GEACTUALISEERD HUISHOUDELIJK REGLEMENT HET ROZE HUIS - ÇAVARIA ANTWERPEN vzw VOORGELEGD DOOR DE ALGEMENE VERGADERING VAN

Transcriptie

1 GEACTUALISEERD HUISHOUDELIJK REGLEMENT HET ROZE HUIS - ÇAVARIA ANTWERPEN vzw VOORGELEGD DOOR DE ALGEMENE VERGADERING VAN Inleiding Wat voor je ligt is het Huishoudelijk Reglement van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, samen met de statuten en de geldende vzw wetgeving zijn dit onze interne werkregels. In de statuten staat bij sommige artikels een verwijzing naar het Huishoudelijk Reglement, in dat geval kan je hier de meer gedetailleerde werkregels terugvinden. Het Huishoudelijk Reglement kan volgens de statuten van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen door de Raad van Bestuur opgesteld en gewijzigd worden, de wijzigingen moeten wel door de Algemene Vergadering bekrachtigd worden. A. Lidmaatschap Er zijn verschillende redenen waarom je lid zou kunnen worden van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Enkele voorbeelden: als vrijwilliger in Het Roze Huis - çavaria Antwerpen ben je verzekerd, ook voor deelname aan activiteiten. Via de Algemene Vergadering kan je het beleid mee beïnvloeden, of je kan lid worden als blijk van steun. De vereniging kent volgens de statuten leden en toegetreden leden Hieronder leggen we kort uit wat we daaronder verstaan. De leden, die we vanaf nu effectieve leden noemen maken deel uit van de Algemene Vergadering. Het zijn de vertegenwoordigers van de aangesloten verenigingen, en het zijn individuele leden van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen die hun jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage hebben betaald en deel willen nemen aan de Algemene Vergadering. De toegetreden leden zijn de leden die hun jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage hebben betaald maar geen deel uitmaken van de Algemene Vergadering. Ook de ereleden behoren tot de toegetreden leden. Een erelid is iemand die er zelf voor kiest om via het lidmaatschap extra financiële steun aan Het Roze Huis - çavaria Antwerpen te geven. Het bedrag van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage wordt door de Algemene Vergadering bepaald en vermeld in het Huishoudelijk Reglement. Reglement 1: Lidgeld en lidkaart De jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage voor een individu is vastgelegd op 10,00 euro. De jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage voor een erelid is vastgelegd op 50,00 euro. De jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage voor een aangesloten vereniging is vastgelegd op 30,00 euro. Deze zal door çavaria, via een jaarlijkse factuur, worden geïnd. Pagina 1 van 12

2 De jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage voor effectieve en toegetreden leden, met uitzondering van de vertegenwoordigers van de aangesloten verenigingen, dient ten laatste op de dag van de eerste Algemene Vergadering (in principe in de maand maart) betaald te worden, en dit voor de start van de vergadering. Het Roze Huis - çavaria Antwerpen voorziet voor al haar effectieve en toegetreden leden, met uitzondering van de vertegenwoordigers van de aangesloten verenigingen, een lidkaart in de vorm van een çavariapas, met een opschrift van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. De çavariapas wordt normaliter binnen de zes weken na betaling van het jaarlijkse lidgeld, bezorgd aan het betreffende lid. De çavariapas geeft recht op korting bij tal van fuiven en holebi-zaken. B. Donateurs De organisatie kent ook een aantal donateurs. Het zijn sympathisanten die de organisatie financieël steunen. Giften via de projectrekening bij de Koning Boudewijnstichting zijn fiscaal aftrekbaar vanaf 40 euro op jaarbasis. Ook leden kunnen naast hun lidmaatschapsbijdrage een donatie doen aan Het Roze Huis - çavaria Antwerpen en zijn dus ook donateur. Door individuele bijdragen maken we de organisatie minder afhankelijk van project en andere subsiedies die vaak toegewezen zijn aan bepaald deel van de werking. C. Aansluiting Via dit Huishoudelijk Reglement worden de voorwaarden geschetst om aan te sluiten als effectief of toegetreden lid. Elke vorm kent z n eigenheid en daarom zijn een aantal reglementen al dan niet van toepassing. Aansluiting door verenigingen Reglement 2: Aansluitingscriteria Om als aangesloten vereniging erkend te worden moet de organisatie aan volgende criteria voldoen: a. de vereniging moet een aantoonbaar actief karakter hebben; b. de vereniging heeft geen winstoogmerk en is bereid haar boekhouding ter controle aan de penningmeester van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen voor te leggen wanneer er bij de Raad van Bestuur of bij de Provincale Stuurgroep rechtmatige en geargumenteerde vragen rijzen in verband met de correctheid ervan en/of het gebruik van de gelden van de vereniging in kwestie; c. de vereniging moet tot doel hebben bij te dragen tot de maatschappelijke emancipatie van homoseksuelen, lesbiennes, biseksuelen of transgenders. Zij moet zich expliciet akkoord verklaren met de doelstellingen en de pluralistische werking van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, zoals beschreven in haar statuten; d. de vereniging moet zich akkoord verklaren met de statuten en het Huishoudelijk Reglement van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen; e. de vereniging moet zich bereid verklaren haar jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage te betalen, zoals beschreven in Reglement 1; Pagina 2 van 12

3 f. de vereniging moet zich bij haar werking houden aan de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en aan de bepalingen in de antiracismewet van 30 juli 1981 en de antidiscriminatiewet van 10 mei De vereniging heeft het voorbije of lopende jaar geen offensief geweld tegenover personen gebruikt, gepropageerd of anderen ertoe aangezet. Dit wordt vermoed, tenzij een andere aangesloten vereniging of lid het tegenbewijs levert; g. de vereniging moet als groep uitgebouwd zijn en moet beschikken over een permanent secretariaat of minstens een postbus (te verkrijgen op de zetel van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen). Wanneer een vereniging op basis van de bovenstaande criteria beslist om aan te willen sluiten bij Het Roze Huis - çavaria Antwerpen kan ze daarvoor een aanvraag indienen, rekening houdend met de volgende reglementen: Reglement 3: Aansluitingsdossier De aanvraag voor aansluiting van een nieuwe vereniging moet voldoen aan volgende bepalingen. De aanvraag gebeurt schriftelijk en het dossier bevat: a. naam, adres, telefoonnummer en, indien beschikbaar: faxnummer, bankrekening, adres, webadres en ondernemingsnummer van de vereniging; b. naam, adres, telefoonnummer en, indien beschikbaar, adres van twee verantwoordelijken voor de vereniging; c. een opsomming van de doelstellingen van de vereniging, zoals beschreven in haar statuten of huishoudelijk reglement; d. een overzicht van het bestuur van de organisatie; e. een overzicht van de werking van de vereniging; f. informatie over eventuele erkenningen of erkenningsaanvragen bij openbare instanties; g. alle documenten die het voorgaande kunnen staven, zoals: statuten, Huishoudelijk Reglement, jaarverslag of werkingsverslag, affiches, pamfletten, strookjes, exemplaren van een tijdschrift, overzicht aantal medewerkers, advertenties en dergelijke meer. Reglement 4: Aansluitingsaanvraag Een vereniging die bij Het Roze Huis - çavaria Antwerpen wenst aan te sluiten dient een aansluitingsaanvraag te richten aan de regionale educatief medewerker van çavaria. Hij/zij beoordeelt of de aanvraag voldoet aan de bepalingen uit Reglement 3 en controleert of de vereniging beantwoordt aan de aansluitingscriteria opgesomd in Reglement 2. De kandidaat-vereniging wordt uitgenodigd op een vergadering van de Provinciale Stuurgroep om de aanvraag en de motivatie voor aansluiting te komen toelichten. De Provinciale Stuurgroep zal dan de aanvraag, samen met haar advies, voorleggen aan de Algemene Vergadering, die beslist. De Provinciale Stuurgroep kan een vereniging voorlopig, tot de eerstvolgende Algemene Vergadering, aanvaarden. De coördinaten van de regionale educatief medewerker van çavaria zijn terug te vinden op de websites van çavaria en Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, of op eenvoudig verzoek te verkrijgen bij de medewerkers van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Enkel de Algemene Vergadering is bevoegd voor het aanvaarden of uitsluiten van de aangesloten verenigingen. Een aangesloten vereniging kan ook zelf kiezen om niet langer deel uit te maken van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Daarover gaat ook het volgende reglement: Pagina 3 van 12

4 Reglement 5: Ontslag of uitsluiting van een aangesloten vereniging Een vereniging kan ten allen tijde ontslag nemen uit Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Hiertoe richt zij een schrijven aan de Raad van Bestuur met de motivatie voor het ontslag. De Raad van Bestuur zal dit ook ter informatie meedelen aan de Algemene Vergadering. Een vereniging die niet langer voldoet aan de aansluitingscriteria zoals beschreven in Reglement 2 kan door de Algemene Vergadering worden uitgesloten. Tot uitsluiting van een vereniging kan slechts worden besloten met een twee derde meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen, nadat de vereniging de kans heeft gekregen gehoord te worden door de Algemene Vergadering. De vereniging die uitgesloten wordt of ontslag neemt kan geen teruggave eisen van haar bijdragen. Een erkende vereniging heeft daarmee nog geen stemrecht op de Algemene Vergadering. Daarvoor moeten 1 tot 5 afgevaardigden zich melden als effectief lid door zich voor het einde van het jaar kenbaar te maken. De medewerkers van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen zullen daarvoor in de loop van de maand november jaarlijks een oproep lanceren. Vermits de Algemene Vergadering enkel rechtsgeldig kan vergaderen als de helft plus 1 van de leden aanwezig zijn is het wel belangrijk hiermee rekening te houden wanneer de namen van de effectieve leden worden opgegeven. Het is wel mogelijk zich te laten vertegenwoordigen met een geschreven volmacht door een andere medewerker van de vereniging, die effectief lid is van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Wanneer deze laatste zelf effectief lid is kan die maximum 2 stemmen vertegenwoordigen, namelijk die van zichzelf en die van de volmachtgever. Wie actief is in meerdere verenigingen moet dus een keuze maken, vermits men maar vertegenwoordiger voor één vereniging kan zijn. Reglement 6: Vertegenwoordigers van de vereniging in de Algemene Vergadering Uiterlijk op 31 december van elk jaar wordt elke aangesloten vereniging uitgenodigd door de Algemeen Coördinator om de namen van de afgevaardigden schriftelijk aan haar/hem bekend te maken. Deze lijst bevat de namen en adressen van 1 tot 5 afgevaardigden. Deze personen hebben de intentie om de Algemene Vergaderingen van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen bij te wonen. In voorkomend geval kunnen ze zich laten vertegenwoordigen door één persoon van dezelfde vereniging, die effectief lid is van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Leden die niet meer afgevaardigd worden namens hun vereniging, worden als ontslagnemend beschouwd. Het volgende reglement regelt het lidmaatschap van de aangesloten vereniging bij de koepelorganisatie. Reglement 7: Lidmaatschap van de aangesloten vereniging Een aangesloten vereniging betaalt een lidmaatschapsbijdrage zoals vastgelegd in Reglement 1. Dit lidgeld wordt beschouwd als een bijdrage in de werking van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen vzw. In ruil krijgt de aangesloten vereniging: a. het recht om afgevaardigden te sturen als stemgerechtigde effectieve leden van de Algemene Vergadering, zoals bepaald in Art. 8 van de statuten van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen en Reglement 6 van dit Huishoudelijk Reglement. b. het recht twee afgevaardigden voor te dragen als lid van de Provinciale Stuurgroep, zoals bepaald in Art. 11 van de statuten en dit Huishoudelijk Reglement c. het recht om beroep te doen op de dienstverlening van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen voor haar aangesloten verenigingen, zoals daar zijn gebruik maken van Pagina 4 van 12

5 de vergaderzalen, beheer van een postbus, de mogelijkheid om werkings- en projectsubsidies aan te vragen bij de Provinciale Stuurgroep Individuele uitzonderingen inzake de lidmaatschapsbijdrage kunnen door de Provinciale Stuurgroep toegestaan worden. Aansluiting door individuele effectieve leden Reglement 8: Aansluitingscriteria Om als lid aanvaard te worden moet de kandidaat aan volgende criteria voldoen: a. als vrijwilliger actief zijn in Het Roze Huis - çavaria Antwerpen; b. de bedoeling hebben bij te dragen tot de maatschappelijke bewustwording van holebi s en transgenders. Hij/zij moet zich expliciet akkoord verklaren met de doelstellingen en de pluralistische werking van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, zoals beschreven in haar statuten; c. zich akkoord verklaren met de statuten, het Huishoudelijk Reglement, het beleidsplan en het jaarprogramma van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen; d. zich bereid verklaren een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage te betalen, zoals beschreven in Reglement 1; e. bereid zijn deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen; f. zich houden aan de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de Wet op het Racisme van 30 juli Het kandidaat-lid heeft het voorbije of lopende jaar geen offensief geweld tegenover personen gebruikt, gepropageerd of anderen ertoe aangezet. Dit wordt vermoed, tenzij een ander lid of toegetreden lid het tegenbewijs levert. Reglement 9: Aansluitingsaanvraag Een persoon die effectief lid wil worden van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen dient dit te melden aan de Algemeen Coördinator van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. De aanvraag gebeurt schriftelijk en bevat: a. naam, adres, telefoonnummer, en eventueel het adres van het kandidaat-lid; b. een korte motivatie van het kandidaat-lid. De Algemeen Coördinator beoordeelt of de aanvraag voldoet aan de criteria zoals beschreven in Reglement 8 en lijst maandelijks de kandidaat effectieve leden op voor de Raad van Bestuur, die beslist. De Algemene Vergadering neemt kennis van de nieuwe effectieve leden en kan deze in uitzonderlijke gevallen weigeren of uitsluiten volgens de bepalingen in Reglement 10. Indien deze dat nodig acht kan de Raad van Bestuur de persoon uitnodigen op een vergadering, om de aanvraag en de motivatie voor toetreding te komen toelichten. Net als de effectieve leden die afgevaardigd worden door de aangesloten verenigingen komen ook de indiviuele effectieve leden op de ledenlijst die op 31 december van elk jaar wordt opgesteld door de organisatie. Dit gebeurt automatisch en zolang tot het effectief lid te kennen geeft geen deel meer te willen uitmaken van de Algemene Vergadering, of van de vereniging. Ook wie geen ledenbijdrage meer betaalde zal niet op deze lijst komen te staan en zal niet uitgenodigd worden voor de volgende Algemene Vergadering. Reglement 10: Ontslag of uitsluiting van een individueel effectief lid Een individueel effectief lid kan ten allen tijde ontslag nemen uit Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Dit kan met een eenvoudig schrijven aan de Algemeen Coördinator, bij voorkeur met de motivatie voor het ontslag. Pagina 5 van 12

6 Een individueel effectief lid dat niet langer voldoet aan de toetredingscriteria zoals beschreven in Reglement 8 kan door de Algemene Vergadering worden uitgesloten. Tot uitsluiting van een individueel lid kan slechts worden besloten met een twee derde meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen, nadat het individueel lid de kans heeft gekregen gehoord te worden door de Algemene Vergadering. Het individueel lid dat uitgesloten wordt of ontslag neemt heeft geen recht op het gemeenschappelijk bezit en kan geen teruggave eisen van zijn/haar bijdragen. Een individueel effectief lid die voor het einde van het jaar geen jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage heeft betaald geeft daarmee aan geen effectief lid meer te willen zijn en zal van de ledenlijst worden geschrapt. Het Roze Huis - çavaria Antwerpen kiest er bewust voor om een lage drempel in te bouwen voor de leden en vrijwilligers die mee het beleid willen bepalen van de organisatie via de Algemene Vergadering. Vermits de Algemene vergadering enkel rechtsgeldig kan vergaderen als de helft + 1 van de leden aanwezig zijn is het wel belangrijk hiermee rekening te houden wanneer men zich opgeeft als effectief lid. Reglement 11: Deelname aan de Algemene Vergadering Alle effectieve leden worden uitgenodigd om deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Ze kunnen zich in voorkomend geval enkel laten vertegenwoordigen door een ander effectief lid met een correct ingevuld en ondertekend volmachtformulier. Een effectief lid kan slechts de volmacht dragen van één ander effectief lid. Effectieve leden die gedurende één jaar niet aanwezig of vertegenwoordigd waren op de Algemene Vergaderingen worden als ontslagnemend beschouwd. Zolang ze hun lidgeld voldoen blijven ze wel als toegetreden lid geregistreerd. Het volgende reglement regelt het lidmaatschap van de effectieve leden bij de koepelorganisatie. Reglement 12: Lidmaatschap van het individuele effectieve lid De individuele effectieve leden zijn de leden van de Algemene Vergadering van de vzw. Zij moeten aan volgende voorwaarden voldoen: a. een lid dient aanvaard te zijn door de Raad van Bestuur, volgens de bepalingen in Reglement 9 van dit Huishoudelijk Reglement; b. een individueel lid moet zijn/haar lidmaatschapsbijdrage zoals bepaald in Reglement 1 betaald hebben vóór de aanvang van de Algemene Vergadering; Individuele uitzonderingen inzake de lidmaatschapsbijdrage van individuele leden kunnen door de Raad van Bestuur toegestaan worden. Aansluiting door individuele toegetreden leden Behalve de effectieve leden, die lid zijn van de Algemene Vergadering van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, telt de vereniging ook toegetreden leden. Iedereen die de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage betaalt is automatisch toegetreden lid van de vereniging. Reglement 13: Aansluiting en lidmaatschap van het individuele toegetreden lid Iedereen die de doelstellingen en actievormen van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen onderschrijft en daarnaast ook de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage betaalt is toegetreden lid van de organisatie. Het kandidaat lid hoeft geen aanvraag te richten aan de vereniging. Om als lid aanvaard te worden moet de persoon wel aan volgende criteria voldoen: Pagina 6 van 12

7 - zich akkoord verklaren met de statuten, het huishoudelijk reglement, het beleidsplan en het jaarprogramma van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen; - een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage te betalen zoals bepaald in Reglement 1; - naam, voornaam, adres, telefoonnummer, en indien beschikbaar ook het e- mailadres moeten bekend zijn op secretariaat van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen; - zich houden aan de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de Wet op het Racisme van 30 juli Het kandidaat toegetreden lid heeft het voorbije of lopende jaar geen offensief geweld tegenover personen gebruikt, gepropageerd of anderen ertoe aangezet. Dit wordt vermoed, tenzij een ander lid of toegetreden lid het tegenbewijs levert; Toegetreden leden maken geen deel uit van de Algemene Vergadering. Wie dat wel wil kan effectief lid worden door te voldoen aan de Reglementen 8 tot en met 12 van dit Huishoudelijk Reglement. Reglement 14: Ontslag of uitsluiting van een individueel toegetreden lid Een toegetreden lid kan ten allen tijde ontslag nemen uit Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Hiertoe richt hij/zij een schrijven aan de Algemeen Coördinator, bij voorkeur met de motivatie voor het ontslag. Een individueel toegetreden lid die voor het einde van het jaar geen jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage heeft betaald zal automatisch worden uitgesloten. Een toegetreden lid dat niet langer voldoet aan de criteria beschreven in Reglement 13 kan door de Raad van Bestuur worden uitgesloten. Het individueel lid dat uitgesloten wordt of ontslag neemt heeft geen recht op het gemeenschappelijk bezit en kan geen teruggave eisen van zijn/haar bijdragen. Het Roze Huis - çavaria Antwerpen kent ook ereleden. Ereleden zijn toegetreden leden. Voor hen gelden dan ook alle bepalingen vermeld in Reglementen 13 en 14 van dit Huishoudelijk Reglement. De lidmaatschapsbijdrage voor ereleden is vastgelegd in Reglement 1. D. ALGEMENE VERGADERING De Algemene Vergadering komt in regel twee keer per jaar bijeen: in de loop van de maanden maart en oktober. De vergadering wordt bijeengeroepen en verloopt zoals beschreven in artikels 8 t/m 10 van de statuten van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden. De aangesloten verenigingen worden vertegenwoordigd door maximaal vijf effectieve leden. (zie ook reglement 6) De vergadering wordt voorgezeten door een lid van de algemene vergadering voorgedragen door de raad van bestuur. De statuten regelen de bevoegdheden van de Algemene vergadering. Reglement 15: Agendabepaling van de Algemene Vergadering Elk effectief lid heeft het recht punten ter behandeling op de agenda van de Algemene Vergadering aan de Raad van Bestuur voor te stellen. In de uitnodiging van de Algemene Vergadering staat voor welke datum deze punten kenbaar gemaakt moeten worden. De Pagina 7 van 12

8 ontwerpagenda zal ten laatste acht dagen voor de Algemene Vergadering meegedeeld worden aan de effectieve leden. Het spreekt voor zich dat de besluiten van de Algemene Vergadering, gezien het democratische gehalte van onze organisatie, ook de leden die niet of zelfs tegen zouden gestemd hebben binden. Kandidaat-verenigingen kunnen voor aansluiting aanvaard worden door de Algemene Vergadering, ook als zij zelf niet aanwezig zijn op die Algemene Vergadering waarop hierover beslist wordt. Het Roze Huis - çavaria Antwerpen waakt erover dat de Algemene Vergadering van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen niet samenvalt met die van çavaria of Wel Jong Niet Hetero. Daartoe wordt voorafgaandelijk overleg gepleegd met beide organisaties. E. RAAD VAN BESTUUR Artikel 12 van de statuten van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen bevat een uitgebreid hoofdstuk over de Raad van Bestuur, hun bevoegdheden, verkiezing, taakverdeling, wijze van beslissen, verslagen, In principe zal de Raad van bestuur maandelijks vergaderen. De vergaderingen gaan zoveel mogelijk door in Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. De bestuurders proberen op tijd aanwezig te zijn en de vergadering wordt op het afgesproken tijdstip afgerond. Reglement 16: Bijeenroeping van de vergadering en samenstelling van de agenda De uitnodigingen voor de Raad van Bestuur worden minstens de vrijdag voor het weekend dat aan de vergadering voorafgaat verstuurd aan alle bestuurders, samen met de agenda. Dit kan zowel per brief, telefonisch als elektronisch gebeuren; Alle onderwerpen die volgens het oordeel van de co-voorzitters of van de meerderheid van de aanwezige bestuursleden het belang van de vereniging raken, kunnen op de vergadering worden besproken. Er kan echter alleen worden gestemd over de punten die uitdrukkelijk op de agenda werden geplaatst. In geval van hoogdringendheid en wanneer twee derde van de aanwezige bestuursleden ermee akkoord gaat, kan ook over andere punten worden gestemd. Reglement 17: Leiding over de vergaderingen van de Raad van Bestuur Één van de co-voorzitters van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, rechtstreeks verkozen door de Algemene Vergadering, zit de vergaderingen van de Raad van Bestuur voor. Indien beide afwezig zijn wordt deze taak overgenomen door een andere bestuurder. Reglement 18 stemming: De beslissingen worden genomen met gewone meerderheid. Bij staking van stemmen is de stem van de bestuurder die de vergadering voorzit doorslaggevend. Iedere bestuurder kan volmacht geven aan een andere bestuurder om hem op een vergadering van de Raad van Bestuur te vertegenwoordigen. Het door de voorzitter in de Raad van Bestuur uitgesproken oordeel over de uitslag van een stemming is beslissend. Als een bestuurslid het oordeel van de voorzitter betwist, dan zal de voorzitter het voorstel opnieuw ter stemming brengen. Het oordeel van de voorzitter over deze herstemming kan niet opnieuw worden betwist. Een nieuwe stemming vernietigt de gevolgen van de oorspronkelijke stemming. Pagina 8 van 12

9 Mandaten De Raad van Bestuur kiest conform artikel 12 van de statuten uit haar leden een secretaris en penningmeester aan. De co-voorzitters worden aangeduid door de Algemene Vergadering. Co-voorzitters Worden benoemd door de Algemene Vergadering. Zijn lid van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering. Roepen de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering bijeen en bepalen de agenda van deze vergaderingen. Regelen de volgorde van de behandeling der zaken, eventueel afwijkend van de agenda op de vergaderingen. Verlenen het woord en hebben het recht elke spreker tot de orde te roepen, het woord te ontnemen of de vergadering te doen verlaten, dit laatste in overleg met de andere bestuursleden. Ondertekenen de goedgekeurde notulen van de vergaderingen; Gaan na of alle binnen de vereniging genomen beslissingen werden uitgevoerd Treden bemiddelend op bij moeilijkheden, zowel intern als extern. Zorgen voor een heldere en open communicatie, zowel intern als ook naar de betrokken organisaties daarbuiten. Ze zijn samen met de coördinator het gezicht van de organisatie. Specifiek aandachtsgebied: in- en externe communicatie. Nemen de taak van het woordvoerderschap in het weekend op. Secretaris Is lid van, wordt benoemd door en rapporteert aan de Raad van Bestuur. houdt toezicht op de verzendingen van de uitnodigingen voor de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering, houdt toezicht op het tijdig opmaken van de verslagen van die vergaderingen en de bewaring van de ondertekende verslagen op de maatschappelijke zetel zorgt voor de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement. houdt de adressenlijst van de wettelijke en toegetreden leden bij. draagt zorg voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de wettelijk voorgeschreven gegevens. De secretaris kan voor de uitvoering van zijn taken gebruik maken van het secretariaat van de vzw. Penningmeester Is lid van, wordt benoemd door en rapporteert aan de Raad van Bestuur. is belast met de controle over het financiële beheer van de vereniging. is belast met de controle over de begroting voor het volgende werkingsjaar alvorens deze aan de voltallige Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering wordt voorgelegd. verstrekt alle nodige informatie aan de persoon belast met de wettelijke boekhouding, indien de boekhouding niet door de penningmeester zelf bijgehouden wordt; Andere bevoegdheden De Raad van Bestuur duidt tussen zijn leden personen aan, die instaan voor specifieke taken, zoals bijvoorbeeld personeels- en vrijwilligersbeleid, fundraising... F. Coördinatie-overleg Pagina 9 van 12

10 Sinds begin 2010 organiseert Het Roze Huis - çavaria Antwerpen maandelijks een coördinatie-overleg, voor een goede opvolging van de dagelijkse werking. In dit overleg vergaderen de co-voorzitters en de algemeen coördinator. Op de agenda staan de voorbereiding van de Raad van Bestuur en de opvolging van de beslissingen. Verder is dit orgaan ingericht om het mail- en telefoonverkeer tussen de drie deelnemers te beperken en als klankbord te fungeren. Indien de Raad van Bestuur, zoals bepaald in artikel 12 van de statuten, zijn bevoegdheid voor bepaalde taken die verband houden met de dagelijkse werking overdraagt aan één of meer bestuurs- of personeelsleden, wordt het coördinatie-overleg ingeschakeld om hier toezicht op uit te oefenen en te rapporteren aan de Raad van Bestuur. G. PROVINCIALE STUURGROEP De Provinciale Stuurgroep is het overlegorgaan van de bij Het Roze Huis - çavaria Antwerpen aangesloten verenigingen, aangevuld met afgevaardigden uit de Raad van Bestuur van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. De Provinciale Stuurgroep vergadert tweemaandelijks, in principe elke eerste dinsdagavond van de even maanden. De Provinciale Stuurgroep overlegt en beslist over de bevoegdheden, haar toegekend in artikel 11 van de statuten van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Provinciale Stuurgroep, aangesteld door de Raad van Bestuur. In geval van afwezigheid, wordt de voorzitter vervangen door de oudst aanwezige bestuurder. De Provinciale Stuurgroep kan slechts beslissingen nemen over de onderwerpen die op de agenda staan en die goedgekeurd zijn door de aanwezigen. De agenda en de uitnodiging voor de tweemaandelijkse vergadering van de Provinciale Stuurgroep worden tenminste vijf dagen op voorhand door de Algemeen Coördinator, of een vervanger, verzonden per . Reglement 19: Samenstelling Provinciale Stuurgroep De Provinciale Stuurgroep is samengesteld uit maximaal twee personen per aangesloten vereniging, aangevuld met maximaal drie leden van de Raad van Bestuur. Eén persoon kan hierbij geen cumul uitoefenen: het is uitgesloten dat dezelfde persoon én afgevaardigde van een vereniging én afgevaardigde van de Raad van Bestuur is. De aangesloten verenigingen duiden op de jaarlijkse Algemene Vergadering van maart aan wie hun afgevaardigden voor de Provinciale Stuurgroep zijn. Zij vermelden daarbij volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer en adres. De Raad van Bestuur beslist ten laatste 3 dagen voor de bijeenkomst van de Provinciale Stuurgroep van april, welke (maximaal drie) bestuurders zij afvaardigt naar de Provinciale Stuurgroep. De Raad van Bestuur duidt tevens één van deze afgevaardigden aan tot voorzitter van de Provinciale Stuurgroep. Reglement 20: Verslagen van de vergaderingen Van de bijeenkomsten van de Provinciale Stuurgroep wordt een verslag gemaakt dat ten laatste veertien dagen na de betreffende bijeenkomst per verstuurd wordt naar de Provinciale Stuurgroep. De verslagen van de Provinciale Stuurgroep worden eveneens bewaard op het secretariaat van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen waar ze raadpleegbaar zijn voor alle effectieve leden en aangesloten verenigingen Pagina 10 van 12

11 H. Interne structuur Pijlers De interne structuur is opgemaakt uit vier pijlers: secretariaat, activiteiten, vorming en expertise en communicatie. De vrijwilligers werken projectmatig mee aan de doelstellingen van Het Roze Huis binnen deze vier pijlers. I. Procedure financiële controle Omdat er geld omgaat in onze organisatie waar we als een goede huisvader mee moeten omspringen hebben we interne financiële werkregels opgesteld. Een eerste reglement gaat over facturen die Het Roze Huis - çavaria Antwerpen maakt voor bijvoorbeeld de zaalhuur. Reglement 21: procedure uitgaande facturen De uitgaande facturen worden opgemaakt door het personeelslid verantwoordelijk voor de zaalhuur, of door de secretariaatsvrijwilliger die de ondersteuning op het vlak van financiën uitvoert. Hetzelfde geldt voor de opvolging van de betalingen en het sturen van een eerste herinnering. Beide personen houden toezicht op de uitgaande facturatie; de eindverantwoordelijkheid ligt echter bij de Algemeen Coördinator, die de werkzaamheden van het personeelslid en de secretariaatsvrijwilliger opvolgt. Het sturen van een tweede aanmaning of het opstarten procedures met het oog op het innen van achterstallige betalingen, is de bevoegdheid van de Algemeen Coördinator, die hiervoor in overleg met de penningmeester handelt. De volgende reglementen gaan over de betalingen van facturen of cash door Het Roze Huis - çavaria Antwerpen. Reglement 22: procedure inkomende facturen Elke te betalen factuur dient gecontroleerd en gehandtekend te worden. Facturen die binnen de begroting vallen en minder dan euro bedragen, worden gehandtekend door de Algemeen Coördinator, tenzij de factuur betrekking heeft op de lopende projecten; dan wordt ze gecontroleerd en gehandtekend door de projectencoördinator. De onkosten van de algemeen coördinator worden getekend door de penningmeester. Facturen die meer dan euro bedragen, dienen behalve de handtekening van de Algemeen Coördinator of de Projectencoördinator ook gehandtekend te worden door de penningmeester (in zijn langdurige afwezigheid: één van de co-voorzitters). Hetzelfde geldt voor facturen die buiten de begroting vallen. Daarvoor geldt tevens dat ze pas gehandtekend kunnen worden na de goedkeuring ervan door de Raad van Bestuur. De motivering moet geagendeerd worden op de bestuursvergadering. Pas na de ondertekening zijn de facturen betaalbaar. De betalingen gebeuren in regel door de secretariaatsvrijwilliger die de ondersteuning op het vlak van financiën uitvoert. In geen geval mag de betaling uitgevoerd worden door diegene(n) die de handtekening leverde(n). Reglement 23: Kasbetalingen Alle betalingen geschieden zo veel mogelijk per bancaire verrichting. Het Roze Huis - çavaria Antwerpen beschikt ook over een kas. Kasbetalingen kunnen, voor een bedrag van maximaal 250 euro, enkel verricht worden door de Algemeen Coördinator of de secretariaatsvrijwilliger die de ondersteuning op het vlak van de financiën uitvoert. Betalingen geschieden enkel indien de nodige bewijsstukken of verklaringen op eer kunnen voorgelegd worden. De betalingen worden genoteerd in een kasboek en de bewijsstukken worden geklasseerd. Inkomende betalingen kunnen door elk Pagina 11 van 12

12 (gedetacheerd) personeelslid of secretariaatsvrijwilliger ontvangen worden. De inkomende betaling wordt eveneens geregistreerd in het kasboek. Reglement 24: Financiële controle De penningmeester heeft tot taak een permanente controle uit te voeren over de financiën. Hij/zij overlegt hiervoor op regelmatige basis met de Algemeen Coördinator, Projectencoördinator en secretariaatsvrijwilliger. De Raad van Bestuur bepaalt tevens wie de volmachten over de rekeningen krijgt en wie de toegang tot de codes. Alle boekhoudkundige stukken (inkomende en uitgaande facturen, rekeninguittreksels etc.) worden bewaard in het secretariaat van Het Roze Huis - çavaria Antwerpen, waar elk wettelijk lid ze kan inkijken. Voor het verrichten van zijn/haar werkzaamheden kunnen enkel de boekhouder, penningmeester of accountant tijdelijk de gevraagde stukken meenemen. Pagina 12 van 12