t.b.v. (oud-)personeel, (oud-)leerlingen, (oud-)deelnemers en (oud-)cursisten van AOC Oost

Transcriptie

1 Privacy-reglement t.b.v. (oud-)personeel, (oud-)leerlingen, (oud-)deelnemers en (oud-)cursisten van AOC Oost Artikel 1. Begripsomschrijvingen In dit reglement en voor de toepassing daarvan wordt verstaan onder: persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon; persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde of niet geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd; de instelling: AOC Oost; bevoegd gezag: het College van Bestuur van AOC Oost; houder: degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie, in casu het bevoegd gezag van AOC Oost; beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de registratie, in casu de locatiedirecteur en de afdeling personeelszaken van de Centrale Dienst van de instelling te Lochem; bewerker: degene die het geheel of gedeelte van de apparatuur en/of de programmatuur onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd; geregistreerde of betrokkene: een personeelslid werkzaam (geweest) aan de instelling dan wel een leerling, deelnemer of cursist die onderwijs of een cursus volgt dan wel gevolgd heeft aan de instelling, alsmede alle overige personen werkzaam of ten dienste van de instelling, alsook oud-verzorgers/ouders/voogden van wie gegevens in de personeelsregistratie zijn opgenomen, een en ander conform de bepalingen van de wet; verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in die persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen; derde: ieder niet zijnde de geregistreerde, de houder, de bewerker of degene(n) die onder gezag van de houder of de bewerker gemachtigd is (zijn) om persoonsgegevens te verwerken; administratiecode: eenduidige code die wordt gebruikt ten behoeve van efficiënte verwerking van persoonsgegevens; de wet: Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) van 6 juli Artikel 2. Reikwijdte en doelstelling van het reglement 2.1 Dit reglement is van toepassing op: alle persoonsgegevens van (oud-)personeel, (oud-)leerlingen, (oud-)deelnemers en (oud-)cursisten alsmede van overige personen die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de instelling, die door of namens het bevoegd gezag worden verwerkt. Privacy-reglement AOC Oost pagina 1

2 2.2 Dit reglement heeft ten doel: a. de persoonlijke levenssfeer van (oud-)personeel, (oud-)leerlingen, (oud- )deelnemers en (oud-)cursisten en van overige personen die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de instelling van wie de persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens; b. te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn; c. de rechten van de onder a. bedoelde personen te waarborgen. Artikel 3. Doel van de persoonsregistratie De persoonsregistratie heeft tot doel: a. het kunnen beschikken over doelmatige informatie die uit onderwijskundig, financieel en/of organisatorisch oogpunt noodzakelijk is ten behoeve van nemen van beleidsbeslissingen en een juist functioneren van de instelling; b. het verstrekken van gegevens aan personen of instanties met een publiekrechtelijke taak, voor zover de verplichting voortvloeit uit wetgeving, inclusief de op de onderwijswetgeving steunende bekostigingsvoorwaarden, of overeenkomst en voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitoefening van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 4. Opneming van gegevens 4.1 Omtrent het personeel worden uitsluitend de volgende gegevens opgenomen: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, nationaliteit, geboorteplaats, burgerservicenummer, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegegevens alsmede bankrekening- of girorekeningnummer; b. naam, voorletters, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en bank- of girorekening van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers; c. gegevens betreffende de gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages; d. gegevens betreffende de functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband; e. gegevens, niet zijnde medische gegevens, die noodzakelijk zijn voor de administratie van de aanwezigheid op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met ziekteverlof of arbeidsduurverkorting; f. gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn met het oog op hun arbeidsomstandigheden; g. gegevens betreffende de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding die noodzakelijk zijn met het oog op het organiseren daarvan of die bij de betrokkenen bekend zijn; h. andere dan de onder a tot en met g bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke regeling; i. een administratiecode ten behoeve van de verwerking van de gegevens onder a tot en met h. 4.2 Omtrent de leerlingen, deelnemers en cursisten worden uitsluitend de volgende gegevens opgenomen: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, nationaliteit, geboorteplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens alsmede bank- of girorekeningnummer; b. het burgerservicenummer en het door de Informatie Beheer Groep uitgegeven onderwijsnummer; c. gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn; Privacy-reglement AOC Oost pagina 2

3 d. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs; e. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs alsmede de behaalde studieresultaten; f. gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; g. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen en vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten; h. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leerlingen, deelnemers en cursisten; i. andere dan de onder a tot en met h bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke regeling; j. een administatiecode ten behoeve van de verwerking van de gegevens bedoeld onder a tot en met i. 4.3 Omtrent overige personen die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de instelling (bijvoorbeeld stagiaires of gedetacheerden) worden uitsluitend die onder 1 genoemde gegevens opgenomen die relevant zijn voor het uitoefenen van de betreffende werkzaamheden. 4.4 Indien het College van Bestuur besluit over te gaan tot het verwerken van persoonsgegevens betreffende oud-personeelsleden, oud-leerlingen, ouddeelnemers of oud-cursisten geschiedt deze verwerking slechts voor: a. het onderhouden van contacten; b. het verzenden van informatie; c. het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer; d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, burgerservicenummer, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bank- of girorekeningnummer van betrokkene; b. gegevens betreffende de functie waarin en de periode gedurende welke het oud-personeelslid voor de instelling werkzaam is geweest resp. de aard van de studie en de periode gedurende welke de oud-leerling, de oud-deelnemer of de oud-cursist de opleiding heeft gevolgd, dit geld ook voor alle oud-overigen; c. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften; d. een administratiecode die geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a t/m c De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: a. degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de in 4.4 bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, en artikel 9 derde lid, van de Wbp De persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene. 4.5 De onder 4.1 en 4.2 genoemde gegevens kunnen door het bevoegd gezag in overleg met de medezeggenschapsraad nader gespecificeerd worden worden. Deze nadere specificatie wordt als bijlage bij dit reglement gevoegd. 4.6 Persoonsgegevens worden op naam van de betrokkene verzameld. De verzameling van persoonsgegevens vormt het dossier van betrokkene. 4.7 De registratie bevat slechts gegevens die rechtmatig zijn verkregen en in overeenstemming zijn met het doel waarvoor de registratie is aangelegd. Privacy-reglement AOC Oost pagina 3

4 Artikel 5. Verwijdering van gegevens 5.1 Met inachtneming van de voorschriften inzake de bewaarplicht en de bewaartermijnen die in andere reglementen zijn opgenomen en die zijn opgesteld op basis van de geldende collectieve arbeidsovereenkomst voor het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie, worden de desbetreffende persoonsgegevens binnen een termijn van twee jaar uit het registratiesysteem verwijderd. 5.2 Rekening houdend met de voorschriften inzake de bewaartermijnen genoemd in lid 1 zullen de persoonsgegevens worden overgebracht naar een archief met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke regelingen. Artikel 6. Verstrekking van gegevens 6.1 De gegevens uit de persoonsregistratie mogen uitsluitend, voor zover dit in overeenstemming is met de doelomschrijving van artikel 3, worden verstrekt aan de volgende personen: a. aan personen binnen de organisatie van de houder voor zover zij die gegevens ingevolge hun taak en functie mogen ontvangen; b. aan derden, indien en voor zover de houder daartoe op grond van enige wettelijke bepaling verplicht is of die gegevens nodig zijn voor de uitvoering van een bij of krachtens de wet vastgestelde regeling, een en ander met inachtneming van het bepaalde in lid 2; c. in alle overige gevallen voor zover dit in overeenstemming is met het gestelde in de wet. 6.2 De gegevens mogen uitsluitend worden verstrekt door de houder of door één of meer door hem aangewezen functionarissen. Artikel 7. Protocolplicht 7.1 Van het verstrekken van gegevens als bedoeld in artikel 6, lid 6.1, sub b en c houdt de beheerder een protocol bij waarin wordt vermeld door wie, aan wie, op welk tijdstip, welke persoonsgegevens zijn verstrekt. 7.2 De houder deelt de geregistreerde, zijn wettelijke vertegenwoordiger of zijn gemachtigde op diens verzoek schriftelijk binnen vier weken mede of hem/haar betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt. De houder kan volstaan met een algemene mededeling indien vastlegging van die verstrekking niet is geschied en hij in redelijkheid ervan mocht uitgaan dat het belang van de geregistreerde daardoor niet onevenredig is geschaad. De gemachtigde dient te beschikken over een schriftelijke machtiging. Artikel 8. Toegang tot de persoonsregistratie en het invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens 8.1 Toegang tot de persoonsregistratie hebben: a. Het hoofd personeelszaken, het hoofd administratie en/of personeelsleden van een administratiekantoor indien de instelling daarmee een dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten, een en ander voor zover dit in het kader van beheer en bewerking noodzakelijk is; b. administratieve medewerkers voor zover belast met werkzaamheden die verband houden met de doeleinden van artikel 2, dan wel zijn aangewezen in verband met het functioneren van het systeem; c. personen en/of instanties die op grond van enig wettelijk voorschrift over de in de registratie opgenomen gegevens dienen te beschikken. 8.2 Met het invoeren, wijzigen of verwijderen van gegevens zijn uitsluitend belast de in lid 8.1, sub a en b bedoelde en uit hoofde van hun functie daartoe aangewezen personen. 8.3 Van personen die uit hoofde van hun functie geen toegang meer tot de gegevens behoeven te hebben wordt de bevoegdheid daartoe onverwijld ingetrokken. Privacy-reglement AOC Oost pagina 4

5 Artikel 9. Verzoek om kennisneming en correctie 9.1 Personen over wie gegevens zijn opgenomen in de persoonsregistratie, dan wel - indien zij de leeftijd van achttien jaar nog niet bereikt hebben - hun wettelijke vertegenwoordigers of hun gemachtigde, hebben het recht op inzage van hun dossier. Zij kunnen een schriftelijk verzoek hiertoe indienen bij de houder. De houder deelt de verzoeker binnen vier weken schriftelijk mee of hem/haar betreffende persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen. Eenzelfde verzoek kan worden ingediend ten aanzien van de vraag of hem/haar betreffende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek aan derden zijn verstrekt. 9.2 De indiener van het in het eerste lid bedoelde verzoek kan de houder schriftelijk verzoeken de hem/haar betreffende gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. De houder deelt de verzoeker binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek schriftelijk mee of en in hoeverre hij aan het verzoek voldaan heeft met een toelichting. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 9.3 De verzoeker dient zich voldoende te legitimeren en de houder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker. 9.4 Indien de houder de gevraagde wijzigingen, als bedoeld in lid 2, aanbrengt, doet hij hiervan schriftelijk mededeling aan de in lid 1 bedoelde persoon binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek. 9.5 Indien de houder de gevraagde wijzigingen, als bedoeld in lid 2, weigert aan te brengen, doet hij hiervan schriftelijk mededeling aan de in lid 1 bedoelde persoon binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek. Een beslissing tot afwijzen van een verzoek is met redenen omkleed. Artikel 10. Geschillencommisie 10.1 Indien de houder het verzoek als bedoeld in artikel 9, lid 9.5 niet honoreert, kan de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde hiertegen binnen 20 dagen na ontvangst van de beslissing, in beroep gaan bij een daartoe door de houder in te stellen geschillencommissie. De houder zal in zijn beslissing als bedoeld in artikel 9, lid 9.5 meedelen dat de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde in beroep kan komen bij een dergelijke geschillencommissie onder vermelding van het adres van de commissie en van de termijn binnen welke beroep openstaat De geschillencommissie bestaat uit een voorzitter, tevens lid, en twee leden: - één lid wordt benoemd op voordracht van de werkgever, - één lid wordt benoemd op voordracht van de MR, - de voorzitter wordt benoemd op voordracht van de twee leden De commissie kan zich laten bijstaan door deskundigen Het reglement van de Interne Geschillencommissie toepassing CAO AOC Oost is, zoveel mogelijk, van overeenkomstige toepassing. Artikel 11. Beheer van de registratie 11.1 De houder is verantwoordelijk voor de werking van de registratie overeenkomstig de bepalingen van dit reglement (en de aan dit reglement toegevoegde bijlagen) en treft daartoe de nodige voorzieningen De beheerder is aan de houder verantwoording schuldig voor het goed functioneren van de persoonsregistratie, waaronder mede is begrepen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde. Artikel 12. Verbanden met andere gegevensverzameling AOC Oost kan gebruik maken van een administratiekantoor, die voor het bevoegd gezag de loon- en personeelsadministratie verzorgt. De houder ziet er op toe dat het administratiekantoor waarmee AOC Oost een dienstverleningsovereenkomst sluit bij zijn werkzaamheden dit privacy-reglement in acht neemt. Privacy-reglement AOC Oost pagina 5

6 Artikel 13. Geheimhouding en Beveiliging Functionarissen die uit hoofde van hun functie kennis nemen van geregistreerde persoonsgegevens zijn gehouden deze gegevens niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie nodig is en niet aan onbevoegden mede te delen. Deze functionarissen ondertekenen daartoe een geheimhoudingsverklaring. Artikel 14. Commissie van Toezicht 14.1 Er is een Commissie van Toezicht, die toe ziet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en op de juiste toepassing van de hiertoe in dit reglement opgenomen bepalingen De Commissie bestaat uit een voorzitter, tevens lid, en twee leden: - één lid wordt benoemd op voordracht van de werkgever - één lid wordt benoemd op voordracht van de medezeggenschapsraad - de voorzitter wordt benoemd op voordracht van de twee leden De leden worden door de werkgever benoemd voor de periode van vier jaar en zijn herbenoembaar De beheerder of bewerker mogen geen lid van deze Commissie zijn. Ook leden van CvB, directie of andere leidinggevenden mogen geen lid zijn van de CvT De Commissie kan, onverminderd het bepaalde in lid 14.1, gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen aan de houder over alle aangelegenheden betreffende de persoonsregistratie, die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer raken De Commissie is bevoegd kennis te nemen van klachten over de inrichting, de werking en het gebruik van de persoonsregistratie. De Commissie kan daartoe nader onderzoek verrichten en advies uitbrengen aan de houder over maatregelen tot verbetering De Commissie heeft toegang tot de persoonsregistratie alsmede tot die ruimten bij de houder, de bewerker en/of elders, waar de registratie of onderdelen daarvan zich bevinden. De Commissie zal daartoe contact opnemen met de bewerker. De houder, de bewerker en de onder hen werkzame personen verstrekken de Commissie de inlichtingen die zij voor de uitoefening van haar taak behoeft. De Commissie heeft slechts toegang tot gegevens die tot individuele natuurlijke personen herleidbaar zijn, indien dit noodzakelijk is voor de juiste uitoefening van de werkzaamheden Na ontvangst van het advies van de Commissie deelt de houder, met redenen omkleed, zijn besluit mee aan de Commissie De kosten van deze Commissie komen voor rekening van de werkgever. Artikel 15. Slotbepalingen 15.1 In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het CvB, de Commissie van Toezicht gehoord Wijzigingen in dit reglement kunnen door de houder worden aangebracht na ingewonnen advies van de Commissie van Toezicht. Een beslissing van de houder die afwijkt van het advies van de Commissie van Toezicht, wordt met redenen omkleed ter kennis gebracht van de Commissie van Toezicht Dit reglement is in overleg met de medezeggenschapsraad vastgesteld en per 25 juni 2008 in werking getreden. Privacy-reglement AOC Oost pagina 6