PRODUCT PASPOORT HYARCHIS DOCUMENT COMPOSITION

Transcriptie

1 PRODUCT PASPOORT HYARCHIS DOCUMENT COMPOSITION

2 Hyarchis is uw partner voor: Digital Business Online Collaboration Customer Communication Document Composition Wie is Hyarchis? Hyarchis is een Nederlandse producent en leverancier van document management en document composition software. Hyarchis digitaliseert en structureert documentstromen, optimaliseert bedrijfsprocessen en biedt een online samenwerkingsomgeving voor bedrijven en hun relaties. Hyarchis gelooft in gezamenlijk succes. Samen investeren in relaties is de sleutel tot goede softwareimplementaties. Hyarchis staat dicht bij de klant en neemt altijd de verantwoordelijkheid, waar en wanneer dan ook. Partnership in het kwadraat, dat is de kracht van Hyarchis. Wat houdt dit product paspoort in? Dit document beschrijft de belangrijkste functionele en technische kenmerken van Hyarchis Document Composition (HDC). Na het lezen van dit document heeft u een eerste beeld van wat de tool kan, of het in uw IT-landschap past en of het aan de geformuleerde business wensen kan voldoen. Er zijn veel document composition software tools op de markt. Zoals u zelf verder kunt lezen is HDC gebruiksvriendelijk, het voldoet aan de technische en functionele requirements, wordt door een Nederlands softwarebedrijf ontwikkeld en verkocht tegen een aantrekkelijke prijs. Meer dan fysieke documenten per uur is voor HDC geen enkel probleem. Benny van den Heuvel, Senior Consultant en Product Manager Hyarchis Document Composition. Document Management Na het lezen van dit paspoort geïnteresseerd in een kennismaking? Neem dan contact op met Benny van den Heuvel. Case Management Management 2 - Hyarchis is uw partner voor... Wie is Hyarchis? - 3

3 Wat is HDC? Met HDC wordt efficiëntie, effectiviteit en compliance bereikt in de uitgaande communicatie met uw klant, cliënt, burger of zakenpartner. Tijdens of na afloop van een relevant bedrijfsproces geeft het systeem waarin u werkt HDC een seintje en wordt automatisch het juiste en actuele document gegenereerd. De vooraf vastgelegde huisstijl wordt automatisch geïntegreerd met de inhoud. Hiermee wordt het verwerken van offerte aanvragen, afhandelen van klachten, vervaardigen van complexe polissen, het opstellen van juridische adviezen en schadeafhandeling in hoge mate geautomatiseerd. Functionele specificaties Multitierarchitectuur De structuur van de software bestaat uit meerdere lagen. Hierdoor is de software gemakkelijk schaalbaar. Met multi-channel output wordt het document op de gewenste wijze verstuurd, gepubliceerd (bijvoorbeeld in een klantportaal) of gearchiveerd (bijvoorbeeld in het Hyarchis Document Management Systeem). Documenten kunnen individueel worden geproduceerd, on demand, of in hoog volume voor al uw relaties in één keer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan batchverwerking van prolongatie nota s, jaarafrekeningen of rekeningoverzichten. Door de gebruiksvriendelijkheid van de designomgeving, kunnen alle medewerkers van uw business- of marketingafdeling de templates en tekstblokken efficiënt produceren en onderhouden. Flexibele plug-in architectuur Er zijn diverse plug-ins beschikbaar om externe gegevensbronnen te ontsluiten voor data-integratie. Efficiënt : geautomatiseerd proces en on demand verwerking Effectief : persoonlijk afgestemde inhoud Compliant : conform de huidige wet- en regelgeving XML PDF Allround documentoplossingen Elk type document kan worden geproduceerd. Flexibele documentproductie Documenten kunnen zowel on demand als in batch worden geproduceerd. Een voorbeeld van een partij die HDC succesvol heeft ingezet, is wehkamp. De zustermaatschappij van wehkamp, Lacent, verzorgt het ontwikkelen en beheren van de financiële producten van wehkamp. Helga Beltman, communicatiespecialist bij Lacent: HDC werkt heel intuïtief, mede omdat de interface gebaseerd is op Microsoft Office Word. Dat bespaart mij ontzettend veel tijd. Waar ik met het vorige systeem soms een halve dag kwijt was aan het aanpassen van een brief, doe ik dit met HDC in een klein half uurtje. Daarnaast genieten onze klanten nu van een moderne en overzichtelijke lay-out, van zowel de rekenoverzichten als de facturen. Korte doorlooptijd implementatie HDC Door het gebruik van dynamische tekstblokken kunnen documenten snel worden aangemaakt of gewijzigd. maakt deel uit van het ECM productportfolio en heeft een eigen product manager binnen Hyarchis. Samen met het development team werken wij continu aan vernieuwing en verbetering: 1. Performance verbetering Veel klanten hebben steeds uitdagendere volumes en snelheden waarmee documenten moeten worden geproduceerd en gepubliceerd. Hyarchis werkt continu aan de performance van HDC. 2. Veiligheid Hyarchis is volledig ingericht op het WCF framework (Windows Communication Foundation). Hiermee verzekert Hyarchis haar klant zekerheid en veiligheid op gebied van dataverkeer en communicatie via internet. Template management De medewerkers bepalen wie, wanneer en wat er wordt aanpast aan de templates. Multi Label Bedien meerdere merken en labels met één document composition-tool. Eenvoudige inrichting van een nieuw merk of label huisstijl. 3. Webbased configuratie Plaats- en platformonafhankelijk werken wordt steeds belangrijker. Met webbased applicaties zorgt Hyarchis ervoor dat u op uw tablet, smartphone, computer en alle andere web devices toegang heeft tot de beheeromgeving van. Een groot voordeel van webbased applicaties, is dat updates eenvoudig kunnen worden doorgevoerd. Zodra er een nieuwe versie op de server is gezet, heeft iedereen met een webbrowser en een inlogaccount direct toegang. Eenvoudig beheren Kennis van Microsoft Office Word is voldoende om de documenten te onderhouden. Bij de andere document composition-tools is vaak een speciale programmeertaal of kennis van de software nodig om een template te maken. Bij Hyarchis Document Composition is dit niet het geval. Met enkel kennis van Word is uw organisatie in staat om 95 procent van de brieven te onderhouden. 4 - Wat is HDC? Functionele specificaties - 5

4 Technische specificaties (hardware) Hyarchis ondersteunt Microsoft SQL database server: 2008(/R2)/2012/2014/2016 (alle Service Packs worden ondersteund) Microsoft Server en SQL Server clustering en failover technologies Minimale HDC client (het HDC Dashboard) requirements Pentium 4 processor (of hoger) 1GB memory 100 Mbit network Minimale Microsoft SQL-server requirements Installatie op dezelfde server als de HDC applicaties Dual Core processor 4 GB memory 10 GB free disk space 100 Mbit network Minimale HDC applicatieserver requirements Dual Core processor 4 GB memory 1 GB free disk space 100 Mbit network Technische specificaties (software) HDC applicatie server Microsoft Windows 2008(/R2), 2012(/R2), 2014 of 2016 Microsoft.Net Framework met patches (of later) Microsoft Internet Information Server (voor HTML WebClient, Silverlight Client en WebService) IIS7, IIS8 of IIS10 met IIS 6 compatibility pack SSL is ondersteund voor website en web service HDC database server Microsoft Windows 2008(/R2), 2012(/R2), 2014 of 2016 Database system Microsoft SQL Server 2008(/R2) alle Service Packs Microsoft SQL Server 2012 alle Service Packs Microsoft SQL Server 2014 alle Service Packs Microsoft SQL Server 2016 alle Service Packs HDC clients Microsoft Windows 7, Windows 8 of Windows 10 Microsoft Office 2010, 2013 of 2016 Microsoft.Net Framework met patches (of later) Hyarchis HDC clients werken binnen een Citrix infrastructuur Hyarchis HDC client software werkt op zowel 32 als 64 bits Windows-systemen Hyarchis HDC Servers, databases en clients werken binnen een VMWare infrastructuur. HDC bestaat uit drie services die samen of in verschillende combinaties op één of meerdere servers kunnen worden geïnstalleerd, afhankelijk van de benodigde beschikbaarheid en performance. Productspecificaties Multichannel output (web, , print, social media) Standaard integratie met Hyarchis Document Management en het Digital Business Platform Naadloze integratie in uw proces d.m.v. webservices, XML of database koppelingen Versiebeheer op zowel documenttemplates als afzonderlijke documentdelen Volledig server sideapplicatie Centrale opslag van data en instellingen Toegang mogelijk op applicatie- en documentniveau Snelle realisatie maatwerk door flexibele opzet Beschikking over onze support 6 - Technische specificaties (hardware) Technische specificaties (software) - 7

5 Koppelingen met andere systemen Hoe ziet het proces eruit na de aanschaf? Stap 1: Inventarisatie Allereerst worden de huidige en toekomstige behoeftes op het gebied van klantcommunicatie geïnventariseerd. Dit proces wordt doorlopen met alle projectbetrokkenen, zowel interne als externe partijen (bijvoorbeeld een leverancier). Stap 2: Voorbereiden van de organisatie Daarna is het belangrijk om de organisatie voor te bereiden op de verandering. Projecten verlopen succesvoller wanneer niet alleen processen worden aangepast, maar de business die ermee gaat werken hierin wordt meegenomen. Hyarchis neemt uw organisatie mee in dit proces door gezamenlijk de documenten te analyseren, te wijzen op eventuele moeilijkheden en te adviseren over de (nieuwe) opbouw. We laten de werknemers zien hoe zij het systeem zo optimaal mogelijk kunnen gebruiken. Stap 3: Bepalen van integratiemogelijkheden Er wordt vastgelegd met welke systemen HDC moet worden gekoppeld. Welke plek gaat HDC innemen en welke taken worden door andere systemen opgevangen? Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken naar waar de documenten worden opgeslagen (bijvoorbeeld in Hyarchis Document Management). Migraties vanuit andere Document Composition systemen De migratie van bestaande templates en tekstblokken vanuit andere document composition systemen hoeft geen barrière te vormen. Hyarchis heeft ruime ervaring met migratieprojecten en beschikt over een team dat uw templates en tekstblokken kan omzetten naar HDC. Op basis van het aantal templates en specifieke instructies biedt Hyarchis hiervoor scherpe project-tarieven. Stap 4: Het projectplan Het plan voor het gedefinieerde project wordt opgesteld op basis van de resultaten uit stap een tot en met drie. Dit gebeurt in nauw overleg met u. Gebaseerd op de wensen van de organisatie en de impact van het integreren van de huidige systemen wordt een tijdlijn gekoppeld aan het projectplan. Stap 5: Start van het project In nauwe samenwerking tussen uw projectmedewerkers en Hyarchis consultants wordt het gezamenlijk opgestelde projectplan uitgevoerd. 8 - Koppeling met andere systemen Hoe ziet het proces eruit na de aanschaf? - 9

6 De aanschaf Voor de aanschaf van HDC zijn verschillende prijsmodellen beschikbaar: Het afnemen van een HDC-licentie op basis van het documentvolume. De aanschaf van een HDC-licentie door een eenmalige investering. Hierbij sluit u een jaarlijks onderhoudscontract af voor de software updates, nieuwe versies en support. Het afnemen van een maandelijkse of jaarlijkse licentie. Hier zijn de onderhoudskosten bij inbegrepen. Mocht u voor uw organisatie specifieke wensen hebben ten aanzien van het prijsmodel, zijn deze bespreekbaar en af te stemmen. Bij aanschaf van HDC wordt altijd een implementatieproject aangeboden. Om HDC te installeren, integreren en initieel te configureren worden Hyarchis consultants ingezet. Consultancy inzet wordt op basis van time and material aangeboden (basis is een dagtarief). Onderdeel van het project is de training van de applicatiebeheerder en de documentbeheerders. Na deze compacte training en instructie zijn de mensen in uw organisatie in staat HDC zelf te beheren. Nadien zijn consultants incidenteel en op aanvraag bij klanten aan het werk om bijvoorbeeld een nieuwe databron te koppelen aan HDC. Er is dus geen continue inzet van externe consultants nodig. De licentie voor Microsoft SQL Server is geen onderdeel van de Hyarchis licentie. De SQL-licentie en SQL Client Access licenties moeten afzonderlijk worden aangekocht. Bent u klaar voor een nadere verkenningstocht? Zet dan vandaag nog uw stempel in dit product paspoort voor een afspraak met Hyarchis. 01 OCT 2017 Contact us! Contact opnemen met Hyarchis? Daalakkersweg JA Eindhoven info@hyarchis.com Luuk Mulder, projectleider Wehkamp: In onze nieuwe leverancier zochten we voornamelijk een echte partner. Uiteraard een specialist, maar ook een organisatie die buiten het vakgebied meedenkt en net zo pragmatisch ingesteld is als wij. Die partner hebben we gevonden in Hyarchis. Zij leveren een overzichtelijk, eenvoudig te implementeren en robuust product dat makkelijk schaalbaar is. Ik ben zeer tevreden over de samenwerking. De service is uitmuntend en de implementatie verliep vlekkeloos en volgens plan. Copyright Hyarchis, Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document is met zorg samengesteld. Toch kan Hyarchis geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in dit document De aanschaf Contact opnemen met Hyarchis? - 11