Industriebrede Informatieteksten

Transcriptie

1 Industriebrede Informatieteksten Praktische handvatten zodat ook uw organisatie kan voldoen aan de wettelijke informatieplicht conform de Cookiebepaling in de Telecommunicatiewet (art. 11.7a Tw) iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Ondersteuning: uniforme informatieteksten 3 3. Industriebreed gebruik 3 4. Model van de informatieteksten 3 5. Gebruik van de informatieteksten door uw organisatie 5 6. Toestemmingsvereiste onder eigen verantwoordelijkheid 6 7. Over de auteurs 6 8. Aanvraag informatieteksten 7 BIJLAGE 1 FAQ 8 BIJLAGE 2 Werkinstructie Cookie Informatieteksten 10 iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 2

3 1. Inleiding Op 5 juni jl. is de gewijzigde Telecommunicatiewet, inclusief de Cookiebepaling, in werking getreden. Wat houdt de Cookiebepaling ook alweer in? Kortgezegd moeten websitehouders volgens de Cookiebepaling (art. 11.7a Telecommunicatiewet) hun bezoekers duidelijk en volledig informeren over het gebruik van cookies, waaronder voor welke doeleinden cookies worden gebruikt. Naast de informatieplicht zal er voor het plaatsen van cookies toestemming verkregen moeten worden van de websitebezoeker, tenzij hiervoor een wettelijke uitzondering geldt. Deze nieuwe wetgeving zorgt voor veel (rechts)onzekerheid en nieuwe uitdagingen voor de leden van het IAB. Om de online industrie te helpen compliant te zijn is IAB direct na de invoering van de wetgeving gekomen met de Cookie Compliance guide. Na de Cookie Compliance guide komt IAB nu met een Guide waarmee aan de informatieplicht kan worden voldaan. De guide geeft praktische handvatten voor een transparant internet en is voor de iedereen vrij beschikbaar. IAB gelooft dat uniformiteit bijdraagt aan transparantie en acceptatie. 2. Ondersteuning: uniforme informatieteksten Om op een uniforme en begrijpelijke manier te kunnen voldoen aan één van de wettelijke verplichtingen uit de Cookiebepaling, namelijk de informatieplicht, hebben sinds 5 juni jl. een aantal grote internetexploitanten en het Security & Privacy team van Deloitte onder leiding van IAB Nederland intensief samengewerkt aan het opstellen van standaard informatieteksten. Deze teksten zijn in nauw overleg met toezichthouder OPTA tot stand gekomen. OPTA heeft gedurende het hele totstandkomingsproces meegekeken en haar aanbevelingen gedaan betreffende de inhoud. IAB Nederland bedankt OPTA voor de constructieve wijze van samenwerking bij de totstandkoming van deze informatieteksten. 3. Industriebreed gebruik Hoe meer websites deze teksten zullen gaan gebruiken, hoe breder verspreid de uniforme boodschap van deze teksten zal zijn en hoe herkenbaarder het voor de consument zal zijn. Dit is de reden dat de bij het proces betrokken partijen de tot stand gekomen informatieteksten voor de gehele online-industrie graag beschikbaar stellen. Internetgebruikers zullen de teksten gaan herkennen en er vertrouwd mee raken, zowel vanwege de uniformiteit in de uitleg over cookies en het gebruik daarvan, als de door partijen gehanteerde uniforme opmaak. Dit draagt tevens bij aan de door OPTA gewenste uniforme informatieplicht. De informatieteksten zijn dan ook opgesteld in een dusdanig model dat het gebruik van deze teksten door de hele online-industrie gemakkelijk te verwezenlijken is. 1 De nieuwe Cookiebepaling is van toepassing in geval van het plaatsen van, of toegang krijgen tot gegevens op rand-apparatuur van de gebruiker. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt naar de aard van de gegevens. In dit document zullen wij voor de leesbaarheid spreken over cookies, maar dit beslaat eigenlijk alle technologie die wordt gebruikt om gegevens op te slaan in de randapparatuur van een gebruiker. Behalve om verschillende soorten cookies gaat dit dus ook om geïnstalleerde apps en / of plugins, informatie opgeslagen in de Web Storage, screen size, OS, browser type, device fingerprinting, etc. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 3

4 4. Model van de informatieteksten Om ervoor te zorgen dat de informatieteksten ook industriebreed gebruikt kunnen worden door alle verschillende partijen, is gekozen voor een drietrapspiramidemodel, waar in de laatste trap een cafetariamodel is opgenomen. Het piramidemodel bestaat uit: 1) een eenduidige pop-up bar; 2) een korte algemene verklaring waarom cookies ; 3) een website-specifieke uitleg. De eenduidige pop-up bar (1) en de korte algemene verklaring waarom cookies (2) zijn algemene standaardteksten en dienen door de websitehouders die gebruik willen maken van dit initiatief ongewijzigd te worden overgenomen. De website-specifieke uitleg (3) is vervolgens opgesteld op basis van een cafetariamodel. Er zijn verschillende informatieve blokken opgesteld, bestaande uit vaste standaardblokken en keuzeblokken. De vaste standaardblokken dienen ongewijzigd overgenomen te worden door de websitehouder. Verder dient er een keuze te worden gemaakt door de websitehouder voor die keuzeblokken die specifiek op diens website(s) van toepassing zijn. DE BLOKKEN BESLAAN DE VOLGENDE ONDERWERPEN: 1. Algemene tekst ter inleiding (vast standaardblok); 2. Functionele cookies (keuzeblok); 3. Cookies om statistieken bij te houden (keuzeblok); 4. Social media cookies (keuzeblok); 5. Cookies om advertenties te kunnen tonen (keuzeblok); 6. Cookies ten behoeve van gedragsafhankelijke inhoud van een webpagina (keuzeblok); 7. Overige / onvoorziene cookies (vast standaardblok); 8. Browser instellingen (vast standaardblok); 9. Slotopmerkingen (vast standaardblok). De keuzeblokken kunnen dus,afhankelijk of deze wel of niet van toepassing zijn voor de bezoekers, worden getoond. In de keuzeblokken die van toepassing zijn, zijn vervolgens verschillende opties opgenomen waaruit websitehouders een keuze moet maken, bijvoorbeeld de toepasselijke doeleinden per cookie categorie. In Bijlage 2 Werkinstructie is een uitgebreidere gebruiksinstructie van de informatieteksten opgenomen en worden tevens printscreens getoond van het uiteindelijke resultaat. Door op een uniforme herkenbare manier te communiceren met consumenten over het gebruik van cookies laat de online industrie zien dat ze de privacy van het individu serieus nemen. Wij hopen dat deze teksten door de gehele markt wordt overgenomen. Aldus, Lauren van der Heijden, Directeur IAB Nederland. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 4

5 Voorbeeld. De korte algemene verklaring waarom cookies iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 5

6 5. Gebruik van de informatieteksten door uw organisatie Ook uw organisatie kan gebruik maken van deze met OPTA besproken informatieteksten om zo te voldoen aan de informatieplicht onder de cookiebepaling en tevens ook profijt te hebben van de uniform verspreide boodschap en de herkenbaarheid. De uitgebreide trapsgewijze uitleg draagt eraan bij dat uw bezoekers zo volledig en begrijpelijk mogelijk worden geïnformeerd over cookies, zowel algemeen (2) als specifiek(3). De gedachte hierachter is dat daarmee eventuele onduidelijkheid en dus onrust bij internetgebruikers kan worden weggenomen indien deze uniforme teksten industriebreed gebruikt worden. Vanwege de verbeterde kennis over cookies en de herkenning van de steeds terugkerende informatieteksten - waarbij ook OPTA betrokken was - zullen uw bezoekers in staat zijn om op een meer overwogen wijze toestemming te geven voor het plaatsen van cookies. Het model waarin de uniforme informatieteksten worden gehanteerd vergemakkelijkt ook de overname ervan op uw website(s), met name omdat u op basis van dit model ook specifiek voor uw website(s) kunt informeren. Indien u hier vragen over heeft, verwijzen we u graag naar de Bijlage 1 FAQ en/of de Bijlage 2 Werkinstructie, of het voorbeeld hieronder. U kunt ook contact opnemen met IAB Nederland. Om gebruik te kunnen maken van de teksten zult u wel moeten weten welke categorieën cookies er door en via uw website(s) worden geplaatst. Voor het in kaart brengen hiervan verwijzen wij u graag naar Bijlage 3 Cookie Compliance Praktische Gids. Hierin is een stapsgewijze uitleg opgenomen. 6. Toestemmingsvereiste onder eigen verantwoordelijkheid Naast de informatieplicht, dienen de partijen die cookies plaatsen - waaronder websitehouders - ook toestemming te verkrijgen voorafgaand aan het plaatsen. De uniforme informatieteksten zoals deze momenteel zijn opgesteld in samenwerking met eerdergenoemde partijen voorzien niet in deze zogenaamde toestemmingsvereiste. De teksten voorzien wel in het eerste gedeelte van de wettelijke verplichting onder de cookiebepaling, namelijk een duidelijke en volledige informatievoorziening. Op basis hiervan dient uiteindelijk toestemming te worden verkregen. Websites zullen onder eigen verantwoordelijkheid zorg moeten dragen voor het verkrijgen van voorafgaande toestemming van de gebruiker. De cookiewet betekent enorme uitdagingen voor de online industrie, maar uitdagingen zijn er om aan te gaan. Transparantie en uniformiteit zullen bijdragen aan het vertrouwen van de consument. Aldus, Annika Sponselee, Senior Manager Security & Privacy, Deloitte Risk Services. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 6

7 7. Over de auteurs De informatieteksten zijn in opdracht van IAB Nederland en in nauwe samenwerking met de grote internetexploitanten door Deloitte opgesteld. OPTA was nauw bij het project betrokken. LAUREN VAN DER HEIJDEN Director IAB Lauren van der Heijden is director bij IAB Nederland en was hiervoor werkzaam als operationeel directeur bij Digital Out of Home marktleider Librium. In deze functie was hij verantwoordelijk voor het commerciële en operationele beleid van de organisatie. Daarnaast was hij vicevoorzitter van de International Advertising Association (IAA). / TEL: AUKE VAN DEN HOUT Bestuurslid IAB Auke van den Hout is binnen het bestuur van IAB verantwoordelijk voor de portefeuille privacy. Hij is mede oprichter van Adatus, de Europese marktplaats voor audience targeting en Consentu, aanbieder van Online Privacy Oplossingen. Auke heeft meer dan 15 jaar ervaring in data driven advertising in Europa. / TEL: ANNIKA SPONSELEE Senior Manager Deloitte Annika Sponselee is Senior Manager bij Deloitte en heeft meer dan 7 jaar ervaring in advisering aan onder meer media- en technologiebedrijven op het gebied van privacy. Voorheen was Annika werkzaam als advocaat bij Baker & McKenzie op het gebied van privacywetgeving. Annika heeft als projectleider de groep internetexploitanten begeleid bij de totstandkoming van de teksten en heeft het contact met OPTA onderhouden gedurende dit proces. ASPONSELEE@DELOITTE.NL / TEL: Bedrijven die de privacy van het individu serieus nemen door op een transparante manier te communiceren over cookies, behalen hier op lange termijn een concurrentie voordeel mee, aldus Auke van den Hout, Bestuurslid IAB Nederland. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 7

8 8. Aanvraag informatieteksten Indien u ook de informatieteksten wilt overnemen op uw website(s), verzoeken wij u vriendelijk een te sturen aan INFO@IAB.NL. U zult dan de informatieteksten van ons per mailbestand ontvangen. Tevens zult u informatie ontvangen over de wijze waarop de opmaak kan worden overgenomen. De Cookie informatieteksten zijn met de grootste zorg ontwikkeld, waarbij de wettelijke regels gesteld bij of krachtens de Telecommunicatiewet zo goed mogelijk in acht zijn genomen. Desondanks kan dit document onjuistheden of onvolledigheden bevatten en kunnen aan de Cookie informatieteksten geen rechten worden ontleend. Noch het IAB, noch de makers van de Cookie informatieteksten zijn voor eventuele onjuistheden en/of onvolledigheden aansprakelijk. Nu daarnaast de exacte betekenis van deze regels steeds afhankelijk is van omstandigheden van het geval waarmee bij de ontwikkeling van deze Cookie informatieteksten geen rekening kon worden gehouden, geschiedt het gebruik van deze Cookie informatieteksten steeds geheel voor risico van de gebruiker. De Cookie informatieteksten zijn met de grootste zorg ontwikkeld, waarbij de wettelijke regels gesteld bij of krachtens de Telecommunicatiewet zo goed mogelijk in acht zijn genomen. Desondanks kan dit document onjuistheden of onvolledigheden bevatten en kunnen aan de Cookie informatieteksten geen rechten worden ontleend. Noch het IAB, noch de makers van de Cookie informatieteksten zijn voor eventuele onjuistheden en/of onvolledigheden aansprakelijk. Nu daarnaast de exacte betekenis van deze regels steeds afhankelijk is van omstandigheden van het geval waarmee bij de ontwikkeling van deze Cookie informatieteksten geen rekening kon worden gehouden, geschiedt het gebruik van deze Cookie informatieteksten steeds geheel voor risico van de gebruiker. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 8

9 BIJLAGE 1: FAQ Q. Wat houdt het initiatief precies in? A. IAB heeft het initiatief genomen om samen met een aantal marktpartijen te werken aan standaard informatieteksten waarmee kan worden voldaan aan de informatieplicht van de nieuwe telecommunicatiewetgeving, beter bekend als de cookiewetgeving. OPTA heeft meegekeken en feedback gegeven op de tot stand gekomen teksten. Q. Wat wil IAB bereiken met dit initiatief? A. IAB is, zowel in het belang van de consument als in het belang van de industrie, een voorstander van uniformiteit in communicatie richting consumenten door internetexploitanten. Q. Wat gaan bezoekers in de praktijk merken als zij websites bezoeken? A. Bezoekers gaan, op de verschillende websites, op een uniforme manier geïnformeerd worden over het gebruik van cookies op die site. Q. Wat was de rol van OPTA bij de totstandkoming van de teksten? A. De OPTA heeft meegekeken en feedback gegeven op de tot stand gekomen teksten. Q. Voldoen websites die gebruikmaken van dit informatiemateriaal volledig aan de Nederlandse cookiewet? A. Nee, met de teksten wordt slechts voldaan aan de informatieplicht van de wetgeving. Websites moeten daarnaast ook toestemming vragen voor het plaatsten van cookies. Q. Mogen alle websites ongevraagd gebruikmaken van deze teksten? A. Websites die gebruik willen maken van de teksten kunnen dit bij IAB aangeven. Ze ontvangen dan via de mail een toolkit met alle benodigde bestanden. Q. Waarom zouden websites deze teksten moeten overnemen, wat is daar het voordeel van? A. Door het gebruik van deze teksten voldoen ze aan de informatieplicht van de nieuwe wetgeving en communiceren ze op een heldere wijze met de gebruiker/bezoeker. Q. Mogen websites zelf wijzigingen aanbrengen in de tekst? A. Nee, het is niet de bedoeling dat er wijzigingen in de teksten worden aangebracht. Dat zou immers de uniformiteit waarnaar gestreefd is, aantasten. Q. Kunnen buitenlandse websites ook gebruikmaken van het informatiemateriaal? A. Ja, de teksten zijn zowel in het Engels als in het Nederlands beschikbaar. Q. Hoe worden bezoekers aangesproken: met je of u? A. De teksten zijn zowel in een je als u vorm beschikbaar. Q. Op welke locatie op de webpagina moet de pop-up banner geplaatst worden? A. Onder of bovenaan aan de pagina iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 9

10 BIJLAGE 2: Werkinstructie Cookie Informatieteksten Werkinstructie Cookie Informatieteksten Hieronder volgt een instructie over de wijze waarop de informatieteksten door een websitebeheerder gebruikt dienen te worden. Allereerst wordt uitgelegd hoe de verschillende onderdelen van de cookie informatieteksten zich tot elkaar verhouden; er wordt namelijk gebruik gemaakt van een piramidemodel en een cafetariamodel. 1. Piramidemodel en cafetariamodel: In overleg met de grote internetexploitanten is de keuze gemaakt om de websitebezoekers te informeren via een piramidemodel. Via dit model krijgt de bezoeker eerst een (1) pop-up bar te zien, waarvandaan de bezoeker kan doorklikken naar een (2) korte, simpele en algemene uitleg over waarom cookies. Vervolgens kan de bezoeker vanuit de korte, simpele uitleg doorklikken naar de (3) meer gedetailleerde informatietekst betreffende de specifieke website. Deze gedetailleerde informatieteksten zijn weer opgebouwd via een cafetariamodel. Dit betekent dat de informatieteksten zijn opgedeeld in verschillende keuzeblokken, waaruit door de websitebeheerder een keuze moet worden gemaakt. VOOR WAT BETREFT DE (1) POP-UP BAR HET VOLGENDE: Er is gekozen voor een vaste pop-up bar in een rustige lay-out die zowel boven als onderaan de websitepagina kan worden gezet. De wijze waarop deze pop-up bar eruit hoort te zien, ziet u in onderstaand voorbeeld. Deze website maakt gebruik van cookies. Waarom? Klik hier voor meer informatie. Sluit Voorbeeld 1. Vast blok: Pop-up bar VOOR WAT BETREFT DE (2) SIMPELE KORTE, ALGEMENE UITLEG OVER HET WAAROM VAN COOKIES HET VOLGENDE: Er is gekozen voor deze vaste tussenstap om een simpele algemene uitleg te geven over het waarom van cookies, waardoor de gemiddelde bezoeker (jong of oud, hoog of laag opgeleid) beter kan begrijpen wat cookies nou eigenlijk precies zijn. Dit blok is dus niet specifiek toegespitst op uw eigen website(s), maar op websites die gebruikmaken van cookies in het algemeen. Buiten het voldoen aan een duidelijke informatieplicht aan iedereen, kan dit ook onderscheidend werken in de markt doordat er door deze partijen voor wordt gekozen om iedereen algemeen te informeren over cookies en niet alleen specifiek over cookiegebruik op de eigen website. In het voorbeeld hieronder ziet u de wijze waarop deze tekst op uw website getoond kan worden. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 10

11 HET CAFETARIAMODEL TEN AANZIEN VAN DE (3) MEER GEDETAILLEERDE INFORMATIE OVER DE EIGEN WEBSITE: Zoals gezegd bestaat dit gedeelte uit verschillende verplichte blokken en keuzeblokken. Zo zijn er een algemeen inleidend en afsluitend blok, die voor iedereen van toepassing zijn. Daarnaast zijn er blokken gemaakt die (doeleinden van) de verschillende type cookies beschrijven en die naar gelang deze wel of niet van toepassing zijn op een website aan/uit kunnen worden gezet. Ook moet u per blok dan weer een keuze maken in de verschillende doeleinden. Die zijn dus ook weer opgebouwd via een cafetariamodel. In onderstaand voorbeeld ziet u hoe deze blokken er op uw website uit kunnen zien. Voorbeeld 2. Vast blok: Waarom cookies? iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 11

12 Voorbeeld 3.A. Keuzeblok: website specifieke uitleg over cookies iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 12

13 Voorbeeld 3.B. Keuzeblok: website specifieke uitleg over cookies iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 13

14 2. Instructies ten aanzien van de keuze die gemaakt moeten worden in de (3) gedetailleerde website-specifieke tekst ALGEMEEN In de lange tekst (3) is aangegeven welke blokken algemeen zijn (kortom, die voor iedereen van toepassing zijn en ongewijzigd moeten worden gebruikt) en welke blokken optioneel zijn en specifiek gekozen kunnen worden. Dit staat steeds aan het begin van het blok; Bij alle tekst tussen <<>> moet u iets invullen of een keuze maken tussen twee teksten, afhankelijk van uw voorkeuren als websitebeheerder. Deze keuzes spreken in principe voor zich. Een aantal keuzes behoeft echter toelichting, welke direct hieronder volgt. Zo zult u ten aanzien van iedere categorie cookie moeten aangeven wat de naam van de cookie is (bijvoorbeeld cookie 1), wie deze geplaatst heeft, met welk doel de cookie geplaatst is en hoe lang de cookie bewaard blijft. Ook zult u op pagina 3 (cookietype statistieken ) moeten aangeven of u voor de metingen al dan niet gebruikmaakt van de hulp van software van een derde partij. Op pagina 4 (cookietype social media ) zult u moeten aangeven van welk type social media cookie u gebruik maakt: plaatst de partij achter de social media direct een cookie, of pas op het moment dat de bezoeker de social media button aanklikt? Alle teksten waar een aanvinkhokje voor staat (te weten de doeleinden) zijn optioneel aangezien deze afhankelijk zijn per website. Bij implementatie op uw eigen website(s) moet u die doeleinde(n) die van toepassing zijn op de betreffende website dus aanvinken/tonen en de doeleinde(n) die niet van toepassing zijn dus uitzetten. Voor een inventarisatie van de cookies die gebruikt worden op/via uw website verwijzen wij naar onze Cookie Compliance Gids. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 14

15 HOE LANG WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD (LEVENSDUUR): In dit vakje dient u aan te geven hoe lang de cookies bewaard worden. o o o o o o U kunt hier kiezen uit de volgende bewaartermijnen: [X] minuten; [X] dagen; [X] weken; [X] maanden; [X] jaren; Sessiecookie (dit zijn tijdelijke cookies die alleen tijdens het bezoek van uw websitebezoeker worden gebruikt). WIJZIGINGEN IN DE VERSIE In het laatste blok, de slotopmerkingen, staat aangegeven dat de inhoud van de verklaringen en de opgenomen cookies altijd en zonder waarschuwing vooraf gewijzigd mogen worden. In dit kader is het van belang twee zaken in de gaten te houden: Zorg ervoor dat u altijd bijhoudt op welke datum en op welk tijdstip u een versie wijzigt en sla altijd alle oude versies op, op een gemakkelijk vindbare plaats. Op het moment dat u uw bezoekers om toestemming vraagt, is overigens het volgende van toepassing. Substantiële wijzigingen in de inhoud van de verklaring of de cookies die u gebruikt, kunnen consequenties hebben voor de verstrekte toestemming indien u die van een websitegebruiker hebt verkregen. Het betekent immers dat de verkregen toestemming gebaseerd is op substantieel andere gronden en daarom zult u in principe de toestemming opnieuw moeten verkrijgen van uw websitegebruiker. Er is bijvoorbeeld sprake van substantiële wijzigingen als u nieuwe categorieën cookies gaat gebruiken op uw website die u eerder niet gebruikte. iab. Cookie Compliance. Industriebrede Informatieteksten 15

16 IAB Nederland Prins Hendriklaan AZ Amsterdam T: