KNBB Ledenadministratie online Handleiding verenigingssecretarissen

Transcriptie

1 1. Inleiding 2. Inloggen 3. Verenigingsgegevens 4. Opgeven nieuwe leden 5. Wijzigen/afvoeren gegevens lid 6. Speellokaal 7. Wijzigen bestuursgegevens KNBB Ledenadministratie online Handleiding verenigingssecretarissen 1. Inleiding De Ledenadministratie online van de KNBB is een via internet opgezette Ledenadministratie waarin secretarissen van de bij de KNBB aangesloten verenigingen via internet gegevens kunnen raadplegen en wijzigen. Ook kunnen via internet leden aan- en afgemeld worden als lid van de KNBB. Om de gegevens van onze leden te beschermen en te voldoen aan de wetgeving op het gebied van de privacy is het systeem op twee manieren beschermd: - een ieder die van het systeem gebruik maakt kan dit alleen doen via een inlogcode die door de KNBB verstrekt wordt (Deze inlogcode hebben de secretarissen van de KNBB ontvangen via de post); - het systeem werkt via een beveiligde internetverbinding te herkennen aan het voorvoegsel https aan het adres van de website. Adressen van normale websites beginnen met http. De s in https staat voor secure en stelt u in staat een beveiligde verbinding naar de Ledenadministratie online te maken. Om deze verbinding optimaal te kunnen gebruiken dient u enkele instellingen in uw internetbrowser aan te passen. Dit zijn een aantal vrij simpele handelingen die op de site in een ander document beschreven zijn.

2 2. Inloggen Door in uw internetbrowser in de adresbalk in te typen en op <Enter> te drukken gaat u naar de site van Ledenadministratie online: N.B. Het kan zijn dat u enkele beveiligingswaarschuwingen krijgt. Deze kunt u gewoon accepteren. In dit scherm kunt u de inlogcode die u per post ontvangen heeft invoeren: - de clubcode is het verenigingsnummer van uw vereniging; - de username is de naam van de secretaris; (tussen de punt na de voorletter en de achternaam staat een spatie) - het password is het opgegeven password Denk er bij het invoeren van de gegevens aan dat een en ander hoofdlettergevoelig is en exact dient te worden ingegeven. Na het invoeren van de gegevens klikt u op Login

3 3. Verenigingsgegevens U komt vervolgens op dit scherm: In het menu links vindt u onder Vereniging de items: - Overzicht In dit menu vindt u het overzicht van vereniging: o de naam en nummer van de vereniging; o district en regio o inschrijfdatum verening o rekeninggegevens o lidgegevens o gegevens van het speellokaal - Uittreksels Deze menuoptie wordt nog niet gebruikt - Teams Hieronder vindt u de teams die voor deze vereniging ingeschreven zijn mits de competitie van het desbetreffende district ook in Kompsos geadministreerd wordt. Hier vindt u ook de teams die via de vereniging ingeschreven zijn voor alle Nationaal georganiseerde competities. - Facturen Hieronder vindt u de aan de vereniging in rekening gebrachte bedragen voor lidmaatschappen, bestellingen, heffingen etc. Door met de muispijl enkele seconden boven een veld te gaan staan verschijn helpinformatie voor zover noodzakelijk.

4 Verenigingsgegevens In het bovenste blok vindt u de gegevens van de vereniging: - verenigingsnummer; - verenigingsnaam; - datum van inschrijving; - uitschrijving; - gewijzigd; - onder welk district en regio de vereniging valt. Wijzigingen in deze gegevens kunt u alleen via de afdeling Ledenadministratie van de KNBB doen plaats vinden. Wel kunt u middels het veld uitschrijving de vereniging afmelden bij de KNBB. In dit veld kunt u de datum aangeven waarop de vereniging bij de KNBB uitgeschreven dient te worden. Nadat de afdeling Ledenadministatie gecontroleerd heeft of de vereniging aan al haar verplichtingen heeft voldaan zal de vereniging uitgeschreven worden. Rekeninggegevens In het tweede blok staan de rekeninggegevens van de vereniging. Het rekeningnummer is reeds ingevuld (indien bekend bij de KNBB) en ook is het veld incasso ingevuld als de vereniging in het verleden de KNBB gemachtigd heeft verschuldigde bedragen af te schrijven van de rekening. U kunt het rekeningnummer hier wijzigen en door middel het aan- of uitzetten van het vinkje bij de machting de KNBB machtigen van u rekening te incasseren of de incasso laten vervallen.

5 De tenaamstelling en de woonplaats zijn niet ingevuld. Dit heeft te maken met het feit dat een deel van de verenigingen een rekening op naam van de penningmeester heeft en een deel van de verenigingen een rekening heeft op naam van de vereniging. Als de vereniging van penningmeester veranderd en de rekening staat op naam van de penningmeester dan dienen deze gegevens aangepast te worden. Staat de rekening echter op naam van de vereniging dan hoeven deze gegevens niet aangepast te worden bij het wijzigen van penningmeester. U wordt verzocht de tenaamstelling en woonplaats van de rekeninghouder hier in te vullen en, indien noodzakelijk, aan te passen als de vereniging van penningmeester wijzigt. Tot slot vindt u in dit blok nog de tekst Hier klikken om meer bankrekeningnummers toe te voegen. Door hier op te klikken wordt een extra regel geopend waar u indien nodig een tweede rekeningnummer kunt opgeven. N.B. Indien u hier gebruik van maakt en de KNBB op beide rekeningen machtigt wordt altijd het eerste rekeningnummer gebruikt.

6 4. Leden opvoeren In het derde blok vindt u de gegevens van de leden van uw vereniging en kunt u nieuwe leden aanmelden. Klik op hier klikken om een nieuw lid aan te melden om een nieuw lid aan te melden. U komt nu in het volgende scherm: Voer alleen de achternaam en geboortedatum in:

7 en klik vervolgens op sluiten en vervolgens op opslaan Indien deze gegevens al in de Ledenadminstratie voorkomen krijgt u het volgende scherm: Afhankelijk van de gegevens dient u hier vast te stellen of het om een reeds bestaand lid dat u toe wilt voegen aan uw vereniging of dat het een nieuw lid betreft. Als u alleen een achternaam invult krijgt u meer keuzemogelijkheden: Door de volgende invoer:

8 krijgt u na sluiten en opslaan :

9 Met minder voorkomende namen als Jansen of De Vries is deze optie uiteraard handig maar de combinatie achternaam/geboorte datum is dermate uniek dat daarmee voldoende controle is. Andere combinaties worden niet aanbevolen. Iemand die zich bij uw vereniging aanmeld als Hans (voorletter H) kan in de Ledenadministratie reeds voorkomen met de voorletter J (Johannes) en adressen kunnen inmiddels gewijzigd zijn.

10 Als u kiest voor een reeds in de Ledenadministratie voorkomend lid krijgt u het volgende scherm: Hierin staan de reeds bij de KNBB van dit lid bekende gegevens die u kunt wijzigen en/of aanvullen. (Het wijzigen/aanpassen van gegevens wordt verderop in dit document besproken. Door naar beneden te scrollen komt u o.a. het blok activiteiten tegen:

11 Door op Hier klikken om meer activiteiten toe te voegen kunt het betreffende lid ook daadwerkelijk als lid aan uw vereniging toe te voegen. Hier kiest u vervolgens het soort lidmaatschap waarvoor u het betreffende lid wenst aan te melden: N.B. hier kiest u dus uit de onderste zes opties. De opties van bestuursleden wordt verderop in dit document behandeld.

12 5. Wijzigen/afvoeren gegevens lid In het derde blok vindt u, onder de tekst hier klikken om een nieuw lid aan te melden de gegevens van de aangesloten leden van uw vereniging. In de tweede regel staat actief en inactief (waarbij actief standaard is aangevinkt). Als actief aangevinkt is ziet u alleen de actuele gegevens. Dit zijn zowel de lidmaatschappen en bestuursfuncties zoals die op het moment van bekijken actief zijn. Als u inactief ook aanvinkt worden ook de gegevens zichtbaar van leden die in het verleden actief geweest zijn en/of de bestuursfuncties die door leden in het verleden zijn bekleed. Door inactief aan te vinken en actief uit te vinken ziet u alleen de historische gegevens. Op de volgende regel ziet u het aantal leden dat gevonden is en de tekst Toon 1..25». Standaard worden 25 leden per pagina weergegeven. Door op het enkele pijltje te klikken achter 25 gaat u naar de volgende pagina en door op het dubbele pijltje achter 25 te klikken gaat u naar de laatste pagina van het overzicht. Door op de kolomkoppen BondsNr. Naam Geboortedatum te klikken kunt u de ledenlijst sorteren op de respectievelijke gegevens. Door één keer op de kolomkop te klikken wordt gesorteerd van laag naar hoog (a tot z) en door twéé keer te klikken wordt van hoog naar laat (z tot a) In dit overzicht ziet u achtereenvolgens het - bondsnummer; - naam, voorletters en voornaam; - geboortedatum; - woonplaats; - lidmaatschappen en eventueel beklede functies binnen de vereniging - begin van het lidmaatschap c.q. functie - einddatum van het lidmaatschap c.q. functie (indien inactief aangevinkt is)

13 Door op de regel van een lid te klikken wordt het volgende scherm geopend: In het eerste blok Lidmaatschap vindt u het bondsnummer en de ingangsdatum van het lidmaatschap. In het tweede blok Persoonsgegevens vindt u de persoonsgegevens van het betreffende lid. Deze gegevens kunt u simpel wijzigen/aanvullen door eventueel foutieve of ontbrekende gegevens toe te voegen. In het derde blok Bankgegevens vindt u de rekeninggegevens van het betreffende lid. Door op Hier klikken om meer bankrekeningnummers toe te voegen wordt een regel geopend waarop het rekeningnummer, de tenaamstelling, de woonplaats van de rekeninghouder kunnen worden ingevuld en kan tevens aangegeven worden of een machtiging afgegeven wordt. Door wederom op Hier klikken om meer bankrekeningnummers toe te voegen kunnen meerdere rekeningnummers toegevoegd worden. N.B. Het eerstgenoemde rekeningnummer wordt door de KNBB gebruikt voor incasso s. In het vierde blok staan de adresgegevens van het betreffende lid. In de regel staat hier bij elk lid één adres dat gewijzigd kan worden bij een adreswijziging. Het is mogelijk,meerdere adressen toe te voegen. Na op Hier klikken om meer adressen toe te voegen te hebben geklikt wordt een nieuwe regel geopend. In de eerste kolom kan door middel van selecteren het soort adres te kiezen waarna in de overige kolommen het adres ingevuld kan worden. N.B. Het eerst genoemde adres zal door de KNBB als correspondentieadres gebruikt worden.

14 In het vijfde blok vindt u de contactgegevens van het betreffende lid. Door op Hier klikken om meer , fax, tel. nummers etc. toe te voegen wordt een regel geopend waar de gegevens ingevoerd kunnen worden. U selecteert eerst bij Soort het soort gegeven dat u wilt invoeren. U kunt hierbij kiezen uit bovenstaande opties. Vervolgens voert u de betreffende informatie in. U kunt in de laatste kolom geheim aanvinken. Hierdoor zijn de gegevens wel voor het de medewerkers van het Bondsbureau van de KNBB zichtbaar maar niet voor overige leden/bestuurders van de KNBB. Een en ander wordt binnenkort zo aangepast dat geheime gegevens wel zichtbaar zijn voor relevante bestuurders binnen de organisatie. Als bij een lid van uw vereniging b.v. het telefoonnummer als geheim is gemarkeerd is dat in de toekomst wel zichtbaar voor de bestuursleden van de betreffende vereniging, de bestuursleden van het district waaronder de vereniging ressorteerd en het Bondbureau van de KNBB. Wij verzoeken/adviseren zo min mogelijk gebruik te maken van het afschermen van deze gegevens om de bereikbaarheid van de leden zo optimaal mogelijk te houden. N.B. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen vaste en mobiele telefoonnummers. Beide nummers kunnen als Tel. Privé ingevoerd worden. Als gevolg van de nummer opbouw herkent het systeem automatisch of er sprake is van een vast of mobielnummer. N.B. Alle op te geven contactgegevens kunnen meerdere malen opgegeven worden. Voor publicaties van gegevens (b.v. als teamleider van een team o.i.d.) zal gebruik gemaakt worden van het eerst ingevoerde gegeven.

15 In het zesde blok vindt u de gegevens van de activiteiten van het betreffende lid. In ondestaand voorbeeld is het betreffende lid: - penningmeester van de vereniging; - lid van de sectie Carambole per lid van de sectie Driebanden per N.B. Zowel een functie als het lidmaatschap van een sectie wordt als activiteit gezien. Bij het beëindigen van een activiteit dient in de kolom Tot de einddatum ingevoerd te worden per welke datum het lidmaatschap beëindigd dient te worden. N.B. Daar waar competities in Kompsos worden verwerkt zullen spelers die in de samenstelling van een team voorkomen uit deze samenstelling verdwijnen als de onder Tot ingevoerde einddatum bereikt is. In het zevende blok ziet u hierboven sluiten staan. Als hier alleen sluiten staat is er niets in de gegeven van het bewuste lid gewijzigd en kunt u het record gewoon sluiten. (Dit kan ook door de x rechtsboven in beeld aan te klikken met de muis) Als u in de gegevens wijzigingen aangebracht heeft wijzigt het zevende blok alsvolgt: Met opslaan legt u alle aangebrachte wijzigen vast. Met annuleren legt u geen van de aangebrachte wijzigingen vast. Met herstel worden alle aangebrachte wijzigingen in hun oorspronkelijke staat teruggebracht.

16 6. Lokaalgegevens In het laatste blok van de verenigingsgegevens staan de gegevens van de lokaliteit waar de vereniging speelt. Door de lokaliteit aan te klikken ziet u de gegevens van de betreffende lokalteit. Deze gegevens zijn vooralsnog alleen te bekijken. Op korte termijn vindt u hier ook de ontbrekende gegevens van het lokaal en zijn deze ook te wijzigen.

17 7. Wijzigen bestuursgegevens Indien u een bestuursfunctie aan de gegevens van een van de leden toe wilt voegen dan secteert u het betreffende lid waarbij u in zijn gegevens komt. U klikt vervolgen bij activiteiten op Hier klikken om meer activiteiten toe te voegen waarna u de betreffende bestuursfunctie kunt selecteren. In de kolom daarnaast geeft u aan per wanneer dit lid de betreffende bestuursfunctie gaat uitoefenen. Indien u een bestuursfunctie van een van de leden wilt beëindigen dan secteert u het betreffende lid waarbij u in zijn gegevens komt. Bij de betreffende bestuursfunctie vult u in het veld Tot de einddatum van de bestuursfunctie in. N.B. In principe is de einddatum van een bestuursfunctie bij lid X dezelfde datum van dezelfde bestuursfunctie bij lid Y. N.B. Denk er aan om bij wijziging van de penningmeester, indien nodig, ook de tenaamstelling van de rekening aan te passen.