Volmacht Aandeelhouder Proxy Shareholder [NAAM AANDEELHOUDER] [NAME SHAREHOLDER],

Transcriptie

1 Volmacht Aandeelhouder Proxy Shareholder Ondergetekende: The undersigned: [NAAM AANDEELHOUDER] [NAME SHAREHOLDER], [ADRES/MAATSCHAPPELIJKE ZETEL] [ADDRESS/REGISTERED OFFICES] Geldig vertegenwoordigd door Validly represented by [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] en and [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] 1

2 Eigenaar van [AANTAL] Gewone Aandelen en Owner of [NUMBER] Ordinary Shares and [AANTAL] Warrants [NUMBER] Warrants van de naamloze vennootschap Ablynx, met maatschappelijke zetel te 9052 Zwijnaarde, Technologiepark 21 en met ondernemingsnummer (de Vennootschap ). of the limited liability company Ablynx with registered offices at 9052 Zwijnaarde, Technologiepark 21 (Belgium) and with company number (the Company ). Stelt als bijzondere lasthebber aan, met de macht om in de plaats te stellen: Hereby appoints as special proxyholder, with power of substitution: [NAAM VOLMACHTHOUDER] [NAME PROXYHOLDER], [ADRES] [ADDRESS] Aan wie ondergetekende volmacht verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders van de Vennootschap, die zal worden gehouden op 8 januari 2015 om 11u00 uur op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, en die zal beraadslagen omtrent volgende agenda, met inbegrip van de voorstellen tot besluit (de Buitengewone Algemene Vergadering ): To whom the undersigned grants a power of attorney to represent him/her at the extraordinary general meeting of shareholders of the Company that will be held at the registered offices of the Company on 8 January 2015 at 11:00 CET, and that will deliberate on the following agenda, containing motions to vote (the Extraordinary General Shareholders Meeting ): **** 2

3 AGENDA 1. Beslissing tot goedkeuring, overeenkomstig artikel 554 van het Wetboek van vennootschappen (hierna W.Venn. ), van de voorwaarden van een jaarlijkse variabele vergoeding, die bestaat uit het aanbieden door de gevolmachtigde van de Buitengewone Algemene Vergadering van tienduizend (10.000) warrants, die het recht verlenen om in te schrijven op een aantal aandelen (zoals bepaald in de uitgifte- en uitoefenvoorwaarden van deze warrants), aan de heer Peter Fellner. De raad van bestuur stelt voor om de betrokken variabele vergoeding goed te keuren overeenkomstig artikel 554 W.Venn. De raad van bestuur wijst erop dat dit agendapunt komt te vervallen indien (en inzoverre) agendapunt 5 door de Buitengewone Algemene Vergadering niet wordt goedgekeurd. Decision to approve, pursuant to Article 554 of the Belgian Company Code (hereafter BCC ), the terms and conditions of a yearly variable remuneration consisting of an offer by the proxyholder of the Extraordinary General Meeting of ten thousand (10,000) warrants giving right to subscribe for a number of shares (as set out in the terms and conditions of these warrants) to mr. Peter Fellner. The board of directors proposes to approve the concerned variable remuneration pursuant to Article 554 BCC. The board of directors points out that this item on the agenda will lapse if (and insofar) item number 5 on the current agenda will not be approved by the Extraordinary General Meeting. 2. Kennisname van het verslag van de commissaris overeenkomstig de artikelen 596 en 598 W.Venn. met betrekking tot (i) de uitgifte van maximum vijftigduizend (50.000) warrants ten gunste van bepaalde werknemers van de Vennootschap, (ii) de uitgifte van maximum honderdvijftigduizend ( ) warrants ten gunste van een bepaald lid van het directiecomité van de Vennootschap, de heer Johan Heylen, en (iii) de uitgifte van maximum tienduizend (10.000) warrants ten gunste van een bepaalde bestuurder van de Vennootschap, de heer Peter Fellner (hierna samen de Uitgifte ). Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Buitengewone Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 2. 3

4 Acknowledgement of the report of the Statutory Auditor in accordance with Articles 596 and 598 BCC regarding (i) the issue of maximum fifty thousand (50,000) warrants for the benefit of certain employees, (ii) the issue of maximum one hundred fifty thousand (150,000) warrants for the benefit of a certain member of the management of the Company, Mr. Johan Heylen and (iii) the issue of maximum ten thousand (10,000) warrants for the benefit of a certain director of the Company, Mr. Peter Fellner(together, the Issue ). As this pertains to a mere acknowledgement, the Extraordinary General Shareholders Meeting need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 2 of the agenda is included in this notice. 3. Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur overeenkomstig artikel 583 W.Venn. met betrekking tot de Uitgifte. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Buitengewone Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 3. Acknowledgement of the special report of the board of directors in accordance with Article 583 BCC regarding the Issue. As this pertains to a mere acknowledgement, the Extraordinary General Shareholders Meeting need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 3 of the agenda is included in this notice. 4. Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur overeenkomstig de artikelen 596 en 598 W.Venn. met betrekking tot de Uitgifte. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Buitengewone Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 4. Acknowledgement of the special report of the board of directors in accordance with Articles 596 and 598 BCC regarding the Issue. As this pertains to a mere acknowledgement, the Extraordinary General Shareholders Meeting need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 4 of the agenda is included in this notice. 4

5 5. Principiële beslissing tot verhoging van het kapitaal door de uitgifte van in totaal maximum tweehonderd en tienduizend ( ) warrants, waarvan (i) maximum vijftigduizend (50.000) warrants ten gunste van bepaalde werknemers (ii) maximum honderdvijftigduizend ( ) warrants ten gunste van een bepaald lid van het directiecomité van de Vennootschap, de heer Johan Heylen en (iii) maximum tienduizend (10.000) warrants ten gunste van een bepaalde bestuurder van de Vennootschap, de heer Peter Fellner. Deze warrants zullen de modaliteiten hebben die worden beschreven in het bijzonder verslag van de raad van bestuur waarnaar wordt verwezen in agendapunt 3. De raad van bestuur stelt voor om de uitgifte van maximaal tweehonderd en tienduizend ( ) warrants op aandelen, met de uitgifte- en uitoefenvoorwaarden zoals beschreven in het verslag van de raad van bestuur waarnaar wordt verwezen in agendapunt 3 en ten gunste van de daarin vermelde personen, goed te keuren. Decision in principle to increase the capital by way of the issue of two hundred and ten thousand (210,000) warrants of which (i) maximum fifty thousand (50,000) warrants for the benefit of certain employees, (ii) maximum hundred and fifty thousand (150,000) warrants for the benefit of a certain member of the management of the Company, Mr. Johan Heylen and (iii) maximum ten thousand (10,000) warrants for the benefit of a certain director of the Company, Mr. Peter Fellner. These warrants will have the terms and conditions that are set out in the report of the board of directors referred to in item 3 of the agenda. The board of directors proposes to approve the issue of a maximum of two hundred and ten thousand (210,000) warrants, with the issue and exercise conditions as set out in the report of the board of directors referred to in item 3 of the agenda, and for the benefit of the persons mentioned therein. 6. Volmacht aan de heer Edwin Moses, alleen handelend en met macht tot indeplaatsstelling, om te bepalen hoeveel warrants aan de genoemde begunstigde worden aangeboden en alle handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn met betrekking tot het aanbod van de warrants en om de warrantuitgifte te verwezenlijken. Deze volmacht omvat onder meer volgende bevoegdheden: de warrants aanbieden aan de begunstigden door middel van een aanbodbrief overeenkomstig zijn beslissing met betrekking tot het aantal warrants dat zal 5

6 worden aangeboden aan elk van de begunstigden; de schriftelijke aanvaardingen van het aanbod van de warrants (met inbegrip van de volmachten tot inschrijving) in ontvangst nemen; verschijnen voor een notaris met het oog op de vaststelling van de verwezenlijking van de uitgifte van de warrants die werden aanvaard; neerleggen van de notariële akte tot vaststelling van de verwezenlijking van de uitgifte van warrants bij de Rechtbank van Koophandel. De verwezenlijking van de uitgifte van de warrants zal plaatsvinden ten belope van het aantal aanvaarde warrants. De raad van bestuur stelt voor om het geven van een volmacht aan de heer Edwin Moses, met macht tot indeplaatsstelling, om te bepalen hoeveel warrants aan elk van genoemde begunstigden worden aangeboden en alle handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn met betrekking tot het aanbod van de warrants en om de warrantuitgifte te verwezenlijken, goed te keuren. Power of attorney to Mr. Edwin Moses, acting alone and with power of substitution, to determine the number of warrants that are offered to each of these beneficiaries and to proceed to all acts necessary or useful for the offer of the warrants and to realize the issue of the warrants. This proxy, among other things, includes the following powers: offer the warrants to the persons referred to above by way of an offer letter in accordance with his decision regarding the number of warrants that will be offered to each of the persons referred to above; collect the written acceptances of the offer of the warrants (that include a proxy to subscribe for the warrants); appear before a notary with a view to recording the realization of the issue of the warrants the offer of which has been accepted. file the notary deed regarding the realization of the issue of the warrants with the Court of Commerce. The realization of the issue of the warrants will occur for the number of warrants that have been accepted. The board of directors proposes to approve the grant of a power of attorney to Mr. Edwin Moses, acting alone and with power of substitution, to determine the number of warrants that are offered to each of these beneficiaries and to proceed to all acts necessary or useful for the offer of the warrants and to realize the issue of the warrants. 6

7 7. Volmacht aan de CEO van de Vennootschap, met macht tot indeplaatsstelling, voor de uitvoering van de beslissingen die worden genomen met betrekking tot de voorgaande agendapunten, met inbegrip van de bevoegdheid om alle handelingen te vervullen namens de Vennootschap in het kader van de uitoefening van warrants op aandelen, uitgegeven door de Vennootschap overeenkomstig agendapunt 5. Dit betreft o.m. alle handelingen in het kader van de uitoefenprocedure uiteengezet in de uitgifte- en uitoefenvoorwaarden van het aandelenoptieplan (waarnaar wordt verwezen in agendapunt 3) en artikel 591 W.Venn., met inbegrip van, maar niet beperkt tot, (i) het openen van een (geblokkeerde) rekening op naam van de Vennootschap en mededeling van dit nummer aan de relevante warranthouders, de voorlegging vragen, indien nodig, van een gepast bewijs van het recht van de persoon of personen die de warrants wensen uit te oefenen en van verklaringen en documenten die nodig of wenselijk worden geacht om te voldoen aan toepasselijke wettelijke of reglementaire voorschriften; (ii) de kennisname van de kennisgevingen en van de betalingen betreffende de uitoefening van warrants; (iii) de opstelling en ondertekening van de lijst zoals bedoeld in artikel 591 W.Venn. betreffende de uitoefening van warrants; (iv) contacten met de Commissaris van de Vennootschap in het kader van de voor echt verklaring van de lijst van de uitgeoefende warrants met toepassing van artikel 591 W.Venn.; (v) de vaststelling in welke vorm (op naam dan wel gedematerialiseerd) de nieuwe aandelen worden uitgegeven; (vi) de verschijning voor een notaris met het oog op de authentieke vaststelling van de kapitaalverhoging en van het aantal aandelen uitgegeven bij de kapitaalverhoging, ingevolge de uitoefening van warrants, en de wijziging van de statuten om deze in overeenstemming te brengen met het nieuwe bedrag van het maatschappelijk kapitaal en het nieuw aantal aandelen; (vii) desgevallend, de nieuwe kapitaalvertegenwoordigende waarde van de aandelen vast te stellen; en (viii) de nieuwe aandelen in te schrijven in het aandelenregister van de Vennootschap en de nodige aanpassingen aan te brengen in het warrantenregister van de Vennootschap; en (ix) alle handelingen te stellen die noodzakelijk, vereist of nuttig zijn in dit verband. Deze volmacht doet geen afbreuk aan de volmacht die door de raad van bestuur werd verleend aan de CEO van de Vennootschap bij notariële akte van 3 december 2010, bij notariële akte van 28 april 2011, bij notariële akte van 1 februari 2012 en bij notariële akte van 26 april De raad van bestuur stelt voor om bovenvermelde volmacht goed te keuren. Power of attorney to the CEO, with power of substitution, for the implementation of the decisions which shall be taken with regard to the preceding items of the agenda, which comprises (amongst other things) all actions in the framework of 7

8 the exercise procedure of the warrants on shares, issued in accordance with agenda item 5. This includes, amongst other things, all actions in the framework of the exercise procedure set out in the issue and exercise conditions of the stock option plan (as being referred to in item 3) and in Article 591 BCC, including, but not limited to (i) opening a (blocked) bank account in the name of the Company, and communicating such bank account number to the relevant warrant holders, request the submission, if required, of adequate evidence of the right of a person or persons that wish(es) to exercise the warrants as well as declarations and documents deemed necessary or desirable for purposes of any applicable law or regulation; (ii) the acknowledgement of the notifications and payments with regard to the exercise of warrants; (iii) the preparation and execution of the list to be prepared in accordance with Article 591 BCC in view of the warrant exercise; (iv) contacts with the Statutory Auditor of the Company in the framework of the authentication of the list of exercised warrants in accordance with Article 591 BCC; (v) determination of the (registered or dematerialised) form of the shares issued further to the exercise of warrants; (vi) appearing in front of a notary with a view to enacting the capital increase and the number of shares issued upon the capital increase, following the exercise of warrants, and the amendment of the Articles of Association to reflect the new number of the Company s shares and the new amount of the Company s capital, as the case may be; (vii) determination of the new capital representative value of the shares of the Company, as the case may be; (viii) record the new shares, respectively profit certificates, in the share register, respectively profit certificate register, and make the necessary amendments to the warrant register; and (ix) perform all actions that are necessary, required or useful in this respect. This power of attorney does not affect the power of attorney granted by the board of directors to the CEO by notary deed of 3 December 2010, by notary deed of 28 April 2011, by notary deed of 1 February 2012 and by notary deed of 26 April The board of directors proposes to approve the power of attorney mentioned here above. 8. Volmacht aan gelijk welke bestuurder, alleenhandelend, met macht van indeplaatsstelling, om de nodige formaliteiten te vervullen in verband met de "Kruispuntbank voor Ondernemingen", het "Ondernemingsloket" en de BTW, indien nodig. De raad van bestuur stelt voor om het geven van een volmacht aan gelijk welke bestuurder, alleenhandelend, met macht van indeplaatsstelling, om de nodige formaliteiten te vervullen in verband met de "Kruispuntbank voor Ondernemingen", het "Ondernemingsloket" en de BTW, indien nodig, goed te keuren. 8

9 Power of attorney to any one director of the Company, acting alone and with power of substitution, to satisfy the necessary formalities in connection with the Kruispuntbank voor Ondernemingen, the Ondernemingsloket and the value added tax, if necessary. The board of directors proposes to approve the grant of a power of attorney to any one director of the Company, acting alone and with power of substitution, to satisfy the necessary formalities in connection with the Crossroad Bank for Enterprises, the Business One-Stop Shops and the value added tax, if necessary. De lasthebber mag o.m.: The proxyholder may, amongst other things: Deelnemen aan elke vergadering met dezelfde agenda voor het geval deze vergadering niet zou plaatsvinden op de voorziene datum. Attend any meeting with the same agenda in the event this meeting would not take place on the planned date. Verklaren dat ondergetekende: Declare that the undersigned: - kennis heeft van de bijeenroepingsformaliteiten en -termijnen die moeten worden nageleefd bij de bijeenroeping van een algemene vergadering der aandeelhouders (artikelen 533, 533bis, 533ter en 535 W.Venn.); is aware of the notice formalities and notice procedures which must be observed in connection with a notice for a shareholders meeting (Articles 533, 533bis, 533ter and 535 BCC); - kennis heeft van de termijnen waarbinnen hem/haar de verslagen vermeld op de agenda moeten worden ter beschikking gesteld; is aware of the period of time within which the reports referred to in the agenda must be made available to him/her; - kennis heeft van de mogelijkheid om de nietigheid te vorderen van beslissingen van een algemene vergadering waarvoor de vormvoorschriften niet werden nageleefd (artikelen 64, 1 en 178 W.Venn.); is aware of the possibility to claim for the annulment of decisions of the shareholders meeting for which the formalities have not been observed (Articles 64, 1 and 178 BCC); - zichzelf als regelmatig opgeroepen beschouwt; 9

10 considers itself to having been validly given notice; - de verslagen vermeld op de agenda heeft ontvangen en over voldoende tijd beschikte om deze verslagen te bestuderen; has received the reports referred to in the agenda and has had sufficient time to review these reports; - verzaakt aan de mogelijkheid om de nietigheidsvordering in te stellen. waives the right to claim for the annulment of the shareholders decision. Beraadslagen over deze agenda, deze agenda amenderen en een voorstem uitbrengen voor alle agendapunten waarover zal worden gestemd door de algemene vergadering. Deliberate on this agenda, amend this agenda and cast a vote in favor of all items of the agenda upon which will be voted at the shareholders meeting. Te dien einde, het proces-verbaal en de aanwezigheidslijst tekenen, in de plaats stellen en in het algemeen het nodige doen. For these purposes, sign the minutes and the attendance list, substitute and in general do whatever is necessary. GELIEVE TE SCHRAPPEN WAT NIET PAST: PLEASE STRIKETHROUGH WHAT DOES NOT APPLY: De volmachtdrager is gemachtigd om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen. The proxyholder is entitled to vote on the new points that have been added to the agenda OF/OR De volmachtdrager moet zich onthouden om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen. The proxyholder must abstain in respect of the new points that have been added to the agenda Gedaan te [Done at], Op [On], 10

11 Voor [NAAM AANDEELHOUDER On behalf of [NAME SHAREHOLDER] [HANDTEKENING] [SIGNATURE] [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] [HANDTEKENING] [SIGNATURE] [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] 11