HANDREIKING VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN GEMEENTELIJK STAPPENPLAN VOOR DE KOPPELING BAG EN WOZ

Transcriptie

1 HANDREIKING VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN GEMEENTELIJK STAPPENPLAN VOOR DE KOPPELING BAG EN WOZ

2 Colofon Deze brochure is een gezamenlijke uitgave van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, de Waarderingskamer en de gemeenten betrokken bij de pilot aansluiting WOZ-uitvoering op de BAG (Almere, Eindhoven, Heiloo, Helmond, Leidschendam-Voorburg en Tilburg). Verdere informatie is te verkrijgen bij - de Waarderingskamer Postbus 93210, 2509 AE Den Haag, info@waarderingskamer.nl - het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Projectbureau Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen Postbus 20951, 2500 EZ Den Haag, basisregistraties@minvrom.nl. Deze brochure is te downloaden via en en te bestellen via Den Haag, 25 oktober 2010

3 INHOUD 1. VOORWOORD 1.1 Samenwerking 1.2 Specifieke kenmerken per gemeente 1.3 Samenhang met andere ontwikkelingen: de BGT 2. INRICHTEN PROJECT 2.1 Benoemen aanleiding project 2.2 Benoemen voordelen afstemmen BAG- en WOZ-uitvoering 2.3 Benoemen achtergrond afstemmen BAG- en WOZ-uitvoering 2.4 Benoemen doelstelling project koppeling BAG- en WOZ-uitvoering 2.5 Benoemen projectresultaat (verplicht gebruik) 2.6 Benoemen gemeentelijke doelstellingen 2.7 Benoemen kritische succesfactoren (risico's) 2.8 Projectbeheersing 3 3. OPSTELLEN PROCESBESCHRIJVINGEN 3.1 Procesbeschrijvingen 3.2 Terugmelden 3.3 Procesbeheersing 3.4 Invloed van WABO, BGT, etc. 4. AANPASSING SYSTEMEN 4.1 Pakketselectie en bestellen 4.2 Keuze en realisatie tijdelijke voorzieningen 4.3 Implementatie nieuwe (versies van) systemen 5. OPLEIDING MEDEWERKERS 5.1 Opleiding en training 5.2 Opbouwen werkervaring en aanvullende controle

4 6. OPBOUW VAN DE INITIËLE KOPPELING 6.1 Organisatorische afspraken tussen BAG- en WOZ-beheerders 6.2 Het leggen van de relaties 6.3 Gelijkschakelen van adressen 6.4 Gelijkschakelen van oppervlakte en inhoud 6.5 Gelijkschakelen van bouwjaren 6.6 Gelijkschakelen van woonplaatsen 6.7 Uitvoeren technische bestandsvergelijking 6.8 Project overstappen op taxeren op basis van gebruiksoppervlakte 7. COMMUNICATIE MET BURGERS 8. BIJLAGEN 8.1 Literatuur / verwijzingen 8.2 Gebeurtenissen opgenomen in koppelvlakspecificatie BAG-WOZ 4

5 1. VOORWOORD De overheid realiseert het Stelsel van Basisregistraties waar de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken (WOZ) deel van uitmaken. Bij de uitvoering van de Wet WOZ worden veel gegevens over adressen en gebouwen gebruikt. Het wordt verplicht bij de uitvoering van de WOZ adresgegevens en gebouwgegevens uit de BAG over te nemen. Iedere gemeente zal daarom een, al dan niet geautomatiseerde, koppeling tussen de BAG en de WOZadministratie moeten realiseren. Het realiseren van deze verbindingen is niet alleen een verplichting, maar zal ook (grote) voordelen opleveren, zowel voor de uitvoering van de Wet WOZ, als voor de bijhouding van de BAG. De verplichting om de BAG te gebruiken en de voordelen van het gebruik gelden ook voor de afnemers. Deze krijgen dan ook de gelegde verbindingen meegeleverd met de WOZ-gegevens, zodra deze gegevenslevering verloopt via de Landelijke Voorziening WOZ. Om gemeenten behulpzaam te zijn bij het realiseren van deze koppeling en om te voorkomen dat iedere gemeente het wiel volledig opnieuw moet uitvinden, heeft de landelijke werkgroep koppeling BAG-WOZ deze handreiking geschreven. Tot de primaire doelgroep behoren de gemeentelijke projectleiders die aan de slag willen met de koppeling tussen de BAG en de WOZ. De informatie in deze handreiking vormt een aanvulling op eerdere documentatie (zie de literatuurlijst in bijlage 8.1) en geeft zicht op een stapsgewijze invoering van de verbinding tussen de BAG en de WOZ. Deze handreiking gaat uit van de volgende te nemen stappen: 1. Inrichten project 2. Opstellen procesbeschrijvingen 3. Aanpassen van systemen (ICT) 4. Opleiden medewerkers 5. Opbouwen van de initiële koppeling, inclusief het opschonen van bestanden 6. Communicatie met burgers en bedrijven. In de volgende hoofdstukken worden deze stappen nader uitgewerkt. 5 Voor de toepasbaarheid van deze handreiking gelden onderstaande aandachtspunten. 1.1 Samenwerking In toenemende mate kiezen gemeenten ervoor om de uitvoering van de Wet WOZ en de heffing van belastingen onder te brengen in een samenwerkingsverband met andere gemeenten, soms ook in combinatie met een waterschap. Het onderbrengen van de bijhouding van de BAG in een samenwerkingsverband gebeurt ook, maar nog minder frequent. In deze handreiking gaan we uit van de situatie dat de bijhouding van de BAG en de uitvoering van de Wet WOZ plaatsvinden in dezelfde organisatie (een gemeente of een samenwerkingsverband). Bij alle gemeenten in de pilot was dit het geval. Wanneer de bijhouding van de BAG en de uitvoering van de Wet WOZ in verschillende organisaties gebeurt, zijn er bijvoorbeeld complicaties bij de koppeling tussen de WOZ en de BAG. Wanneer bijvoorbeeld het samenwerkingsverband voor de WOZ-uitvoering de BAG-gegevens afneemt van de Landelijke Voorziening BAG, dan zijn niet alle gegevens en objecten beschikbaar (BAG+) en zullen voor het afstemmen van BAG- en WOZwerkzaamheden aanvullende afspraken gemaakt moeten worden en extra gegevens

6 uitgewisseld moeten worden. Daarom kan wellicht ook wanneer er sprake is van meerdere organisaties voor de uitvoering van BAG- en WOZ-activiteiten, toch beter gebruik gemaakt worden van het "binnengemeentelijke" koppelvlak BAG-WOZ. Bij het onderbrengen van werkzaamheden in een samenwerkingsverband is het belangrijk dat goed wordt nagedacht waar de "knip" ligt tussen werkzaamheden en bijhouding van gegevens. Over deze "knip" moeten goede afspraken worden gemaakt. 1.2 Specifieke kenmerken per gemeente De uit te voeren stappen voor de realisatie van de koppeling BAG-WOZ zijn voor alle gemeenten hetzelfde. Maar de inhoud en ook de zwaarte van de afzonderlijke stappen kan verschillend zijn, afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de gemeente en de complexiteit van de objecten. Bijvoorbeeld het aanwezig zijn van specifieke objecten zoals grote fabrieken, zorginstellingen en dergelijke vragen soms extra aandacht in een bepaalde stap. Het verdient aanbeveling deze bijzondere soorten objecten als een klein "maatwerkproject te behandelen. Er dienen voor deze objecten namelijk specifieke controles uitgevoerd te worden. Die controles zijn zowel aan de orde voor de BAGgegevens als voor de gegevens die bij de WOZ-taxatie worden gebruikt. Daarbij moeten ook meteen de effecten op de WOZ-taxatie worden nagegaan. 6 Natuurlijk is ook van groot belang de mate waarin de WOZ-gegevens zijn gebruikt bij het opbouwen van de BAG en de wijze waarop de "WOZ-afdeling" daarbij betrokken is geweest. Wanneer bevindingen tijdens deze opbouwfase niet alleen zijn verwerkt in de nieuw gerealiseerde BAG-administratie, maar ook direct in de WOZ-administratie en wanneer de relatie tussen BAG-objecten en WOZ-objecten is "onderhouden", zal het realiseren van de koppeling aanzienlijk eenvoudiger zijn, dan wanneer de relatie van begin af aan opgebouwd moet worden. 1.3 Samenhang met andere ontwikkelingen: de BGT Uit deze handreiking blijkt dat er een intensieve samenhang is tussen de bijhouding van de BAG en de uitvoering van de Wet WOZ. In de (nabije) toekomst zal de samenhang met de bijhouding van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) zeker zo intensief zijn. Gemeenten worden immers ook voor deze basisregistratie bronhouder en de BGT bevat ook geometrische gegevens over gebouwen. Om te kunnen anticiperen op de een doelmatige en op elkaar afgestemde bijhouding van BAG, BGT en WOZ, kan nu vast begonnen worden met het systematisch inzetten van geometrische gegevens bij bijhouding en gebruik van deze basisregistraties. Bij het inwinnen van gegevens voor de BGT gaat het immers soms om dezelfde objecten als in de WOZ en de BAG. Door de inwinning zoveel als mogelijk in één procesgang te organiseren kan ook hier efficiencywinst worden geboekt. Om dit te ondersteunen is er in het Sectormodel WOZ voorzien in de geometrie van het WOZ-(deel)object. In deze handreiking zijn deze ontwikkelingen rondom geometrie en het integreren met de bijhouding van de BGT buiten beschouwing gelaten. U kunt hierover meer lezen in bijvoorbeeld de Stelselmatig -publicaties van de VNG zoals Stelselmatig 2 over het gemeentelijk standpunt inzake de BGT. Ook bij deze ontwikkelingen speelt het inrichten van samenwerkingsverbanden een belangrijke rol. Ook hier moet bewaakt worden dat zo min mogelijk "knippen" in gegevens en werkzaamheden worden gelegd en dat er bij elke knip sprake is van heldere afspraken.

7 2. INRICHTEN PROJECT Bij het opstellen van een projectopdracht of -voorstel voor de realisatie van de aansluiting van de WOZ-uitvoering op de BAG zijn onderstaande componenten bruikbaar. 2.1 Benoemen aanleiding project Gemeenten beschikken sinds 1 januari 2009 over de Basisregistratie WOZ en sinds 1995 zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet WOZ. Daarnaast zijn de meeste gemeenten in de afrondende fase van de opbouw van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. De WOZ wordt per 1 juli 2011 wettelijk verplicht om de gegevens uit de BAG over te nemen. De uitvoering van de Wet WOZ betreft werkzaamheden die zeer intensief gebruik maken van (adres en gebouw) gegevens. De WOZ-uitvoering heeft ook vergaande gevolgen voor zowel de gemeente als voor belanghebbenden. Het is daarom van groot belang dat er geen hapering optreedt bij de uitvoering van de Wet WOZ door de aansluiting op de BAG. De realisatie van de aansluiting van de WOZ-uitvoering op de BAG-gegevens is een belangrijke stap in de realisatie van het samenhangend stelsel van basisregistraties. De applicaties die beide registraties ondersteunen worden op dit moment door de leveranciers voorbereid om deze gebruiksverplichting na te komen. Naast veranderingen in de ICT vergt het op elkaar afstemmen van de WOZ-uitvoering en de bijhouding van de BAG ook organisatorische en procesmatige maatregelen. Deze afstemming vloeit voort uit de vorming van het stelsel van basisregistraties en levert de gemeente en de overheid als geheel belangrijke baten op. 7 Zodra de gegevenslevering aan de afnemers van de Basisregistratie WOZ gaat verlopen via de Landelijke Voorziening WOZ, krijgen deze afnemers ook de verbindingen tussen BAG en WOZ aangeleverd. Vanaf dat moment kunnen ook zij profiteren van de samenhang in het stelsel. 2.2 Benoemen voordelen afstemmen BAG- en WOZ-uitvoering Voor de WOZ-uitvoering biedt de BAG bijvoorbeeld de volgende voordelen: Een eenduidige adressering van de bouwkundige objecten waaraan de WOZ-objecten worden gerelateerd; Het uniform hanteren van BAG-adressen door leveranciers van mutaties voor de WOZ, zoals de Kamers van Koophandel, het Kadaster en de GBA, waardoor de kans op fouten bij het koppelen van (nieuwe) informatie vermindert; Het in een vroegtijdig stadium beschikbaar komen van adressen voor nog te bouwen objecten; Het beschikbaar komen van gestandaardiseerde oppervlakten van bouwkundige objecten; Een uniform proces voor het verwerken van bouwvergunningen. Voor de bijhouding van de BAG heeft de koppeling met de WOZ-uitvoering eveneens voordelen: Het signaleren van veranderingen die relevant zijn voor de BAG op basis van de werkprocessen binnen de WOZ, zeker in het licht van vergunningvrije bouw;

8 Het stimuleren van het gebruik van BAG-gegevens door deze BAG-gegevens "door te leveren" aan (landelijke) afnemers van de WOZ (CBS, Belastingdienst en waterschappen). Deze partijen zullen de BAG-gegevens ook zelf (kunnen) afnemen. Door het leveren van de koppeling van de BAG-gegevens aan de WOZ-objecten, hoeven deze afnemers niet zelf meer de eigen administratie te koppelen aan de BAGgegevens. Hierdoor zullen deze partijen sneller en intensiever gebruik maken van gemeentelijke BAG-gegevens, waardoor de gemeente ook weer meer signalen zal ontvangen over eventuele fouten (terugmeldingen). (Het doorleveren van de BAGidentificaties aan de afnemers kan pas starten nadat de Landelijke Voorziening WOZ is gerealiseerd); Een jaarlijks contactmoment met de burger via de op de beschikking en op het taxatieverslag opgenomen gegevens, mede afkomstig uit de BAG. De reacties van burgers en bedrijven leiden tot kwaliteitsverbetering van de BAG-gegevens Benoemen achtergrond afstemmen BAG- en WOZ-uitvoering Burgers en bedrijven mogen er vanuit gaan dat de gegevens die de overheid over hen heeft, actueel en correct zijn. Op termijn hoeven burgers en bedrijven hun gegevens nog maar éénmaal te verstrekken aan de overheid. De landelijke overheid voert daarom een stelsel van wettelijke basisregistraties in volgens het principe van eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik. Er worden specifieke basisregistraties aangewezen zoals de BAG voor adres- en gebouwgegevens; de GBA voor persoonsgegevens; de WOZ voor de waarde van de onroerende zaken, enzovoort. Alle overheidsinstanties worden verplicht om bij de uitvoering van hun taken van die basisbestanden gebruik te maken. Door intensief gebruik van deze basisregistraties en door terugmelding van de geconstateerde fouten (bij gerede twijfel) wordt de kwaliteit van de in de basisregistraties vastgelegde gegevens steeds beter. Voor de WOZ geldt dat zij gebruik moet maken van de adres- en gebouwgegevens vanuit de BAG (verplicht gebruik vanaf 1 juli 2011). Voor de gegevens uit de Basisregistratie Kadaster en uit de Basisregistratie personen (GBA) geldt deze verplichting al langer. 2.4 Benoemen doelstelling project koppeling BAG- en WOZ-uitvoering Vanuit landelijk perspectief gelden de volgende doelstellingen, Deze doelstellingen vloeien voort uit de invoering van het stelsel van basisregistraties: Een werkende verbinding tussen de twee basisregistraties BAG en WOZ binnen het stelsel van basisregistraties; Burgers, bedrijven en (overheid)instanties kunnen er vanuit gaan dat de adresgegevens in de WOZ juist, actueel, volledig en betrouwbaar zijn; BAG en WOZ voldoen aan de wettelijke verplichtingen die worden gesteld aan adresen gebouwgegevens; BAG en WOZ zijn procedureel en technisch gekoppeld, inclusief terugmeldprocedure. Vanuit gemeentelijk perspectief kunnen de volgende doelstellingen (kan per gemeente variëren) gelden: De mogelijke synergievoordelen, die met een optimale afstemming van de werkprocessen BAG en WOZ behaald kunnen worden, zijn verkend. De realisatie daarvan is in de tijd uitgezet; De opbrengst van de controle van het WOZ-bestand met het BAG-bestand is in beeld gebracht;

9 Het is onderzocht hoe de combinatie van BAG- en WOZ-gegevens is te gebruiken voor beleidsinformatie, zoals de waardeontwikkeling in een bepaald gebied 1 ; BAG en WOZ lopen synchroon waar het gaat om bouwkundige objecten. Afwijkingen komen voor, zover deze voortkomen uit verschillen in de afbakeningsvoorschriften en/of eisen vanuit de opbouw van taxatiemodellen; De informatiehuishouding rondom BAG en WOZ is ingericht conform de in het Referentiemodel voor het Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB) vastgelegde uitgangspunten; Er zijn technische en procedurele voorzieningen om de wederzijdse informatieuitwisseling optimaal te ondersteunen, waaronder melding BAG-gebeurtenissen aan WOZ-systeem, terugmeldingen, etc.; Door de afstemming van de WOZ-uitvoering op de BAG-gegevens worden eventuele tekortkomingen in de kwaliteit van de initiële BAG-gegevens op een doelmatige wijze weggewerkt. 2.5 Benoemen projectresultaat (verplicht gebruik) Te behalen resultaten vanuit wettelijke verplichtingen en/of landelijke doelstellingen: De WOZ maakt verplicht gebruik van de adresgegevens vanuit de BAG. In één op één situaties is de WOZ-objectaanduiding gelijk aan het BAG-adres. In andere dan één op één situaties is de WOZ-objectaanduiding op een toegestane wijze afgeleid van een in de BAG opgenomen adres of een openbare ruimtenaam; De in de BAG opgenomen gebruiksoppervlakten worden verplicht gebruikt bij het taxeren van WOZ-objecten op basis van de gebruiksoppervlakte. Voor objecten die op basis van de bruto inhoud of verhuurbare vloeroppervlakte worden gewaardeerd, geldt geen verplichting tot het gebruik van de gebruiksoppervlakte. In deze gevallen is het wel van belang dat de bij de WOZ-taxatie gebruikte bruto inhoud of verhuurbare vloeroppervlakte in een realistische verhouding staat tot de in de BAG geregistreerde gebruiksoppervlakte. Om taxatietechnische redenen kan een BAGgebruiksoppervlakte (verblijfsobject) worden verdeeld over meerdere onderdelen (WOZ-deelobjecten). De som van de gebruiksoppervlakten van de WOZ-deelobjecten die aan één verblijfsobject zijn gekoppeld, moet dan overeen komen met de BAGgebruiksoppervlakte van dat verblijfsobject; Bouwjaren in de BAG worden verplicht gebruikt binnen de WOZ, waarbij verbouwing van een pand leidt tot een afwijkend (recenter) bouwjaar bij een aan dat pand gerelateerd nieuw gevormd WOZ-deelobject (bijvoorbeeld aanbouw aan de woning). Een recenter bouwjaar van het WOZ-deelobject zal dan meestal te herleiden zijn tot het in de BAG geregistreerde brondocument (zoals bouwvergunning). Aandachtspunt hierbij zijn de verbouwingen die vergunningsvrij worden uitgevoerd. Renovaties leiden niet tot wijziging van een in de BAG of de WOZ geregistreerd bouwjaar; De verantwoordelijkheden rondom gegevensbeheer, bijhouding en terugmeldproces zijn beschreven, geaccepteerd en geborgd; De werkprocessen op het snijvlak BAG en WOZ zijn beschreven en geïmplementeerd bij zowel de BAG-beheerder / gebruikers en de WOZ-beheerder / gebruikers. Actualiteit van zowel de BAG als de WOZ-administratie is gewaarborgd door de integratie van de processen. Het gebruik van luchtfoto s en de uitvoering van bestaande WOZ-processen dragen bij aan het inzichtelijk maken van de ontbrekende gegevens binnen de BAG (bijvoorbeeld vergunningsvrije bouwwerken) die effect hebben op gegevens in de BAG (bijvoorbeeld gebruiksoppervlakte, gebruiksdoel) danwel afbakeningen; 1 1 Zie bijvoorbeeld: de gemeente Heiloo die de BAG en de WOZ gebruikt om ruimtelijke ontwikkelingen in kaart te brengen.

10 Er is een elektronische en geautomatiseerde koppeling tussen BAG en WOZ, gebaseerd op de specificaties van het Koppelvlak BAG-WOZ Benoemen gemeentelijke doelstellingen Te behalen resultaten vanuit gemeentelijke doelstellingen (kan per gemeente variëren): Er is verkend of en zo ja op welke wijze WOZ-objecten reeds bij het verlenen van de vergunning kunnen worden gevormd en geregistreerd, gelijktijdig met de vorming van BAG-objecten en er is besloten op welke termijn dit wordt geïmplementeerd; Er is verkend of en zo ja op welke wijze het ontlenen van de relevante BAG-gegevens en de relevante WOZ-(taxatie)gegevens in één procesgang kunnen worden ingewonnen en er is besloten of en zo ja op welke termijn dit wordt geïmplementeerd; Er is verkend of en zo ja op welke wijze de gemeente op termijn kan overschakelen op het taxeren op basis van gebruikoppervlakte en er is besloten of en zo ja op welke termijn dat zal worden gerealiseerd (mogelijk met differentiatie tussen woningen, incourante niet-woningen en courante niet-woningen); De gemeentelijke systemen voor bijhouden BAG, WOZ-uitvoering (en eventuele intermediaire systemen zoals mid-office, gegevensmakelaar etc.) zijn waar nodig vernieuwd, zodat zij de relatie tussen BAG en WOZ (koppelvlak BAG-WOZ) met voldoende functionaliteit ondersteunen; Indien een gemeente kiest voor het vastleggen van "BAG+ objecten" en BAG+ gegevens" dan worden deze via dezelfde infrastructuur en procedures met de WOZ uitgewisseld als de formele BAG-gegevens. Deze keuze is mede afhankelijk van het gebruikte systeem voor de BAG, omdat niet alle BAG-systemen de vastlegging van "BAG+ objecten" en "BAG+ gegevens" ondersteunen; Bezwaarschriften tegen de WOZ waarbij de juistheid van objectkenmerken aan de orde is, worden sneller en doelmatiger verwerkt in samenhang met de BAG; De eenduidige communicatie naar burger en bedrijf wordt bevorderd, doordat zowel bij de WOZ-taxatie als bij andere gemeentelijke activiteiten dezelfde gegevens worden gebruikt. Landelijk is een generiek koppelvlak BAG(+)-WOZ beschreven. BAG-leveranciers programmeren op basis van dit koppelvlak uitgaande BAG-berichten (gebeurtenissen) richting de WOZ en WOZ-leveranciers programmeren op basis van dit koppelvlak de te ontvangen BAG-berichten. Verder is gedefinieerd de wijze waarop met vraag/antwoordberichten en synchronisatieberichten de beide registraties op elkaar afgestemd kunnen blijven. De naam koppelvlak BAG-WOZ suggereert een rechtstreekse koppeling tussen de BAG- en de WOZ-systemen. Echter door een gegevensmakelaar / datadistributie systeem te voorzien van ontvangers en zenders kan de BAG-WOZ koppeling ook via deze weg verlopen. De aangeleverde BAG-gebeurtenissen kunnen dan bijvoorbeeld door deze gegevensmakelaar ook direct doorgeleid worden naar andere gemeentelijke applicaties. Veel gemeenten kiezen voor deze koppeling via een dergelijk datadistributiesysteem, zodat het koppelvlak BAG-WOZ een bredere betekenis krijgt. Een directe koppeling van de BAG- en de WOZ-applicaties is natuurlijk ook mogelijk. 2.7 Benoemen kritische succesfactoren (risico's) Bij de inrichting van het project is het goed rekening te houden met, en maatregelen te benoemen voor, de volgende risico's: Een tijdige oplevering van de BAG; De beschikking hebben over voldoende personele en financiële middelen; De beschikking hebben over iemand die de processen inventariseert en beschrijft;

11 De beschikking hebben over adequaat functionerende applicaties BAG en WOZ die de de informatie-uitwisseling op basis van de koppelvlakspecificaties ondersteunen; Het indien nodig beschikbaar hebben van tijdelijke voorzieningen om ten minste de relatie BAG-objecten en WOZ-(deel)objecten te kunnen opbouwen en onderhouden; Indien relevant een Gegevensmakelaar / Datadistributie systeem inclusief koppelvlakken; De beschikking hebben over een werkende ICT koppeling tussen BAG en WOZ bij de start van het verplicht gebruik 1 juli 2011 of zoveel eerder als mogelijk; Zicht op de bijhouding van de aanvullende gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de WOZ bijvoorbeeld over type object, kwaliteit en onderhoud, voortgang bouw, etc. en het overige bouwwerken die niet in de BAG zijn geregistreerd; Goed beleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; Het hebben van een projectplanning die rekening houdt met de druk op het WOZproces in de periode van (het voorbereiden van) de beschikkingen en de periode van bezwaren. 2.8 Projectbeheersing Gemeenten verschillen sterk qua uitgangssituatie, omvang van problematiek, kosten van software etc.. Algemeen geldende kengetallen voor doorlooptijd, benodigde (personele) capaciteit en financiële middelen zijn dan ook niet beschikbaar. Door de verschillen tussen gemeenten is het vermelden van dergelijke kengetallen in deze handreiking ook niet zinvol. De onderstaande onderwerpen zullen uitaard wel in elk projectplan naar voren komen: Doorlooptijd: aantal maanden Capaciteit*: Projectleider aantal uur Procesbeschrijver aantal uur BAG-beheerder aantal uur WOZ-beheerder aantal uur Gegevensbeheerder / aantal uur bestandsvergelijking Fasering: 1) inrichten project, periode 2) opstellen procesbeschrijvingen, periode 3) bestandsvergelijking, periode 4) aanpassing systemen periode 5) opleiding medewerkers periode 4) realiseren koppeling. periode Financiën: ICT kosten koppeling (aanpassing bedrag systemen BAG, WOZ, eventueel gegevensmakelaar) externe inhuur bedrag Kwaliteit: Voldoen aan wettelijke verplichtingen Voldoen aan generiek koppelvlak Voldoen aan gemeentelijke criteria (architectuur, programma doelstellingen). Organisatie: Opdrachtgever, (Stuurgroep met namen betrokken afdelingshoofden ivm eventuele organisatiewijzigingen) Projectleider, naam 11

12 Projectleden. namen Rapportage: Aan opdrachtgever, momenten aan intern (gemeentelijk) programma management stelsel van basisgegevens momenten * meerdere van genoemde functies kunnen in een gemeente ook door één persoon worden vervuld. 12

13 3. OPSTELLEN PROCESBESCHRIJVINGEN Door VROM en de Waarderingskamer is in oktober 2008 samen met de NVvGB de brochure Samenhang processen BAG en WOZ uitgegeven. Deze brochure geeft ondermeer inzicht in de BAG- en WOZ-processen die een rol spelen bij de juiste verwerking van gebeurtenissen in de beide registraties. Tenminste voor de in deze brochure opgenomen processen moeten nadere afspraken worden gemaakt hoe deze processen binnengemeentelijk worden ingevuld. De eerste stap is om samen met de BAG- en WOZ-beheerders na te gaan of alle in 3.1 genoemde procesbeschrijvingen en alle in bijlage 8.2 genoemde BAG-gebeurtenissen relevant zijn. Vraag is bijvoorbeeld of de gebeurtenis Beschikbaar komen ingemeten geometrie BGR-BIG relevant is voor de WOZ-uitvoering zoals deze in de gemeente is georganiseerd. Ook kan het zijn dat op individueel gemeentelijk niveau daarnaast nog andere relevante processen bestaan. In dat geval moet de onderstaande lijst nog worden aangevuld. Van belang is verder het feit dat de gebeurtenissen ook betrekking kunnen hebben op niet-bag-objecten (bijvoorbeeld het verlenen van een bouwvergunning voor een tribune bij een sportveld) of op niet-bag-gegevens (bijvoorbeeld het melden van de bruto inhoud van een nieuw te bouwen woning (BAG+). De volgende stap is na te gaan welke beleidsafspraken er al gelden voor deze processen en na te gaan of deze bijgesteld moeten worden, of gehandhaafd kunnen blijven. Tot slot zullen alle onderkende processen moeten worden geanalyseerd. Daarbij wordt nagegaan wat de impact van de veranderingen en de gemaakte afspraken op de processen is. Dit mondt uit in bijgestelde beschrijvingen van de diverse processen. 13 Zoals duidelijk wordt uit deze handreiking hebben de WOZ en de BAG zeer sterke raakvlakken met elkaar en leidt de afstemming tot een verschuiving in verantwoordelijkheden. Dit zal in de bijgestelde procesbeschrijvingen tot uitdrukking komen. Daar waar de WOZ voorheen autonoom beslissingen kon nemen en doorvoeren in haar administratie, kan deze beslissing met ingang van 1 juli 2011 afhankelijk zijn van de BAG. Bijvoorbeeld het toekennen van een aanduiding aan een WOZ-object is afhankelijk geworden van het aansluiten op beschikbare BAG-adressen. Het vastleggen van het bouwjaar of de grootte van een WOZ-deelobject moet aansluiten op de in de BAG vastgelegde gegevens of moet (via een terugmelding) leiden tot mutaties in de BAG. Deze wijziging van verantwoordelijkheden dient helder binnen de bestaande processen te zijn opgenomen. Hierin moet helder zijn dat de authentieke adressen verplicht worden afgenomen van de BAG. Ook moet helder zijn dat de WOZ het recht heeft om zelfstandig WOZ-objectaanduidingen (locatie-omschrijving) vast te leggen in haar WOZ-administratie voor WOZ-objecten die niet op één of andere wijze gerelateerd zijn aan een BAG-object 2. De schrijfwijze en huisnummering dienen echter altijd te worden afgestemd met de BAG en er moeten heldere afspraken zijn over het gebruik van de locatie-omschrijving als volledige aanduiding of als aanvulling op een BAG-adres of een BAG-openbareruimtenaam. 2 Zie ook: Informatiefolder objectafbakening en adressering

14 3.1 Procesbeschrijvingen In de brochure "Samenhang processen BAG en WOZ" worden de volgende relevante processen onderkend: 1. Verlenen bouwvergunning (ook voor overige bouwwerken) 2. Verlenen sloopvergunning (ook voor gedeeltelijke sloop en sloop overige bouwwerken) 3. Volgen bouwproces (ook voor overige bouwwerken) 4. Intrekken bouw- (sloop-)vergunning (ook voor overige bouwwerken, inclusief waarneming afzien bouw/ sloop) 5. Veranderen adresgegevens verblijfsobject 6. Verwerken calamiteiten 7. Verwerken meldingen en handhaving 8. Verwerken ingemeten (definitieve) geometrie 9. Besluitvorming standplaatsen / ligplaatsen 10. Kadastrale mutatie 11. Gebruikersmutatie 12. Afhandelen WOZ-bezwaar 14 Deze processen zijn globaal beschreven in de publicatie "Samenhang processen BAG en WOZ" en vormen de basis voor de organisatorische inrichting van de verbinding tussen de BAG en de WOZ. In bijlage 8.2 van deze handreiking zijn de gebeurtenissen opgenomen die op basis van het Koppelvlak BAG-WOZ door de BAG(+) applicatie kunnen worden doorgegeven en door de WOZ-applicatie al dan niet geheel geautomatiseerd moeten kunnen worden opgepakt. De gebeurtenissen in dit koppelvlak zijn afgeleid uit het Processenhandboek BAG en vormen de basis voor de technische inrichting van de verbindingen tussen de BAG en de WOZ.. De beschrijving van de processen in de publicatie "Samenhang processen BAG en WOZ" en het koppelvlak zijn tweezijdig gedefinieerd, maar in de aanloop zal de ICT-implementatie mogelijk niet alle gebeurtenissen bevatten en eenrichtingsverkeer van de BAG naar de WOZ zijn. Veranderingen in BAG-attributen die bij de WOZ-uitvoering worden geconstateerd, kunnen dus niet direct automatisch worden teruggemeld. Voor de situaties waarin door de ICT (nog) niet wordt voorzien, moeten gemeenten nog aanvullende procedurele afspraken maken. 3.2 Terugmelden De meeste van de bovenstaande procesbeschrijvingen hebben betrekking op BAGgebeurtenissen die gevolgen hebben voor de WOZ. Andersom kan het gebeuren dat gebruikers en/of de beheerder van WOZ gerede twijfel hebben over de juistheid van het authentieke BAG-gegeven dat in de WOZ is overgenomen vanuit de BAG. In dat geval is een zogenaamde terugmelding noodzakelijk. Gerede twijfel is van toepassing indien: a. de WOZ-medewerker/beheerder/taxateur op grond van informatie/onderzoek afwijkingen constateert tussen de werkelijkheid die hij in de WOZ-administratie wil vastleggen en de BAG (bijvoorbeeld tijdens marktanalyse, bij behandelen van bezwaar, bij controle van objectkenmerken voor taxatie), b. een burger/bedrijf zelf aangeeft dat iets niet klopt, bijvoorbeeld met betrekking tot de objectkenmerken die op het taxatieverslag staan vermeld (bouwjaar, grootte), c. post retour komt, omdat postcode en straatnaam niet bij elkaar horen d. er een bezwaarschrift ingediend wordt waarin de BAG-gegevens een rol spelen en belanghebbende heeft naar verwachting gelijk.

15 In bovenstaande gevallen meldt de gebruiker al dan niet via de WOZ-beheerder dat er vermoedelijk een BAG-gegeven niet klopt. Bij geretourneerde post kan bijvoorbeeld een foutief adres of een inmiddels gerealiseerde sloop de oorzaak zijn. Bij een bezwaarschrift wordt mogelijk een onjuistheid in de oppervlakte of het bouwjaar vermeld. Binnengemeentelijk moet worden afgesproken wat de status van een melding vanuit het WOZ-proces is. Die status zal mede afhangen van de gekozen verantwoordelijkheidsverdeling tussen BAG en WOZ. In formele zin zal een onderzoek worden gestart. Wanneer dat onderzoek niet redelijk snel is afgerond, zal de BAGbeheerder het betreffende gegeven in onderzoek zetten. Zolang de BAG-beheerder het gegeven in onderzoek heeft, mag van het, mogelijk foutieve, BAG-gegeven (ook weer formeel) afgeweken worden in de afhandeling van de WOZ-taak. Aan de WOZ-zijde van het proces zal het gegeven mogelijk al onderzocht zijn, alvorens de melding wordt gedaan. Een hernieuwd onderzoek door de BAG-beheerder is dan dubbel werk. Afgesproken kan worden in welk soort situaties een melding vanuit de WOZ wordt gezien als een onderzoek namens de BAG-beheerder en de BAG dus direct kan worden bijgesteld. Ook moet worden nagegaan wat de impact is van een terugmelding naar aanleiding van een WOZ-bezwaar, waarvan de afhandeling tijdgebonden is. Formeel mag na de terugmelding het bezwaarschrift worden afgehandeld op basis van de gegevens die de WOZ juist acht. Echter op basis daarvan doet de gemeente een formele uitspraak, waarop het jaar daarop niet kan worden teruggekomen, zonder ergernis bij de burger te veroorzaken en opnieuw een bezwaar te mogen verwachten. De BAG is dan ook in zekere zin gebonden aan de uitspraak op het WOZ-bezwaar. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen BAG en WOZ zal helder moeten worden afgebakend. Afstemming tussen beide verantwoordelijkheden is dus noodzakelijk, voordat uitspraak op een bezwaarschrift gedaan wordt. Zie hiervoor ook de procesbeschrijving in de brochure "Samenhang processen BAG en WOZ". Denk hierbij ook aan de uitspraak op bezwaar. Deze uitspraak op bezwaar is een brondocument voor de Basisregistratie WOZ. Door in voorkomende gevallen deze uitspraak op bezwaar ook te gebruiken als onderdeel van de schriftelijke verklaring die geldt als brondocument voor de BAG, kan de integratie tussen bijhouding BAG- en WOZ-uitvoering nog verder worden bevorderd Procesbeheersing Wanneer het gebruik van BAG-gegevens bij de WOZ-uitvoering is gestart, worden de gegevens op basis van de nieuwe werkprocessen onderhouden. Het is onvermijdelijk dat daarbij incidenteel fouten optreden. Belangrijk is daarom dat er als onderdeel van de interne beheersingsmaatregelen ook een proces ontworpen wordt waarmee de consistentie tussen BAG en WOZ (periodiek) bewaakt wordt. Het voor de WOZ-uitvoering opgestelde Beoordelingsprotocol aansluiting BAG kan hierbij worden gebruikt. Dit beoordelingsprotocol is tevens een belangrijk instrument voor de volledigheidsbewaking van zowel de BAG als de WOZ-administratie. 3.4 Invloed van de WABO, BGT, etc. Strikt genomen vallen de veranderingen die het gevolg zijn van de WABO (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) buiten de scope van het realiseren van het verplicht gebruik van de BAG door de WOZ. De veranderingen in het proces van vergunningverlening die het gevolg zijn van de invoering van de WABO, zijn echter zowel voor de BAG als voor de WOZ van belang. Immers de WOZ zal meer gegevens aan de (bouw)vergunning

16 ontlenen dan zij via de BAG verkrijgt (bijvoorbeeld type object, splitsing in voor taxatie relevante WOZ-deelobjecten) en zal ook vergunningen voor "niet-bag-objecten" verwerken. Deze aanvullende gegevens kunnen mogelijk via dezelfde procedures en gegevensstromen verlopen (BAG+). Omdat de processen toch worden geanalyseerd in het kader van de samenhang tussen BAG en WOZ is het goed om het aspect van de invoering van de WABO gelijk mee te nemen. Op dezelfde wijze kan bij het analyseren van de samenhang alvast vooruit gekeken worden naar de mogelijke samenhang van de werkprocessen BAG en WOZ en de bijhouding van de geometrische gegevens voor de BGT (Basisregistratie grootschalige topografie). Het gaat er daarbij dan om zoveel als mogelijk in één procesgang de gegevens voor zowel de BAG, de WOZ als de BGT in te winnen opdat een maximale efficiency ontstaat. 16

17 4. AANPASSING SYSTEMEN Om het verplicht gebruik van de BAG-gegevens door de WOZ optimaal te kunnen ondersteunen, zijn veelal nieuwe (versies van de gebruikte) applicaties nodig. Deze applicaties ondersteunen tenminste berichtenverkeer op basis van StUF bg en bij voorkeur ook het Koppelvlak BAG-WOZ. 4.1 Pakketselectie en bestellen Als duidelijk is hoe de verbinding tussen de BAG en WOZ er uit gaat zien, is het van belang te onderzoeken welke processen de huidige en toekomstige versies van de pakketten gaan ondersteunen en of de huidige systemen die in voldoende mate (gaan) ondersteunen. Het zal noodzakelijk zijn om die versies van de gebruikte applicaties te upgraden, zodat die het koppelvlak BAG-WOZ conform de specificatie ondersteunen. Voor BAG-pakketten betekent dit dat de applicatie berichten verstuurt bij de diverse gebeurtenissen, zoals gedefinieerd in het koppelvlak BAG-WOZ. Voor WOZ-pakketten betekent dit deze BAG-berichten kunnen ontvangen en deels geautomatiseerd en deels interactief kunnen verwerken. Verder zal een eventueel gebruikte gegevensmakelaar of datadistributiesysteem deze communicatie tussen de pakketten moeten ondersteunen. De leveranciers werken op dit moment aan deze versies. Ook moet het binnengemeentelijk terugmelden op één of andere wijze technisch ondersteund worden. Dit kan door generieke voorzieningen die bijvoorbeeld ook voor de GBA gebruikt kunnen worden. Verder kan de gemeente er voor kiezen om meer gegevens over gebouwen en/of gegevens over andere bouwwerken te registreren. Deze registratie (BAG+) moet ondersteund worden door het gehanteerde BAG-pakket. Mogelijk geeft de vergelijking aanleiding tot de overstap naar een recentere versie van het gebruikte pakket. 17 In alle gevallen is het zaak in een vroeg stadium helder te krijgen welke stappen op dit gebied gezet moeten worden en met de leveranciers afspraken te maken over het moment van oplevering en de wijze waarop het wordt geïmplementeerd. Via gebruikersverenigingen kan mogelijk invloed worden uitgeoefend op de gewenste (standaard) functionaliteit van het softwaresysteem. Het tijdig bestellen is belangrijk, omdat daarmee zo snel mogelijk volwaardige systemen beschikbaar komen. Daarnaast wordt ook zicht verkregen op de lengte van de periode die moet worden overbrugd. Mogelijk zijn tijdelijke voorzieningen noodzakelijk. 4.2 Keuze en realisatie tijdelijke voorzieningen Als de gebruikte systemen het koppelvlak BAG-WOZ (nog) niet ondersteunen, wordt afgesproken op welke wijze de relatie tussen BAG en WOZ tijdelijk kan worden gelegd. In essentie gaat het om het kunnen vastleggen van BAG-verblijfsobject-ID of pand-id bij een WOZ-deelobject. Mogelijk kan dit in een vrij veld in het record van het WOZdeelobject, of in een afzonderlijk op te bouwen bestand waarin de relatie tijdelijk wordt opgebouwd en onderhouden. In deze stap moet er ook voor worden gezorgd dat deze tijdelijke voorzieningen beschikbaar komen. Een eenvoudig Excel werkblad, of (wellicht beter) een simpele database in Acces of een vergelijkbare tool, kan op dit punt goede diensten bewijzen. Het is raadzaam om bij het realiseren van de tijdelijke voorziening reeds vooruit te kijken naar het converteren

18 van de tijdelijke voorziening (de gelegde relaties) naar de WOZ-applicatie, zodra deze het koppelvlak BAG-WOZ wel ondersteunt. In deze fase wordt ervoor gezorgd dat de tijdelijke voorzieningen beschikbaar zijn. Het is goed om te realiseren dat ook bij de definitieve koppeling niet alle relaties 100% geautomatiseerd afgehandeld kunnen worden. Bijvoorbeeld wanneer vanuit de BAG wordt gemeld dat uit een hermeting is gebleken dat de gebruiksoppervlakte 10 m2 groter is, dan kan dit niet geautomatiseerd verwerkt worden, wanneer dit verblijfsobject voor taxatieredenen gesplitst is in twee WOZ-deelobjecten. Naast een tijdelijke voorziening voor de vastlegging van de koppeling moet dus ook naar de processen gekeken worden, waarin de koppeling niet voorziet. 4.3 Implementatie nieuwe (versies van) systemen Op enig moment heeft de leverancier nieuwe versies beschikbaar die de koppeling tussen BAG en WOZ ondersteunen. Deze nieuwe versies worden via de gebruikelijke procedures geïmplementeerd. In deze stap worden ook de opgebouwde tijdelijke (koppelings)bestanden in de definitieve omgeving ingelezen. Voorafgaand daaraan moet eerst een test/of leeromgeving worden ingericht om de werking van de applicaties te testen en/of om de medewerkers in een veilige omgeving vertrouwd te maken met de nieuwe werkwijzen. Voordat de nieuwe systemen daadwerkelijk in productie worden genomen, moet natuurlijk in de testomgeving voldoende onderzoek gedaan zijn naar de kwaliteit van de uitgevoerde conversie en de eventuele uitval moet opgelost zijn. 18

19 5. OPLEIDING MEDEWERKERS Het verplicht gebruik van de BAG door de WOZ-medewerkers leidt tot een andere wijze van werken. Deze andere wijze van werken is in een eerdere stap al vastgelegd in bijgestelde beschrijvingen van werkprocessen. 5.1 Opleiding en training Voordat de nieuwe systemen en de koppeling tussen BAG en WOZ operationeel worden, moeten alle medewerkers worden geïnstrueerd over de nieuwe werkwijzen. Daarbij is het van belang de nodige aandacht te besteden aan het feit dat vertrouwde vrijheden komen te vervallen en hoe daar in de praktijk mee omgegaan moet worden. Mogelijk is het beschikbaar hebben van een tijdelijke leeromgeving, waarbinnen met de nieuwe systemen en procedures ervaring kan worden opgedaan, van toegevoegde waarde. Ook kan het samen oplossen van synchronisatieverschillen tot een beter begrip leiden van de inhoud van de diverse registraties en de aard van de samenhang. 5.2 Opbouwen werkervaring en aanvullende controle Nadat de systemen in gebruik zijn genomen en de koppeling operationeel is geworden, moet door de medewerkers het geleerde in praktijk worden gebracht. Het is onvermijdelijk dat daarbij in het begin nog fouten worden gemaakt, of dat verschillende medewerkers nog een verschillende oplossing kiezen voor vergelijkbare situaties. Het leren gaat in de productiefase dus nog even door. Het is goed om in het begin ervan na te gaan welke extra controle nodig is om deze fouten en verschillen te onderkennen en ter lering bespreekbaar te maken. Praktische voorbeelden van zaken waarvan medewerkers zich meer bewust zullen worden, zijn: 1. Het leeg laten van bijvoorbeeld het veld bouwjaar van een pand zal niet meer door systemen toegestaan worden. Het is dus belangrijk dat voordat een object wordt ingevoerd alle gegevens voorhanden zijn; 2. Een WOZ-deelobject zal meestal hetzelfde bouwjaar hebben als het verblijfsobject (pand waarin verblijfsobject is gelegen) waaraan het is gekoppeld. Een recenter bouwjaar is mogelijk (bijvoorbeeld latere aanbouw), maar een ouder bouwjaar niet; 3. Gegevens kunnen pas authentiek worden verklaard, wanneer alles is ingevuld. Hierdoor worden vrijheden dichtgetimmerd. Het opvoeren van een verblijfsobject, terwijl er nog geen huisnummerbesluit is, zal dus bijvoorbeeld niet mogelijk zijn; 4. Gegevens die niet aan de eisen voldoen, kunnen niet meer gebruikt worden. Bijvoorbeeld de postcode hoeft niet altijd te worden ingevuld, maar als hij gebruikt wordt zal het altijd een geldige postcode moeten zijn, behorend bij het BAG-adres. Fictieve adressen in de WOZ-administratie, zoals "hoogspanningsmast" opnemen als straatnaam, zijn ook niet meer toegestaan. 19

20 20

21 6. OPBOUW VAN DE INITIËLE KOPPELING De applicaties die het koppelvlak BAG-WOZ gaan ondersteunen, gaan uit van een relatie tussen BAG en WOZ op het niveau van de WOZ-deelobjecten, zoals vastgelegd in het sectormodel WOZ en het RSGB. Die relatie is er nog niet en moet worden opgebouwd. Nadat de relaties goed zijn gelegd, kunnen vervolgens de gegevens met elkaar in overeenstemming worden gebracht. Knelpunt kan zijn dat de huidige systemen de juiste wijze van het leggen van relaties niet of niet voldoende ondersteunen. In dat geval moet worden voorzien in "tijdelijke oplossingen, waarbij rekening moet worden gehouden met het feit dat de relaties en gegevens ook onderhouden moeten worden, totdat de meer definitieve systemen zijn geïmplementeerd. Indien bij de opbouw van de BAG gebruik is gemaakt van de WOZ en als de relatie tussen het BAG- en WOZ-object toen apart is bijgehouden, dan is die nu herbruikbaar om de verbinding terug te leggen. Als dat het niet het geval is, zal de relatie als nog gerealiseerd moeten worden. Het is van belang dat er niet gewacht wordt met het opbouwen van de relatie en het afstemmen van de gegevens tot dat de applicaties alle noodzakelijke functionaliteiten ondersteunen. Door direct te beginnen met het gaandeweg opbouwen van de verbinding tussen de BAG en de WOZ, wordt een piekbelasting van de afdeling voorkomen. Tijdens de opbouw van de initiële koppeling kan ook direct een impuls worden gegeven aan de kwaliteit van de geregistreerde objectkenmerken. Voor de WOZ-uitvoering is van belang dat door de toegenomen kwaliteit van de taxatiemodellen, de kwaliteit van de taxaties in toenemende mate wordt bepaald door de kwaliteit van de geregistreerde objectkenmerken. Het gaat daarbij zowel om de primaire objectkenmerken (grootte, bouwjaar, type) als om de secundaire kenmerken (kwaliteit, onderhoud, doelmatigheid). Voor de bijhouding van de BAG is van belang dat mogelijk bij de audit afspraken zijn gemaakt over de noodzakelijke kwaliteitsverbetering van bepaalde kenmerken en/of bepaalde soorten objecten. Dankzij de koppeling tussen BAG- en WOZ-objecten is het optimaliseren van de kwaliteit van de taxatiekenmerken voor de WOZ en de BAGkenmerken optimaal te combineren Organisatorische afspraken tussen BAG- en WOZ-beheerders Het uitvoeren van een bestandsvergelijking tussen de BAG en WOZ zal de nodige verschillen tussen beide registraties aan het licht brengen. Het is goed dit in gezamenlijkheid op te pakken. Afgesproken moet worden wie welke taken zal uitvoeren en hoe met signaleringen wordt omgegaan, zonder dat dit tot al te formele terugmeldprocedures leidt. Daarbij moet gekeken worden naar het optimaal faciliteren van het interne terugmeldingenproces. Het moet immers voor andere collega s (andere gebruikers BAG-gegevens) duidelijk zijn dat er al een terugmelding is en er moet enige controle zijn op de volledigheid van de terugmeldingen. Daarnaast zijn afspraken nodig in termen van capaciteit en (doorloop)tijd en eventuele uitbesteding of externe ondersteuning en de beschikbaarheid van middelen. Voor de WOZ is voorts van belang dat er stabiliteit is in de periode voor het nemen van beschikkingen. Er dient ook goed te worden gekeken naar terugmeldingen die komen vanuit de LV BAG. Deze terugmeldingen kunnen effect hebben op de WOZ-processen. Deze terugmeldingen en de eventuele wijzigingen moeten direct worden meegenomen bij het leggen van de relaties.

22 Gemeenten in de pilot geven aan bij de processen gericht op de afstemming van de BAG de WOZ en de processen gericht op de optimalisering van de kwaliteit van geregistreerde gegevens goede ervaringen te hebben met het werken met "dynamische brondocumenten". Bijvoorbeeld de resultaten van de hermeting van alle niet-woningen in een bepaalde buurt worden gedocumenteerd in één brondocument. Pas na afronding van de werkzaamheden in die buurt wordt dit brondocument afgesloten en dit brondocument vormt de basis voor een groot aantal mutaties van de gebruiksoppervlakte in de BAG. De ene gemeente geeft aan te wachten met het feitelijk aanbrengen van de mutaties in de BAG tot het moment dat het brondocument is afgesloten, de andere gemeente muteert al wel direct de gegevens en koppelt pas later (na afronding van de werkzaamheden in die buurt) het brondocument definitief aan deze mutaties, zodat dan ook al deze mutaties formeel worden doorgevoerd.. Zo zijn massalere mutaties vanuit de WOZ eenvoudiger te verwerken. 6.2 Het leggen van de relaties De wijze waarop de relatie tussen BAG-objecten en WOZ-objecten moet worden gelegd, is voor een groot aantal soorten objecten geïllustreerd in de brochure Samenhang BAG en WOZ-objecten". Het beoordelingsprotocol aansluiting BAG geeft verbandcontroles voor deze relatie. Het is van belang dat de relatie op het niveau van de identificerende nummers (BAGidentificatiecodes) wordt vastgelegd. Alleen dan kunnen mutaties tussen BAG en WOZ tijdens de fase van beheer en gebruik op een betrouwbare manier worden uitgewisseld en (deels volledig geautomatiseerd) worden verwerkt. 22 In veel gemeenten is de relatie tussen WOZ en BAG in het verleden initieel al eens gelegd voor de opbouw van de BAG. Als dit relatiebestand sindsdien ook is onderhouden, is het een goed vertrekpunt. Zo niet, dan moeten de relaties van het begin af aan worden opgebouwd. Ook indien het relatiebestand wel is onderhouden, zal dit wellicht nog moeten worden vertaald naar de relaties tussen WOZ-deelobjecten en BAG-verblijfsobjecten en panden, zoals die zijn beschreven in het RSGB. Bij het leggen van de relaties is het van belang of in de gemeentelijke BAG+ administratie ook andere objecten ("Overige gebouwde objecten" en "Overige terreinen") met bijbehorende "Overige adresseerbare objectaanduidingen" (adressen) voorkomen. In een RSGB conforme BAG+ registratie bestaat die mogelijkheid, al worden die objecten en adressen niet aan de LV BAG geleverd. De BAG-systemen bieden (nog) niet altijd mogelijkheden voor BAG+ gegevens conform het RSGB. Gemeenten kunnen dit zelf checken bij hun leverancier. Het wel kunnen vastleggen van BAG+ objecten en/of BAG+ gegevens kan daarbij een element zijn, dat wordt meegenomen in het programma van eisen voor de BAG-applicatie. Voor een (groot) deel van de objecten zal de relatie naar verwachting automatisch kunnen worden gelegd. Het gaat dan om de duidelijke één op één relaties tussen een WOZ-(deel)object en het BAG-verblijfsobject (of standplaats, ligplaats, overig gebouwd object of overig terrein). Daarnaast blijft ongetwijfeld handwerk nodig voor het leggen van de meer complexe relaties. Bij het leggen van de relaties kan worden geconstateerd dat er BAG-objecten ontbreken of juist dat er in de BAG-objecten ten onrechte zijn geregistreerd. Dergelijke situaties worden teruggemeld. Maar natuurlijk zullen niet alle WOZ-deelobjecten gekoppeld

23 kunnen worden aan BAG-objecten (BAG+-objecten), zoals bijvoorbeeld een carport of een houten tuinschuurtje. Ontbrekende of onterecht aanwezige WOZ-(deel)objecten zullen eveneens worden bijgesteld. Een WOZ-deelobject mag nooit aan meer dan één BAG-object (verblijfsobject, standplaats, ligplaats of pand) gekoppeld worden. WOZ-deelobjecten die niet aan die voorwaarde voldoen (bijvoorbeeld een WOZ-deelobject bestaande uit twee stallen die in de BAG ieder afzonderlijk als pand zijn geregistreerd), moeten in deze fase worden gesplitst in delen die wel aan die voorwaarde voldoen. Uiteraard ligt het voor de hand dat wanneer WOZ-(deel)objecten voor het leggen van de juiste relaties worden gemuteerd tegelijk ook de overige aan de BAG gerelateerde gegevens met elkaar in overeenstemming worden gebracht (WOZ-objectaanduiding, oppervlakte, inhoud, bouwjaar). Daarmee wordt voorkomen dat het object in één van de vervolgstappen opnieuw moet worden bekeken. Hoe slimmer de (geautomatiseerde) strategieën zijn om de relaties te kunnen bepalen, des te minder handwerk er overblijft. Het verdient aanbeveling bij collega gemeenten of bij dienstverleners na te gaan welke strategieën zij hebben gebruikt of met welke hulpmiddelen ze kunnen ondersteunen. Voorbeeld: Geometrie kan succesvol worden gebruikt om een groot aantal relaties te bepalen, waar een zuiver administratieve benadering geen oplossing biedt. Van BAG-panden is immers de geometrie bekend. Daarmee is ook de locatie van verblijfsobjecten ruimtelijk bekend. Op basis van die geometrie kan via de kadastrale kaart geautomatiseerd worden bepaald op welk perceel de BAG-objecten liggen. Binnen de WOZ is bekend welke WOZ- (deel)objecten bij dat perceel horen. Door vervolgens pand geometrie, en gebruiksoppervlakte van het verblijfsobject slim te combineren met informatie over het type en de oppervlakte of inhoud van de WOZ-deelobjecten, kan veel handmatig werk worden voorkomen Gelijkschakelen van adressen De wijze waarop binnen de WOZ moet worden omgegaan met BAG-adressen en/of RSGB conforme "Overige adresseerbare-objectaanduidingen" is beschreven in het informatieblad Afbakening en adressering en in het RSGB. Het Beoordelingsprotocol aansluiting BAG geeft verbandcontroles voor de adressering. Nadat de relatie tussen de BAG-verblijfsobjecten en de WOZ-deelobjecten is gelegd, kan worden nagegaan of de aanduiding van het WOZ-object in overeenstemming is met het adres van het gekoppelde verblijfsobject. In het informatieblad Afbakening en adressering is uitgewerkt: wanneer de aanduiding van het WOZ-object gelijk moet zijn aan het adres van het gerelateerde verblijfsobject in de BAG; hoe met de nadere aanduiding van het WOZ-object moet worden omgegaan; en wanneer een aanduiding moet worden geleend van een verblijfsobject in de buurt; of wanneer een aanduiding moet worden ontleend aan een openbare ruimte naam in de buurt. In die laatste gevallen is het van belang ook de BAG-identificatiecodes van die verblijfsobjecten of openbare ruimten vast te leggen met het oog op de latere mutatieuitwisseling.