Snelstartgids Access Online: Beheer

Transcriptie

1 Snelstartgids Aess Online: Frontover Snel op weg Heading met Aess Online Content Voor het inrihten van de appliatie vóór geruik Content Alle noodzakelijke instellingen in overzihtelijke stappen Content

2 Snelstartgids Aess Online: Om van de etaal- en rapportagemodule geruik te maken, riht u Aess Online eerst in. De snelstartgids is estemd voor administrators die Aess Online op een snelle en eenvoudige manier in willen rihten. Tevens is een snelstartgids Betalen en Rapportage eshikaar. De taalinstelling van Aess Online staat standaard op Engels. De snelstartgids is geaseerd op een Nederlandse taalinstelling. Het advies is om eerst de taal te wijzigen. Doorloop hiervoor stap 1. Inloggen en stap 2. Persoonlijke gegevens. Binnen 45 minuten zijn de wijzigingen atief. Bij elke stap (1t/m 8) staat ursief aangegeven hoe u deze kunt ereiken. Onder 2. Persoonlijke gegevens staat ijvooreeld Reoures > Persoonlijke gegevens. Veiligheidstips ij het inrihten van Aess Online Voor uw veiligheid adviseert ABN AMRO altijd om meerdere geruikers te etrekken ij uw etalingsverkeer. Dit vermindert de kans op fraude. Het instellen van evoegdheden regelt u zelf in Aess Online, op een van de volgende manieren: Stel via het onderdeel Rollen evoegdheden in. De ene medewerker geeft u ijvooreeld de evoegdheid aanmaken van een etaling en 1. Inloggen Ga naar: i Zie de online produt informatie van Aess Online voor ondersteunende we rowsers. a Klik op Aess Online. Kies als inlogmethode e.dentifier2. Voer uw rekeningnummer en pasnummer in en klik op Verzenden. de andere autoriseren. Zo zijn er altijd twee medewerkers ij een etaling etrokken. Ga naar hoofdstuk 4 Geruikers. Of geef in het Autorisatieeleid minimaal twee medewerkers op die elk afzonderlijk een etaling moeten goedkeuren. Ga naar hoofdstuk 6 Autorisatieeleid voor meer gedetailleerde informatie. d Volg de inloginstruties op uw sherm. i Er is een nieuw rekeningnummer voor u geopend. Het rekeningnummer is alleen edoeld om in te loggen. Op deze rekening kan geen etalingsverkeer plaatsvinden. e U komt in het hoofdsherm van Aess Online. Rehtsoven kunt u de taal wijzigen in Nederlands. 2

3 Hoofdsherm Aess Online i De taalinstelling wordt op uw omputer opgeslagen en dient op een andere omputer opnieuw ingesteld te worden. Deze taalinstelling geldt alleen voor het hoofdsherm. i Vanwege veiligheid wordt u na twee uur automatish uitgelogd. Tip Voeg dit sherm toe aan uw favorieten. Onderaan de pagina vindt u elangrijke mededelingen inzake Aess Online. e Het hoofdmenu van Aess Online: Onder Cash Management vallen de rapportagemodule (Rapportage) en de etaalmodule (Betalingen). Onder Resoures vallen de eheermodule () en uw Persoonlijke gegevens. Om goed van de etaal- en rapportagemodule geruik te kunnen maken, dient Aess Online eerst ingeriht te worden. Tip Geruik de menu items aan de linkerkant van uw sherm om door Aess Online te navigeren. U kunt met de knop Vorige linksoven in uw rowser niet naar de vorige pagina vanwege de eveiligde ( omgeving. Snelstartgids Aess Online: 3

4 Persoonlijke gegevens a 2. Persoonlijke gegevens Ga naar: Resoures > Persoonlijke gegevens Stel hier uw persoonlijke voorkeuren in, zoals de taal. a Stel Language (Taal) in op NL Duth (NL Nederlands). Seleteer ij Deimal Symol (Deimaalsymool) Comma (Komma). Vink Default SEPA Credit Transfer on Single ACH (Standaard SEPA Credit Transfer op het losse etalingssherm) aan. d Indien u vaak nieuwe egunstigden opvoert, seleteer New (Nieuw) ij Default Bank and Benefiiary Type (Standaardtype voor ank en egunstigde). Tip U kunt ij Persoonlijke gegevens ook het openingsherm van de etaalmodule wijzigen. e Klik op Sumit (Verzenden). i U krijgt de melding dat uw gegevens zijn geatualiseerd. Uw wijzigingen zijn innen 45 minuten atief. f Klik op Close (Sluiten) rehtsoven in uw sherm. d e 4

5 Pageheader 3. Gegevens Toegangsprofielen Ga naar: Resoures > > Beveiliging > Gegevens Toegangsprofielen Bij Gegevens Toegangsprofielen (GTP) geeft u aan tot welke rekeningen geruikers toegang mogen. Als alle geruikers evoegd zijn voor alle rekeningen, hoeft u innen het GTP menu geen wijzigingen aan te rengen. U kunt dan diret door naar 4. Geruikers. i Standaard zijn er al twee GTP s: ALL ACCOUNTS en het BEDRIJFSNAAM GTP. Beide GTP s heen etrekking op alle rekeningen. Wanneer u rekeningen laat toevoegen aan Aess Online, worden deze automatish aan eide GTP s toegevoegd. i Het vershil tussen de GTP s is de koppeling met de geruikersrollen. Betaal- en rapportagerollen dienen altijd gekoppeld te zijn aan het GTP ALL ACCOUNTS of een nieuw aangemaakt GTP. rollen dienen altijd gekoppeld te zijn aan het BEDRIJFSNAAM GTP. Hier kan geen ander GTP voor in de plaats komen. Om een nieuw GTP aan te maken: a Klik op Nieuw. Voer een zelf edahte GTP ode en Omshrijving in. Seleteer een rekening. d Klik op om de rekeningen die u in het profiel wilt één voor één van Niet gekozen gegevens naar Gekozen gegevens te verplaatsen. e Klik op Verzenden. i U krijgt de melding Opgeslagen. a f Herhaal de stappen a t/m e totdat u voor alle geruikers een passend GTP het aangemaakt. Een nieuw aangemaakt GTP is atief na autorisatie. Dit doet u na stap 4. Geruikers. e Tip U kunt voor elke geruiker apart een GTP aanmaken met de naam van de geruiker. Voor Jan Jansen neemt u de GTP-ode JAN en de Omshrijving GTP JANSEN. U kunt ook een algemenere GTP aanmaken, die u aan meerdere geruikers kunt koppelen. Neem ijvooreeld WERKMAATSCHAPPIJ B innen ONDERNEMING A. Hiervoor kan de GTP-ode WERKMIJ en de Omshrijving GTP B genomen worden. Deze is voor alle medewerkers van werkmaatshappij B te geruiken. d Snelstartgids Aess Online: 5

6 h ea d e f g 4. Geruikers Ga naar: Resoures > > Beveiliging > Wizard geruiker toevoegen Tijdens deze stap gaat u met een Wizard geruikers opvoeren. De Wizard maakt een geruikersprofiel aan estaande uit een geruikersnaam en evoegdheden. Vervolgens koppelt de Wizard de Aess Card aan dit profiel. Voor u is al een geruikersprofiel aangemaakt dat ook etaal- en/of rapportagerollen kan evatten. a Vul een geruikersnaam (Ger.naam) in. i Alleen unieke geruikersnamen zijn toegestaan. U kunt als geruikersnaam de voor- en ahternaam aan elkaar plaatsen. Vul minimaal de verplihte velden in. Kies ij Aanlogmethode voor Pas & e.dentifier. i De geruiker zal na drie keer foutief aanloggen of aanloggen met een verlopen wahtwoord worden gelokkeerd. Een nieuw wahtwoord moet dan worden ingesteld. De moiele app kan met aanlogmethodes worden geruikt (pas & e.dentifier of geruikersnaam en wahtwoord). Uit oogpunt van geruiksvriendelijkheid raden we voor de Aess Online app de ominatie geruikersnaam wahtwoord aan. Het instellen van een nieuw wahtwoord wordt door de Administrator gedaan en vereist authentiatie d.m.v. de e.dentifier. d Seleteer het Rekeningnummer of Geruikersnaam en Wahtwoord. Als de laatste optie wordt gekozen moet voor de geruiker een geruikersnaam en een wahtwoord worden opgevoerd. e Voer het drieijferig pasnummer in van de Aess Card die u wilt toewijzen. f Seleteer NL Nederlands ij Taal. g Seleteer NL Nederland ij Land. h Klik op Volgende. 6

7 i Indien de geruiker salarisetalingen mag zien, vinkt u Salarisetalingen aan. i De rol Rapportage - exlusief salarisetalingen verandert naar Rapportage - inlusief salarisetalingen en de rol Betalingen - salarisetalingen inzien/ aanmaken wordt ij Betalingen aanmaken toegevoegd. j Indien de geruiker rapportage mag inzien, vinkt u Alle rollen ij Rapportage aan. I Seleteer het juiste GTP (Geg.- toegangsprofiel). i Voor uw veiligheid raden we altijd aan om vershillende rollen in te stellen. De geruiker die de etaling invoert moet een andere geruiker zijn dan de geruiker die de etaling autoriseert. k Indien de geruiker etalingen mag invoeren, vinkt u Alle rollen ij Betalingen aanmaken aan. I Seleteer het juiste GTP. i De eheerrollen moeten altijd aan de BEDRIJFSNAAM GTP gekoppeld worden, dit wordt automatish voor u gedaan. l Indien de geruiker etalingen mag autoriseren, vinkt u Alle rollen ij Betalingen autoriseren aan. I Seleteer het juiste GTP. m Indien de geruiker de eheerevoegdheden moet krijgen, vinkt u Alle rollen ij aan. i Wilt u weten welke rollen eshikaar zijn in de Wizard? Zie de Bijlage De meest geruikte rollen innen Aess Online ahter in deze Snelstartgids. n Klik op Volgende. i Het klopt dat er geen autorisatieeleid gevonden wordt. U maakt dit aan na het opvoeren van de geruikers. o Klik nogmaals op Volgende. p Klik op Verzenden. q Indien u nog een nieuwe geruiker aan wilt maken: klik op Nieuw en herhaal stappen a t/m p. r Wanneer alle nieuwe geruikers zijn aangemaakt, klikt u op Nu autoriseren. i Indien Nu autoriseren niet aan te klikken is, laat u uw wijzigingen door een andere administrator vrijgeven. s Autoriseer de opgevoerde geruiker(s) (zie 5. Autorisatieoverziht). i Na het opvoeren van de geruikers maakt u een autorisatieeleid aan waarin u de details speifieert. n i j Snelstartgids Aess Online: 7

8 5. Autorisatie-overziht Ga naar: Resoures > > Autorisatieoverziht In het Autorisatie-overziht kunt u wijzigingen autoriseren (daadwerkelijk ativeren). a a Indien u meer dan 50 items moet autoriseren, verhoogt u ij Rows per page het aantal items per pagina van 50 naar 250. Vink de hekox aan in de groene alk. i Indien u wel wijzigingen ziet, maar deze niet kunt aanvinken, dient een andere administrator de autorisatie uit te voeren. Uw organisatie heeft dan gekozen voor de optie dual ontrol. Klik op Autoriseren. d Volg de instruties op uw sherm. 8

9 6. Autorisatieeleid Ga naar: Resoures > > Beveiliging > Autorisatieeleid De volgende stap helpt u ij het aanmaken van uw autorisatieeleid. a Klik op Nieuw. Vul een Code en een Omshrijving in. Indien voor alle rekeningen hetzelfde eleid geldt, vult u ij ode ALLE en ij omshrijving REKENINGEN in. Laat de valuta EUR ongewijzigd. d Seleteer een rekening en klik op om de rekeningen waarop dit eleid van toepassing is één voor één van Niet gekozen rekeningen naar Gekozen rekeningen te verplaatsen. Of klik op om alle rekeningen in één keer te verplaatsen. e Klik op Opslaan. i U krijgt na ongeveer 45 seonden de melding Beleid is opgeslagen. f Rehts in het sherm is nu de optie Gegevens toevoegen vershenen. Klik op deze optie. g h g Voer optioneel een minimum en/of maximum edrag in. Wanneer u dit niet doet, is het toegestane edrag ongelimiteerd. i Alle Betalingstypen en Types egunstigden zijn standaard geseleteerd. h In het geval u een maximum edrag instelt, kiest u ij Authorize Bath ACH, Bath Sets and Diret Deits ased on voor Total Bath Amount indien u het maximum edrag etrekking wilt laten heen op de gehele ath. U kiest voor Highest Individual Transfer Amount indien u het maximum edrag op het hoogste losse edrag uit de ath etrekking wilt laten heen. e p f o d Snelstartgids Aess Online: 9

10 j i m l m l k m i Wilt u dat etalingen altijd door twee geruikers worden geautoriseerd? Voer minimaal twee medewerkers op die de etaling autoriseren. i Indien er sprake is van één autorisator, of van meerdere autorisators zonder vaste volgorde, verplaatst u de geruikers die autorisatieevoegdheid krijgen naar het ovenste Geautoriseerd door veld door de geruiker(s) te seleteren en op te klikken. j Geef ij Autorisator(s) van aan hoeveel van deze autorisators samen een etaling goed dienen te keuren. k Vink de optie Autorisatie moet plaatsvinden in ovenstaande volgorde uit. l Indien u ij meerdere autorisators een autorisatievolgorde in wilt stellen, zet u de eerste autorisator(s) in het ovenste Geautoriseerd door veld, de tweede autorisator(s) in het daaronder staande Dan door veld, gevolgd door de derde autorisator(s) in het onderste Dan door veld door de geruiker(s) te seleteren en op te klikken. m Geef ij elk van deze velden aan hoeveel autorisators samen een etaling moeten goedkeuren. Laat in dit geval de optie Autorisatie moet plaatsvinden in ovenstaande volgorde aangevinkt staan. n Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Beleidsgegevens zijn opgeslagen. o Klik op Verzenden. p Autoriseer uw atie (zie 5. Autorisatieoverziht). i Indien u een autorisatieeleid aangemaakt het tot ijvooreeld euro en u wilt voor edragen oven de een ander eleid maken, ga dan naar Resoures > > Beveiliging > Autorisatieeleid en klik op om het eleid te wijzigen. Herhaal stappen f t/m p om het andere eleid aan te maken. 10

11 7. Rekeninghouders Ga naar: Resoures > > Instellingen rekening & edrijf > Rekeninghouders In Aess Online dient u iedere rekeninghouder op te voeren (zie voor de vershillende rekeninghouders uw ontrat) en daar de desetreffende rekeningen aan toe te voegen. a a Klik op Nieuw. Bedenk een Code en Omshrijving voor de rekeninghouder. Neem ijvooreeld weer ONDERNEMING A en WERKMAATSCHAPPIJ B. Voor WERKMAATSCHAPPIJ B vult u de Code rekeninghouder WERKMIJ B in en ij Omshrijving rekeninghouder vult u de volledige naam WERKMAATSCHAPPIJ B in. Geef de Plaats en het Land van de rekeninghouder aan. i Indien er een Belgishe rekening onder een rekeninghouder valt, vul dan ook het Adres in. e d Seleteer de etreffende rekening(en) en klik op om de rekening(en) één voor één van Niet-gekozen rekeningen naar Gekozen rekeningen te verplaatsen. e Klik op Verzenden. i U krijgt de melding Rekeninghouder is opgeslagen. Het is niet nodig om deze atie te autoriseren. f Ga door totdat u alle rekeninghouders het opgevoerd. Tip Indien u uw rekeningen op volgorde van meest geruikt naar minst geruikt wilt terugzien op uw elektronishe dagafshrift, laat u de rekeningodes eginnen met 01, 02, 03, et. d Snelstartgids Aess Online: 11

12 a 8. Rekeningen Ga naar: Resoures > > Instellingen rekening & edrijf > Rekeningen Door uw rekening(en) van een rekeningode en naam te voorzien, kunt u in uw dagafshriften gemakkelijk zien welke rekening(en) het etreft.!! Bij alle rekeningen dient Ingezetene aangevinkt te zijn om innenlandse etalingen te kunnen doen a Klik op voor de rekening. Vul een zelfgekozen Rekeningode en Naam rekening in. U vult ijvooreeld als Rekeningode WERKMIJ B RC in en als Naam rekening WERKMAATSCHAPPIJ B in. Vink ij Nederlandse rekeningen de hekox Ingezetene aan. Pas dan kunt u innenlandse etalingen vanaf deze rekeningen doen. d Klik op Verzenden. i U krijgt de melding Rekening is ijgewerkt. Het is niet nodig om deze atie te autoriseren. e Ga door totdat u al uw rekeningen het aangepast. i De wijzigingen zijn innen 10 minuten atief, waarna de rekeningen zihtaar zijn ij het uitvoeren van een innenlandse etaling. d 12

13 Bijlage De meest geruikte rollen innen Aess Online Rapportage Rapportage - exlusief salarisetalingen Rapportage - inlusief salarisetalingen (vink hiervoor Salarisetalingen aan in de Wizard geruiker toevoegen) Betalingen aanmaken - egunstigdenlijst autoriseren (wordt automatish aan de GTP met uw domeinnaam gekoppeld) - rediteurenlijst wijzigen (wordt automatish aan de GTP met uw domeinnaam gekoppeld) Betalingen - ankenlijst wijzigen Betalingen - etaalestanden uploaden Betalingen - innenland etaling NL aanmaken Betalingen - rediteurenlijst wijzigen Betalingen - export profiel aanmaken Betalingen - exporteren Betalingen - inasso aanmaken Betalingen - modeletaling aanmaken Betalingen - resultaat uploaden etaalestanden ekijken Betalingen - sets aanmaken/eheren Betalingen - spoedetaling aanmaken Betalingen - standaard etaling aanmaken Betalingen - upload profiel aanmaken/ eheren Betalingen - volgen van etalingen Betalingen - salarisetalingen inzien/ aanmaken (vink hiervoor Salarisetalingen aan in de Wizard geruiker toevoegen) Betalingen autoriseren Betalingen - autoriseren Betalingen - volgen van etalingen - autorisatieeleid - autoriseren wijzigingen in eheermodule - edrijfsvoorkeuren - egunstigdenlijst autoriseren - rediteurenlijst wijzigen - geruikers opvoeren/wijzigen - rekeningen & rekeninghouders i rollen dienen altijd gekoppeld te zijn aan het Gegevens Toegangsprofiel (GTP) met uw edrijfsnaam. Deze is standaard aangemaakt. Zie ook 3. Gegevens Toegangsprofielen. Uitgereide informatie JJIn Aess Online staan in het hoofdsherm onder Help Handleidingen en de Frequently Asked Questions (FAQ). JJDe Snelstartgids Aess Online: is ook in het Engels eshikaar. Snelstartgids Aess Online: 13

14 mei 2013