Jaarrapport Ombudsdienst 2013

Transcriptie

1 Jaarrapport Ombudsdienst 2013 K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

2 Inhoudstabel 1 INLEIDING AANTAL MELDINGEN ITEMS MET BETREKKING TOT ALLE MELDINGEN RELATIE AANBRENGER VORM GERICHT AAN DOORLOOPTIJD ITEMS MET BETREKKING TOT KLACHTEN LOKALISATIE PATIËNT VERWACHTING LOKALISATIE KLACHT VOORWERP VAN DE DOSSIERS BEROEPSBEOEFENAAR INHOUD VAN DE KLACHTEN INHOUD MEDISCHE ASPECTEN INHOUD VERPLEEGKUNDIGE ASPECTEN INHOUD PARAMEDISCHE EN SOCIAAL VERPLEEGKUNDIGE ASPECTEN INHOUD ADMINISTRATIEF FINANCIËLE ASPECTEN INHOUD FACILITAIRE EN TECHNISCHE ASPECTEN INHOUD ORGANISATORISCHE ASPECTEN BEREIKTE RESULTAAT CLASSIFICATIE AANBEVELINGEN BESLUIT K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

3 1 Inleiding Sinds 2008 dient de ombudsdienst zijn jaarverslag elektronisch over te maken aan het Ministerie van Volksgezondheid (Federale Commissie Rechten van de Patiënt) dat beantwoordt aan een aantal wettelijke bepalingen. Naast deze wettelijk, geautomatiseerde versie volgt hierbij de dertiende meer geïndividualiseerde versie voor ZMK. Vanaf 2013 worden de klachten geregistreerd op een nieuwe manier, via infoland. Dit maakt dat er dit jaar geen vergelijking met voorgaande jaren gemaakt kan worden; vanaf volgend jaar zal dit echter wel weer mogelijk zijn. De vragen naar informatie, een afschrift of inzage van het medisch dossier en proactieve meldingen waar geen klacht werd geuit zijn niet in alle rubrieken opgenomen. Ook werd de ombudsdienst in kwartaal 3 en 4 waargenomen door een andere medewerker, wat een mogelijke verschuiving van een aantal cijfers met zich mee kan brengen. Voor het afgelopen jaar willen we opnieuw de patiënt, zijn familie, het bestuur, de directie, de artsen, verpleegkundigen, paramedici, administratieve en andere ziekenhuismedewerkers in ZMK uitdrukkelijk danken voor het vertrouwen en de medewerking om samen klachten van patiënten op een constructieve manier op te lossen. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

4 2 Aantal meldingen Tabel 1: Overzicht aantal meldingen per jaar in absolute getallen en meldingsratio Aantal meldingen Meldingsratio (# meldingen t.o.v. activiteit opnames en dagopnames) /16650 patiënten % 189/16388 patiënten % 150/15763 patiënten % 137/14913 patiënten % 148/14964 patiënten 0.01 % 136/14242 * patiënten % 110/13162 patiënten % 101/11902 patiënten % 119/11774 patiënten 0.01 % * aanpassing op basis van correctie activiteitsgegevens 2008 In 2013 werden in totaal 158 meldingen behandeld. Dit is een daling ten opzichte van 2012 maar ligt in lijn met voorgaande jaren. De registratie van de meldingen geeft aan of het over een klachtmelding, het opvragen van een patiëntendossier, een vraag naar informatie of over een proactieve melding (nieuw toegevoegd vanaf 2013) gaat. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

5 Het totaal aantal meldingen is gedaald met 31 in vergelijking met Het aantal klachten is gedaald van 142 in 2012 naar 98 in Het aantal vragen is gestegen van 20 in 2012 naar 38 in De interpretatie of beoordeling van een melding door de ombudsdienst bepaalt in welke categorie deze valt. Hier schuilt steeds een graad van subjectiviteit in. In kwartaal 3 en werd de ombudsdienst door een andere medewerker waargenomen wat een mogelijke verklaring kan zijn voor deze verschuiving van klachten naar vragen. Er werd 11 keer een patiëntendossier opgevraagd via de ombudsdienst. Er werden 11 proactieve meldingen gemaakt. De meldingsratio - het aantal meldingen ten opzichte van de activiteit van de opnames en de dagopnames - is gedaald van % in 2012 naar % in 2013 (idem als in 2011). K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

6 3 Items met betrekking tot alle meldingen Bij deze items zijn zowel de klachten, de vragen naar informatie, de afschriften of inzagen van het medisch dossier en de proactieve meldingen opgenomen. 3.1 Relatie aanbrenger Een klacht of een vraag kan worden geformuleerd door de patiënt zelf, maar ook door familieleden, de huisarts, de mutualiteit, etc. Voor elk dossier werd één keuze bepaald, ook als de klacht door meerdere personen werd aangebracht. De patiënt heeft in 71 dossiers zelf de melding gedaan en in 83 gevallen gebeurde de melding door een andere betrokkene. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

7 Indien een andere betrokkene een melding formuleerde, ging het meestal over de partner of een familielid. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

8 3.2 Vorm Dit item geeft aan hoe de klacht wordt geformuleerd. Verschillende vormen kunnen tegelijk voorkomen: een klacht kan worden meegedeeld in een persoonlijk onderhoud en in een brief, die al dan niet aangetekend wordt verzonden of misschien persoonlijk wordt afgegeven. De patiënt of zijn vertegenwoordiger meldde meestal telefonisch een klacht, gevolgd door e- mails of brieven en persoonlijke gesprekken. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

9 3.3 Gericht aan Hier wordt geregistreerd welke instantie of dienst in het ziekenhuis werd aangesproken om een vraag of klacht te formuleren. Het is mogelijk dat de patiënt of de aanbrenger van de klacht via verschillende kanalen zijn klacht formuleerde. De meeste meldingen worden rechtstreeks aan de ombudsdienst gemeld, hoewel er toch ook een beperkt aantal klachten en vragen over patiëntendossiers zijn die via een andere weg tot bij de ombudsdienst geraken. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

10 3.4 Doorlooptijd De doorlooptijd voor de behandeling van een klacht of vraag of het opvragen van een patiëntendossier is het verschil tussen datum van afhandeling en datum van registratie. Kort op de bal spelen is belangrijk in de klachtafhandeling: hoe sneller het ongenoegen bij de patiënt wordt aangepakt, hoe minder kans er is dat de klacht escaleert en verzuurt. De meerderheid van de klachten wordt binnen de termijn van tien dagen afgehandeld. Voor een aantal klachten waren meerdere overlegmomenten nodig. Het betreft hier vaak medische klachten en het opvragen van patiëntendossiers. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

11 4 Items met betrekking tot klachten Deze items handelen enkel over de klachten. De vragen naar informatie, de afschriften of inzagen van het medisch dossier en de proactieve meldingen zijn hier niet opgenomen. 4.1 Lokalisatie patiënt Dit item werd geregistreerd om inzicht te verwerven over de lokalisatie van de patiënt, die zelf of via een belanghebbende aanbrenger een klacht formuleerde. Poliklinisch: een ambulante patiënt zonder nachtverblijf en zonder daghospitalisatie. Hospitalisatie: een patiënt die een nachtverblijf en dus verpleegdagen realiseert. Daghospitalisatie: een patiënt die meestal op een dagkliniek verblijft gedurende enkele uren, zonder nachtverblijf. Spoed: een patiënt die op de spoedafdeling verblijft K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

12 Tabel 2: Lokalisatie patiënt in absolute getallen en klachtenratio uitgesplitst voor gehospitaliseerde patiënten, poliklinische patiënten, daghospitalisatie en spoed. Gehospitaliseerde patiënten Poliklinische patiënten Daghospitalisatie Spoed Aantal meldingen Klachtenratio 39/7410 patiënten % / 12/9240 patiënten % 29/14069 patiënten % De klachtenratio is het hoogst voor gehospitaliseerde patiënten. 4.2 Verwachting Hier wordt geregistreerd wat de klager wil bereiken met de formulering van de klacht. Deze verwachting is belangrijk voor de verdere opvolging en de eventueel te nemen acties. Net zoals vorig jaar wil de patiënt vaak een duidelijk signaal geven. Volgens hem moet de directie op de hoogte zijn van hetgeen er mogelijks fout is gegaan in het ziekenhuis en wat hem overkomen is. Men wil verhinderen dat deze klachten opnieuw zouden voorkomen. Uit deze klachten kan het ziekenhuis leren om zo een verbeteringsproces op te starten. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

13 Vaak heeft de patiënt nood aan een luisterend oor en wil hij zijn verhaal kwijt. Dikwijls moet er verdere informatie worden verstrekt om het ongenoegen bij de patiënt of de klager te kunnen wegnemen. Ook verwacht de klager regelmatig een concrete oplossing voor een probleem dat zich stelt. Het gaat meestal om gehospitaliseerde patiënten die zo snel mogelijk een oplossing verwachten. Ook wenst de patiënt soms een financieel akkoord, gaande van een correctie van de factuur tot een schadeclaim. Vijf keer heeft er een bemiddelingsgesprek plaatsgevonden. 4.3 Lokalisatie klacht Hier wordt de dienst, discipline of lokalisatie waartegen de klacht gericht is geregistreerd. Het is niet altijd mogelijk om 1 item per klacht te registreren, omdat er soms klachten geformuleerd worden die zich op meerdere lokalisaties situeren, bv. een klacht over de verpleegkundige behandeling en de factuur in één dossier. De meeste klachten worden geuit tegenover de medische diensten, gevolgd door de verpleegafdelingen. Zowel het aantal medische als verpleegkundige klachten is gedaald in vergelijking met 2012 en K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

14 4.4 Voorwerp van de dossiers De klachtendossiers hebben vaak betrekking op de patiëntenrechten. De klachtendossiers waar de individuele relatie tussen de patiënt en de beroepsbeoefenaar centraal staat, krijgt een aanduiding met het geschonden recht. Opvallend veel klachten hebben rechtstreeks betrekking op de individuele relatie tussen patiënt en zorgverlener. Deze klachten worden geuit met als argument een gebrek aan kwaliteitsvolle dienstverstrekking. Vijftien keer ging het over het recht om geïnformeerd te worden over zijn gezondheidstoestand. Vier klachten handelde over geïnformeerde toestemming : elke patiënt heeft voor iedere tussenkomst die de beroepsbeoefenaar doet recht op toelichting, voorafgaande en vrije toestemming (informed consent). Vijf klachten gingen over het recht op pijnbestrijding. Het recht op het bijhouden, inzage en afschrift van een patiëntendossier wordt sinds 2013 enkel nog aangeduid indien er hieromtrent een klacht was, niet als het louter gaat om het opvragen van het dossier. Dit op advies van het VVOVAZ (Vlaamse Vereniging Ombudsfunctie Van Alle Zorgvoorzieningen). K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

15 4.5 Beroepsbeoefenaar Als een klacht duidelijk tegen één of meerdere beroepsbeoefenaars geuit wordt, wordt ook de betrokken beroepsbeoefenaar geregistreerd. De meeste klachten werden geuit tegenover artsen, gevolgd door verpleegkundigen. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

16 4.6 Inhoud van de klachten Om de analyse van klachten te vergemakkelijken wordt voor de registratie het zorgproces ingedeeld in zeven aspecten. Binnen deze aspecten wordt het zorgproces nog eens onderverdeeld in gestandaardiseerde activiteiten, die bij de meeste zorgaspecten gemeenschappelijk voorkomen. Deze manier van registreren maakt het mogelijk om structurele problemen eerder en gemakkelijker te herkennen. Nogmaals, de registratie gebeurt vanuit het oogpunt van de ervaring van de (klagende) patiënt. Afhankelijk van de klacht werden er soms meerdere aspecten per klachtrecord aangekruist. De meeste klachten werden geuit omwille van medische en verpleegkundige aspecten. Zowel het aantal klachten met medische, verpleegkundige, administratieve en organisatorische aspecten is gedaald in vergelijking met Het is echter niet zinvol om de absolute aantallen te vergelijken aangezien hier tijdens de vorige jaren ook afschriften of inzagen van medische dossiers en vragen naar informatie werden geregistreerd. Hoe dan ook is er een dalende trend over heel de lijn waarneembaar in vergelijk met K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

17 4.6.1 Inhoud medische aspecten Bij een analyse van de klachten stellen we vast dat bij de artsen de meeste problemen worden gemeld betreffende de kwaliteit van de behandeling (inhoud, kostprijs, diagnose, risico s, ). Regelmatig was men niet tevreden over de gekregen aandacht en de communicatiestijl van de arts. Ook het verstrekken van informatie over de diagnose of de kostprijs kwamen aan bod. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

18 4.6.2 Inhoud verpleegkundige aspecten De klachten met verpleegkundige aspecten gaan voornamelijk over een gebrek aan persoonlijke aandacht, de stijl van communiceren, de kwaliteit van de verzorging en infoverstrekking. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

19 4.6.3 Inhoud paramedische en sociaal verpleegkundige aspecten Inhoud administratief financiële aspecten Hier worden enkel klachten geregistreerd waarbij een administratief financiële dienst een rol in speelt. Een correctie van de factuur voor enkel medische redenen wordt hier niet geregistreerd, dit op advies van het VVOVAZ (Vlaamse Vereniging Ombudsfunctie Van Alle Zorgvoorzieningen). K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

20 4.6.5 Inhoud facilitaire en technische aspecten Inhoud organisatorische aspecten Opvallend is de toename van het aantal klachten betreffende wachttijden. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

21 4.7 Bereikte resultaat In de praktijk is het resultaat soms moeilijk te kwalificeren en kunnen de standpunten hierover verschillen. De patiënt kan bijvoorbeeld niet tevreden zijn over het bekomen resultaat na de afhandeling van zijn klacht, terwijl de ombudspersoon het resultaat als behoorlijk kan beoordelen. In onderstaande grafiek wordt het bereikte resultaat weergegeven zoals gepercipieerd door de ombudsdienst. Het resultaat van de tussenkomst werd per individueel dossier ondergebracht in de volgende categorieën: Onbekend: het resultaat is onbekend. R+I+: de klagende patiënt of belanghebbende heeft uitdrukkelijk zijn tevredenheid geuit over het resultaat van de klachtafhandeling en over de tussenkomst(en) van de ombudsdienst. R0I0: de klager heeft géén mening geuit over het resultaat van de klachtafhandeling, noch over de tussenkomst(en) van de ombudsdienst. R-I+: de klager uit zijn onvrede over het bereikte resultaat, maar is tevreden over de tussenkomst(en) van de ombudsdienst. R-I-: de klager uit zijn ontevredenheid over het bereikte resultaat en over de tussenkomst(en) van de ombudsdienst. Bij de meerderheid van de klachten geeft de klager aan tevreden te zijn over de afhandeling van de klacht en het bereikte resultaat. Het resultaat werd 22 keer als onbekend beoordeeld: dit betreft voornamelijk schriftelijke klachten waarvan niet altijd geweten is of de indiener van de klacht tevreden is met het resultaat. Twee maal was de klager niet tevreden over de tussenkomst van de ombudsdienst. In beide gevallen oordeelt de ombudsdienst correct te zijn opgetreden. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

22 4.8 Classificatie Op het einde van de klachtafhandeling dient de ombudspersoon een beoordeling te maken over de gegrondheid van de klacht. Deze beoordeling doet géén enkele uitspraak over de kwaliteit van de hulpverlening waarover geklaagd wordt en ook niet over het feit of de behandeling/verzorging/service volgens de regels der kunsten is verlopen. Er komt alleen naar voor hoe de patiënt de ziekenhuiswerking heeft ervaren. Dit item wordt oplossingsgericht geregistreerd en blijft altijd een min of meer subjectief oordeel. Voor de individuele patiënt is iedere uiting van zijn/haar ongenoegen over het zorgproces altijd gegrond en dient iedere klacht serieus te worden genomen. Gegrond: als na onderzoek en afhandeling het ongenoegen van de patiënt voldoende gegrond is. Ongegrond: als onderzoek en afhandeling toonde dat de klager geen reden had om ontevreden te zijn en er geen acties of maatregelen moesten genomen worden. Deels gegrond: als na onderzoek en afhandeling blijkt dat er bepaalde delen van de klacht gegrond waren. Onduidelijk: als na afhandeling geen duidelijke beoordeling kan worden gegeven. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

23 Dikwijls is het niet evident voor de ombudsdienst om in te schatten of een klacht al dan niet gegrond is. Vaak is het een kwestie van woord tegen wederwoord, waarbij de ombudsdienst geen standpunt kan innemen. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

24 5 Aanbevelingen Artsen Status en/of actiepunten Geen slecht nieuws gesprekken voeren in bijzijn van andere patiënten. Preoperatieve raadpleging anesthesie. Dagelijks toeren anesthesie. Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Patiëntendossier tijdig aan patiënt bezorgen (wettelijke termijn is 15 dagen). Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Artsen dienen patiënten te zien om een raadpleging te kunnen factureren. Duidelijke briefing en communicatie naar collega-arts indien operatie wordt overgenomen. Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Identificatiecontrole van patiënt alvorens voorschrift voor thuisverpleging mee te geven. Bij een medische handeling aandacht bij de patiënt houden. Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Patiënt informeren over inschatting van de kostprijs operatie. Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Aandacht schenken aan communicatiestijl naar verpleging en patiënten toe. Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Aandacht schenken aan communicatiestijl en een verzorgd voorkomen, ook tijdens Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. wachtdiensten s nachts. Voldoende aandacht schenken aan patiënten tijdens de anamnese. Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Resultaat van het onderzoek (bv. beeldmateriaal van echo) bewaren in het Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. patiëntendossier. Bij ontslag van patiënt duidelijk communiceren, ook naar familie, indien er geen voorschriften voor medicatie kunnen meegegeven worden. Spoed Status Patiënten die van ander ZH komen op zelfde manier behandelen als patiënten die Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. rechtstreeks komen (artsen en verpleging). Wachttijden proberen te beperken (artsen). Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Ook bij drukte resultaten van onderzoek meedelen aan patiënt (artsen). Algemene terugkoppeling door hoofdgeneesheer. Opname op de afdeling pediatrie is mogelijk voor kinderen tot de dag van de 15 de verjaardag (verpleging). Indien patiënt naar spoed belt om te vragen of hij kan langskomen, eerst nagaan als het om een urgentie gaat, zo niet doorverwijzen naar huisarts of specialist (verpleging). Verpleging Status Aandacht voor communicatiestijl en vriendelijkheid. Blijvend aandachtspunt. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

25 Wachttijden proberen te beperken bij vraag naar bedpan. Familieleden goed inlichten indien er een voorval/incident op afdeling heeft plaatsgevonden. Indien patiënt wegens omstandigheden niet in eigen kamer kan overnachten en verder geen bedden vrij zijn: bed binnenrijden in ander lokaal, patiënt niet in zetel laten zitten in klein lokaal. Basisverzorging altijd strikt toepassen en tijdig aspireren. Voldoende contactgegevens van familie bevragen tijdens de anamnese en noteren in het verpleegdossier. Basisverzorging strikt toepassen; gebruik thuismedicatie opvolgen en noteren in verpleegdossier. Labo Dubbele controle bij verdunning staal. Alle afdelingen verwittigen indien toestel in onderhoud is. Onthaal Patiënten die op dagziekenhuis opgenomen worden voor spoelen PAC inschrijven onder behandelende arts. Arts op de hoogte brengen van aanwezigheid patiënt indien afspraak niet in afsprakenbeheer staat. Indien patiënt telefonisch concrete uur van afspraak wil navragen, maar juiste naam van arts niet meer weet, geboortedatum en naam bevragen om afspraak in pc op te zoeken. Aandacht schenken aan communicatiestijl. Onderhoud Organisatie van onderhoud van de ramen voor of na operaties plannen. Technische dienst Regelmatig telling controleren van in- en uitrijden van auto s op bezoekersparking Msk. Directie Psychiatrische bedden voor ZMK. Opvolging problemen extern patiëntenvervoer. Meer bezoekersparking op campus Msk. Kiss & ride zone voorzien aan de parking van het nieuwe ziekenhuis. Teruggekoppeld: labo procedure werd aangepast. Status Status Gekende problematiek. De algemeen directeur volgt dit nauwgezet op. Gekende problematiek. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK

26 6 Besluit Patiënten wensen zoveel mogelijk betrokken te worden bij het zorgproces. Men gebruikt daarbij in toenemende mate de rechten die de wetgever hen heeft toegekend. Patiënten verwachten dan ook een gedocumenteerd antwoord op een klacht. Men wil terugkoppeling over de genomen corrigerende maatregelen in het ziekenhuis: wat is de oorzaak, wat kan er worden verholpen, kan er structureel iets worden verbeterd. Een professionele aanpak van klachten bewijst dat klachten signalen kunnen zijn voor de organisatie om te leren, te verbeteren en te anticiperen op de toekomst. De doelstelling van klachtenbehandeling is om samen met de patiënten en beroepsbeoefenaars van klachten kansen te maken om te leren en te verbeteren. Samenvattend voor 2013 kunnen we stellen dat: in totaal 158 meldingen behandeld werden, wat een daling is ten opzichte van vorig jaar maar in lijn ligt met voorgaande jaren. de meeste klachten geuit werden tegenover artsen, gevolgd door verpleegkundigen. de meeste klachten die rechtstreeks betrekking hebben op de individuele relatie tussen patiënt en zorgverlener geuit worden omwille van gebrek aan de kwaliteitsvolle dienstverstrekking. Er werden ook een groot aantal klachten geregistreerd die niet onder de patiëntenrechtenwet vallen. de communicatiestijl en bejegening een belangrijk aandachtspunt blijven. de klager bij de meerderheid van de klachten tevreden is over de afhandeling van de klacht en het bereikte resultaat. de meerderheid van de klachten binnen een termijn van tien dagen wordt afgehandeld. Bij het afhandelen van de klachten kan de ombudsdienst rekenen op een goede samenwerking met de betrokken artsen, zorg - en dienstverleners. K. Moors Jaarrapport Ombudsdienst ZMK