Handleiding. Omschrijving Handleiding RaadDigitaal Gebruiker. Datum Versienummer 2.5

Transcriptie

1 Handleiding Omschrijving Handleiding RaadDigitaal Gebruiker Auteur SIMgroep Datum Versienummer 2.5

2 Inhoudsopgave HANDLEIDING... 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING RAADDIGITAAL DOWNLOADEN EN INSTALLEREN APPLE APP STORE DOWNLOADEN INSTALLEREN OPSTARTEN KIES GEMEENTE DASHBOARD KIES BESTUURSORGAAN MENU INLOGGEN VERGADERINGEN DOCUMENTEN NOTIFICATIES ZOEKEN INSTELLINGEN VERGADEREN AGENDA AGENDAPUNT NAVIGEREN TUSSEN AGENDAPUNTEN DOCUMENTEN BIJ AGENDAPUNTEN NOTITIE TOEVOEGEN IN AGENDAPUNT NOTITIE DELEN MET ANDERE PERSOON ANNOTEREN TABBLADEN OM SNEL TE SCHAKELEN TUSSEN GEOPENDE DOCUMENTEN TEKENEN ONDERSTREPEN MARKEREN DOORHALEN NOTITIE TOEVOEGEN IN DOCUMENT ANNOTATIE VERWIJDEREN UIT DOCUMENT DOCUMENT-OPTIES DOCUMENTEN MET AANTEKENINGEN DELEN ZOEKEN IN DOCUMENT INDEX DOCUMENT EN AANTEKENINGEN IN DOCUMENT DOCUMENT OPENEN MET RAADDIGITAAL DOCUMENT OPENEN MET VERVALLEN DOCUMENTEN MET ANNOTATIES Pagina 2 van 62

3 7. BACKUPS MAKEN EN TERUGZETTEN BACKUP VAN RAADDIGITAAL MAKEN IN ICLOUD BACKUP VAN RAADDIGITAAL TERUGZETTEN UIT ICLOUD BACKUP VAN IPAD MAKEN MET ITUNES BACKUP VAN IPAD TERUGZETTEN MET ITUNES TROUBLE SHOOTING UIT EN AANZETTEN WI-FI VERGEET HET WI-FI NETWERK EN KOPPEL OPNIEUW CONTROLEER OF U EEN INTERNET VERBINDING HEEFT HERSTARTEN IPAD UPDATES NOG STEEDS PROBLEMEN? SIMGROEP B.V Pagina 3 van 62

4 1. Inleiding RaadDigitaal maakt papierloos werken mogelijk voor uw gemeenteraad, college en gemeentelijke organisatie. RaadDigitaal toont de agenda s inclusief de bijbehorende pdfdocumenten van de gemeentelijke vergaderingen op uw ipad. Indien uw gemeente de PRO functionaliteit heeft afgenomen kunt u annotaties aanbrengen in uw documenten en ook besloten vergaderingen en documenten op uw ipad bekijken en annoteren. RaadDigitaal 2 is de opvolger van RaadDigitaal en RaadDigitaal Pro. In deze handleiding leest u hoe u de app kunt downloaden uit de app store en er daarna gemakkelijk mee aan de slag kunt. Deze handleiding betreft de functies van RaadDigitaal inclusief de PRO functionaliteit. Succes! Pagina 4 van 62

5 2. RaadDigitaal downloaden en installeren 2.1. Apple app store Om te werken met RaadDigitaal dient deze gedownload en geïnstalleerd te worden vanuit de Apple App Store. Deze is te vinden op de ipad onder het volgende icoon: Afbeelding: Apple App Store icoon Wanneer u met uw vinger op het App Store icoon tikt opent de app store. Afbeelding: Apple App Store (1) Pagina 5 van 62

6 Om RaadDigitaal te downloaden tikt u eerst op het icoon Uitgelicht onderaan. Daarna zoekt u via het zoekvenster rechts bovenaan op het woord raaddigitaal. Afbeelding: zoeken in de App Store (2) Pagina 6 van 62

7 2.2. Downloaden In de resultaten verschijnen 2 apps: RaadDigitaal en RaadDigitaal+. Afbeelding: zoeken in de app store (3) U heeft de versie RaadDigitaal nodig (RaadDigitaal+ zal over enige tijd uit de app store worden gehaald). Tik op RaadDigitaal. Pagina 7 van 62

8 2.3. Installeren Tik op de button OPEN (eerste installatie) of UPDATE in het vak van RaadDigitaal. Klik hierop en de app wordt geïnstalleerd. Afbeelding: installeren van RaadDigitaal (1) Pagina 8 van 62

9 Wanneer de installatie is afgerond is de button UPDATE veranderd in OPEN. Door hierop met uw vinger te tikken, opent RaadDigitaal voor de eerste keer. Afbeelding: installeren van RaadDigitaal (2) Pagina 9 van 62

10 3. Opstarten RaadDigitaal is nu geopend en u kunt ermee gaan werken Kies gemeente De eerste stap is om de juiste gemeente te selecteren. Dit doet u door in de lijst te scrollen naar de gewenste gemeente. Aan de rechterkant ziet u een alfabet, hiermee kunt u direct naar de gemeenten met dezelfde beginletter springen. Als u tikt op een gemeente wordt de gemeente geselecteerd en het Dashboard geopend van de gekozen gemeente. Afbeelding: kies gemeente Pagina 10 van 62

11 U kunt ook gebruik maken van het zoekvenster bovenaan de lijst van gemeenten. Door daar een gedeelte van de naam van de gemeente in te vullen, wordt de lijst gefilterd, totdat u de gewenste gemeente kunt selecteren. Afbeelding: filteren van gemeenten Pagina 11 van 62

12 3.2. Dashboard Nadat de gemeente is geselecteerd worden de openbare vergaderingen geladen in het Dashboard en bent u klaar om aan de slag te gaan. Op het Dashboard kunt u een overzicht zien van de aankomende vergaderingen en de laatste vergaderingen die hebben plaatsgevonden. Als u een van de overzichten naar beneden veegt wordt de lijst vernieuwd als u bij de bovenste vergadering bent aangeland. Afbeelding: dashboard scherm. Pagina 12 van 62

13 Besloten vergaderingen zijn alleen zichtbaar als u bent ingelogd en bent geautoriseerd voor de betreffende vergadering. Besloten vergaderingen zijn herkenbaar aan een rood bolletje. Rechtsboven kunt u zien of u bent ingelogd. Belangrijk: Controleer of de instellingen van uw ipad juist zijn geconfigureerd. Deze kunt u vinden in Instellingen/Berichtgeving. Blader in het berichtencentrum naar RaadDigitaal en tik op het icoontje van RaadDigitaal. De Meldingsstijl Stroken dient te zijn geselecteerd en alle opties dienen aan te staan (groen). Afbeelding: dashboard scherm met een besloten vergadering Pagina 13 van 62

14 3.3. Kies bestuursorgaan Via de button Kies bestuursorgaan rechtsboven kunt u aangeven van welke bestuursorganen u de vergaderingen wilt zien. U kunt meerdere bestuursorganen selecteren. Als u weer op de vergaderingen tikt keert u terug in het Dashboard. Als u een of meerdere bestuursorganen heeft geselecteerd verandert de kleur van de button en wordt aangegeven hoeveel bestuursorganen zijn geselecteerd. Afbeelding: kies bestuursorgaan Menu Met het hamburger -icoon linksboven met de drie streepjes waar de tekst Menu naast staat kunt u naar de menuopties van de RaadDigitaal. Tik op het icoontje en aan de linkerkant van het scherm schuift het menu naar binnen. Afbeelding: menu-icoon Pagina 14 van 62

15 Aan de linkerkant van het scherm worden de menu-opties getoond. Als u op één van de getoonde opties tikt wordt het bijbehorende scherm geopend. Afbeelding: menu. Pagina 15 van 62

16 3.5. Inloggen Om besloten vergaderingen te kunnen bekijken dient u eerst in te loggen. U kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze zijn gelijk aan die van het extranet of het raadsnet van uw gemeente. Voordat u inlogt kunt u aangeven hoe lang u ingelogd wilt blijven. Na een periode van inactiviteit zal RaadDigitaal automatisch uitloggen. De volgende tijden zijn mogelijk: 15 minuten, 4 uur, 8 uur en 12 uur. Afbeelding: inlogscherm Let op: het is bij de ios versie niet mogelijk om in te loggen indien het speciale teken & wordt gebruikt in het wachtwoord. Pagina 16 van 62

17 Als u succesvol bent ingelogd dan ziet het inlogscherm er als volgt uit: Afbeelding: inlogscherm indien ingelogd Pagina 17 van 62

18 3.6. Vergaderingen Via menu optie Vergaderingen gaat u naar een overzicht van alle vergaderingen. U kunt deze vergaderingen met de Voeg toe aan ipad Agenda button toevoegen aan de agenda van uw ipad. Afbeelding: vergaderingen-scherm. Pagina 18 van 62

19 3.7. Documenten RaadDigitaal ondersteunt alleen documenten die zijn opgeslagen in.pdf formaat. Met menuoptie Documenten kunt u de mappenstructuur van RaadDigitaal raadplegen waarin uw gedownloade documenten zijn opgeslagen. De gedownloade documenten worden in de map Onlangs gedownload geplaatst. U kunt zelf een mappenstructuur van maximaal 2 niveaus diep maken en daar de gedownloade documenten naar toe verplaatsen. Afbeelding: documenten scherm. Het bewerken, verplaatsen, verwijderen en nieuwe mappen aanmaken kunt u bereiken via de knop Opties. Let op! Er verschijnt geen waarschuwing nadat u op verwijderen heeft getikt. Het document is direct verwijderd. Pagina 19 van 62

20 U kunt geselecteerde documenten ook bundelen via de knop Bundel Geselecteerde Documenten onderin het scherm. +- Afbeelding: bundelen geselecteerde documenten. Pagina 20 van 62

21 Het verwijderen van mappen gaat als volgt: Open het menu Documenten en navigeer naar de te verwijderen map zodat deze in beeld staat; Tik op Opties. Er verschijnt een keuzemenu met opties; Tik op Bewerk. Er verschijnen rode icoontjes voor de mappen; Tik op het icoontje voor de te verwijderen map. Deze schuift naar links en achter de map verschijnt een rode knop met de tekst Verwijder; Tik op de knop Verwijder. Als de map geen documenten bevat wordt deze verwijderd. Anders volgt een foutmelding. Tik op Klaar. De mappenstructuur is weer zichtbaar. Afbeelding: verwijderen map Pagina 21 van 62

22 3.8. Notificaties Met menu-optie Notificaties opent een scherm met de aan u gerichte notificaties. Via het Instellingen scherm kunt u aangeven of u notificaties wilt ontvangen van bestuursorganen. Als u bijvoorbeeld alleen notificaties wilt ontvangen van de Gemeenteraadsvergaderingen dan kiest u in het Instellingen scherm voor de Gemeenteraad. De notificaties zijn gekoppeld aan de ipad en worden niet meegenomen wanneer u van ipad wisselt. Afbeelding: notificaties scherm Pagina 22 van 62

23 3.9. Zoeken Met menu-optie Zoeken opent een zoekscherm waarmee u kunt zoeken op trefwoorden. Zodra u begint een trefwoord in te typen verschijnen de eerste resultaten al in het scherm. De zoekresultaten zijn ingedeeld in Vergaderingen, Agendapunten, Notities in vergaderingen, Documenttitels en Aantekeningen in documenten. Afbeelding: zoekscherm Pagina 23 van 62

24 U kunt uw zoekresultaten beperken tot bijvoorbeeld alleen zoeken in Documenttitels. Afbeelding: zoeken in documenttitels Pagina 24 van 62

25 3.10. Instellingen Met menu-optie Instellingen kunt u aangeven in welke bestuursorganen u geïnteresseerd bent. U ontvangt dan automatisch notificaties indien een nieuwe vergadering beschikbaar is als u de app start. Afbeelding: uw interesses Pagina 25 van 62

26 4. Vergaderen Om te vergaderen opent u in het Dashboard of het Vergaderingen scherm de gewenste vergadering, door erop te tikken. Binnen de agenda s, agendapunten en documenten van vergaderingen kunt u altijd terug naar het voorgaande scherm met de knop Vorige. Bijvoorbeeld van een agendapunt terug naar de agenda. Voor het navigeren tussen agendapunten, zie paragraaf 4.3: Navigeren tussen agendapunten Agenda Bovenaan de agenda van een vergadering staat informatie zoals de datum, de begintijd, waar de vergadering plaatsvindt en wie de voorzitter is. Ook hier kunt u de vergadering toevoegen aan uw ipad agenda met de knop Toevoegen aan ipad agenda. U kunt een tweet versturen via Twitter en desgewenst kunt u alle documenten van de vergadering met één tik op de knop downloaden. Als er een Uitzending beschikbaar is kunt u deze opstarten. Afbeelding: agenda Pagina 26 van 62

27 Als aan de rechterkant van een agendapunt een blauw icoontje staat met daarin een getal, zijn er documenten gekoppeld aan het agendapunt. Het getal geeft het aantal gekoppelde documenten aan. Door op het agendapunt te tikken, opent het agendapunt. Onder het kopje Algemene documenten vindt u documenten die bij de hele agenda horen. Daaronder volgen de agendapunten met hun bijbehorende documenten. Mochten er nog bijzonderheden zijn, dan staan deze in het bovenste blok. Afbeelding: agenda met algemene documenten Pagina 27 van 62

28 4.2. Agendapunt Het agendapunt is verdeeld in vier gedeelten: Het bovenste vak bevat de titel van het agendapunt, een zogenaamd kruimelpad en de volledige tekst van de titel van het agendapunt. Hiernaast staan, indien van toepassing, enkele knoppen zoals Bekijk uitzending en Delen via Twitter; Hieronder worden, indien gevuld, de aantekeningen en besluiten getoond, gescheiden door een horizontale lijn. Deze teksten zijn door de griffie toegevoegd (bijvoorbeeld aanvullingen bij een agendapunt); In het derde vak staan de documenten die bij het agendapunt horen; Onderaan kunnen notities gemaakt worden bij het agendapunt. Afbeelding: agendapunt U kunt van het kruimelpad gebruik maken als u bijvoorbeeld via de zoekfunctie in een agendapunt bent uitgekomen. Door in het kruimelpad op de naam van de vergadering te tikken komt u in de agenda van de vergadering. Pagina 28 van 62

29 4.3. Navigeren tussen agendapunten Als u een agendapunt heeft geopend kunt u snel naar het volgende agendapunt navigeren door het agendapunt naar links te vegen. U kunt ook naar het vorige agendapunt navigeren als u naar rechts veegt. De eerste keer dat u een agendapunt opent verschijnt een instructie die u kunt sluiten door op het kruisje rechts boven te tikken. De instructie wordt daarna niet meer getoond. Afbeelding: instructie vegen agendapunt Let op: als u teveel vingers gebruikt dan navigeert u tussen de actieve apps. Het gaat het soepelst als u één vinger gebruikt bij het vegen. Pagina 29 van 62

30 Afbeelding: naar links of naar rechts vegen agendapunt Met de knop Vorige kunt u niet tussen agendapunten navigeren maar bijvoorbeeld terug naar de agenda van de vergadering of terug naar de zoekresultaten. Pagina 30 van 62

31 4.4. Documenten bij agendapunten Door op de button Download te tikken, wordt het document opgehaald en is het te bekijken binnen de app. De button Download is dan veranderd in Bekijk. Met deze knop kunt u het document openen. U kunt ook op de naam van het document klikken, het wordt dan in één keer gedownload en geopend. Als u enkele of alle documenten selecteert kunt u de geselecteerde documenten bundelen of downloaden. De bundel wordt toegevoegd aan het geopende agendapunt. De bundel is ook te vinden in de map Onlangs gedownload onder het menu Documenten. Afbeelding: bundelen en downloaden documenten Pagina 31 van 62

32 Besloten documenten zijn alleen zichtbaar als u bent ingelogd en bent geautoriseerd voor de besloten vergadering. Besloten documenten zijn ook herkenbaar aan een rood bolletje. Afbeelding: besloten documenten Pagina 32 van 62

33 4.5. Notitie toevoegen in agendapunt Bij een agendapunt is het mogelijk om notities te maken. Dit kan in het onderste blok Notities. Door op de knop Nieuwe notitie te tikken, kan er een notitie worden ingevoerd. Afbeelding: notitie toevoegen bij agendapunt Pagina 33 van 62

34 Nadat u de notitie bij het agendapunt heeft opgeslagen is deze in de onderkant van het scherm zichtbaar bij het agendapunt. Afbeelding: notitie bij agendapunt Pagina 34 van 62

35 4.6. Notitie delen met andere persoon Notities die u zelf bij een agendapunt heeft toegevoegd kunt u delen met andere gebruikers die aan dezelfde vergadering zijn gekoppeld. U dient hiervoor te zijn ingelogd. Als u op de knop Notitie delen tikt dan wordt een overzicht getoond met de personen die aan de vergadering zijn gekoppeld. Selecteer de personen met wie u de notitie wilt delen en tik op Delen. Afbeelding: notitie delen Pagina 35 van 62

36 Notities die door andere personen zijn gedeeld worden toegevoegd in het blok met de notities: Afbeelding: gedeelde notities Pagina 36 van 62

37 5. Annoteren Wanneer een document is geopend binnen RaadDigitaal kunnen er annotaties worden gemaakt. De volgende annotaties zijn mogelijk: Tekenen; Onderstrepen; Markeren; Doorhalen; Notities maken. Let op: Soms is het niet mogelijk om tekst te onderstrepen, markeren of door te halen. Dit komt over het algemeen doordat het document is gescand en niet met een tekstverwerker is gegenereerd. Het is dan alleen mogelijk om te tekenen en notities te maken in het document. Pagina 37 van 62

38 5.1. Tabbladen om snel te schakelen tussen geopende documenten U kunt meerder documenten tegelijk openen. Door middel van tabbladen kan snel tussen de geopende documenten worden geschakeld. Als u op de knop Vorige tikt bij een geopend document blijft deze actief. Als u vervolgens een ander document opent, bijvoorbeeld in een ander agendapunt dan zijn beide documenten geopend en kunt schakelen met behulp van de tabbladen. U kunt een document sluiten door op het kruisje te tikken aan de linkerkant van het actieve tabblad. Pagina 38 van 62

39 5.2. Tekenen Met Tekenen kunt u in het document tekeningen maken met uw vinger. U kunt bijvoorbeeld een cirkel om een stuk tekst heen tekenen of ergens op attenderen met een pijl. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met uw tekening. Desgewenst kunt u de kleur, de helderheid of de dikte van de lijn aanpassen via de knop Kleur. Standaard is de dikte van de lijn ingesteld op 30%. Als u de dikte wijzigt wordt deze instelling bewaard. Als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe tekening aanbrengt. Er is een Undo en een Redo functie beschikbaar en u kunt de laatste tekening ook weggummen met de Gum functie. Als u klaar bent met het tekenen kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: tekst met tekening Pagina 39 van 62

40 5.3. Onderstrepen Met Onderstrepen kunnen stukken tekst worden onderstreept. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Daarna gaat u met uw vinger naar de tekst die onderstreept moet worden. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met onderstrepen. Desgewenst kunt u de kleur van de onderstreping aanpassen met de knop Kleur en als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe onderstreping aanbrengt. Als u klaar bent met het onderstrepen van de tekst kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: onderstreepte tekst Pagina 40 van 62

41 5.4. Markeren Met Markeren kunnen stukken tekst worden voorzien van een arcering. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Daarna gaat u met uw vinger naar de tekst die gearceerd moet worden. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met markeren. Desgewenst kunt u de kleur van de tekstmarkering aanpassen met de knop Kleur en als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe markering aanbrengt. Als u klaar bent met het markeren van de tekst kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: gemarkeerde tekst Pagina 41 van 62

42 5.5. Doorhalen Met Doorhalen kunnen stukken tekst worden doorgestreept. U selecteert de gewenste functionaliteit onderin het scherm. Daarna gaat u met uw vinger naar de tekst die doorgehaald moet worden. Beweeg uw vinger over de tekst en haal deze er niet af tot u klaar bent met doorhalen. Desgewenst kunt u de kleur van de doorhaling aanpassen met de knop Kleur en als u tikt op het handje met de tekst Scroll kunt u door het document bladeren zonder dat u per ongeluk een nieuwe doorhaling aanbrengt. Als u klaar bent met het doorhalen van de tekst kunt u op Gereed tikken. Afbeelding: doorgehaalde tekst Pagina 42 van 62

43 5.6. Notitie toevoegen in document Tikt u op Notitie, dan opent een venster met de mogelijkheid om tekst in te voeren. Tik in het document op de plaats waar u een opmerking wilt toevoegen en voer de tekst van de notitie in. Als u klaar bent met de notitie kunt u op de knop Gereed tikken. De notitie is gemarkeerd in het document met een gekleurd bolletje. Bij het aanmaken van de notitie kunt u kiezen voor een andere kleur van het bolletje met behulp van de knop Kleur. U kunt achteraf notities verwijderen door ze te selecteren en op de knop Verwijder te tikken. Door op de punaise te tikken blijft de notitie leesbaar (punaise in horizontale stand) nadat u op Gereed heeft geklikt. Afbeelding: notitie toevoegen in document Pagina 43 van 62

44 5.7. Annotatie verwijderen uit document Door in een document op een annotatie te klikken verschijnt rechtsboven in het scherm een menu dat betrekking heeft op de annotatie. Een van de opties is de prullenbak met de tekst Verwijder. Door hierop te tikken kan de annotatie worden verwijderd. RaadDigitaal vraagt om een bevestiging Verwijder of Annuleren. Indien op Verwijder is getikt wordt de gekozen annotatie definitief verwijderd uit het document. Pagina 44 van 62

45 6. Document-opties Als u een document heeft geopend kunt uit de volgende Opties kiezen: Verstuur aantekeningen; Verstuur document; Verstuur beide; Print aantekeningen; Print document; Print beide; Aantekeningen delen; Zoeken (in document). Als u kiest voor Verstuur beiden dan wordt het document inclusief de annotaties verstuurd. Kiest u voor Verstuur aantekeningen dan worden alleen de in een document gemaakte notities verstuurd. Pagina 45 van 62

46 6.1. Documenten met aantekeningen delen Om te faciliteren dat u met andere gebruikers samen kunt werken aan een document, wordt het mogelijk gemaakt om de gemaakte aantekeningen te delen via AirDrop. In het menu Opties is hiervoor de optie Aantekeningen delen gemaakt. Als u deze optie kiest wordt een Airdrop scherm getoond waarmee het geopende document inclusief de aantekeningen met een andere gebruiker gedeeld kunnen worden. Indien de ontvanger dit accepteert, ontvangt deze het document inclusief de aantekeningen. De volgende randvoorwaarden zijn hierbij van toepassing: Zowel de gebruiker als de ontvanger hebben een ipad die AirDrop ondersteunt, dus minstens ipad vierde generatie of een ipad mini; De ontvanger heeft RaadDigitaal geïnstalleerd; De ontvanger heeft AirDrop geactiveerd op zijn device en is detecteerbaar (Alleen contacten of Iedereen); Verzender en ontvanger zijn in de buurt van elkaar, dat wil zeggen, binnen bereik van Bluetooth èn Wi-Fi. Afbeelding: AirDrop scherm afzender Afbeelding: AirDrop scherm ontvanger Pagina 46 van 62

47 Als de ontvanger een document met aantekeningen ontvangt, wordt dit document automatisch gekoppeld aan de gemeente, de vergadering en eventueel het agendapunt waar dit document bij hoort. Het document wordt als een kopie op het apparaat van de ontvanger opgeslagen en verschijnt in de map Met mij gedeeld. Achter de documenttitel komt de naam van de ipad van de afzender te staan en zoals gebruikelijk het icoon met het aantal annotaties. U kunt de naam van uw ipad desnoods via het volgende pad aanpassen zodat u beter herkenbaar bent: ipad Instellingen/Algemeen/Info/Naam Indien het geopende document een bundel is kan niet worden bepaald bij welke vergadering of welke agendapunt het hoort. In dat geval zal de bundel worden opgeslagen in de map Met mij gedeeld in het Documenten scherm. Pagina 47 van 62

48 6.2. Zoeken in document Als u een document heeft geopend dan kunt u via de knop Opties zoeken in een document. Rechtsboven bij het vergrootglaasje vult u uw zoekterm in en als u op de knop Done tikt wordt het resultaat getoond door middel van een geel kader om het zoekresultaat. Met de pijltjes linksboven kunt u naar de volgende of de vorige zoekresultaten springen. Deze zoekfunctie is niet beschikbaar als het document is gescand. Afbeelding: zoeken in een document Pagina 48 van 62

49 6.3. Index document en aantekeningen in document Als u een document bekijkt kunt u de index van het document openen met de knop links onder de knop Menu. Door op een paginanummer, een bladwijzer of een aantekening te tikken springt u direct naar de betreffende pagina, aantekening of bladwijzer. Afbeelding: index aantekeningen in document Pagina 49 van 62

50 Als het document bladwijzers bevat dan kunt u met behulp van de index makkelijk naar de betreffende bladwijzers springen. De bladwijzers dienen bij het genereren van het pdfdocument te zijn aangemaakt. Met Microsoft Word kunt u bijvoorbeeld bladwijzers maken op basis van de koppen in het document tijdens het opslaan als pdf, Opties : Afbeelding: bladwijzers maken met Word Pagina 50 van 62

51 Alleen als het document bladwijzers bevat worden deze getoond. Door op een bladwijzer te tikken kunt u direct naar de betreffende plaats in het document springen. Afbeelding: index bladwijzers op basis van koppen Pagina 51 van 62

52 6.4. Document openen met RaadDigitaal Het is mogelijk om een pdf-document dat u bijvoorbeeld via heeft ontvangen, te openen met RaadDigitaal. Als u een pdf-document met een andere app op uw ipad heeft geopend dan kunt u op de volgende knop tikken om het document met RaadDigitaal te openen: Afbeelding: knop Openen met een andere app Vervolgens worden de op uw ipad beschikbare apps getoond die pdf-bestanden kunnen openen: Afbeelding: beschikbare pdf-apps Als u op RaadDigitaal tikt wordt het pdf-document geopend met RaadDigitaal. Het document wordt automatisch in de map Onlangs gedownload opgeslagen. Op deze manier kunt u zelf documenten importeren in RaadDigitaal. Als u de PRO functionaliteit heeft afgenomen is het ook mogelijk om annotaties aan te brengen in de geïmporteerde documenten. Pagina 52 van 62

53 6.5. Document openen met Het is mogelijk om documenten vanuit RaadDigitaal te openen met een andere app. Als u een pdf-document in RaadDigitaal op uw scherm heeft staan dan kunt u het document met een andere app openen via Opties / Openen met : Afbeelding: Openen met Pagina 53 van 62

54 De op uw ipad beschikbare apps die het pdf-formaat ondersteunen worden vervolgens getoond. Als u op een van de apps tikt wordt het document met de geselecteerde app geopend. Afbeelding: beschikbare pdf-apps buiten RaadDigitaal Belangrijk: als u documenten met AirDrop deelt via het menu Openen met dan kan het document niet aan een agendapunt worden gekoppeld bij de andere persoon. Dit kan alleen als u een document deelt met het menu Aantekeningen delen. Pagina 54 van 62

55 6.6. Vervallen documenten met annotaties In beginsel toont RaadDigitaal de actuele situatie van de vergaderingen zoals deze zijn gepubliceerd. Als een vergadering vervalt zal deze uit RaadDigitaal worden verwijderd. Hetzelfde geldt voor vervallen agendapunten. Als er documenten waren gekoppeld aan een vervallen vergadering of aan een vervallen agendapunten dan worden deze documenten ook verwijderd uit RaadDigitaal. Het kan voorkomen dat vergaderingen of documenten vervallen terwijl u juist veel tijd heeft gestoken in het annoteren van de bijbehorende documenten. Als u documenten heeft geannoteerd dan worden deze wél in RaadDigitaal bewaard. Dit om te voorkomen dat uw aantekeningen verdwijnen. De documenten met uw annotaties kunt u terug vinden in de map Onlangs gedownload. Ze zijn gemarkeerd met de tekst: (vervallen). Pagina 55 van 62

56 7. Backups maken en terugzetten 7.1. Backup van RaadDigitaal maken in icloud RaadDigitaal maakt één keer per week automatisch een backup. Verouderde automatische backups worden verwijderd. U kunt ook zelf een backup maken via het menu Backup. In het backup scherm kunt u vervolgens op de knop Maak backup tikken. Het maken van een wekelijkse backup is optioneel. U kunt er zelf voor kiezen of u dit wenselijk vindt. Een backup wordt gemaakt in icloud en bevat alle geannoteerde documenten en de bij agendapunten gemaakte notities. De backup voorziening maakt gebruik van een versleutelde verbinding en de gegevens worden ook versleuteld opgeslagen in icloud. Desondanks adviseren wij u om besloten documenten op een andere manier veilig te stellen omdat de opslag in icloud niet per definitie in Nederland plaatsvindt. U heeft de mogelijkheid om besloten documenten uit te sluiten van de backup. U kunt een vorige backup uit icloud verwijderen door deze naar links te vegen en op Delete te drukken. Afbeelding: backup scherm Pagina 56 van 62

57 7.2. Backup van RaadDigitaal terugzetten uit icloud Bij het terugzetten van een backup worden alle wijzigingen, die u na de laatste backup heeft aangebracht in RaadDigitaal, overschreven door de inhoud van de backup. Het is daarom verstandig om regelmatig een backup te maken, bijvoorbeeld na het annoteren van documenten. De backups zijn toegankelijk op iedere ipad waarop u via uw icloud-account bent ingelogd. Als u dus een nieuwe ipad in gebruik heeft genomen kunt na de installatie van RaadDigitaal de laatste backup op uw nieuwe ipad zetten. Tik op de backup die u wilt terugzetten en bevestig met Ok. Afbeelding: backup terugzetten Pagina 57 van 62

58 7.3. Backup van ipad maken met itunes Het is mogelijk om een backup van uw ipad te maken met itunes. Op die manier kunt u met itunes migreren naar een nieuwe ipad. Sluit de app RaadDigitaal door de home-knop van de ipad twee keer achter elkaar snel in te drukken en RaadDigitaal omhoog te vegen; Sluit de ipad aan op uw computer en open itunes (indien dit niet automatisch gebeurt); Kies onder het kopje Automatically Back Up de optie This computer; Kies vervolgens voor Back Up Now om een backup te maken naar deze computer. Afbeelding: backup maken via itunes Pagina 58 van 62

59 7.4. Backup van ipad terugzetten met itunes Als u een backup van uw ipad heeft gemaakt met itunes kunt u deze als volgt terugzetten: Sluit de app RaadDigitaal door de home-knop van de ipad twee keer achter elkaar snel in te drukken en RaadDigitaal omhoog te vegen; Sluit de ipad aan op uw computer en open itunes (indien dit niet automatisch gebeurt); Kies onder het kopje Automatically Back Up de optie This computer; Kies Restore Backup ; Selecteer de zojuist gemaakte backup. Het is niet erg dat deze van een ouder model ipad is, de instellingen en apps zullen terug worden gezet alsof het om dezelfde ipad gaat; Wacht tot het proces is voltooid en de ipad opnieuw is opgestart. RaadDigitaal staat nu op de nieuwe ipad en alle documenten, aantekeningen en notities die aanwezig waren staan op de nieuwe ipad. Pagina 59 van 62

60 8. Trouble shooting Veel van onze klanten stellen ons de vraag waarom hun ipad trager wordt of vastloopt. Het komt soms ook voor dat de verbinding met de server zonder aanwijsbare reden terugvalt. Hier kunnen meerdere oorzaken voor zijn. Hieronder vindt u een aantal tips om verbindingsproblemen op te lossen: 8.1. Uit en aanzetten Wi-Fi De Wi-Fi verbinding kan wel eens terugvallen in snelheid of vastlopen. Zet de Wi-Fi verbinding uit via Instellingen / Wi-Fi en zet Wi-Fi daarna weer aan. Controleer of RaadDigitaal nu goed werkt Vergeet het Wi-Fi netwerk en koppel opnieuw. Ga naar Instellingen / Wi-Fi, tik op het gekoppelde netwerk en tik op Vergeet dit netwerk. Zet Wi-Fi uit en weer aan. Selecteer uw netwerk en voer het wachtwoord van uw netwerk opnieuw in. Neem contact op met uw lokale gebruikersondersteuning om eventuele verbindingsproblemen met Wi-Fi op te lossen. Controleer of RaadDigitaal nu goed werkt Controleer of u een internet verbinding heeft Druk op de Home-knop (de ronde knop onderaan) om naar het Home-screen te gaan en controleer of u een werkende internetverbinding heeft met behulp van de webbrowser Safari. Neem contact op met uw internet service provider om eventuele verbindingsproblemen op te lossen. Eventueel kunt u de snelheid van uw verbinding testen met een gratis verkrijgbare app, zoals bijvoorbeeld speedtest.net Herstarten ipad. Omdat een ipad vaak in en uit sluimerstand komt, vergeten veel mensen dat men de ipad ook kan uitschakelen en weer in kan schakelen (herstarten). Als bepaalde apps niet meer werken, of de ipad voelt traag aan, dan kunt u de ipad het beste eerst opnieuw opstarten. U kunt dit doen door de knop aan de rechterkant van de ipad lang ingedrukt te houden. In het scherm verschijnt dan een balkje met zet uit. Schuif deze naar rechts en de ipad wordt uitgeschakeld. Aanzetten kan weer op de zelfde manier door de knop aan de rechterkant van de ipad in te drukken. Controleer of uw RaadDigitaal nu wel goed werkt Updates Apple komt regelmatig met nieuwe updates voor de ipad, door deze updates te installeren worden vaak verbeteringen uitgebracht en nieuwe functies toegevoegd. U kunt controleren welke versie u heeft via Instellingen / Algemeen / Info. Bij versie wordt de versie weergegeven die momenteel geïnstalleerd is. Indien u wilt controleren of er nog een nieuwere versie beschikbaar is gaat u naar Instellingen / Algemeen / Software-update. Hierdoor gaat uw ipad via het Internet controleren of er nog een nieuwere versie aanwezig is voor uw systeem. Mocht dit het geval zijn dan krijgt u dit te zien en kunt u ervoor kiezen om deze te installeren. Tijdens het installeren van een update kan het nodig zijn dat de ipad opnieuw wordt gestart. Voordat u hiervoor kiest: sommige updates kunnen langer dan een uur duren. Voer daarom een update alleen uit als u de ipad even niet nodig hebt. Pagina 60 van 62

61 8.6. Nog steeds problemen? Als u nog steeds problemen heeft verzoek ik u om dit aan ons te melden en de volgende informatie toe te voegen: Gemeente Datum incident Tijdstip incident Naam gebruiker Gebruikersnaam van de gebruiker adres gebruiker Soort verbinding (mobiel/wi-fi) IP-adres waar het incident op plaats vond (watismijnip.nl) Indien mogelijk de uitslag van een speedtest op dat moment RaadDigitaal-versie ios-versie Type ipad Pagina 61 van 62

62 9. SIMgroep B.V. SIMgroep is hét toonaangevende bedrijf als het gaat om frontoffice-oplossingen voor de e- overheid. Onze oplossingen zijn gebaseerd op een duidelijke visie op deze e-overheid en geheel toegespitst op de benodigde frontoffice functionaliteiten voor deze klanten. Door een duidelijke focus op de lokale overheid en onze grote klantengroep binnen deze markt, kunnen we in actuele vraagstukken bovendien ook als strategisch partner fungeren. Volg ons op Twitter: Heeft u nog vragen of opmerkingen over RaadDigitaal, dan kunt u die mailen naar info@simgroep.nl. Pagina 62 van 62