Starten met Adminbox 1

Transcriptie

1 Starten met Adminbox 1

2 1. Adminbox Algemeen Adminbox activeren via mail Adminbox activeren via sms Wegwijs met Adminbox Documenten Gegevens aanpassen Takenscherm Het contract Het mandaat aanmaken Volgende contracten ondertekenen FAQ

3 1. Adminbox 1.1. Algemeen Flexpoint staat ook niet stil bij de hele digitalisering. Om je het leven makkelijk te maken zijn wij van start gegaan met Adminbox. Adminbox geeft je de mogelijkheid om al je contracten digitaal te ondertekenen met een zelfgekozen wachtwoord. Zo moet je niet steeds je contract afdrukken, ondertekenen, inscannen en terugsturen. Je loonbrieven en fiche 281 kan je ook eender waar raadplegen en downloaden via Adminbox. Een hele stap vooruit in het digitale tijdperk. Deze korte handleiding doorloopt alle stappen om te starten met Adminbox. Zo doorlopen we hoe je de online ruimte Adminbox activeert, je mandaat ondertekent en je eerste contract ondertekent. Als je deze handleiding volgt kan je perfect al je contracten online beheren en ondertekenen. 3

4 2. Adminbox activeren via mail Adminbox is de online ruimte waar je al je contracten kan ondertekenen en je loonbrieven en fiche 281 kan raadplegen en downloaden. Bij het eerste document dat je via Adminbox ontvangt krijg je een activati om deze online ruimte te activeren. Hier kan je een voorbeeld van deze mail terugvinden. Het eerste wat je moet doen is op de knop activeer Adminbox klikken. Vervolgens dien je een adres in te geven en een wachtwoord te kiezen. Met dit wachtwoord kan je in de toekomst steeds inloggen op Adminbox. Hou dit dus goed bij. 4

5 3. Adminbox activeren via sms Als je geen mail adres hebt ga je via sms een melding krijgen wanneer we een contract hebben verzonden. Bij het eerste contract ga je ook een sms krijgen met de link om Adminbox te activeren. Deze kan je dan ergens op een computer intypen om je adminbox account aan te maken. Deze sms ziet er zo uit: Weet dat dit voorbeeld op een smartphone is toegekomen. De smartphone gaat dan automatisch een doorverwijzing naar de link genereren. Als je dit op een gewone gsm zou toe krijgen staat er gewoon een link in de sms. Je volgende contract krijg je dan binnen op deze manier. 5

6 4. Wegwijs met Adminbox Als je inlogt in Adminbox krijg je dit scherm te zien. In dit hoofdstuk gaan we even inzoomen op de verschillende functies in Adminbox Documenten Wanneer je inlogt kom je automatisch in het documentenscherm terecht. Hier zie je een overzicht van al je reeds ondertekende of gearchiveerde contracten. Om het contract te bekijken, downloaden of printen dien je op de drie oranje streepjes rechts van het contract te klikken. Je loonbrieven en fiscale fiche kan je hier ook terugvinden Gegevens aanpassen Vanuit Adminbox kan je je wachtwoord en adres aanpassen. Om dit te doen klik je rechts bovenaan op je mail adres en klik je vervolgens op profiel bewerken. Je komt dan terecht in het scherm waar je deze gegevens kan aanpassen Takenscherm In het takenscherm kan je alle documenten zien die je nog moet ondertekenen. Let Op! Als je de eerste keer naar Adminbox gaat staat het documentenscherm leeg. Om je eerste contract te ondertekenen moet je eerst naar je takenscherm gaan. 6

7 5. Het contract Om je eerste contract te ondertekenen en je mandaat aan te maken dien je dus naar het takenscherm te gaan. Vervolgens klik je rechts op ondertekenen. Als je dit doet gaat er een nieuw tabblad open waar je het contract kan bekijken. Hier kan je kiezen of je met een zelfgekozen wachtwoord of met je eid wil tekenen. Wij raden aan om zelf een wachtwoord in te stellen zodat je niet steeds je eid kaartlezer bij de hand moet hebben. Wanneer je op ondertekenen met paswoord klikt bij je eerste contract gaat er meteen gevraagd worden om een mandaat aan te maken. 7

8 6. Het mandaat aanmaken Om met een zelfgekozen wachtwoord te tekenen dien je eerst een mandaat aan te maken en te ondertekenen. Met dit mandaat verklaar je dat je vanaf heden je contracten digitaal wil ondertekenen met een zelfgekozen wachtwoord. Let op! Er zijn meerdere interim kantoren die via Adminbox werken om hun contracten digitaal te laten ondertekenen. Als je reeds het mandaat hebt ondertekend voor een ander interim kantoor dien je dit niet opnieuw te doen. Om je mandaat aan te maken moet je dus eerst op ondertekenen met paswoord klikken. Als je hier op klikt kom je in dit scherm terecht. Je mandaat kan je ondertekenen met je eid of een code die je via mail ontvangt. Automatisch staat de code via mail aangevinkt. Dit is ook het makkelijkste. Vervolgens klik je op volgende om de code toegestuurd te krijgen en in te geven. Nu krijg je een scherm te zien om de code in te geven die je via mail toe krijgt. 8

9 Om de code terug te vinden moet je even naar je mailbox gaan. Hierin zie je dan een mail staan met de code om je mandaat te ondertekenen. Hier kan je zien hoe deze mail er uit ziet. Je ziet in deze mail een code staan. Deze moet je nu ingeven in het vorige scherm. Als je dit gedaan hebt kan je naar de volgende stap gaan en kom je in dit scherm terecht. In dit scherm moet je aangeven hoe je gewaarschuwd wil worden bij een nieuw contract en met welk wachtwoord je de contracten wil ondertekenen. Wij raden aan om de waarschuwing steeds via te ontvangen. Als je deze zaken hebt ingevuld en op volgende klikt krijg je het effectieve mandaat te zien en kan je dit ondertekenen. 9

10 Je komt dan in dit scherm terecht en kan meteen doorklikken om het contract te ondertekenen. Vervolgens krijg je het contract terug te zien en kan je ondertekenen met het wachtwoord dat je net hebt gekozen bij het aanmaken van je mandaat. Good to know -Een mandaat moet je maar één keer per jaar ondertekenen -Je contract krijgt een time stamp met het tijdstip en de locatie waar het contract is ondertekend -Als je het contract niet binnen de zes uur ondertekent krijg je nog eens een reminder gestuurd 10

11 7. Volgende contracten ondertekenen Je hebt ondertussen je mandaat succesvol ondertekend en kan dus alle volgende contracten meteen met je gekozen wachtwoord ondertekenen. Wanneer Flexpoint of Easymatch je een volgend contract opstuurt krijg je dit zo binnen in je mailbox. Je kan nu klikken op contract lezen en ondertekenen. Je komt dan meteen op het contract terecht en kan tekenen met je zelfgekozen wachtwoord. 11

12 8. FAQ Ik ben mijn wachtwoord van Adminbox vergeten. Wat moet ik nu doen? Als je het wachtwoord van Adminbox vergeten bent moet je gewoon naar surfen en klikken op wachtwoord vergeten. Ik heb mijn activati per ongeluk verwijderd of heb deze niet ontvangen. Wat nu? Je moet eerst eens bij je Spam in je mailbox kijken. De parameters voor Spam zijn bij elke mailbox anders. Het kan dus zijn dat deze mailtjes hier terecht komen. Je moet de afzender dan vertrouwen om dit in de toekomst te vermeiden. Indien je niets in je Spam kan terugvinden moet je naar surfen en klikken op geen bevestigingsmail ontvangen. 12

13 Ik ben mijn wachtwoord voor het ondertekenen van mijn contract vergeten. Wat nu? Om een nieuw wachtwoord in te stellen moet je een nieuw mandaat aanmaken. Hiervoor moet je naar het contract gaan en klikken op ondertekenen met zelfgekozen wachtwoord. In het scherm waar je normaal je wachtwoord moet ingeven staat ook hernieuw mandaat. Als je hierop klikt kan je een nieuw mandaat aanmaken en een nieuw wachtwoord kiezen. Ik kan mijn contract niet meer digitaal ondertekenen maar zie het wel nog bij documenten staan. Hoe kan dit? Wanneer wij een contract toesturen heb je twee weken waarin je dit digitaal kan ondertekenen. Als deze twee weken voorbij zijn en je hebt nog niet getekend komt dit contract bij documenten te staan. Je kan dit dan niet meer digitaal ondertekenen. Om het contract alsnog te tekenen kan je dit afprinten (zie hoofdstuk 2). Ik krijg steeds een sms voor een nieuw contract maar wil dit liever via mail krijgen. Wat nu? Om de manier van melden aan te passen dien je een nieuw mandaat aan te maken. Hier kan je deze instelling wijzigen. Om een nieuw mandaat aan te maken moet je dezelfde stappen doorlopen als omschreven bij het vergeten van je wachtwoord om een contract te ondertekenen (Zie hierboven). 13