Hoofdstuk 1: De PowerPoint- Interface

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1: De PowerPoint- Interface 1.0 Introductie PowerPoint maakt dia s voor weergave (op een scherm of via een projector) en ook voor afdrukken. Bijgevolg, is dat de PowerPoint interface vooral bezig is met het weergeven van ofwel een enkele dia, om te bewerken, of een groep dia's voor het sorteren en het selecteren er van. PowerPoint 2007 introduceerde de nieuwe 'ribbon' interface die de vorige menu's en werkbalken benadering vervangen. Dit was een belangrijke wijziging. PowerPoint 2010 paste de interface een beetje aan, door het vervangen van de onduidelijke 'Officeknop ' met de veel meer voor de hand liggende Bestand s tabblad en de invoering van de mogelijkheid om de beschikbare opties in de ribbon aan te passen. In dit hoofdstuk zullen we kijken naar de basisprincipes van het gebruik van het ribbon en tonen de verschillen van 2007 en 2010, zodat de rest van de cursus gemakkelijk te volgen zal zijn, ongeacht of je nu een 2007 of 2010 gebruiker bent. We zullen de documenten zelf gaan bekijken - dia's met hun omtrekken en notities - en de verschillende manieren om ze te bewerken. 1.1 De ribbon interface Ribbon De meest opvallende wijziging van de belangrijkste Officetoepassingen van hun 2003-versies is de vervanging van de bekende menubalk / werkbalk regeling met het ribbon. Zoals hierboven besproken zijn er een aantal wijzigingen in het ribbon van 2007 tot 2010, met name de vervanging van de Officeknop door het tabblad Bestand: 2012 Excel with Business 1 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

2 Van nu af aan zullen we gebruik maken van PowerPoint 2010 voor onze screenshots en hun eventuele kleine verschillen in de manier waarop de 2007-versie werkt. Terwijl de koppen aan de bovenkant van het toepassingsvenster kan lijken op de menuopties van Office 2003, wanneer je klikt op een, in plaats van het weergeven van een dropdown menu, zal de juiste ribbon verschijnen. In de bovenstaande schermen zijn wij op zoek naar de 'Home' ribbon en hieronder hebben we geklikt op het ribbon van het 'Ontwerp' tab: Zoals je kunt zien, is er geen menu verschenen, maar het ribbon gebied bevat nu opties die relevant zijn voor ontwerp taken Excel with Business 2 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

3 Laten we eens beter kijken naar enkele van de items in de ontwerppagina. Terwijl de oude 2003 taakbalken nuttig waren, werd hun functionaliteit beperkt - de meeste van de tools waren gewoon knoppen met een paar drop-downs en af en toe een tekstvak. In de Ribbon, zal het bewegen van de muis over elk tool een gedetailleerde beschrijving weergeven om het gebruik ervan uit te leggen en de meeste van de tools geeft een beeldend menu weer, wanneer erop wordt geklikt. In dit voorbeeld is eerst de muis over de 'Achtergrondstijlen' optie gepositioneerd: Zoals we kunnen zien, verschijnt er een zeer informatieve tip die meedeelt en toont wat de tool is ontworpen om te doen. Als we nu op de tool klikken, in plaats van alleen een tekst menu, zien we een 'galerie' van mogelijke stijlinstellingen met extra opties die beschikbaar zijn in de richting van de onderkant van het scherm: De volledige functionaliteit van dialoogvensters (de gedetailleerde opties die zullen bekend zijn met PowerPoint 2003-gebruikers) bestaat nog steeds, maar het is gepositioneerd als een 'laatste redmiddel' in plaats van de belangrijkste methode om toegang te krijgen tot 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

4 vele opties. Veel van de 'controlegroep' (groepen van knoppen / opties) in elk ribbon bevatten een klein pictogram, aan de onderkant rechts. Dit weergeeft het bijbehorende volledige dialoogvenster scherm: In dit scherm hebben we gewezen op het pictogram aan de onderkant van het ontwerp > Achtergrond controle groep. Door hier te klikken zal de oude stijl openen in volledig dialoogvenster. Het is vermeldenswaardig dat het uiterlijk van de dialoogvensters, van je bureaublad van Windows-instellingen zijn genomen, als je vast zit met het hoekige, grijze 'Windows-klassiek' thema, zal de dialoogvensters als een zere duim steken in de vernieuwde Office 2007 / 10 scherm: Werkbalk Snelle Toegang In Office 2007 (in tegenstelling tot de oude werkbalken uit eerdere versies) van de ribbons zijn ze niet gemakkelijk aan te passen. Je kunt niet zomaar slepen met tools als je zou kunnen met een werkbalk introduceert een ribbon aanpassingsfunctie toets die we kort zullen bekijken, maar zelfs met deze verandering, is voor de meeste mensen waarschijnlijk de werkbalk Snelle toegang het belangrijkste gebied van aanpassing Excel with Business 4 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

5 De werkbalk Snelle toegang is een gebied van de PowerPoint interface waar je tools kunt toevoegen uit de algemene lijst van PowerPoint. Om de werkbalk Snelle toegang te verplaatsen, klik met de rechtermuisknop en kies de gewenste optie. Je kan heel goed de voorkeur aantonen 'Onder de ribbon', omdat er meer ruimte is, is het beter zichtbaar en wordt het sneller bereikt. Je kunt items toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang door met de rechtermuisknop te klikken op een optie in de Office-knop of een ribbon te kiezen voor 'Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang'. Om commando s in te voeren die elders niet beschikbaar zijn, klik met de rechtermuisknop op de werkbalk Snelle toegang en kies: 'Werkbalk Snelle toegang aanpassen': Blader door de menu's van commando's met de dropdown 'Kies de commando uit:' (box in rood erboven), selecteer vervolgens de gewenste commando en klik op de knop Toevoegen om het toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang. Om het gemakkelijker te maken om items in de werkbalk te vinden is het een goed idee ze logisch te rangschikken, in plaats van in het wilde weg. Je kunt elk item selecteren die reeds opgenomen is in de werkbalk Snelle toegang en gebruik de knoppen aan de rechterkant om het te verplaatsen naar boven of beneden in de lijst met items. Als alternatief kun je het item selecteren in het rechter venster dat je wilt dat de nieuwe knop naar beneden 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

6 verschijnen voordat je op de knop Toevoegen klikt. Je kunt verder je werkbalk snelkoppelingen, structureren door het toevoegen van <Separators> (in de rode box, in het bovenstaande screenshot). Vooral als je een zeer bekwame gebruiker van eerdere versies van PowerPoint bent, kan de werkbalk Snelle toegang vitaal van belang zijn bij het dragelijk maken van PowerPoint 2007 en Maak er een eerste prioriteit van om de tools die je het meest gebruikt toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang. Een van de meest irritante aspecten van de ribbon is de noodzaak om ribbons in te schakelen om bij opties te komen die toegankelijk waren via de werkbalken. Door het toevoegen van de meest gebruikte opties om de werkbalk Snelle toegang kun je ervoor zorgen dat ze altijd een klik verwijderd zijn, ongeacht welk ribbon wordt weergegeven. Probeer een aangepaste ribbon Wanneer Office 2007 werd gelanceerd, was de wereld aan het afwachten, de belangrijkste reden voor geen aanpasbare ribbon leek de moeilijkheid van het ondersteunen van een product zonder een consistente interface. Microsoft hebben de verandering gerationaliseerd door te stellen dat de meeste mensen die werkbalken veranderden en daarmee een support probleem creëerden dat per ongeluk deed. Omdat in Office 2010, het veranderen van een ribbon een heel bewuste actie is - met het kiezen van bepaalde opties en accepteren van de wijzigingen, zal er geen problemen met mensen ontstaan die per ongeluk dingen op de verkeerde plaats slepen of ze allemaal afsluiten. Daarnaast, ook al heb je gratis toegang voor het maken en vullen van je eigen aangepaste ribbon tabbladen, wat je kunt doen met de ingebouwde tabbladen wordt beperkt. Je kunt geen commando s voeren aan ingebouwde tabblad groepen en je kunt niet afzonderlijke tools verwijderen binnen een ingebouwde tabblad groep. Je kunt echter wel toevoegen, verplaatsen en verwijderen van een heel tabblad groep en inderdaad hele tabbladen bewegen en verbergen. Er is ook een optie om alle wijzigingen terug te resetten in de oorspronkelijke instelling, hetzij voor een geselecteerde tabblad van het lint, of voor alle ribbons en de aanpassingen in, werkbalk Snelle toegang. Laten we eens kijken hoe om te gaan met het aanpassen van het ribbon. Met de rechtermuisknop klik ergens in het ribbon dan krijg je een menu dat de nieuwe 'aanpassen v/d Ribbon' optie bevat. Dit brengt je naar een scherm vergelijkbaar met de bestaande 'Pas de werkbalk Snelle toegang' scherm aan, maar de huidige ribbon inhoud weergeeft: 2012 Excel with Business 6 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

7 In de 'Pas de Ribbon' kolom mag elk tabblad van het ribbon worden verplaatst door het selecteren en met behulp van de knoppen Omhoog / Omlaag naar rechts. Je kunt items ook verplaatsen door ze te slepen in het aanpassen van het ribbon sectie, met inbegrip van het slepen van opdrachten van de ene aangepaste groep naar de andere. Op de knop Uitvouwen (kleine '+' teken) aan de linkerkant van elk tabblad / groep kun je de weergave zien van de gedetailleerde inhoud en het selectievakje schakelt de weergave van de hele tabblad in. Onder de weergave van de huidige ribbon opties zijn knoppen die nieuwe aangepaste tabbladen en nieuwe groepen creëren binnen tabbladen en wijzigen van het geselecteerde item met behulp van de 'rename' knop, waarmee je verschillende pictogrammen kan kiezen voor groepen en opdrachten, alsmede de naam, commando's, groepen en tabbladen kunt wijzigen. Een echt nuttige eigenschap van de nieuwe aanpassingsmogelijkheden is de mogelijkheid om te 'exporteren' van de gecombineerde ribbon en aanpassingen van je bestand of een andere gebruiker, om te importeren, met de werkbalk Snelle Toegang. Er is geen gemakkelijke manier om bepaalde documenten te koppelen aan een specifiek aanpassingsbestand. Knop/Bestand tab Dit is de andere grote verandering in de gebruikersinterface tussen Office 2007 en Aangezien het de uitgesproken doel van de Office 2007 ribbon interface was om alles beter zichtbaar en makkelijker te vinden, leek het verkeerd om 'File' commando's te verschuilen achter een anonieme cirkel die meer op een logo lijkt dan op de knop. PowerPoint 2010 is gecorrigeerd, door het vervangen van de Officeknop met een tabblad Bestand op de belangrijkste ribbon-interface Excel with Business 7 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

8 Het is niet alleen de knop / tab zelf dat is veranderd. Het bestand tabblad bevat nu veel meer informatie dan voorheen het geval was. De nieuwe informatie schermen staan bekend als 'backstage weergave'. In beide versies is dit waar je, je applicatie Opties en een verbeterde 'Recente' lijst vindt waarmee de tot 50 meest recente documenten kan worden bekeken. Het maakt het ook mogelijk om documenten 'vast te pinnen' om te voorkomen dat de lijst van de bodem valt: PowerPoint 2010 bevat een nieuw document herstel optie. In de onderste rechter hoek van dit scherm is de Herstel Niet opgeslagen Presentaties knop. Dit geeft je een kans om de presentatie te herstellen, die je bent vergeten om op te slaan voordat je PowerPoint afsluit Excel with Business 8 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

9 Hoewel, het kan erg handig zijn als een laatste redmiddel, maar het is niet een goed idee om te vertrouwen op deze optie! Contextuele Tabbladen Als onderdeel van de ribbon functionaliteit, beschikt Office 2007/10 over 'contextuele tabbladen'. Deze tabbladen verschijnen wanneer bepaalde objecten, zoals tabellen of grafieken worden geselecteerd. In het onderstaande voorbeeld is te klikken in een tekstvak en dan verandert de ribbon op de 'Teken Tools', opmaak weergave: Deze contextuele tabbladen vervangen de zwevende werkbalken en enkele van de taakvensters die eerdere versies van Office gebruikte. Taakvensters zijn niet helemaal verdwenen, maar ze zijn er een stuk minder dan voorheen (er zijn enkele voorbeelden van taakvensters in het screenshot hieronder). In veel gevallen is door de extra functionaliteit van het ribbon de noodzaak van een taakvenster verdwenen. Voor de taakvensters die het overleefd hebben, zoals de Illustraties en het Onderzoek deelvenster, worden die niet meer automatisch weergegeven, alleen als een specifieke optie is geselecteerd. Het is nu mogelijk om verschillende taakvensters tegelijkertijd weer te geven: 2012 Excel with Business 9 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

10 Context menu s Een rechter muisklik brengt nog steeds de snelkoppeling of context menu's en een miniwerkbalk tevoorschijn. Deze zijn uitgebreid met vele grafische mogelijkheden van de Ribbon: Mini werkbalk In het bovenstaande scherm is de 'mini werkbalk' boven in het contextmenu weergegeven. Het bevat de meest gebruikte opmaak commando s. Status werkbalk De Statusbalk die normaal aan de onderkant van het venster buiten beschouwing wordt gelaten, is ook verbeterd. Het uitzicht en zoomknoppen zijn nu opgenomen in de richting 2012 Excel with Business 10 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

11 van de rechterkant van de balk, en rechts klikken in de balk biedt toegang tot het menu 'Aanpassen Status Balk' waar mee je precies kan bepalen wat er wordt weergegeven in dit gebied. Weergaven Aan de onderkant rechts van het scherm is een set van tools om de weergave te controleren - in PowerPoint zijn de beschikbare weergaven (van links naar rechts): Normaal Diasorteerder Reading (Alleen PowerPoint 2010) Diavoorstelling We zullen deze weergaven later uitleggen in dit hoofdstuk. Aan de rechterkant van de weergaveknoppen is een 'zoom slider' dat het percentage zoom van het uitzicht controleert. Sneltoetsen In versies van Office vóór 2007, was de 'ALT' toets te gebruiken met de onderstreepte letters van menuopties om ze te selecteren. De meeste van deze reeksen werken nog steeds in Office 2007 en 2010, ondanks dat er geen menu's zijn. Bovendien zal een nieuwe reeks van snelkoppeling opties op de ALT toets voor het openen van tabbladen en ribbon controles als 'overlays', zoals in het voorbeeld hieronder, worden weergegeven: 2012 Excel with Business 11 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

12 De Ctrl + sneltoetsen blijven werken in PowerPoint 2007 en 2010 zoals voorheen, en de tooltips zijn met inbegrip van sneltoets opdrachten beschikbaar: Infolabel Kleine pictogrammen worden weergegeven bij de cursor wanneer je bepaalde acties doet in PowerPoint. Bijvoorbeeld, wanneer je iets 'Plakt' van het klembord op een dia, dan verschijnt een infolabel, die wanneer je erop klikt een lijst met keuzes weergeeft gekoppeld met de actie: 1.2 Dia s, schema s en notities Het belangrijkste deel van het PowerPoint scherm bestaat uit drie delen in de normale weergave: 2012 Excel with Business 12 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

13 Navigatiepaneel (links van de dia) Dia Notities (standaard onder de dia) Het gebied van het scherm gewijd aan elke sectie kan veranderd worden door de betreffende rand. Het navigatievenster bestaat uit twee tabbladen: Op het tabblad Dia zie je miniaturen van elke dia in de presentatie. Als je op een enkele dia klikt wordt bewerking in het belangrijkste diagebied weergegeven, je kunt ook meerdere dia s selecteren met behulp van standaard Windows technieken, zoals klikken op de bovenste dia in een blok en vervolgens klikken op de onderste schuif in het blok terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt. Afzonderlijke dia's kunnen worden geselecteerd door het ingedrukt houden van de Ctrl-toets terwijl je op elke dia klikt. Met meerdere dia's geselecteerd, wordt de bovenste weergegeven in het dia gebied, maar bepaalde veranderingen, zoals het formatteren en overgangen zullen worden toegepast op alle geselecteerde dia's. Je kunt dia s reorganiseren op de presentatie, maar je zou het gemakkelijker vinden om over te schakelen naar Diasorteerder Weergave voor het sorteren van dia's en het selecteren van meerdere dia's. Het tabblad Overzicht toont de tekst in elke tijdelijke aanduiding voor inhoud (tijdelijke aanduidingen zijn vakjes om tekst of andere inhoud te houden) op elke dia. Tekst kan rechtstreeks worden ingevoerd in het tabblad Overzicht om de 'uitlijning' van een presentatie te maken. De tekstniveaus kan als volgt worden gewijzigd: Bevorderen van een paragraaf van tekst: Gebruik het toetsenbord Shift + Tab Start ribbon, Paragraaf groep, Lijstniveau knop verlagen Degradeer een paragraaf van tekst: Gebruik het toetsenbord Tab Start ribbon, Paragraaf groep, Lijstniveau knop verhogen Een zeer snelle manier om een voornamelijk op tekst gebaseerde presentatie te maken is over te schakelen naar het deelvenster Overzicht en gewoon de gewenste tekst in te typen. Het eerste stuk tekst wordt de titel van de titeldia, het volgende niveau naar beneden op dezelfde dia is de ondertiteling. Een inhoud en titeldia - De volgende titel level tekst zal de 2012 Excel with Business 13 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

14 titel van de volgende dia worden. Je kunt Tab gebruiken, om de tekst in de tijdelijke plaatshouder te doen en om het te verplaatsen naar subniveaus: 1.3 Weergave Zoals hierboven vermeld, kun je de manier veranderen waarop je, je presentatie weergeeft met behulp van de knoppen aan de onderkant van het PowerPoint venster ( ). Merk op dat in al deze weergaven, waarbij de verticale schuifbalk wordt weergegeven, het kan worden gebruikt om vooruit te gaan en achteruit,door de beschikbare dia's. Je kunt ook gebruik maken van de Pagina naar Boven of Pagina Omlaag toetsen of de pijltjestoetsen om te bewegen tussen de dia's. In de Normale Weergave zien we de drie afzonderlijke panelen voor navigatie, dia s en notities. Diasorteerder weergave toont dia miniaturen in een enkel venster: 2012 Excel with Business 14 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface

15 Notitie Pagina toont een dia per keer met een tekstvak om een notitie op te nemen in handouts of die door de presentator wordt gebruikt: Leesweergave (alleen 2010 ) verwijdert alle panelen behalve de dia deelvenster en verbergt de Ribbon om zo veel ruimte op het scherm mogelijk te besteden aan het lezen van elke dia. Kies een andere weergave of druk op de Escapetoets, om Leesweergave te verlaten Excel with Business 15 Hoofdstuk 1: De Powerpoint-Interface