EILANDGEBIED ST. MAARTEN NEDERLANDSE ANTILLEN

Transcriptie

1 EILANDGEBIED ST. MAARTEN NEDERLANDSE ANTILLEN AB 2010 Nr. 10 AFKONDIGINGSBLAD VAN HET EILANDGEBIED SINT MAARTEN EILANDSBESLUIT, HOUDENDE ALGEMENE MAATREGELEN, van de 23 ste februari 2010 tot onderverdeling en nadere uitwerking van de sector Algemene Zaken (Organisatiebesluit Algemene Zaken) HET BESTUURSCOLLEGE VAN HET EILANDGEBIED SINT MAARTEN; Overwegende: dat het wenselijk is de taken waarmee de sector Algemene Zaken wordt belast nader uit werken en tevens de sector in afdelingen en uitvoerende organisaties onder te verdelen; Gelet op: artikel 2 van de Organisatieverordening (AB 2008, nr.19, zoals gewijzigd); BESLUIT: vast te stellen het navolgende eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen: HOOFDSTUK I: taken Artikel 1 De sector heeft ten minste de volgende algemene taken: a. de voorbereiding van beleid met betrekking tot aangelegenheden welke de desbetreffende sector raken; b. de voorbereiding van wet- en regelgeving met betrekking tot aangelegenheden welke de desbetreffende sector raken; c. de coördinatie en uitvoering van hetgeen bij of krachtens wettelijke regeling aan de desbetreffende sector in het bijzonder is opgedragen of geacht moet worden daartoe te behoren; d. de coördinatie en uitvoering van hetgeen krachtens medeondertekening valt onder de verantwoordelijkheid van de bewindspersoon die verantwoordelijk is voor de desbetreffende sector; e. het monitoren, controleren en evalueren van het beleid en de uitvoering hiervan door de afdelingen en uitvoerende organisaties. In dit kader wordt gekeken naar de effectiviteit en efficiëntie van beleid. 1

2 Artikel 2 Onverminderd artikel 1 heeft de sector Algemene Zaken de volgende hoofdtaken: a. de zorg voor het algemene regeringsbeleid; b. de coördinatie van aangelegenheden die meer dan één Ministerie raken; c. de zorg voor andere zaken waarvan de behartiging niet bepaaldelijk aan één der andere ministeries is opgedragen; d. ontwikkelings- en samenwerkingsbeleid; e. buitenlandse zaken, waaronder de zorg voor internationale en regionale zaken en de relatie met de Koninkrijkspartners; f. de instandhouding en uitdieping van de democratische rechtsstaat, waaronder het ontwikkelen en instandhouden van een duurzaam staatsverband alsmede het stimuleren van het proces van natievorming; g. de zorg voor binnenlands bestuur, waaronder bestuurlijke ontwikkeling en de bevordering van de efficiency en effectiviteit van overheidsorganisatie alsmede de publieke dienstverlening; h. de zorg voor rampenbestrijding, nationale veiligheid, fysieke veiligheid, defensie aangelegenheden en weerkorpsen; i. de zorg voor persoonsgegevens, verkiezingen en uitvoering Rijkswet Nederlanderschap; j. de ontwikkeling van wet- en regelgeving; k. de juridische advisering en dienstverlening; l. de zorg voor de algemene voorlichting, waaronder het communicatiebeleid en de openbaarheid van bestuur; m. de ontwikkeling van personeels- en organisatie beleid en het (laten) uitvoeren hiervan; n. de facilitaire dienstverlening (w.o. schoonmaak, catering, beveiliging, centrale inkoop, e.d.); o. informatie & Communicatie Technologie; p. documentaire informatievoorziening; q. archiefbeleid en wetgeving, en de uivoering daarvan. HOOFDSTUK II: onderverdeling Artikel 3 1. Er is een stafbureau ter ondersteuning van de secretaris-generaal. 2. Onverminderd de algemene taak, genoemd in het eerste lid, is het stafbureau belast met de algemene aandachtsgebieden en programma s die binnen de sector afdeling- of dienstoverstijgend zijn. Artikel 4 De sector Algemene Zaken bestaat voorts uit de volgende afdelingen en uitvoerende organisaties: a. afdelingen: i. Juridische Zaken en Wetgeving; ii. Buitenlandse Betrekkingen; iii. Binnenlandse Aangelegenheden en Koninkrijksrelaties; iv. Public Service Center; b. uitvoerende organisaties: i. Communicatie; 2

3 ii. Secretariaat ministerraad; iii. Dienst Middelen en Ondersteuning; iv. Brandweer; v. Burgerzaken. Artikel 5 Het formatieplan, alsmede alle functiebeschrijvingen van de gehele sector worden beschreven in bijlage 1: Functieboek Algemene Zaken, en vormen een integraal onderdeel van dit besluit. Artikel 6 1. Het hoofd van een afdeling is belast met de leiding van de afdeling en is de eerstverantwoordelijke voor het functioneren van de afdeling. 2. Het afdelingshoofd neemt bij de uitvoering van deze taak de door de secretarisgeneraal gegeven aanwijzingen in acht. 3. Het afdelingshoofd rapporteert over de uitvoering van de dagelijkse managementtaken aan de secretaris-generaal. 4. Het afdelingshoofd heeft voor wat betreft de totstandkoming van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering een informatieplicht ten aanzien van de secretaris-generaal. 5. Het afdelingshoofd neemt kennis van alle inkomende stukken. 6. Alle uitgaande stukken worden door het afdelingshoofd ondertekend. 7. Het afdelingshoofd brengt diens bevindingen, alsmede alle gewichtige voorvallen, de belangen van de afdeling betreffende ten spoedigste ter kennis van de secretarisgeneraal. 8. De secretaris-generaal wijst op aanbeveling van het afdelingshoofd een plaatsvervangend afdelingshoofd aan Artikel 7 1. Het hoofd van een sectie is belast met en verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de sectie. 2. Het sectiehoofd neemt bij de uitvoering van de taak, bedoeld in het eerste lid, de aanwijzingen van het afdelingshoofd in acht. 3. Het sectiehoofd is voor de uitvoering van de taak, bedoeld in het eerste lid, verantwoording verschuldigd aan het afdelingshoofd. 4. Het sectiehoofd neemt kennis van alle inkomende stukken de sectie betreffende. 5. Alle uitgaande stukken van de sectie worden door het sectiehoofd ondertekend en ter accordering en ondertekening voorgelegd aan het afdelingshoofd. 6. Het sectiehoofd brengt diens bevindingen, alsmede alle gewichtige voorvallen, de belangen van de sectie of afdeling betreffende ten spoedigste ter kennis van het afdelingshoofd. Artikel 8 1. Het afdelingshoofd draagt zorg voor het stafoverleg met de sectiehoofden en ziet toe op het doen plaatsvinden van werkoverleg binnen de secties. 2. Het afdelingshoofd legt de administratieve organisatie voor de afdeling en de overige werkinstructies voor het personeel schriftelijk vast. 3. Het afdelingshoofd brengt de administratieve organisatie en werkinstructies, als 3

4 bedoeld onder lid 2, onverwijld ter kennis van de secretaris-generaal. 4. Het afdelingshoofd ziet al dan niet door tussenkomst van het sectiehoofd op gepaste wijze toe op het gedrag en de wijze van dienstvervulling van het personeel werkzaam bij de afdeling. Artikel 9 Het afdelingshoofd brengt jaarlijks vóór 15 januari schriftelijk verslag uit aan de secretaris-generaal betreffende de werkzaamheden die door de afdeling in het voorafgaande jaar zijn uitgevoerd en van andere vermeldenswaardige zaken die in aanmerking komen voor opneming in het jaarverslag van de sector. Artikel Het diensthoofd van een uitvoerende organisatie is belast met de leiding van de dienst en is de eindverantwoordelijke voor het functioneren van de dienst. 2. Het diensthoofd sluit jaarlijks een managementovereenkomst af met de Secretaris Generaal waarin de kwaliteit en kwantiteit van de te leveren diensten worden vastgelegd alsmede de financiële en beleidskaders waarbinnen deze gerealiseerd moeten worden. 3. Het diensthoofd neemt bij de uitvoering van deze taak de aanwijzingen en werkprocessen ten aanzien financiën, personeel, facilitaire zaken en ICT in acht. 4. Het diensthoofd neemt op basis van een overeenkomst ondersteunende diensten af van de Dienst Middelen en Ondersteuning (DMO) met betrekking tot: personeel en organisatie, automatisering, archief- en informatievoorziening en facilitaire zaken. 5. De artikelen 7, 8 en 9 zijn van overeenkomstige toepassing op uitvoerende diensten. 6. Het diensthoofd verleent medewerking aan eventuele onderzoeken naar het functioneren van de dienst door een inspectiedienst of andere instanties door de secretaris-generaal aangewezen. HOOFDSTUK III: Doelstellingen en taken per afdeling of dienst Artikel 11 Afdeling Juridische Zaken en Wetgeving 1. Ter verwezenlijking van de doelstellingen van de sector is de afdeling verantwoordelijk voor de a. de coördinatie van door de ministeries voor te bereiden wet- en regelgeving ter uitvoering van internationale en regionale verdragen; b. de juridische advisering in het algemeen ten behoeve van de ministerraad en individuele bewindspersonen; c. de juridische ondersteuning in ruime zin des woords van het overheidsapparaat bij de uitoefening van haar taken; d. opstellen wetsvoorstellen en wetswijzigingen; e. voorbereiding van de bekendmaking van wettelijke regelingen; f. zorgdragen voor de toegankelijkheid van wettelijke regelingen. 2. De afdeling is niet onderverdeeld in secties. Artikel 12 Afdeling Buitenlandse Betrekkingen 1. Ter verwezenlijking van de doelstellingen van de sector is de afdeling 4

5 verantwoordelijk voor de a. het bijdragen aan de totstandkoming en aan de normconforme uitvoering en coördinatie van het buitenlandse beleid; b. het ondersteunen van de totstandkoming, de uitvoering en het administreren van verdragen; c. het onderhouden en faciliteren van diplomatieke en buitenlandse betrekkingen met functionarissen van landen buiten het Koninkrijk; d. het zorgdragen voor (beleids-) voorstellen en het coördineren van alle protocollaire aangelegenheden, en de uitvoering hiervan. 2. De afdeling is niet onderverdeeld in secties. Artikel 13 Afdeling Binnenlandse Aangelegenheden en Koninkrijksrelaties 1. Ter verwezenlijking van de doelstellingen van de sector is de afdeling verantwoordelijk voor de a. het bevorderen van adequate regelingen en het treffen van gedegen preventieve en repressieve/curatieve voorzieningen op het terrein van defensie en nationale (fysieke) veiligheid; b. het nemen van beleidsmatige initiatieven en doen van voorstellen voor wet- en regelgeving gericht op het verkrijgen en handhaven van een openbaar bestuur dat zich kenmerkt door een hoge kwaliteit; c. het bevorderen en ondersteunen van de door de politiek gekozen nationale ontwikkeling incl. goede evenwichtige samenwerkingsrelaties met buitenlandse partijen; d. het coördineren, ontwikkelen, uitvoeren, monitoren en evalueren van integrale samenwerkingsprojecten en programma s, alsmede het adviseren en ondersteunen van (niet-) bestuurlijke entiteiten daarbij; e. het bevorderen van goede, evenwichtige relaties met het Koninkrijk; f. het werven van kandidaat-donoren, het ondersteunen van het sluiten van convenanten met en het zorgdragen voor het behouden van donoren. 2. De afdeling is niet onderverdeeld in secties. Artikel 14 Afdeling Public Service Center 1. Ter verwezenlijking van de doelstellingen van de sector is de afdeling verantwoordelijk voor de a. het optreden als eerste en centrale aanspreekpunt voor de klanten van alle departementen (w.o publieksvoorlichting, callcenter); b. het snel en juist verstrekken van eenduidige en kwalitieve informatie en producten aan interne en externe afnemers, w.o. paspoorten, identiteitsbewijzen en rijbewijzen; c. het verlenen van front office diensten voor organisatie-onderdelen. 2. De afdeling is niet onderverdeeld in secties. Artikel 15 Dienst Communicatie 1. De algemene doelstelling van de dienst is het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een geïntegreerd communicatiebeleid dat is toegesneden op het functioneren van de organisatie en haar doelstellingen en het voorzien in adequate 5

6 informatie aan interne en externe klanten. 2. Ter verwezenlijking van de doelstellingen is de dienst verantwoordelijk voor de a. het zorgdragen voor (beleids-) voorstellen voor een optimale interne en externe communicatie, public relations en voorlichting, en het toezicht op de uitvoering hiervan; b. interne- en externe communicatietaken gericht op beleid, plannen, programma s, projecten e.d. 3. De dienst is niet onderverdeeld in secties. Artikel 16 Secretariaat ministerraad 1. De algemene doelstelling van de dienst is op een kwalitatief hoogwaardige en professionele wijze en door optimale inzet van beschikbare instrumenten het gehele bestuurlijke besluitvormingsproces van de ministerraad te ondersteunen en te faciliteren. 2. Ter verwezenlijking van de doelstelling is de dienst verantwoordelijk voor de a. het verzorgen van het secretariaat van de ministerraad, alsmede in te stellen commissies van de raad; b. het verstrekken van advies aan de ministerraad ten aanzien van beleidsaangelegenheden; c. het bewaken van de voortgang van de besluitvorming in de ministerraad; d. het op aanwijzing van de Raad van Ministers voeren van het Secretariaat van de algemene vergadering van aandeelhouders van naamloze vennootschappen waarin de openbare rechtspersoon St. Maarten een meerderheidsbelang heeft; e. toets op de volledigheid van noodzakelijke adviezen (beslisrijpheid). 3. De dienst is niet onderverdeeld in secties. Artikel 17 Dienst Middelen en Ondersteuning 1. De algemene doelstellingen van de dienst zijn: a. het op een kwalitatieve, betrouwbare, efficiënte en klantgerichte wijze verlenen van bestuur- en management ondersteunende taken aan de overheidsorganisatie; b. het ontwikkelen van beleid en regelgeving op diverse terreinen van bedrijfsvoering. 2. Ter verwezenlijking van de doelstelling is de dienst verantwoordelijk voor de a. Personeel en Organisatie: i. het zorgdragen voor beleidsvoorstellen inzake Human Resource Management, en het toezicht op de uitvoering hiervan; ii. het zorgdragen voor beleidsvoorstellen inzake organisatieontwikkeling, en het toezicht op de uitvoering hiervan; iii. personele en organisatie ondersteunende taken. b. Informatie, Communicatie en Technologie: i. het ontwikkelen van beleidsvoorstellen op het gebied van informatievoorziening; 6

7 ii. zorg voor de ICT- infrastructuur (netwerk, servers, bekabeling, werkplekken, telefooneinstallatie), alsmede de kantoorautomatisering; iii. het ondersteunen van interne klanten bij het gebruik van geautomatiseerde systemen en applicatiebeheer, incl. de helpdeskfunctie; iv. het adviseren over de aanschaf van specifieke software en verantwoordelijk voor alle installaties. c. Facilitaire Zaken: i. het ontwikkelen van beleidsvoorstellen inzake facilitaire zaken als huisvesting, kantoorinrichting, schoonmaak, beveiliging, catering, centrale inkoop, magazijnbeheer en logistiek t.b.v. het overheidsapparaat en het toezicht op de uitvoering hiervan; ii. het zorgdragen voor een optimaal beheer van de huisvesting van de gehele bestuursorganisatie, incl. het beheer van de telefooncentrale en andere gebouwgebonden installaties; iii. zorg voor de kantoorinrichting, het inventarisbeheer en het beheer van de dienstwagens; iv. het zorgdragen voor een doelmatige en doeltreffende facilitaire dienstverlening op het gebied van schoonmaken, catering, gereedmaken van vergaderruimten, beveiliging en bodediensten. d. Documentaire Informatievoorziening: i. het zorgdragen voor beleidsvoorstellen inzake de Documentaire Informatie Voorziening bij de overheid van St. Maarten; ii. het ontwikkelen van beleid en regelgeving inzake centrale postregistratie, voortgangs-bewaking, postverzending en centrale archivering, en het toezicht op de uitvoering hiervan; iii. documentaire en archief ondersteunende taken w.o. het beheer van het geautomatiseerde systeem voor documentaire informatievoorziening iv. het uitvoeren van de archivering en documentenuitleen; v. het verzorgen van documentenbeheer c.q. een centrale bibliotheek; vi. het uitvoeren van de centrale postregistratie, voortgangsbewaking, postverzending en archivering; vii. het digitaliseren van documenten en het automatiseren van het documentaire informatievoorzieningproces. 3. De dienst is onderverdeeld in de volgende afdelingen: a. Persoineel en Organisatie; b. Informatie e Communicatie Technologie; c. Facilitaire Zaken; d. Documentaire Informatievoorziening. Artikel 18 Dienst Brandweer 1. De algemene doelstelling van de dienst is het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, ongevallen en rampen middels een efficiënte en effectieve organisatie, om zodanig de fysieke veiligheid van burgers en bezoekers te waarborgen. 2. Ter verwezenlijking van de doelstelling is de dienst verantwoordelijk voor de a. preventieve en repressieve brandbestrijding: i. het ontwikkelen van beleid en regelgeving inzake rampenbestrijding en fysieke veiligheid en het toezicht op de uitvoering hiervan; ii. voorkomen, beperken en bestrijden van brand, beperken van 7

8 brandgevaar, voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt; iii. voorkomen, beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand; iv. vet treffen van voorbereidingen voor het repressief optreden; v. facilitair ondersteunen van de brandweerorganisatie; b. preventieve en repressieve rampenbestrijding: i. het ontwikkelen van beleid en regelgeving inzake rampenbestrijding en fysieke veiligheid en toezicht op de uitvoering hiervan; ii. beperken en bestrijden van rampen alsmede bevorderen van een goede hulpverlening bij rampen; iii. prepareren met betrekking tot het beperken en bestrijden van rampen; iv. bevorderen van een goede hulpverlening bij rampen en het coördineren van de taken van alle instellingen die een rol vervullen bij de rampenbestrijding. 3. De dienst is onderverdeeld in de volgende secties: a. Rampenbestrijding; b. Materieel en Logistiek; c. Repressie; d. Preventie, preparatie en Opleiding. Artikel 19 Dienst Burgerzaken 1. De algemene doelstelling van de dienst is het verzorgen van klantvriendelijke dienstverlening aan de interne en externe klanten inzake de taken die onder burgerzaken zijn ondergebracht. 2. Ter verwezenlijking van de doelstelling is de dienst verantwoordelijk voor de a. het zorgdragen voor beleid, wet- en regelgeving inzake burgerzaken, en het toezicht op de uitvoering hiervan; b. het zorgdragen voor beleid, wet- en regelgeving inzake persoonsgegevens, verkiezingen en uitvoering Rijkswet Nederlanderschap; c. het uitvoeren van de bevolkingsadministratie, burgerlijke stand, verkiezingen en militaire zaken; d. het aandragen van aandachtspunten voor beleid en landelijke wet- en regelgeving inzake burgerzaken; e. het zorgdragen voor het tot stand komen van straatnamen en huisnummers en de registratie hiervan. 3. De dienst is onderverdeeld in de volgende secties: a. Front Office; b. Back Office. HOOFDSTUK IV: Slotbepalingen Artikel 20 De Organisatiebesluiten: Directie Ondersteuning (A.B. 2008, nr. 30), en Directie Programma s en Projecten (AB 2008, nr. 31) worden per 1 juli 2010 ingetrokken. Artikel 21 8

9 Dit eilandsbesluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit Algemene Zaken. Artikel 22 Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 maart HET BESTUURSCOLLEGE VAN HET EILANDGEBIED SINT MAARTEN, De Secretaris, w.g. J.Dovale-Meit de Gezaghebber, w.g. F.E. Richards Dit besluit is door mij afgekondigd op heden, 26 februari de Gezaghebber, w.g. F.E. Richards, 9