Privacyreglement van Stichting de Nieuwe Buren

Transcriptie

1 Privacyreglement van Stichting de Nieuwe Buren ARTIKEL 1. ALGEMENE EN BEGRIPSBEPALINGEN 1.1. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) daaraan toekent Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens Verantwoordelijke De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die namens het bestuursorgaan alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt Bewerker Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen Gebruiker van persoonsgegevens Degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is persoonsgegevens te verwerken Betrokkene Degene op wie de persoonsgegevens betrekking heeft Opdrachtgever Een natuurlijke of rechtspersoon die aan stichting de Nieuwe Buren een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven Derden Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken Toestemming van de betrokkene Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

2 ARTIKEL 2 REIKWIJDTE 2.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Stichting de Nieuwe Buren. ARTIKEL 3 DOEL VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 3.1. Stichting de Nieuwe Buren verwerkt gegevens conform artikel 19 van het Vrijstellingsbesluit WBP ten behoeve van de volgende doelen: - de organisatie of het geven van cursussen, de aanwezigheid van cursisten, de begeleiding van cursisten, dan wel het geven van (opleidings)adviezen; - het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; - het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, examen-en cursusgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; - communicatie met de cursist in het kader van de overeengekomen cursus; - Gegevensuitwisseling met DUO inzake facturatie, examens en diploma s - Gegevensuitwisseling met de organisatie die het tevredenheidsonderzoek uitvoert - Rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever - Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen (denk hierbij aan fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving) - het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; - de uitvoering of toepassing van een andere wet Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. ARTIKEL 4 VERWERKTE GEGEVENS 4.1 Conform artikel 19 van het Vrijstellingsbesluit WBP worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan: - naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens, alsmede bank-en girorekeningnummer van de betrokkene; - een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan hierboven bedoeld; - nationaliteit en geboorteplaats; - gegevens als hierboven bedoeld van de ouders, voogden of verzorgers van cursisten, indien de cursist minderjarig is; - gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op gezondheid of welzijn van betrokkene; - gegevens die van belang zijn voor het bieden van passende dienstverlening en passende begeleiding aan betrokkene; - gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening; - gegevens betreffende de aard en het verloop van de dienstverlening, alsmede de behaalde cursusresultaten; - gegevens met het oog op de organisatie van de dienstverlening en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; - gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, examen-en cursusgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten;

3 - andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet De verantwoordelijke verwerkt ook de volgende gegevens in verband met uitwisseling met Dienst Uitvoering Onderwijs: - de postcode van de woonplaats; - de datum van inschrijving of einde inschrijving; - het al dan niet volgen van een inburgeringsprogramma als bedoeld in de Wet Inburgering; - het volgen en de aanwezigheid bij het educatieprogramma (vakken); - de cursistcode en het aanmeldingsnummer bij Stichting de Nieuwe Buren De verantwoordelijke zorgt voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht terzake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft kennisgenomen Bij de beoordeling of een verwerking onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen, houdt de verantwoordelijke in ieder geval rekening met: - de verwantschap tussen het doel van de beoogde verwerking en het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen; - de aard van de betreffende gegevens; - de gevolgen van de beoogde verwerking voor de betrokkene; - de wijze waarop de gegevens zijn verkregen; - de mate waarin jegens de betrokkene wordt voorzien in passende waarborgen De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Een gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten dat hij onder zich heeft. ARTIKEL 5 VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS 5.1 Het bestuur van Stichting de Nieuwe Buren, c.q. de projectleider die door de Stichting hiervoor is aangewezen is aanspreekbaar op en verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. Het handelen van Stichting de Nieuwe Buren met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement. 5.2 De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 5.3 Persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is.

4 5.4 De verwerking van gegevens inzake etniciteit en gezondheid genieten specifieke aandacht. Gegevens inzake etniciteit en gezondheid worden verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. ARTIKEL 6 TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS 6.1. Alleen die medewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en zoals vastgelegd in de functieomschrijving Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht terzake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft kennisgenomen Derden die door Stichting de Nieuwe Buren zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via een contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht. ARTIKEL 7 BEVEILIGING VAN DE PERSOONSGEGEVENS 7.1. Er wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de gegevens beveiligd De verantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op. ARTIKEL 8: VERTEGENWOORDIGING 8.1. Indien persoonsgegevens verwerkt worden van jongeren jonger dan zestien jaar, treden de ouders die de ouderlijke macht uitoefenen, dan wel de voogd in de plaats van de betrokkene (cf art. 5 WBP) De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken De verantwoordelijke komt zijn verplichtingen die voortvloeien uit wet en reglement na jegens de vertegenwoordiger van de betrokkene, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verantwoordelijke. ARTIKEL 9: INFORMATIEPLICHT 9.1. De verantwoordelijke informeert de betrokkene conform de artikelen 30 lid 3, 33 en 34 WBP over: - de persoonsgegevens die worden verwerkt; - met welk doel dat gebeurt; - wie toegang hebben tot de persoonsgegevens; - aan wie de gegevens worden verstrekt; - wie in of namens Stichting de Nieuwe Buren gerechtigd is c.q. zijn tot het gebruiken, beheren of bewerken van de persoonsgegevens; De verantwoordelijke dient zich ervan te overtuigen dat betrokkene over deze informatie kan beschikken.

5 9.2. De verantwoordelijke informeert betrokkene over het verwerken van diens persoonsgegevens, voorafgaand aan de verzameling van de persoonsgegevens of, indien de gegevens van derden afkomstig zijn, voorafgaand aan de verwerking. ARTIKEL 10 VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: - degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de in artikel 3.1 (doel verwerking persoonsgegevens) van dit reglement bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; - anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8 (rechtmatige grondslag), onder a, c en d, of artikel 9 (verenigbaar gebruik), derde lid, van de WBP; - anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8 (rechtmatige grondslag), onder e en f, van de WBP, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in artikel 4.1 onder a van dit reglement, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40 of 41 (recht op verzet) van de WBP uit te oefenen Indien persoonsgegevens dusdanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek, zowel binnen als buiten de organisatie De verantwoordelijke is verplicht alle gegevensverstrekkingen aan derden te registreren. Deze informatie blijft minstens twee jaar bewaard, tenzij uit de wet of regelgeving langere termijnen voortvloeien. De verantwoordelijke deelt de betrokkene op diens verzoek, schriftelijk, binnen vier weken mede of zijn persoonsgegevens in het jaar voorafgaand aan het verzoek uit het bestand aan derden zijn verstrekt De verantwoordelijke kan het persoonsgebonden nummer van een cursist aan een opleiding gebruiken in het verkeer met de cursist op wie het nummer betrekking heeft De verantwoordelijke verstrekt het persoonsgebonden nummer en de naam van iedere cursist aan de Dienst Uitvoering Onderwijs De verantwoordelijke verstrekt het persoonsgebonden nummer van een cursist ten behoeve van de registratie in het kader van toeleiding naar het inburgeringsexamen of deelname aan een inburgeringsvoorziening als bedoeld in de Wet Inburgering, tezamen met de gegevens die voor die registratie noodzakelijk zijn De verantwoordelijke gebruikt het persoonsgebonden nummer van een cursist aan een opleiding in het contact met een school of instelling voor ander onderwijs ten behoeve van de in-en uitschrijving van die cursist De verantwoordelijke verstrekt geen persoonsgebonden nummer van een cursist, die een opleiding educatie volgt, ter uitvoering van artikel 107, tweede en vijfde lid, van de Vreemdelingenwet Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de toestemming nodig van betrokkene.

6 ARTIKEL 11 INZAGE VAN OPGENOMEN GEGEVENS De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich te kunnen legitimeren De verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten Voor de verstrekking en verzending van afschriften mag een vergoeding in rekening worden gebracht. De hoogte van deze vergoeding is vastgelegd in het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP, in bijlage 1 aan het einde van dit document opgenomen. ARTIKEL 12 AANVULLING, CORRECTIE OF VERWIJDEREN VAN OPGENOMEN GEGEVENS Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. De verantwoordelijke beslist niet voordat de functionaris, die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de verzoeker schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkenen de gegevens zijn verwijderd. ARTIKEL 13 RECHT VAN VERZET Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen de verantwoordelijke of een derde en de betrokkenen met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet de betrokkene uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De betrokkene kan hiertegen bij de verantwoordelijke te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.

7 13.2. De verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking terstond te beëindigen. ARTIKEL 14 BEWAARTERMIJNEN Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact met betrokkene Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens, data en/of twee jaar na beëindiging van de begeleiding van de cliënt verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven tien jaar bewaard. Deze gegevens zijn niet rechtstreeks terug te herleiden naar de persoon. ARTIKEL 15 KLACHTEN Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke De verantwoordelijke zal de klacht conform het geldende klachtenreglement in behandeling nemen. ARTIKEL 16 Looptijd van de registratie 16.1 Onverminderd eventuel wettelijke bepalinge is dit reglement van kracht gedurende de hele looptijd van de verwerking van de persoonsgegevens. ARTIKEL 17 WIJZIGING VAN HET REGLEMENT 17.1 Deze versie is per 1 januari 2017 in werking getreden en via de website in te zien:

8 Bijlage I: Besluit Kostenvergoeding rechten betrokkene WBP Betrokkene kan een verzoek indienen bij de verantwoordelijke van Stichting de Nieuwe Buren om aan hem mede te delen of er persoonsgegevens worden verwerkt, en zo ja welke. De vergoeding voor de kosten van dit verzoek bedraagt 0,23 per pagina met een maximum bedrag van 4,50 per verzoek. Als de gegevens op een andere manier dan op papier worden verstrekt mag de verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen met dien verstande dat deze ten hoogste 4,50 bedraagt. Van deze regel mag afgeweken worden door een vergoeding van ten hoogste 22,50 te vragen als het afschrift uit meer dan honderd pagina s bestaat of als het bericht zeer moeilijk te verkrijgen is en onevenredig veel tijd kost vanwege de aard van verwerking. Bijvoorbeeld delen van gegevens zijn nog ondergebracht in een oud informatiesysteem, de gegevens zijn alleen nog beschikbaar via back-up procedures. Kortom er moet sprake zijn van een onevenredig grote inspanning. De verantwoordelijke mag voor de kosten voor het in behandeling nemen van een verzet, zoals bedoeld in artikel 13 van het privacyreglement, een redelijke vergoeding in rekening brengen, met dien verstande dat deze ten hoogste 4,50 bedraagt.