Digitaal personeelsdossier met nextpcm Personnel File

Transcriptie

1 Digitaal personeelsdossier met nextpcm Personnel File Versie 11/2012 Vlierlaan XT Berkel-Enschot The Netherlands 1 / 19

2 Personeelsdossier beheer vandaag de dag: Drie werelden naast elkaar Alhoewel de afdeling Personeelszaken tegenwoordig doorgaans met elektronische ondersteuning werkt, worden correspondentie, arbeidscontracten, certificaten e.d. meestal in een papieren dossier beheerd. Daarnaast bestaan er dan nog o.a. de Office-Wereld Wereld. en de SAP- Het werken met deze verschillende werelden resulteert in hogere kosten en ook in een grotere kans op het maken van fouten. Daarnaast wordt strategisch HR beleid belemmerd doordat men gebonden is aan complexe administratie resources. Tenslotte heeft HR niet meer alleen een louter administratieve functie, maar ontwikkelt het zich meer en meer tot een Shared Service Center, wat een meetbare toegevoegde waarde is voor het bedrijf. Leest u op de volgende pagina s hoe u : het digitale personeelsdossier tot centraal en gestructureerd documentenen informatiegeheugen van uw bedrijf maakt, direct op basis van het digitale personeelsdossier nieuwe documenten kunt opstellen en volledige processen in Human Resources kunt initiëren, uit de omvattende rapportages waardevolle informatie kunt halen ter optimalisatie van uw HR. Dit document is bedoeld voor managers op technisch niveau. Gedetailleerde technische informatie stellen wij u graag apart ter beschikking. 2 / 19

3 Gegevens, Documenten, Processen. Een Wereld - Een Oplossing. In Personeelsdossier horen gegevens, documenten en processen bij elkaar. En met nextpcm Personnel File worden deze in een oplossing samengebracht. Alle benodigde informatie en documenten van een medewerker worden in een digitaal personeelsdossier vastgelegd en deze staan op die manier gestructureerd ter beschikking. Op basis van het dossier kunnen direct nieuwe documenten worden opgesteld en kunnen handelingen worden gestart, zowel handmatig als geautomatiseerd. Overzichtelijke grafische rapporten zorgen voor duidelijkheid over de status van het dossier en de documenten en ook over de bewerking daarvan. Alle informatie en documenten over een medewerker op een plaats en op een veilige manier te bewerken in het proces. 3 / 19

4 Uitpakken en klikken: Structuur van de oplossing nextpcm Personnel File bestaat uit vier hoofdcomponenten, waarmee u bestanden over medewerkers, sollicitanten of gepensioneerden gedurende hun gehele levenscyclus onder controle heeft. Personeelsdossier Alle informatie van elke medewerker op een centrale plaats: gestructureerd, snel en eenvoudig in een overzicht. Documenten De bestaande gedigitaliseerd informatie van de medewerkers. Belangrijke s, papieren documenten, Office bestanden flexibel op elk gewenst moment in het proces digitaliseren en opslaan. Of meteen vanuit het dossier zelf nieuwe documenten opstellen. Procesondersteuning Alle mogelijkheden die SAP in Workflow biedt, volledig benutten en tevens flexibeler en sneller nieuwe processen creëren. Rapportages Overzichtelijk en grafisch vormgegeven zijn de basismodellen voor de rapportages voor het strategisch HR-beleid. Evaluaties van de personeelsbestanden zorgen voor transparantie. Maar ook de analyse van de eigen processen op basis van rapportages geeft waardevolle informatie over interne optimaliseringsmogelijkheden Ontdek op de volgende pagina s meer over de belangrijke componenten van het digitale personeelsdossier. 4 / 19

5 Het Personeelsdossier: Alle informatie in één overzicht Op de homepage biedt nextpcm Personnel File het snelle overzicht over de inhoud van het digitale personeelsdossier. Het dossier is aan andere SAP modules gekoppeld, zodat er bijvoorbeeld direct een sprong gemaakt kan worden naar SAP HCM transacties. In de dossier header kunnen stamgegevens uit SAP HCM of andere informatie uit het dossier weergegeven worden, zodat belangrijke informatie over medewerkers direct beschikbaar is. De vermelding verschijnt automatisch en wordt telkens opnieuw geactualiseerd. Het dossieroverzicht bevat een mappenstructuur waarin alle informatieobjecten - gescande documenten, HR-Infotypen of opgeslagen s op logische wijze gegroepeerd opgeslagen zijn. Met een muisklik kunnen de registers geopend worden en de daarin opgeslagen objecten worden bewerkt. Alleen die registers verschijnen waarvoor de gebruiker ook toestemming heeft. De bestanden- en documenten zoekfunctie biedt praktische mogelijkheden voor het snel vinden van opgeslagen documenten en bestanden. De records organizer toont net als een logboek de laatste handelingen die verricht zijn in het dossier. Met nextpcm Personnel File wordt een veelvoud aan beproefde registerstructuren en documentsoorten meegeleverd, waarbij deze aan de eigen individuele wensen aangepast kunnen worden. 5 / 19

6 Dossierinhoud: Alle Informatie-objecten op één plek Of het nu getekende contracten, belangrijke s, Worddocumenten of SAP gegevens zijn, in het digitale personeels-dossier komt alles bij elkaar wat bij elkaar hoort. Gegevens uit het SAP systeem worden direct overgenomen, de verschillende documentsoorten kunnen flexibel en op verschillende manieren in het dossier verschijnen. Indexering van documenten Wanneer alle documenten op de juiste plaats zijn opgeslagen en dus snel weer teruggevonden kunnen worden krijgt u een digitale registerkaart met documentattributen, die wordt weergegeven in een gebruikersvriendelijke layout. 6 / 19

7 Documenten toevoegen: Wanneer u wilt digitaliseren, is aan u! U beslist wanneer een papieren document gedigitaliseerd moet worden. Soms is het handig om een document meteen te digitaliseren. In veel gevallen is voorbewerking van de documenten wenselijk. nextpcm personnel file ondersteund beide methoden: Direct, met Workflow Het document wordt direct gescand na ontvangst en toegewezen aan een bewerker ter goedkeuring. Na de toekenning van de kenmerken wordt het document automatisch in het juiste dossierregister opgeslagen. Nu is het centraal beschikbaar. of later, met barcode Wanneer documenten later gedigitaliseerd worden met een barcode, worden ze eerst bewerkt in papiervorm en voorzien van een barcode. De geautoriseerde bewerker scant de barcode en kan al meteen informatie samenstellen ter indexatie. Op elk gewenst moment in het proces, wordt het document dan gescand en samengevoegd met geïndexeerde informatie door middel van de barcode. of heel ad hoc door enkel een postscanner te gebruiken Veel mensen hebben tegenwoordig de beschikking over een scanner die bestanden naar hun persoonlijke mailbox stuurt. Sla de op en het document wordt ook meteen gearchiveerd! En het uploaden van digitale documenten is natuurlijk ook mogelijk Documenten die al digitaal beschikbaar zijn kunnen zowel met een sleepfunctie toegekend worden aan het personeelsdossier als ook met het indexatie template van een digitaal personeelsdossier. 7 / 19

8 Migratie van bestaande dossiers: Alles vanaf het begin in één systeem Hoe komen de bestaande personeelsdossiers in het nieuwe systeem? Heel eenvoudig: Met de uitbreiding nextpcm Integration Engine kunnen ook zeer grote hoeveelheden bestaande dossiers en documenten (papier, TIFF) eenvoudig, veilig en snel in de digitale personeelsbeheer oplossing overgenomen worden. Automatische protocolfuncties ondersteunen de foutenanalyse en zorgen ervoor dat de migratie volledig tot stand komt. Het creëren van documenten: Klikken in plaats van schrijven Vooral bij personeelsbeheer is de correspondentie met externen zeer uitgebreid. Des te beter, dat met nextpcm nieuwe documenten direct vanuit het dossier kunnen worden geproduceerd. Met de hulp van een assistent wordt u stap voor stap door het document heengeleid en de nieuw toegevoegde gegevens worden automatisch met aantekeningen uit het dossier en SAP HCM gecombineerd. Dat betekent een aanzienlijke tijdsbesparing en daarnaast wordt er voor gezorgd dat nieuwe documenten compleet en bovendien rechtsgeldig zijn. Daarbij hoort natuurlijk ook dat desgewenst workflows automatisch gestart worden, zo dat het opgestelde document eerst door andere medewerkers moet worden bewerkt en goedgekeurd alvorens het verzonden kan worden. Na goedkeuring wordt het document natuurlijk ook automatisch op de juiste plaats in het digitale personeelsdossier opgeslagen. Technisch gezien worden hier overigens de standaarden van de SAP Document Builder gebruikt. 8 / 19

9 Veiligheidsconcept: Verwijderen en verplaatsen? Jazeker! Voor personeelbeheer gelden bijzondere regels voor het veilig bewerken van dossiers en documenten. Dat begint met de toegangsrechten, die bij nextpcm Personnel File over het SAP rolen rechtenmanagement heen tot op het niveau van individuele documenten controleerbaar zijn. Het eindigt met het toezicht op kritische bewerkingsacties, zoals het verwijderen of verplaatsen van documenten of dossiers. Met nextpcm Personnel File worden consequent de hoogste eisen voor het veilig bewerken van personeelsdocumenten geïmplementeerd. Het verwijderen of verplaatsen van documenten en dossiers kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan meer-ogen-principe-workflows, zodat men ervan verzekerd is dat het proces correct en begrijpelijk uitgevoerd wordt. Het vinden van dossiers en documenten: Klaar met zoeken Met een dossier zoekopdracht kan gericht naar alle indexwaarden van elk personeelsdossier gezocht worden. En ook voor het zoeken naar documenten is er natuurlijk een handig zoeksjabloon beschikbaar. U kunt zoeken op basis van documenteigenschappen, of op basis van een complete tekst in het document. 9 / 19

10 De processen: Gedelegeerd management goed onder controle Samen werken aan personeelsdocumenten in heldere en vastgestelde processen vormt een belangrijke basis van HR en dat is met nextpcm geen probleem. Immers, met de uitbreiding Process Builder van nextpcm kunnen nieuwe processen direct, gemakkelijk en snel in SAP geïntegreerd worden. Ontwerp zelf processen met nextpcm Process Builder De verantwoordelijkheid voor de vrijstelling van loonsverhoging is veranderd na een reorganisatie en de nieuwe directie is niet betrokken geweest in het proces? Geen probleem! De handige uitbreidingsmodule nextpcm Process Builder maakt het mogelijk dat uw beheerder direct en met weinig inspanning processen kan voorbereiden en starten in de SAP omgeving. leidinggevende de nodige stappen samenstellen, deze doornemen met de betreffende verantwoordelijken en het nieuwe arbeidsproces is direct beschikbaar in SAP. Technisch gezien werkt SAP business workflows op de achtergrond, maar de anders onontbeerlijke installatie door een SAP specialist is nu overbodig. Dat bespaart tijd en geld en het maakt u onafhankelijker. Als u gebruik maakt van de sleepfunctie kan de verantwoordelijke 10 / 19

11 De rapportages: Overzicht met één druk op de knop Evaluaties zijn voortdurend nodig in Human Resources en zijn in SAP HCM op grote schaal beschikbaar echter alleen voor de SAPgegevens. Met nextpcm worden de rapportages aangevuld door analysemogelijkheden op het niveau van de opgeslagen documenten. Daarnaast staan met de geïntegreerde Process Journal en NextPCM Performance Cockpit handige en uitgebreide tools voor het analyseren van de processen ter beschikking. Bij de nextpcm Performance Cockpit worden belangrijke parameters voor procesanalyse aangeboden. Deze kunnen individueel worden aangepast, zoals bijvoorbeeld : aantal en duur van de huidige open transacties, aantal inkomende documenten per dag, aantal transacties per verwerkingsperiode, aantal voltooide transacties. In het grafisch overzicht worden de processen met verkeerslichten gemarkeerd, zodat te lange doorlooptijden of overschreden termijnen in een ogenblik zichtbaar zijn. Een muisklik brengt u dan direct bij de details van de kritische processen. Met nextpcm Personnel File is er een nieuwe transparantie binnen de HR van ProSiebenSat.1 gekomen. Wij beschikken tegenwoordig over uitgebreide rapportage functies en kunnen alle HR processen goed monitoren. Jürgen Holm, Executive Vice President HR der ProSiebenSat.1 Media AG 11 / 19

12 Het dossier door het bedrijf heen: Inzage in het dossier eenvoudig en veilig Personeelsdossiers moeten bij verschillende gelegenheden en ook buiten de HR-afdeling ingezien kunnen worden. Deze medewerkers zijn geen Power User en mogen vaak slechts bepaalde onderdelen van het dossier inzien. nextpcm Personnel File stelt voor deze gebruikersgroepen het zogenoemde Webdossier op de SAP portal - gewaarborgd door het autorisatieconcept - beschikbaar. Het webdossier kan in de SAP Web portal functies voor Employee en Management Self Service (ESS, MSS) geintegreerd worden. Op die manier hebben alle geautoriseerde gebruikers zonder problemen toegang tot het dossier. Belangrijk is hierbij: Aantrekkelijke grafische gebruikersinterfaces; Verminderde complexiteit voor meer gebruiksgemak; Prestatieoptimalisering voor de belangrijkste activiteiten op het web. Belangrijker bij het webdossier en bij nextpcm Personnel File een continue component: de vertrouwelijkheid blijft volledig gewaarborgd. Door een speciale uitbreiding van het SAP autorisatieconcept zelfs tot een enkel document. 12 / 19

13 Implementatie: Een goed gelanceerd product is het halve werk! Het wel of niet slagen van een nieuwe oplossing hangt voor een groot deel af van de kwaliteit van de introductie. Daarom wordt nextpcm geïmplementeerd en geïntroduceerd met een getest procedurematig model. Document templates zorgen ervoor dat alle nodige informatie is samengesteld en gedocumenteerd in een gestructureerd formulier in elke fase van het project. Best Practices worden vooraf in nextpcm producten ingesteld, bijvoorbeeld: gedefinieerde standaard velden van de standaard dossier, gangbare bestandsstructuren en documentsoorten, Typisch dossier relevante processen zoals het invoegen van documenten, vrijgave en goedkeuringsprocessen, verscherpingen, herhalingssjablonen, standaard rapportages. Dit bespaart tijd en helpt in de beoordelingsfase bij het definiëren van de individuele aanpassingen. Standaard scenarios ondersteunen voornamelijk bij de implementatie en testfase de kwaliteit van nieuwe aanpassingen. De technische introductie vindt plaats in overeenstemming met SAP standaarden ( overdracht van de ontwikkeling naar het testsysteemen, daarna naar het productieve systeem). Trainingsdocumenten zijn beschikbaar maakt door gebruik te maken van ScreenCams. Praktijkoefeningen zijn op een dusdanige wijze beschikbaar gemaakt dat zelfs actieve zelftraining mogelijk is door middel van een simpele web browser, ongeacht de locatie of het systeem. Face-to-face training wordt uiteraard ook aangeboden. Wij hebben het geluk dat we in het samenwerkingsproject voor het thema personeelsdossier een zo ervaren specialist als nextevolution AG aan boord hebben.het advies was zeer goed, men begrijpt onze wensen en men is snel en pragmatisch in de uitvoering. Alexander Petrowsky, Vice President HR Services & Controlling, Pro/SAT.1 Media AG 13 / 19

14 Referenties Succesvolle gebruikers (extract) Een selectie van bedrijven die nextpcm Personnel file succesvol inzetten voor geïntegreerd, procesgestuurde documentmanagement op de HR-afdeling: Hamburger Stadtentwässerung EDEKA Handelsgesellschaft Hessenring mbh Frankfurter Allgemeine Zeitung GmbH Frankfurter Societäts-Druckerei GmbH ÖBB-Dienstleistungs GmbH ProSiebenSat.1 Media AG Salzburg AG Tchibo GmbH TÜV Rheinland Holding Aktiengesellschaft Unicreditgroup S.p.A. Voestalpine AG We stellen u graag in contact met deze bedrijven en we verzekeren u dat u nextpcm live kunt meemaken. 14 / 19

15 De producten: Modules die passen in elke omgeving De omgeving voor personeelbeheer ziet er in elk bedrijf anders uit: daarom bestaat nextpcm uit individuele modules en past zich probleemloos aan iedere omgeving aan. Met nextpcm Personnel File wordt het hele proces van document management in Human Resources ondersteund. Aanvullende modules breiden het dienstenspectrum uit. Dit leidt tot oplossingen die passen in elke corporate omgeving, die alle eisen afdekken: Selectie van gegevens; Indexatie en opslag van documenten in het digitale personeelsdossier; Business processen: Goedkeuringen,, meer-ogen-principe processen etc. Overlappende evaluaties en analyses De kern van de oplossing is het nextpcm Personnel File. De andere producten kunnen hieraan worden toegevoegd indien nodig. Deze zijn niet beschikbaar als aparte producten voor gebruikers, maar zijn een uitbreiding op de functionaliteit van de totale oplossing. 15 / 19

16 Kies de service die u nu nodig heeft en de oplossing die bij u past. De technologie: Volledige integratie in SAP nextpcm Personnel File wordt volledig geïntegreerd in SAP door het gebruik van SAP Records Management voor het beheer van alle documenten; toevoeging van de SAP Document Builder voor het creëren van documenten met assistentie; de integratie van SAP Business Workflow voor het beheren van de processen; het gebruik van SAP Interactive Forms voor het vastleggen van gegevens oo formulieren. nextpcm kan op alle SAP systemen van versie 6.0 en hoger ingezet worden.. Alle informatie en acties zijn on-line beschikbaar voor iedereen die werkt in een SAP omgeving. De oplossing neemt automatisch gegevens over van andere SAP modules en brengt op zijn beurt gegevens over naar deze modules. Overdracht tussen standaard SAP applicaties en nextpcm is mogelijk op veel punten, zodat u ononderbroken kunt wisselen tussen personeelsdocumenten, stamgegevens en andere gebieden in SAP HCM. nextevolution zet zijn producten direct in SAP- Standaarden om. Er zijn geen interfaces die eerst geprogrammeerd moeten worden, geen toepassingen die met elkaar verbonden moeten worden. Josef Hohenberger, Leiter HR-Systeme, ÖBB-Dienstleistungs GmbH 16 / 19

17 nextpcm Bedrijfsapplicaties: Voor intensief document beheer Data, documenten en processen horen bij elkaar en zijn samen gebracht in een applicatie met nextpcm, welke onderdeel is van de complete SAP oplossing voor uw bedrijf. Dit heeft voordelen voor alle bedrijfsonderdelen waar (papieren) documenten een belangrijke rol vervullen. Data en documenten worden beheerd in digitale bestanden met nextpcm, gezamenlijk bewerkt worden door middel van gecontroleerde processen en volledig geïntegreerd in de SAP wereld. De totaaloplossing maakt het mogelijk allerlei soorten contracten gedurende hun gehele levenscyclus volledig te beheren. Automatische bewaking van contracteinde zorgt voor tijdige signalering inzake contractbeëindiging/-verlenging. Geavanceerde rapporten bieden duidelijkheid over de status en de waarde van alle contracten binnen het bedrijf. De complete oplossing voor gedigitaliseerde facturering inclusief workflow ondersteunde processen. Dit product kan ook gebruikt worden in combinatie met nextpcm contract management, nextpcm procurement file en nextpcm real estate file. De goed ontworpen inkoop oplossing bevat alle documenten die relevant zijn voor inkoop met SAP MM en de leveranciers pool en creëert dus de basis voor een geautomatiseerd contract en leveranciers management door het hele bedrijf. Alle documenten die betrekking hebben op onroerend goed management worden opgeslagen op een gestructureerde manier in verschillende bestandstypes (bijv. economische eenheid, verhuur eenheid, onderhoud) en zijn geïntegreerd in SAP RE processen. Aanvullende SAP processen en kerngegevens (van SAP MM, bijvoorbeeld) kunnen worden toegevoegd. 17 / 19

18 nextpcm Utilities: Modulaire uitbreidingen voor alle oplossingen De nextpcm bedrijfsapplicaties kunnen worden uitgebreid met de nextpcm Utilities waardoor een nog betere prestatie en functionaliteit van de totale oplossing bereikt kan worden. Maak zonder problemen SAP processen! Alle bedrijfsprocessen (business processes) kunnen direct worden gemaakt via een grafische systeembeschrijvings module. De processen kunnen onmiddelijk functioneren op basis van de SAP Business Workflows zonder programmering. Realiseer in alle veiligheid alle massa invoer van gescande documenten of elektronische archieven! Er wordt een uitvoerprotocol gegenereerd voor elke nvoer waardoor een goede ontvangst wordt gewaarborgd. Individuele SAP infotypes kunnen direct gemaakt en samen gekoppeld worden. Navigatie door de infotypes vindt plaats door het gebruik van Webdynpro interfaces. Gemakkelijke conversie van office documenten naar PDF, TIFF,TIF (gebaseerd op PDF of PDF/A) PDF (op TIF), JPEG etc.. Het confortabelel management informatie systeem. Alle KPIs voor de analyse, de sturing en de controle van workflows worden grafisch weergegeven en bieden nauwkeurige aanwijzingen voor de voortdurende optimalisatie van processen. 18 / 19

19 Gegevens, documenten, processen. Een wereld Een oplossing. nextpcm ist een Product van nextevolution Vlierlaan 12, 5056XT Berkel Enschot, The Netherlands, +31 (0) / Direct contact per nextpcm@nextevolution.nl SAP is een geregistreerd handelsmerk van SAP AG 19 / 19