe dat ten behoeve van historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden gegevens worden verstrekt. Tevens verwijst dit artikel naar een Algemene maatregel van bestuur waarin doeleinden verder zijn uitgewerkt. Tot slot mogen gegevens die bestemd zijn om in een ander land buiten de Europese Unie te worden verwerkt, slechts worden gegeven indien dat land een passend beschermingsniveau waarborgt. Artikel 12 en 13 In de Wet brp is het doel van de basisregistratie personen omschreven. Daarom is het niet vereist om deze doelbepaling te omschrijven. Dit is wel vereist voor de door de gemeente aangehaakte gegevens. Deze doelomschrijving is vastgelegd in artikel 11. De aangehaakte gegevens worden omschreven in het door burgemeester en wethouders vast te stellen reglement. Artikel 16 Dit artikel voorziet in de verstrekking van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van het orgaan (of derde) als criterium centraal. Artikel 18 Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van aangehaakte gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan, het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet worden geprotocolleerd. Voorts vervalt de protocolplicht ten aanzien van de verstrekking van aangehaakte gegevens indien verstrekking plaats vindt in het belang van de veiligheid van de staat of in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten. Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Daardoor kan een dergelijke verstrekking worden gereconstrueerd. Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd. 11

28 Bijlage I bij artikel 3 12

29 afdelingen cluster/ sectie landelijke wettelijke/ publiekrechtelijke taken wettelijke/ publiekrechtelijke taken privaat/niet publiekrechtelijke taken Gemeenteraad Houten College van B&W administratie persoonsgegevens raadsleden Griffie Directie (Team) DT Afdeling koninklijke onderscheidingen Best./Dir. secr. 4 mei bijeenkomst huwelijks- en leeftijdsjubilea veteranendag Personeel & Wachtgelden gemeente personeel Organisatie (Ambtenarenwet) personeelsadministratie Pensioenen raadsleden en wethouders (Algemene pensioenwet) Wet bijzondere opneming Psychiatrische opneming Afhandeling klachten Afhandeling bezwaarschriften Wet publieke gezondheid Integrale Veiligheid Omgevingsvergunning (Wabo) Afdeling Huisvesting (Huisvestingswet) Ruimtelijke Ontwikkeling Viveste Huisvesting (Huisvestingswet) RO 13

30 afdelingen cluster/ sectie Afdeling Bedrijfs- Beheer Openbare Ruimte bureau BOR steuning landelijke wettelijke/ publiekrechtelijke taken wettelijke/ publiekrechtelijke taken privaat/niet publiekrechtelijke taken Onder- Wijkbeheer Stadsbeheer Unit Beleid Gemeentelijke opsporingsambtenaren (BOA's) Winkeltijdenwet Drank-en horecawet Wet op de kansspelen Afdeling Dienstverlening GBA (wet GBA) Verkiezingen (Kieswet) Burgerlijke Stand (Burgerlijk Wetboek) CRIB Grafrechten (Wet op de lijkbezorging Klantcontactcentrum (KCC) en gemeentelijke verordening) Reisdocumenten (Paspoortwet) Naturalisatie Naamswijziging Volmachtverlening Kieswet Meldingen openbare ruimte KCC-TIC KCC-Balie BWL Gevonden voorwerpen (Burgerlijk Wetboek) Gegevensbeheer en Levering (GBL) - DPM Archiefbeheer Meldingen openbare ruimte Postregistratie Gemeentelijke belastingen Belastingen Waardering onroerende zaken Afvalstoffenheffing Afdeling Onderwijs Leerplicht (ouders) Samenleving Leerplicht Wet Maatschappelijke Ondersteuning SAM WMO Gehandicaptenparkeerkaar t (Wegenverkeerswet) 14