Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

Transcriptie

1 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s 4.0 Inleiding In Word kan opmaak toegepast worden op afzonderlijke tekens of geselecteerde tekens (lettertype-opmaak) of op alinea s. Lettertype-opmaak heeft betrekking op de weergave van tekst: het lettertype, de tekenstijl, de grootte, de kleur en effecten, zoals Vet, cursief onderstreept en doorstreept. In Hoofdstuk 2 hebben we de basisvaardigheden voor lettertype-opmaak besproken. Alinea-opmaak is van toepassing op hele alinea s, zoals de uitlijning van regels binnen de alinea, afstand in en rond de alinea, wat er gebeurt als alinea s over twee pagina s zijn verdeeld, inspringen en visuele effecten die van toepassing zijn op hele alinea s, bijvoorbeeld randen en achtergronden. In dit hoofdstuk zullen we de basisvaardigheden voor alinea-opmaak bespreken die nuttig zijn in zelfs de meest eenvoudige documenten. We zullen ook het concept van Stijlen in Word introduceren. 4.1 Wat is een alinea? Het is de moeite waard precies te begrijpen wat Word ziet als een alinea. Elke keer als je op de Enter toets drukt tijdens het typen, beëindigt Word de huidige alinea en begint het met de volgende. Je kunt dit duidelijker zien als je de 'verborgen opmaaksymbolen' inschakelt. Voordat we dit doen, moet worden opgemerkt dat een sommige Word-gebruikers deze symbolen beschouwen als erg irritant en verwarrend en vinden dat Word hierdoor min of meer onbruikbaar maakt, terwijl anderen ze bijna onmisbaar vinden. Tenzij je op de één of andere manier al je oordeel klaar hebt, zou onze aanbeveling zijn om ze eens te proberen. Als je niet gewend bent om ze te gebruiken, dan zal je ze voor een uur of twee waarschijnlijk storend en irriterend vinden en denken dat ze je document chaotisch maken. Vooral als je werkt aan meer ingewikkelde documenten, is het echt de moeite waard door te zetten ze te gebruiken. Ze onthullen echt de structuur van je document en helpen om uitzoeken wat er aan de hand is met een opmaak waar iets vreemds mee gebeurd lijkt te zijn. Hier is onze brief zonder de opmaaksymbolen: 2012 Excel with Business 1 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

2 Vanuit het tabblad Start op het Lint, in de Alinea groep kunnen we klikken op de Alles weergeven optie: Dit is het resultaat: 2012 Excel with Business 2 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

3 We hebben hier een sectie vergroot: De vreemde omgedraaide P symbolen geven het einde van een alinea aan, je kunt dus zien dat de ruimte tussen het adres en de datum is gemaakt door twee keer extra op de Entertoets te drukken. Je kunt ook een ander symbool zien na elke regel van de eerste drie adresregels. Dit laat een nieuwe regel (Shift Enter) binnen een alinea zien. Omdat het adres maar één alinea is, verdeeld over meerdere regels, zou een alinea-opmaak van toepassing zijn op alle regels. Er zijn andere symbolen, bijvoorbeeld de 'punt' die een spatie aangeeft. Het is mogelijk te selecteren welke opmaaksymbolen weergegeven moeten worden via de Weergave sectie van de Opties van Word: 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

4 4.2 Afstand Nu dat we gemakkelijk alinea s kunnen identificeren, zal het makkelijker zijn om het effect te zien van het toevoegen van ruimte voor, na of in een alinea. Afstand voor en na Als we op een willekeurige plek klikken in onze datum alinea kunnen we via Start, Alinea klikken op de dialoogvenster knop. Het Inspringen en afstand tabblad bevat een Afstand sectie: 2012 Excel with Business 4 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

5 Afstand wordt weergegeven in punten. Als je gebruik maakt van een punts lettergrootte voor je standaardtekst, dan zal de standaardinstelling van 6 punten ongeveer gelijk zijn aan een halve regel. Je kunt de hoeveelheid ruimte Voor (boven) en Na (onder) de alinea instellen. De omhoog/omlaag knoppen zullen de afstand vergroten of verkleinen met 6 punten per keer, of je kunt rechtstreeks een waarde intypen. Je zult het effect van de ruimte die je hebt toegevoegd zien in het Voorbeeld. Regelafstand Naast de ruimte boven of onder de hele alinea is het ook mogelijk om de afstand tussen de regels aan te passen in de alinea. Tot Word 2007 werd dit ingesteld op 1 of enkele afstand, maar in meer recente versies is de standaard verhoogd tot 1,15 om de leesbaarheid te verbeteren. De Regelafstand-instelling staat naast de Voor en Na afstand in het dialoogvenster waar we net naar hebben gekeken of je kunt het direct vinden in de Alinea groep van het tabblad Start op het Lint. Er zijn verschillende soorten van regelafstand: Meerdere: het verdubbelen een enkele regel, dus 2 of dubbele afstand betekent dat er een blanco regel is na elke regel tekst en 3 betekent dat er twee blanco regels tussen elke tekst regel zijn. 1,15 en 1,5 zijn ook meerdere instellingen. Deze alinea is ingesteld op 1,5. Ten minste: dit is gebaseerd op het aantal punten zoals de voor en na instelling en kan worden gebruikt om er zeker van te zijn dat alinea s die kleine lettertypen gebruiken een bepaalde ingestelde hoeveelheid ruimte hebben onder elke regel. Ten minste 12 punten voorbeeld met 6 punten lettertype. Ten minste 12 punten voorbeeld met 6 punten lettertype. Ten minste 12 punten bijvoorbeeld met 6 punten lettertype. Ten minste 12 punten bijvoorbeeld met 6 punten lettertype. Ten minste 12 punten bijvoorbeeld met 6 punten lettertype. Ten minste 12 punten bijvoorbeeld met 6 punten Ten minste. Ten minste 12 punten bijvoorbeeld met 6 punten lettertype. Exact: dit stelt een afstand in ongeacht de grootte van het lettertype. Het kan gebruikt worden voor koppen met grotere lettertypen die anders een grote afstand tussen de regels hebben. Als de afstandinstelling te klein is, zullen de regels overlappen: Dit is een kop in 24 punten met een tweede regel en is ingesteld op enkele afstand Dit is een kop in 24 punten met een tweede regel en is ingesteld op precies 24 punten 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

6 Dit is een kop in 24 punten met een tweede regel en is ingesteld op precies 12 punten Er zijn een paar nuttige sneltoetsen voor het werken met afstand Ctrl+1 voor enkele afstand Ctrl+5 voor 1,5 afstand Ctrl+2 voor dubbele afstand 4.3 Paginering Het andere tabblad in het Alinea dialoogvenster is voor Tekstdoorloop. De opties in het eerste deel, Paginering, zijn de moeite van het uitleggen waard: Zwevende regels voorkomen: dit is de meest complexe van de vier opties. Het is ontworpen om te voorkomen dat een enkele regel van een alinea terechtkomt op een andere pagina dan de rest van de alinea. Zwevende regels voorkomen zorgt ervoor dat er ten minste twee regels achterblijven op de pagina of doorgaan op de volgende pagina. Bij volgende alinea houden: vaak gebruikt voor de koppen. Deze instelling zorgt ervoor dat de kop (of een andere alinea) zal worden verplaatst naar dezelfde pagina als de volgende alinea, indien nodig. Regels bijeenhouden: dit is nog makkelijker - het houdt alle regels van de alinea op dezelfde pagina (tenzij de alinea langer is dan een pagina...) Pagina-einde ervoor: nog een makkelijke instelling, zorgt ervoor dat deze alinea zal beginnen met een nieuwe pagina. 4.4 Stijlen Het is mogelijk om Word te gebruiken zonder ooit, bewust, te kiezen om een Word stijl te gebruiken, en veel mensen doen dit. Maar het is zelfs voor het maken van de eenvoudigste 2012 Excel with Business 6 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

7 brieven of documenten handig om een basiskennis te hebben van stijlen. Stijlen zorgen ervoor dat je efficiënter werkt en je documenten meer consistent zijn. Stijlen worden in een van de hoofdstukken apart besproken, maar hier zullen we kijken naar het gebruik van een stijl om voor altijd te zorgen voor al de opmaak die we tot nu toe hebben besproken in dit hoofdstuk. In Hoofdstuk 2 maakten we een simpele brief door het typen van tekst zonder aandacht te besteden aan de opmaak en het gebruik van de Enter toets om lege alinea aan te maken om ruimte toe te voegen waar we dat nodig hebben. Het lijkt misschien dat we weinig kunnen doen om dit proces veel efficiënter te maken. Als we alle bovenstaande instellingen moesten instellen voor elke alinea dan zou het duidelijk veel meer tijd kosten in plaats van de productiviteit te vergroten. Maar alle instellingen kunnen worden gedefinieerd in een Word stijl die gebruikt kan worden als standaard of worden toegepast met een enkele klik. Je zult de groep Stijlen zien op het tabblad Start op het Lint en je zult waarschijnlijk één van de stijlen geselecteerd zien om aan te geven dat het de stijl is die wordt gebruikt in de huidige alinea. In ons briefvoorbeeld kijken we naar een alinea ingesteld op de Standaard stijl. Standaard is de standaardstijl die een alinea zal aannemen, tenzij je een andere stijl kiest. Als we merken dat we twee keer op Enter moeten drukken om de benodigde afstand tussen alinea s te krijgen, dan kunnen we gewoon met de rechtermuisknop klikken op de Standaard stijl in de Stijlen groep en deze dan wijzigen: 2012 Excel with Business 7 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s

8 We zullen voor nu alleen naar een paar opties kijken. Aan de onderkant van het scherm hebben we een optie om eventuele wijzigingen op te slaan Alleen in dit document of voor alle Nieuwe documenten gebaseerd op dit sjabloon. Als we kiezen voor de tweede optie, dan kunnen we ervoor zorgen dat we niet dezelfde aanpassingen hoeven maken voor elk soortgelijk document. In het volgende hoofdstuk zullen we het gebruik van sjablonen in meer detail bespreken. Via de Opmaakknop kunnen alle opmaak die we kunnen toepassen op lettertypes en alinea s wijzigen. Dus, bijvoorbeeld door te kiezen voor Alinea zouden we de afstand- en paginering-opties kunnen instellen zoals we ze willen voor de alinea s in onze brief. Misschien ook met een ruimte na elke alinea om te voorkomen dat we om twee keer op Enter moeten drukken om de afstand te krijgen die we nodig hebben. We kunnen ook onze pagina-opties instellen zoals we ze nodig hebben; misschien ervoor zorgen dat Zwevende regels voorkomen optie is ingeschakeld Excel with Business 8 Hoofdstuk 4: Eenvoudige opmaak van alinea s