Faculteit der Letteren. Regels en Richtlijnen Examencommissies voor het studiejaar

Transcriptie

1 Faculteit der Letteren Regels en Richtlijnen Examencommissies voor het studiejaar De examencommissie Internationale Studies voor de opleiding(en) BA Internationale Betrekkingen en Internationale Organisatie, MA Internationale Betrekkingen, MA Internationale Betrekkingen: International Humanitarian Action en MA Europese Studies: Euroculture gelet op: artikel 7.12b, eerste en derde lid van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek; BESLUIT: de volgende regels en richtlijnen vast te stellen: Paragraaf 1 Algemeen Artikel 1 - Algemene bepalingen 1. Deze regels en richtlijnen zijn van toepassing op de werkzaamheden van de examencommissie Internationale Studies van de opleiding(en) BA Internationale Betrekkingen en Internationale Organisatie, MA Internationale Betrekkingen, MA Internationale Betrekkingen: International Humanitarian Action en MA Europese Studies: Euroculture van de Faculteit der Letteren aan de Rijksuniversiteit Groningen, hierna te noemen de opleiding(en). 2. In deze regels en richtlijnen wordt verstaan onder: - OER: de vigerende onderwijs en examenregeling voor de hierboven genoemde opleiding(en); - student: degene die is ingeschreven aan de universiteit voor het volgen van het onderwijs en/of het afleggen van de tentamens en de examens van de opleiding; - examinator: degene die door de examencommissie is aangewezen om het tentamen af te nemen en de uitslag ervan vast te stellen; - examinandus: degene die zich onderwerpt aan een tentamen of examen; - tentamen: een onderzoek naar de kennis, het inzicht en de vaardigheden van de student, alsmede de beoordeling van de uitkomsten daarvan; - examen: het propedeuse- of afsluitend bachelor/masterexamen van de opleiding dat met goed gevolg is afgelegd, als aan alle verplichtingen van respectievelijk de gehele propedeuse-, bachelor- of masteropleiding is voldaan; - toetsplan: het document dat de (formatieve en summatieve) toetsvormen van de opleiding per onderwijseenheid specificeert, alsmede de spreiding van tentamens en herkansingen; - studiejaar: het tijdvak dat aanvangt op 1 september en eindigt op 31 augustus van het daaropvolgende kalenderjaar. Artikel 2 - Taken en werkwijze van de examencommissie 1. De examencommissie is het orgaan dat de opdracht heeft op objectieve en deskundige wijze 1 14

2 vast te stellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad. 2. Tot de taken van de examencommissie worden onder meer gerekend: a) toezicht op een correcte toepassing van de OER; klachten over de toepassing van de OER worden in eerste instantie door de examencommissie behandeld. De examencommissie neemt geen beslissingen over de inhoud of organisatie van het onderwijsprogramma; b) het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens onverminderd artikel 7.12c van de WHW; c) het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de onderwijs- en examenregeling, bedoeld in artikel 7.13 van de WHW, om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen; d) beslissingen omtrent de goedkeuring van onderwijseenheden, zoals bedoeld in artikel 7.3d. WHW (i.e. vrij onderwijsprogramma); een vrij onderwijsprogramma heeft vooraf goedkeuring nodig van de examencommissie van de opleiding; e) beslissingen omtrent regelingen die in afwijking van de geldende bepalingen op verzoek van de student kunnen worden getroffen; f) beslissingen omtrent vrijstellingen; g) beslissingen omtrent de goedkeuring van Bachelor- en Masterstages; h) beslissingen omtrent goedkeuring van onderwijseenheden gevolgd aan een buitenlandse universiteit; indien een student een deel van zijn/haar programma aan een buitenlandse universiteit volgt, moet zijn/haar programma vooraf ter goedkeuring aan de examencommissie worden voorgelegd en worden vastgelegd in een leerovereenkomst; i) voorbereiding van de vaststelling van de uitslag van examens; j) het treffen van maatregelen bij inbreuk op de orde tijdens een tentamen, bedoeld in artikel 5 lid 3 en bij fraude en plagiaat, bedoeld in artikel 10. k) uitreiken namens het instellingsbestuur van de desbetreffende diploma s; l) specifieke taken ten aanzien van het toetsbeleid dat elk Faculteitsbestuur heeft vastgesteld: - het aanwijzen van de verantwoordelijken voor de uitvoering van (de verschillende onderdelen van) de toetsing; - het vaststellen van de wijze van periodieke evaluatie op de toetsing en het beoordelen van het geheel van de toetsing; - erop toezien dat er wordt getoetst conform het vastgestelde toetsplan; - het beoordelen van het toetsplan op het kunnen realiseren dat de eindtermen van de opleiding worden gehaald. 3. De examencommissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris en (een) plaatsvervangende voorzitter(s). Aan de examencommissie is een ambtelijk secretaris toegewezen die de examencommissie ondersteunt in haar werkzaamheden. 4. De examencommissie kan uit haar midden een commissie aanwijzen die belast is met de behartiging van de dagelijkse gang van zaken, zoals bedoeld onder artikel 2.2 (a, d, e, f, g, h, i, j en k), van de examencommissie. Deze commissie is verantwoording verschuldigd aan de examencommissie. 5. De examencommissie zorgt voor de agenda en verslaglegging van elke vergadering. Alle besluiten worden in de verslaglegging vastgelegd. De agenda en het verslag worden naar alle leden van de examencommissie verstuurd. Archivering van de stukken vindt plaats op het secretariaat van de opleiding. 6. De examencommissie heeft in ieder geval het volgende vastgelegd: a. de taken die gemandateerd worden, inclusief de wijze van verantwoording over besluitvorming; b. de interne werkwijze ten aanzien van: - aanwijzing examinatoren - borging van de kwaliteit van tentamens - fraude De werkwijze van de in lid 6 genoemde punten worden verder uitgewerkt in de bijlage van deze Regels en Richtlijnen. 2 14

3 Artikel 3 - Examinatoren en tentamens 1. De examencommissie wijst per studiejaar de examinatoren voor de opleiding(en) aan. 2. De examencommissie kan besluiten een medewerker van een opleiding waarvoor de examencommissie bevoegd is, de bevoegdheid om als examinator op te treden, te ontnemen. De examencommissie gaat niet over tot het intrekken van de bevoegdheid dan nadat zij haar twijfels over de competentie van de examinator heeft gedeeld met de betreffende examinator en diens leidinggevende en de examinator de tijd is gegeven om zijn werkzaamheden te verbeteren. 3. Het toetsprotocol van de opleiding, zoals vastgesteld door de examencommissie, geeft het referentiekader voor de toetsing. Het protocol is een bindende richtlijn voor examinatoren die toetsing verzorgen in het kader van de opleiding. Paragraaf 2 Verzoeken Artikel 4 Algemeen 1. Een verzoek wordt schriftelijk, per post of digitaal, met redenen omkleed en met bewijsstukken ingediend bij de examencommissie. 2. De examencommissie, of de commissie zoals bedoeld in artikel 2 (lid 4), behandelt het verzoek van een student binnen zes weken na binnenkomst van het verzoek. Indien nodig hoort de examencommissie de betreffende docent(en), examinator(en) en/of studieadviseur(s), alvorens een besluit te nemen met inachtneming van hetgeen in de OER is bepaald. 3. De verzoeker wordt onverwijld in kennis gesteld van de beslissing welke is voorzien van een motivering en waarbij wordt verwezen naar het beroepsrecht. Artikel 5 Tentamens 1. De docent of coördinator van het vak stelt vast of is voldaan aan de voorwaarden voor toelating tot het tentamen. 2. De examinator draagt er zorg voor dat ten behoeve van de schriftelijke examinering surveillanten worden aangewezen die erop toezien dat het tentamen in goede orde verloopt. 3. De examinandus kan de examencommissie verzoeken om toelating tot het tentamen wanneer hem/haar de toelating is ontzegd. Klachten omtrent de organisatie van het tentamen of de inhoud van het tentamen, kunnen eveneens bij de examencommissie worden ingediend. 4. Een tentamen of onderdeel hiervan dat is zoekgeraakt wordt opnieuw afgelegd. In dergelijk een geval wordt de examencommissie hiervan onverwijld na de constatering van het zoekraken op de hoogte gebracht. Artikel 6 Verzoek buitenreguliere tentamenmogelijkheid 1. De examinandus kan de examencommissie verzoeken om aan hem een buitenreguliere tentamenmogelijkheid toe te kennen. 2. Een dergelijk verzoek kan worden toegewezen, indien de examinandus door overmacht het betreffende tentamen niet heeft gehaald dan wel niet heeft kunnen maken en het niet toekennen van een buitenreguliere tentamenmogelijkheid onaanvaardbare studievertraging oplevert. 3. Voor het toekennen van een buitenreguliere tentamenmogelijkheid voor het laatste vak van de opleiding, in verband met de harde knip, gelden de navolgende criteria: - het moet gaan om het laatst te behalen studieresultaat, niet zijnde de scriptie, - wanneer er een onaanvaardbare vertraging van de studie dreigt, waarvoor de student niet (geheel) zelf verantwoordelijk gehouden kan worden, - de studievertraging bedraagt bij het niet toekennen van de buitenreguliere tentamenmogelijkheid ten minste een semester en - de examinandus moet hebben deelgenomen aan de laatste twee reguliere tentamenmogelijkheden van het vak waarvoor hij een buitenreguliere 3 14

4 tentamenmogelijkheid aanvraagt, en daarop tenminste de cijfers 4 en 5 hebben behaald 4. Met de instemming van de examencommissie kan een examinator besluiten dat een buitenreguliere tentamenmogelijkheid, waarvan het reguliere tentamen schriftelijk plaats vindt, mondeling zal worden afgelegd. Paragraaf 3 Examen Artikel 7 Scriptie/eindopdracht 1. Een scriptie/eindopdracht moet voldoen aan de eisen zoals gesteld in de OER en het scriptiereglement van de opleiding. 2. Beoordeling vindt plaats op basis van een door de examencommissie vastgesteld beoordelingsprotocol. 3. De Bachelor- en Masterscriptie of eindopdracht worden beoordeeld door twee examinatoren: de direct begeleidende docent en een tweede beoordelaar. De tweede beoordelaar wordt aangewezen door of namens de examencommissie. Onoverbrugbare meningsverschillen tussen de twee examinatoren van de scriptie/eindopdracht worden voorgelegd aan de examencommissie, die een derde examinator aanwijst wiens/wier oordeel de doorslag geeft. Artikel 8 - Beoordeling 1. Men is geslaagd voor het propedeutisch examen, indien alle tentamens van het eerste studiejaar met voldoende resultaat ( 5,5) zijn afgelegd. 2. Men is geslaagd voor het doctoraal/bachelor/master examen, indien alle tentamens met voldoende resultaat ( 5,5) zijn afgelegd en voor de scriptie/eindopdracht een 6,0 of hoger is gehaald. Voor onderdelen kunnen ook de volgende beoordelingen worden gebruikt: Onvoldoende (=O); Voldoende (=V). De examencommissie kan onder door haar te stellen voorwaarden bepalen dat niet ieder tentamen met goed gevolg afgelegd hoeft te zijn om vast te stellen dat het examen met goed gevolg is afgelegd, bijvoorbeeld wanneer bepaalde leeruitkomsten vaker worden getoetst. 3. Vrijstelling van het afleggen van een tentamen dan wel van het deelnemen aan een practicum kan worden gelijkgesteld met de beoordeling: Voldoende (V) en aangeduid met: VR. Artikel 9 - Vaststelling uitslag examen 1. De examencommissie, of de commissie zoals bedoeld in artikel 2 lid 4, stelt de uitslag van het examen vast. 2. Uitslagen van formele afsluitende examens en data van getuigschriftenuitreikingen worden namens de examencommissie schriftelijk bekendgemaakt door Bureau Studentzaken en verstuurd naar de betrokken kandidaat en de examencommissie. Data van de uitreikingen worden door Bureau Studentenzaken openbaar gepubliceerd. 3. Uitreiking van de getuigschriften, als bewijs dat de student geslaagd is voor het examen, reikt de examencommissie hem/haar namens het instellingsbestuur een getuigschrift uit. De getekende duplicaten van het diplomasupplement worden ter archivering aangeboden aan Bureau Studentzaken. 4. Alle leden van de examencommissie zijn bevoegd het getuigschrift te ondertekenen. Paragraaf 4 Fraude en plagiaat Artikel 10 Fraude en plagiaat 1. Onder fraude wordt verstaan het handelen of nalaten van een examinandus dat het vormen van een juist oordeel omtrent zijn of andermans kennis, inzicht en vaardigheden geheel of 4 14

5 gedeeltelijk onmogelijk maakt. Onder fraude wordt tevens het plegen van plagiaat verstaan, hetgeen inhoudt: a. het gebruik maken van ideeën en formuleringen van anderen zonder bronvermelding; b. het als onderdeel van het eigen betoog opnemen van een vertaling of parafrase van tekstgedeelten gemaakt door anderen; c. het indienen van eenzelfde of vergelijkbare tekst voor opdrachten van meerdere opleidingsonderdelen; d. het zonder toestemming gebruik maken van door andere afgestaan en niet gepubliceerde data. 2. De examencommissie treft maatregelen om frauduleuze handelingen te voorkomen. Zoals: - duidelijke communicatie over de strafmaat bij fraude, - het erop toezien dat de organisatie van tentamens en toetsen op een zodanige wijze gebeurt dat frauduleuze handelingen zoveel mogelijk worden bemoeilijkt, - het gebruik van een plagiaatscanner bij (eind)werkstukken die fungeren als deeltoets of tentamen. 3. In geval van een onregelmatigheid of fraude tijdens een tentamen kan de examinator of surveillant een student onmiddellijk uitsluiten van verdere deelneming aan het tentamen. Bij constatering van fraude/plagiaat neemt de examinator contact op met de examencommissie. 4. In geval van fraude/plagiaat kan de examencommissie de betrokkene het recht ontnemen één of meer door de examencommissie aan te wijzen tentamens of examens af te leggen, gedurende een door de examencommissie te bepalen termijn van ten hoogste een jaar. Bij ernstige fraude kan het College van Bestuur op voorstel van de examencommissie de inschrijving voor de opleiding definitief beëindigen, zulks nadat de examencommissie de betrokkene heeft meegedeeld welke maatregel de examencommissie zelf heeft opgelegd. 5. Voordat de examencommissie een beslissing neemt, als bedoeld in het vierde lid, stelt zij de examinandus in de gelegenheid te worden gehoord. 6. Een uitsluiting heeft tot gevolg, dat geen uitslag wordt vastgesteld voor het betreffende onderdeel. De werkwijze van dit artikel is verder uitgewerkt in de bijlage van deze Regels en Richtlijnen. Paragraaf 5 Kwaliteitsborging tentamens Artikel 11 Kwaliteitsborging tentamens De Examencommissie beoordeelt steekproefsgewijs en door periodieke evaluatie de validiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van tentamens. De werkwijze rond de kwaliteitsborging van tentamens is vastgelegd door de examencommissie. De examencommissie kan zich hierbij laten bijstaan door de toetsingscommissie en eventueel derden. De werkwijze van dit artikel is verder uitgewerkt in de bijlage van deze Regels en Richtlijnen. Paragraaf 6 Slotbepalingen Artikel 12 - Maatstaven De examencommissie neemt bij het nemen van beslissingen de volgende maatstaven als richtsnoer: a. het behoud van kwaliteits- en selectie-eisen van elk tentamen; b. doelmatigheidseisen, onder meer gericht op: - het beperken van tijdverlies voor studenten; - tijdig staken van de studie door studenten waarvan het onwaarschijnlijk is dat zij zullen slagen voor een examen of tentamen; c. bescherming tegen zichzelf van de student die een te grote studielast op zich wil nemen; d. mildheid jegens studenten die door omstandigheden buiten hun schuld, studievertraging hebben ondervonden. 5 14

6 Artikel 13 Beroepsrecht Tegen beslissingen van de examencommissie of van examinatoren staat beroep open bij het College van Beroep voor de Examens als bedoeld in artikel 7.60 e.v. WHW. Artikel 14 Jaarlijkse verslaglegging 1. De examencommissie stelt jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden. De examencommissie verstrekt het verslag aan het faculteitsbestuur. 2. Het verslag voldoet aan het door het College van Bestuur vastgestelde eisen, en omvat in elk geval de voornaamste besluiten van de examencommissie alsmede een beschrijving van de wijze waarop de examencommissie haar taak ten aanzien van de kwaliteitsborging van tentamens en examens als bedoeld in artikel 11 heeft vervuld. Artikel 15 - Slotbepalingen 1. Geen wijzigingen vinden plaats, die van toepassing zijn op het lopende studiejaar, tenzij de belangen van studenten hierdoor redelijkerwijs niet worden geschaad. 2. In gevallen waarin deze regels en richtlijnen niet voorzien, beslist de examencommissie. 3. Indien in bijzondere gevallen onverkorte toepassing van hetgeen in deze regels en richtlijnen is bepaald tot evidente onbillijkheid leidt, is de examencommissie bevoegd anders te besluiten. Artikel 16 - Inwerkingtreding Deze regels en richtlijnen treden in werking op 01 september Bijlagen: - Bijlage I: Overzicht mandaten - Bijlage II: Protocol Appointment of Examiners - Bijlage III: Protocol Toetskwaliteit - Bijlage IV: Protocol Fraude en plagiaat - Bijlage V: Protocol RUG tentamens buitenland - Bijlage VI: Protocol Toepassing OER-artikel geldigheidsduur behaalde resultaten 6 14

7 BIJLAGE I - Overzicht mandaten Individueel verzoek - invulling vrije ruimte Mandaat voor ondertekening: studieadviseur IBIO. Komt direct binnen of komt vanaf secretariaat binnen bij studieadviseur. Bij twijfel over goedkeuring neemt gemandateerde contact op met de Examencommissie. Ondertekenen Learning Agreement Mandaat voor ondertekening: studieadviseur IBIO. Komt direct binnen of komt vanaf secretariaat binnen bij studieadviseur. Bij twijfel over goedkeuring neemt gemandateerde contact op met de Examencommissie. Goedkeuring Transcript of Records (buitenlandse universiteit) De goedkeuring voor het verwerken van het Transcript of Records wordt gegeven door de Examencommissie. De verwerking van het Transcript of Records wordt gedaan door de studieadviseur volgens het document conversie buitenlandse resultaten. De berichtgeving over de verwerking wordt gedaan door de ambtelijk secretaris. Goedkeuring vakkenpakket Mandaat voor ondertekening: studieadviseur IBIO. Komt vanaf secretariaat binnen bij studieadviseur. Bij twijfel over goedkeuring neemt gemandateerde contact op met de Examencommissie. Afhandelen cum laude-verzoeken vanuit BSZ Mandaat voor afhandeling: ambtelijk secretaris. Komt vanaf BSZ binnen bij ambtelijk secretaris (EC-mail). Ambtelijk secretaris vraagt na bij de studieadviseur. Ambtelijk secretaris mailt besluit naar BSZ. Bij twijfel over goedkeuring neemt gemandateerde contact op met de Examencommissie. Individueel verzoek - algemeen Komt binnen (vanaf secretariaat) bij ambtelijk secretaris (EC-mail). Ambtelijk secretaris bereidt besluit voor. Ambtelijk secretaris bespreekt verzoek en besluit met EC-secretaris en studieadviseur in een driewekelijks overleg (dit overleg hoeft niet veel tijd in beslag te nemen, afhankelijk van het aantal verzoeken). EC-secretaris neemt namens de EC een besluit over het verzoek. Ambtelijk secretaris handelt besluit af. 7 14

8 BIJLAGE II - Protocol Appointment of Examiners Versie: De examinatoren voor de opleidingen BA Internationale Betrekkingen en Internationale Organisatie, MA Internationale Betrekkingen, MA Internationale Betrekkingen: International Humanitarian Action en MA Europese Studies: Euroculture alsook voor de minor Internationale betrekkingen en Internationale Organisaties worden door de Examencommissie benoemd bij aanvang van het studiejaar voor de duur van één jaar. 2. Gedurende het lopende academische jaar kan de Examencommissie nog andere examinatoren benoemen voor de duur van dat jaar. 3. Examinatoren worden benoemd voor de opleiding(en) en minor(en) waaraan zij verbonden zijn. 4. Examinatoren moeten voldoen aan de criteria die genoemd worden in Bijlage IIa van deze Regels en Richtlijnen. 5. In afwijking van het genoemde onder punt 4 kan: a) De Examencommissie examinatoren benoemen die niet voldoen onder het gestelde onder 4, zo nodig voor een door de Examencommissie aan te wijzen beperkt aantal vakken b) De Examencommissie docenten met een tijdelijke aanstelling tot examinator benoemen in de BA-opleiding en de minor. Zij hebben daarbij echter niet automatisch het recht scripties te beoordelen. Zulks is alleen mogelijk als in redelijkheid verwacht kan worden dat de student zijn/haar scriptie of eindwerkstuk binnen de aanstellingstermijn van de docent afrondt. Als regel geldt dat die langer dan een jaar moet zijn. 6. De lijst van examinatoren is voor iedereen in te zien. 7. De bestaande lijst van examinatoren vervalt op het moment dat de nieuwe lijst is aangenomen door de Examencommissie. 8 14

9 Bijlage IIa Profiel examinatoren In onderstaand schema gaat het om de eindverantwoordelijkheid voor de beoordeling van studenten. Docenten kunnen in principe in alle opleidingen onderwijs verzorgen, maar ze zijn niet altijd gerechtigd als examinator op te treden. Indien docenten willen optreden als examinator voor een opleidingsonderdeel waarvoor zij niet benoemd zijn door de Examencommissie, dienen zij vooraf zelf toestemming te vragen. In onderstaand schema gaat het om docenten die verbonden zijn aan één van de opleidingen die onder de betreffende Examencommissie valt. RUG-aangesteld + gepromoveerd RUG-aangesteld + nietgepromoveerd Extern (Degenen waarvan de benoeming als docent elders is dan in de opleiding waar onderwijs wordt gegeven of die geen aanstelling als docent heeft bij de RUG.) Opmerkingen BA-opleiding: regulier vak X X BA-opleiding: minorvak X X BA-opleiding: scriptie begeleider X X Voor BA-scripties moet óf de BA-opleiding: scriptie tweede lezer X X begeleider óf de tweede lezer gepromoveerd zijn. MA-opleiding: regulier vak X - MA-opleiding: scriptie begeleider X - Voor MA-scripties heeft het MA-opleiding: scriptie tweede lezer X - de voorkeur dat de begeleider en de tweede lezer van dezelfde track afkomstig zijn. Onderdeel specifiek door de X Examencommissie aangewezen Opmerkingen In het geval van tijdelijke contracten kan een begeleider/tweede lezer van een BA- of MA-scriptie alleen worden aangewezen als de student zijn/haar scriptie binnen de aanstellingstermijn van de docent afrondt Ervaren niet-gepromoveerde docenten kunnen in bijzondere omstandigheden tot examinator benoemen voor de MA-opleiding (inclusief scripties).

10 BIJLAGE III - Protocol Kwaliteitsborging toetsing in modules Versie: (Van Deemter/Gaenssmantel) Het navolgende protocol heeft uitsluitend betrekking op de borging van de toetskwaliteit op moduleniveau. De borging van de toetskwaliteit op programmaniveau geschiedt aan de hand van het toetsplan van de opleiding. 1. De EC selecteert periodiek een aantal modules waarna via nader onderzoek wordt vastgesteld of ze voldoen aan de uit de eindkwalificaties afgeleide leeruitkomsten en of de toetsing van deze leeruitkomsten voldoende en adequaat gebeurt. 2. De te evalueren modules worden deels steekproefsgewijs geselecteerd, deels op grond van evaluaties door Faculteit en OC en deels op grond van de beschikbare managementinformatie (bijv. slagingspercentages, gemiddelde cijfers). De selectie van te evalueren eindwerkstukken komt tot stand op basis van managementinformatie (bijv. scripties beoordeeld met het cijfer 6, gemiddelde cijfers). 3. De examinatoren van de betreffende modules worden op de hoogte gesteld van de selectie van hun module voor een evaluatie in het kader van de kwaliteitsborging. 4. Alle examinatoren van een opleiding zorgen ervoor dat de EC de volgende stukken in de vorm van een toetsdossier ter beschikking staan: a. de studiehandleiding b. de cijferlijst, bevattende alle deelcijfers die bijdragen aan het eindcijfer c. - in geval van een toets in engere zin: de toets zoals deze afgenomen is, incl. antwoordmodel/sleutel; - in het geval van werkstukken: de opdrachtformulering, informatie over de daarbij toegepaste beoordelingswijze (beoordelingscriteria en normering), voor zover niet beschikbaar in studiehandleiding, en de volledig ingevulde beoordelingsformulieren - in het geval van eindwerkstukken: de volledig ingevulde beoordelingsformulieren en de ingeleverde werkstukken (al dan niet voorzien van commentaar door de docent) d. de blauwdruk voor de toetsing, verslagen van intervisiebijeenkomsten, (zelf)evaluaties van het modules e.d. voor zover beschikbaar e. een door de examinator ingevuld evaluatieformulier met informatie over het verloop van de toetsing, voor zover beschikbaar. 5. De EC wijst uit haar midden twee leden aan die een module conform de bij punt 6 vermelde werkwijze en aan de hand van een kwaliteitsborgingsformulier onderwerpen aan een kwaliteitscheck. De EC kan zo nodig gebruik maken van externe experts. 6. De EC-leden evalueren in hoeverre: a. de leeruitkomsten van het vak aantoonbaar afgeleid zijn van de eindkwalificaties; b. de toetsvorm aansluit bij de te toetsen leeruitkomsten van het vak (Vraag: Strookt de toetsvorm met datgene wat men bedoelt te meten?); c. de opzet van de toetsing (incl. de daarin verwerkte compensatie) de garantie biedt dat studenten in de toetsing kunnen aantonen aan de leeruitkomsten van het vak te voldoen (Mogelijke vragen: Biedt de opzet van de toets de garantie dat leeruitkomsten evenredig gespreid zijn over onderdelen van de toetsing? Brengt compensatie het feitelijk realiseren van leerkomsten in gevaar?); d. de beoordelingscriteria helder verwoord zijn in de studiehandleiding en aansluiten bij de beoogde leeruitkomsten; e. de richtlijnen voor de beoordeling nageleefd zijn; f. de normering (waaronder de cesuurbepaling) waarborgt dat uitsluitend studenten die aantonen alle leeruitkomsten gerealiseerd te hebben, een voldoende resultaat ontvangen; g. in het geval dat geen sprake is van een tentamen (in engere zin), de beoordeling en het daaruit resulterende cijfer adequaat onderbouwd is; 9 14

11 h. voldaan is aan de geldende formele eisen (zoals datering van beoordelingsformulieren, ondertekening e.d.). 7. Zo mogelijk raadplegen de EC-leden de examinatoren over onduidelijkheden en de bredere context waarin de toetsing plaatsvindt. 8. De EC-leden zenden hun kwaliteitsborgingsformulier naar de EC. Het eindoordeel van de kwaliteitscheck mondt uit in één van de volgende oordelen: ingrijpende wijzigingen noodzakelijk, geringe aanpassingen wenselijk, de toetsing is op orde; geen vervolgactie wenselijk. 9. De EC stelt na discussie vast of zij de individuele oordelen van haar leden overneemt, dan wel tot een andere inschatting van de kwaliteit van de toetsing komt. In het geval dat het oordeel ingrijpende wijzigingen noodzakelijk luidt, dient het betreffende toetsdossier na het realiseren van de aanpassingen, andermaal aan de EC ter evaluatie voorgelegd te worden, alvorens opnieuw toetsing plaatsvindt. In het geval dat het oordeel geringe aanpassingen wenselijk luidt, kan de examencommissie de examinator verzoeken om gerealiseerde aanpassingen aan de examencommissie voor te leggen. 10. De EC deelt haar bevindingen aan de examinatoren mede in de vorm van het vastgestelde kwaliteitsborgingformulier. Zij worden door de EC uitgenodigd om hierop een schriftelijke reactie te geven. Aan het bestuur van de opleiding deelt de EC haar bevindingen mee in termen van de toegekende eindoordelen per module. Deze worden in het periodieke overleg tussen EC en AB besproken met het oog op eventuele vervolgstappen in het kader van deskundigheidsbevordering en verdere optimalisering van de kwaliteit

12 BIJLAGE IV - Protocol Fraude en plagiaat Versie: april Bij het vermoeden van fraude of plagiaat wordt dit door een docent gemeld bij de examencommissie. Als bij de examencommissie zelf op enigerlei andere wijze het vermoeden bestaat van fraude of plagiaat, kan dat beschouwd worden als melding van het geval. 2. De secretaris controleert of de benodigde stukken aanwezig zijn: a) in geval van plagiaat het originele document van de student en de stukken of verwijzingen naar de documenten waaruit geplagieerd is. b) in geval van fraude tijdens tentamen een verslag van de surveillant waarin de gang van zaken tijdens het tentamen wordt beschreven. c) enigerlei ander document waaruit de fraude of het plagiaat kan blijken. d) andere stukken die relevant zijn voor de beschuldiging inzake fraude of plagiaat. 3. Voorzitter en secretaris besluiten, na raadpleging van de overige EC leden, zo spoedig mogelijk na de melding van het vermoeden van fraude of plagiaat of de examencommissie een procedure start. 4. Indien de procedure gestart wordt, stuurt de ambtelijk secretaris aan de student een uitnodiging tot wederhoor. De student ontvangt daarbij de relevante stukken. 5. Voorzitter en secretaris (dan wel hun vervangers), in bijzijn van de ambtelijk secretaris die de verslaggeving verzorgt, horen de student inzake de beschuldigingen van fraude/plagiaat. De student is gerechtigd een vertrouwenspersoon naar het gesprek met de examencommissie mee te nemen. 6. Voorzitter en secretaris overleggen onmiddellijk aansluitend op dit gesprek wat de vervolgprocedure zal zijn. De student wordt op de hoogte gesteld van de vervolgprocedure die aan de leden van examencommissie zal worden voorgelegd. 7. De examencommissie bespreekt in de eerstvolgende vergadering het fraude/ plagiaat geval. Zij kan besluiten: a) de zaak te seponeren, in welk geval de student hiervan op de hoogte wordt gesteld. b) een sanctie uit te spreken, in welk geval de student hiervan een schriftelijk besluit ontvangt. Een kopie van het besluit wordt gestuurd naar de studieadviseurs van de opleiding. Deze slaat het op in het dossier van de student. Indien de hoofdopleiding van een student ressorteert onder een andere examencommissie, wordt een kopie van het besluit gezonden aan deze examencommissie. c) de procedure met een verder onderzoek te vervolgen, in welk geval de student hiervan op de hoogte wordt gesteld. 8. Indien er sprake is van zeer ernstige fraude en/of plagiaat legt de examencommissie een passende sanctie op en kan zij FB en CvB verzoeken de student te verwijderen van de opleiding en/of instelling. Student wordt van dit verzoek op de hoogte gesteld. 9. De ambtelijk secretaris controleert namens de examencommissie gedurende de sanctieperiode of student zich houdt aan de opgelegde sanctie

13 BIJLAGE V - Protocol RUG tentamens buitenland Versie: mei 2015, Mobility Office Wie? Uitgaande en inkomende uitwisselingsstudenten Faculteit Letteren. Wanneer? Een uitgaande uitwisselingsstudent dient aanwezig te zijn aan de ontvangende universiteit als het RUG semester nog niet is afgerond of wanneer de student nog een (geroosterd) tentamen moet maken. Het kan gaan om de eerste en/of tweede tentamenkans, of extra kans in geval van overmacht (ter beoordeling aan de examencommissie). De studieadviseur van de eigen opleiding ondersteunt in het laatste geval desgewenst de aanvraag. Een inkomende uitwisselingsstudent heeft een tentamen op moment dat hij dient terug te keren naar huis vanwege de start van het volgende semester aan de thuisinstelling of vanwege zwaarwegende persoonlijke omstandigheden. In het geval van persoonlijke omstandigheden adviseert de studieadviseur inkomende uitwisselingsstudenten de desbetreffende examencommissie over de noodzaak van vervroegde terugkeer. De examencommissie besluit. Locatie van tentamen: De student kan een aanvraag indienen om een tentamen in het buitenland aan een partnerinstelling of door de RUG en/of partnerinstelling goedgekeurde instantie maken. De student neemt allereerst contact op met de studieadviseur van de opleiding. 1. Acties student Uitgaande uitwisselingsstudent: student dient zo vroeg mogelijk en uiterlijk 4 weken voor de tentamendatum een verzoek in te dienen bij de examencommissie waaronder het vak valt. De examencommissie brengt het Mobility Office op de hoogte waarna die de coördinatie van het tentamen zelf overneemt(zie punt 3). Inkomende uitwisselingsstudent: student dient zo vroeg mogelijk en uiterlijk 4 weken voor de tentamendatum een verzoek in te dienen bij de examencommissie waaronder het vak valt en daarbij via het formulier Exam Proctoring de studieadviseur voor uitwisselingsstudenten op de hoogte te stellen. Deze zal de aanvraag nogmaals controleren en zo nodig het verzoek met de student bespreken op geldigheid. In geval van zwaarwegende persoonlijke omstandigheden zal de studieadviseur tevens het verzoek aan de examencommissie ondersteunen. 2. Examencommissie De Examencommissie staat dit verzoek alleen toe als aan de volgende voorwaarden kan worden voldaan: 1. Het gaat om een schriftelijk of digitaal tentamen. 2. De buitenlandse universiteit betreft een partnerinstelling van de RUG en er is een coördinator of contactpersoon aanwezig. 3. Het tentamen kan op dezelfde datum en tijdstip worden afgenomen op een locatie waar supervisie tijdens het tentamen aanwezig is. 4. U bent in het buitenland om vakken voor uw IBIO programma te volgen, bijvoorbeeld voor de opvulling van uw vrije ruimte. 3. Acties Mobility Office Zodra er een goedkeuring ligt voor het afleggen van een tentamen in het buitenland, verzamelt en verstrekt zij de volgende informatie: Indien van toepassing: instantie waar tentamen wordt afgenomen Coördinator gastuniversiteit of contactpersoon andere instantie Docent herinneren aan versturen tentamen aan Mobility Office Aanvullende condities tijdens tentamen? Overleg met partneruniversiteit over tijdstip, zo nodig gecorrigeerd naar tijdsverschil 12 14

14 Verzending en ontvangst Het Mobility Office verstuurt het tentamen in PDF vorm naar de thuisuniversiteit of andere goedgekeurde instantie, met in de CC de docent en vermelding van adresgegevens om het tentamen terug te sturen. Gescande antwoordvellen en opgaven dienen z.s.m. nadat de student klaar is te worden g d naar de docent om de nakijktermijn niet in gevaar te brengen. Originelen kunnen per post worden verstuurd naar het Mobility Office, indien er meerdere tentamens aan 1 instantie worden afgenomen kunnen die desgewenst in 1 pakket worden verstuurd. Het Mobility Office zorgt vervolgens dat de originele opgaven en antwoordvellen bij de desbetreffende docent terechtkomen. 4. Condities voor en tijdens afname van tentamens Room with continuous supervision No use of cell phone/ no access to internet No use of computer* The exam sheet with questions is not allowed to be taken home No books or dictionaries are allowed* Directly after the exam, a digital scan can be sent to the professor and study advisor, also the original exam needs to be mailed by post. * Unless otherwise expressed by the lecturer 13 14

15 BIJLAGE VI - Protocol Toepassing OER-artikel geldigheidsduur behaalde resultaten Versie: Bureau Studentzaken (BSZ) stuurt elk studiejaar in oktober-november een overzicht van studenten met onderdelen die ouder dan 5 jaar (bacheloropleiding) of ouder dan 3 jaar (masteropleiding)zijn, aan de (cc aan de studieadviseurs). 2. Behaalde propedeusevakken behorend bij een al uitgegeven propedeusediploma kunnen niet vervallen. Gezien de bestaande minor/vrije ruimte in het propedeusejaar, is dit alleen vast te leggen voor de verplichte 50 EC aan propedeusevakken (met een P in de vakcode). 3. BSZ stuurt in oktober-november aan studenten een bericht, waarin vermeld staat dat de geldigheidsduur van een aantal behaalde onderdelen zal verlopen, dan wel verlopen is. Bij verlopen onderdelen dient de student een gemotiveerd verzoek in te dienen bij de examencommissie om te bezien of deze alsnog erkend kunnen worden. 4. Het overzicht (zie punt 1) wordt door de ambtelijk secretarissen van de aangevuld met de status van de door studenten ingediende verzoeken ter zake en een besluit van de examencommissie. BSZ past dit overzicht elk studiejaar in oktober-november aan met nieuwe gevallen en verwijdert afgestudeerde studenten. 5. Indien de examencommissie besluit het verlopen onderdeel/ de verlopen onderdelen te erkennen, zal zij dit doen voor een vastgestelde termijn. Wenselijk is om de geldigheid met maximaal een studiejaar te verlengen, tenzij er redenen zijn om hiervan af te wijken. 6. Indien de examencommissie besluit de behaalde maar verlopen onderdelen niet te erkennen, dan dient de student de lacune die is ontstaan op te vullen volgens de aanwijzingen van de examencommissie, om daarmee te voldoen aan de eindkwalificaties van de opleiding. 7. Ter ondersteuning van deze maatregelen zal bij de afstudeerprocedure worden vermeld dat de goedkeuring van het vakkenpakket maximaal een jaar geldig is na goedkeuring (stap 3 in de afstudeerprocedure). BSZ zal twee keer per jaar (in oktober/november en februari/maart) van verouderde afstudeerprocedures de stappen annuleren met uitzondering van stap 2 (samenstelling vakkenpakket) en de student informeren dat de afstudeerprocedure opnieuw opgestart moet worden en dat het vakkenpakket dus opnieuw dient te worden goedgekeurd