INSTRUCTIE AEO-CERTIFICERING D.I Federale Overheidsdienst FINANCIEN ADMINISTRATIE DER DOUANE EN ACCIJNZEN DOUANEPROCEDURES

Transcriptie

1 D.I Federale Overheidsdienst FINANCIEN ADMINISTRATIE DER DOUANE EN ACCIJNZEN DOUANEPROCEDURES INSTRUCTIE AEO-CERTIFICERING 2008 Bon O.S.D. nr. A/I 27/08

2

3 D.I Federale Overheidsdienst FINANCIEN BELASTINGEN EN INVORDERING ADMINISTRATIE DER DOUANE EN ACCIJNZEN DOUANEPROCEDURES INSTRUCTIE AEO-CERTIFICERING Omdeling door de gewestelijke directeur aan : - elke dienst belast met het bijhouden van een collectie; - alle personeelsleden van de niveaus A, B en C Bon O.S.D. nr. A/I 27/08

4 WIJZIGINGEN Nr. Nummer en datum van de omzendbrief Nr. Nummer en datum van de omzendbrief 1 D.D D.D D.D

5 INHOUDSTAFEL Nummers van de paragrafen INLEIDING 1 WETTELIJKE BASIS -DOCUMENTATIE 2 Richtlijnen 3 Handleidingen 3 bis DEFINITIES 4 AANVRAAG VOOR AEO-CERTIFICERING 5 Vorm van de aanvraag 6 Aanvrager 7 en 8 Bijzondere gevallen Groep van vennootschappen of ondernemingen 9 Bijkantoor 10 Europese naamloze vennootschap 11 Europese economische samenwerkingsverbanden 12 Europese coöperatieve vennootschap 13 Plaats van aanvraag (Hoofdregels In de plaatskomende regels Aanvraag ingediend in België Aanvraag ingediend in een andere lidstaat : het communiceren van een aanvraag Raadplegingsprocedure) 14 tot 17 Praktische voorbeelden 18 Onderzoek van de aanvraag 19 tot 21 Aanvaarding van de aanvraag 22 en 23 Suppl. 2

6 II Nummers van de paragrafen PROCEDURE VAN AEO-CERTIFICERING (Toekenning van het certificaat of Afwijzing van de aanvraag) Mededeling van de aanvraag aan de andere lidstaten van de Europese Unie 24 tot 27 Doel van de mededeling aan andere lidstaten van de Europese Unie 28 en 29 Onderlinge raadpleging tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie 30 Resultaat van de raadpleging 31 Termijn van antwoord op de aanvraag tot raadpleging 32 Communicatieprocedure Raadpleging opgestart door België 33 Raadpleging opgestart door een andere lidstaat 33 bis Criteria voor het verlenen van het AEO-certificaat 34 Passende staat van dienst op het gebied van naleving van douanevereisten 35 Interpretatie van de begrippen ernstige overtreding en herhaalde overtredingen 36 tot 38/1 Efficiënt systeem voor het beheer van de handelsen, in voorkomend geval, van de vervoersadministratie 39 Financiële solvabiliteit 40 tot 42 Passende veiligheidsnormen 43 tot 45 Bijzonder geval Niet in de Gemeenschap gevestigde Luchtvaart- of scheepvaartmaatschappijen 46 Controle van de criteria voor afgifte van een AEOcertificaat 47 Voorafgaande audit 48 tot 50 Suppl. 2

7 III Nummers van de paragrafen Afgifte van het AEO-certificaat 51 Nummer van het certificaat 52 Termijn voor afgifte van het certificaat 53 en 54 Informeren van andere lidstaten van de Europese Unie 55 Afwijzing van de aanvraag 56 en 57 Informeren van andere lidstaten van de Europese Unie 58 Rechtsgevolgen van AEO-certificaten 59 OPVOLGING VAN DE CERTIFICERING Verplichtingen van de houder van het AEO-certificaat 60 Verplichtingen van de douaneautoriteiten Controle en herbeoordeling van de voorwaarden en criteria voor de toekenning 61 tot 64 Intrekking van vergunningen verleend op basis van een AEO-certificaat 65 AEO-certificaat en vergunning douanevereenvoudiging verleend in België 66 AEO-certificaat verleend in een andere lidstaat en vergunning douanevereenvoudiging verleend in België 67 AEO-certificaat verleend in België en vergunning douanevereenvoudiging verleend in een andere lidstaat 68 SCHORSING VAN DE STATUS VAN GEAUTO- RISEERDE MARKTDEELNEMER Algemeenheden 69 en 70 Suppl. 2

8 IV Nummers van de paragrafen Schorsing van de status door de douaneautoriteit van afgifte van het AEO-certificaat (schorsing van ambtswege) Geval van schorsing van ambtswege 71 Schorsingsprocedure in geval van niet-naleving van de voorwaarden en criteria van afgifte van het AEO-certificaat Onmiddellijke schorsing 72 en 73 Uitgestelde schorsing 74 tot 76 Schorsingsprocedure in geval van ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving Onmiddellijke schorsing 77 Uitgestelde schorsing 77/1 tot 77/3 Gedeeltelijke schorsing 78 tot 80 Schorsing van de status op vraag van de geautoriseerde marktdeelnemer 81 tot 84 Gevolgen van de schorsing 85 Annulering van de schorsing Annulering van een schorsing wegens niet-naleving van de voorwaarden en criteria voor afgifte van een AEO-certificaat 86 en 87 Annulering van een schorsing wegens ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving 88 en 89 INTREKKING VAN HET AEO-CERTIFICAAT Gehele intrekking 90 tot 94 Gedeeltelijke intrekking Zonder voorafgaande gedeeltelijke schorsing 95 en 96 Met voorafgaande gedeeltelijke schorsing 97 en 98 Suppl. 2

9 V Nummers van de paragrafen SLOTBEPALINGEN Inwerkingtreding 99 BIJLAGEN Bijlage I : Bijlage I bis : Bijlage I ter : Bijlage II : Bijlage III : Bijlage III bis : Bijlage IV : Bijlage IV bis : Bijlage IV ter : Bijlage IV quater : Opgeheven Bijlage V : AEO-certificaat Aanvraag voor AEO-certificering Toelichting op de aanvraag voor AEO-certificering AEO-certificering - Verklaring van de aanvrager Type brief voor de aanvaarding van een aanvraag voor AEO-certificering Verwijderd Veiligheidsverklaring Vragenlijst zelfevaluatie (self assessment) met het oog op AEO-certificering Toelichting betreffende de Vragenlijst zelfevaluatie (self assessment) met het oog op AEOcertificering Self assessment toelichting Scheepvaartagent

10

11 INLEIDING 1. Het internationaal terrorisme en de georganiseerde grensoverschrijdende criminaliteit vormen de voornaamste risico s voor het geheel van de internationale gemeenschap en geen enkel land van de wereld kan zich hiervan gevrijwaard achten. Het moet op heden worden aanvaard dat alle manieren van handelsverkeer en van vervoer over land, door de lucht of over zee in aanmerking komen om te worden benut en gebruikt voor terrorismehandelingen en georganiseerde criminaliteit te bedrijven. Deze handelingen kunnen de wereldeconomie in haar geheel, maar ook de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het leefmilieu ernstig in gedrang brengen. De strijd tegen deze dreigingen vereist met name een versterking van de controles aan de grenzen evenals een doeltreffende nationale en internationale samenwerking tussen de douaneadministraties, de andere betrokken officiële instanties en de economische wereld. De uitdaging waarvoor de douaneadministraties staan is te voldoen aan de gewettigde verwachtingen van de openbare mening die een betere bescherming van de nationale ruimten vraagt door verhoogde doeltreffendheid en gerichte douanecontroles te eisen zonder daarbij de handel van toegelaten goederen te belemmeren. In deze context heeft de Europese Unie, zich onder meer steunend op Kader van SAFE normen die de wereldhandel beveiligen en vergemakkelijken, aangenomen op 23 juni 2005 door de leden van de Werelddouaneorganisatie, zijn eigen veiligheidsprogramma inzake douane uitgewerkt (Customs Security Programmeverkort CSP). Dit programma dat, een evenwicht vastlegt tussen controles en facilitering van het handelsverkeer, omvat activiteiten ter ondersteuning en uitwerking van maatregelen die het verhogen van de veiligheid door middel van verbeterde douanecontroles beogen en voorziet de invoering van passende veiligheidcontroles die van aard zijn om de bescherming van de interne markt te verzekeren en de veiligheid van de internationale logistieke keten te garanderen in nauwe samenwerking met de voornaamste handelspartners in de wereld. De betreffende de veiligheid aangebrachte wijzigingen aan het communautair douanewetboek [Verordening (EG) Nr. 648/2005 van het Europees Parlement en de Raad van 13 april 2005 houdende wijziging van verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek PB L 117 van 4 mei 2005] verstrekken een wettelijk kader voor de maatregelen van het CSP programma.

12 2 Nauw aansluitend met andere maatregelen die werden geïntroduceerd in het communautair douanerecht (uitwisseling van gegevens tussen douaneautoriteiten met behulp van informatietechnologie en computernetwerken - risicobeheer inzake douane op communautair vlak in overeenstemming met een gemeenschappelijk elektronisch beheer - voorafgaande kennisgeving bij aankomst en vertrek en summiere aangiften bij binnenkomst en uitgang), vormt het creëren van de status van geautoriseerde marktdeelnemer (verkort AEO) één van de belangrijkste elementen van het CSP programma en heeft het tot doel de betrouwbare en gecertificeerde marktdeelnemers te laten genieten van maatregelen voor het faciliteren van het handelsverkeer. Het aanwenden van alle voormelde maatregelen en de wederzijdse erkenning van de AEO-certificering tussen de marktmachten die deze wijze van certificering hebben uitgewerkt of zullen uitwerken (voorbeeld: C-TPAT - customs trade partnership against terrorism - in de Verenigde Staten) zal het geleidelijk opzetten van een mechanisme voor snelle inklaring toelaten ( Green Lane - zo goed als geen controles) voor goederen in een internationale toeleveringsketen waarvan alle schakels (producent, exporteur, expediteur, entreposeur, douane-expediteur, vervoerder, importeur, ) volledig beveiligd zijn. De aldus vrijgemaakte menselijke en technische middelen zullen de douaneadministraties toelaten hun aandacht ten volle te concentreren op de illegale handel van goederen. Voor de marktdeelnemers die willen concurrentieel blijven in de uiterst complexe internationale toeleveringsketen moeten we vaststellen dat de AEO-certificering op internationaal niveau, zorgend voor een kwalitatieve erkenning en het beeld van een betrouwbare handelspartner gevend, op middellange termijn waarschijnlijk onmisbaar zal worden. Deze instructie analyseert en commentarieert de wetgeving betreffende de AEO-certificering en legt de algemene regels vast omtrent de procedures eigen aan de certificering. Suppl. 1

13 3 WETTELIJKE BASIS - DOCUMENTATIE 2. De status van geautoriseerde marktdeelnemer (hierna AEO) heeft als wettelijke basis : - artikel 5 bis van het CBW [ingevoegd met Verordening (EG) Nr. 648/2005 van het Europees Parlement en van de Raad van 13 april PB L 117 van 4 mei 2005]; - artikel 1, 12) en Titel II bis (artikelen 14 bis tot 14 quinvicies) van het CTW [ingevoegd met Verordening (EG) Nr. 1875/2006 van de Commissie van 18 december PB L 360 van 19 december 2006]. Richtlijnen AEO 3. Hoewel uit een rechtskundig oogpunt niet dwingend, vormen de door de Europese Commissie gepubliceerde richtlijnen betreffende geautoriseerde marktdeelnemers een werktuig die een bruikbare interpretatie en toepassing van voormelde wettelijke basis vergemakkelijken. Waar nodig werden deze richtlijnen opgenomen in onderhavige instructie. Handleidingen 3 bis. De specifieke handleidingen zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik en werden ter beschikking gesteld van de personen betrokken bij de AEO-certificering. Het gaat over : Suppl. 2

14 4 - de Handleiding BANAEOS; - de Handleiding SHAREPOINT; - de Handleiding ICT EOS BE Full; - de Handleiding Werkmethodes AEO. De inhoud van deze handleidingen heeft dezelfde administratieve waarde als de huidige instructie en moet strikt worden toegepast. De gegevensbank BANAEOS is een elektronisch instrument voor het beheer en het opvolgen van alle AEO-dossiers. Het SharePoint AEO is een gedeelde elektronische bibliotheek voor documenten met betrekking tot het afleveringsproces en de opvolging van de AEO-certificaten. EOS (Economic Operator Systems) is het informatica- en communicatiesysteem van de Europese Commissie waarvan sprake in artikel 14 quinvicies van het CTW. Het is een gemeenschappelijk platform voor de uitwisseling van gegevens gerelateerd aan de AEO-aanvragen en AEO-certificaten. DEFINITIES 4. Voor de toepassing van deze instructie betekent : 1 - Marktdeelnemer : een persoon zoals omschreven in artikel 4,1) van het CBW, die in het kader van zijn beroepsactiviteiten, activiteiten uitoefent die gedekt zijn door de douanewetgeving. Suppl. 2

15 5 2 - Geautoriseerde marktdeelnemer : elke marktdeelnemer, in principe (1) gevestigd binnen het douanegebied van de Gemeenschap in de zin van artikel 4,2) van het CBW, die de status van AEO heeft verkregen bij de douaneautoriteit van één van de lidstaten. Het gaat hem in dit geval om een marktdeelnemer, vertrouwenswaardig in het kader van douaneactiviteiten die hij verricht binnen het gehele douanegebied van de Gemeenschap en derhalve gemachtigd te genieten van bepaalde voordelen binnen de gehele Europese Unie. 3 - AEO-certificaat en eraan verbonden voordelen : een certificaat, afgegeven door de douaneautoriteit van één van de lidstaten van de EU, erkent het AEO-statuut van een marktdeelnemer. Dit AEO-certificaat kan zijn : a) hetzij een AEO-certificaat - douanevereenvoudiging (AEOC-certificaat) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor de vereenvoudigingen voorzien in de douanewetgeving, met name in het kader van grensoverschrijdende vergunningen. De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOCcertificaat, kan genieten van : een vlottere toegang tot de douanevereenvoudigingen in de zin dat de douaneautoriteiten de criteria die reeds onderzocht zijn bij de AEO-aanvraag, niet opnieuw moeten onderzoeken in het kader van aanvragen voor vergunningen voor douanevereenvoudigingen (domiciliëringsprocedure, vereenvoudigde aangifte, lijndiensten,.); verminderde fysieke controle en controles op documenten, uitgezonderd de controles die verband houden met veiligheid- en beveiligingsmaatregelen. Ter zake bepaalt de AEO-reglementering dat de houder van een AEO-certificaat minder onderworpen is aan fysieke controle en controles op documenten dan andere marktdeelnemers. Met andere woorden, hij geniet van een lagere risicoinschatting in alle lidstaten vermits zijn status erkend is in elk van hen. (1) De uitzonderingen op de algemene regel betreffende het gevestigd zijn binnen het douanegebied van de Gemeenschap zijn opgenomen in de artikelen 14 octies en 14 duodecies, 2 van het CTW - zie 8 hierna.

16 6 een voorrangsbehandeling wanneer hij geselecteerd is voor controle. Dit betekent dat een zending die gedekt is door een aangifte van de houder van een AEO-certificaat met voorrang moet worden geverifieerd indien zij geselecteerd is op basis van risicoanalyse en eerst moet worden gecontroleerd indien andere te verifiëren zendingen niet werden aangegeven door AEO-gecertificeerde marktdeelnemers; van de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole geschiedt op een andere plaats teneinde de vertragingen en kosten zoveel mogelijk te verminderen; deze faciliteit vereist evenwel de goedkeuring van de betrokken douaneautoriteiten. Voor een AEOC is het criterium betreffende de passende veiligheidsnormen niet vereist. AEOC-houders komen dan ook voor geen van de AEO-voordelen in aanmerking die verband houden met de veiligheid en beveiliging van de internationale toeleveringsketen. De AEO-status in de vorm van een AEOC wordt vooralsnog niet in aanmerking genomen bij de akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement MRA) met derde landen (zie 8, 2 de alinea, a, hierna). b) hetzij een AEO-certificaat - veiligheid (AEOS-certificaat) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid toegepast bij de binnenkomst van goederen in het douanegebied van de Gemeenschap of bij het buitengaan van goederen uit dit douanegebied. De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOS-certificaat, kan genieten van : de mogelijkheid om in geval van een summiere aangifte, vóór binnenkomst van de goederen in het douanegebied van de Gemeenschap of vóór het buitengaan uit dit gebied, in kennis te worden gesteld door het bevoegd douanekantoor dat de zending ingevolge een veiligheidsrisicoanalyse werd geselecteerd voor een bijkomende fysieke controle;

17 summiere aangiften bij binnenkomst en buitengaan waarop minder gegevens moeten verstrekt; verminderde fysieke controle en controles op documenten op vlak van veiligheid en beveiliging; een voorrangsbehandeling indien geselecteerd voor controle (zie letter a hiervoor); van de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole op een andere plaats zou plaatsvinden (zie letter a hiervoor). De AEO-status in de vorm van een AEOS wordt in aanmerking genomen bij akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement MRA) met derde landen (zie 8, 2 de alinea, a, hierna). c) hetzij een AEO-certificaat douanevereenvoudiging/ veiligheid (AEOF-certificaat) voor marktdeelnemers die tegelijkertijd in aanmerking wensen te komen voor de vereenvoudigingen voorzien in de douanewetgeving en de faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid. De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOFcertificaat, kan genieten van alle voordelen, opgesomd onder de punten a en b hiervoor. De AEO-status in de vorm van een AEOS wordt in aanmerking genomen bij akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement MRA) met derde landen (zie 8, 2 de alinea, a, hierna). 4 - Douanewetgeving : - het geheel van communautaire bepalingen en de bepalingen die werden genomen ter uitvoering van de communautaire reglementering tot regeling van de invoer, de uitvoer, de doorvoer en het verblijf van goederen die het onderwerp uitmaken van het handelsverkeer tussen de lidstaten en derde landen, evenals tussen de lidstaten voor wat betreft goederen die niet de communautaire status hebben in de zin van artikel 4, 7) van het CBW of waarvoor de voorwaarden voor verwerving van de communautaire status het voorwerp uitmaken van controle of bijkomend onderzoek; 7

18 8 - het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair niveau in het kader van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek en de specifieke reglementeringen genomen ten opzichte van goederen die het resultaat zijn van de verwerking van landbouwproducten; - het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair vlak voor wat betreft de geharmoniseerde accijnzen en de belasting op de toegevoegde waarde van toepassing op de invoer, evenals de nationale bepalingen die ze in werking stellen. 5 - Hoofdboekhouding : het geheel van geschriften en documenten die de douaneautoriteiten toelaten de nodige voorwaarden en criteria voor het verkrijgen van het AEO-certificaat te controleren. AANVRAAG VOOR AEO-CERTIFICERING 5. De status van AEO wordt toegekend op aanvraag van elke afzonderlijke rechtspersoon. Vorm van de aanvraag 6. De aanvraag tot AEO-certificering moet schriftelijk of elektronisch worden ingediend met gebruikmaking van het aanvraagmodel weergegeven in bijlage I en met behulp van de toelichtingen die voorkomen in bijlage I bis en de hierna verschafte bijzonderheden (zie in het bijzonder 17 hierna). Een in België ingediende aanvraag door een aldaar gevestigde onderneming moet beantwoorden aan de Belgische taalwetgeving. Aanvrager 7. Om een aanvraag, tot AEO-certificering te kunnen indienen, moet de aanvrager een marktdeelnemer zijn in de zin van de definitie van 4, 1, hiervoor. Suppl. 1

19 9 Het gaat in dit geval om iedere persoon (1) die zich in het kader van zijn professionele activiteiten op de één of andere manier bezighoudt met douaneactiviteiten, d.w.z. elke activiteit die verband houdt met de douanewetgeving zoals omschreven in 4, 4, hiervoor. Rekening houdend met het voorgaande zijn er een aantal situaties waarin een marktdeelnemer geen aanvraag kan doen om de AEO-status te bekomen, omdat hij zich niet met douaneactiviteiten bezighoudt. Voorbeelden hiervan zijn : - een in de EU gevestigde leverancier die uitsluitend goederen levert die zich reeds in het vrije verkeer bevinden, aan een in de EU gevestigde fabrikant; - een vervoerbedrijf dat uitsluitend goederen vervoert die zich in het vrije verkeer bevinden en die onder geen enkele andere douaneregeling zijn geplaatst binnen het douanegebied van de Gemeenschap; - een fabrikant die goederen produceert die uitsluitend voor de Europese interne markt bestemd zijn, op basis van grondstoffen die zich reeds in het vrije verkeer bevinden; - een adviseur die uitsluitend raad/adviezen geeft met betrekking tot douanezaken. (1) De term persoon is gedefinieerd in artikel 4, 1) van het CBW.

20 10 8. Krachtens artikel 5 bis, 1 van het CBW moet de aanvrager gevestigd zijn in het douanegebied van de Gemeenschap in de zin van de definitie voorkomende in artikel 4, 2) van het CBW. In dit geval is iedere rechtspersoon of vereniging van personen die als handelingsbekwaam erkend is voor het stellen van rechtshandelingen zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, gevestigd in het douanegebied van de Gemeenschap door middel van zijn maatschappelijke zetel, zijn algemene administratie of een vaste inrichting. Overeenkomstig artikel 5 van het Modelverdrag voor belastingen naar inkomen en vermogen van de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling), betekent de uitdrukking vaste inrichting een vaste bedrijfsinrichting door middel waarvan de werkzaamheden van een onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend. Een natuurlijk persoon wordt beschouwd als gevestigd in het douanegebied van de Gemeenschap wanneer hij er zijn normale verblijfplaats heeft. Artikel 14 octies van het CTW wijkt van deze voorwaarde af in de volgende gevallen : a) wanneer een internationale overeenkomst tussen de Gemeenschap en het derde land waar de marktdeelnemer is gevestigd, in de wederzijdse erkenning van AEO-certificaten voorziet en administratieve modaliteiten definieert voor de te verrichten passende controles, in voorkomend geval namens de douaneautoriteiten van de betrokken lidstaat. Er zijn vijf akkoorden van dit type, respectievelijk met de Zwitserse Bondsstaat, Noorwegen, het Vorstendom Andorra, Japan en de Verenigde Staten. Volgende beschikkingen werden hierover genomen : - Besluit van de Raad van 25 juni 2009 betreffende de voorlopige toepassing en de sluiting van de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de vereenvoudiging van de controles en formaliteiten bij het goederenvervoer en inzake douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 199 van 31 juli 2009);

21 10/2 - Besluit van het Gemengde Comité van de EER (Europese Economische Ruimte) nr. 76/2009 van 30 juni 2009 tot wijziging van Protocol nr. 10 inzake de vereenvoudiging van controles en formaliteiten in het goederenvervoer en van Protocol nr. 37 dat de in artikel 101 bedoelde lijst bevat (PB EU nr. L 232 van 3 september 2009); - Besluit nr. 1/2010 van het Gemengd Comité douanesamenwerking van 24 juni 2010 overeenkomstig artikel 21 van de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de regering van Japan betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve bijstand in douanezaken betreffende de wederzijdse erkenning van AEO-programma s in de Europese Unie en in Japan (PB EU nr. L 279 van 23 oktober Besluit van de Raad van 18 januari 2011 betreffende de ondertekening, namens de Europese Unie, en de voorlopige toepassing van het Protocol waarbij de Overeenkomst in de vorm van een briefwisseling tussen de Europese Economische Gemeenschap en het Vorstendom Andorra wordt uitgebreid tot douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 36 van 10 februari 2011); - Besluit van het Gemengd Comité douanesamenwerking VS-EU van 4 mei 2012 betreffende de wederzijdse erkenning van het programma Partnerschap tussen de douane en het bedrijfsleven tegen terrorisme van de Verenigde Staten en het AEO-programma van de Europese Unie (PB EU nr. L 144 van 5 juni 2012). b) wanneer de aanvraag voor het toekennen van het AEOScertificaat wordt ingediend door een niet in de Gemeenschap gevestigde luchtvaart- of scheepvaartmaatschappij maar die in de Gemeenschap wel een regionaal kantoor heeft EN reeds geniet van de in de artikelen 324 sexies, 445 of 448 van het CTW bedoelde vereenvoudigingen, terzake wordt verwezen naar de 331 tot 368/2 van de Instructie Communautair Douanevervoer - D.I ) (zie ook 46 hierna). Het is eveneens mogelijk dat een moedermaatschappij gevestigd in een derde land een AEO-aanvraag indient in naam van haar bijkantoren (zie 10 hierna) die in het douanegebied van de Europese Gemeenschap gevestigd zijn, aangenomen dat de moedermaatschappij in de Europese Unie is gevestigd krachtens aanwezigheid van een vaste inrichting in de Europese Unie (zie 8 hiervoor). In dergelijk geval moet de Nationale Cel Certificering AEO altijd voorafgaand aan het behandelen van de aanvraag worden geraadpleegd.

22

23 11 Bijzondere gevallen Groep van vennootschappen of ondernemingen 9. Een groep van vennootschappen of ondernemingen is een geheel van vennootschappen of ondernemingen die rechtstreeks verbonden zijn met elkaar op financieel en organisatorisch vlak, rechtstreeks of onrechtstreeks gecontroleerd op basis van de meerderheid door eenzelfde vennootschap die zelf niet rechtstreeks of onrechtstreeks op basis van de meerderheid door een andere vennootschap wordt gecontroleerd. De meest klassieke juridische groep bestaat dus uit een moedervennootschap met één of meerdere dochtervennootschappen. Iedere dochtervennootschap is op juridisch vlak een van de moedervennootschap afgescheiden rechtspersoon en moet een afzonderlijk aanvraagformulier invullen als zij een AEO-certificaat wenst te bekomen. Bijkantoor 10. Een bijkantoor is een zelfstandige en blijvende handelsvestiging van een vennootschap. Het is voorzien van een afzonderlijke directie die een zekere onafhankelijkheid geniet en in staat is handel te drijven met derden, maar heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid. Als het bijkantoor overeenkomsten afsluit is het in feite de moedervennootschap die zich verbindt. Ter zake mag een bijkantoor in zijn naam geen aanvraag voor AEO-certificering indienen. Enkel de moedervennootschap mag in dit geval optreden als aanvrager. Europese naamloze vennootschap (verkort SE) 11. Een Europese naamloze vennootschap (SE) bezit overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG) Nr. 2157/2001 van de Raad van 8 oktober 2001 (PB L 294 van 10 november 2001) rechtspersoonlijkheid en mag een aanvraag voor AEO-certificering in haar naam indienen. Suppl. 2

24 12 Het Koninklijk besluit van 1 september 2004 houdende tenuitvoerlegging van Verordening (EG) Nr. 2157/2001 van de Raad van 8 oktober 2001 betreffende de status van de Europese vennootschap (MB van 9 september 2004) stelt de wettelijke bepalingen vast die de oprichting toelaten van een SE waarvan de statutaire zetel in België gelegen is. Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV) 12. Het Europees economisch samenwerkingsverband heeft als doelstelling het vergemakkelijken of ontwikkelen van de economische activiteiten van zijn leden, gevestigd in twee of meer lidstaten, door het gemeenschappelijk ter beschikking stellen van middelen, activiteiten en competenties. Het samenwerkingsverband moet rekening houden met de economische activiteiten van de deelnemende ondernemingen en moet een ondersteunend karakter vertonen (bijvoorbeeld : gemeenschappelijke boekhouding, marktonderzoek,..). Deze vorm van vereniging mag niet worden gebruikt om een nieuwe onderneming op te richten of om de activiteiten van al de leden te hergroeperen of om winstvoordeel na te streven (winst maken voor de vereniging zelf). Een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) opgericht overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EEG) nr. 2137/85 van de Raad van 25 juli 1985 (PB L 199 van 31 juli 1985) mag een aanvraag voor AEOS indienen van zodra ze is samengesteld uit maatschappijen (vennootschappen) die partners zijn in dezelfde logistieke keten. Europese coöperatieve vennootschap (verkort SCE) 13. De SCE is een Europese coöperatieve vennootschap wiens rechtspersoonlijkheid rechtstreeks wordt verleend door Verordening (EG) nr. 1435/2003 van de Raad van 22 juli 2003 (PB L 207 van 18 augustus 2003).

25 13 De SCE heeft tot voornaamste doel aan de behoeften van haar leden te voldoen en/of hun economische en sociale activiteiten te ontwikkelen, met name door met haar leden overeenkomsten te sluiten met het oog op de levering van goederen, van diensten of het verrichten van werken in het kader van de activiteit die de SCE uitoefent of laat uitoefenen. De SCE kan tevens als voorwerp hebben, op dezelfde wijze aan de behoeften van haar leden te voldoen door het bevorderen van hun deelneming aan economische activiteiten, in een of meer SCE s en/of nationale coöperaties. Een SCE opgericht overeenkomstig de bepalingen van verordening (EG) mag in haar naam een aanvraag voor AEO indienen. Plaats van aanvraag 14. Krachtens artikel 14 quinquies van het CTW moet de douaneautoriteit die bevoegd is voor de aanvraag worden vastgesteld aan de hand van de volgende regels die in de gegeven volgorde moeten worden toegepast : Hoofdregels De aanvraag moet worden ingediend bij een van de volgende douaneautoriteiten : - de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt gevoerd en waar ten minste een deel van de door het AEO-certificaat te dekken activiteiten plaatsvindt; - de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen in het computersysteem van de aanvrager met behulp van informaticatechnologie en computernetwerken voor de betrokken douaneautoriteit toegankelijk is en waar het algemeen beheer van de logistieke diensten van de aanvrager plaatsvindt en waar ten minste de door het AEO-certificaat te dekken activiteiten worden gerealiseerd. Suppl. 2

26 14 Aanvullende eliminatie regels Indien op grond van de hoofdregels de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden onderworpen aan een van de volgende douaneautoriteiten : - de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt gevoerd; - de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen met behulp van informaticatechnologie en computernetwerken voor de betrokken douaneautoriteit toegankelijk is en waar het algemene beheer van de logistieke diensten van de aanvrager plaatsvindt. 15. Het fundamenteel principe verbonden aan de in 14 hiervoor vermelde regels bestaat in het onderwerpen van de aanvraag aan de douaneautoriteiten van de lidstaat die de douaneactiviteiten van de aanvrager het best kennen. Dit betekent dat de aanvraag voor AEO-certificering moet worden ingediend in de lidstaat : - waar de douanedocumentatie van de aanvrager wordt bijgehouden of toegankelijk is; en - waar de douaneverrichtingen plaatsvinden. Indien op grond hiervan de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden onderworpen aan de lidstaat waar de douanedocumentatie van de aanvrager wordt bijgehouden of toegankelijk is. Suppl. 2

27 Indien de onderneming haar hoofdboekhouding laat voeren door een in een andere lidstaat of in een derde land gevestigde entiteit, moet zij er voor zorgen dat de douaneautoriteit van de lidstaat waar zij is gevestigd elektronisch toegang heeft tot de in de andere lidstaat of derde land bijgehouden documentatie. In dit geval moet de aanvraag voor AEO-certificatie worden voorgelegd in de lidstaat waar de onderneming de toegankelijkheid waarborgt en waar de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten worden uitgeoefend. Ter zake is het feit dat de onderneming al dan niet douaneactiviteiten uitoefent in die lidstaat geen bepalend element. 17. In België moeten de behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende aanvragen voor AEO-certificering, vergezeld van alle vereiste bijlagen en van een verklaring van de aanvragen overeenkomstig bijlage I ter bij onderhavige instructie verplicht per post worden verzonden aan de Centrale Administratie der douane en accijnzen, Dienst Douaneprocedures, Nationale Cel Certificering AEO, North Galaxy, Toren A (NG A9) - bus 37, Koning Albert II - laan 33 te 1030 BRUSSEL die optreedt als centraal contactpunt. Om de behandeling van het dossier te versnellen, wordt de aanvrager gevraagd om de bijlagen van zijn aanvraag, andere dan deze hieronder opgesomd, via elektronische drager (CD-Rom, USB-stick, mail : AEO.general@minfin.fed.be), in pdf-formaat (één bestand per bijlage) aan te leveren. Volgende bijlagen moeten op papier bezorgd worden : - de uittreksels en certificaten die uitgegeven zijn door een officiële instantie; - de eventuele volmacht (zie bijlage A in bijlage I bis bij de onderhavige instructie); - de verklaring in de vorm van bijlage 10 bij de aanvraag (zie bijlage E in bijlage I bis van de onderhavige instructie); - de bijlage 11 bij de aanvraag (zie bijlage F in bijlage I bis van de onderhavige instructie);

28 16 - de verklaring van de aanvrager (zie bijlage I ter van de onderhavige instructie); - de eventuele veiligheidsverklaring(en) (zie bijlage III bis van de onderhavige instructie). De Nationale Cel Certificering AEO voorziet elke aanvraag van de datum van ontvangst en kent een ontvangstnummer D.D. in het elektronisch dossierbeheerssysteem BASIS DESKTOP (DT 32) toe, gevolgd door een identificatie bestaande uit het letterwoord AEO en een chronologisch volgnummer in de reeks tot Zij creëert hierna een digitaal AEO-dossier in de gegevensbank BANAEOS, publiceert het op het SharePoint AEO (1) en stuurt het door naar een gewestelijke directie van douane en accijnzen volgens de volgende principes : Aanvraag ingediend in België - als de aanvrager zelf zijn douanegeschriften houdt, de gewestelijke directie die bevoegd en verantwoordelijk is voor het beheer van het AEO-dossier is degene in wiens ambtsgebied de plaats is gelegen waar de douanegeschriften worden gehouden en waar, in principe, eveneens de douanedocumentatie wordt bewaard; - als de aanvrager zijn douanegeschriften heeft uitbesteed, de gewestelijke directie die bevoegd en verantwoordelijk is voor het beheer van het AEO-dossier is degene in wiens ambtsgebied de zetel van de hoofdactiviteit van de aanvrager in verband met de douaneactiviteit is gelegen. (1) Zie 3 bis hiervoor. Suppl. 2

29 17 Aanvraag ingediend in een andere lidstaat Kennisgeving van een aanvraag Iedere aanvraag, aanvaard in een andere lidstaat, wordt door de betrokken lidstaat (zie de 22 en 24 hierna) ingebracht in EOS (1). Voormelde Nationale Cel Certificering AEO raadpleegt dagelijks het EOS systeem (1) en verdeelt vervolgens de nieuwe aanvragen die België vermelden in vak 13 en/of vak 14, aanvaard in andere lidstaten, over de betreffende gewestelijke directies voor onderzoek overeenkomstig de bepalingen van 29 hierna. Procedure van raadpleging De Nationale Cel Certificering AEO controleert dagelijks in EOS (1) of er een vraag tot raadpleging (zie de 30 tot 33 hierna) is vanuit andere lidstaten voor België. Zij verstuurt deze vervolgens naar de bevoegde gewestelijke directie(s) voor onderzoek. De keuze van de bevoegde gewestelijke directie(s) geschiedt in functie van de elementen van de vraag om raadpleging. Praktische voorbeelden 18. De volgende voorbeelden verduidelijken de bepalingen van de 8 tot 16 hiervoor. (1) Zie 3 bis hiervoor. Suppl. 2

30 18 Voorbeeld 1 - Multinational onderneming gevestigd in een derde land Een multinationale onderneming waarvan de moedermaatschappij gevestigd is in de Verenigde Staten bezit een filiaal in Frankrijk, twee bijkantoren in Duitsland en een vaste inrichting in België. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor AEOcertificering in te dienen voor het geheel van de douaneactiviteiten die uitgeoefend worden door zijn filiaal, zijn twee bijkantoren en zijn vaste inrichting. Is dit mogelijk? Antwoord : Niet voor hetgeen dat het filiaal in Frankrijk aangaat. Het filiaal vormt een legale entiteit op juridisch vlak, afzonderlijk van de moedermaatschappij. Als het filiaal gecertificeerd wenst te zijn, moet zij op haar eigen naam een aanvraag voor een AEO-certificaat indienen bij de Franse douaneautoriteiten. Wel voor hetgeen de twee Duitse bijkantoren en de vaste inrichting in België aangaat, indien aangenomen wordt dat de moedermaatschappij in de Europese Unie gevestigd in krachtens de aanwezigheid van een vaste inrichting in België. Voor deze drie entiteiten moet de aanvraag voor een AEO-certificaat ingediend worden in België. Voorbeeld 2 Multinational met dochtervennootschappen De moedervennootschap van een multinational is gevestigd in Duitsland en heeft dochtervennootschappen in België en Oostenrijk. De moedervennootschap oefent geen enkele door de douanewetgeving gedekte activiteit uit, terwijl de dochtervennootschappen handel drijven met derde landen, regelmatig goederen in- en uitvoeren en al hun douanedocumentatie beheren. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor certificering in te dienen voor het geheel van de activiteiten van haar dochtervennootschappen. Is dit mogelijk? Suppl. 2

31 19 Antwoord : Neen. Krachtens het vennootschapsrecht vormt elke dochtervennootschap een afzonderlijke rechtspersoon (zie 9 hiervoor) en moet zij een aanvraag in haar naam indienen in de lidstaat waar zij haar hoofdboekhouding houdt en waar zij haar douaneactiviteiten uitoefent. Voorbeeld 3 - Grote onderneming met bijkantoren Onderneming A heeft haar zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het Midden-Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopskantoren en magazijnen in Europa en het Midden-Oosten. Ook het beheer en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft een bijkantoor in België dat het distributiecentrum is voor geheel Europa; alle douaneactiviteiten, logistieke diensten en desbetreffende hoofdboekhouding zijn gecentraliseerd in België. Dit distributiecentrum is houder van meerdere douanevergunningen, verleend door de Belgische algemene administratie der douane en accijnzen en gebruikt in het kader van de douaneactiviteiten van het bijkantoor. Onderneming A wenst een AEO-certificaat te bekomen voor dit distributiecentrum. Wie moet de aanvraag voor AEO-certificering indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend? Antwoord : Aanvrager : het in België gevestigde distributiecentrum dat een bijkantoor is van onderneming A heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid (zie 10 hiervoor). In dit geval moet onderneming A de aanvraag indienen in haar naam. Plaats van aanvraag: gezien enerzijds de hoofdboekhouding, bestaande uit de archieven en de documentatie aan de hand waarvan de douaneautoriteit kan nagaan of aan de voorwaarden en criteria ter verkrijging van het AEO-certificaat is voldaan, in België wordt gehouden en anderzijds alle douane- en logistieke activiteiten in België zijn verenigd, moet onderneming A haar aanvraag voor AEO-certificering indienen bij de Belgische algemene administratie der douane en accijnzen. Suppl. 2

32 20 Voorbeeld 4 - Grote onderneming met meerdere bijkantoren in verschillende lidstaten, elk van hen oefent activiteiten uit die gedekt zijn door de douanewetgeving en houdt een boekhouding betreffende deze activiteiten Onderneming A heeft haar zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het Midden-Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopskantoren en magazijnen in Europa en het Midden-Oosten. Ook het bestuur en de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft bijkantoren in België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als distributiecentrum. Elk bijkantoor oefent douaneactiviteiten uit. Onderneming A wenst een AEO-certificaat te bekomen voor deze verschillende bijkantoren. Wie moet de aanvraag voor AEO-certificering indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend? Antwoord : Aanvrager : het in België gevestigde distributiecentrum dat een bijkantoor is van onderneming A heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid (zie 10 hiervoor). Ter zake moet onderneming A de aanvraag indienen in haar naam. Plaats van aanvraag : In deze denkbeeldige situatie kunnen twee situaties in het vooruitzicht worden gesteld : a) indien onderneming A activiteiten van algemeen beheer van logistieke diensten uitoefent in Frankrijk en aldaar toegang geeft tot de hoofdboekhoudingen betreffende de douaneactiviteiten van de verschillende bijkantoren zijn de bepalingen van artikel 14 quinquies, 2, b, van toepassing. In dit geval moet de aanvraag voor AEO-certificering worden ingediend bij de Franse douaneautoriteiten; Suppl. 2

33 21 b) indien elk bijkantoor zijn douane- en logistieke activiteiten beheert en de daarop betrekking hebbende hoofdboekhouding voert terwijl onderneming A geen enkele informatie daaromtrent centraliseert, mag onderneming A de lidstaat kiezen waar zij haar aanvraag zal indienen aangezien het Communautair Douanewetboek en zijn toepassingsbepalingen dit geval niet voorziet. Logischerwijze zou de voorkeur moeten uitgaan naar de lidstaat waar het bijkantoor is gevestigd met het grootste volume aan douaneactiviteiten. Voorbeeld 5 - Uitbestede hoofdboekhouding Onderneming A is in België gevestigd en heeft haar hoofdboekhouding uitbesteed in India met een gewaarborgde elektronische toegang tot haar documenten door de Belgische douaneautoriteiten. Zij voert Aziatische goederen enkel via Italië in maar oefent de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten uit in België. In welke lidstaat moet onderneming A haar aanvraag voor AEO-certificering indienen? Antwoord : In België (zie 16 hiervoor). Onderzoek van de aanvraag 19. Na ontvangst van een door de Nationale Cel Certificering AEO doorgestuurde aanvraag, brengt de in 17 hiervoor bedoelde bevoegde gewestelijke directie de datum van ontvangst erop aan en controleert de ontvankelijkheid ervan. Een ontvankelijke aanvraag moet beantwoorden aan de criteria van de artikelen 14 quater, 14 quinquies en 14 septies van het CTW. In dit geval moet genoemde directie verplichtend controleren : a) dat de aanvraag volledig is en alle vereiste bijlagen bevat. In het ontkennend geval moet zij binnen een termijn van dertig kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag, de aanvrager verzoeken, met opgave van de redenen voor haar verzoek, de ontbrekende inlichtingen te verstrekken; EN Suppl. 2

34 22 b) dat de Belgische administratie der douane en accijnzen wel degelijk bevoegd is om de aanvraag te behandelen (zie de 14 tot 18 hiervoor); EN c) dat de aanvrager niet veroordeeld is geweest voor een ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met zijn economische activiteit. In de zin van onderhavige instructie wordt als ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met de economische activiteit beschouwd : - elke overtreding bedoeld in Boek II, Titel III, hoofdstukken I tot V, Titel IV, hoofdstuk IV en Titel IX, hoofdstuk I en II van het Belgische wetboek van strafrecht; - elke overtreding van de verboden bedoeld in de artikelen 38 tot 41 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten; - elke overtreding van de verplichtingen voortvloeiend uit het handelsrecht, het vennootschapsrecht, het maatschappelijk recht of het arbeidsrecht, daaronder begrepen de verplichtingen uit hoofde van de wetgeving inzake bescherming van de arbeid; - elke overtreding van de verplichtingen voortvloeiend uit de douane- en fiscale wetgeving; waarvoor de pleger, in België of het buitenland, een ernstige definitieve strafrechterlijke veroordeling met kracht van gewijsde heeft gekregen (definitief geworden). Wordt als ernstige strafrechterlijke veroordeling beschouwd : - elke strafrechterlijke veroordeling die aanleiding gaf tot een boete van meer dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan zes maanden;

35 23 - elke strafrechterlijke veroordeling die aanleiding gaf tot een boete van meer dan tweeduizend euro maar minder dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan drie maanden maar minder dan zes maanden en waarvoor in het betrokken geval, de Centrale administratie der douane en accijnzen, Dienst Douaneprocedures (Nationale Cel Certificering AEO) een ongunstige beoordeling uitbrengt. Bij deze beoordeling wordt ondermeer rekening gehouden met de volgende criteria : het effect van de inbreuk wat betreft de AEO-reglementering; de omstandigheden waarin de inbreuk werd gepleegd; in voorkomend geval, de frequentie van de inbreuken; de aard van de uitgeoefende activiteiten; de evolutie in het gedrag van de aanvrager; de algemene moraliteit van de aanvrager. De bevoegde gewestelijke directie stuurt ter zake het dossier door naar voormelde dienst voor gemotiveerd advies, gestaafd met een omstandig verslag omvattende de beschouwingen en het advies van de Starterscoördinator en de Risicocoördinator. EN d) dat geen faillissementsprocedure loopt tegen de aanvrager op het tijdstip van de aanvraag. In de zin van onderhavige instructie wordt beschouwd als een faillissementsprocedure lopende tegen de aanvrager op het tijdstip van de aanvraag, elke aanvrager waartegen een vonnis van faillietverklaring werd uitgesproken. EN Suppl. 2

36 24 e) dat de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken (1) van de aanvrager niet veroordeeld is geweest voor een ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving, begaan in het kader van zijn activiteiten als wettelijk vertegenwoordiger. (1) Dit begrip werd verduidelijkt tijdens de 61 ste vergadering van het Comité Douanewetboek, Afdeling algemene douanereglementering, gehouden op 13, 14 en 15 september Ter zake gaat het niet om een douaneagent of douane-expediteur maar om de wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager in douanezaken, nl. de persoon die hem gewoonlijk vertegenwoordigt voor de hoven en rechtbanken (advocaat, advocatenkabinet, enz.). In de brieven van 14 juli 2010 (nr. TAXUD B2/GS D(2010)397239) en van 15 oktober 2010 (nr. TAXUD B2/GS D(2010)655982), geadresseerd aan de Orde van Advocaten in Antwerpen, worden de volgende verduidelijkingen inzake artikel 14 septies, c), van het CTW vermeld.... Deze bepaling is in de wetgeving opgenomen omdat een rechtspersoon niet rechtstreeks kan handelen, maar slechts via een natuurlijke persoon die namens hem optreedt en de belangen de rechtspersoon waarneemt. Dit is de algemene betekenis die is vastgelegd in de notulen van de vergadering van het Comité Douanewetboek van september 2006, deze persoon (wettelijk vertegenwoordiger) is een persoon die de onderneming gewoonlijk voor een rechtbank vertegenwoordigt. De zin in de notulen geeft een voorbeeld van wettelijke vertegenwoordiging, maar de wettelijk vertegenwoordiger zou de onderneming ook kunnen vertegenwoordigen wanneer de rechtspersoon moet functioneren en zich moet verbinden ten aanzien van andere belanghebbenden : overheidsdiensten, klanten, leveranciers enz We moeten bovendien ook rekening houden met het feit dat het begrip wettelijk vertegenwoordiger in de douanewetgeving niet is gedefinieerd en om deze redenen overgelaten is aan het nationale recht van de lidstaten. In sommige lidstaten is deze bevoegdheid duidelijk gebaseerd op de statuten van de onderneming en wordt gewoonlijk gedelegeerd aan een lid van het bestuur (normalerwijze de voorzitter) of aan een ander lid van het personeel. In andere lidstaten is er de mogelijkheid om deze rol toe te wijzen aan een persoon buiten de onderneming. Suppl. 2

37 25 Een van de lidstaten heeft erop gewezen dat volgens zijn nationale wetgeving de vertegenwoordiger normalerwijze een advocaat is. Daarom staat in de notulen vermeld dat : het kan een advocaat zijn. In elk geval moet het duidelijk zijn dat deze bevoegdheid op permanente basis aan een persoon binnen of buiten de onderneming moet worden toegewezen. De wettelijke vertegenwoordiger heeft een permanent en algemeen mandaat om de onderneming in douanezaken te vertegenwoordigen. Zoals hierboven vermeld, wordt deze bevoegdheid doorgaans toegewezen overeenkomstig de statuten van de onderneming. Het gaat bijvoorbeeld niet om een bijzondere opdracht aan een advocaat om de onderneming voor een rechtbank te verdedigen. Anderzijds zouden er volgens de nationale wetgeving wel gevallen kunnen zijn waarin het om een advocaat gaat (of een andere persoon buiten de onderneming) die voor een onderneming als wettelijk vertegenwoordiger in douanezaken optreedt. Daarnaast dient men ook rekening te houden met het feit dat de bepaling in artikel 14 septies (c) enkel van toepassing is in die gevallen waarbij de aanvrager een dergelijke wettelijke vertegenwoordiger heeft.... Wanneer de advoca(a)t(e) overeenkomstig de toepasselijke nationale wetgeving optreedt als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming en als dusdanig een wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming en als dusdanig een AEO-aanvraag indient, moet hij of zij voldoen aan het bepaalde in artikel 14 septies, onder c). Als de advoca(a)t(e) niet optreedt als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming maar specifieke diensten verleent, zoals het indienen van een AEO-aanvraag bij de bevoegde douaneautoriteit, is de bepaling van voornoemd artikel niet van toepassing. Rekening houdend met het voorgaande, is de douanevertegenwoordiger van de aanvrager zijn wettelijke vertegenwoordiger (iedere persoon aangeduid door een andere persoon voor het stellen van daden of vervullen van formaliteiten die voorzien zijn door de douanewetgeving). Suppl. 2

38 26 In de zin van onderhavige instructie wordt als ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanereglementering beschouwd, elke overtreding van de strafrechtelijke bepalingen bedoeld in hoofdstuk XXIV van de algemene wet inzake douane en accijnzen waarvoor de overtreder een ernstige definitieve strafrechtelijke veroordeling met kracht van gewijsde heeft gekregen (zie 19, c, 2de alinea hiervoor); EN f) dat de aanvraag niet wordt ingediend binnen de drie jaar na intrekking van het AEO-certificaat waarvan de aanvrager houder was, indien het certificaat, overeenkomstig artikel 14, tervicies, 1, a en b en 4, door de douaneautoriteit werd ingetrokken, hetzij omdat hij niet de nodige maatregelen heeft genomen om de redenen te verhelpen die een schorsing van zijn status van geautoriseerde marktdeelnemer hebben gerechtvaardigd, hetzij omdat hij een ernstige overtreding op de douanereglementering heeft begaan en er geen verder beroep meer mogelijk is. 20. De controle van de in 19 hiervoor bedoelde criteria wordt verricht op basis van een uittreksel uit het strafregister, te verstrekken door de aanvrager tot staving van zijn aanvraag. Wanneer de aanvrager een natuurlijk persoon is, moet hij bij de aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voegen. Dit uittreksel moet aangevraagd worden door de aanvrager bij de gemeentelijke administratie van de plaats waar hij in België woont. In dat geval zijn de bepalingen van letter b) van het volgend lid van toepassing op de wettelijk vertegenwoordiger in douanezaken, van de aanvrager. Als de aanvrager een rechtspersoon is, moet hij bij zijn aanvraag voegen : a) een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen, op zijn naam opgesteld. Dit uittreksel dient te worden aangevraagd bij de Federale Overheidsdient Justitie, -DG Rechterlijke Organisatie, Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel per brief, ofwel per fax via het nummer , ofwel via mail naar cjc-csr@just.fgov.be. EN Suppl. 2