PRODUCT PASPOORT HYARCHIS DOCUMENT MANAGEMENT

Transcriptie

1 PRODUCT PASPOORT HYARCHIS DOCUMENT MANAGEMENT

2 Hyarchis is uw partner voor: Digital Business Online Collaboration Customer Communication Document Composition Wie is Hyarchis? Hyarchis is een Nederlandse producent en leverancier van document management en document composition software. Hyarchis digitaliseert en structureert documentstromen, optimaliseert bedrijfsprocessen en biedt een online samenwerkingsomgeving voor bedrijven en hun relaties. Hyarchis gelooft in gezamenlijk succes. Samen investeren in relaties is de sleutel tot goede softwareimplementaties. Hyarchis staat dicht bij de klant en neemt altijd de verantwoordelijkheid, waar en wanneer dan ook. Partnership in het kwadraat, dat is de kracht van Hyarchis. Wat houdt dit Product Paspoort in? Dit document beschrijft de belangrijkste functionele en technische kenmerken van Hyarchis Document Management (HDM). Na het lezen van dit document heeft u een eerste beeld van wat deze software kan, hoe het in uw IT-landschap past en hoe het aan de geformuleerde business wensen kan voldoen. Er zijn veel document management software-oplossingen op de markt. Zoals u zelf verder kunt lezen is HDM gebruiksvriendelijk, wordt het door een Nederlands softwarebedrijf ontwikkeld en verkocht tegen een aantrekkelijke prijs. Voor het digitaliseren van een organisatie is een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk document management systeem onmisbaar. Erwin van den Broek, Manager Operations & Products bij Hyarchis. Document Management Na het lezen van dit paspoort geïnteresseerd in een kennismaking? Neem dan contact op met Erwin van den Broek. Case Management Management 2 - Hyarchis is uw partner voor... Wie is Hyarchis? - 3

3 Wat is HDM? Met HDM beschikt u over een gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en efficiënt beheer van digitale documenten en dossiers binnen uw bedrijfsprocessen. Van spreadsheets tot en met audio- en videobestanden: alle documenten worden automatisch opgeslagen in het juiste formaat binnen een beheersbaar archief. Op kantoor, onderweg of bij de klant, de documenten staan altijd tot uw beschikking via een gebruiksvriendelijke desktop- of ipad-applicatie en via de browser. Hierdoor heeft u de documenten altijd en overal bij de hand. Het document management systeem van Hyarchis werkt met autorisatierechten. Alleen medewerkers met geautoriseerde toegang, kunnen de documenten inzien. Hierbij worden alle wijzigingen opgeslagen die een medewerker in een document maakt. Er is inzicht in door wie en wanneer een document is aangepast. Door deze functie werkt u tevens nooit (per ongeluk) aan een verouderde documentversie en kan er bij vragen makkelijk worden teruggegrepen naar de juiste werknemer. HDM biedt meer dan alleen een handig opslagsysteem voor uw documenten. In moderne bedrijfsprocessen waarbinnen sprake is van een hoge mate van automatisering, is het snel vinden van documenten maar één van de wensen. Ook ontbrekende informatie en documenten kunnen uw bedrijfsprocessen enorm vertragen. HDM helpt daarom niet alleen met het vinden van reeds opgeslagen documenten, maar ook bij het signaleren van ontbrekende documenten. De integratie van HDM met andere software applicaties en systemen is geen probleem. Hyarchis beschouwt dit proces als één van de kernfunctionaliteiten rondom het document management systeem. Uiteraard integreert HDM naadloos met Hyarchis Document Composition (HDC). Daarnaast is er een scala aan moderne oplossingen beschikbaar voor de koppeling met uw systemen. Hugo Ouwehand, Director Hypotheken bij Syntrus Achmea Real Estate & Finance: HDM werkt erg prettig, onze medewerkers geven het een dikke 8. Dit oordeel is mede gebaseerd op de tijdbesparing dat het document management systeem van Hyarchis ons oplevert. Daarnaast zijn dossiers en documenten eenvoudiger terug te vinden. Ik zeg weleens: we zijn van zoeken naar vinden gegaan. De juiste informatie hebben we nu direct voorhanden. Onze dienstverlening is verbeterd. Functionele specificaties Naadloze integratie met Microsoft Office (365) HDM werkt naadloos samen met Microsoft Office producten. Sla nieuwe documenten rechtstreeks vanuit Word, Excel, PowerPoint en Outlook op in een dossier of importeer s automatisch vanaf uw Exchange Server naar HDM. Naadloze integratie met MFP-scanners (o.a. Kyocera) Een koppeling met MFP-scanners maakt het mogelijk om gescande documenten rechtstreeks op te slaan in het juiste dossier. Op uw scanner geeft u aan naar welk dossier u het document wilt scannen. Centrale opslag HDM biedt een centrale en veilige opslagplaats voor al uw documenten. Vanuit HDM worden de documenten ontsloten naar alle plekken en processen waar u uw documenten nodig hebt, zowel binnen als buiten de muren van de organisatie. Audit trail De volledige raadpleeg- en manipulatiegeschiedenis van documenten en dossiers wordt onwijzigbaar opgeslagen (audit trail). Door dit inzicht weten alle medewerkers wie wanneer een bepaald document heeft bekeken en/of aangepast. Op deze manier kan niet alleen worden bijgehouden wie als laatste een document heeft bewerkt, maar ook of alle betrokkenen het document daadwerkelijk hebben ingezien. Uitgebreide zoekfunctie HDM biedt de mogelijkheid om documenten niet alleen te vinden op basis van de titel van het document, maar ook op basis van de inhoud. Inregelbare bewaar- en verwijdertermijnen Documenten hebben bepaalde door de wet opgelegde bewaar- en verwijdertermijnen. Door deze termijnen automatisch in te regelen heeft u hier geen omkijken meer naar en weet u zeker dat u volgens de wet handelt. Daarnaast zorgt deze optie voor kostenbesparing. Zo kunt u bijvoorbeeld inregelen dat documenten na een bepaald termijn niet meer in uw (dure) archief aan de oppervlakte worden opgeslagen, maar naar een groter en goedkoper archief worden overgezet. Altijd beschikking over laatste documentversie Door het over en weer sturen van verschillende documentversies tussen collega s ontstaan vaak fouten; versies worden door elkaar gehaald en wijzigingen gaan verloren. Met HDM kan er een documentlink naar de plek van opslag worden verstuurd in plaats van het daadwerkelijke document, waardoor iedereen over het meest recente document beschikt en verwarring wordt voorkomen. Records Management (ERM) Middels uitgebreide autorisatiemogelijkheden kunt u exact bepalen welke gebruikers toegang hebben tot specifieke documenten en dossiers. Autorisaties kunnen volledig dynamisch worden ingericht, zodat documenten op het juiste moment enkel voor de juiste personen toegankelijk zijn. Classificeren Met HDM wordt het classificeren van documenten uit externe bronnen geautomatiseerd. Hierdoor worden tijdrovende en kostbare handmatige handelingen verleden tijd. Automatische document classificatie met HDM is bovendien niet alleen geschikt voor classificatie, maar ook om verloren data terug te vinden binnen een dataset of om de bestaande classificatie binnen een documentstructuur te verifiëren. 4 - Wat is HDM? Functionele specificaties - 5

4 Technische specificaties (hardware) Hyarchis ondersteunt EMC Centera and Hitachi HCAP hardware Microsoft SQL database server versies 2008/(/R2), 2012, 2014, 2016 alle service packs Microsoft server en SQL server clustering en fail over technologies 32 en 64 bits architectuur Minimale HDM database server requirements Installatie op dezelfde server als de applicatieserver Dual Core processor 4 GB memory 100 GB hard disk 100 Mbit network card Windows Server OS (2012 of recenter) Microsoft SQL Server (2012 of recenter) Technische specificaties (software) HDM applicatie server Microsoft Windows 2008(/R2), 2012(/R2), 2014 of 2016 Microsoft.NET Framework met patches (of later) Microsoft Internet Information Server (voor HTML WebClient, Silverlight Client en WebService) IIS7, IIS8 of IIS10 met IIS 6 compatibility pack SSL is ondersteund voor website en web service HDM database server Microsoft Windows 2008(/R2), 2012(/R2), 2014 of 2016 Database system Microsoft SQL Server 2008(/R2) alle Service Packs Microsoft SQL Server 2012 alle Service Packs Microsoft SQL Server 2014 alle Service Packs Microsoft SQL Server 2016 alle Service Packs Minimale HDM applicatieserver requirements Dual Core processor 4 GB memory 10 GB hard disk 100 Mbit network card Windows Server OS (2012 of recenter) Microsoft Internet Information Server (voor WebClient en REST webapi) Microsoft.NET Framework of recenter Filestorage Hyarchis ondersteunt windows filestore gebaseerde opslagsystemen waaronder NAS, SAN en local storage. EMC Centera Hitachi HCAP hardware HDM clients Microsoft Windows 7, Windows 8 of Windows 10 Microsoft Office 2010, 2013 of 2016 Microsoft.NET Framework met patches (of recenter) Internet Explorer versie 8, IE9 of hoger aanbevolen voor de HTML versie van de Hyarchis WebClient. De Hyarchis Silverlight WebClient draait op IE, FireFox en Safari. HDM clients functioneren op een Citrix infrastructuur HDM is een volledig Microsoft.NET gebaseerd product, gerealiseerd volgens een three-tier architectuur (client-server-database). HDM servers, databases en clients werken binnen een VMWare infrastructuur. Productspecificaties Minimale HDM desktop clients requirements Standaard Windows PC, Windows 7 of recenter MS Office 2010 of recenter of Office 365 (voor Office integratie) Microsoft.NET Framework of recenter Oplossing volgens three-tierarchitectuur (client-server-data) Clientsystemen:.NET desktop applicatie voor Windows systemen en webapplicatie voor desktop, laptop en tablet Standaard integratie met Hyarchis Document Composition en het Digital Business Platform Minimale HDM web clients requirements Up-to-date browser op tablet, laptop of PC (Internet Explorer, FireFox, Chrome, Safari, Edge) Naadloze integratie in uw proces Centrale opslag van data en instellingen Snelle realisatie maatwerk door flexibele opzet Beschikking over onze support 6 - Technische specificaties (hardware) Technische specificaties (software) - 7

5 Koppelingen met andere systemen Hoe ziet het proces eruit na de aanschaf? Stap 1: Inventarisatie Allereerst worden de huidige en toekomstige behoeftes op het gebied van document management geïnventariseerd. Dit proces wordt doorlopen met alle projectbetrokkenen, zowel interne als externe partijen (bijvoorbeeld een leverancier). Stap 2: Voorbereiden van de organisatie Daarna is het belangrijk om de organisatie voor te bereiden op de verandering. Projecten verlopen succesvoller wanneer niet alleen processen worden aangepast, maar de business die ermee gaat werken hierin wordt meegenomen. Hyarchis neemt uw organisatie mee in dit proces door gezamenlijk de documentstromen te analyseren, te wijzen op eventuele moeilijkheden en te adviseren over de (nieuwe) structuur. We laten de werknemers zien hoe zij het systeem zo optimaal mogelijk kunnen gebruiken. Stap 3: Bepalen van integratiemogelijkheden Er wordt vastgelegd met welke systemen HDM moet worden gekoppeld. Welke plek gaat HDM innemen en welke taken worden door andere systemen opgevangen? Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken naar hoe de documenten worden samengesteld en verstuurd (bijvoorbeeld door Hyarchis Document Composition). Migraties vanuit andere Document Management systemen Hyarchis is gespecialiseerd in de koppeling van HDM met andere software applicaties en systemen. Via bijvoorbeeld de REST api (JSON), zijn dossiers makkelijk te ontsluiten via een webportal. Middels SSO (Single Sign-On) en een koppelbare Hyarchis Authenticatie Service creëert u een naadloze integratie die aan hoge veiligheidseisen voldoet. Stap 4: Het projectplan Het plan voor het gedefinieerde project wordt opgesteld op basis van de resultaten uit stap één tot en met drie. Dit gebeurt in nauw overleg met u. Gebaseerd op de wensen van de organisatie en de impact van het integreren van de huidige systemen wordt een tijdlijn gekoppeld aan het projectplan. Hugo Ouwehand, Director Hypotheken bij Syntrus Achmea Real Estate & Finance: Wat mij op de dag van de livegang vooral opviel, was dat ik alleen maar blije gezichten zag. Alles werkte, het was snel, er was geen downtime. Wat hieraan ook heeft bijgedragen, is het feit dat we de gebruikersgroep samen met Hyarchis van begin af aan hebben betrokken. Dat gaf veel rust op de afdeling. Stap 5: Start van het project In nauwe samenwerking tussen uw projectmedewerkers en Hyarchis consultants wordt het gezamenlijk opgestelde projectplan uitgevoerd. 8 - Koppeling met andere systemen Hoe ziet het proces eruit na de aanschaf? - 9

6 De aanschaf Voor de aanschaf van HDM zijn verschillende prijsmodellen beschikbaar: Het afnemen van een HDM-licentie op basis van het documentvolume. De aanschaf van een HDM-licentie door een eenmalige investering. Hierbij sluit u een jaarlijks onderhoudscontract af voor de software updates, nieuwe versies en support. Het afnemen van een maandelijkse of jaarlijkse licentie. Hier zijn de onderhoudskosten bij inbegrepen. Mocht u voor uw organisatie specifieke wensen hebben ten aanzien van het prijsmodel, zijn deze bespreekbaar en af te stemmen. Bij aanschaf van HDM wordt altijd een implementatieproject aangeboden. Om HDM te installeren, integreren en initieel te configureren worden Hyarchis consultants ingezet. Consultancy inzet wordt op basis van time and material aangeboden (basis is een dagtarief). Onderdeel van het project is de training. Na deze compacte training en instructie zijn de mensen in uw organisatie in staat HDM in te zetten. Nadien zijn consultants incidenteel en op aanvraag bij klanten aan het werk. Er is dus geen continue inzet van externe consultants nodig. De licentie voor Microsoft SQL Server is geen onderdeel van de Hyarchis licentie. De SQL en SQL Client Access licenties moeten apart worden aangeschaft. Bent u klaar voor een nadere verkenningstocht? Zet dan vandaag nog uw stempel in dit product paspoort voor een afspraak met Hyarchis. 01 OCT 2017 Contact us! Contact opnemen met Hyarchis? Daalakkersweg JA Eindhoven info@hyarchis.com Corina Berkel, Manager Operations bij Stater: Werken zonder Hyarchis is ondenkbaar. Zo ongeveer alle werkzaamheden bij Stater hebben te maken met documenten. Van het bewerken van documenten tot het raadplegen ervan. Uiteraard zijn de eigen mid- en backoffice applicaties net zo vitaal als het document management, maar een dag zonder deze systemen is ondenkbaar voor de ruim 500 medewerkers van de operatie. Door de nauwe samenwerking met Hyarchis door de jaren heen, zijn zowel systemen, processen als mensen goed op elkaar afgestemd en dat maakt het werken met Hyarchis zo prettig. Copyright Hyarchis, Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document is met zorg samengesteld. Toch kan Hyarchis geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in dit document De aanschaf Contact opnemen met Hyarchis? - 11