zorgadviesteam en beheer zorggegevens

Transcriptie

1 2 zorgadviesteam en beheer zorggegevens 15

2 Hoofdstuk 2 Zorgadviesteam en beheer zorggegevens Zoetermeers protocol privacy bij beheer zorggegevens en Zorgadviesteamoverleg (Icoz) 2.1 Doelstellingen dossiervorming leerlingen Elke school kent een leerlingdossier. De doelstelling van het dossier is het vastleggen van didactische, psychologische en pedagogische informatie ten behoeve van de optimale begeleiding van de leerling Het leerlingdossier bestaat uit: een algemeen deel waarin opgenomen: algemene gegevens betreffende de leerling zoals genoemd in artikel 19 van het Vrijstellingenbesluit Wbp (zie 3.4) uitgezonderd de gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene (artikel 19, lid 3 e) het zorgdossier waarin opgenomen: de gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene (artikel 19, lid 3 e) (met andere woorden: psychologische, pedagogische en maatschappelijke gegevens over de leerling voor zover deze betrekking hebben op het functioneren van de leerling in de onderwijsinstelling en noodzakelijk zijn voor een optimale begeleiding de verslagen van de besprekingen in het Zorgadviesteam/het zorgoverleg indien dit is opgesteld, het handelingsplan van de leerling. 2.2 Regels rond het zorgoverleg Informatieverstrekking en toestemming - Ouder(s) en leerlingen worden bij de aanmelding via de schoolgids op de hoogte gebracht van de zorgstructuur van de school en in het bijzonder van de mogelijkheid dat de leerling besproken kan worden in het ZAT/ het zorgoverleg, waarin externe deskundigen betrokken zijn, te weten: o een leerplichtambtenaar/ RMC casemanager van de gemeente Zoetermeer o een schoolmaatschappelijk werker van het Bureau Jeugdzorg o een jeugdarts of schoolverpleegkundige van de GGD - schriftelijk toestemming tot bespreking van de leerling in het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg, indien de school daartoe aanleiding ziet, wordt bij aanmelding van de leerling gegeven door: o door de ouder(s) indien de leerling jonger is dan 16 jaar; o door de ouder(s) én de leerling indien de leerling ouder is dan 16 jaar; o door de leerling, indien deze ouder is dan 18 jaar. - Als daadwerkelijke bespreking plaatsvindt in het zorgoverleg, worden ouder(s) en leerling hiervan op de hoogte gesteld. - De bespreking in het Zorgadviesteam/het zorgoverleg is consultatief van aard. Indien op grond van de bespreking doorverwijzing of behandeling plaatsvindt door een van de externe leden, dan zal hiervoor aan de ouders toestemming gevraagd worden 2. - Indien er zwaarwegende redenen zijn om ouders en/of leerlingen niet in te lichten over de bespreking in het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg, neemt de directeur van de school de beslissing af te wijken van de voorgaande regel Het inbrengen van gegevens De deelnemers aan het overleg brengen alleen gegevens over de leerling in voor zover die relevant zijn voor de vraagstelling die ingebracht is. 2 Met betrekking tot een leerling die voor bespreking in de Zorgadviesteam/het zorgoverleg wordt aangemeld, bestaat handelingsverlegenheid van de school. In het zorgoverleg worden de externe deskundigen geconsulteerd. Indien uit de bespreking blijkt dat behandeling door of verwijzing naar een van de externe leden of andere (hulpverlening)instellingen wenselijk is, zal de school de ouders informeren en toestemming vragen informatie uit het leerlingdossier van de school over te dragen voor gebruik ten behoeve van de doorverwijzing. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan de indicatiestelling bij Bureau Jeugdzorg of verwijzing naar de GGD. 16

3 2.2.3 Verslaglegging De school maakt een verslag van de bespreking en stelt de ouders/ leerling op de hoogte van het besprokene. De mentor krijgt van de voorzitter van het zorgoverleg een mondeling verslag van het zorgoverleg. De voorzitter zorgt ervoor dat het verslag van de bespreking verspreid wordt onder de deelnemers. De deelnemers dragen ieder voor zich zorg voor vernietiging van het verslag zodra de leerling niet meer besproken wordt in het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg. De voorzitter draagt zorg voor opname van het verslag in het leerlingdossier. 2.3 Recht op inzage van het verslag en regels ten aanzien van het bewaren van het verslag Het leerlingdossier wordt bewaard op een afgesloten plaats. De school draagt er zorg voor dat in het leerlingdossier een onderscheid wordt gemaakt in gegevens betreffende algemene informatie en de didactische ontwikkeling van de leerling en het zogenaamde zorgdeel van het leerlingdossier waarin gegevens opgeslagen worden betreffende maatschappelijke omstandigheden, de sociaal-emotionele en psychologische ontwikkeling, medische gegevens voor zover noodzakelijk voor de begeleiding alsmede de verslagen van de besprekingen in het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg. Het zorgdeel van het leerlingdossier is uitsluitend ter inzage van de directeur en daartoe door de directeur van de school gemachtigde personeelsleden, zijnde: de voorzitter van het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg de coördinator die verantwoordelijk is voor de afdeling waar de leerling onderwijs volgt 3. De leerlingen en hun wettelijke vertegenwoordigers hebben op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens recht op inzage van het dossier en de verslagen van de bespreking in het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg. De jeugdarts/ schoolverpleegkundige, de leerplichtambtenaar/ RMC-casemanager en de schoolmaatschappelijk werker van Bureau Jeugdzorg kunnen het verslag opnemen in hun dossier als dat voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is. Zij hanteren daarbij de regels rond privacy die gelden voor de instelling waarvoor zij werkzaam zijn. Het leerlingdossier van een leerling wordt bewaard tot vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. De schoolleiding draagt zorg voor vernietiging van het dossier na afloop van de bewaartermijn. 2.4 Privacyreglement betreffende de vastlegging en het gebruik van leerlingengegevens ten behoeve van begeleiding van leerlingen van het Picasso Lyceum Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: betrokkene de persoon zoals bedoeld in artikel 4 over wie de verwerking gegevens bevat. verantwoordelijke het bevoegd gezag van Stichting Voortgezet Onderwijs Zoetermeer Zorgadviesteam/zorgoverleg de interne commissie leerlingenzorg / zorgoverleg van het Picasso Lyceum (zie onder 1.4.0); PCL de Permanente Commissie Leerlingenzorg van Regionaal Samenwerkingsverband VO SVO Zoetermeer e.o. 34.4; RVC de Regionale Verwijzingscommissie; 3 De mentor van de leerling heeft in principe geen inzagerecht, omdat het voor de uitoefening van zijn functie niet noodzakelijk is dat hij beschikt over alle informatie van een leerling die in het leerlingdossier aanwezig is. De zorgcoördinator of de afdelingsleider kan de mentor wel infomeren aan de hand van het dossier en de mentor kan naar aanleiding daarvan wel werkaantekeningen maken over de leerling. 17

4 persoonsgegevens persoon; verwerking gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke het geautomatiseerde of fysieke systeem of de combinatie daarvan dat door het Picasso Lyceum wordt aangehouden, waarin persoonsgegevens zijn opgenomen van de personen zoals bedoeld in artikel Artikel 2 Doel van de verwerking De verwerking heeft ten doel te dienen als bron van informatie: a. ten behoeve van een optimale begeleiding van leerlingen./studenten in het behalen van de doelstellingen van de school; b. ten behoeve het Zorgadviesteam/ het zorgoverleg in haar advisering omtrent de wijze waarop specifieke zorg en begeleiding van bij haar ingebrachte leerlingen/studenten plaats dient te vinden; c. ten behoeve van aanmelding bij de RVC indien een beschikking aangevraagd wordt voor leerwegondersteunend onderwijs of praktijkonderwijs d. ten behoeve van aanmelding bij de PCL indien een beroep wordt gedaan op zorg op grond van het zorgbudget van het Regionaal Samenwerkingsverband VO SVO; e. ten behoeve van aanmelding bij de PCL ten behoeve van toelaatbaarheid tot leerwegondersteunend onderwijs, terwijl een beschikking praktijkonderwijs door de RVC is afgegeven. (artikel 7, lid 3 Regeling regionale verwijzingscommissies en zorgbudget voortgezet onderwijs ); f. ten behoeve van aanvragen bij de PCL betreffende eventueel overige advisering aan de school ten behoeve van de te bieden zorg aan een leerling Artikel 3 Verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke De verantwoordelijke van de verwerking is verantwoordelijk voor de verwerking overeenkomstig de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, de daarop gebaseerde Koninklijke Besluiten en dit reglement. De verantwoordelijke treft daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van gegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn Artikel 4 Categorieën van personen in de verwerking In de verwerking worden uitsluitend gegevens opgenomen over: 1. personen die als leerling/student zijn ingeschreven bij het Picasso Lyceum; 2. familieleden of andere personen uit de omgeving van deze leerling/student, voor zover die gegevens in redelijkheid relevant zijn te achten voor een optimale begeleiding van de leerling/student in het behalen van de doelstelling van de school/opleiding Artikel 5 Opname van gegevens 1. Over de personen, zoals bedoeld in artikel 4, kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de betrokkene, diens wettelijk vertegenwoordiger, personeel van de school, bevoegde overheidsorganen, deskundigen of deskundige instanties. Andere dan de in de eerste volzin bedoelde gegevens kunnen worden opgenomen indien de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger daarmee instemt en voor zover dat tevens noodzakelijk is voor de doelstellingen van de verwerking. 2. In alle gevallen worden in de verwerking uitsluitend gegevens opgenomen die dienstig kunnen zijn ter verwezenlijking van het doel van de verwerking. 18

5 3. De verantwoordelijke doet mededeling aan de betrokkene welke persoonsgegevens ten behoeve van de inschrijving zijn geregistreerd Artikel 6 Verwijdering van gegevens De gegevens bedoeld in artikel 5 worden uit de verwerking verwijderd indien uiterlijk vijf jaar nadat de leerling de school/opleiding heeft verlaten Artikel 7 Inzagerecht betrokkene 1. Tijdens het verblijf van de leerling/ student op de school/opleiding worden alle in de verwerking vastgelegde gegevens betreffende de leerling en andere in artikel 4 lid 2 genoemde personen ter inzage gesteld van de leerling/student of zijn wettelijk vertegenwoordiger 2. Het in het eerste lid bepaalde lijdt uitzondering voor zover zwaarwegende belangen betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene zich tegen beschikbaarstelling verzetten. 3. Indien een betrokkene daarom schriftelijk verzoekt, stelt de verantwoordelijke de verzoeker binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk een volledig overzicht van de hem betreffende persoonsgegevens ter beschikking met inlichtingen over de herkomst daarvan. 4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan een verzoek zoals bedoeld in het vorige lid in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. 5. De verantwoordelijke kan weigeren aan het verzoek, bedoeld in het eerste lid, te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van aanwijzingen gegeven door een daartoe bevoegd overheidsgezag. 6. Het bepaalde in de voorgaande leden is van overeenkomstige toepassing als het geregistreerde gegevens betreft ten aanzien van een optimale begeleiding van een ingeschreven leerling in het behalen van de doelstelling van de school/opleiding Artikel 8 Correctie van onvolledige of onjuiste gegevens 1. Verzoeken om verbetering, verwijdering of aanvulling van de in de verwerking opgenomen gegevens worden schriftelijk ingediend door degene op wie de desbetreffende gegevens persoonlijk betrekking hebben of zijn gemachtigde. 2. Gemachtigden dienen een schriftelijke machtiging over te leggen. 3. De indiener van het in het eerste lid bedoelde verzoek wordt, na beslissing door of namens de verantwoordelijke, binnen 28 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek schriftelijk medegedeeld of, en zo ja welke, verbetering, verwijdering of aanvulling heeft plaatsgevonden. 4. Indien blijkt dat bepaalde gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de verwerking zijn opgenomen, vindt binnen 28 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek verbetering of verwijdering van die gegevens plaats. 5. Indien blijkt dat bepaalde gegevens ten onrechte in de verwerking ontbreken, vindt binnen 30 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek aanvulling van opgenoemde gegevens plaats. 6. De op basis van dit artikel uit de verwerking verwijderde gegevens worden onmiddellijk vernietigd, onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke. De bij een aanmeldingsprocedure betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld. 19

6 2.4.9 Artikel 9 Toegang tot de verwerking De verantwoordelijke van de verwerking verleent uitsluitend toegang tot de in de verwerking opgenomen gegevens aan: a. docenten, mentoren en administratief personeel, voor zover het in de verwerking opgenomen gegevens betreft die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken ten behoeve van het geven van het onderwijs, dan wel het geven van studieadviezen; b. coördinatoren/afdelingsleiders/counselors c. leden van het Zorgadviesteam, voor zover zij de gegevens nodig hebben ten behoeve van de begeleiding van de leerling/student in de school. d. De verantwoordelijke kan aan de overige leden van het Zorgadviesteam toegang verlenen tot de in de verwerking opgenomen gegevens in overleg met de voorzitter van het Zorgadviesteam. e. De verantwoordelijke kan eveneens rechtstreekse toegang verlenen tot de in de verwerking opgenomen gegevens aan degene aan wie krachtens wettelijk voorschrift deze toegang dient te worden verleend, echter niet dan na deugdelijke legitimatie Artikel 10 Verstrekking van gegevens aan derden 1. De verantwoordelijke kan gegevens uit de verwerking waaraan informatie over individuele identificeerbare personen kan worden ontleend aan anderen dan de in artikel 7 en artikel 9 bedoelde personen en instanties uitsluitend verstrekken indien en voor zover: a. de verantwoordelijke daartoe op grond van enige wettelijke bepaling verplicht is, of b. de betrokkene op wie de te verstrekken gegevens betrekking heeft daarmee ondubbelzinnig heeft ingestemd blijkens een schriftelijke machtiging. 2. De in het eerste lid bedoelde gegevens worden op grond van een daartoe strekkend schriftelijk verzoek eerst verstrekt na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. 3. Van de verstrekking van gegevens als bedoeld in het eerste lid houdt de verantwoordelijke deugdelijk aantekening Artikel 11 Mededeling van verstrekking De verantwoordelijke deelt de betrokkene op diens verzoek schriftelijk binnen een maand mede of gegevens over hem in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de verwerking aan derden zijn verstrekt. 2.5 Artikel 19 Vrijstellingenbesluit Wbp 1. Artikel 27 van de wet is niet van toepassing op verwerkingen van instellingen voor onderwijs betreffende hun leerlingen, deelnemers of studenten, voor zover deze verwerkingen voldoen aan de in dit artikel vermelde eisen. 2. De verwerking geschiedt slechts voor: a. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, deelnemers of studenten, dan wel het geven van studieadviezen; b. het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; c. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; 20

7 d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; e. de uitvoering of toepassing van een andere wet. 3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene; b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen, deelnemers of studenten; e. gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene; f. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs; g. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten; h. gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; i. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, schoolen lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten; j. andere dan de onder a tot en met i bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. 4. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: a. degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of artikel 9, derde lid, van de wet; c. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder e en f, van de wet, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in het derde lid, onder a, en nadat het voornemen daartoe aan de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40 of 41 van de wet uit te oefenen. 5. De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat de studie is beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. 21