Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 1 LIDMAATSCHAP Artikel 1 1. Aanmelding voor het lidmaatschap moet geschieden door invulling en ondertekening van een door het bestuur vastgesteld aanmeldingsformulier. 2. Het lidmaatschap van de vereniging zal niet aanvangen op een vroeger tijdstip dan de eerste van de maand volgend op de datum waarop de aanmelding door het bestuur is ontvangen. 3. Indien na het overlijden van een gewoon/ere lid, genoemd in artikel 6 lid 1 van de statuten, de partner schriftelijk binnen 3 maanden de wens te kennen geeft het lidmaatschap voort te zetten, zal het lidmaatschap niet worden onderbroken en daardoor zonder onderbreking overgaan op die partner. De partner van een erelid zal dan overgaan naar een gewoon lidmaatschap. 4. Ieder lid is bij verhuizing verplicht het bestuur onmiddellijk schriftelijk in kennis te stellen van zijn/haar nieuwe adres. 5. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk voor 1 december bij het bestuur plaats te vinden. Het lidmaatschap zal dan eindigen aan het einde van het verenigingsjaar. 6. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december van ieder jaar, genoemd in de statuten artikel 15, lid Bij iedere benaming is m/v van toepassing Artikel 2 1. De contributie wordt, maandelijks op het salaris of op het pensioen in mindering gebracht. 2. Het lid dient de NS, het Spoorwegpensioenfonds of ieder andere uitkerende Instantie tot wederopzegging te machtigen deze inhouding uit te voeren. 3. Contributies welke in afwijking op artikel 2.1 en 2.2 voldaan dienen te worden, dienen vooraf door middel van een automatische overschrijving/ automatische incasso op de rekening van de vereniging te worden overgemaakt voor 1 december voor het volgend verenigingsjaar. 4. Ereleden zijn vrij van de betaling van contributie. Artikel 3 1. Vanaf het tijdstip waarop het lidmaatschap is begonnen, heeft het lid recht op: a) aanspraak op toezending van LSR - reispublicaties; b) aanspraak op deelname aan reizen en activiteiten, welke door de LSR voor haar leden organiseert, mits tijdige aanmelding plaatsvindt en er aan de gestelde voorwaarden LSR is voldaan c) aanspraak op reizen die de LSR bij touroperators voor haar leden tegen speciale prijzen inkoopt en op voorwaarde dat tijdige aanmelding plaatsvindt en de daaraan gestelde voorwaarden is voldaan; d) toegang tot de Algemene ledenvergadering; e) stemrecht in de Algemene ledenvergadering; f) aanspraak op informatie en advies op toeristisch gebied.

2 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 2 2. De partner van het gewone/ere lid heeft a) aanspraak op deelname aan reizen en activiteiten welke de LSR voor haar leden organiseert, mits tijdige aanmelding plaatsvindt en er aan de gestelde LSR voorwaarden is voldaan; b) aanspraak op reizen die de LSR bij touroperators tegen speciale prijzen inkoopt en op voorwaarde dat tijdige aanmelding plaatsvindt en de daaraan gestelde voorwaarden is voldaan; c) toegang tot de Algemene ledenvergadering, doch zij hebben geen stemrecht; d) aanspraak op informatie en advies op toeristisch gebied. 3. (studerende) thuiswonende kinderen t/m 26 jaar van het gewone/ere lid hebben dezelfde rechten als genoemd in artikel Artikel 3.3 geldt alleen indien het lid en/of partner zoals vernoemd in artikel 3.1 en 3.2 deel neemt aan de geboekte reizen en activiteiten.. 5. Een hoofdboeker van een reis kan één of meer personen, die niet de uit het lidmaatschap voortvloeiende aanspraken hebben, als deelne(e)m(st)er(s) aan de reis introduceren. Voor elk geïntroduceerde is een vast bedrag (één jaar contributie ) boven de reissom verschuldigd. Het bestuur bepaalt ieder jaar het extra bedrag dat de geïntroduceerde verschuldigd zijn en publiceert dit bedrag. 6. Over deelname en aantal van de geïntroduceerden kan het bestuur beslissen. BESTUUR Artikel 4 1. Het bestuur wordt door de Algemene ledenvergadering gekozen en bestaat uit minimaal 3, 5- of maximaal 7 leden 2. Het bestuur bestaat minimaal uit: a) voorzitter; b) secretaris; c) penningmeester. d) Overige functies, waaronder reisprogrammaleider en algemene zaken kunnen worden toegevoegd 3 Het bestaande bestuur stelt de algemene ledenvergadering een kandidaat voorzitter voor. 4 Leden kunnen een kandidaat voorzitter voorstellen door een voorstel in te dienen met tenminste 25 handtekeningen van leden. 5. De voorzitter wordt door de Algemene ledenvergadering in functie gekozen. 6. De overige functies van het bestuur worden onderling door het bestuur verdeeld 7. Aanmelding voor een bestuursfunctie is mogelijk als omschreven in artikel 9 lid 3 ad. a en b. van de statuten. 8. aftreedrooster: voorzitter en overige functies niet gelijktijdig met secretaris en penningmeester.

3 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 3 Artikel 5 1. De voorzitter is belast met de algehele leiding van de vereniging. Hij leidt alle bestuursvergaderingen, de Algemene Ledenvergadering en zonodig overige bijeenkomsten van de vereniging. Hij draagt er zorg voor dat de in de vergaderingen genomen besluiten worden uitgevoerd. De voorzitter is de representant naar buiten en hierdoor tevens verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met de NS leiding en in samenwerking met de reisprogrammaleider met de touroperators. Ook de contacten met de buitenlandse zusterorganisaties behoort tot de taak van de voorzitter. Ten aanzien van de dagelijkse gang van zaken op kantoor geeft de voorzitter leiding en draagt zorg voor vervanging bij ziekte, verlof of andere afwezigheid. De voorzitter kan zich in deze taken laten ondersteunen, of één of meer van deze taken delegeren. 2. De secretaris voert in naam van de vereniging de correspondentie, voor zover deze geen betrekking heeft op het ledenregister. Hij houdt afschriften van uitgaande stukken en houdt een archief bij. Hij verzendt minimaal 10 dagen voorafgaande de agenda voor de Algemene ledenvergaderingen. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de Algemene Ledenvergadering en de vergaderingen van het bestuur. De secretaris kan zich in deze taken laten ondersteunen, of één of meer van deze taken delegeren De secretaris is belast met het opzetten en bijhouden van de totale ledenadministratie. Hij bewaakt tevens de uniformiteit van de in gebruik zijnde casu quo nieuw te ontwerpen formulieren 3. De penningmeester is belast met het financiële beheer van de vereniging. Hij is verantwoordelijk voor alle ontvangsten en uitgaven van de exploitatierekening. Hij legt verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering als bedoeld in artikel 15 van de statuten. Hij bewaart de financiële bescheiden gedurende 10 jaar na de betrokken jaarafsluiting. De penningmeester draagt zorg voor de controle van de kas op het kantoor van de LSR. De penningmeester kan zich in deze taken laten ondersteunen, of één of meer van deze taken delegeren 4. De reisprogrammaleider is verantwoordelijk voor de samenstelling van het totale reisprogramma. Hij is belast met de samenstelling van de reiscommissie LSR, die hem adviseert in de aankoop van groeps- en individuele reizen. Hij zit de vergaderingen van de reiscommissie LSR voor. 5 Het bestuurslid Algemene Zaken is belast met de totale PR en Algemene Zaken van de vereniging. Hij zit de vergaderingen van de Algemene Zaken voor. 6 Op het LSR - kantoor worden de uitgaande nota s gecontroleerd op juistheid en tevens of tijdig betalingen worden gedaan respectievelijk worden ontvangen bij georganiseerde reizen/evenementen. 7 Jaarlijks wordt een vergadering gehouden waarin de functiebeschrijvingen van de bestuursleden op nieuw wordt bezien en zonodig herverdeeld. Artikel 6 1. Het bestuur kan zich tijdens vergaderingen laten bijstaan door specialisten, die geen lid van de vereniging behoeven te zijn. 2. Het bestuur kan naar behoeven commissies samenstellen die haar kunnen adviseren op toeristisch, financieel, publicitair of ander gebied. 3. Tot de vaste commissies behoren de reiscommissie LSR en de kascommissie.

4 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 4 COMMISSIES Artikel 7 1. Het bestuur kan bepalen welke commissies zij nodig acht voor het goed functioneren en behalen van de doelstelling van de verenging. 2. Voor elke te vormen commissie, met uitzondering van de kascommissie, wordt een bestuurslid benoemd als voorzitter van deze commissie. Overige leden van de commissie kunnen geen deel uit maken van het bestuur 3. Het betrokken bestuurslid is belast met de bemensing van de commissie. 4. De benoemde commissieleden worden in principe benoemd voor 1 jaar met een stilzwijgende verlenging iedere keer van 1 jaar, behoudens lid 5 en 6 van dit artikel.. 5. De voorzitter van een commissie kan, op basis van disfunctioneren of wijziging in de te stellen kwaliteitseisen, leden van de commissie bedanken. 6. Jaarlijks vóór 31 december bepaalt de voorzitter van de commissie de bezetting van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende commissie. 7. Een commissielid kan bezwaar aantekenen bij de voorzitter van de vereniging tegen een beslissing genoemd in artikel 7, lid 5 en Commissievergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter van de desbetreffende commissie dit wenselijk acht of minimaal een derde deel van de commissieleden hierom verzoekt en met een minimum van 2x per jaar 9. De commissievergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de betreffende commissie. Artikel 8 1. De voorzitter van de reiscommissie is de reisprogrammaleider, die door het bestuur uit haar midden wordt benoemd. 2. De reisprogrammaleider kan in overleg met het bestuur uit de commissieleden een vervangende reisprogrammaleider aanwijzen. Deze zit bij afwezigheid van de reisprogrammaleider de vergaderingen van de reiscommissie voor. 3. Deze vervangende reisprogrammaleider maakt geen deel uit van het bestuur. Bij afwezigheid van de reisprogrammaleider bij bestuursvergaderingen kan de vervangende reisprogrammaleider de vergadering bijwonen om het bestuur desgewenst van adequate informatie te voorzien. 4. De voorzitter van de reiscommissie draagt er zorg voor dat taken die hij delegeert, naar behoren worden uitgevoerd en dat aan zowel bestuur- als commissieleden de verdeling van taken bekend is. 5. Jaarlijks wordt een reisprogramma opgesteld en ter goedkeuring aan het bestuur aangeboden. 6. Bij vergaderingen van de reisprogrammacommissie kan het bestuur of een van de leden van het bestuur worden uitgenodigd.

5 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 5 VERGADERINGEN Artikel 9 De vergaderingen worden onderscheiden in: a. bestuursvergaderingen; b. Algemene ledenvergaderingen; c. Commissievergaderingen. d. Kaderbijeenkomst(en) Artikel 10 Bestuursvergaderingen vinden plaats op uitnodiging van de secretaris indien de voorzitter of minstens twee van de overige bestuursleden dit wensen. Artikel De Algemene ledenvergadering wordt uiterlijk vier maanden na afloop van een verenigingsjaar bijeengeroepen door de secretaris. 2. Indien het bestuur dat nodig acht, kunnen meerdere Algemene ledenvergaderingen worden uitgeschreven. 3. Een extra Algemene ledenvergadering dient door het bestuur te worden uitgeschreven, indien tenminste honderd leden daartoe schriftelijk een verzoek doen. 4. Algemene ledenvergaderingen worden door het bestuur bijeengeroepen, met inachtneming van een termijn van minimaal drie weken. 5. De Algemene ledenvergadering worden bijeengeroepen door publicatie op de LSR internetsite en een schriftelijke publicatie. 6. De agendapunten voor de Algemene ledenvergadering dienen tenminste te bestaan uit die agendapunten, die zijn vermeld in de statuten artikel 15 punt 8..Artikel In de vergaderingen worden besluiten genomen met gewone meerderheid van stemmen. 2. Onder gewone meerderheid van stemmen wordt verstaan: meer dan de helft van het aantal uitgebrachte geldige stemmen. 3. Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen wordt schriftelijk gestemd. 4. Bij schriftelijke stemming wordt een stemcommissie vastgesteld die uit tenminste 3 leden bestaat, aangewezen door de voorzitter. 5. Mondeling stemmen gebeurt dmv handopsteking. 6. Het aannemen van voorstellen bij acclamatie is mogelijk mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter.

6 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 6 Reiscommissie leden Artikel Voor het oriënteren van nieuwe reisbestemmingen betreffende zowel excursiereizen als eigen individuele LSR bestemmingen, wijst de reisprogrammaleider binnen de reiscommissie LSR Productmanagers aan. 2. Een Productmanager onderhoudt een of meerdere land(en) of een gedeelte daarvan, dat wil zeggen dat hij/zij zich op de hoogte houdt van de toeristische- en andere ontwikkelingen in zijn/haar land(en). 3. Om te komen tot een verantwoorde oriëntatie is het noodzakelijk dat iedere bestemming door tenminste twee productmanagers wordt bezocht. 4. Productmanagers leggen hun bevindingen van nieuwe reisdoelen schriftelijk vast en komen met voorstellen via de reisprogrammaleider naar het bestuur. 5. Een (nieuw) ontwikkelde excursiereis wordt bij doorgaan van de reis voor de eerste maal door de verantwoordelijke Productmanager geleid of bij overmacht een door het bestuur aangewezen reisbegeleider. 6. Nieuwe Productmanagers worden door de reisprogrammaleider bij het bestuur ter goedkeuring voorgedragen. 7. In overleg met reisprogrammaleider en overige bestuursleden kan in geval van lid 3 een productmanager vervangen worden door een bestuurslid/kaderlid Reisbegeleiders Artikel Voor het leiden van bepaalde categorieën reizen wijst de reisprogrammaleider reisbegeleiders aan. 2. Een reisbegeleider behartigt tijdens de reis de belangen van de deelnemers en van de vereniging; hij/zij vertegenwoordigt de vereniging tijdens de reis en onderhoudt zonodig contact met de reisprogrammaleider. 3. De reisbegeleider ziet er op toe dat de voorzieningen, verstrekkingen en het transport waarop de deelnemer(s) tijdens de reis aanspraak hebben, voldoen aan de eisen die daaraan in redelijkheid kunnen worden gesteld. 4. Hij/zij draagt zorg voor een goed een volledige uitvoering van het voor de reis geldende programma voor zover plaatselijke omstandigheden dat toelaten. 5. Hij/zij tracht door zijn/haar optreden de goede sfeer in de groep deelnemers te bevorderen en de doelstellingen van de vereniging te realiseren. Artikel Het huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de Algemene ledenvergadering. 2. Een wijzigingsvoorstel dient tenminste dertig dagen voor aanvang van de Algemene ledenvergadering ter inzage te liggen. 3. Wijzigingsvoorstellen kunnen worden aangebracht door het bestuur of van tenminste vijfentwintig leden. 4. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt tijdens de Algemene ledenvergadering met gewone meerderheid van stemmen genomen.

7 LSR- Landelijke Spoorweg Reisvereniging pagina 7 5. Wijziging van het huishoudelijk reglement treedt direct in werking na het door de Algemene ledenvergadering genomen besluit. 6. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de wet, noch met de statuten. 7. Bij tegenstrijdigheden is de volgende volgorde van toepassing, 1 de Wet, 2 de Statuten, 3 het HHR.