Stichting La Vecina Beleidsplan

Transcriptie

1 Stichting La Vecina Beleidsplan

2 Beleidsplan Stichting La Vecina Inhoudsopgave 1. Basisgegevens a. Contactgegevens b. KvK- nummer c. Bankgegevens d. Fiscaal nummer en ANBI- status 2. Doelstelling, missie, visie en werkwijze 3. Organisatie a. Namen en taakomschrijvingen bestuursleden b. Vrijwilligers c. Partner NGO La Vecina 4. Beleid a. Beloningsbeleid bestuursleden en vrijwilligers b. Financieel beleid en regelgeving c. Samenwerking met NGO La Vecina: afspraken en wederzijdse verantwoordelijkheden 5. Voorlichtingsactiviteiten in Nederland 6. Projecten 7. Financiën a. Projectkosten Colombia b. Organisatiekosten in Nederland c. Dekkingsplan 1

3 1. Basisgegevens Contactgegevens Stichting La Vecina p/a Ingrid Wijte, secretaris Jan Pieter Heijestraat 89- D 1053GM Amsterdam Tel: Website: E- mail: info@lavecina.nl KvK- nummer Stichting La Vecina staat ingeschreven bij de KvK Amsterdam onder dossiernummer Bankgegevens Naam bank: ING Bank IBAN: NL26INGB BIC: INGBNL2A Fiscaal nummer en ANBI- status Stichting La Vecina is door de Belastingdienst aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Het fiscaal nummer is

4 2. Doelstelling, werkwijze, visie en missie Statutaire doelstelling La Vecina stelt zich ten doel: a) Het steunen en helpen van kansarme kinderen in Cartagena en omgeving, aan een kansrijkere toekomst. Bij de realisatie van deze doelstelling zal de stichting zich laten leiden door de navolgende uitgangspunten: - Het zoveel mogelijk bevorderen van wederzijdse uitwisseling van kennis en ervaring tussen - vergelijkbare initiatieven binnen en buiten Colombia. Het stimuleren en initiëren van activiteiten zodanig dat deze tot stand komen en vorm gegeven worden in wisselwerking met de ontvangende samenleving of gemeenschap zelf in haar sociale, economische en culturele aspecten. b) Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. Werkwijze De stichting tracht haar doel te verwezenlijken door: a) Het stimuleren van lokale initiatieven die hulp of steun bieden aan kansarme kinderen door het verstrekken van financiële middelen of hulpgoederen. b) Het ontplooien van eigen initiatieven ter plekke, zoals: - - Het opzetten van een kindertehuis in Cartagena; Het versterken van de psychologische en sociale ontwikkeling en het welzijn van kansarme kinderen, bijvoorbeeld door het organiseren van creatieve, muzikale of sportieve activiteiten. c) Het creëren van bewustzijn en genereren van steun voor de problematiek van kansarme kinderen in Colombia. Visie Stichting La Vecina wil een organisatie zijn die basisonderwijs biedt aan kinderen uit gezinnen met de laatste inkomens. Naast basisonderwijs realiseert zij activiteiten die gericht zijn op de verbetering van het welzijn van het kind en waarbij de rechten van het kind centraal staan. De stichting wil steeds meer nadruk leggen op buurtactiviteiten die zijn gericht op de verbetering van de omgeving van het kind hetgeen een directe weerslag heeft op het welzijn en ontwikkeling van het kind. Stichting La Vecina heeft de ambitie zich hierin te ontwikkelen tot een toonaangevende organisatie in de marginale wijken van Cartagena. Daartoe werkt La Vecina samen met lokale organisaties en overheidsdiensten die de rechten van kinderen ook centraal hebben staan. Missie Door het bieden van kwaliteitsonderwijs biedt Stichting La Vecina kinderen in de marginale wijk van La Boquilla, Cartagena een kans op een betere toekomst. Zij doet dit door educatie op integraal niveau; gericht op persoonlijke ontwikkeling, het verhogen van de capaciteiten op zowel fysiek, intellectueel, cultureel en moreel vlak. Door het onderwijs te combineren met buurtactiviteiten gericht op het verbeteren van de omgeving van het kind, wil Stichting La Vecina zich in zo breed mogelijke zin inzetten voor de ontwikkeling van het kind. Het potentieel van het kind kan slechts volledig tot bloei komen door een integrale aanpak. 3

5 3. Organisatie Namen en taakomschrijvingen bestuursleden Esther Voorn VoorziOer Heef vijf jaar werkervaring in Zuid- Amerika. Bianca Jacobs Penningmeester Financieel coördinator bij Artsen zonder grenzen in Colombia van 2006 tot Ingrid Wijte Secretaris Studeerde Lahjns- Amerikaans (taal en cultuur) en werkte ook in Zuid- Amerika. Babs Bos Bestuurslid Werkzaam als jurist bij het College voor de Rechten van de Mens. De voorzitter De taken van de voorzitter zijn: Het leiden van de organisatie, de vergaderingen, de bestuursleden en vrijwilligers; Het naar buiten treden namens de stichting, afhankelijk van de situatie; Het delegeren en mede- uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden; Het bewaren van evenwicht in de organisatie m.b.t. werklast en samenwerking; Het rapporteren over bovenstaande tijdens de bestuursvergaderingen. De penningmeester De taken van de penningmeester zijn: Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven ten opzichte van de geplande inkomsten en uitgaven; Financiële administratie van de stichting in het algemeen; Financiële administratie van de projecten; Het aangeven van de documentatie die de boekhouder aan het einde van het jaar nodig heeft om het onafhankelijke jaarverslag, incl. accountantsverklaring, op te stellen; Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuurvergaderingen; Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn; Bijhouden van het donateursbestand. De secretaris De taken van de secretaris zijn: Behandelen van de inkomende en uitgaande post en e- mail; Archiveren van de inkomende en uitgaande post en e- mail; Het naar buiten treden namens de organisatie, afhankelijk van de statutaire en reglementaire bevoegdheden en de situatie; Over bovenstaande rapporteren tijdens de bestuursvergaderingen; Notuleren en verslagleggen van de bestuursvergaderingen; verzenden en opstellen nieuwsbrieven; Bijhouden van het mailbestand. Vrijwilligers Het bestuur wordt ondersteund door vrijwilligers die zich bezighouden met aanvullende taken zoals het organiseren van fondsenwervende acties en het geven van voorlichting. De vrijwilligers dienen aangestuurd te worden door het bestuur. Zij hoeven niet bij de bestuursvergaderingen aanwezig te zijn. Partner NGO La Vecina Fundación La Vecina is opgericht op 28 september 2006 en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de projecten die zij in samenwerking met stichting La Vecina in Nederland aangaat. De projecten hebben als doel om een positieve bijdrage te leveren aan de levensomstandigheden van kansarme kinderen in Cartagena, Colombia. 4

6 4. Beleid Beloningsbeleid bestuursleden en vrijwilligers Bestuursleden en vrijwilligers hebben recht op vergoeding van de gemaakte onkosten en uren volgens de volgende regeling: De vergoeding die u als vrijwilliger krijgt, is in de volgende 2 gevallen niet belast voor de loon- en inkomstenbelasting: U krijgt alleen maar een vergoeding voor de kosten die u hebt gemaakt. U krijgt een vrijwilligersvergoeding voor het werk. Dat wil zeggen dat de vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. In de volgende gevallen krijgt u een vrijwilligersvergoeding: U krijgt alleen vergoedingen voor de werkelijk gemaakte kosten, met een maximum van 150 per maand en per jaar. U bent 23 jaar of ouder en u krijgt een vergoeding van maximaal 4,50 per uur, met een maximum van 150 per maand en per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw werkzaamheden en de eventuele vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten. U bent jonger dan 23 jaar en u krijgt een vergoeding van maximaal 2,50 per uur, met een maximum van 150 per maand en per jaar. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw werkzaamheden en de eventuele vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten. Als u alleen deze vrijwilligersvergoedingen krijgt, dan zijn deze onbelast. De organisatie waarvoor u vrijwilligerswerk doet, hoeft deze vergoedingen niet aan ons door te geven. Ook hoeft de organisatie hiervoor geen urenadministratie bij te houden. Dus ook niet als u andere vergoedingen dan uurvergoedingen krijgt. Als u een bijstandsuitkering ontvangt en vrijwilligerswerk doet Krijgt u een bijstandsuitkering en daarnaast een vergoeding voor vrijwilligerswerk? Dan verandert de hoogte van uw uitkering niet als de vergoeding voor het vrijwilligerswerk maximaal 95 per maand is en maximaal 764 per jaar. Als het gaat om vrijwilligerswerk dat de gemeente noodzakelijk vindt voor uw re- integratie, dan verandert de hoogte van uw uitkering niet als de vrijwilligersvergoeding niet hoger is dan 150 per maand en per jaar. (Bron: Belastingdienst) Voorwaarden tot uitbetaling van de vrijwilligersvergoedingen Vooraf wordt in het bestuur besproken hoeveel uur elk bestuurslid en elke vrijwilliger wekelijks of maandelijks denkt te maken, zodat een inschatting gemaakt kan worden van het totaalbedrag aan vrijwilligersvergoedingen. Bestuursleden en vrijwilligers moeten aangeven of ze afzien van de vergoeding of deze wel willen ontvangen. Dit kan in een vrijwilligersverklaring of als bijlage bij het beleidsplan worden opgetekend. Als de stichting het vermogen heeft om het totaal aan vrijwilligersvergoedingen uit te keren (ook voor diegenen die er van afzien), mag deze ofwel worden uitgekeerd, ofwel als donatie worden beschouwd. Als de stichting het vermogen niet heeft om het totaal aan vrijwilligersvergoedingen uit te keren, mag de vergoeding ook niet worden opgegeven als gift door diegenen die afzien van uitkering ervan. Financieel beleid en regelgeving De penningmeester en secretaris zijn gemachtigd voor overboekingen. De penningmeester maakt halverwege het jaar een inschatting of we op koers zitten met de uitgaven en inkomsten. De administratie zal worden vergeleken met de vooraf vastgestelde exploitatie- en projectbegrotingen, waarin is bepaald hoeveel geld nodig is om de vastgestelde projecten uit te voeren en daarnaast de organisatiekosten te dekken. Samenwerking met NGO La Vecina: afspraken en wederzijdse verantwoordelijkheden La Vecina Colombia stelt een meerjarenplan met een meerjarenbegroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur van La Vecina Nederland. La Vecina Colombia concretiseert haar activiteiten ieder jaar door middel van een jaarplan en een jaarbegroting. Het Nederlandse bestuur sluit vervolgens een contract af met het Colombiaanse bestuur over de realisatie van deze jaarplannen. Ook worden iedere 6 maanden functioneringsgesprekken gevoerd met de bestuursleden van La Vecina Colombia. 5

7 Elk project en elke activiteit wordt afzonderlijk gemonitord aan de hand van afspraken in de projectvoorstellen. Het monitoren gebeurt op van tevoren vastgelegde momenten. De projecten en activiteiten kunnen tussentijds worden aangevuld en bijgesteld als dat nodig is. Alle projecten hebben een eigen projectadministratie. Iedere twee weken vindt via Skype een werkoverleg plaats tussen de voorzitter van La Vecina Nederland, Esther Voorn, en bestuursvoorzitter Nathalie Rietman van La Vecina Colombia. Nathalie Rietman is meestal via Skype ook aanwezig bij de Nederlandse tweemaandelijkse bestuursvergaderingen. Bovendien reist Nathalie Rietman tweemaal per jaar naar Nederland om La Vecina Colombia te promoten. Ook bezoeken van bestuursleden aan de projecten in Colombia, op eigen kosten, dragen bij aan begrip en inzicht. Op deze wijze blijven de twee organisaties in Colombia en Nederland elkaar informeren, voeden en motiveren en kan ook de achterban regelmatig op de hoogte worden gehouden. 5. Voorlichtingsactiviteiten in Nederland In de praktijk werkt de stichting aan draagvlakversterking en verbreding door: Het informeren van de inmiddels 267 donateurs en proberen nieuwe donateurs te werven; Het houden van promotionele presentaties op serviceclubs, basisscholen en bedrijven; Het werven van fondsen en indienen van projectaanvragen; Het organiseren van sportieve evenementen zoals een tennis- en voetbaltoernooi en de al haast tot traditie geworden jaarlijkse fietstocht waaraan zo n 120 deelnemers meedoen. Daarnaast worden kleinere events georganiseerd zoals een benefietdiner. Het vier maal per jaar versturen van een nieuwsbrief aan ruim 800 adressen van geïnteresseerden en donateurs. In de nieuwsbrief staat nieuws over de verschillende projecten en worden bijzonderheden vanuit Colombia en Nederland gedeeld. Het actief benaderen van donateurs en geïnteresseerden via Social Media, zoals Facebook. Publicaties in de media worden op de website gepubliceerd. 6

8 6. Projecten NGO La Vecina heeft een aantal programma s ontwikkeld die al jaren zeer succesvol. Daarnaast kunnen er activiteiten ontwikkeld worden die op een bepaald moment nodig zijn om bijvoorbeeld professionalisering te bewerkstelligen of de zelfstandigheid van de programma s te stimuleren. De belangrijkste programma s zijn: Basisonderwijs, schoolmaaltijden en medische zorg De NGO verzorgt sinds 2007 basisonderwijs in de sloppenwijk La Boquilla in Cartagena. Op dit moment (november 2013) gaan 97 kinderen, 59 jongens en 38 meisjes, in vijf groepen van maximaal 15 leerlingen bij La Vecina naar school. Door het professionele onderwijsprogramma is La Vecina door het Colombiaanse Ministerie van Onderwijs erkend als officiële school voor alle leerjaren. Ouders betalen een symbolisch bedrag voor het schooltenue en het schoolgeld. Indien zij zelfs deze kleine bijdrage niet kunnen betalen treft La Vecina een regeling voor betaling in natura. Naast onderwijs wordt aan al deze kinderen voeding (ontbijt, warme lunch en gezonde snack), verzorging en recreatie gegeven en worden alle kinderen twee keer per jaar door een dokter en een tandarts gecontroleerd. Wanneer een kind medicijnen nodig heeft, worden deze gratis op school verstrekt. Ook werkt La Vecina met een psychologe die zowel de kinderen als de ouders begeleidt en betrokken houdt middels o.m. huisbezoeken. Door dit beleid blijft de school op de hoogte van de behoeften van de bewoners van de wijk, wordt uitval voorkomen en is er nagenoeg geen ondervoeding meer bij de schoolkinderen. Huiswerkbegeleiding Gemiddeld 20 leerlingen met een leerachterstand van andere scholen in Marlinda en Bogotá (50% jongens- 50% meisjes) krijgen extra huiswerkbegeleiding. La Vecina is de enige onderwijsinstelling in deze sectoren van de stad die dat aanbiedt. Een leerkracht heeft een groep van 8 à 10 kinderen in de ochtend en een groep van 8 à 10 kinderen in de middag. Zij speelt in op de specifieke leerachterstand van het kind en kan deze kinderen binnen 1 jaar op het gewenste niveau brengen. Maaltijden, psychosociale begeleiding en medische controles behoren hier ook bij. Zodra kinderen weer mee kunnen met hun leeftijdsgenoten stopt de huiswerkbegeleiding en stroomt hij/zij in op het juiste klasniveau op de lokale school. Vakopleiding Met overheidsorganisatie SENA zijn de afgelopen jaren verschillende vakopleidingen opgezet zoals Mesa y bar (leren serveren) in 2011, Gastronomie in In 2013 is de cursus tot Housekeeping aangeboden. Minimaal 25 en maximaal 40 jongeren uit de wijk of ouders van leerlingen kunnen zich inschrijven voor deze gratis vakopleidingen. Het benodigde materiaal krijgen de leerlingen van La Vecina. Ook in 2014 en daarna willen wij dit doorzetten. Kinderdagopvanglocaties Tien opvangmoeders in de wijk Marlinda en Bogota, die ongeveer 150 kinderen van 0 tot 4 jaar dagelijks opvangen in hun eigen huis, worden door La Vecina ondersteund met medicijnen en hulpgoederen zoals matrasjes, didactisch materiaal, ventilatoren, tafeltjes en stoeltjes. Bovendien mogen deze moeders en de oppaskinderen deelnemen aan de gezondheidscampagnes die georganiseerd worden door La Vecina. Door het ondersteunen van deze opvangmoeders, kunnen andere moeders werken en gaan broertjes en zusjes naar school. Sportactiviteiten voor jongeren in de wijk In samenwerking met andere lokale scholen wordt jaarlijks een voetbal-, honkbal- of atletiektoernooi georganiseerd. Daarnaast ondersteunt La Vecina het lokale voetbalteam in de wijk La Boquilla, bestaande uit 20 jongeren van 12 t/m 16 jaar, met het geven van voetbaltraining, het voorzien van materiaal en het zorgen voor deelname aan de lokale en regionale competitie. Het geeft de jongeren structuur in hun leven en zorgt er voor dat ze minder op straat hangen. Videofora Voor 20 jongvolwassenen tussen de 12 en 16 jaar worden onder leiding van een psychologe filmmiddagen georganiseerd over drugs, seksualiteit en relaties. Het videoforum sluit aan bij de signalen vanuit de buurtbewoners. Aansluitend op de voorlichtingsfilms volgen groepsdiscussies o.l.v. de psychologe. De videofora vergroten het zelfbewustzijn van de jongeren en stimuleren hen om zichzelf verder te ontwikkelen. Uitwisseling met rijke scholen Jaarlijks bezoekt een van de rijkere particuliere scholen uit Cartagena onze school. Kinderen uit twee volledig andere sociaal- maatschappelijke milieus maken kennis met elkaar en trekken een dag met elkaar op. Als schoolopdracht moeten de rijkere kinderen een activiteit organiseren voor en samen met de kinderen van La Vecina. Als onderdeel van de activiteit nemen deze kinderen ook schoolmaterialen mee en een donatie aan de school. 7

9 7. Financiën 2014 / 2015 a. Projectkosten Colombia omschrijving budget 2013 budget 2014 met indexering concept budget 2015 incl. indexering bruto lonen algemeen personeel Psychologe Roxana Diaz Secretaresse Kok/Schoon Claudia Madiedo Kok/Schoon Maricela Porto Kok/Schoon Carlina Arenilla Bewaker week Rafael Avendaño (5 avonden) Bewaker weekend Elias Gomez Totaal ziektekosten alg. pers. Psychologe Roxana Diaz Secretaresse Kokkin Claudia Madiedo Kok/Schoon Maricela Porto Kok/Schoon Carlina Arenilla Bewaker week Rafael Avendaño Bewaker weekend Elias Gomez totaal pensioen alg. pers. Psychologe Roxana Diaz Secretaresse Kokkin Claudia Madiedo Kok/Schoon Maricela Porto Kok/Schoon Carlina Arenilla Bewaker week Rafael Avendaño Bewaker weekend Elias Gomez Totaal reiskostenvergoeding Psychologe Roxana Diaz Secretaresse Kokkin Claudia Madiedo Kok/Schoon Maricela Porto Kok/Schoon Carlina Arenilla Bewaker week Rafael Avendaño Bewaker weekend Elias Gomez Totaal Arbeidson.+kinderb. Psychologe Roxana Diaz Secretaresse Kokkin Claudia Madiedo

10 Kok/Schoon Maricela Porto Kok/Schoon Carlina Arenilla Bewaker week Rafael Avendaño Bewaker weekend Elias Gomez totaal reiskosten algemeen personeel opleidingskosten algemeen personeel overige kosten algemeen personeel totale personeelskosten bruto lonen directie ziektekosten directie in NL 0 0 pensioen directie (verplichte) coll. Ziektekostenverzekeri ng in Colombia reiskosten directie opleidingskosten directie overige kosten directie totale kosten directie huur Casa Blanca energie en water onderhoud huis totale huisvestingskosten telefoon kantoorkosten administratie/account ant totale kantoorkosten inventaris auto verzekeringen internet, telefoon

11 juridisch advies promotiekosten representatiekosten betalingsverschillen bankkosten afschrijving bedrijfsmiddelen abonnementen totale algemene kosten eten en drinken kinderen+personeel bruto lonen onderwijsprogramma Ines Perez (groep 1+2) Eglet Scott (groep 4+5) Maria Julio (groep 3 & huisw middag) - (50%) Germana (groep 6 & 7) Nieuw (huiswerk ochtend) Sportleraar totaal ziektekosten onderwijsprogramma Ines Perez (groep 1+2) Eglet Scott (groep 4+5) Maria Julio (groep 3 & huisw middag) Germana (groep 6 & 7) Nieuw (huiswerk ochtend) totaal pensioen onderwijsprogramma Ines Perez (groep 1+2) Eglet Scott (groep 4+5) Maria Julio (groep 3 & huisw middag) Germana (groep 6 & 7) Nieuw (huiswerk ochtend) totaal reiskosten onderwijsprogramma Ines Perez (groep 1+2) Eglet Scott (groep 4+5) Maria Julio (groep 3 & huisw middag) Germana (groep 6 & 7) Nieuw (huiswerk ochtend) totaal Arbeidson.+kinderb. onderwijsprogr. Ines Perez (groep 1+2)

12 Eglet Scott (groep 4+5) Maria Julio (groep 3) Germana (groep 6 & 7) Nieuw (huiswerk ochtend) totaal col inhuur pers onderwijs col oplkn pers onderwijs col ov perskn onderwijs kleding kinderen schoolbenodigdheden medische kosten verzekering kinderen overige kosten totale kosten onderwijsproject totale kosten 24- uursproject col opvangmoeders col jongeren educ col bijdr proj derde col voetbalteam kinderen col vakopleidingen col opleidingen Col inkomsten genererende activiteiten col fietstocht Cartagena col kanotocht & bezoek stichting col fondsenwerver 3200 totale kosten projecten derden totale projectkosten Colombia koersverschillen saldo Colombia Totale projectkosten Colombia incl. koerstverschillen Lokaal gefinancierd: col cultureel project (dans en muziek les)

13 b. Organisatiekosten Nederland omschrijving budget 2013 budget 2014 budget 2015 Reiskosten in NL (excl vliegtickets) Kantoorkosten Automatiseringskosten Bankkosten ING Representatie en promotiekosten Accountskosten Abonnementen/contributies Opleidingskosten Totaal uitvoeringskosten NL c. Dekkingsplan De belangrijkste inkomstenbron voor deze periode is een subsidie van medefinancieringsorganisatie Impulsis. Andere bijdragen komen uit vermogensfondsen, donateurs en actieopbrengsten. Een gedetailleerde toelichting op de inkomsten is te vinden in de jaarrekening die elk boekjaar wordt opgemaakt. 12