ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2008

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GENERALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ETAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 21 ARCHIEF VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Guy COPPIETERS Brussel 2008

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD KANSELARIJ VAN DE EERSTE MINISTER VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2008 door Guy COPPIETERS Brussel 2008

4 4

5 WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst kon ik rekenen op de hulp en de medewerking van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar de heer Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, en naar mevrouw Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning en stonden tenslotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde diensthoofden en personeelsleden van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister. Ondanks hun drukke agenda verleenden zij op een constructieve wijze hun medewerking aan de opmaak van de archiefselectielijst. Tijdens mijn talrijke bezoeken gaven ze toelichting bij de archiefvorming, de archiefreeksen en de gehanteerde ordeningsmethodes en adviseerden ze me bij de beslissingen inzake de definitieve bestemming van de archiefbescheiden. Guy Coppieters April

6

7 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF 5 INHOUDSTAFEL 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN 11 LIJST VAN AFKORTINGEN 23 INLEIDING 25 I. Doel en structuur van de archiefselectielijst Het bedwingen van de papierberg en het voorkomen van het informatie-infarct De archiefselectielijst, een instrument voor een pro-actief archiefbeheer 27 II. De opmaak van deze archiefselectielijst 28 INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER 31 I. Historiek van de archiefvormer Van kabinetschef tot Eerste Minister Charles de Broqueville en de Eerste Wereldoorlog Dienst voor Economisch Herstel Louis Camu I en het ambtenarenstatuut Louis Camu II en het organiek besluit van 16 februari De naoorlogse formule van het Cabinet élargi Een permanente dienst voor de Ministerraad in Een administratie met verschillende meesters Scharnierjaar : hergroepering en het Ministerieel Comité voor Economische en Sociale Coördinatie (MCESC) Bijsturingen in de jaren De reorganisatie van 1979: Bestuur van de Kanselarij versus Logistiek Bestuur De DEM in een evoluerende federale Staat vanaf Centrum van sociaal overleg voor de overheidsdiensten Een eerste afslanking: de Dienst van Algemeen Bestuur (DAB) en de Algemene Directie voor Selectie en Vorming (ADSV) De reorganisatie van 1989: de Kanselarij van de Eerste Minister 61 7

8 16. Een tweede afslanking: het Vast Wervingssecretariaat (VWS) en het Hoog Comité van Toezicht (HCT) Een derde afslanking: Wetenschapsbeleid Nieuwe (tijdelijke) opdrachten De Copernicushervorming 72 II. Organisatieschema s 77 III. Bevoegdheden en activiteiten van de huidige organisatie Kerntaken Beleidsuitvoerende organisatie Beleidsvoorbereidende organisatie 112 ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 115 I. Analyse van de archiefvorming 115 II. Beschrijving van de belangrijkste archiefreeksen 125 WAARDEBEPALING EN SELECTIESTRATEGIE 133 I. Structurele selectiecriteria 133 II. Juridische selectiecriteria 134 III. Vormelijke selectiecriteria 134 IV. Inhoudelijke selectiecriteria 139 BIJLAGEN De werking van de Ministerraad Lijst van nationale ministeriële comités Lijst van archiefbestanden van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister die zich bevinden in het Algemeen Rijksarchief Lijst van archiefbestanden van van Eerste Ministers die zich bevinden in het Algemeen Rijksarchief Lijst van andere relevante particulier archiefbestanden die zich bevinden in het Algemeen Rijksarchief Lijst van Belgische pemiers en de regeringscoalities van 1918 tot heden Lijst van ministers en staatssecretarissen toegevoegd aan de premier Lijst van contactpersonen voor de opmaak van de archiefselectielijst Voorbeeld van lijst van websites, beheerd door de dienst Online op één van de 15 servers Secretarissen van de Ministerraad Voorbeelden van functioneel gedecentraliseerde instellingen 193 Dienst voor Economisch herstel 193 8

9 Federaal Planbureau 266 Centrum voor gelijkheid van kansen en racismebestrijding 201 Paleis voor Schone Kunsten 207 9

10

11 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Federale portaalsite vervolgens Federale en programmatorische overheidsdiensten en FOD Kanselarij van de Eerste Minister aanklikken Website van de Eerste Minister Website van het Internationaal Perscentrum (IPC) Website van de Commissie voor de schadeloosstelling van de leden van de Joodse Gemeenschap van België Website van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie (VNCPC) Website van de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) GEDRUKTE BRONNEN Belgisch Staatsblad. Moniteur belge, Brussel, WERKEN Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België. Annuaire administratif et judiciaire de Belgique, Brussel, AERTS E. en VLEESCHOUWERS C., Moeiteloos maalt de papiermolen. Selectie en vernietiging van archief in openbare besturen, in: JANSSENS G., MARÉCHAL G. en SCHEELINGS F. (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. dr. Juul Verhelst, Brussel, 2000, p

12 ALEN A., Algemene beginselen en grondslagen van het Belgisch Publiek recht. Boek 1: De Instellingen, Brussel, ALGEMENE DIRECTIE VOOR SELECTIE EN VORMING, Het openbaar ambt in België. Beschrijvende studie van de diensten belast met het beleid en de coördinatie van het openbaar ambt, Brussel, Aspects méthodologiques de l'histoire de l'administration belge. XIXe-XXe siècles - Methodologische aspecten van de geschiedenis van de Belgische administratie. 19de-20ste eeuw, Brussel, 1991 (Miscellanea Archivistica Studia, 11). BARET P., e.a., Précis de fonction publique, Brussel, BEERLANDT M., SPILTOIR J. en HENRY A., De menselijke factor in de openbare besturen, Brugge, BENOUMEUR M., Le service public fédéral Chancellerie du Premier Ministre, 2004 (Rapport de stage, Université Catholique de Louvain. Faculté des Sciences économiques, sociales et politiques. Département des sciences politiques et sociales). BOUCKAERT G. EN THIJS N., Kwaliteit in de overheid. Een handboek voor kwaliteitsmanagement in de publieke sector op basis van een internationaal comparatieve studie, Gent, BOURGEOIS P., Le ministère du budget ( ) Le ministère de l'administration générale et des pensions ( ). Organisation et compétences, Brussel, 1992 (Miscellanea Archivistica Studia, 24). BOURGEOIS P., Le Ministère du combustible et de l'énergie ( ). Le Ministère du rééquipement national ( ). Le Ministère de la coördination économique et du rééquipement national ( ). Le Ministère de la coördination économique ( ), Brussel, 1992 (Miscellanea Archivistica Studia, 26). BUTTGENBACH A. EN MATTON H., Théorie générale des modes de gestion des services publics en Belgique, Brussel, BUTTGENBACH A., Manuel de droit administratif, Brussel,

13 CAMU L., Premier rapport sur la réforme administrative. Le statut des agents de l Etat, Brussel, CAMU L., Deuxième rapport sur la réforme administrative. Rapport sur les bâtiments des administrations centrales de l état, Brussel, CANNEEL A., Le Premier Ministre, Ses cabinets et ses services administratifs, in Cahiers Constitutionnels, Centre d'études constitutionnelles et administratives, Louvain-la-Neuve, CARTON DE TOURNAI F., JANSSENS G. en HARMEL P., Joseph Pholien. Un homme d'etat pour une Belgique en crises, Bierges, 2003 (Collection Histoire). CARTON DE WIART H., Souvenirs politiques , Brussel, De verloedering van het openbaar ambt. Mythe of realiteit?, Brussel, 1986 (Centrum voor fiscale wetenschappen en bedrijfsbeleid, Symposium 28 februari 1986). CLAES W., Vice-Premiers en kernkabinetten. Een evaluatie van deze innovatie, in Res Publica, 2000, 1, p (Jubileumnummer Res Publica Belgica ). DAMAR M., La fonction publique. Quatre années d évolution, Brussel, 1985 (CRISP. Courrier hebdomadaire, ). DEHAENE J.-L., De (on)macht van de Eerste Minister. Een a-wetenschappelijke ervaringsbenadering, in Res Publica, 2000, 1, p (Jubileumnummer Res Publica Belgica ). DELACROIX L., Souvenirs. Léon Delacroix, , Brussel, [DELFORGE G.], De diensten van de Eerste Minister in België, Brussel, 1977 (Onuitgegeven brochure van de Algemene Directie voor Selectie en Vorming). DELPEREE F., La constitution de 1830 à nos jours, et même-au-dela, Brussel, DELPEREE F., VERDUSSEN M. EN LANGENDRIES, R., La responsabilité pénale des ministres fédéraux, communautaires et régionaux, Brussel 1997 (Centre d'études constitutionnelles et administratives, 11). 13

14 DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion (Onuitgegeven syllabus van de cursus toezicht gegeven op 4, 10, 17 en 24 september 2007 in het Algemeen Rijksarchief te Brussel). De verloedering van het openbaar ambt. Mythe of realiteit?, Brussel, 1986 (Centrum voor fiscale wetenschappen en bedrijfsbeleid, Symposium 28 februari 1986). DEVOLDER K., Notulen van de ministerraad ( ) II 10.V XII.1949 : 1A Agenda's en aanwezigheidslijsten (10.V VII.1945) = Procès-verbaux du conseil des ministres ( ) II 10.V XII.1949 : 1A Ordres du jour et listes de présence (10.V VII.1945), Brussel, 1994, p (Archives générales du Royaume. Inventaires - Algemeen Rijksarchief. Inventarissen, 252). DEWACHTER W., Besluitvorming in politiek België, Leuven, DEWACHTER W., De mythe van de parlementaire democratie. Een Belgische analyse, Leuven, DIERICKX G., Senior civil servants and bureaucratic change in Belgium, in Governance. An International Journal of Policy, Administration and Institutions, 2003, 16, 3, p DUCHENNE G. EN DUJARDIN V., Paul van Zeeland et les questions politiques et économiques de son temps, Louvain-la-Neuve, 2001 (Travaux de l'institut d'études européennes). DUJARDIN V., Belgique Entre régence et royauté, Brussel, DUJARDIN V. en DUMOULIN M., Jean Duvieusart ( ). Europe, Wallonie-Bruxelles, Léopold III, Gerpinnes, DUJARDIN V. en DUMOULIN M., Paul van Zeeland , Brussel, DUJARDIN V., Pierre Harmel. Biographie, Brussel, DUMOULIN M. en DAVIGNON E., Spaak, Brussel,

15 DUTILLEUX P.-Y., La Chancellerie du Premier Ministre. Fonctionnement et tâches, Brussel, 1990 (Onuitgegeven stageverhandeling Ministère de l'intérieur et de la Fonction publique. Direction générale de la Sélection et de la Formation). ERALY A., Le pouvoir enchaîné. Etre ministre, Brussel, 2002 (La Noria, 2). De erfgoedinspectie en het archiefwettelijk toezicht. Informatieblad van de Nederlandse Erfgoedinspectie, s.d. EYSKENS G., De functie van eerste minister in België, in de periode , in Res Publica, 1983, XXV, 4, p EYSKENS G., Gaston Eyskens. De Memoires, Tielt, EYSKENS M., Hoe machtig is een minister? De politicus in de net-werkmaatschappij, in Res Publica, 2000, 1, p (Jubileumnummer Res Publica Belgica ). FRANÇOIS A., La modernisation de l'administration de l'etat en Belgique, in Revue internationale des sciences administratives, 1987, 53, 3, p GALLE M. en LOCCUFIER S., Facetten van 100 jaar politieke, economische en sociale geschiedenis. Herdenking geboorte Achiel Van Acker , Brussel, Gaston Eyskens 80. Huldecolloquium - Gaston Eyskens 80. Colloque d'hommage, Brussel - Tielt, GERARD M.-L., L'organisation interne. Le goût et le rendement des administrations publiques, in Revue générale, 15 januari GERARD M.-L., CATTOIR F. en HENIN Z., Etudes sur la réforme des services administratifs de l'etat, Brussel, Gids der Ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie/ Guide des ministères. Revue de l administration belge, Brussel, GOOSSENS M., Ontstaan en groei van het Vlaams parlement , Brussel,

16 GROSBOIS T., Pierlot , Brussel, HAAG H., Le comte Charles de Broqueville, ministre d'etat, et les luttes pour le pouvoir ( ), Louvain-la-Neuve, 1990 (Université catholique de Louvain. Recueil de travaux d'histoire et de philologie 6e série, 39). HENAU B., Paul van Zeeland en het monetaire, sociaal-economische en Europese beleid van België, , Brussel, 1995 (Verhandelingen van de Koninklijke Academie voor Wetenschappen, Letteren en Schone Kunsten van België. Klasse der Letteren, 57, 158). HENRY A., Administration et fonctionnaires. Essai de doctrine administrative, Brussel, HOFLACK K., Theo Lefèvre. Staatsman, Antwerpen - Baarn, HOFLACK K., De achterkant van de premier. Gesprekken met zeven regeringsleiders Pierre Harmel, Paul Vanden Boeynants, Edmond Leburton, Leo Tindemans, Wilfried Martens, Mark Eyskens, Jean- Luc Dehaene, Kessel-Lo, HONDEGHEM A. en DEPRÉ R., De Copernicus hervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Brugge, HUNIN J., Het enfant terrible. Camille Huysmans , Amsterdam, KOECK P. en VAES E., De ambtelijke kolos, Berchem, 1978 (EPO dossier). LEERMAKERS L., Het ambt van Eerste-minister in België. Retro- en perspectief, in Tijdschrift voor Bestuurswetenschappen en Publiekrecht, 1993, 48, 10, p Louis Camu , Brussel, LUYKX T. en PLATEL M., Politieke geschiedenis van België, Brussel, MADDENS B., De rechtstreekse verkiezing van de premier. Een vergelijkende analyse, in Res Publica, 2000, 4, p MARTENS W., Een gegeven woord, Tielt,

17 MARTENS W., De memoires. Luctor et emergo, Tielt, MARTENS W. en DALOZE. G., Mémoires pour mon pays, Brussel, MEYNAUD J., LADRIERE J. en PERIN F., La décision politique en Belgique. Le pouvoir et les groupes, Parijs, 1965 (Cahiers de la fondation nationale des sciences politiques, 138). Mijnheer de Eerste Minister. Geschiedenis van de Belgische eerste ministers na 1944 (Catalogus tentoonstelling in het Algemeen Rijksarchief van 15 oktober tot 23 december 1989, nr. 87), Brussel, MOLITOR A., L administration de la Belgique. Essai, Brussel, MOLITOR A., La fonction royale en Belgique, Brussel, MOLITOR A., Souvenirs. Un témoin engagé dans la Belgique du 20e siècle, Gembloers, 1984 (Document Duculot). MOLITOR A., Vie et mort d'un département. Le ministère du Budget , in Revue du droit public public et des sciences administratives, 1979, 3, p MOLLE O., La réforme administrative est-elle un mythe?, Brussel, MOYERSOEN L. en DE SCHRYVER A.E., Prosper Poullet en de politiek van zijn tijd, Brugge, Brussel, NOPPE J., Het parlementaire optreden van de eerste minister in België en Nederland. Een vergelijking tussen de regeringen Martens VIII, Dehaene I en Lubbers III, in Res Publica, 2000, 4, p PAGNOUL A.-M., Note sur les Services du premier ministre en Belgique, , in Archief- en Bibliotheekwezen in België, 1979, L, 1-4, p PELGRIMS C., Ministeriële kabinetten als flexibele brug tussen politiek en administratie. Een onderzoek naar de instroom in de ministeriële kabinetten, in Res Publica, 2002, 4, p

18 PLAVSIC W., Mijnheer de Eerste Minister. Geschiedenis van het ambt sinds Biografieën van de Eerste Ministers van 1944 tot nu, Tielt, RAADSCHELDERS J.C.N., Government. A public administration perspective, Armonk (New York), RAADSCHELDERS J.C.N. en VAN DER MEER F. (Red.), L entourage administratif du pouvoir exécutif, Brussel, (Cahiers d histoire de l administration, 5). RAADSCHELDERS J.C.N., Handbook of administrative history, s.l., RAADSCHELDERS J., De vierde macht. Het ambtelijk apparaat in Nederland, Leiden, SCHEPENS L., Koning Albert, Charles de Broqueville en de Vlaamse Beweging tijdens de eerste wereldoorlog, Tielt, Séance académique à l occasion du 50e anniversaire du Statut Camu, 8 octobre 1987 / Academische zitting ter gelegenheid van de 50e verjaring van het Satuut Camu, 8 oktober 1987, Brussel, SENELLE R., De eerste Minister en de administratie, s.l., [1958]. SENELLE R., De ministerraad in België (Preadvies Vereniging voor de vergelijkende studie van het recht van België en Nederland), Zwolle/Antwerpen, SENELLE R., CLEMENT M. EN VAN DE VELDE E., Handboek voor de Koning, Tielt, SENELLE R., Ministeriële verantwoordelijkheid en ministeriële verantwoording. Administratief lexicon, Brugge, STAATSSECRETARIAAT VOOR HERVORMING DER INSTELLINGEN, Morfologie van het Staatsbestuur, Brussel, STENGERS J., De koningen der Belgen. Macht en invloed van 1831 tot nu, Leuven, 1992 (Historische reeks Davidsfonds, 10). STENMANS A., La transformation de la fonction administative en Belgique. Administration publique et société, Brussel,

19 Les structures internes des gouvernements en Belgique, Brussel, 1969 (CRISP. Courrier hebdomadaire, 7 november 1969, 457). SUETENS M. en WALGRAVE S., Leven en werk van de kabinetsleden. Wie zijn de mannen achter de minister en wat doen ze?, in Res Publica, 1999, 3/4, p TERRIZZI R., Les ministères de l'emploi et du travail et de la prévoyance sociale ( ). Etude structurelle de l'administration centrale et répertoire des organes y attachés, Brussel, 1993 (Miscellanea Archivistica Studia, 28). TERRIZZI R., Le Ministère de l'intérieur ( ) I. Etude de l'administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, 1995 (Miscellanea Archivistica Studia, 74). THERRY M., Archiefinspectie en -selectie bij de Diensten van de Eerste Minister, in Inspecties en selectie. Handelingen van de studiedag gehouden te Brussel op 20 mei 1997, Brussel, 1998, p (Miscellanea archivistica studia, 107). THIELEMANS M.-R., Le roi Albert et Georges Theunis premier ministre, in Actes du colloque Roi Albert, Brussel, 1976, p THIJS N. en VAN DE WALLE S., Administrative reform movements and commissions in Belgium , in Public Policy and Administration, 2005, 20, 4, p THIJS N. en VAN DE WALLE S., De Ducpétiaux à Copernic. 150 années de réformes administratives en Belgique, in Administration publique. Revue du droit public et des sciences administratives, 2005, 1, TINDEMANS L., De memoires. Gedreven door een overtuiging, Tielt, URBAIN R., La Fonction et les Services du Premier Ministre en Belgique, Brussel, 1958 (Bibliothèque de I'Institut belge de Science Politique, deuxième série, 2). VAN DER CRUYSSEN, C., Het Ministerie van Onderwijs en Cultuur ( , ). Deel I. Organisatie, Brussel, 1995 (Miscellanea Archivistica Studia, 64). 19

20 VAN DE VOORDE A., Het dramatisch eerste ministerschap van Mark Eyskens. Een terugblik na twintig jaar, in Res Publica, 2000, 4, p VAN DE WALLE S., THIJS N. en BOUCKAERT, G., "A Tale of Two Charters. Political Crisis, Political Realignment and Administrative Reform in Belgium." (Paper presented at the International Symposium on Service Charters and Customer Satisfaction in Public Services, 8-9 December 2003, City University of Hong Kong). VANDEWEYER, L., De emancipatie van de ministerraad onder druk van de Tweede Wereldoorlog, in Res Publica, 1996, 1, p VAN DEN WIJNGAERT M. en DUJARDIN V., België zonder koning De 10 jaar dat België geen koning had, Tielt, 2006 VANDEWEYER L., De ministerraad tegenover het staatshoofd. De grondwetsinterpretatie ten tijde van Leopold III, in Museum Dynasticum, 2001, 2, p VAN HASSEL H., Regering en ambtenarij ten aanzien van de beleidsbeheersing in Belgie, in Acta politica, 1975, 10, 3, p VAN IMPE H., Le Rôle de la majorité parlementaire dans la vie politique Belge, Brussel, VAN ORSHOVEN J., Het ministerieel comité voor economische en sociale coordinatie, in Res Publica, 1972, XIV, 3, p VAN ORSHOVEN J., Centrale politieke structuren en werkwijzen in België, Brussel, 1981 (Belgisch instituut voor bestuurswetenschappen. Publicaties, 1). VAN PAEMEL E., De Ministerraad en de Ministeriële Comités. Structuur, werking en administratief beheer, VERACHTEN L., Notulen van de ministerraad ( ) I. 5.II V.1940 : 1A Agenda's en aanwezigheidslijsten (5.II V.1931) = Procès-verbaux du conseil des ministres ( ) I. 5.II V.1940 : 1A Ordres du jour et listes de présence (5.II V.1931), Brussel, 1994, p (Archives générales du Royaume. Inventaires - Algemeen Rijksarchief. Inventarissen, 252). 20

21 VERCAUTEREN G., In naam van de sociale vooruitgang. De rol van de overheid in het sociaal overleg in België ( ), Leuven, VERHELST J., Het toezicht op en de selectie van archief, Brussel, Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005, Den Haag, WALEFFE B., Le Roi nomme et révoque ses ministres. La formation et la démission des gouvernements en Belgique depuis 1944, Brussel, Wat u moet weten over het Hoog Comité van Toezicht, Brussel,

22

23 LIJST VAN AFKORTINGEN ADSV Ann.adm. Besl. W. B&B B.S. BSG CDVU CMCES CRISP CSC DAB DEM DEH EM FOD FVD GM HCT ICT IEC Inbel IPC Inbel KB MCEC MCESC OREC P&O POD PM RB SAG Algemene Directie voor Selectie en Vorming Annuaire administratif et judiciaire de Belgique / Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België Besluitwet Budget en Beheerscontrole Belgisch Staatsblad Besluit van de secretarissen-generaal Centrale Dienst der Vaste Uitgaven Comité Minstériel de Coordination Economique et Social Centre de recherche et d'information socio-politiques Comité supérieur de controle Dienst van Algemeen Bestuur Diensten van de Eerste Minister Dienst voor Economisch Herstel Eerste Minister Federale Overheidsdienst Belgische Federale Voorlichtingsdienst Gids der Ministeries / Guide des Ministères Hoog Comité van Toezicht Informatie- en Communicatietechnologie Interministeriële Economische Commissie Belgisch Instituut voor Voorlichting en Documentatie International Perscentrum in het Résidence Palace (RP-IPC) Belgisch Instituut voor Voorlichting en Documentatie / Institut belge d Information et de Documentation Koninklijk Besluit Ministerieel Comité voor Economische Coördinatie Ministeriëel Comité voor Economische en Sociale Coördinatie Office de Redressement Économique Personeel en Organisatie Programmatorische Federale Overheidsdienst Premier Minstre Regentsbesluit Service d'administration générale 23

24 SFI SPR s.m. VNCPC VWS Service Fédéral belge d Information Secrétariat Permanent au Recrutement / Secrétariat permanent de recrutement du personnel de I État strekkende meter Vaste Nationale Cultuurpactcommissie Vast Secretariaat voor Werving van het Rijkspersoneel / Vast Wervingssecretariaat 24

25 INLEIDING I. DOEL EN STRUCTUUR VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 1. Het bedwingen van de papierberg en het voorkomen van het informatie-infarct Een goede en betrouwbare informatiehuishouding is van vitaal belang voor de overheid. Alle producten en prestaties van de overheid hangen hiermee samen. De juiste beleidsinformatie, correcte kengetallen, wetgevingskwaliteit, informatie aan de burgers en vooral het vermogen om verantwoording af te leggen zijn hiervan afhankelijk. De kwaliteit van de informatiehuishouding staat in rechtstreeks verband met goed bestuur 1. Overheidsarchieven zijn dus belangrijk. Ze vormen niet alleen het geheugen van de instelling maar vervullen ook een niet te onderschatten maatschappelijke functie. Vooreerst moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. Daarnaast draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is dus een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. Ten slotte zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van het nationaal cultureel erfgoed 2. Sinds enkele decennia worden openbare besturen geconfronteerd met een aanzwellende archiefmassa. Ondanks de toenemende automatisering neemt de hoeveelheid papier explosief toe. Een enquête uitgevoerd door het Algemeen Rijksarchief in april 2006 wees uit dat de FOD s en POD s samen circa 293 strekkende kilometer archief bewaren 3. Het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën beheert momenteel reeds 220 strekkende kilometer bescheiden waar jaarlijks nog eens 6 tot 7 strekkende kilometer bijkomt. Deze kengetallen geven aan dat een ordentelijke informatiehuishouding structurele en compromisloze aandacht verdient. Dit geldt hic et nunc, ongeacht het toekomstscenario. Bespiegelingen betreffende toekomstige technische, maatschappelijk of bestuurlijke ontwikkelingen zijn weinig relevant om een ordentelijke informatiehuishouding voor zich uit te schuiven. Wel toekomst gerelateerd is de beheerslast die voorvloeit uit de digitalisering en de toenemende complexiteit van de informatiesystemen. Deze beheerslast zal in de toekomst trouwens steeds zwaarder en moeilijker controleerbaar worden, 1 Raad voor Cultuur & Raad voor het openbaar bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde. Contouren van een visie op de rol en betekenis van informatie, Den Haag, (Maart 2008), p Dit adviesrapport luidt de alarmbel en maakt duidelijk dat de Nederlandse overheid haar greep verliest op informatie. 2 De erfgoedinspectie en het archiefwettelijk toezicht. Informatieblad van de Nederlandse erfgoedinspectie, s.d. 3 Resultaten van de enquête over de archieven bij de federale en programmatorische overheidsdiensten, april

26 Inleiding niet alleen vanuit financieel oogpunt maar ook omwille van de onzekere informatie-omgeving. Uiteindelijk kan in een aantal gevallen zelfs de vraag gesteld worden of de toekomstige kosten voor het beheer van de informatiesystemen opwegen tegen de huidige yield, maar dat is materie voor een andere discussie. Los hiervan staat vast dat digitale dienstverlening één van de speerpunten is in de huidige informatievoorziening van de overheid. Gezien de aanzwellende papiermassa zijn archiefselectie en archiefvernietiging hoe dan ook noodzakelijk. Niet alleen vanwege het plaatsgebrek en de hoge financiële kosten voor conservering, maar ook en vooral omwille van de toegankelijkheid van het archief 4. Door alle documenten te bewaren, verliest men immers het inzicht in wat relevant is 5. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is bijgevolg van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Daarnaast stelt ze het Algemeen Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Dit is niet altijd een eenvoudige operatie maar vaak een moeilijke evenwichtsoefening waarbij de verschillende belangen van de bedrijfsvoering van de organisatie, van de rechts- en bewijszoekenden en van de historische onderzoekers (selectie op basis van het wetenschappelijk-historisch en cultureel belang van de archiefbescheiden) tegen elkaar dienen afgewogen te worden. Overigens is het selecteren van archieven geen nieuw gegeven. In het artikel Moeiteloos maalt de papiermolen. Selectie en vernietiging van archief in openbare besturen beschrijven Erik Aerts en Cyriel Vleeschouwers hoe archiefvormers in de voorbije eeuwen om uiteenlopende redenen - plaatsgebrek, veiligheidsredenen, ideologische overwegingen, militaire doeleinden of zelfs financieel gewin - overgingen tot de eliminatie van archiefbescheiden 6. Tot het midden van de twintigste eeuw bleef archiefvernietiging een zaak van de administratie zelf. De archiefwet van 24 juni 1955 bracht hierin verandering. Sindsdien behoort selectie tot de taken van het Algemeen Rijksarchief. 2. De archiefselectielijst, een instrument Gezien het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955 dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of van zijn gemachtigden 7. Dit impliceert dat elke ambtenaar voor de vernietiging van ieder document telkens opnieuw de toestemming moet vragen aan de Algemeen Rijksarchivaris. De oplossing voor deze weinig praktische en zelfs omslachtige werkwijze is een door het Algemeen Rijksarchief goedge- 4 Verhelst J., Het toezicht op en de selectie van archief, Brussel, 1988, p Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005, Den Haag, 2005, p Aerts E. en Vleeschouwers C., Moeiteloos maalt de papiermolen. Selectie en vernietiging van archief in openbare besturen, in Janssens G., Maréchal G. en Scheelings F. (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. dr. Juul Verhelst, Brussel, 2000, p Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S., 12 augustus 1955). 26

27 Inleiding keurde archiefselectielijst. Dergelijke lijst biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (serie van de notulen van de Ministerraad) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming vermeld. De archiefselectielijst is als beheersinstrument bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming - in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten - weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij hierop anticiperen en de voor archivering beschikbare personele en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst systematisch overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 3. voor een pro-actief archiefbeheer Een archiefselectie bezegelt als het ware het lot van de archieven door uitdrukkelijk de definitieve bestemming aan te duiden. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring, voor vernietiging of voor selectie wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben. Dit gegeven biedt de archiefvormer de mogelijkheid een pro-actief archiefbeheer en een betere kwaliteitsbewaking uit te bouwen. Vernietigen Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag de archiefvormer tot de fysieke vernietiging overgaan wanneer de administratieve bewaartermijn verstreken is. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie, die erop is vastgelegd, op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men een beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. 27