ALS HULPMIDDEL VOOR ORGANISATIEONTWIKKELING.

Transcriptie

1 OPEN SPACE ALS HULPMIDDEL VOOR ORGANISATIEONTWIKKELING P&A Talentontwikkeling Januari 2014

2 Organisaties die in deze tijd nog toegevoegde waarde willen hebben moeten razendsnel kunnen inspelen op veranderingen. Organisatieontwikkeling IN DE VERANDERENDE WERELD Organisaties die in deze wereld nog toegevoegde waarde willen hebben moeten meer en meer uit hun comfort zone komen en razendsnel kunnen inspelen op veranderingen. Deze ontwikkeling heeft in veel organisaties al geleid tot heidagen en oneindig veel overleggen van het topmanagement. Daaruit vloeien vaak prachtige visionaire plannen voort waarin de aansluiting met de praktijk vaak ontbreekt. Met als gevolg dat medewerkers zich niet betrokken voelen, waardoor de plannen zelden leiden tot iets concreets. In deze snel veranderende wereld werkt deze hiërarchische methode niet meer. Het kost teveel tijd en daarnaast willen medewerkers niet langer worden ingezet als machines, maar willen ze actief mee denken met de organisatie. In veel organisaties is dit besef er al. Maar de grote vraag blijft: hoe pak je dit aan? Herkenbaar? Maak in dit artikel kennis met Open Space.

3 Wat is een Open Space? In het kort is een Open Space bijeenkomst voor organisaties een effectieve methode om complexe vraagstellingen waarbij veel mensen en partijen betrokken zijn, snel op te lossen. Het gaat hier met name om complexe problemen waarvoor: Het raadzaam is om alle beschikbare inzichten en talenten te benutten Relatief weinig tijd beschikbaar is Draagvlak en betrokkenheid belangrijke voorwaarden zijn voor toekomstige ontwikkelingen Open Space bijeenkomsten zijn van alle tijden, maar ergens in de jaren tachtig hebben dergelijke bijeenkomsten pas de naam Open Space gekregen. Harrison Owen (lees bijvoorbeeld Open Space Technology: A User s Guide) kreeg het idee na het bijwonen van een traditionele conferentie. De deelnemers aan de con ferentie gaven aan dat het beste onderdeel van de conferentie de koffiepauze was ge weest. Daar hadden ze de echt belangrijke onderwerpen besproken. Je zou een Open Space bijeenkomst dan ook een georganiseerde koffiepauze kunnen noemen.

4 Je zou een Open Space bijeenkomst een georganiseerde koffiepauze kunnen noemen.

5 Ontmoetingen vanuit gelijke interesses Een toelichting Stel jezelf een kleine dorpsgemeenschap voor in bijvoorbeeld Afrika. Een soort van stam. En in die stam doet zich zo nu en dan een probleem waarvoor een oplossing moet worden gevonden. Op een zeker moment komen de leden van de gemeenschap samen om te spreken over het probleem. Er wordt geen vergadering gehouden, maar mensen zoeken elkaar op om het er over te hebben. Er wordt in kleine groepjes met veel energie en betrokkenheid gediscussieerd. De stamoudsten verzamelen (wellicht) de inzichten die ontstaan uit de diverse discussies en komen samen met de leden tot oplossingen voor het probleem. Als alles is besproken wat belangrijk werd gevonden houdt de bijeenkomst op. Het is een organisch proces zonder vaste structuur, maar wel gericht op een gezamenlijk doel of een gezamenlijk probleem. Misschien herken je dergelijke bijeenkomsten in je eigen wereld. Ze ontstaan soms in de wandelgangen, bijvoorbeeld bij een koffieautomaat. Of in de kleedkamer van een sportteam. Of juist ná een georganiseerde vergadering. Ze kunnen overal ontstaan waar mensen met gelijke interesses elkaar ontmoeten.

6 Het belang van Open Space 1 Optimaal benutten van aanwezige kennis en inzichten Hoe slim je ook kunt zijn als hogere baas, je weet nooit alles, je hebt altijd blinde vlekken en als het goed is heb je ook niet overal verstand van. In veel organisatie wordt slechts weinig gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en inzichten van het vakmanschap of de praktische en creatieve ideeën. Het komt namelijk helaas nogal eens voor dat mensen een deel van hun denkvermogen aan de kapstok hangen als ze met hun werkdag beginnen. Dat ze gewoon doen wat er van ze wordt gevraagd. Een verspilling. Dat wil je niet toch? Met een Open Space bijeenkomst benut je optimaal de in jouw organisatie aanwezige kennis en inzichten. 2 Snelheid Met de juiste mensen over dingen praten die er toe doen en zelfs tijdens de bijeenkomst al tot actie overgaan. Veel sneller kan het niet. Vergelijk het met methodes waarin eerst een projectgroep samen moet komen, er agenda s worden bepaald, notulen geschreven, draagvlak wordt gezocht elders in de organisatie, teruggekoppeld wordt, voorstellen geschreven enzovoort. Met een beetje geluk worden wenselijke veranderingen nog tijdens de Open Space in gang gezet. 3 Betrokken medewerkers Als je kwalitatief goede medewerkers niet voldoende betrekt, raak je ze kwijt. Medewerkers, zeker de jongere generaties, willen meer het gevoel hebben dat hetgeen ze doen er ook daadwerkelijk toe doet. Ze willen toegevoegde waarde hebben en zijn meer dan ooit bereid om verantwoordelijkheid te dragen. Als je loyale, meedenkende medewerkers wilt hebben, zorg er dan voor dat ze een gevoel van eigenaarschap krijgen. Dit doe je met Open Space bijeenkomsten.

7 Als je loyale, meedenkende medewerkers wilt hebben, zorg er dan voor dat ze een gevoel van eigenaarschap krijgen. Dit doe je met Open Space.

8 Vier gouden regels en de wet van Twee Voeten Het organiseren van een Open Space bijeenkomst vraagt een bepaalde basishouding. Hoe is het om geen gebruik te maken van een agenda, tijdschema, voorzitter of notulist? Vooral voor de mensen die vooraf wat behoef te hebben aan controle ligt hier een persoonlijke uitdaging. Je hebt er veel vertrouwen voor nodig dat het proces goed zal verlopen, ook zonder directe sturing van bovenaf. Er zijn vier gouden regels waarop je zult moeten leunen. Deze regels zijn: 1. De mensen die komen zijn de juiste mensen. 2. Wat er gebeurt, is het enige dat er had kunnen gebeuren. 3. Het moment van aanvang is altijd het juiste moment. 4. Als t klaar is, is het klaar. Daarnaast geldt de zogenaamde wet van de Twee Voeten: Als je ergens bent waar je niets kunt leren of bijdragen, ga dan naar een plek waar dat wel kan! Het komt tijdens een Open Space bijeenkomst nogal eens voor dat mensen bij een groepje blijven zitten vanuit een soort van sociaal wenselijk gedrag. Maar ze dragen dan niets meer bij. Sterker nog, ze gaan dan onbewust negatieve energie uitstralen waar anderen last van hebben. Het is dus voor jezelf, én voor je omgeving beter om in dergelijke situaties een andere plek te zoeken.

9 Hoe werkt een Open Space bijeenkomst? Voorafgaand aan de Open Space bijeenkomst gaat het er om helder te bepalen wat je wilt bereiken. Wat is het probleem, en wat is de bijbehorende vraagstelling? Op de volgende pagina vind je enkele voorbeelden van vraag stellingen. Hierna bepaal je wie je wilt uitnodigen om deel te nemen. In principe kan iedereen die betrokken is bij het probleem een nuttige inbreng leveren. Het is belangrijk dat je uiteindelijk die mensen bij elkaar hebt waarvan je het gevoel hebt dat zij gezamenlijk een verschil kunnen maken. Het gaat hierbij niet per sé om mensen met een bepaalde formele positie in een bedrijf, maar meer om de personen zelf. Wie zou je er graag bij willen hebben? Wie heeft toegevoegde waarde? Wie is van zichzelf al betrokken? Stel vervolgens een uitnodiging op die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt, dat het om een Open Space bijeenkomst zonder vaste agenda. In de meest elementaire vorm verloopt het als volgt: de bijeenkomst start in een grote kring zonder tafels. De deelnemers formuleren deelonderwerpen waarover ze willen praten met elkaar en tijdens een soort Markt worden onderwerpen gekoppeld aan mensen en aan plekken waar de gesprekken plaats kunnen vinden. De groepen gaan vervolgens uiteen en met elkaar in gesprek. Na afloop van alle discussies worden de resultaten van de groepen met alle deelnemers besproken. (In de handleiding beschrijven we uitvoeriger hoe je een Open Space bijeenkoms precies organiseert.) Als je bij een groepje zit waar je niets kunt leren of bijdragen, ga dan naar een plek waar het wel kan.

10 Voorbeelden centrale vragen Er is een noodzaak om op korte termijn geld te besparen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening, waar liggen de mogelijkheden? Ons bedrijf is een samenvoeging van twee bedrijven met ieder een eigen cultuur. Hoe maken we gebruik van elkaars sterke punten en hoe komen we uiteindelijk tot één organisatie? We moeten filialen sluiten, hoe gaan we dit zo goed en zorgvuldig mogelijk doen? Onze organisatiecultuur is niet meer passend in de koers die we willen varen, hoe krijgen we hier beweging in? Wat is in de toekomt nog de toegevoegde waarde van de afdeling HRM en hoe bereiden we ons daarop voor? Hoe kunnen we het ontwikkelen van nieuwe producten versnellen? Hoe kunnen we veranderen van trendvolger naar trendsetter? Hoe kunnen we bijdragen aan meer veiligheid op de werkvloer? Hoe kunnen we verschillende (zorg)organisaties beter met elkaar laten samenwerken?

11 De voordelen van Open Space Checklist Open Space Een Open Space bijeenkomst biedt oplossingen voor de bestaande methoden die niet meer werken. Drie belangrijke voordelen van een Open Space ten op zichte van oude methoden zijn: Nieuwe verbindingen Door deze methode ontstaan veel nieuwe verbindingen binnen de groep. Deelnemers discussiëren met anderen met wie zij normaal misschien geen contact zouden hebben, rond thema s die allen van belang vinden. Verantwoordelijkheidsgevoel De bijeenkomst draagt sterk bij aan een gevoel voor verantwoordelijkheid bij de deelnemers. Het is inspirerend en levert veel energie op en het draagt bij aan het gezamenlijk leren in de organisatie. Na de bijeenkomst direct aan de slag De conclusies van de gesprekken kunnen onmiddellijk (in computers) verwerkt worden, zodat alle deelnemers kunnen volgen wat in de loop van de bijeenkomst door de verschillende groepen wordt geproduceerd. Het verslag is aan het einde van de bijeenkomst af, zodat men onmiddellijk aan de slag kan gaan met conclusies. Een Open Space bijeenkomst is natuurlijk niet dé oplossing voor alle problemen. Overweeg je een dergelijke bijeenkomst te orga niseren, check dan nog even onderstaande zaken: Er is een heldere vraagstelling die voor iedereen belangrijk is De vraagstelling is relatief complex; omdat verschillende deelnemers/groepen een unieke inbreng hebben of omdat er gelijktijdig meerdere belangen spelen Het is belangrijk dat er draagvlak voor de gevonden oplossing ontstaat Er is een sterke behoefte om tempo te maken De oplossing is onbekend Er is voldoende tijd en ruimte waarbinnen de deelnemers zichzelf kunnen organiseren Als je hier zes keer ja op kan antwoorden, twijfel dan niet meer. Als er toch twijfels zijn, overleg dan met een ervaren facilitator welke andere mogelijkheden je kunt kiezen.

12 Conclusie Het organiseren van een Open Space bijeenkomst is dus een ideale manier om optimaal gebruik te maken van alle beschikbare denkkracht. Daarnaast is het gelijktijdig een effectief middel om mensen te betrekken bij de toekomst van de organisatie waarvoor ze wer ken. De verantwoordelijkheid en de betrokkenheid neemt toe. Gelijktijdig zul je als management dan dus ook iets los moeten laten. Het vraagt een specifieke mensvisie van de leiding gevenden en de durf om los te laten. Gelijkwaardigheid in de rela ties met alle betrokkenen staat hierin centraal. En ten slotte moet je in staat zijn om te vertrouwen op de vier genoemde regels. Stevige impact voor organisatie ontwikkeling De Open Spacemethode vraagt enige handigheid in opzet en begeleiding, maar is een heel geschikte methode om op een plezierige en heel effectieve manier, complexe vraagstukken uit te werken. Met alle reorganisaties die tegenwoordig gaande zijn, zijn mensen vaak nogal moe en cynisch van bijeenkomsten waarin hun mening wordt gevraagd over de veranderingen. De grote winst van Open Space is dat mensen het gevoel hebben dat ze hun tijd goed besteden en dat ze werkelijk invloed hebben op het verloop van het proces en de inhoud van de resultaten. Als je bovendien hier en daar slimme werkvormen en verassende elementen inbouwt om de deelnemers scherp te houden dan wordt een Open Space uiteindelijk een bijzonder moment met een stevige impact voor verdere organisatieontwikkeling. De grote winst van Open Space is dat mensen het gevoel hebben dat ze hun tijd goed besteden. Aan de slag met Open Space? Lees verder voor de handleiding.

13 DE HANDLEIDING Hoe organiseer je een Open Space bijeenkomst? Voorbereiding Omschrijf het doel en de bijbehorende vraagstelling. Bepaal wie je wilt uitnodigen om deel te nemen. Hier kunnen verschillende overwegingen een rol spelen; van belang is dat je die mensen bij elkaar hebt waarvan je het gevoel hebt dat zij gezamenlijk een verschil kunnen maken. Het gaat hierbij soms niet om mensen met een bepaalde formele positie in een bedrijf, maar meer om de personen zelf. Wie zou je er graag bij willen hebben? Wie heeft toegevoegde waarde? Wie is van zichzelf al betrokken? Stel een uitnodiging op die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt, dat het niet om een gewone bijeenkomst gaat. De vier regels en de wet van de Twee Voeten De regels: 1. De mensen die komen zijn de juiste mensen. 2. Wat er gebeurt, is het enige dat er had kunnen gebeuren. 3. Het moment van aanvang is altijd het juiste moment. 4. Als t klaar is, is het klaar. En de wet van de Twee Voeten zegt: Als je ergens bent waar je niets kunt leren of bijdragen, ga dan naar een plek waar dat wel kan!

14 Tijdens de bijeenkomst Een Open Space heeft meestal de volgende vorm, maar op hier kan natuurlijk van af worden geweken, zolang de vijf regels maar in acht worden genomen. Een veel voorkomende aanpak verloopt als volgt: OPENING 1 2 Bij het begin van een Open Space bijeenkomst zitten deel nemers in een grote kring zonder tafels. De Open Space gastheer of vrouw houdt een kort openingswoord om kort en krachtig (het belang van) de centrale vraagstelling te formuleren, de deelnemers om hulp te vragen bij het oplossen van deze vraagstelling en aan te geven welke rol de resultaten zullen spelen in het vervolgtraject. Hier past eventueel een inleidende spreker, een film of een andere vorm bij om de deelnemers wat op te warmen en te inspireren. Bij het opzetten van de bijeenkomst moet je zorgen dat het programma een zeker entertainment-gehalte heeft, dat de deelnemers geactiveerd worden om zelf verantwoordelijkheid te dragen voor het verdere verloop en dat ze over de juiste bronnen beschikken om slagvaardig te zijn. De facilitator legt de werkwijze uit. Deelnemers zetten ver volgens die thema s die zij het belangrijkst vinden op de agenda: het kunnen ideeën, problemen, technische of praktische vraagstukken of oplossingen zijn afhankelijk van wat voor elke deelnemer van belang is. MARKTPLAATS 3 AAN HET WERK 4 AFRONDING 5 Wanneer de agenda af is, gaan deelnemers naar de agenda (die op flappen op de muur hangt) en besluiten aan welke discussie zij willen deelnemen, en schrijven hun naam bij het betreffende thema. Vervolgens gaan alle groepen die zo zijn gevormd aan het werk, waarbij de vier regels en de wet van toepassing zijn. De facilitator houdt feeling met de diverse processen en kan waar nodig interveniëren. Na afloop van alle discussies en een afsluitend plenair gesprek eindigt de Open Space met het uitdelen van het verslag aan alle deelnemers, een verslag dat een goede basis vormt voor verdere besluitvorming en planning van follow-up activiteiten. Alternatieve verslaglegging kan bijvoorbeeld door een filmploeg te gebruiken om korte pitches te verzamelen uit de diverse groepjes. Ook kan gebruik gemaakt worden van bijvoorbeeld een tekenaar om inzichten of oplossingen te visualiseren.

15 FOLLOW UP Als de bijeenkomst een dag duurt, analyseert men in een kleinere groep, bijvoorbeeld een management team, de resultaten en plant follow-up activiteiten voorzover dat nog nodig is. In een Open Space van twee dagen gebeuren ordening van alle ideeën en plannen, prioritering en het opstellen van actieplannen met de gehele groep. Als er dagen beschikbaar zijn, is er tijd voor reflectie, en kunnen plannen worden aangepast en verfijnd of kan met implementatie op onderdelen worden begonnen. De rol van de facilitator De facilitator (of het team dat deze taak op zich neemt) heeft als belangrijke taak zorg te dragen voor een open gespreks klimaat. Daarnaast heeft hij een rol als gastheer/vrouw. Hij faciliteert het proces zodat de deelnemers zich volledig vrij voelen om zich op de inhoud te concentreren. Daarnaast zal de facilitator bewaken of de deelnemers daadwerkelijk verantwoording nemen voor het eindresultaat van de bijeenkomst. Verder kan de facilitator op basis van de doelen en wensen van de opdrachtgever zorgdragen voor de nodige afwisseling en voor zogenaamde energizers en andere korte procesinterventies om de deelnemers te prikkelen, te inspireren of om ze een energieboost te geven. Bronnen: Bruce Eckel - Harrison Owen, Open Space Technology: a User s Guide

16 Dit is een artikel van P&A Talentontwikkeling. P&A Talentontwikkeling helpft organisaties op hun reis van Goed naar Geweldig met als doel te zorgen dat er gewoon lekker gewerkt kan worden. Hierbij zetten wij onder meer het middel Open Space in. Kijk voor meer info op onze website of neem contact met ons op via of