Charter voor alle groepen van Millennium Golf

Transcriptie

1 Charter voor alle groepen van Millennium Golf I. Verkiezingen van de groepscaptain Kiesformule Ambtsperiode groepscaptain Bestuur... 2 II. Communicatie Vergaderingen en rapportering Weekly III. Planning van events en toernooien Kalender Wedstrijdsponsoren... 4 IV. Wedstrijden Algemeen Clubtoernooien Inschrijvingen Scorekaarten Timing & deelname... 6 V. Prijsuitreikingen Praktisch Verplichtingen... 7 A. Aanwezigheid... 7 B. Dress code... 7

2 I. Verkiezingen van de groepscaptain 1. Kiesformule Absolute meerderheid met run-off stemronde indien nodig. 2. Ambtsperiode groepscaptain Ambtsperiode van twee jaar. Hij/Zij is telkens opnieuw verkiesbaar voor een nieuwe periode van twee jaar. De groepscaptains, die zichzelf weer kandidaat stellen, onderwerpen zich aan een evaluatie van de voorbije ambtsperiode door het management van Millennium Golf. Dit gebeurt om te voorkomen dat als een persoon, die zich opnieuw kandidaat stelt, de geest van deze charter niet heeft nageleefd en dit ook na persoonlijke gesprekken niet heeft weten bij te sturen of die op een ingrijpende manier zijn verantwoordelijkheid als groepscaptain niet heeft vervuld, weerom verkozen zou worden. Personen die zich voor het eerst kandidaat stellen, mogen hun kandidatuur bij het management van Millennium Golf indienen. Na een voorafgaand gesprek over het groepscharter, bepaalt de persoon in kwestie zelf de algemene bekendmaking van zijn/haar kandidatuur. Indien de groepscaptain zijn ambt vroegtijdig verlaat kan de vice-captain het ambt overnemen en wordt dus de facto groepscaptain voor de rest van de oorspronkelijke termijn. Indien er geen vice-captain is kan iemand uit het bestuur van de betreffende groep zich vrijwillig voor dit ambt ter beschikking stellen en kan hij/zij door het bestuur worden aangesteld om deze functie te bekleden. Dit is enkel mogelijk indien alle leden van het bestaande bestuur het unaniem eens zijn over de gekozen persoon. Ook hier is loopt de ambtstermijn tot het einde van de periode waarvoor de originele groepscaptain werd verkozen. 3. Bestuur Groepscaptains worden verkozen door de leden van de desbetreffende groep (Senioren, Ladies, Men). Alle andere functies binnen dezelfde groep worden aan andere actieve leden toegewezen door de groepscaptain zelf. De groepscaptain laat zich best assisteren door een vijftal vrijwilligers (captains assistent(e), secretaris, schatbewaarder, organisatoren, ) om diverse taken van de verschillende organisaties binnen de groep op zich te nemen. De captains assistent(e) is niet automatisch de opvolger van de captain na diens ambtperiode. De Captain van Millennium Golf Club wordt niet verkozen door de clubleden, doch benoemd door het management van Millennium Golf Beringen-Paal.

3 II. Communicatie 1. Vergaderingen en rapportering Groepscaptains (Ladies, Men en Senioren) houden jaarlijks minimum één jaarvergadering en rapporteren de besproken punten en varia aan alle leden, de Captain van de Club en aan het management van Millennium Golf. Eenmaal per kwartaal zit het management van Millennium Golf samen met de groepscaptains om operationele zaken te bespreken en te optimaliseren. Indien er van weerszijden geen agenda punten zijn die iedereen betreft, wordt deze dag omgevormd tot een open office moment waarop de groepscaptains vrijblijvend voor een gesprek met het management van Millennium Golf kunnen samen zitten. 2. Weekly De verschillende groepen krijgen elk een eigen rubriek in de digitale Millennium Golf weekly. De daarin geposte artikels worden op de nieuws sectie gepost en met de nodige tags voorzien De rapporten van de verschillende groepen worden hier indien gewenst eveneens gepubliceerd.

4 III. Planning van events en toernooien 1. Kalender Groepscaptains maken bij aanvang van elk nieuw seizoen een wedstrijdkalender op via een speciale kalendertemplate, overhandigd door het management van Millennium Golf, waarop alle ontmoetingen ook deze waarop andere clubs worden uitgenodigd staan vermeld. Alle kalenders worden samengebracht op één overzichtelijk document, een algemene jaarkalender. Hiervoor zal het management van Millennium Golf een intuïtieve template ter beschikking stellen, die door iedereen gebruikt dient te worden en die op de members only sectie van zal worden gepubliceerd. Wedstrijden voor Ladies, Men en Senioren hebben een vast aanvangsuur, dat in geen enkel geval kan worden gewijzigd; niet vervroegd, noch verlaat. Enkel in samenspraak met het management van Millennium Golf kunnen hierop uitzonderingen gemaakt worden (bv. bij meerdere cluborganisaties per dag die om een begrijpelijke verschuiving vragen). Bij elk toernooi dat afwijkt van de norm of dat bijkomende services verlangt, dient een document bijgevoegd te worden dat alle bijkomende event- en/of toernooi elementen (sponsoren, receptie, dining, green fees, etc.) aangeeft. Hiervoor staat een event planner ter beschikking ontworpen door Millennium Golf. Wedstrijdformules en bijkomende services [bv. catering na 9 holes, diner voor grotere groepen na de wedstrijd] moeten een maand op voorhand vastliggen inclusief een indicatie van het deelnemersaantal. Bij wedstrijden met receptie is de afsluitingsdatum voor het meedelen van het te boeken deelnemersaantal 3 dagen voor het evenement, mét diner is het 5 dagen vooraf. Betaling zal moeten gebeuren voor het geboekte deelnemersaantal. Bij wedstrijden zonder receptie en/of diner is het afsluitingsmoment 12:00 daags voordien. 2. Wedstrijdsponsoren Groepscaptains bespreken bij aanvang van elk seizoen voorafgaandelijk eerst hun wedstrijdsponsoren met het management van Millennium Golf alvorens deze definitief vast te leggen. In de meeste gevallen is dit geen enkel probleem, maar het management van Millennium Golf wil conflicten met andere sponsoren, waarvan misschien niet iedereen op de hoogte is, vermijden. Sponsors kunnen zich trouwens visueel kenbaar maken op de dag zelf in de daarvoor voorziene receptieruimtes zonder meerkosten.

5 IV. Wedstrijden 1. Algemeen Vanaf 2010 worden voor alle officiële golfwedstrijden, officiële scorekaarten door Millennium Golf aangemaakt. Daarop zijn geen uitzonderingen. Dit kan ook met sponsor. Al deze wedstrijden zijn dus qualifying wedstrijden. Wenst de organisatie toch een non-qualifying of een niet-officiële wedstrijd te organiseren, dan kan dat met de normale scorekaarten, die ter beschikking liggen in de golfshop. Voor niet-officiële wedstrijden worden dus geen officiële scorekaarten meer gedrukt. 2. Clubtoernooien Het Clubkampioenschap zal op één / maximaal twee dagen plaatsvinden. Alle leden van de club concurreren voor zowel het clubkampioenschap alsook voor de kampioenschappen van de verschillende groepen waarvoor zij in aanmerking komen. Alle Interclubwedstrijden (ook deze van de verschillende groepen) worden door Millennium Golf georganiseerd en gecoördineerd. De Captain van Millennium Golf levert uiteraard de nodige ondersteuning. Interclubtrainingen kunnen georganiseerd worden in samenspraak met de pro. 3. Inschrijvingen Iedereen schrijft in via i-golf, voor zover de betreffende wedstrijden dit toelaten. Gastclubs schrijven zich ook in via i-pass. Free time Ladies organiseren zelf hun inschrijvingen via een publiek formulier, dat door Millennium Golf zal worden verwerkt. Flightindelingen blijven steeds behouden zoals ze (na het afsluiten van de inschrijvingen) werden aangemaakt. Enkel de wedstrijdorganisatie kan eventueel herschikken in geval van heirkracht: bv. niet opdagen van ingeschreven spelers zodat onvolledige flights ontstaan. 4. Scorekaarten Het ontvangen van de wedstrijdfees (5 per scorekaart) en het uitdelen van scorekaarten gebeurt in de lobby van de club of in de golfshop. De fee voor de aanmaak van een scorekaart bedraagt 2 (bijkomende administratiekosten, deze kost is in de 5 wedstrijdfee inbegrepen). De scorekaarten moeten na afloop van elke qualifyingwedstrijd bij de wedstrijdcommissie worden ingeleverd. De scores worden uitgeteld en de wedstrijduitslagen worden afgedrukt. Onleesbare scorekaarten worden niet uitgeteld en worden, net als de niet afgegeven scorekaarten, bestempeld als een negatieve bufferscore. De Longest drive en de Nearest to the pin worden uitgezet door Millennium Golf, maar worden opgehaald door de laatste flight.

6 5. Timing & deelname Starttijden worden geblokt conform het aantal deelnemers. Startlijsten worden gemaakt via programma i-golf. Millennium Golf heeft het recht om wedstrijden af te lassen vanwege weersomstandigheden. Leden die niet komen opdagen bij een wedstrijd zonder voorafgaandelijke verwittiging, krijgen onherroepelijk een sanctie met verbod op inschrijven en spelen voor alle qualifying wedstrijden van de 3 volgende wedstrijdweken. Het omzeilen van deze sanctie zal leiden tot een officiële schorsing van 6 maanden. Iedereen is 10 minuten vóór zijn/haar tee time op hole 1 aanwezig. Het oponthoud van de flight omwille van té laat aankomen van één der flightleden wordt gesanctioneerd door de tuchtcommissie.

7 V. Prijsuitreikingen Uit respect voor de sponsors en de organisatie rond een wedstrijd en tevens om onnodige vragen omtrent de organisatie te vermijden, dienen vanaf 2010 volgende punten voor officiële prijsuitreikingen in acht genomen: 1. Praktisch Wedstrijduitslagen ook te raadplegen via i-golf. Regelvragen en/of betwistingen kunnen enkel op de dag zelf besproken worden, de uiteindelijke beslissing wordt genomen door de wedstrijdcommissie op de dag zelf. Prijsuitreikingen en receptie worden gehouden in de daarvoor bestemde ruimte. Aanvangsuur prijsuitreiking: 19:00, tenzij uitdrukkelijk vooraf anders aangekondigd. De aanvang van een wedstrijd zal in functie van de inschrijvingen aangepast worden opdat het wedstrijdeinde en de prijsuitreiking vlot na elkaar (met de nodige verfrissingtijd voor de laatste flights) plaats vinden. 2. Verplichtingen A. Aanwezigheid Prijswinnaars, die niet aanwezig zijn tijdens de prijsuitreiking en die zich daarvoor excuseerden, laten hun prijs overgaan naar de eerstvolgende in de eindranking. Prijswinnaars, die niet aanwezig zijn tijdens de prijsuitreiking en zich daarvoor ook niet excuseerden, laten hun prijs overgaan naar de eerstvolgende in de eindranking en verliezen het recht om prijzen in ontvangst te nemen voor alle qualifying wedstrijden op Millennium Golf in de daaropvolgende 3 weken. B. Dress code Prijzen worden enkel overhandigd aan personen die de dress code respecteren. Dress code bij alle gesponsorde wedstrijden: nooit in golfkledij dames en jeugd: in principe mag alles, casual dus, maar zorg wel voor nette kleding heren: kostuum of broek en vest met hemd of polo (das is gewenst maar niet verplicht) Dress code bij alle andere wedstrijden nooit in golfkledij dames, heren en jeugd: casual