Handleiding Visio. Aan de slag. in beroep en bedrijf. Handleiding Visio

Transcriptie

1 Aan de slag in beroep en bedrijf Branche Uitgevers 1

2 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand dan wel openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a database or retrieval system, or published, in any form or in any way, electronically, mechanically, by print, photo print, microfilm or any other means without prior written permission from the publisher. Ondanks alle zorg die aan dit boek is besteed kunnen auteurs, redacteuren en uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in dit boek zou kunnen voorkomen. Colofon Branche Uitgevers september 2008 Ontwikkeling: TCB Tekst & Uitleg, Den Haag Met bijdragen van Kees Schrauwen en Joost van Bladel Branche Uitgevers 2

3 Inhoud 1 INTRODUCTIE OP VISIO OPENEN VAN VISIO CATEGORIE EN SJABLOON SHAPES SHAPES VERPLAATSEN TEKST TOEVOEGEN IN- EN UITZOOMEN SHAPES VERBINDEN SHAPES DEUREN EN RAMEN SHAPES UIT ANDERE GROEPEN AFMETINGEN AFMETINGEN BEPALEN AFMETINGEN WEERGEVEN AANTEKENINGEN EN BIJSCHRIFT AFDRUKKEN OPSLAAN EN OPENEN DATABASES EN VISIO TABELLEN Tabellen maken Relatie aangeven EEN STROOMSCHEMA VAN PROBLEEM NAAR STROOMSCHEMA CONCLUSIE STROOMSCHEMA PROJECTPLANNING HET PERT DIAGRAM Het diagram maken HET GANTT-DIAGRAM Het diagram maken De planning aanpassen Branche Uitgevers 3

4 1 Introductie op Visio Visio is een programma waarin je schema s kunt maken. Een schema is een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. Visio is het ideale hulpmiddel om dergelijke schema s te maken. Er zijn verschillende soorten schema s. Denk daarbij aan een organisatieschema, een stroomschema of een elektrisch schakelschema. Maar een bouwtekening is ook een soort schema. Visio is lid van dezelfde familie als programma s zoals Excel en Word. Daarom zul je een aantal dingen herkennen. En daarom is het ook heel makkelijk om schema s die je in Visio maakt te gebruiken in andere programma s zoals Word. Branche Uitgevers 4

5 2 Openen van Visio Je kunt Visio op verschillende manieren openen: 1. Klik op het icoon op je bureaublad (de desktop). 2. Gebruik het menu start: Start Programma s Microsoft Office Microsoft Visio Branche Uitgevers 5

6 Visio start met een scherm. Daarbij kies je voor het soort schema dat je wilt gaan maken. Visio biedt veel mogelijkheden. Maar voor Aan de slag gebruik je maar een deel van die mogelijkheden. Je werkt alleen met het onderdeel bouwtekening,het onderdeel database en het onderdeel projectplanning. Je leert daarmee genoeg om ook andere onderdelen te kunnen gebruiken. Wanneer je Visio niet voor de eerste keer gebruikt, zal het opstartscherm er iets anders uit zien. In het eerste voorbeeld (hoofdstuk 3 t/m 8) hebben we gekozen voor de categorie bouwtekening. Branche Uitgevers 6

7 3 Categorie en sjabloon Het opstartscherm is verdeeld in twee vensters. Links staat het venster Categorie (1) en rechts het venster Sjabloon (2). Bij categorie kies je voor het soort schema dat je wilt maken. Je ziet dan in het rechterscherm de sjablonen die bij dat soort schema horen. Bij dit voorbeeld horen bij de categorie bouwtekening zo n 12 verschillende sjablonen. Er zijn namelijk veel verschillende soorten bouwtekeningen. Je kiest nu voor een sjabloon door er op te klikken. In dit voorbeeld kies je voor de sjabloon woningplattegrond. Het scherm ziet er dan zo uit. Branche Uitgevers 7

8 4 Shapes Er verschijnt nu een leeg tekenvel. Dit is anders dan bij de sjablonen in andere programma's. Wanneer je bijvoorbeeld een sjabloon in Microsoft Office Word kiest, verschijnt er een document met tekst, opmaakprofielen en andere kant-en-klare items. Bij een Visio-sjabloon verschijnen er shapes. Shape is het Engelse woord voor vorm. Deze shapes staan links van het lege tekenvel. Je sleept ze zelf naar de pagina. Opmerking Niet in alle gevallen verschijnt er een leeg tekenvel, wanneer je een sjabloon kiest. Kies je bijvoorbeeld de sjabloon Oorzaak en gevolg, dan staan er shapes op de pagina. Je kunt ook van de website Microsoft Office Online Visio-sjablonen downloaden waarbij de beginpagina shapes bevat. Maar dit zijn uitzonderingen. Bij opening van de meeste Visio-sjablonen bevat de beginpagina geen shapes. De shapes kun je gebruiken door ze vanaf het linkervenster op het tekenblad te slepen. Je ziet dat er verschillende groepen met shapes beschikbaar zijn. Dit is gedaan, omdat er voor de sjabloon bouwtekening woningplattegrond zo veel verschillende shapes beschikbaar zijn. Daardoor kunnen ze nooit allemaal tegelijk zichtbaar zijn. De shapes zijn verdeeld in logische groepen. Open een groep door op de naam te klikken. De groep die al geopend was, wordt dan automatisch gesloten. 1 = Niet geopende groepen shapes 2 = Geopende groep shapes 3 = Tekenvel Branche Uitgevers 8

9 Shapes verplaatsen Het verplaatsen van een shape is kinderspel: Selecteer een shape door erop te klikken. Sleep deze vervolgens naar een nieuwe locatie. Je kunt ook meerdere shapes tegelijk verplaatsen. Klik op een leeg gedeelte van de tekenpagina. Sleep de aanwijzer vervolgens om een selectiekader te maken. Dit kader sleep je om de shapes heen Opmerking Soms wil je meerdere shapes selecteren, maar niet alle tussenliggende shapes. Dan hoef je geen selectiekader te maken. In plaats daarvan houd je de toets SHIFT ingedrukt waarbij je de shapes selecteert door erop te klikken. Je kunt het formaat van shapes wijzigen. Sleep met een van de selectiegrepen. Deze grepen vind je links en rechts, aan de bovenzijde en onderzijde, en in de hoeken van de shapes. Opmerking Je kunt ook het formaat van meerdere shapes tegelijk wijzigen. Selecteer meerdere shapes (met het selectiekader dat op de vorige pagina wordt beschreven) Versleep vervolgens een selectiegreep. Gebruik dus eerst het selectiekader en dan de selectiegreep. Branche Uitgevers 9

10 4.2 Tekst toevoegen Aan de Slag Je kunt tekst aan de shapes toevoegen. Dat kan op een aantal manieren. We bespreken de eenvoudigste methode. Klik op de shape. Typ de gewenste tekst. 4.3 In- en uitzoomen Zijn de shapes in het diagram te klein om mee te werken? Gebruik dan de zoomfunctie. Houd de CTRL+SHIFT ingedrukt, terwijl je het selectiekader om de shapes heen sleept. Tip Door op CTRL+W te drukken kun je snel uitzoomen. Dit is handig, als je werkt met een groot diagram (bijvoorbeeld de plattegrond van een gebouw). Of als je snel een hoger niveau van het diagram wilt bekijken. Er is ook een andere manier om bepaalde gedeeltes van het schema dichterbij te halen: Klik op de menubalk. Beeld Venster Pannen en zoomen. (1) Helemaal rechts op het scherm verschijnt nu een klein venstertje. Ga met de muisaanwijzer op dit venstertje staan. Dan gaat dit automatisch open (2). Zet de muisaanwijzer weer ergens anders neer. Dan gaat het venstertje weer dicht. Dit heet automatisch verbergen. In het kleine venstertje zie je een rood rechthoekje. Dit kun je verplaatsen, groter en kleiner maken. Het werkt als een soort vergrootglas. Branche Uitgevers 10

11 4.4 Shapes verbinden Een van de sterke punten van Visio is dat je shapes met elkaar kunt verbinden. Er zijn voor het verbinden van shapes een aantal opties. We laten hier de eenvoudigste methode zien. Schakel van het hulpmiddel Aanwijzer (1) over op het hulpmiddel Verbindingslijn (2) op de standaardwerkbalk. Teken vervolgens een lijn van het ene verbindingspunt naar het andere. Wanneer je klaar bent met het verbinden van de shapes, schakel je weer over op het hulpmiddel Aanwijzer. Verbindingslijnen zijn waardevol: Ze volgen automatisch de verbonden shapes wanneer deze worden verplaatst: ze buigen automatisch mee. Het is alsof de weg naar je huis automatisch met je mee zou verhuizen. Branche Uitgevers 11

12 4.5 Shapes deuren en ramen In een ruimte kun je deuren en ramen plaatsen. Klik op de shape van een deur. Dan zie je weer de vierkantjes (rood van kleur deze keer). Hiermee pas je het formaat aan. Normaal is de breedte van een deur 90 cm (dus 900 millimeter). Dat is ook de standaardmaat in Visio. Maar die maat kun je ook aanpassen! Er is nog iets raars aan de hand met de deur. Hij slaat naar buiten open. Maar bijna alle deuren slaan naar binnen open. Dat moet je dus omkeren. Keer de draairichting van buiten naar binnen. Dan zie je dat de deur de kamer in openslaat. Misschien heb je liever dat de deur tegen de muur aan openslaat (dat doen deuren meestal). Dan keer je ook die draairichting om. Dat kan eenvoudig. Selecteer de deur. Klik er en dan met de rechter muisknop op. Je ziet dan een snelmenu. In dit snelmenu geef je aan dat de draairichting moet worden omgekeerd. Branche Uitgevers 12

13 Klik op de rechtermuisknop. Je krijgt nu het snelmenu. Daarmee kun je de eigenschappen van de gekozen shape aanpassen. 4.6 Shapes uit andere groepen Heb je shapes nodig die je niet in het rijtje van je categorie staan? Geen nood. Je kunt ook shapes uit anderen categorieën gebruiken. Soms moet je wel even zoeken. Zo vind je een computer bijvoorbeeld niet bij apparatuur voor woningplattegrond. Je vindt hem wel bij bouwtekening, kantoorapparatuur. Branche Uitgevers 13

14 5 Afmetingen Nadat je shapes hebt gekozen en de indeling van de ruimte hebt bepaald, ga je de afmetingen bekijken. Je bepaalt de afmetingen. En je geeft aan, hoe je ze weergeeft. 5.1 Afmetingen bepalen Van alle shapes kun je de afmetingen bepalen. Selecteer de shape op het vel papier door er op te klikken. Je ziet acht groene vierkantjes langs de rand van de kamer. Met deze vierkantjes maak je de shape groter of kleiner. Ook zie je een groen rondje boven de afbeelding. Met dat rondje draai je de afbeelding. Het gele ruitje middenin geeft het punt aan waaromheen wordt gedraaid. Langs de rand van de afbeelding staan de afmetingen. De afmetingen zijn in millimeters. Met behulp van de groene vierkantjes en de afmetingen maak je heel gemakkelijk een kamer van bijvoorbeeld precies 3 bij 4 meter. Kijk maar naar het onderstaande voorbeeld. (Opm. 1 meter = millimeter) Branche Uitgevers 14

15 5.2 Afmetingen weergeven Op een echte bouwtekening staan de afmetingen. Zo kun je zien hoe groot een gebouw is. Ga naar de groep Afmetingen Techniek. Open deze groep. Je ziet een heleboel hulpmiddelen om afmetingen vast te leggen. We noemen dit ook shapes, maar je moet beseffen dat dit iets anders is dan een stoel of een tafel. Dit zijn hulpmiddelen die je in je tekening kunt toevoegen om die duidelijker te maken. Een voorbeeld: Kies in de groep Afmetingen Techniek de shape Horizontaal. Sleep die naar de bovenste muur van de kamer. Er verschijnt een pijl die twee kanten op wijst. Aan beide uiteinden zie je een rood vierkantje. Die rode vierkantjes kun je verslepen. Plaats de vierkantjes precies op de binnenkant van de zijmuur. Je ziet dan een afmeting van precies 4000 millimeter. Je moet wel opletten. Want als je niet de binnenkant van de zijmuur te pakken hebt, maar het midden of juist de buitenkant, dan wordt de afmeting groter. Dat is ook logisch. Dan wordt namelijk de dikte van de muur meegeteld. Branche Uitgevers 15

16 6 Aantekeningen en bijschrift Soms is het wel makkelijk als je op je tekening aangeeft wat een bepaalde vorm precies is. Gebruik daarvoor de groep Aantekeningen. In deze groep zie je weer verschillende shapes. Je kunt deze gebruiken om aantekeningen te maken. Ook komt er een blokje waar het woord Tekst in staat. Dit kun je makkelijk veranderen in bijvoorbeeld het woord kleding. Dan is het meteen duidelijk dat dit een kledingkast is. Je kunt ook aantekeningen aan een tekening toevoegen. Dat kan handig zijn, als je meer dan één woord aan tekst hebt. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de shape met de naam Bijschrift gebogen. Branche Uitgevers 16

17 7 Afdrukken Als laatste print je de tekening uit. Daarvoor moet je de tekening op ware grootte in beeld hebben. In een van de werkbalken staat een vakje waar 150% in staat (dat kan bij jou een ander getal zijn!!). Om het hele vel papier in beeld te krijgen, zet je dit op breedte. Je hebt nu je hele vel papier in beeld. Let op! Er is aan de tekening zelf niets veranderd. Het lijkt allemaal heel klein. Dit komt, omdat Visio standaard een groot papierformaat gebruikt. Tijdens het printen wordt dit formaat aangepast. Anders kun je dit zelf aanpassen in het afdrukvoorbeeld. Klik daarvoor in de menubalk. Branche Uitgevers 17

18 Bestand Afdrukvoorbeeld. Aan de Slag Je ziet hier verschillende mogelijkheden om het papierformaat en de afdrukstand aan te passen. Branche Uitgevers 18

19 8 Opslaan en openen Het opslaan van een tekening die je in Visio hebt gemaakt gaat precies hetzelfde als bij andere programma s uit de Microsoft Office familie. Klik in de menubalk op: Bestand opslaan als In het venster bepaal je bovenaan (bij opslaan in: ) waar de tekening moet worden opgeslagen. Onderin (bij bestandsnaam ) geef je de tekening een naam. Ook het openen van een tekening die je al eerder hebt gemaakt en bewaard, gaat op dezelfde manier als bij de andere Office programma s. Branche Uitgevers 19

20 9 Databases en Visio Je kunt Visio ook gebruiken om een schema voor een database te maken. Als voorbeeld nemen we een tabel met gegevens over mensen (namen en adressen). De tweede tabel bevat vervoermiddelen. De relatie tussen de twee is het vervoermiddel dat de mensen gebruiken. De relatie ligt vast via het veld <vervoermiddelid> Veldnaam ID Naam Straat Huisnummer Postcode Woonplaats Geboortedatum VervoermiddelID Tabel 1; Adressen Gegevenstype AutoNummering Tekst Tekst Numeriek Tekst Tekst Datum/Tijd Numeriek Veldnaam VervoermiddelID Vervoermiddel omschrijving Tabel 2; Vervoermiddel Numeriek Tekst Gegevenstype Het scherm is verdeeld in 3 vensters. Links staan de groepen met shapes. Rechtsboven staat het vel papier. Rechtsonder staat een venster waar straks de eigenschappen van de database ingevuld worden. Branche Uitgevers 20

21 9.1 Tabellen In Visio maak je gemakkelijk tabellen Tabellen maken Sleep de shape met de naam entiteit naar het vel papier. Zoom in zodat de tabel wat beter zichtbaar wordt. Zolang de tabel in de tekening is geselecteerd, kun je in het scherm rechtsonder informatie over deze tabel invoeren. Vul bij Definitie Fysieke naam eerst de naam van de tabel in (de naam van de eerste tabel is Adressen ). Klik dan op <Kolommen>. Je ziet nu dat je in het scherm rechtsonder de Veldnamen en de gegevenstypes kunt invullen. Je kiest steeds de gegevenstypes. Let op: de termen zijn hier in het Engels. AutoNummering = COUNTER Tekst = LONGTEKST Datum/Tijd = DATETIME Numeriek = INTEGER Geef een veld <ID> als sleutelveld aan. Vink achter de Fysieke naam <ID> in de kolom <PK> het selectievakje aan Relatie aangeven Je kunt de relatie tussen tabellen aangeven. Sleep de shape met de naam relatie naar het vel papier. Zorg dat tijdens het slepen de kant van de shape met de X boven de eerste tabel staat. De tabel is dan rood omlijnd. Laat dan pas de linkermuisknop los. Branche Uitgevers 21

22 Sleep het groene vierkantje boven de pijlpunt naar de tweede tabel. De tweede tabel is dan rood omlijnd. Laat de linkermuisknop los. Het resultaat is een pijl tussen de twee tabellen. Maar dit is niet zomaar een pijl. De relatie tussen de tabellen wordt door de pijl en de eigenschappen aangegeven. Die relatie tussen beide tabellen is rechtsonder aangegeven. In het voorbeeld is dat automatisch de goede relatie. Dat komt, omdat de veldnamen hetzelfde zijn. Maar dat kun je hier ook zelf aangeven. Je ziet in de tabel dat het veld vervoermiddelid de relatie is tussen de twee tabellen. Dat zie je doordat er <FK1> voor staat. Op deze manier leg je alle relaties tussen de velden vast. Opslaan en afdrukken werkt op dezelfde manier als bij het maken van een plattegrond. Branche Uitgevers 22

23 10 Een stroomschema Stroomschema s geven de stappen aan in een proces. Met een stroomschema kun je die verschillende stappen duidelijk op papier zetten. Vooral in de automatisering worden bij het programmeren heel vaak stroomschema s gebruikt. Een stroomschema laat stap voor stap en heel nauwkeurig zien: hoe een proces in elkaar zit; hoe de ene stap op de andere volgt. Ook in Visio kun je stroomschema s maken. Je gaat naar het startscherm van Visio met aan de linkerkant de shapes (voor een stroomschema) en aan de rechterkant een leeg vel. Op dat lege vel maak je het stroomdiagram. De manier van werken is als volgt: sleep de shape die je nodig hebt naar het vel; pas vervolgens de shape aan aan je wensen. Branche Uitgevers 23

24 10.1 Van probleem naar stroomschema Om een stroomschema te maken, heb je eerst een probleem nodig. Dat probleem bekijk je eerst. Een voorbeeld We kiezen voor een eenvoudig probleem. We gaan proberen een schemerlamp aan te doen. Dat is een heel simpele handeling. Maar we gaan die simpele handeling onderverdelen in alle kleine stapjes die nodig zijn om de lamp inderdaad aan te doen. De stappen zijn: Ga naar de lamp. Is de lamp al aan? klaar Zet de schakelaar aan. Brandt de lamp? klaar Zit de stekker in het stopcontact? Brandt de lamp? klaar Is de lamp kapot? Vervang de lamp. Brandt de lamp? klaar Bel een monteur. Zoals je ziet, komt er bij een eenvoudige handeling veel kijken. Eigenlijk heel wat meer dan je zo op het eerste gezicht had gedacht. In Visio kun je verschillende shapes gebruiken voor een stroomschema. De meeste shapes zijn voor ons probleem helemaal niet nodig. Voor ons probleem zijn wel onder andere de eerste twee shapes (proces en beslissing) geschikt, samen met de pijlen om de opeenvolging van de stappen duidelijk te maken. De overige shapes worden vooral gebruikt bij automatiseringsprojecten. Daarin geeft men allerlei in- en uitvoerapparaten aan. Maar die hebben we dus voor ons voorbeeldprobleem niet nodig. Branche Uitgevers 24

25 Het werkt als volgt: Sleep de shape met de naam <proces> naar het vel papier. Dubbelklik op deze shape. Dan kun je tekst aanbrengen in de shape. De eerste stap komt hier te staan. Sleep de shape <proces> naar het rechterdeel van het scherm. Dubbelklik op de shape. Voer de tekst Ga naar de lamp in. De eerste stap is hiermee gedaan. Nu komt de tweede. We kijken of de lamp al aan is. Dat is een beslissing. Het antwoord is ja of nee. Daar hebben we de shape beslissing voor nodig. Deze shapes verbinden we met elkaar. We gaan een eerste pijl invoeren. Een pijl in de richting van stap 1 naar stap 2. Klik in de taakbalk op de knop [verbindingslijn]. Beweeg de muisaanwijzer naar het midden onder de eerste stap. Merk op dat er een rood vierkantje te zien is in het midden van de onderkant van de eerste stap. Met ingedrukte linkermuisknop ga je naar het midden van de bovenkant van de tweede stap. Zodra je daar opnieuw een rood vierkantje ziet laat je de linkermuisknop los. De twee stappen zijn nu verbonden door een pijl die wijst van de eerste naar de tweede stap. Bij een beslissing hoort het antwoord JA of NEE. Dat betekent dat er vanuit de shape voor beslissing twee pijlen moeten komen. Een pijl voor het antwoord JA, en een pijl voor het antwoord NEE. De pijl die we net hebben gemaakt krijgt de tekst JA. Dit is de pijl die de richting aangeeft die we in moeten gaan, als het antwoord op de beslissing JA is. Klik op de pijl. Branche Uitgevers 25

26 In het midden van de pijl zie je nu een geel ruitvormig figuurtje. Dubbelklik op het gele figuurtje. Je kunt nu tekst invoeren. Je ziet dat er midden in de pijl het woord JA is verschenen. Je kunt dit woord binnen de pijl nog verschuiven. Klik nog een keer op de pijl. Versleep het gele ruitvormige figuurtje naar boven of naar beneden. Het is verstandig om het woord zo dicht mogelijk bij de shape voor de beslissing te zetten. Een heel stuk naar boven dus. We gaan ook nog een shape gebruiken om aan te geven dat het klaar is. Dat doen we met de shape <afsluitprogramma>. Je vindt die rechts onderin bij de shapes voor basisstroomdiagram. Het ziet er uit als een ovaal. Branche Uitgevers 26

27 10.2 Conclusie stroomschema Het lijkt allemaal vreselijk overdreven. Voor zoiets simpels als het aandoen van een schemerlamp hoef je toch geen ingewikkeld schema te maken? Dat is natuurlijk waar. Maar je kunt je voorstellen dat het voor ingewikkelde processen wel makkelijk is om het hele proces in stapjes te verdelen. Dan komt een stroomschema goed van pas. Ook bij het programmeren voor de computer worden stroomschema s heel vaak gebruikt. Omdat een programma vaak heel ingewikkeld in elkaar zit en bovendien uit vele kleine stapjes bestaat, zou je zonder een goed schema snel het overzicht verliezen. Branche Uitgevers 27

28 11 Projectplanning In een project voeren verschillende mensen verschillende werkzaamheden uit. En in elk project komt er een moment dat er gepland gaat worden. Dat moet wel. Er zijn vaak veel verschillende werkzaamheden en personen bij betrokken. Je raakt dan al snel het overzicht kwijt. Je moet de verschillende werkzaamheden goed op een rijtje zetten. Punten waarop je let zijn: De verdeling van de werkzaamheden in de tijd: Het mag niet zo zijn, dat er op het ene moment zo veel te doen is, dat je tijd tekort komt. En dat op het andere moment mensen stil zitten, omdat ze niets te doen hebben. Ook de volgorde van werkzaamheden is belangrijk. Kijk maar eens naar het bouwen van een huis. Daar kan niet eerst de stukadoor de muren netjes maken, waarna de elektricien sleuven in de muur maakt voor de elektriciteitsleidingen. Dat zou een domme volgorde zijn. Werkzaamheden kunnen onderling afhankelijk zijn. Je kunt het ene niet uitvoeren zonder eerst het andere te hebben gedaan. Zo kan de elektricien hierboven moeilijk leidingen in de muur aanbrengen zonder eerst de sleuven te hebben gefreesd. Het goed regelen van werkzaamheden noemen we projectplanning. En Visio kan je daarbij helpen. We behandelen twee verschillende manieren om je te helpen een goede projectplanning te maken. Het Pert diagram en het Gantt diagram. Moeilijke en vreemde namen, maar ze zijn gewoon genoemd naar de personen die het hebben uitgevonden. Het Gantt diagram is meer bedoeld om een project overzichtelijk te maken. Iedereen kan zien wanneer bepaalde werkzaamheden beginnen en eindigen. En wie verantwoordelijk is We gaan aan de slag met een voorbeeld. Het regelen van een vakantie met een paar vrienden. We houden het voorbeeld redelijk eenvoudig, maar toch zijn er een hoop dingen te doen. geld: betalen van de vakantie koffers inpakken oriënteren: Waar gaan we naar toe? Wie gaat er mee? vrij vragen: Heeft iedereen vakantie? controleren of de tickets e.d. op tijd binnen zijn vakantie bespreken hoe vervoer regelen wat hebben we nodig, kleding etc. inkopen doen vertrekdatum Branche Uitgevers 28

29 11.1 Het Pert diagram Aan de Slag Het Pert diagram is vooral nuttig in het begin van de planning. Dit diagram helpt je een goed overzicht te krijgen van de werkzaamheden. De onderlinge samenhang, de tijdsduur en de volgorde van verschillende taken wordt duidelijk. En je kunt lekker schuiven met taken tot alles op zijn plaats staat Het diagram maken Eerst brengen we de taken onder in een Pert diagram. Op die manier kunnen we gemakkelijk de volgorde en samenhang bepalen. Open Visio. (Als je niet weet hoe dat moet, kijk je in hoofdstuk 2.) Kies de categorie projectplanning. Kies dan voor sjabloon Pert diagram. (Als je niet weet hoe dit moet, kijk je in hoofdstuk 3.) Voor iedere taak die in de vorige paragraaf staat opgesomd, sleep je eenmaal de shape pert2 naar de pagina. (Als je niet weet hoe dit moet, kijk je in hoofdstuk 4.) Je hebt nu een pagina met 10 shapes. Je scherm kan er nu ongeveer zo uit zien: Het kan best dat jouw scherm er anders uit ziet. Je hebt de 10 shapes tenslotte zomaar ergens neergezet. Dat is dus helemaal niet erg. Tip Misschien is het je opgevallen dat er automatisch hulplijntjes verschijnen als verschillende shapes precies naast elkaar of onder elkaar staan. Hierdoor kunnen we straks heel gemakkelijk het diagram netjes indelen. Nu gaan we de taken verdelen over de 10 shapes. Iedere taak wordt aan 1 shape toebedeeld. Om dat te doen klik je op een shape. Er verschijnt nu een groene rand om deze shape. Nu kun je de naam van de taak intypen. De overige vakjes in de shape vullen we nu nog even niet in. Vul de in iedere shape de naam van een taak in. Als je de taken hebt verdeeld wordt het tijd om na te gaan denken. En dat kan Visio niet voor je doen. Branche Uitgevers 29

30 Je moet nu bepalen hoe lang de verschillende taken duren, in welke volgorde ze moeten plaatsvinden en welke samenhang er eventueel bestaat. In de praktijk moet de projectplanner dat natuurlijk zelf bepalen. In het kader van deze handleiding krijg je hieronder een tabel met de begin- en einddatums en de samenhang. Taak Begin Eind Hangt samen met Betalen van de vakantie 13/04 27/04 Bespreken controleren Koffers inpakken 01/08 09/08 Vertrek Inkopen Oriënteren 01/02 01/03 Bespreken Vrij vragen Vrij vragen 15/03 30/03 Bespreken Controleren tickets 01/08 09/08 Bespreken betalen Vakantie bespreken 02/03 14/03 Controleren Betalen Vervoer regelen naar vliegveld 01/07 30/07 Vertrekken Inventariseren wat nodig is 01/07 15/07 Inkopen doen Inkopen doen 16/07 30/07 Inventariseren Koffers pakken Vertrekken 10/08 10/08 Vervoer naar vliegveld Koffers inpakken Met behulp van de gegevens hierboven gaan we de shapes verder invullen. Klik op de shape Betalen van de vakantie Klik nogmaals op het onderdeel gepland begin Rondom dit onderdeel verschijnt een groene rand met grijze vierkantjes. (zie voorbeeld) In dit onderdeel vul je de datum 13/04 in Klik op het onderdeel gepland einde Vul hier de datum 27/04 in Doe dit ook met de 9 andere shapes Doordat je nu bij iedere taak een begin- en einddatum hebt, kun je ze makkelijk op volgorde zetten. De shapes met de vroegste datums zet je aan de linkerkant van het papier. De shapes met latere datums plaats je meer naar de rechterkant. Je hoeft dit niet zo precies te doen. Dat komt later wel. Branche Uitgevers 30

31 Je scherm zou er nu ongeveer zo uit kunnen zien. Er kunnen best verschillen zijn. Het belangrijkste is dat de shapes zo ongeveer op volgorde staan. Nu we de shapes op volgorde hebben gezet, gaan we de samenhang aangeven. De ene taak kun je immers niet uitvoeren zonder dat je de andere hebt gedaan. De samenhang tussen verschillende taken wordt aangegeven door verbindingslijnen. In de tabel kun je zie welke taken met elkaar samenhangen. In de praktijk moet je dit natuurlijk zelf bedenken. Om de samenhang tussen verschillende taken aan te geven gebruiken we verbindingslijnen. Later gaan we misschien nog met de shapes schuiven. Dan is het handig om de dynamische verbindingslijnen te gebruiken. Deze vind je bij de shapes. Branche Uitgevers 31

32 Sleep de shape dynamische verbindingslijn naar de pagina Zorg er voor dat de verbindingslijn vast zit aan de shape van de taak oriënteren. Je kunt dat zien doordat de verbinding rood kleurt. Laat de linkermuisknop los Nu sleep je het andere einde van de verbindingslijn naar de shape bespreken. Deze twee taken hangen immers samen. Er is nu een verbinding tussen deze twee taken. Als je met de taken gaat schuiven, blijft de verbinding intact. Misschien is de richting van de pijl niet goed. Dat kun je veranderen. Klik daarvoor in de werkbalk op het kleine driehoekje bij de knop regeluiteinden. Hier kun je de vorm en richting van de pijl aanpassen. Verbind nu alle taken die samenhangen op dezelfde manier. Misschien vind je het eindresultaat nog niet overzichtelijk genoeg. Je kunt nog schuiven met de taken en de verbindingslijnen. Uiteindelijk zou je Pert diagram er ongeveer uit moeten zien zoals de schermafdruk hieronder. Natuurlijk kunnen er best afwijkingen zijn. Want jij hebt het misschien net ietsje anders gedaan dan de schrijver. Branche Uitgevers 32

33 11.2 Het Gantt-diagram In het vorige hoofdstuk hebben we een Pert diagram gemaakt. Een prima manier om taken op volgorde te krijgen en verbindingen aan te geven. Op die manier wordt er niets vergeten. Maar erg overzichtelijk is het niet. Je kunt niet in één oogopslag zien hoe taken elkaar opvolgen en hoeveel tijd er voor iedere taak beschikbaar is. We gaan de verschillende taken daarom overzichtelijk maken in een Gantt diagram. Dit is een heel bekende manier om duidelijk te maken hoe werkzaamheden in de tijd elkaar opvolgen. Een Gantt-diagram is een plaatje waarbij je aan iedere werkzaamheid een begin- en einddatum geeft. In een soort tijdslijn zie je dan in één oogopslag waar werkzaamheden elkaar overlappen en waar gaten vallen. In woorden is het best moeilijk uit te leggen hoe een Gantt-diagram precies werkt. Daarom gaan we het voorbeeld uit hoofdstuk 11 in Visio uitwerken. Visio openen Eerst open je Visio voor het maken van een projectplanning. Open Visio. Kies voor <Projectplanning>. Kies <Gantt-diagram>. Wanneer Visio al geopend is, kun je via de menubalk beginnen met het maken van een Gantt-diagram: Klik op bestand. Ga naar nieuw. Ga naar projectplanning. Ga naar Gantt-diagram. Branche Uitgevers 33

34 Het diagram maken Je hebt nu weer het scherm van Visio. Aan de linkerkant staan de shapes (voor een Gantt-diagram). En aan de rechterkant staat een leeg vel. Daarop maak je het stroomdiagram. De manier van werken is weer hetzelfde. Je sleept de shape die je nodig hebt naar de pagina. Vervolgens kun je de shape daar aanpassen aan je wensen. Maar als je hebt gekozen voor het maken van een Gantt-diagram, dan vraagt Visio eerst naar een aantal dingen over het diagram. Daarom ziet het rechtergedeelte van het scherm er nu opeens heel anders uit. Je beantwoordt eerst een aantal vragen over de planning die je wilt gaan maken. Het scherm ziet er uit zoals op de volgende bladzijde. Branche Uitgevers 34

35 Bekijk het invulscherm. Eerst bepaal je het aantal taken. In ons voorbeeld zijn dat er 10. Dus hier moet je 10 invullen. Maar in de praktijk hoef je je hier niet zo veel zorgen over te maken. Het is heel makkelijk om achteraf taken toe te voegen of weg te halen. De primaire tijdschaal kun je gewoon op maanden laten staan. De secundaire tijdschaal zet je voor ons voorbeeld op weken. De werkzaamheden zijn tenslotte op minimaal 1 week gepland. Deze tijdschalen hebben te maken met de duur van het project. Die kan natuurlijk veel korter of langer zijn dan in ons voorbeeld. En daar pas je een diagram dan op aan. Het volgende dat je invult is Opties voor duur. Daar maak je dagen van. In ons voorbeeld zijn er geen werkzaamheden die korter duren dan een dag. Dus het is nutteloos om hier uren te kunnen gebruiken. Als laatste bepaal je het bereik van de tijdschaal: de begindatum en de einddatum. We gaan in augustus op vakantie, dus wordt de einddatum 10 augustus. We beginnen ruim 6 maanden eerder met beslissen waar we naartoe gaan. Dus de begindatum wordt 1 februari. Als je alles goed hebt ingevuld, dan kun je op OK klikken. Je scherm moet er nu ongeveer zo uitzien: Branche Uitgevers 35

36 Je ziet een soort tabel waar 10 taken in staan. Ze hebben allemaal dezelfde begin- en einddatum. De rechterkant van de tabel is leeg. Maar daar ga je verandering in brengen. Je gaat de taken invullen. De eerste taak is oriënteren. Die vul je dus in in het vakje waar nu taak 1 staat. Dat invullen gaat heel makkelijk. Je dubbelklikt op het vakje met taak 1. Je ziet dat er opeens ingezoomd wordt op dat vakje. Verander taak 1 in oriënteren. Vervolgens dubbelklik je op het vakje met de einddatum. Let op: de begindatum staat al op 2 februari en die laat je zo staan). Van de einddatum maak je 1 maart. Door ergens anders te klikken bevestig je de invoer. Je ziet nu dat in de kolom duur opeens 21 dagen staat. Visio denkt in werkdagen. En je ziet nu een blauwe tijdbalk in het rechterdeel van de tabel. Het diagram ziet er nu zo uit: Branche Uitgevers 36

37 Op dezelfde manier vul je nu ook de andere taken in. De gegevens komen uit de tabel op bladzijde 30. Maar nu staan ze in de goede volgorde (met behulp van het Pert diagram uit de vorige paragraaf). Taak Omschrijving begin eind Taak 2 Vakantie bespreken 2/3 14/3 Taak 3 Vrij vragen 15/3 30/3 Taak 4 Betalen van de vakantie 13/4 27/4 Taak5 Inventariseren wat nodig is 1/7 15/7 Taak 6 Vervoer naar het vliegveld regelen 1/7 30/7 Taak 7 Inkopen doen 16/7 30/7 Taak 8 Koffers pakken 1/8 9/8 Taak 9 Controleren tickets 1/8 9/8 Taak 10 Vertrekken 10/8 10/8 Vul alle gegevens in en zoom uit. Dan zie je het volgende diagram. TIP Tijdens het invullen kan het zijn dat bepaalde datums niet correct worden ingevuld. Visio neemt dan een dag vroeger of later. Dat wordt veroorzaakt, doordat Visio in werkdagen denkt. Je kunt in één oogopslag zien welke werkzaamheden je op welk moment moet uitvoeren. Je ziet ook gemakkelijk: of bepaalde werkzaamheden elkaar overlappen; en wanneer er gaten vallen. In ons eenvoudige voorbeeld is dat natuurlijk niet zo. Maar bij een ingewikkeld project is dit wel een heel makkelijke manier om knelpunten te voorkomen. Branche Uitgevers 37

38 De planning aanpassen Je kunt heel gemakkelijk veranderingen aanbrengen in de planning. In ons voorbeeld wil je misschien wat meer tijd hebben om inkopen te doen. Bovendien wil je de inkopen misschien wat later doen. Dat kan als volgt: Klik in het diagram op de blauwe tijdbalk die bij het doen van de inkopen hoort. Vervolgens ga je in het midden van de tijdbalk staan. Je sleept de tijdbalk naar rechts. Je zult zien dat de begin- en einddatum in de linkerhelft van het diagram automatisch wordt aangepast. Op dezelfde manier kun je elke tijd voor een bepaalde werkzaamheid langer of korter maken. Klik op de tijdbalk een bepaalde werkzaamheid aan. Maak deze groter of kleiner met behulp van het groene vierkantje aan de achterkant van de tijdbalk. Ook nu worden de begin- en einddatum automatisch aangepast. Op deze manier is een planning heel makkelijk aan te passen. Je kunt knelpunten eenvoudig oplossen. En je kunt de mogelijke gaten opvullen. Branche Uitgevers 38