Controleprotocol gemeente Helmond

Transcriptie

1 Controleprotocol gemeente Helmond 1. Inleiding In 2015 heeft de gemeenteraad aan Baker Tilly Berk de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Helmond uit te voeren, over het boekjaar 2015 en 2016, met de mogelijkheid om nog twee jaar te verlengen. In dit controleprotocol worden door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van deze accountantscontrole. Object van controle is de jaarrekening inclusief Sisa bijlage en het financieel beheer over deze jaren zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van Helmond. 2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Helmond. 3. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 van de gemeentewet is omschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening gericht zijn op het geven van een oordeel over: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording); De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het Besluit begroting en verantwoording. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie als bedoeld in artikel 1 lid c van de Controleverordening gemeente Helmond: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

2 4. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad de volgende wettelijke minimumeisen: Strekking controleverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening < 1% >1% - > 3% (% lasten) < 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) < 3% >3% <10% > 10% - Ter illustratie: Op basis van de begroting 2015 van de gemeente Helmond betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten van circa ,00 en een totaal van onzekerheden van circa ,-- de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven de ,- rapporteert.

3 5. Rechtmatigheidscriteria Voor de oordeelsvorming van het financieel beheer wordt, naast de getrouwheidcriteria, aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: - het begrotingscriterium - het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium - het voorwaardencriterium. Het begrotingscriterium Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid 2015 van de commissie BBV. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Begrotingsoverschrijdingen worden door de accountant echter niet altijd in de overweging om al of niet een goedkeurende verklaring te geven meegenomen. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Voor de bepaling hiervan is in bijlage 2 een normenkader voor de begrotingsrechtmatigheid opgenomen. Hierbij is aangesloten bij de voorgeschreven normenkader uit de kadernota rechtmatigheid 2015 zoals is opgesteld door de commissie BBV. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De definitie van misbruik is: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. De definitie van oneigenlijk gebruik is: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Gemeenten moeten een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Door de raad zijn in verordeningen en besluiten verschillende aspecten van M&O opgenomen. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures al (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Het M&O-beleid financiële rechtmatigheid betreft met name uitkeringen.

4 Het voorwaardencriterium Baten, lasten en balansmutaties door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de eigen gemeentelijke regelgeving. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het in dit controleprotocol vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. 6. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op - de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de tabel wetgeving extern van het normenkader gemeente Helmond is opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; - de naleving van de interne kaders, zoals die in de tabel regelgeving intern van het normenkader gemeente Helmond is opgenomen. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt, conform de Kadernota van de commissie BBV, uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandeling. Bijlage 1. Normenkader wet- en regelgeving gemeente Helmond Normenkader begrotingsrechtmatigheid

5 Bijlage 1. Normenkader wet- en regelgeving gemeente Helmond 2015 Wetgeving extern: Nr Wetgeving extern 1 Gemeentewet 2 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 3 Algemene wet bestuursrecht 4 Europese richtlijn inzake staatssteun 5 Wet en regelgeving SiSa (incl. Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa) 6 Financiële verhoudingswet 7 Besluit accountantscontrole decentrale overheden 8 De Wet gemeenschappelijke regelingen 9 Ministeriële regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen 10 Wet financiering decentrale overheden 11 Regeling uitzetting derivaten decentrale overheden 12 Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden schatkistbankieren 13 Aanbestedingswet 2012 (incl. de Europese aanbestedingsrichtlijn) 14 Car/UWO 15 Wet normering Topinkomens 16 Fiscale wetgeving 17 Sociale verzekeringswetten 18 Wet Allocatie Arbeidskrachten door intermediairs 19 Ambtenarenwet 20 Rechtspositiebesluit burgemeesters 21 Rechtspositiebesluit wethouders 22 Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden 23 Archiefwet en besluit 24 Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen 25 Wet basisregistratie personen 26 Wet bescherming persoonsgegevens 27 Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Suwi) 28 Paspoortwet 29 Burgerlijk wetboek 30 Wet waardering onroerende zaken 31 Algemene wet inzake rijksbelastingen 32 Invorderingswet 33 Winkeltijdenwet 34 Brandweerwet Wet veiligheidsregio's Wet geneeskundige hulpverlening bij rampen 37 Wet rampen en zware ongevallen 38 Wet ambulancevervoer

6 Nr Wetgeving extern 39 Vreemdelingenwet 40 Wet inburgering 41 Wet inburgering, nieuwkomers 42 Participatiewet 43 Besluit participatiewet 44 Regeling Opvang asielzoekers 45 Wegenverkeerswet Besluit wegslepen voertuigen 47 Wet personenvervoer 48 Subsidieregeling sanering verkeerslawaai 49 Binnenschepenwet 50 Tijd. Regeling eenmalige uitkering bestrijding reg. Wateroverlast 51 Besluit administratieve bepalingen wegverkeer 52 Taxiwet 53 Wet Milieubeheer 54 Wet belasting op milieugrondslag 55 Boswet 56 Kaderwet 57 LNV - subsidies 58 Woningwet 59 Bouwbesluit 60 Besluit indieningsvereisten aanvraag bouwvergunning 61 Wet op de ruimtelijke ordening 62 Wet stedelijke vernieuwing 63 Telecommunicatiewet 64 Huisvestingswet 65 Leegstandswet 66 Huurwet 67 Huurprijzenwet woonruimte 68 Mededingingswet 69 Wet Markt en overheid 70 Monumentenwet 71 Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht 72 Wet Maatschappelijke Ondersteuning Uitvoeringsbesluit Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet kinderopvang 75 Jeugdwet 76 Leerplichtwet Wet op het voorgezet onderwijs 78 Wet educatie en beroepsonderwijs 79 Wet op de expertisecentra 80 Wet primair onderwijs 81 Interimwet op het speciaal- en het voortgezet onderwijs 82 Grondwet

7 Nr Wetgeving extern 83 Wet op het voortgezet onderwijs 84 Wet collectieve preventie volksgezondheid 85 Wet Werk en Bijstand 86 Wet Inkomensvoorziening 87 Wet sociale werkvoorziening 88 Regeling adviesraden 89 Wet gemeentelijke antidiscriminatie voorzieningen 90 IOAW/IOW/BBZ 91 Wet op het financieel toezicht 92 Wet gemeentelijke schuldhulpverlening Regelgeving intern: Nr Regelgeving intern 1 Algemene subsidieverordening Helmond Financiële verordening gemeente Helmond 3 Marktverordening Helmond Vaarweg- en kadeverordening Helmond Verordening Commissie internationale betrekkingen Helmond Verordening klachtenregeling Helmond Verordening toeslagen en verlagingen WIJ Helmond Legesverordening Helmond Maatregelenverordening IOAW en IOAZ Helmond Verordening VROM Starterslening Helmond Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Helmond Verordening toeslagen en verlagingen WWB Helmond Algemene Plaatselijke Verordening Helmond Maatregelenverordening Wet werk en bijstand 15 Aansluitverordening Riolering Gemeente Helmond 16 Afstemmingsverordening Participatiewet 17 Afvalstoffenverordening Helmond Arbeidsvoorwaardenregeling griffie gemeente Helmond 19 Archiefverordening Helmond Bijzondere subsidieverordening Internationale betrekkingen Helmond Bouwverordening Helmond Brandbeveiligingsverordening Helmond Controleverordening gemeente Helmond 24 Delegatiebesluit bevoegdheden Gemeenteraad aan Werkgeverscommissie 25 Enqueteverordening Helmond Erfgoedverordening Helmond Evaluatie 1998 parkeren in het centrum 28 Gedragscode college BW 29 Gedragscode gemeenteraad 30 Gemeenschappelijk regeling reiniging Blink Gemeenschappelijke regeling regionale uitvoeringsdienst RUD Zuidoost Brabant 32 Grondprijzen voor woningen en bedrijventerreinen Helmond 2015

8 Nr Regelgeving intern 33 Inspraakverordening Invoer stallingsverbod Kanaalzone 35 Maatregelenverordening Wet investeren in jongeren Helmond Notitie evaluatie parkeernota "Evaluatie parkeren in het centrum" 37 Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid gemeente Helmond Re-integratieverordening Participatiewet Helmond Richtingwijzers raadsgriffie 40 Verordening Seniorenraad Helmond Verordening naamgeving en nummering (adressen) Helmond 42 Tarieven parkeergarages Helmond Verordening aanwijzing en werkwijze planschadeadviseur Helmond Verordening antidiscriminatievoorziening Helmond Verordening baatbelasting Lungendonk - Goorsebaan 46 Verordening Basisregistratie personen Helmond Verordening Begraafrechten Helmond Verordening behandeling bezwaarschriften Helmond Verordening binnentreden ter uitvoering noodverordeningen 50 Verordening bodemsanering Verordening Brandweerrechten Helmond Verordening burgerinitiatief Helmond Verordening cliëntenparticipatie Participatiewet Helmond Verordening doelgroepen sociale woningbouw Helmond Verordening duurzaamheidslening Helmond Verordening eenmalig aansluitrecht riolering Helmond Verordening elektronische berichten 58 Verordening gehandicaptenoverleg Helmond Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden Helmond Verordening gemeentelijke elektronische dienstverlening Helmond Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Verordening geurhinder en veehouderij 63 Verordening Hondenbelasting Helmond Verordening Inburgering Helmond Verordening individuele inkomenstoeslag Helmond Verordening individuele studietoeslag Helmond Verordening inkomensondersteundende maatregelen minima Helmond Verordening Jeugdhulp Peelregio Verordening langdurigheidtoeslag Helmond Verordening leerlingenvervoer Helmond Verordening loonkostensubsidie Participatiewet Helmond Verordening maatschappelijke ondersteuning Peelgemeente Helmond Verordening maatschappelijke participatie kinderen Helmond Verordening marktadviescommissie 75 Verordening Marktgeld Helmond Verordening Ondergrondse Infrastructuur (VOI) Helmond Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Helmond 78 Verordening Onroerende-zaakbelastingen Helmond Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Verordening Parkeerbelastingen Helmond 2015

9 Nr Regelgeving intern 81 Verordening parkeren Helmond Verordening Precariobelasting Helmond Verordening Raadscommissies Helmond Verordening Reclamebelasting Helmond Verordening Reinigingsheffingen Helmond Verordening Rioolheffing Helmond Verordening ruimte- en inrichtingseisen peuterspeelzalen Helmond Verordening sociaal medische indicatie kinderopvang Helmond Verordening Starterslening Helmond Verordening tegenprestatie Participatiewet, IOAW en IOAZ Helmond Verordening tot het eren van verdienstelijke burgers Helmond Verordening tot instelling van een gemeenteblad 93 Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive Helmond Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Helmond Verordening wegslepen voertuigen Helmond Verordening werkgeverscommissie 97 Verordening werkleeraanbod Wet Investeren in Jongeren Helmond Verordening winkeltijden Helmond Welstandsnota gemeente Helmond 2013

10 Bijlage 2: Normenkader begrotingsrechtmatigheid Voor het bepalen van de begrotingsrechtmatigheid stelt de raad van de gemeente Helmond het volgende normenkader vast: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen de volgende soorten begrotingsafwijkingen worden onderkend 1 Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geinterpreteerd dan in de regelgeving(subsidieregeling,-verordening) was gedefinieerd. 2 Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld; de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. 3 Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet 4 Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding 5 Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen 6 Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel

11 Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen de volgende soorten begrotingsafwijkingen worden onderkend gevolgen zijn voor het lopende jaar. - Geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - Geconstateerd na verantwoordingsjaar 7 Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijving- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren