Volmacht Aandeelhouder Proxy Shareholder [NAAM AANDEELHOUDER] [NAME SHAREHOLDER],

Transcriptie

1 Volmacht Aandeelhouder Proxy Shareholder Ondergetekende: The undersigned: [NAAM AANDEELHOUDER] [NAME SHAREHOLDER], [ADRES/MAATSCHAPPELIJKE ZETEL] [ADDRESS/REGISTERED OFFICES] Geldig vertegenwoordigd door Validly represented by [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] en and [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] 1

2 Eigenaar van [AANTAL] Gewone Aandelen en Owner of [NUMBER] Ordinary Shares and [AANTAL] Warrants [NUMBER] Warrants van de naamloze vennootschap Ablynx, met maatschappelijke zetel te 9052 Zwijnaarde, Technologiepark 21 en met ondernemingsnummer (de Vennootschap ). of the limited liability company Ablynx with registered offices at 9052 Zwijnaarde, Technologiepark 21 (Belgium) and with company number (the Company ). Stelt als bijzondere lasthebber aan, met de macht om in de plaats te stellen: Hereby appoints as special proxyholder, with power of substitution: [NAAM VOLMACHTHOUDER] [NAME PROXYHOLDER], [ADRES] [ADDRESS] Aan wie ondergetekende volmacht verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders van de Vennootschap, die zal worden gehouden op 19 januari 2015 om 11.00uur op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, en die zal beraadslagen omtrent volgende agenda, met inbegrip van de voorstellen tot besluit (de Buitengewone Algemene Vergadering ): To whom the undersigned grants a power of attorney to represent him/her at the extraordinary general meeting of shareholders of the Company that will be held at the registered offices of the Company on 19 January 2015 at 11:00 a.m. CET, and that will deliberate on the following agenda, containing motions to vote (the Extraordinary General Shareholders Meeting ): **** 2

3 AGENDA 1. Beslissing tot goedkeuring, overeenkomstig artikel 554 van het Wetboek van vennootschappen (hierna W.Venn. ), van de voorwaarden van een variabele vergoeding, die bestaat uit het aanbieden door de gevolmachtigde van de Buitengewone Algemene Vergadering van maximum tienduizend (10.000) warrants, die het recht verlenen om in te schrijven op een aantal aandelen (zoals bepaald in de uitgifte- en uitoefenvoorwaarden van deze warrants), aan: de heer Russell G. Greig, vaste vertegenwoordiger van Greig Biotechnology Global Consulting, Inc.; de heer Bo Jesper Hansen, vaste vertegenwoordiger van Orfacare Consulting GmbH; de heer William Jenkins, voor zijn éénmanszaak William Jenkins Pharma Consulting; mevrouw Catherine Moukheibir en de heer Remi Vermeiren. De raad van bestuur stelt voor om de betrokken variabele vergoeding goed te keuren overeenkomstig artikel 554 W.Venn. De raad van bestuur wijst erop dat dit agendapunt komt te vervallen indien (en inzoverre) agendapunt 5 door de Buitengewone Algemene Vergadering niet wordt goedgekeurd. Voor alle duidelijkheid wordt gepreciseerd dat indien dit voorstel van besluit niet wordt goedgekeurd, geen warrants kunnen worden aangeboden aan de in dit agendapunt 1 geïdentificeerde personen, zelfs indien de globale uitgifte onder agendapunt 5 wel wordt goedgekeurd Decision to approve, pursuant to Article 554 of the Belgian Company Code (hereafter BCC ), the terms and conditions of a variable remuneration consisting of an offer by the proxyholder of the Extraordinary General Shareholders Meeting of maximum ten thousand (10,000) warrants giving right to subscribe for a number of shares (as set out in the terms and conditions of these warrants) to: Mr. Russell G. Greig, permanent representative of Greig Biotechnology Global Consulting, Inc.; Mr. Bo Jesper Hansen, permanent representative of Orfacare Consulting GmbH; Mr. William Jenkins, principal of William Jenkins Pharma Consulting; Mrs. Catherine Moukheibir and Mr. Remi Vermeiren. The board of directors proposes to approve the concerned variable remuneration pursuant to Article 554 BCC. The board of directors points out that this item on the agenda will lapse if (and insofar) item number 5 on the current agenda will not be approved by the Extraordinary General Shareholders Meeting. For the avoidance of doubt it is specified that if this proposal would not be approved, no warrants can be offered to the persons identified in this item 1 on the agenda, even if the global issue would be approved under item 5. 3

4 2. Kennisname van het verslag van de commissaris overeenkomstig de artikelen 596 en 598 W.Venn. met betrekking tot (i) de uitgifte van maximum driehonderdvijftigduizend ( ) warrants ten gunste van bepaalde werknemers van de Vennootschap, (ii) de uitgifte van maximum tweehonderdvijftigduizend ( ) warrants ten gunste van bepaalde leden van het directiecomité van de Vennootschap: de heer Edwin Moses, CEO; de heer Wim Ottevaere vaste vertegenwoodiger van Woconsult BVBA en/of Woconsult BVBA, CFO; de heer Antonin de Rollet de Fougerolles, CSO; de heer Kim Simonsen, COO; mevrouw Dominique Tersago, CMO; de heer Guido Gielen, VP HR en de heer Franciscus Gerrit Landolt, VP IP&Legal en (iii) de uitgifte van maximum tienduizend (10.000) warrants ten gunste van een bepaalde bestuurders van de Vennootschap zoals uiteengezet in agendapunt 1 ((i), (ii) en (iii) hierna samen, de Uitgifte ). Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Buitengewone Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 2. Acknowledgement of the report of the Statutory Auditor in accordance with Articles 596 and 598 BCC regarding (i) the issue of maximum three hundred fifty thousand (350,000) warrants for the benefit of certain employees of the Company, (ii) the issue of maximum two hundred fifty thousand (250,000) warrants for the benefit of certain members of the management of the Company: Mr. Edwin Moses, CEO; Mr. Wim Ottevaere permanent representative of Woconsult BVBA and/or Woconsult BVBA, CFO; Mr. Antonin de Rollet de Fougerolles, CSO; Mr. Kim Simonsen, COO; Mrs. Dominique Tersago, CMO; Mr. Guido Gielen VP HR and Mr. Franciscus Gerrit Landolt, VP IP&Legal, and (iii) the issue of maximum ten thousand (10,000) warrants for the benefit of certain directors of the Company as set out in item 1 of the agenda ((i), (ii) and (iii) together, the Issue ). As this pertains to a mere acknowledgement, the Extraordinary General Shareholders Meeting need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 2 of the agenda is included in this notice. 3. Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur overeenkomstig artikel 583 W.Venn. met betrekking tot de Uitgifte. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Buitengewone Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 4

5 3. Acknowledgement of the special report of the board of directors in accordance with Article 583 BCC regarding the Issue. As this pertains to a mere acknowledgement, the Extraordinary General Shareholders Meeting need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 3 of the agenda is included in this notice. 4. Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur overeenkomstig de artikelen 596 en 598 W.Venn. met betrekking tot de Uitgifte. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Buitengewone Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 4. Acknowledgement of the special report of the board of directors in accordance with Articles 596 and 598 BCC regarding the Issue. As this pertains to a mere acknowledgement, the Extraordinary General Shareholders Meeting need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 4 of the agenda is included in this notice. 5. Principiële beslissing tot verhoging van het kapitaal door de uitgifte van in totaal maximum zeshonderd en tienduizend ( ) warrants, waarvan (i) maximum driehonderdvijftigduizend ( ) warrants ten gunste van bepaalde werknemers, (ii) maximum tweehonderdvijftigduizend ( ) warrants ten gunste van bepaalde leden van het directiecomité van de Vennootschap, zoals uiteengezet in agendapunt 2, en (iii) maximum tienduizend (10.000) warrants ten gunste van bepaalde bestuurders van de Vennootschap zoals uiteengezet in agendapunt 1. Deze warrants zullen de modaliteiten hebben die worden beschreven in het bijzonder verslag van de raad van bestuur waarnaar wordt verwezen in agendapunt 3. De raad van bestuur stelt voor om de uitgifte van maximaal zeshonderd en tienduizend ( ) warrants op aandelen, met de uitgifte- en uitoefenvoorwaarden zoals beschreven in het verslag van de raad van bestuur waarnaar wordt verwezen in agendapunt 3 en ten gunste van de daarin vermelde personen, goed te keuren. Voor alle duidelijkheid wordt gepreciseerd dat indien het voorstel van besluit onder agendapunt 1 niet wordt goedgekeurd, geen warrants 5

6 kunnen worden aangeboden aan de in dat agendapunt geïdentificeerde personen, zelfs indien het voorstel van besluit onder dit agendapunt 5 wel zou worden goedgekeurd. Decision in principle to increase the capital by way of the issue of maximum six hundred and ten thousand (610,000) warrants of which (i) maximum three hundred fifty thousand (350,000) warrants for the benefit of certain employees, (ii) maximum two hundred and fifty thousand (250,000) warrants for the benefit of certain members of the management of the Company as set out under item 2 of the agenda, and (iii) maximum ten thousand (10,000) warrants for the benefit of certain directors of the Company as set out under item 1 of the agenda. These warrants will have the terms and conditions that are set out in the report of the board of directors referred to in item 3 of the agenda. The board of directors proposes to approve the issue of a maximum of sixhundred and ten thousand (610,000) warrants, with the issue and exercise conditions as set out in the report of the board of directors referred to in item 3 of the agenda, and for the benefit of the persons mentioned therein. For the avoidance of doubt it is specified that if the proposal under item 1 of the agenda would not be approved, no warrants can be offered to the persons identified in such item 1, even if the proposal under this item 5 has passed. 6. Volmacht aan de heer Peter Fellner, alleen handelend en met macht tot indeplaatsstelling, om te bepalen hoeveel warrants aan de genoemde begunstigde worden aangeboden en alle handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn met betrekking tot het aanbod van de warrants en om de warrantuitgifte te verwezenlijken. Deze volmacht omvat onder meer volgende bevoegdheden: de warrants aanbieden aan de begunstigden door middel van een aanbodbrief overeenkomstig zijn beslissing met betrekking tot het aantal warrants dat zal worden aangeboden aan elk van de begunstigden; de schriftelijke aanvaardingen van het aanbod van de warrants (met inbegrip van de volmachten tot inschrijving) in ontvangst nemen; verschijnen voor een notaris met het oog op de vaststelling van de verwezenlijking van de uitgifte van de warrants die werden aanvaard; neerleggen van de notariële akte tot vaststelling van de verwezenlijking van de uitgifte van warrants bij de Rechtbank van Koophandel. De verwezenlijking van de uitgifte van de warrants zal plaatsvinden ten belope van 6

7 het aantal aanvaarde warrants. De raad van bestuur stelt voor om het geven van een volmacht aan de heer Peter Fellner, alleenhandelend met macht tot indeplaatsstelling, om te bepalen hoeveel warrants aan elk van genoemde begunstigden worden aangeboden en alle handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn met betrekking tot het aanbod van de warrants en om de warrantuitgifte te verwezenlijken, goed te keuren. Power of attorney to Mr. Peter Fellner, acting alone and with power of substitution, to determine the number of warrants that are offered to each of these beneficiaries and to proceed to all acts necessary or useful for the offer of the warrants and to realize the issue of the warrants. This proxy, among other things, includes the following powers: offer the warrants to the persons referred to above by way of an offer letter in accordance with his decision regarding the number of warrants that will be offered to each of the persons referred to above; collect the written acceptances of the offer of the warrants (that include a proxy to subscribe for the warrants); appear before a notary with a view to recording the realization of the issue of the warrants the offer of which has been accepted. file the notary deed regarding the realization of the issue of the warrants with the Court of Commerce. The realization of the issue of the warrants will occur for the number of warrants that have been accepted. The board of directors proposes to approve the grant of a power of attorney to Mr. Peter Fellner, acting alone and with power of substitution, to determine the number of warrants that are offered to each of these beneficiaries and to proceed to all acts necessary or useful for the offer of the warrants and to realize the issue of the warrants. 7. Volmacht aan de CEO van de Vennootschap, met macht tot indeplaatsstelling, voor de uitvoering van de beslissingen die worden genomen met betrekking tot de voorgaande agendapunten, met inbegrip van de bevoegdheid om alle handelingen te vervullen namens de Vennootschap in het kader van de uitoefening van warrants op aandelen, uitgegeven door de Vennootschap overeenkomstig agendapunt 5. Dit betreft o.m. alle handelingen in het kader van de uitoefenprocedure uiteengezet in de uitgifte- en uitoefenvoorwaarden van het aandelenoptieplan (waarnaar wordt 7

8 verwezen in agendapunt 3) en artikel 591 W.Venn., met inbegrip van, maar niet beperkt tot, (i) het openen van een (geblokkeerde) rekening op naam van de Vennootschap en mededeling van dit nummer aan de relevante warranthouders, de voorlegging vragen, indien nodig, van een gepast bewijs van het recht van de persoon of personen die de warrants wensen uit te oefenen en van verklaringen en documenten die nodig of wenselijk worden geacht om te voldoen aan toepasselijke wettelijke of reglementaire voorschriften; (ii) de kennisname van de kennisgevingen en van de betalingen betreffende de uitoefening van warrants; (iii) de opstelling en ondertekening van de lijst zoals bedoeld in artikel 591 W.Venn. betreffende de uitoefening van warrants; (iv) contacten met de Commissaris van de Vennootschap in het kader van de voor echt verklaring van de lijst van de uitgeoefende warrants met toepassing van artikel 591 W.Venn.; (v) de vaststelling in welke vorm (op naam dan wel gedematerialiseerd) de nieuwe aandelen worden uitgegeven; (vi) de verschijning voor een notaris met het oog op de authentieke vaststelling van de kapitaalverhoging en van het aantal aandelen uitgegeven bij de kapitaalverhoging, ingevolge de uitoefening van warrants, en de wijziging van de statuten om deze in overeenstemming te brengen met het nieuwe bedrag van het maatschappelijk kapitaal en het nieuw aantal aandelen; (vii) desgevallend, de nieuwe kapitaalvertegenwoordigende waarde van de aandelen vast te stellen; en (viii) de nieuwe aandelen in te schrijven in het aandelenregister van de Vennootschap en de nodige aanpassingen aan te brengen in het warrantenregister van de Vennootschap; en (ix) alle handelingen te stellen die noodzakelijk, vereist of nuttig zijn in dit verband. Deze volmacht doet geen afbreuk aan de volmacht die door de raad van bestuur werd verleend aan de CEO van de Vennootschap bij notariële akte van 3 december 2010, bij notariële akte van 28 april 2011, bij notariële akte van 1 februari 2012 en bij notariële akte van 26 april De raad van bestuur stelt voor om bovenvermelde volmacht goed te keuren. Power of attorney to the CEO, with power of substitution, for the implementation of the decisions which shall be taken with regard to the preceding items of the agenda, which comprises (amongst other things) all actions in the framework of the exercise procedure of the warrants on shares, issued in accordance with agenda item 5. This includes, amongst other things, all actions in the framework of the exercise procedure set out in the issue and exercise conditions of the stock option plan (as being referred to in item 3) and in Article 591 BCC, including, but not limited to (i) opening a (blocked) bank account in the name of the Company, and communicating such bank account number to the relevant warrant holders, request the submission, if required, of adequate evidence of the right of a person or persons that wish(es) to exercise the warrants as well as declarations and documents deemed necessary or desirable for purposes of any applicable law or regulation; (ii) the acknowledgement of the notifications and payments with regard to the exercise of warrants; (iii) the 8

9 preparation and execution of the list to be prepared in accordance with Article 591 BCC in view of the warrant exercise; (iv) contacts with the Statutory Auditor of the Company in the framework of the authentication of the list of exercised warrants in accordance with Article 591 BCC; (v) determination of the (registered or dematerialised) form of the shares issued further to the exercise of warrants; (vi) appearing in front of a notary with a view to enacting the capital increase and the number of shares issued upon the capital increase, following the exercise of warrants, and the amendment of the Articles of Association to reflect the new number of the Company s shares and the new amount of the Company s capital, as the case may be; (vii) determination of the new capital representative value of the shares of the Company, as the case may be; (viii) record the new shares, respectively profit certificates, in the share register, respectively profit certificate register, and make the necessary amendments to the warrant register; and (ix) perform all actions that are necessary, required or useful in this respect. This power of attorney does not affect the power of attorney granted by the board of directors to the CEO by notary deed of 3 December 2010, by notary deed of 28 April 2011, by notary deed of 1 February 2012 and by notary deed of 26 April The board of directors proposes to approve the power of attorney mentioned here above. 8. Volmacht aan gelijk welke bestuurder, alleenhandelend, met macht van indeplaatsstelling, om de nodige formaliteiten te vervullen in verband met de "Kruispuntbank voor Ondernemingen", het "Ondernemingsloket" en de BTW, indien nodig. De raad van bestuur stelt voor om het geven van een volmacht aan gelijk welke bestuurder, alleenhandelend, met macht van indeplaatsstelling, om de nodige formaliteiten te vervullen in verband met de "Kruispuntbank voor Ondernemingen", het "Ondernemingsloket" en de BTW, indien nodig, goed te keuren. Power of attorney to any one director of the Company, acting alone and with power of substitution, to satisfy the necessary formalities in connection with the Kruispuntbank voor Ondernemingen, the Ondernemingsloket and the value added tax, if necessary. The board of directors proposes to approve the grant of a power of attorney to any one director of the Company, acting alone and with power of substitution, to satisfy the necessary formalities in connection with the Crossroad Bank for Enterprises, the Business One-Stop Shops and the value added tax, if necessary. De lasthebber mag o.m.: 9

10 The proxyholder may, amongst other things: Deelnemen aan elke vergadering met dezelfde agenda voor het geval de eerste vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen. Attend any meeting with the same agenda in the event the first meeting could not validly deliberate. Verklaren dat ondergetekende: Declare that the undersigned: - kennis heeft van de bijeenroepingsformaliteiten en -termijnen die moeten worden nageleefd bij de bijeenroeping van een algemene vergadering der aandeelhouders (artikelen 533, 533bis, 533ter en 535 W.Venn.); is aware of the notice formalities and notice procedures which must be observed in connection with a notice for a shareholders meeting (Articles 533, 533bis, 533ter and 535 BCC); - kennis heeft van de termijnen waarbinnen hem/haar de verslagen vermeld op de agenda moeten worden ter beschikking gesteld; is aware of the period of time within which the reports referred to in the agenda must be made available to him/her; - kennis heeft van de mogelijkheid om de nietigheid te vorderen van beslissingen van een algemene vergadering waarvoor de vormvoorschriften niet werden nageleefd (artikelen 64, 1 en 178 W.Venn.); is aware of the possibility to claim for the annulment of decisions of the shareholders meeting for which the formalities have not been observed (Articles 64, 1 and 178 BCC); - zichzelf als regelmatig opgeroepen beschouwt; considers itself to having been validly given notice; - de verslagen vermeld op de agenda heeft ontvangen en over voldoende tijd beschikte om deze verslagen te bestuderen; has received the reports referred to in the agenda and has had sufficient time to review these reports; - verzaakt aan de mogelijkheid om de nietigheidsvordering in te stellen. waives the right to claim for the annulment of the shareholders decision. Beraadslagen over deze agenda, deze agenda amenderen en een voorstem uitbrengen voor alle agendapunten waarover zal worden gestemd door de algemene 10

11 vergadering. Deliberate on this agenda, amend this agenda and cast a vote in favor of all items of the agenda upon which will be voted at the shareholders meeting. Te dien einde, het proces-verbaal en de aanwezigheidslijst tekenen, in de plaats stellen en in het algemeen het nodige doen. For these purposes, sign the minutes and the attendance list, substitute and in general do whatever is necessary. Zoals aangegeven in de oproeping voor de Buitengewone Algemene Vergadering (en volgens de daarin aangegeven modaliteiten), kunnen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap bezitten, punten op de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering plaatsen en voorstellen van besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) indienen tot uiterlijk 28 december 2014 (artikel 533ter W.Venn.). De te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die in voorkomend geval aan de agenda zouden worden toegevoegd, zullen worden bekendgemaakt overeenkomstig de modaliteiten van het Wetboek van vennootschappen (zoals aangegeven in de oproeping). In voorkomend geval zal de Vennootschap tegelijkertijd, op haar website, aan haar aandeelhouders een formulier ter beschikking stellen dat gebruikt kan worden voor het stemmen bij volmacht, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de agenda geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn. De volmachten die ter kennis worden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden, met dien verstande dat de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de vergadering kan afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. As set out in the notice for the Extraordinary General Shareholders Meeting (and in accordance with the terms set out therein) the shareholders that hold, alone or jointly, 3% of the capital of the Company, may add new points to the agenda of the Extraordinary General Shareholders Meeting and submit proposals for decision (with regard to the points included, or to be included, in the agenda) at the latest on 28 December 2014 (Article 533ter BCC). The points to be considered and the related proposals for decision that may be added to the agenda, will be published in accordance with the provisions of the Belgian Company Code (as set out in the notice). In such case, the Company will simultaneously, on its website, provide a form to the shareholders that may be used for voting by proxy, 11

12 completed with the additional points on the agenda that will be considered and the proposals for decision that were added to the agenda, and/or the mere proposals of decision that were submitted. The proxy forms submitted to the Company prior to such publication, remain valid for the points on the agenda in respect of which they apply, taking into consideration that the proxyholder, for the points on the agenda for which new proposals of decision have been submitted, may deviate from the possible instructions from the proxy giver, if the execution of such instructions could harm the interests of the proxy giver. The proxyholder must notify the proxy giver thereof. GELIEVE TE SCHRAPPEN WAT NIET PAST: PLEASE STRIKETHROUGH WHAT DOES NOT APPLY: De volmachtdrager is gemachtigd om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen. The proxyholder is entitled to vote on the new points that have been added to the agenda OF/OR De volmachtdrager moet zich onthouden om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen. The proxyholder must abstain in respect of the new points that have been added to the agenda Gedaan te [Done at], Op [On], Voor [NAAM AANDEELHOUDER On behalf of [NAME SHAREHOLDER] 12

13 [HANDTEKENING] [SIGNATURE] [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] [HANDTEKENING] [SIGNATURE] [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] 13