Reglement Privacy PZO. 1 Algemeen

Transcriptie

1 Reglement Privacy PZO 1 Algemeen Artikel 1: Definities en begrippen: In het kader van dit reglement wordt verstaan onder: a. PZO : de Vereniging Platform Zelfstandige Ondernemers. b. database : de aan de website van PZO gekoppelde database c. registratie : de opname van persoonsgegevens in de database d. geregistreerde : de persoon van wie persoons- en/of bedrijfsgegevens in de database zijn opgenomen. e. geregistreerde gegevens : de in de database opgenomen persoons- en/of bedrijfsgegevens f. website : g. PZO-leden : de persoon die individueel of collectief lid is van PZO Artikel 2: Algemene uitgangspunten met betrekking tot geregistreerde gegevens a. Alle persoons- en bedrijfsgegevens die in de database zijn opgenomen worden als vertrouwelijk beschouwd en zullen als zodanig met de noodzakelijke zorgvuldigheid worden behandeld. b. De database is opgenomen in een beveiligde omgeving en gekoppeld aan de website. c. De geregistreerde gegevens zullen voor geen enkel ander doel worden gebruikt dan waarvoor registratie heeft plaatsgevonden. d. PZO garandeert dat binnen de bepalingen van dit reglement - tot de geregistreerde gegevens uitsluitend toegang hebben de geregistreerde, het secretariaat van PZO, de administrator en de webmasters. e. Onverminderd hetgeen in de artikelen 9 en 10 lid c. van dit reglement is bepaald, zullen zonder toestemming van de geregistreerde de geregistreerde gegevens niet actief of passief aan derden, waaronder mede begrepen PZO-leden of aanbieders van PZO-diensten, ter inzage worden gegeven of ter beschikking worden gesteld. Artikel 3: PZO-leden: Registratie van gegevens en doel van registratie a. Voor PZO-leden is registratie in de database verplicht om toegang te verkrijgen tot de informatie op besloten delen van de website en/of gebruik te kunnen maken van PZO-ledendiensten. b. Minimaal worden in de database de volgende gegevens geregistreerd: voorletters, achternaam met eventuele tussenvoegsels, woonplaats, adres en geslacht. Daarnaast kunnen de volgende gegevens worden geregistreerd bedrijfsnaam, voornaam, titulatuur, adres, postcode, (mobiele) telefoonnummer en faxnummer. Bij collectieve lidmaatschappen kunnen daaraan worden toegevoegd de naam van de organisatie waaraan het collectieve lidmaatschap wordt ontleend. b. Registratie van de gegevens is uitsluitend bedoeld voor: i. de ledenadministratie en alles wat daarmee samenhangt ii. iii. het toekennen van een uniek PZO-identificatienummer (PZO-ID) het verlenen van toegang tot PZO-informatie en ledendiensten, onder andere door middel van een het verstrekken van een inlognaam en wachtwoord ledenverificatie Artikel 4: Niet-leden: Registratie van gegevens en doel van registratie a. Ook van niet-leden, waaronder mede begrepen de secretariaten van de aangesloten branche- en beroepsorganisaties, aanbieders van ledendiensten en personen die zich inschrijven op de algemene mailinglist van PZO, kunnen - hetzij vanwege hun rol en of functie binnen PZO, hetzij op verzoek - persoons- en/of bedrijfsgegevens in de database worden opgenomen. Privacy-reglement PZO, versie 9 februari

2 b. Van niet-leden worden in de database minimaal die gegevens opgenomen die nodig zijn om uitvoering te kunnen geven aan hun rol binnen PZO of hun verzoek. c. Registratie van de gegevens is uitsluitend bedoeld voor: i. administratieve doeleinden ii. het toegang verlenen tot PZO-informatie waartoe de geregistreerde op grond van zijn rol en/of functie binnen PZO recht heeft iii. het indien noodzakelijk voor de rol of functie binnen PZO verstrekken van een inlognaam en wachtwoord. Artikel 5: Wijzigen en verwijderen van geregistreerde gegevens a. PZO-leden kunnen in beperkte mate zelf geregistreerde gegevens wijzigen. Gegevens die niet zelf gewijzigd kunnen worden, worden gewijzigd via een melding aan het secretariaat van de branche- of beroepsorganisatie (collectieve lidmaatschappen) of het secretariaat van PZO (individuele lidmaatschappen). De gegevens worden door PZO uit de database verwijderd op het moment dat het PZO-lidmaatschap eindigt. b. Niet-leden kunnen via tussenkomst van het secretariaat van PZO geregistreerde gegevens laten wijzigen of verwijderen. 2 Toegang tot de besloten website en gebruikmaken van ledendiensten Artikel 6 Inlognaam en wachtwoord a. Voor zover dat voor de onderscheiden rol of functie nodig is wordt aan de geregistreerde een inlognaam en wachtwoord verstrekt, die toegang geeft tot die informatie of diensten die bij de onderscheiden rol of functie behoren. PZO-leden ontvangen, na registratie in de database, altijd een inlognaam en wachtwoord. b. Inlognaam en wachtwoord worden in een automatisch gegenereerd bericht verzonden naar het geregistreerde adres. Het wachtwoord wordt uitsluitend bekend gemaakt aan de geregistreerde en is niet bekend bij het secretariaat van PZO, de administrator, de webmasters of enige andere persoon. Het in het automatisch gegenereerde bericht toegezonden wachtwoord vervalt uit beveiligingsoverwegingen, indien dit niet binnen 24 uur na toezending wordt geactiveerd. Na 24 uur kan de geregistreerde zelf via de website en met behulp van het van hem geregistreerde adres een nieuw wachtwoord opvragen. c. De geregistreerde wordt vanuit beveiligingsoverwegingen - geadviseerd het toegezonden wachtwoord bij de eerste keer inloggen te wijzigen. Ook na wijziging van het wachtwoord is het nieuwe wachtwoord uitsluitend bekend bij de geregistreerde zelf. d. De inloggegevens zijn persoonlijk. De geregistreerde dient zorgvuldig om te gaan met zijn inloggegevens. PZO kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor eventueel misbruik van inloggegevens indien de geregistreerde onzorgvuldig met zijn gegevens omgaat. Artikel 7 Uitloggen a. De geregistreerde wordt ten zeerste aangeraden voor het verlaten van de website een inlogsessie te beëindigen via de button 'uitloggen'. Een inlogsessie op de website wordt automatisch beëindigd als de geregistreerde langer dan een half uur niet actief is geweest op de website. b. PZO is niet aansprakelijk voor de gevolgen van eventueel misbruik doordat de geregistreerde verzuimt een inlogsessie te beëindigen. Artikel 8 Toegang tot informatie a. Al naar gelang de rol en/of functie van de geregistreerde binnen PZO, kan op de website meer of minder informatie toegankelijk zijn. Privacy-reglement PZO, versie 9 februari

3 Artikel 9 Gebruikmaken van ledendiensten. a. Van ledendiensten zal over het algemeen gebruikgemaakt kunnen worden door: i. het invullen van een formulier op de website; of ii. het versturen van een naar een speciaal daarvoor bestemd adres bij de aanbieder van een ledendienst; of iii. een link naar een speciaal gedeelte op de website van de aanbieder. b. Met het invullen van een formulier, het versturen van een naar het daarvoor bestemde adres, danwel het invullen van gegevens op het speciale gedeelte van de website van de aanbieder geeft de geregistreerde de aanbieder van de ledendienst toestemming gebruik te maken van de verstrekte gegevens om opvolging te geven aan het verzoek van de geregistreerde. c. De gegevens die op deze wijze door de geregistreerde kenbaar zijn gemaakt worden door de aanbieder van de ledendienst uitsluitend gebruikt voor het afhandelen van het verzoek van de geregistreerde. Hieronder valt het toezenden/doorgeven van de door de invuller gevraagde informatie, offertes, opdrachtbevestiging, levering en facturering. d. Alleen wanneer de geregistreerde daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven mag de aanbieder van de ledendienst de verstrekte gegevens voor 'eigen gebruik' behouden. e. Een aanbieder van een ledendienst kan, voorzover buiten de website om van een ledendienst gebruik wordt gemaakt, ten bewijze van het PZO-lidmaatschap verzoeken om het unieke PZO ID-nummer. Op basis van dit PZO ID-nummer kan de aanbieder van een ledendienst verifiëren of een geregistreerde als PZO-lid in de database staat geregistreerd. De aanbieder van een ledendienst krijgt indien de geregistreerde PZO-lid is bij verificatie op basis van het PZO ID-nummer uitsluitend de volgende gegevens te zien: i. voorletters; ii. achternaam; iii. woonplaats; man/vrouw; en v. melding: betrokkene is PZO-lid. Door het afgeven van het PZO ID-nummer aan een aanbieder van een ledendienst, stemt de geregistreerde in met het kenbaar maken van voornoemde gegevens aan de aanbieder van de ledendienst. f. PZO heeft het recht om bij beëindiging van het individuele of collectieve PZOlidmaatschap de aanbieders van ledendiensten te informeren over het einde van het lidmaatschap van de geregistreerde. Uitsluitend indien en voorzover de geregistreerde als afnemer van een doorlopende dienst of product bij een aanbieder van ledendiensten bekend is, zal deze aanbieder contact opnemen met de geregistreerde om de consequenties van beëindiging van het PZOlidmaatschap voor deze doorlopende dienst te bespreken. 3 Administrator en technisch beheer Artikel 10 De administrator a. De administrator is een door het Dagelijks Bestuur van PZO gemachtigd persoon of personen. b. De administrator is verantwoordelijk voor het beheer van de website en het beheer en de administratie van de database. c. Anders dan ten behoeve van het beheer, het onderhoud en de administratie van de database, is het de administrator nadrukkelijk niet toegestaan derden inzage te verlenen in bedrijfs- en persoonsgegevens in de ledendatabase of deze gegevens of enigerlei wijze aan derden ter beschikking te stellen. Ten behoeve van het beheer, onderhoud en de administratie van de website of de database kan de administrator derden inzage verlenen of gegevens ter beschikking stellen, mits met deze derde contractueel wordt vastgelegd dat: i. vertrouwelijk met de geregistreerde gegevens om gegaan moet worden; Privacy-reglement PZO, versie 9 februari

4 ii. de gegevens uitsluitend gebruikt mogen worden ten behoeve van de verstrekte opdracht voor beheer, onderhoud of administratie; en iii. de verstrekte gegevens op geen enkele wijze ter inzage of ter beschikking aan anderen mogen worden gegeven. e. De administrator is verantwoordelijk voor de afhandeling van de klachten met betrekking tot dit privacyreglement. Er bestaat een beroepsmogelijkheid bij het Dagelijks Bestuur van PZO. Artikel 11 De webmasters a. De webmasters hebben te allen tijde toegang tot de database om de van de administrator doorgekregen gegevens te wijzigen. b. De webmasters dragen zorg voor het technisch beheer van de database. c. De webmasters dragen zorg voor het aanpassen van de website en de database aan de stand van de techniek. d. Met de webmasters is door PZO contractueel vastgelegd dat zij de gegevens in de database niet ter inzage mogen geven aan derden, of op enige andere wijze aan derden al dan niet om niet beschikbaar mogen stellen. 4. Naleving van dit reglement en klachtenregeling Artikel 12: Naleving van dit reglement a. Het Dagelijks Bestuur van PZO ziet toe op de naleving van de regels van dit reglement. Artikel 13 Klachtenregeling a. Geregistreerden die een klacht hebben over de naleving van dit reglement dienen hun klacht schriftelijk of per te melden bij het secretariaat van PZO (Postbus 93002, 2509 AA Den Haag; b. De melding van de klacht dient de volgende gegevens te bevatten: i. naam van de klager; ii. correspondentiegegevens van de klager; iii. melding dat het een klacht betreft over de naleving van het privacyreglement; en een duidelijke omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft. c. De klager ontvangt een bericht van ontvangst van zijn melding. d. Klachten worden in principe binnen 10 werkdagen afgehandeld. Mocht voor de afhandeling van de klacht meer tijd nodig zijn, dan wordt de klager hiervan uiterlijk op de 10 e werkdag na ontvangst van de klacht in kennisgesteld. Daarbij wordt tegelijkertijd aangegeven binnen welke termijn de klacht wel kan worden afgehandeld. e. De klager ontvangt schriftelijk of per antwoord op zijn klacht. Daarbij wordt altijd vermeld dat de klager indien deze het niet eens is met de afhandeling van zijn klacht binnen 10 werkdagen schriftelijk of per beroep kan aantekenen bij het Dagelijks Bestuur van PZO (Dagelijks Bestuur PZO, Postbus 93002, 2509 AA Den Haag, DB-PZO@pzo.nl) f. Het beroepschrift dient de volgende gegevens te bevatten: i. naam van de klager; ii. iii. correspondentiegegevens van de klager; melding dat het een klacht betreft over de naleving van het privacyreglement; de correspondentie met betrekking tot de afhandeling van de klacht in eerste instantie door de administrator; en v. een motivatie waarom de klager het niet eens is met de afhandeling in eerste instantie. g. Na ontvangst van het beroepschrift wordt een ontvangstbevestiging gestuurd. Privacy-reglement PZO, versie 9 februari

5 i. Afhandeling van het beroepschrift vindt in principe plaats binnen 6 weken. Desgewenst wordt de klager in de gelegenheid gesteld zijn klacht mondeling toe te lichten. Mocht voor de afhandeling meer tijd nodig zijn, dan wordt de klager hiervan uiterlijk in de 6 e week door het Dagelijks Bestuur van PZO in kennisgesteld, onder vermelding van de termijn waarbinnen het beroepschrift wel kan worden afgehandeld. j. De klager ontvangt schriftelijk of per een gemotiveerde reactie van het Dagelijks Bestuur van PZO. k. Met de gegevens van de klager wordt zowel tijdens de klachtenprocedure als na afhandeling van de klacht vertrouwelijk omgegaan. Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van PZO op 9 februari 2006 Privacy-reglement PZO, versie 9 februari