Onderwijsgroep Tilburg Aanbesteding ict outhousing en outsourcing

Transcriptie

1 Aanbesteding ict outhousing en outsourcing Beschrijvend document Inkoopmeesters Jean-Paul Roegies 23 juni 2013

2 Inhoud 1. Inleiding Opdracht kerncompetenties doelstellingen eisen ten aanzien van de opdracht Procedurele voorwaarden planning voorbehoud communicatie kosten voor inschrijving inhoud en volgorde gestanddoeningstermijn aansprakelijkheidsverzekering combinatie stellen van vragen onduidelijkheden klachten Kwalificatie van inschrijvers uitsluitingsgronden minimumeisen uniforme eigen verklaring bewijsstukken Inschrijving prestatie onderbouwing risicodossier kansendossier interviews prijs voor outhousing en outsourcing Beoordeling Concretiseringsfase Uitvoeringsfase

3 1. Inleiding Dit document bevat informatie over de aanbesteding voor ICT outhousing en outscourcing ten behoeve van. In dit document wordt allereerst kort wat informatie gegeven over. Vervolgens wordt in gegaan op de inhoud van de opdracht en op de procedure. De kwalificatie van inschrijvers, de inschrijving en de beoordeling zijn de onderwerpen van de volgende hoofdstukken. 3

4 2. verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo) voor ruim jonge mensen. Daarnaast biedt volwassenenonderwijs (vavo), educatie en een uitgebreid cursusaanbod. is gevormd uit het ROC Tilburg en het Midden-Brabant College. Alle opleidingen van ROC Tilburg zijn georganiseerd in 18 overzichtelijke scholen. Hiermee is ROC Tilburg kleinschalig ingericht. Scholen hebben een menselijke maat; medewerkers kunnen hun aandacht nog beter richten op onderwijsprocessen en resultaten. Elke school biedt bijna altijd meer dan één opleiding. Die opleidingen zitten niet voor niets bij elkaar; ze richten zich (bijna altijd) op hetzelfde werkveld. En daar profiteren studenten van: elke school heeft een goede link naar de praktijk. Het Midden-Brabant College biedt breed vmbo aan op drie locaties in Tilburg: alle leerwegen in alle sectoren van het beroepsonderwijs en daarnaast extra mogelijkheden zoals Intrasectorale Programma s en Leerwerktrajecten. Als enige school in Tilburg bieden zij Leerweg Ondersteunend Onderwijs aan, met een unieke begeleidings- en zorgcultuur. Meer informatie over is te vinden via 4

5 3. Opdracht wil in eerste instantie de eigen ICT infrastructuur, die momenteel geplaatst is in één van de gebouwen van, in een extern datacenter onderbrengen. Op het moment dat servers of andere componenten zijn afgeschreven wenst (processor-, geheugen-, en opslag-) capaciteit te huren die de eigen hardware vervangt. Om een leverancier te vinden waarbij het serverpark kan worden ondergebracht en bij wie de benodigde capaciteit vervolgens gefaseerd gehuurd kan worden organiseert een Europese aanbesteding volgens de methode van Best Value Procurement. 3.1 kerncompetenties De kerncompetenties bij deze opdracht zijn: Het bieden van datacentercapaciteit voor ICT infrastructuur in eigendom van organisaties met tenminste 5000 gebruikers (gelijktijdig). Het leveren van processor-, geheugen- en opslagcapaciteit op basis van pay per use aan organisaties met tenminste 5000 gebruikers (gelijktijdig). Het structureel, betrouwbaar en valide meten van tevredenheid van eindgebruikers van de geleverde voorzieningen. 3.2 doelstellingen De doelstellingen voor de aan te besteden opdracht zijn: In eerste instantie: Het naar tevredenheid van medewerkers en studenten voorzien in een veilige omgeving voor de systeem infrastructuur van, waarmee 1400 medewerkers in primaire en ondersteunende processen en in eerste instantie 9000, mogelijk oplopend tot ruim studenten adequaat ondersteund worden via de inzet van ongeveer 300 applicaties en koppeling aan het centrale netwerkknooppunt aan de Stappegoorweg. Voor de onderliggende systeem- en netwerkinfrastructuur dient een beschikbaarheid van minimaal 99,98 % te worden gegarandeerd, gemeten over een maand betreffende 24 uur per dag, 7 dagen per week exclusief nader overeen te komen onderhoudsmomenten, calamiteiten zoals overstromingen en verstoring aan de interne infrastructuur van. en vervolgens: Het volgens een groeimodel voorzien in een flexibele hypervisorlaag als dienst voor het naar tevredenheid van medewerkers en studenten voorzien in functionaliteit voor 1400 medewerkers in primaire en ondersteunende processen en ruim studenten die adequaat ondersteund worden via de inzet van ongeveer 300 applicaties. De beschikbaarheid van het geheel van de afgenomen diensten moet ten minste worden gegarandeerd van 99,98%, gemeten per maand betreffende 24 uur per dag, 7 dagen per week exclusief nader overeen te komen onderhoudsmomenten, calamiteiten zoals overstromingen en verstoring aan de interne infrastructuur van Onderwijsgroep Tilburg. 5

6 In beide fasen van de opdracht dienen de klanten van (studenten en medewerkers) tevreden te zijn over de performance van de ingehuurde capaciteit, hetgeen door Opdrachtnemer periodiek, minimaal één maal per kwartaal, middels valide en betrouwbaar onderzoek, wordt vastgesteld. 3.3 eisen ten aanzien van de opdracht Op de omgeving waarin de infrastructuur van geplaatst worden alsmede de infrastructuur waarvan gebruik gaat maken, vanaf het moment dat fasegewijs functionaliteit wordt afgenomen van de Leverancier, dient internettoegang ontsloten te zijn via Surfnet. Alleen dataverkeer dat in het Datacenter toegevoegde waarde heeft of krijgt wordt via het datacenter geleid. Dataverkeer dat rechtstreeks naar het internet kan verloopt niet via het datacenter. zet in op een cloud first strategie. wenst te betalen volgens het pay per use principe. Voor de plaatsing van de systeeminfrastructuur wordt betaald per rack en per Gb aan dataverkeer. Het plafondbedrag voor het uit huis plaatsen van de ICT infrastructuur bedraagt per jaar inclusief dataverkeer, exclusief BTW. Voor het gebruik van capaciteit wordt betaald per CPU, per GB RAM, Per GB storage (online en backup) en per Gb aan dataverkeer. Het plafondbedrag voor het beschikbaar stellen van capaciteit die de gehele infrastructuur in eigendom van vervangt bedraagt per jaar inclusief alle kosten, waaronder dataverkeer, exclusief BTW. Onderwijsgroep Tilburg gaat met de inschrijver waaraan de opdracht wordt gegund een overeenkomst aan voor onbepaalde duur met een opzegtermijn van zes maanden. Op de overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten van van toepassing. Algemene- of verkoopvoorwaarden van inschrijver worden expliciet uitgesloten. Bij dit document is een concept overeenkomst gevoegd. In de vragenronde kunnen tekstsuggesties worden gedaan voor de overeenkomst. is niet gehouden suggesties over te nemen. De bij de Nota van Inlichtingen te publiceren overeenkomst is definitief. Momenteel is de infrastructuur verbonden met het eigen data center via een 6 x 10 Gb verbinding. De verwachting is dat het internetverkeer en het gebruik van eigen devices door medewerkers en studenten in de toekomst toeneemt. De te realiseren dataverbinding dient daarin te kunnen voorzien zonder dat de huidige performance of de gebruikerstevredenheid afnemen. Er dient te worden voorzien in een gespiegelde redundante data-opslagfunctionaliteit die geografisch gescheiden is. Op die functionaliteit wordt tenminste één maal per 15 minuten een kopie gemaakt van alle data op systemen van of ten behoeve van. De backupvoorziening dient op een andere locatie dan het primaire datacenter gehuisvest te zijn. De af te nemen functionaliteit dient te voorzien in de mogelijkheid om de omgeving van vanuit elke plaats, op elk gewenst moment en met elk apparaat te benaderen. Naast de op termijn in te kopen functionaliteit blijft gebruik maken van enkele eigen servers, die geplaatst worden in de omgeving van leverancier. moet in staat zijn de infrastructuur, datastromen en dergelijke realtime te monitoren. Sizing (zowel naar meer- als naar minder) van capaciteit dient flexibel te zijn zonder boete. 6

7 De hypervisor laag dient steeds de meest actuele VMware ESX versie te draaien. Het functioneel beheer van de hypervisor laag wordt belegd bij, op termijn moet het beheer afgenomen kunnen worden bij Opdrachtnemer. De verbinding van het nieuwe datacenter naar de locatie Stappegoorweg 183 dient dubbel uitgevoerd te zijn en dient onderdeel te zijn van de aanbieding. Verbindingen tussen locaties van blijven in eigen beheer van. De voorzieningen worden fysiek geografisch gescheiden redundant ontsloten op de infrastructuur van Onderwijsgroep Tilburg. Dat gebeurt op de verst mogelijk uit elkaar gelegen punten van twee gebouwen (A en B) aan de Stappegoorweg 183 te Tilburg. Het datacenter wordt daarbij gezien als een extra locatie van. De geboden dienstverlening dient te beschikken over een procesmatige invulling van de volgende aspecten: Beveiligingsbeleid Beveiligingsorganisatie Classificatie en beheer van bedrijfsmiddelen Beveiligingseisen ten aanzien van personeel Fysieke beveiliging en beveiliging van de omgeving (24x7) Beheer van communicatie- en bedieningsprocessen Toegangsbeveiliging Ontwikkeling en onderhoud van systemen Incidentmanagement Continuïteitsmanagement (Business Continuity Management) Naleving van het voorgaande Een en ander is aantoonbaar middels certificering voor ISO De geleverde dienstverlening moet door jaarlijks geaudit kunnen worden. Indien aanbieder een actuele auditrapportage kan overleggen kan afzien van een eigen audit. De dienstverlening dient te voldoen aan het Informatiebeveiligingsbeleid van de Onderwijsgroep Tilburg, dat als bijlage is toegevoegd. Het informatiebeveiligingsbeleid wordt jaarlijks herzien. Indien daar aanleiding voor is dient de opdrachtnemer aanvullende maatregelen te treffen. Tijdens de concretiseringsfase wordt een exitstrategie opgesteld waarin wordt aangegeven op welke wijze een migratie van de door gehuurde infrastructuur door de opdrachtgever die de onderhavige opdracht gegund krijgt zal worden georganiseerd en uitgevoerd op zo`n manier dat de volledige migratie naar een ander datacenter binnen een werkweek kan plaatsvinden. De kosten voor migratie zijn inbegrepen in de op te geven prijzen. Tevens dient er een exit strategie te worden ontwikkeld die voorziet in verhuizing op het moment dat Opdrachtnemer betrokken raakt in een surseance van betaling of dreigend faillissement. 7

8 4. Procedurele voorwaarden De aanbestedingsprocedure die leidt tot de overeenkomst voor outhousing en outsourcing valt binnen de werking van de Aanbestedingswet Er wordt een Best Value Procurement procedure gevoerd om te komen tot de beste leverancier voor de opdracht, waarmee de opdracht vervolgens nader wordt ingevuld. In dit hoofdstuk worden de procedurele voorwaarden van de aanbesteding beschreven. Er is, vanwege het beperkte aantal te verwachten inschrijvers en de beperkte administratieve last die met inschrijven op de aanbesteding gemoeid is gekozen voor een openbare procedure. 4.1 planning De planning voor de procedure is als volgt: Actie Datum (gereed) Aankondiging procedure via Tenderned Technische bijeenkomst Stellen van vragen (voor uur) Beantwoorden van vragen Sluiting inschrijvingstermijn Interviews 17 september 2013 Communicatie preferente inschrijver Concretiseringsfase Gunning Standstill termijn Toegang tot datacenter voor Vanaf Ingangsdatum contract (kerstvakantie ) Infrastructuur gereed De verhuizing van de ICT infrastructuur zal plaatsvinden als de nieuwe netwerkinfrastructuur tussen het nieuwe datacenter en de locatie aan de Stappegoorweg gereed, getest en geaccepteerd is. 4.2 voorbehoud behoudt zich het recht voor de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te staken. Inschrijvers hebben in een dergelijk geval geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van dit traject. 4.3 communicatie Alle communicatie geschiedt via: p/a Inkoopmeesters Jean-Paul Roegies Spoorven PA Veghel

9 Het is niet toegestaan andere functionarissen rechtstreeks te benaderen. Aan opmerkingen aangaande dit traject van andere dan bovengenoemde kunnen geen rechten worden ontleend. 4.4 kosten voor inschrijving Aan het opstellen van een inschrijving, met inbegrip van eventueel te verstrekken nadere inlichtingen, zijn voor geen kosten verbonden. Ook worden geen inschrijfkosten vergoed. Eventuele kosten en/of schaden welke (kunnen) ontstaan door het niet gunnen van deze aanbesteding (aan inschrijver) zijn voor risico van de inschrijver. 4.5 inhoud en volgorde De schriftelijke inschrijving dient per te worden verzonden aan bovengenoemde contactpersoon. Inschrijving dient te geschieden in de Nederlandse taal. De volgorde van onderdelen van de inschrijving dient gelijk te zijn aan de volgorde in dit document. In onderstaande tabel staat aangegeven welke informatie u tenminste dient aan te leveren. Paragraaf Aan te leveren informatie - Aanbiedingsbrief met daarin de contactgegevens van inschrijver en contactpersoon 5.3 Uniforme eigen verklaring (zie bijlagen) 6.1 Prestatie onderbouwing 6.2 Risicodossier 6.3 Kansendossier 6.4 Prijs 4.6 gestanddoeningstermijn De inschrijving dient tenminste 6 maanden geldig te zijn vanaf het moment van indienen. 4.7 aansprakelijkheidsverzekering Inschrijver dient op moment dat opdracht aan hem wordt gegund adequaat te zijn verzekerd tegen (beroeps- en) wettelijke aansprakelijkheid en zich gedurende de uitvoering van de opdracht en na oplevering zich als zodanig ook te houden. Gedurende de gebruikstermijn van het geleverde is leverancier aansprakelijk voor alle directe schade aan eigendommen van opdrachtgever, aan personen of eigendommen van personen veroorzaakt door het geleverde, medewerkers van opdrachtnemer of medewerkers van onderaannemers van opdrachtnemer tot een maximum van per gebeurtenis of samenhangende reeks van gebeurtenissen. Opdrachtnemer houdt zich verzekerd voor een bedrag van tenminste per gebeurtenis of samenhangende reeks van gebeurtenissen. 4.8 combinatie Een onderneming kan als Combinatie met andere partijen inschrijven voor deze aanbesteding (artikel 2.52 lid 3 Aanbestedingswet 2012). Indien als Combinatie wordt ingeschreven dient elk van de leden van de Combinatie het hoofdaannemerschap te aanvaarden en dient elk van de leden van de Combinatie het hoofdaannemerschap van het andere lid van de Combinatie te aanvaarden. Ieder van 9

10 de leden van de Combinatie is hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle aangegane verplichtingen. Van ieder lid van de Combinatie dient te worden vermeld welk deel van de Overeenkomst deze gaat uitvoeren. De Combinatie dient zich met het bovenstaande schriftelijk akkoord te verklaren in de door alle leden van de Combinatie ondertekende Uniforme Eigen Verklaring (per lid van de Combinatie één getekende Eigen Verklaring). In de aanbiedingsbrief namens de Combinatie dient tevens aangegeven te worden welk lid van de Combinatie als hoofdaannemer/penvoeder zal optreden. 4.9 stellen van vragen Vragen ter verduidelijking van deze aanbesteding dienen uiterlijk op het in de planning genoemde moment, onder vermelding van Nadere inlichtingen Aanbesteding ICT outsourcing en outhousing te worden ingediend via het adres van de contactpersoon. Bij de vragen moet nauwkeurig worden aangegeven op welk deel van het Aanbestedingsdocument de vraag betrekking heeft, met vermelding van het paragraafnummer en het paginanummer. Op deze wijze kunnen ook vragen worden gesteld en tekstsuggesties worden gedaan ten aanzien van de concept Overeenkomst die is opgenomen in de bijlagen. Alle vragen worden schriftelijk en geanonimiseerd beantwoord. De vragen en antwoorden, vervat in de zogenaamde Nota van Inlichtingen, worden gepubliceerd via Tenderned op uiterlijk het in de planning genoemde moment. De definitieve versie van de Nota van Inlichting(en) is een aanvulling op dit Aanbestedingsdocument en de informatie zoals verwoord in deze Nota van Inlichtingen prevaleert boven het gestelde in dit Aanbestedingsdocument. Bij de Nota van Inlichtingen zal een aangepaste Overeenkomst worden gepubliceerd. Die Overeenkomst is definitief en kan niet worden heronderhandeld onduidelijkheden Dit Aanbestedingsdocument is met zorg samengesteld. Met onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in de aanbestedingsprocedure of het Aanbestedingsdocument die niet uiterlijk op het moment van sluiting van de termijn voor het indienden van vragen ter kennis van zijn gebracht kan voor wat betreft deze aanbesteding geen rekening houden. In het geval tekortkomingen niet aan ter kennis worden gebracht gaat ervan uit dat Inschrijvers ondanks eventuele tekortkomingen een adequate Inschrijving hebben kunnen indienen en hun Inschrijving onverkort gestand kunnen doen. Door een Inschrijving in te dienen accepteren Inschrijvers hetgeen in deze paragraaf gesteld wordt klachten Klachten over deze aanbesteding kunnen worden gemeld bij de afdeling Juridische Zaken van. De afdeling draagt zorg voor adequate beantwoording van klachten binnen 7 werkdagen, waarbij rekening dient te worden gehouden met de vakantieperiode voor. U wordt verzocht tevens een kopie van een klacht te sturen aan de contactpersoon bij deze aanbesteding. 10

11 5. Kwalificatie van inschrijvers Inschrijvers dienen aan een aantal eisen te voldoen om mee te dingen naar de opdracht voor. Ten eerste dient een aantal uitsluitingsgronden niet op inschrijvers van toepassing te zijn. Daarnaast dienen inschrijver te voldoen aan enkele minimumeisen ten aanzien van de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid. 5.1 uitsluitingsgronden De volgende uitsluitingsgronden zijn van toepassing op deze aanbesteding: Inschrijven kunnen: Ondernemingen die, en ondernemingen waarvan de bestuurders, in de afgelopen vier jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft is (zijn) veroordeeld wegens: a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351); b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26 mei 1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358); c. fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316); d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344). Als veroordelingen als bedoeld onder a, b,c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. en: niet verkeren in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, of niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast om aannemelijk te maken dat een gegunde opdracht daadwerkelijk kan worden uitgevoerd. en: waartegen geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak is gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. 11

12 Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. en: die heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast omdat de aanbestedende dienst risico`s in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid zoveel mogelijk wil vermijden. en: die zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast indien Inschrijver of gegadigde onherroepelijk veroordeeld is omdat de aanbestedende dienst niet wenst te werken met een Opdrachtnemer die binnen de periode van vier jaar voorafgaand aan het moment van indienen van een verzoek tot deelname of een Offerte onherroepelijk voor genoemde overtreding veroordeeld is. Inschrijvers kunnen verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. 5.2 minimumeisen Inschrijvers dienen tenminste te voldoen aan de volgende kenmerken: Inschrijver is financieel in staat de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren; Inschrijver beschikt over een kwaliteitssysteem dat gericht is op het verhogen van de klanttevredenheid door te voldoen aan de eisen en Wensen van de klant en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op diensten en producten van Inschrijver. Daarnaast dient Inschrijver de bedrijfsprocessen aantoonbaar te beheersen. Inschrijver beschikt over de genoemde kerncompetenties bij deze opdracht. 5.3 uniforme eigen verklaring Inschrijvers kunnen verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring. In dezelfde verklaring kunnen zij aangeven te kunnen voldoen aan de minimumeisen. Bewijsstukken waarmee inschrijvers aantonen conform de werkelijkheid te hebben verklaard worden door de inschrijver aan wie de inschrijving wordt gegund overlegd aan. 12

13 5.4 bewijsstukken Binnen 10 dagen na communiceren van het gunningsbesluit dient de Inschrijver aan wie voornemens is de opdracht te gunnen bewijsstukken te overleggen die hetgeen via de Uniforme Eigen Verklaring verklaard is ondersteunen. Die bewijsstukken zijn: Een gedragsverklaring aanbesteden die op het moment van inschrijven maximaal twee jaar oud is (let op, behandeling van een aanvraag duurt 4 tot 6 weken). Een uittreksel van Inschrijving bij de Kamer van Koophandel die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden. Een verklaring van de belastingdienst die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden en waarin staat dat de uitsluitingsgrond inzake het niet voldoen van betaling van belastingen en sociale verzekeringspremies niet op hem van toepassing is. Een bankverklaring of een overzicht van financiële ratio`s aan de hand waarvan, naar oordeel van, kan worden aangetoond dat Inschrijver financieel in staat is de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren. Via de Nota van Inlichtingen kunnen voorstellen gedaan worden ten aanzien van het in te dienen bewijsstuk. Een beschrijving van het kwaliteitssysteem van Inschrijver of een ISO certificaat. Een kopie van de polis voor bedrijfsaansprakelijkheid waaruit blijkt dat de verzekering de bedragen waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk kan worden gesteld dekt. Eén referentiebeschrijving per kerncompetentie die, naar oordeel van Onderwijsgroep Tilburg, onomstotelijk aantonen dat Inschrijver beschikt over de vereiste kerncompetenties. De referenties mogen niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven. 13

14 6. Inschrijving Inschrijvers dienen een aantal documenten op te stellen om mee te dingen naar de opdracht van. In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke informatie in die documenten moet worden opgeleverd. De in dit hoofdstuk genoemde documenten dienen geanonimiseerd te worden aangeleverd (zonder logo, verwijzingen of bedrijfsnaam). 6.1 prestatie onderbouwing Het eerste document dat inschrijvers opstellen is de prestatie onderbouwing. In dat document tonen inschrijvers aan in staat te zin de doelstellingen van opdrachtgever te realiseren. Dat doen inschrijvers aan de hand van zelf opgestelde stellingen die met dominante, oftewel niet weerlegbare, niet betwistbare informatie worden ondersteund. Daarnaast dienen stellingen verifieerbaar te zijn, accuraat omschreven te worden en onderbouwd te zijn met meetgegevens in getallen, percentages of tijd. Omdat de informatie in de prestatie onderbouwing gebruikt wordt om te beoordelen in kader van de gunning van de opdracht dienen de stellingen en de onderbouwing gericht te zijn op de opdracht en niet rechtstreeks te verwijzen naar het verleden. Dat betekent dat een stelling als: wij zijn in staat de doelstellingen te realiseren omdat we dat al tien keer eerder met succes gedaan hebben niet leidt tot een positieve beoordeling. Als de stelling luidt: wij zijn in staat de doelstellingen te realiseren doordat wij de opdracht zo en zo aanpakken en dat leidt tot een klanttevredenheid van 90% Is het wel aanleiding het antwoord positief te beoordelen. In het volgende hoofdstuk is het beoordelingskader voor de prestatie onderbouwing weergegeven. In de bijlagen is een format opgenomen voor het opgeven van prestatie informatie. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. 6.2 risicodossier Het tweede document dat inschrijvers opleveren is een risicodossier, inclusief beheersmaatregelen. In het document beschrijven inschrijvers welke risico`s er voor opdrachtgever verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht. Daarbij is het essentieel dat de risico`s buiten de invloedssfeer van inschrijver liggen. Bij elk risico geeft inschrijver aan waarom het geïdentificeerde risico belangrijk is, hoe het wordt gemitigeerd (weggenomen), hoe het mitigeren van het risico wordt gemeten, waarom de mitigerende maatregel gaat werken en wat inschrijver gaat doen als de mitigerende maatregel niet voldoende blijkt. Risico`s worden in volgorde van prioriteit opgegeven waarbij wordt onderbouwd waarom de prioriteit is zoals die volgens inschrijver is. Risico`s hoeven niet op het bordje van inschrijvers gelegd te worden, maar moeten wel inzichtelijk worden gemaakt. 14

15 In het volgende hoofdstuk is het beoordelingskader voor het risicodossier weergegeven. In de bijlagen is een format opgenomen voor het opgeven van risicodossier. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. 6.3 kansendossier Via het kansendossier kan een inschrijver extra`s aanbieden zonder zich zorgen te maken over de kosten voor die extra`s. Extra`s, vanaf nu te noemen kansen, dienen verband te houden met de opdracht en dienen daadwerkelijk waarde toe te voegen aan het realiseren van de doelstellingen van de opdracht. Daarbij dient onomstotelijk, met gebruik van verifieerbare en cijfermatige argumenten te worden onderbouwd waarom een kans iets toevoegt. Het toekennen van de kansen door dient niet te leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht. Kansen die wel een wezenlijke wijziging met zich meebrengen worden niet beoordeeld. Van een wezenlijke wijziging is sprake als de opdracht zodanig verandert dat andere partijen dan de huidige inschrijvers geïnteresseerd zouden zijn in de opdracht. Voorbeelden van kansen zijn zaken waarmee inschrijver zich kan onderscheiden, beheersmaatregelen die extra geld kosten maar risico`s wegnemen bij, voorstellen die extra bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen, het overnemen van risico`s van, en mogelijkheden die voorbij de verwachting van Onderwijsgroep Tilburg gaan. Per kans dient de impact op de prijs en op de tijd te worden aangegeven. In het volgende hoofdstuk is het beoordelingskader voor het kansendossier weergegeven. In de bijlagen is een format opgenomen voor het opgeven van kansendossier. Er is één pagina A4 beschikbaar voor dit onderdeel. 6.4 interviews Na beoordeling van de schriftelijke delen van de inschrijving (prestatie onderbouwing, risico dossier en kansendossier) worden sleutelfunctionarissen van inschrijver geïnterviewd. Sleutelfunctionarissen zijn de mensen die daadwerkelijk verantwoordelijk worden voor de uitvoering van de opdracht. Dat zijn wat betreft de persoon die namens opdrachtnemer de migratie voorbereidt en uitvoert en de dagelijkse contactpersoon namens Opdrachtnemer. Tijdens het interview wordt nagegaan in hoeverre de sleutelfunctionarissen de opdracht van overzien, de risico`s kunnen identificeren en de inschrijving begrijpen en omarmen. Feitelijk wordt de sleutelfunctionarissen gevraagd de inschrijving toe te lichten en te verduidelijken. Sleutelfunctionarissen worden individueel geïnterviewd. 6.5 prijs voor outhousing en outsourcing Inschrijvers wordt verzocht een prijs per maand op te geven voor plaatsing van de ICT infrastructuur binnen een datacenter, inclusief de kosten voor het dataverkeer. Ook dienen inschrijvers de prijs op te geven voor de te leveren capaciteit die de componenten in bezit van geheel vervangen. Daarbij dienen de onderdelen van de te leveren capaciteit nauwkeurig gespecificeerd te worden zodat tijdens de overgangssituatie nauwkeurig kan worden vastgesteld welke kosten gemoeid zijn met de situatie op enig moment. Op te geven prijzen mogen de opgegeven plafondbedragen niet overschrijden. De geprijsde voorzieningen dienen te voldoen aan de opgegeven doelstellingen en eisen ten aanzien van de opdracht. 15

16 7. Beoordeling De combinatie van schriftelijke inschrijvingen en de verduidelijkende presentatie zullen in combinatie worden beoordeeld. Daarbij worden voor de onderdelen prestatie onderbouwing, risicodossier, kansendossier en interviews maximaal de volgende aantallen punten toegekend: Onderdeel van de inschrijving Maximaal aantal punten Prestatie onderbouwing 20 Risicodossier 15 Kansendossier 15 Interviews (alle interviews inschrijver bij elkaar) 30 Beoordeling van prestatie onderbouwing, risicodossier, kansendossier en interviews vindt plaats in consensus op een schaal met de mogelijke scores De behaalde score wordt vermenigvuldig met de factor die nodig is om een gescoorde 10 om te zetten in het maximaal aantal te behalen punten voor het betreffende onderdeel. In onderstaande tabel wordt de factor waarmee de score voor ieder onderdeel wordt vermenigvuldigd weergegeven. Score voor Vermenigvuldigen met Prestatie onderbouwing 2 Risicodossier 1,5 Kansendossier 1,5 Interviews (alle interviews inschrijver bij elkaar) 3 De prestatieonderbouwing wordt beoordeeld conform het onderstaande beoordelingskader: Score Kenmerken prestatieonderbouwing 0 In de prestatieonderbouwing zijn alleen stellingen opgenomen die eigenschappen van inschrijver en/of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden refereren of de prestatieonderbouwing ontbreekt in de inschrijving. 2 In de prestatieonderbouwing geeft inschrijver aan de aan te besteden opdracht succesvol te kunnen uitvoeren en de doelstellingen van opdrachtgever te kunnen realiseren, waarbij de stellingen van inschrijver accuraat zijn omschreven zijn maar niet verifieerbaar zijn en niet cijfermatig zijn onderbouwd. Daarbij refereren de accuraat omschreven verifieerbare en cijfermatig onderbouwde stellingen niet direct aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden. 4 In de prestatieonderbouwing geeft inschrijver aan de aan te besteden opdracht succesvol te kunnen uitvoeren en de doelstellingen van opdrachtgever te kunnen realiseren, waarbij de stellingen van inschrijver accuraat zijn omschreven en verifieerbaar zijn maar niet cijfermatig zijn onderbouwd. Daarbij refereren de accuraat omschreven verifieerbare en cijfermatig onderbouwde stellingen niet direct aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden. 6 In de prestatieonderbouwing geeft inschrijver aan de aan te besteden opdracht succesvol te kunnen uitvoeren en de doelstellingen van opdrachtgever te kunnen realiseren, waarbij minder dan de helft maar tenminste één van de stellingen van inschrijver verifieerbaar zijn, accuraat zijn omschreven en cijfermatig zijn onderbouwd. Daarbij refereren de accuraat omschreven verifieerbare en cijfermatig onderbouwde stellingen niet direct aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden. 8 In de prestatieonderbouwing geeft inschrijver aan de aan te besteden opdracht succesvol te kunnen uitvoeren en de doelstellingen van opdrachtgever te kunnen realiseren, 16

17 waarbij tenminste de helft van de stellingen van inschrijver verifieerbaar zijn, accuraat zijn omschreven en cijfermatig zijn onderbouwd. Daarbij refereren de accuraat omschreven verifieerbare en cijfermatig onderbouwde stellingen niet direct aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden en zijn in totaal tenminste drie stellingen opgenomen in de prestatieonderbouwing. 10 Uit alle, tenminste drie, accuraat omschreven stellingen in de prestatieonderbouwing van inschrijver blijkt verifieerbaar en cijfermatig onderbouwd dat inschrijver in staat is de aan te besteden opdracht succesvol uit te voeren en de doelstellingen van opdrachtgever te realiseren, zonder dat direct gerefereerd wordt aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden. Het risicodossier wordt aan de hand van het volgende beoordelingskader beoordeeld: Score Kenmerken risicodossier 0 Het risicodossier ontbreekt in de inschrijving. 2 In de prestatieonderbouwing geeft inschrijver aan de aan te besteden opdracht succesvol te kunnen uitvoeren en de doelstellingen van opdrachtgever te kunnen realiseren, waarbij de stellingen van inschrijver accuraat zijn omschreven zijn maar niet verifieerbaar zijn en niet cijfermatig zijn onderbouwd. Daarbij refereren de accuraat omschreven verifieerbare en cijfermatig onderbouwde stellingen niet direct aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden. 4 In de prestatieonderbouwing geeft inschrijver aan de aan te besteden opdracht succesvol te kunnen uitvoeren en de doelstellingen van opdrachtgever te kunnen realiseren, waarbij de stellingen van inschrijver accuraat zijn omschreven en verifieerbaar zijn maar niet cijfermatig zijn onderbouwd. Daarbij refereren de accuraat omschreven verifieerbare en cijfermatig onderbouwde stellingen niet direct aan eigenschappen van inschrijver en / of opdrachten die zijn uitgevoerd in het verleden. 6 Minder dan de helft maar tenminste één van de door inschrijver geïdentificeerde risico`s zijn accuraat omschreven, onderbouwd, relevant voor opdrachtgever, verbonden aan de aan te besteden opdracht en buiten de eigen invloedssfeer van inschrijver liggend, en voorzien van adequate beheersmaatregelen, waarbij is aangegeven hoe het resultaat van de beheersmaatregelen wordt gemeten, waarom de beheersmaatregel(en) gaat werken en wat inschrijver gaat doen als de beheersmaatregel onvoldoende blijkt om het risico weg te nemen. Daarbij zijn tenminste drie risico`s geïdentificeerd. 8 Tenminste de helft van de door inschrijver geïdentificeerde risico`s zijn accuraat omschreven, onderbouwd, relevant voor opdrachtgever, verbonden aan de aan te besteden opdracht en buiten de eigen invloedssfeer van inschrijver liggend, en voorzien van adequate beheersmaatregelen, waarbij is aangegeven hoe het resultaat van de beheersmaatregelen wordt gemeten, waarom de beheersmaatregel(en) gaat werken en wat inschrijver gaat doen als de beheersmaatregel onvoldoende blijkt om het risico weg te nemen. Daarbij zijn tenminste drie risico`s geïdentificeerd. 10 Bij alle, tenminste drie, accuraat omschreven, onderbouwde risico`s voor opdrachtgever die verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht en buiten de eigen invloedssfeer van inschrijver liggen, zijn adequate beheersmaatregelen opgegeven, is aangegeven hoe het resultaat van de beheersmaatregelen wordt gemeten, waarom de beheersmaatregel(en) gaat werken en wat inschrijver gaat doen als de beheersmaatregel onvoldoende blijkt om het risico weg te nemen. Het kansendossier wordt als volgt beoordeeld: 17

18 Score Kenmerken kansendossier 0 Het kansendossier ontbreekt in de inschrijving of inzet van de beschreven kansen leidt tot een wezenlijk gewijzigde opdracht. 2 Inschrijver geeft kansen op die niet relevant zijn voor de aan te besteden opdracht of die geen waarde toevoegen aan het realiseren van de doelstellingen van de opdracht. 4 Inschrijver geeft accuraat omschreven kansen op voor opdrachtgever die verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht en geeft aan hoe de kansen waarde toevoegen aan het realiseren van de doelstellingen van de opdracht, maar toont de waarde van de kansen niet onomstotelijk, verifieerbaar en cijfermatig aan. 6 Bij minder dan de helft maar tenminste één van tenminste drie door inschrijver accuraat omschreven kansen voor opdrachtgever die verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht is aangegeven hoe de kansen waarde toevoegen aan het realiseren van de doelstellingen van de opdracht en is dat onomstotelijk, verifieerbaar en cijfermatig onderbouwd. 8 Bij tenminste de helft van tenminste drie door inschrijver accuraat omschreven kansen voor opdrachtgever die verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht is aangegeven hoe de kansen waarde toevoegen aan het realiseren van de doelstellingen van de opdracht en is dat onomstotelijk, verifieerbaar en cijfermatig onderbouwd. 10 Bij alle, tenminste drie, accuraat omschreven kansen voor opdrachtgever die verbonden zijn aan de aan te besteden opdracht is aangegeven hoe de kansen waarde toevoegen aan het realiseren van de doelstellingen van de opdracht en is dat onomstotelijk, verifieerbaar en cijfermatig onderbouwd. De interviews worden conform onderstaande criteria beoordeeld: Score Kenmerken interviews 0 Eén of meer van de te interviewen sleutelfunctionarissen namens inschrijver komen niet opdagen of geven aan het begin van de opdracht aan de opdracht niet te kennen, niet betrokken te zijn bij het opstellen van de inschrijving of niet degene te zijn die daadwerkelijk bij uitvoering van de opdracht zal worden ingezet. 2 Eén of meer van de geïnterviewde sleutelfunctionarissen van inschrijver geven aan zich niet in de inschrijving te kunnen vinden of overzien de opdracht niet. 4 Eén of meer van de geïnterviewde sleutelfunctionarissen van inschrijver overzien de aan te besteden opdracht niet helemaal of geven aan de geïdentificeerde risico`s en kansen niet te kennen of zich er niet in te kunnen vinden. 6 De geïnterviewde sleutelfunctionarissen van inschrijver overzien de aan te besteden opdracht van begin tot eind, kunnen ieder minder dan de helft van de in hun inschrijving geïdentificeerde risico`s en bijbehorende beheersmaatregelen beschrijven en kunnen voor minder dan de helft van de geïdentificeerde kansen aangeven hoe die waarde toevoegen aan de realisatie van de doelstellingen van de opdracht. 8 De geïnterviewde sleutelfunctionarissen van inschrijver overzien de aan te besteden opdracht van begin tot eind, kunnen ieder tenminste de helft van de in hun inschrijving geïdentificeerde risico`s en bijbehorende beheersmaatregelen beschrijven en kunnen voor tenminste de helft van de geïdentificeerde kansen aangeven hoe die waarde toevoegen aan de realisatie van de doelstellingen van de opdracht. 10 Alle geïnterviewde sleutelfunctionarissen van inschrijver overzien de aan te besteden opdracht van begin tot eind, kunnen de in hun inschrijving geïdentificeerde risico`s en bijbehorende beheersmaatregelen beschrijven en kunnen aangeven hoe geïdentificeerde kansen waarde toevoegen aan de realisatie van de doelstellingen van de opdracht. 18

19 De inschrijver met de laagste totaalprijs voor de outhousing per maand en de huur van capaciteit per maand ontvangt 20 punten voor het subgunningscriterium prijs. De aantallen punten voor overige inschrijvers wordt daarvan afgeleid middels de formule: ((laagste prijs / prijs aanbieder) * 20) (20 ((laagste prijs / prijs aanbieder) * 20)) De verschillen in prijs worden op deze manier verdubbeld in het aantal toe te kennen punten per inschrijver. 19

20 8. Concretiseringsfase Nadat inschrijvingen beoordeeld zijn wordt de als eerste gerangschikte inschrijver aangewezen als preferente inschrijver. Overige inschrijvers worden ook op de hoogte gebracht van de keuze voor de preferente inschrijver. Met de preferente inschrijver wordt de inschrijving geconcretiseerd. Het resultaat van de concretiseringsfase is een geconcretiseerde, verduidelijkte en onderbouwde inschrijving passend binnen de kaders van de uitvraag en de inschrijving. De volgende activiteiten vinden plaats in de concretiseringsfase: - De beoogd opdrachtnemer verduidelijkt het voorstel, wat zit er wel, wat zit er niet in? - De beoogd opdrachtnemer werkt prestatie indicatoren uit en geeft in detail aan wat op welke manier gemeten gaat worden. - De beoogd opdrachtnemer identificeert risico`s en andere issues die kunnen optreden en het plan kunnen verstoren. - de beoogd opdrachtnemer identificeert wat hij allemaal nog niet weet en wat hij gaat doen om de benodigde informatie te verkrijgen. - De beoogd opdrachtnemer stelt een gedetailleerde planning op waarin taken van opdrachtnemer en opdrachtgever staan. - De beoogd opdrachtnemer identificeert wat hij nodig heeft van opdrachtgever en zorgt dat er een plan is om dat te krijgen. - De beoogd opdrachtnemer stelt een format op voor een wekelijks rapport en gaat het gebruiken. - De beoogd opdrachtnemer zorgt ervoor dat de verwachtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer overeenstemmen, zodat beide partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt. 20

21 9. Uitvoeringsfase Tijdens de uitvoeringsfase, concreet tijdens het ontwerp, het testen, het verhuizen en het opstarten van de infrastructuur, levert Opdrachtnemer wekelijks, steeds op donderdag voor uur, een rapportage op waarin over de voorgaande week wordt aangegeven: - welke geïdentificeerde risico`s zich hebben voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom de opgegeven beheersmaatregelen niet gewerkt hebben, wat er is gedaan om het risico alsnog beheersbaar te maken en wat er is gedaan om het risico een volgende keer alsnog te voorkomen; - welke niet geïdentificeerde risico`s hebben zich voorgedaan, waarbij wordt aangegeven waarom het risico niet als zodanig is geïdentificeerd; - welke aanpassingen zijn door opdrachtgever ingegeven. De wekelijkse rapportage helpt de doelstellingen realiseren doordat iedere betrokkene in het project op de hoogte is van risico`s die de realisatie in de weg staan. Het voordoen van risico`s die door Opdrachtnemer geïdentificeerd zijn is voor rekening van opdrachtnemer. Niet voorziene risico`s worden gedragen door Opdrachtgever, evenals aanpassingen van de in de concretiseringsfase vastgelegde scope. 21

22 10. Bijlagen 1. Algemene Inkoopvoorwaarden voor Diensten 2. Concept Overeenkomst 3. Informatiebeveiligingsbeleid 4. Uniforme Eigen Verklaring 5. Format prestatie onderbouwing 6. Format risicodossier 7. Format kansendossier 8. Prijzenblad 9. Overzicht huidige infrastructuur (te outhousen) 10. Overzicht end of life componenten infrastructuur 22