WebHare en Microsoft Word

Transcriptie

1 WebHare en Microsoft Word Optimaliseer uw Word documenten voor gebruik met WebHare Werken met alinea s Opmaakprofielen Afbeeldingen Datum: Maart 2010 Aantal pagina's: 26 Versie: 2.6 Doelgroep: Content beheerders WebHare en Microsoft Word - Inhoudsopgave

2 Inhoudsopgave 1. Introductie Vooraf Het gebruik van opmaakprofielen Opmaakprofiel controleren d.m.v. niet-afdrukbare tekens Opmaakprofiel controleren d.m.v. het opmaakgebied Werken met alinea's Niet-afdrukbare tekens Alinea's laten inspringen Alinea afstanden Werken met afbeeldingen Afbeeldingen invoegen Afbeeldingen positioneren Alternatieve tekst voor een afbeelding Word Art Tekstvakken en Word tekeningen Hyperlinks Hyperlinks naar een webpagina Hyperlinks naar andere documenten in de website Hyperlinks die een nieuw scherm openen Tips & advies Tabellen in plaats van kolommen Pagina-einde markeringen Afbreken van lange woorden (zoals hyperlinks) De eigenschappen van een Word document aanpassen...23 Additionele informatie...24 WebHare en Microsoft Word - Inhoudsopgave

3 1. Introductie WebHare is de unieke en krachtige oplossing voor het vertalen ('converteren') van Microsoft Word documenten naar (X)HTML, XML, WML en andere internet formaten. Deze vertaling van documenten is ontwikkeld door B-Lex Information Technologies, en stelt u in staat om zeer snel webpagina's te publiceren die met iedere webbrowser bekeken kunnen worden. De conversie is in staat ieder Word document vanaf versie 95 te vertalen - inclusief de in de documenten opgenomen afbeeldingen, schema's, hyperlinks, tabellen etc. Hierbij is er één belangrijke factor: hoe beter een document opgemaakt en gestructureerd is, hoe beter WebHare in staat is het document te vertalen. In deze handleiding wordt informatie gegeven over hoe u uw Word documenten zó kunt opmaken dat ze optimaal door WebHare vertaald kunnen worden. De handleiding is niet bedoeld als introductie in het gebruik van Word, maar als leidraad bij het zo goed mogelijk kunnen werken met de WebHare Application Portal en WebHare Lite producten. Toch verdient het de aanbeveling de in deze handleiding aangegeven tips en trucs ook te gebruiken voor documenten die u niet met WebHare wilt publiceren, omdat dit tot minder problemen leidt als u uw documenten door andere gebruikers wilt laten bewerken of als u op een andere computer gaat werken met dit document. 1.1 Vooraf De in deze handleiding opgenomen schermafbeeldingen zijn gemaakt met een Nederlandstalige versie van Microsoft Word De schermafbeeldingen kunnen enigszins afwijken van hetgeen u op uw computer ziet, bijvoorbeeld als u een andere versie van Word gebruikt. Waar relevant worden deze verschillen verduidelijkt. WebHare en Microsoft Word - Introductie 1

4 2. Het gebruik van opmaakprofielen Iedere alinea in Word is gemarkeerd met een bepaald opmaakprofiel (Engels: Style). In dit opmaakprofiel staan allerlei eigenschappen van de alinea zoals regelafstanden, uitlijning, het lettertype etc. Deze instellingen kunt u vanuit WebHare voor ieder opmaakprofiel overschrijven, zodat voor alle webpagina's dezelfde opmaakregels gelden ongeacht hoe de afzonderlijke Word documenten opgemaakt zijn. Het gebruik van opmaakprofielen (of stijlen) wordt ten zeerste aangeraden bij het gebruiken van Microsoft Word. Door gebruik te maken van opmaakprofielen, zoals Kop 1, Kop 2 of Platte tekst, kunt u verschillende alinea's gemakkelijk een andere lay-out geven. Ook kunt u met behulp van de opmaakprofielen eenvoudig bijvoorbeeld alle Kop 1 teksten een andere opmaak geven, zonder alle teksten met de hand af te lopen en aan te passen. Het wordt afgeraden om in het hele document het opmaakprofiel Standaard te gebruiken. Dit standaardprofiel dient als basis voor alle andere profielen, en het aanpassen daarvan kan de opmaak van het hele document beïnvloeden. We raden aan gebruik te maken van Kop 1, Kop 2, Kop 3 enzovoort voor hoofdstuk- en paragraafkoppen, en gebruik te maken van het profiel Platte tekst voor de lopende teksten. Voor speciale tekstonderdelen kunt u extra profielen aanmaken, bijvoorbeeld wanneer u een afwijkende opmaak wilt gebruiken voor citaten in uw document. Bij de conversie van Worddocument naar HTML pagina maakt WebHare gebruik van de opmaakprofielen. Wanneer u zorgvuldig gebruik maakt van de juiste opmaakprofielen dan kan WebHare beter met uw documenten omgaan. Het gebruik van opmaakprofielen stelt u bovendien in staat om extra functies in Word te gebruiken zoals een automatisch gegenereerde inhoudsopgave, links naar andere secties in het document enzovoort: opties die ook door WebHare ondersteund worden. U kunt de verschillende opmaakprofielen aanroepen via het keuzemenu in de 'Opmaak werkbalk': Door de tekst te selecteren en vervolgens een opmaakprofiel te kiezen veranderd de stijl van uw tekst in een hoofdstuk- of paragraaf kop. Wanneer u vervolgens met uw muis op de regel klikt ziet u dat de stijl van Standaard in uw geselecteerde opmaakprofiel is veranderd. WebHare en Microsoft Word - Het gebruik van opmaakprofielen 2

5 2.1 Opmaakprofiel controleren d.m.v. niet-afdrukbare tekens Microsoft Word opmaakprofielen werken soms best verraderlijk. Soms selecteert u een tekst die u wilt aanpassen per ongeluk gedeeltelijk en lijkt het alsof Word hem heeft aangepast doordat de stijl verandert, maar blijkt achterliggend een deel van de regel hierdoor nog niet aangepast te zijn. Als controle hulp kunt u hiervoor de niet-afdrukbare tekens weergeven. U kunt deze nietafdrukbare tekens zichtbaar maken door de knop 'Weergeven/verbergen ' in de taakbalk van Word in te drukken: Meer informatie over niet-afdrukbare tekens vindt u in paragraaf 3.1 van deze handleiding. Met behulp van de niet-afdrukbare tekens wordt duidelijk welke regels wel echt het juiste opmaakprofiel hebben gekregen en welke niet: WebHare en Microsoft Word - Het gebruik van opmaakprofielen 3

6 Bij de eerste kop is het teken mee veranderd in de stijl waarin de tekst staat, maar de overige zijn standaard gebleven. Bij de eerste en tweede fout werd of het eerste of laatste deel van de regel vergeten te selecteren, waardoor Word dit nog niet als een opmaakprofiel herkent. De laatste fout is het minst opvallend en vormt de meeste problemen. Het verschilt per Word versie hoe deze ontstaat, maar door wat met de selectie van de tekst te spelen kunt u aan het niet-afdrukbare teken zien of het opmaakprofiel echt wordt herkend. 2.2 Opmaakprofiel controleren d.m.v. het opmaakgebied De tweede manier om te achterhalen wat voor opmaakprofiel er in een document gebruikt wordt is door het opmaakgebied zichtbaar te maken. 1. Kies uit het menu Extra de optie Opties. Het Opties scherm wordt geopend. 2. Kies het tabblad Weergave. Het Weergave tabblad wordt getoond. WebHare en Microsoft Word - Het gebruik van opmaakprofielen 4

7 3. Stel de breedte van het opmaakgebied in op ongeveer 2 centimeter. Klik op OK.! Het opmaakgebied is alleen zichtbaar in de weergaveopties in Overzicht en Normaal. Als u een andere weergave gebruikt kunt is het opmaakgebied niet beschikbaar. 4. Kies uit het menu Beeld de optie Normaal om het opmaakgebied zichtbaar te maken. Het opmaakgebied is nu zichtbaar. Voor iedere alinea in uw document is nu zichtbaar welk opmaakprofiel er voor die alinea geldt. WebHare en Microsoft Word - Het gebruik van opmaakprofielen 5

8 Wanneer we nu dezelfde alinea s met fouten erbij halen als in paragraaf 2.1 zien we het volgende: Bij de eerste kop is het teken mee veranderd in de stijl waarin de tekst staat, maar de overige zijn standaard gebleven. Bij de eerste en tweede fout werd of het eerste of laatste deel van de regel vergeten te selecteren, waardoor Word dit nog niet als een opmaakprofiel herkent. De laatste fout is het minst opvallend en vormt de meeste problemen. Het verschilt per Word versie hoe deze ontstaat, maar door wat met de selectie van de tekst te spelen kunt u aan het opmaakgebied zien of het opmaakprofiel echt wordt herkend. WebHare en Microsoft Word - Het gebruik van opmaakprofielen 6

9 3. Werken met alinea's De meeste Word documenten bestaan voor het grootste gedeelte uit alinea's met tekst. In dit hoofdstuk wordt verduidelijkt hoe u deze alinea's kunt markeren en hoe u allerlei eigenschappen voor alinea's kunt instellen, zodat WebHare er optimaal mee om kan gaan. Voordat enkele van de meest gebruikte alineainstellingen verduidelijkt worden, wordt eerst algemene achtergrondinformatie gegeven over hoe alinea s gedefinieerd zijn in Word, en hoe u de informatie de alinea-indeling van een bestaand Word document kunt achterhalen. 3.1 Niet-afdrukbare tekens Alinea's in Word zijn gedefinieerd als blokken tekst, gescheiden door een 'einde alinea teken'. Om in een Word document het einde van een alinea te kunnen zien, dient u ook de nietafdrukbare tekens in uw Word document zichtbaar te maken. U kunt deze niet-afdrukbare tekens zichtbaar maken door de knop 'Weergeven/verbergen ' in de taakbalk van Word in te drukken. Als deze knop ingedrukt is zijn alle niet-afdrukbare tekens zichtbaar in uw document. De meest voorkomende van deze tekens zijn: Teken Betekenis Einde alinea. Einde regel. Spatie. Tab Einde tabel cel. Als deze niet-afdrukbare tekens niet zichtbaar zijn is het onmogelijk om te achterhalen waar een alinea eindigt. U kunt een nieuwe alinea beginnen door de op de Enter-toets te drukken. Als u een nieuwe regel in dezelfde alinea wilt beginnen dient u de Shift toets ingedrukt te houden terwijl u op de Enter-toets drukt. Deze nieuwe regel maakt dan wel nog onderdeel uit van de alinea. Dit verschil is verduidelijkt in de volgende afbeelding: Het verschil tussen een nieuwe alinea en een nieuwe regel in dezelfde alinea is van belang voor de conversie van uw document door WebHare, omdat de instellingen in WebHare voor alinea's gelden. Als u bijvoorbeeld instelt dat de verticale afstand tussen alinea's 10 punten moet zijn, wordt deze afstand in bovenstaand voorbeeld ook doorgevoerd tussen de alinea's 'Dit zijn twee' en 'verschillende alinea's'. WebHare en Microsoft Word - Werken met alinea's 7

10 3.2 Alinea's laten inspringen Er zijn in Word veel manieren om een alinea in te laten springen. Een veelgebruikte manier is door één of meerdere tabs aan het begin van een alinea te gebruiken. Een andere manier is door een groot aantal spaties voor de alinea in te voegen. Beide manieren zijn (ook voor afdrukken) niet aan te raden, en zijn niet geschikt voor een optimale conversie van Word documenten door WebHare. In HTML zijn geen tabs mogelijk en spaties hebben geen absolute breedte, maar zijn afhankelijk van het gekozen lettertype. De juiste uitlijning kan op die manier dus niet worden gegarandeerd. Om er voor te zorgen dat de alinea inspringing van uw Word document ook op uw website zichtbaar is, kunt u het beste gebruik maken van de inspringmarkering van de horizontale liniaal in Word. Selecteer eerst de alinea die u wilt laten inspringen of die u wilt verschuiven ten opzichte van de linker- of rechter marge. Op de horizontale liniaal, sleep de markering 'Eerste regel inspringen' naar de gewenste positie om alleen de eerste regel van de geselecteerde alinea te laten inspringen: Om alles behalve de eerste regel te laten inspringen kunt u de 'Verkeerd-om inspringen' markering naar de gewenste positie slepen: Wanneer u de alinea in zijn geheel links wil laten inspringen dat kunt u de 'Links inspringen' markering verplaatsen. U kunt de alinea ook ten opzichte van de rechter marge laten inspringen door gebruik te maken van de markering 'Rechts inspringen' Door gebruik te maken van de inspring markeringen op de horizontale liniaal kan WebHare de alinea's optimaal converteren. WebHare en Microsoft Word - Werken met alinea's 8

11 3.3 Alinea afstanden In veel gevallen wordt de verticale afstand tussen alinea's in Word documenten ingesteld door één of meerdere keren op de Enter toets te drukken. In Word houdt dit in dat er lege alinea's ingevoegd worden. Dit is goed te zien als u de niet-afdrukbare tekens (paragraaf 3.1 van deze handleiding) zichtbaar maakt: Omdat veel conversie instellingen in WebHare gelden voor alinea's (ook alinea's zonder tekst) kan het gebruik van Enters om afstand tussen alinea's te creëren ongewenste resultaten opleveren. De beste manier om afstanden tussen alinea's in te stellen zodat de door WebHare gemaakt website er optimaal uitziet is door de eigenschappen van de alinea aan te passen. 1. Positioneer de muiscursor in de alinea waarvan u de afstanden wilt instellen. Kies Alinea uit het Opmaak menu. Het Alinea scherm wordt geopend. WebHare en Microsoft Word - Werken met alinea's 9

12 2. Stel de afstanden voor en na de alinea in. Klik op OK. De afstanden voor en na de alinea zijn nu ingesteld. WebHare zal deze afstanden overnemen in de geconverteerde website, zolang de afstanden niet vanuit een conversie profiel overschreven zijn. WebHare en Microsoft Word - Werken met alinea's 10

13 4. Werken met afbeeldingen Een plaatje zegt meer dan duizend woorden, ook op het web. Veel webpagina's bevatten dan ook schema's, foto's, diagrammen of andere soorten afbeeldingen die de gepresenteerde teksten ondersteunen. In dit hoofdstuk wordt verduidelijkt hoe u de afbeeldingen kunt invoegen in uw Word documenten en hoe u deze zo optimaal mogelijk kunt positioneren. 4.1 Afbeeldingen invoegen Er zijn verschillende manieren om afbeeldingen in te voegen in Word documenten. De meeste eenvoudige manier is om een bestand vanaf uw computer in te voegen. 1. Plaats de cursor in uw document op de plaats waar u de afbeelding wilt invoegen door op deze plaats te klikken 2. Kies uit het menu Invoegen, Afbeelding en Uit bestand. Het scherm Afbeelding invoegen wordt geopend. 3. Blader naar het bestand dat u wilt invoegen. Selecteer het bestand en klik op Invoegen. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 11

14 De afbeelding wordt ingevoegd in het document op de plaats van de cursor. 4.2 Afbeeldingen positioneren U kunt afbeeldingen in Word documenten op velerlei wijze positioneren ten opzichte van tekst of andere afbeeldingen. Helaas is het niet in alle gevallen mogelijk deze posities direct te vertalen naar de correcte positie in uw webpagina. Een belangrijke reden hiervoor is dat de positie van teksten en afbeeldingen op webpagina's relatief is, terwijl Word met absolute posities werkt. Zo kunt u een afbeelding in uw Word document bijvoorbeeld positioneren op 10 punten naast een alinea. Dit soort positionering is in een webpagina niet of nauwelijks mogelijk. De methode om plaatjes toch goed te positioneren in Word gaat via de actie 'Afbeelding opmaken'. Dit kunt u bereiken door de afbeelding te selecteren en uit het menu Opmaak de optie Afbeelding... te kiezen. Het scherm Afbeelding opmaken wordt nu geopend. Hier selecteert u het tabblad 'Indeling'. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 12

15 Op dit tabblad kunt u aangeven hoe u uw afbeelding wilt positioneren. De opties die door WebHare worden ondersteund zijn: In tekstregel en Om kader. De opties worden hieronder nader toegelicht. Alleen teksten boven en onder de afbeelding Indien u uw afbeelding wilt positioneren zoals hieronder staat aangegeven, dan dient u in het Afbeelding opmaken scherm de stijl op In tekstregel te zetten. U ziet achter de afbeelding het Einde alinea teken staan. Dit teken geeft aan dat de afbeelding één alinea vormt en zorgt ervoor dat de tekst niet meteen achter de afbeelding begint. U kunt de alinea met de afbeelding natuurlijk ook rechts of gecentreerd laten uitlijnen. Teksten naast een afbeelding Een manier om teksten naast de afbeelding te plaatsen is door de stijl van de afbeelding op Om kader te zetten. Hierbij kunt u meteen aangeven hoe u de afbeelding wilt uitlijnen: links, centreren, rechts of overig. Indien u meer controle over de afbeelding wilt hebben, kunt u op de knop 'Geavanceerd...' klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 13

16 In deze schermen kunt u de horizontale en verticale uitlijning aangeven. Een ander belangrijke optie die u hier kunt aangeven is de Afstand tot tekst. Wanneer u de afbeelding precies wilt laten uitlijnen met de tekst, dan dient u Links (of Rechts) op 0 cm te zetten als u de afbeelding links (of rechts) met de kantlijn wilt uitlijnen. Afbeeldingen in tabellen Door gebruik te maken van tabellen kun u ook veel controle krijgen over het tekstverloop bij afbeeldingen. Wanneer u de randen van de tabellen uitzet zult u dus op uw website wel de opmaak van de tabel zien, maar niet de lijnen. Waar u wel rekening mee dient te houden wanneer u gebruik maakt van tabellen zijn de standaard eigenschappen van tabellen in Word. Deze kunt u veranderen door de tabel te selecteren en in het menu 'Tabel' op 'Tabeleigenschappen' te klikken. U krijgt dan het Tabeleigenschappen scherm te zien. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 14

17 U kunt bijvoorbeeld de 'Voorkeursbreedte' van de tabel in stellen. In het voorgaande voorbeeld is de breedte op 100% ingesteld. Dit zal de tabelbreedte aanpassen naar de ruimte in uw Word document. WebHare zal deze instelling overnemen en de tabel zal 100% van de ruimte in uw website innemen. U kunt ook een breedte in centimeters opgeven. WebHare zal dan zelf berekenen of de aangegeven breedte past in de website en zal de tabel verkleinen indien deze te groot is. Hierbij wordt de ruimte verdeling tussen de verschillende kolommen intact gelaten. In het Tabeleigenschappen scherm kunt u ook de afstand tussen de tabellijnen en de tekst aanpassen. Dit kan van pas komen indien u de tabellijnen toch niet wilt tonen maar de teksten en afbeeldingen wel aan de linker- of rechterkant wilt uitlijnen. Indien u de standaard eigenschappen wilt aanpassen dan kunt u de juiste tabelcel selecteren en naar het tabblad 'Cel' in het Tabeleigenschappen scherm gaan. Op dit tabblad dient u op 'Opties' te klikken. U krijgt dan het onderstaande scherm te zien waarin u de celmarges kunt instellen. Wanneer u deze met de kantlijn wilt uitlijnen dient u Links (of Rechts) op 0 cm te zetten. 4.3 Alternatieve tekst voor een afbeelding Het is aan te raden om afbeeldingen op een website te voorzien van een alternatieve tekst. Deze alternatieve tekst wordt bijvoorbeeld gebruikt door braille browsers voor WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 15

18 visueel gehandicapten. Ook kan bepaalde software deze teksten voorlezen. U kunt een alternatieve tekst invoeren voor een afbeelding door het 'Afbeeldingeigenschappen' scherm te openen. Vervolgens dient u het tabblad Web' te selecteren. Hier kunt u de alternatieve tekst invoeren. 4.4 Word Art WebHare ondersteunt de conversie van Word Art naar HTML niet, maar door een simpele handeling uit te voeren kunt u toch uw Word Art teksten goed op uw website laten zien. Hiervoor dient u de Word Art te selecteren en kies uit het menu Bewerken de optie Kopiëren. Vervolgens klikt u op 'Plakken speciaal...' in het 'Bewerken' menu. U krijgt nu het Plakken speciaal scherm te zien. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 16

19 Hier dient u te kiezen voor 'Bitmap' voor de beste resultaten. U kunt eventueel ook voor 'Afbeelding (GIF)', 'Afbeelding (PNF)' of 'Afbeelding (JPG)' kiezen. U kunt dan zelf bepalen welke optie het beste resultaat geeft. De geplakte versie is niet meer te bewerken in Word Art aangezien het een afbeelding is geworden. U kunt nu de originele Word Art verwijderen. 4.5 Tekstvakken en Word tekeningen Wanneer u in Word tekstvakken gebruikt dan zal WebHare deze omzetten naar afbeeldingen. Het is dus aan te raden om bij de gewone tekst opmaak zo weinig mogelijk tekstvakken te gebruiken. Indien u toch Tekstvakken wilt gebruiken in bijvoorbeeld diagrammen of stroomschema's, dan dient u alle elementen in uw stroom schema te groeperen. Tekstvakken en Wordtekeningen zijn echter complex. Als u verzekert wilt zijn van een juiste omzetting naar de webpagina kunnen ook deze het beste als bitmap in het document geplakt worden. Selecteer het element en kies uit het menu Bewerken de optie Kopiëren. Kies vervolgens uit het menu Bewerken de optie Plakken speciaal. U krijgt nu het 'Plakken speciaal' scherm te zien. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 17

20 Hier kiest u voor 'Bitmap' voor de beste resultaten. De geplakte versie is niet meer in Word te bewerken. WebHare en Microsoft Word - Werken met afbeeldingen 18

21 5. Hyperlinks 5.1 Hyperlinks naar een webpagina Wanneer u een in de tekst een hyperlink naar een andere webpagina wilt aanmaken dan kunt u op de knop 'Hyperlink invoegen' klikken: U krijgt nu het hyperlink scherm te zien: In dit scherm kunt u de weer te geven tekst en het adres van de link invoegen. Aan de linkerkant kunt u er ook voor kiezen om naar een plaats in dit document te linken. U kunt binnen een document alleen linken naar Koppen en Bladwijzers. 5.2 Hyperlinks naar andere documenten in de website U kunt links naar andere plaatsen in uw website op twee manieren in Word invoeren: Absolute link: een volledige link die altijd naar de opgegeven plek zal linken. De link bevat altijd een domeinverwijzing ( waarnaar verwezen moet worden en zal dus onacht van de plek waar de link staat naar de juiste pagina linken. Bijvoorbeeld: ' Relatieve link: dit type link gebruikt de huidige locatie in de website als het beginpunt van de link. Het voordeel hiervan is dat de link geen domeinverwijzing bevat en dat de link dus gebruikt kan worden in wanneer meerdere domeinnamen naar dezelfde website wijzen ( en Een voorbeeld van een relatieve link is: 'products/'. Bij relatieve links is het de bedoeling dat u het pad aangeeft hoe de link moet lopen tussen de informatie die op dit moment getoond wordt en de informatie waarnaar wordt verwezen. WebHare en Microsoft Word - Hyperlinks 19

22 De volgende afbeelding geeft een overzicht van een voorbeeld website. Aan de hand van deze afbeelding wordt een relatieve link van het document 'pinotage.doc' naar het document 'culemborg.doc' gemaakt. Document pinotage.doc culemborg.doc Plaats in de website De relatieve link van pinotage.doc naar culemborg.doc zal er als volgt uitzien../../wijnen/rode_wijnen/culemborg.doc In deze relatieve link staat '../' voor ga een niveau omhoog. De relatieve link zal dus als volgt door WebHare worden gelezen:../ Ga één niveau omhoog. U bent in de map 'druiven'../ Ga één niveau omhoog. U bent in de root map van de website wijnen/ rode_wijnen/ culemborg.doc Ga één niveau dieper. U komt nu in de map 'wijnen' Ga één niveau dieper. U komt nu in de map 'rode_wijnen' Toon het document 'culemborg.doc'. WebHare en Microsoft Word - Hyperlinks 20

23 5.3 Hyperlinks die een nieuw scherm openen Als u wilt dat er een nieuw browser-venster geopend wordt als er op een hyperlink geklikt wordt kunt u dit in het hyperlink scherm aangeven, door op de knop 'Doelframe' te klikken. In het scherm dat dan geopend wordt kunt u kiezen voor 'Nieuw venster'. WebHare en Microsoft Word - Hyperlinks 21

24 6. Tips & advies 6.1 Tabellen in plaats van kolommen Sommige teksten zijn opgemaakt in kolommen, maar op het Internet bestaan kolommen niet zoals deze worden ondersteund in tekstverwerkers als Word. In tekstverwerkers loopt de tekst automatisch door naar de volgende kolom als de tekst niet meer in de huidige kolom staat, maar HTML kent deze kolom eigenschappen niet. U kunt echter wel uw teksten in een tabel zetten. U dient dan zelf de goede verdeling van de tekst in de tabelcellen te kiezen. De beste resultaten bereikt u wanneer u de breedte van de tabel op 100% zet in het 'Tabeleigenschappen' scherm: Tevens kunt u de marges van de tabelcellen op 0 cm zetten om de kolommen goed te laten uitlijnen met de rest van de tekst: WebHare en Microsoft Word - Tips & advies 22

25 6.2 Pagina-einde markeringen Pagina-einden worden over het algemeen in Word gebruikt om teksten goed op een bladzijde te tonen. Aangezien het Internet geen bladzijden heeft worden pagina-einden niet ondersteund door de conversie van WebHare. Wel kan bij het implementeren van uw website worden aangegeven dat voor sommige opmaakprofielen een nieuwe web-pagina moet worden aangemaakt. U kunt hierbij denken aan het opmaakprofiel 'Kop 1', dat vaak voor hoofdstuk aanduidingen wordt gebruikt. De conversie kan zo worden ingesteld dat iedere keer dat de conversie een alinea met het opmaakprofiel Kop 1 tegenkomt, een nieuwe web-pagina aanmaakt. Deze instelling kunt u dus niet vanuit Word zelf beïnvloeden, maar dient in WebHare in het conversieprofiel te worden opgegeven. 6.3 Afbreken van lange woorden (zoals hyperlinks) Als een woord zonder koppeltekens (zoals een hyperlink) erg lang wordt, zal Word op een gegeven moment toch een plaats kiezen waarop het woord wordt afgebroken. Dit zal in HTML niet gebeuren, en dus kan er verschil optreden tussen de tekst in Word (die wel afgebroken wordt) en op de webpagina. Het kan dan bijvoorbeeld voorkomen dat de URL zo lang is dat het sjabloon van de website door deze URL tekort komt en verkeerd wordt weergegeven. 6.4 De eigenschappen van een Word document aanpassen Om een document gereed te maken voor het uploaden in WebHare kan ervoor worden gekozen om vooraf alvast een aantal gegevens in te voeren. WebHare pikt automatisch gegevens op van het document. Ga naar Bestand en Eigenschappen. De gegevens in Titel, Onderwerp en Trefwoorden worden automatisch gebruikt door WebHare. Na het uploaden in WebHare wordt de titel gebruikt als titel, vaak voor het maken van menu s afhankelijk van de instellingen van uw website. Het onderwerp wordt gebruikt voor de omschrijving. Trefwoorden worden gebruikt als sleutelwoorden. Deze kunt u bij het invullen scheiden door middel van komma s. WebHare en Microsoft Word - Tips & advies 23

26 Additionele informatie Voor meer informatie over WebHare kunt u kijken op de homepage van B-Lex Information Technologies ( Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met: B-Lex IT B.V. Bedrijfs Technologisch Centrum (BTC) Hengelosestraat PA Enschede Postbus AM Enschede info@b-lex.com Telefoon: +31 (0) Fax: +31 (0) WebHare en Microsoft Word - Additionele informatie 24