Consolidatie: buzzword of realisme?

Transcriptie

1 Consolidatie: buzzword of realisme? Inleiding Vandaag de dag staat het thema consolidatie centraal bij veel bedrijven en organisaties. Gevoed door de bekende internationale analisten (Gartner, IDC en Meta) en de IT industrie zelf, is het thema consolidatie een telkens herhalend fenomeen. De vraag rijst natuurlijk : is consolidatie een oplossing is en zo ja, voor welke problemen het dan de oplossing is. Redenen om te consolideren Historie Om de gestelde vraag goed te beantwoorden, is het noodzakelijk om terug te gaan in de tijd. In de begintijd van de automatisering was het mainframe de systeemarchitectuur. Sterk centraal georganiseerd werden de informatiebehoeften voor een selecte groep gebruikers ingevuld. Zo nu en dan was er toch behoefte om separate analyses uit te voeren Hierdoor ontstond in de jaren 70 uiteindelijk het concept van de minicomputer, die veelal decentraal werd ingezet op afdelingsniveau. Een nog grotere groep eindgebruikers binnen organisaties kreeg toegang tot deze systemen. De ontwikkeling van de PC ontketende in de jaren 80 een ware revolutie. De opkomst van het internet verstevigde deze revolutie in de jaren 90. Een en ander wordt weergegeven in de volgende grafiek Hoe zijn we hier eigenlijk gekomen? The adaptive enterprise Niveau van organisatie flexibiliteit Internet Client server Personal Mainframe Service-centric management Business process management Web services Grid deployment Silo's van technologie niet flexibel om te veranderen, te veel van alles Horizontale architectuur flexibel, stabiel, aanbod volgt de vraag Tijd

2 Architectuur Het gevolg van deze situatie is, dat er een ontkoppeling bestaat op verschillende niveaus in organisaties. Het blijkt dat de totale hoeveelheid systeemcapaciteit van de gehele IT-infrastructuur van de organisatie niet optimaal benut wordt. Een ander, veel minder bekend fenomeen, is de hoeveelheid applicaties in organisaties. Deze heeft door de jarenlange decentralisatie van systemen tot een ongebreidelde wirwar van informatiestromen geleid. Dit heeft uiteindelijk tot gevolg gehad dat grote hoeveelheid gegevens meerdere keren (en wellicht niet synchroon) wordt bijgehouden. Ten slotte is de kans groot dat op businessniveau er bedrijfsprocessen bestaan die helaas kopieën (of nog erger antagonisten) van elkaar zijn. Het volgende schema laat de drie lagen zien: IT-infrastructuur, applicaties en bedrijfsprocessen in een raamwerk zien. Darwin s Reference Architecture Bedrijfsprocessen BREIDT UIT & VERBINDT Toeleveranciers Medewerkers Klanten MEET`& BEPAAL tijd, bereik, gemak Applicaties ARCHITECTUUR & INTEGRATIE simplificeer, standaardiseer, modulariseer, integreer BEHEER & CONTROLEER Onderzoek, adviseer Bedrijfsarchitectuur Oplossingsarchitectuur Infrastructuur Complexiteitsreductie Een ander gevolg is dat de complexiteit vele malen groter is geworden dan ooit de bedoeling is geweest. In het verleden lag de nadruk op het opstarten van vrij separate IT projecten, zonder de context in ogenschouw te nemen. Door de middelen voor een nieuw IT project horizontaal te organiseren, worden veel van de bovenstaande redenen vermeden. Deze horizontale aanpak past ook prima in de wens voor om veel sneller en beter aanpassingen aan de organisatie te doen ( agility ). Een bijkomend voordeel is dat er een optimale kost-kwaliteitverhouding ontstaat.

3 Mogelijkheden om te consolideren Een van de algemene basisregels van consolideren is: dat hoe groter de scope, hoe meer voordeel. Zoals wel vaker in de IT het geval is, is er ook een nadelige basisregel: hoe groter de scope van een IT project, hoe meer risico.beide basisregels leiden tot twee verschillende aanpakken, waarin elke regel meer of minder tot zijn recht komt. Top-down vs buttom-up Consolideren kan gezien de scope op verschillende manieren. De meest voor de hand liggende is de gehele IT van de organisatie te consolideren. Hierbij worden alle aspecten van de organisatie (IT-infrastructuur, applicaties en de bedrijfsprocessen) betrokken. Dit noemen we een topdown benadering. Het initiatief van consolideren kan ook vanuit een van de businessunits ontstaan zijn, waarbij de rest van de organisatie nog niet klaar is voor consolid atie. Dit betekent dat er eerst op kleinere schaal begonnen wordt met consolideren. Zo kunnen deze kleinschalige consolidatietrajecten zich door de organisatie verspreiden. Big-bang vs incremental Een tweede niet onbelangrijk aspect is de snelheid waarmee de consolidatie plaatsvindt. Er kan een stapsgewijze consolidatie van bijvoorbeeld meerdere systemen plaatsvinden, waarbij steeds meer functionaliteit van de oude systemen naar de nieuwe omgeving wordt gemigreerd. Dit wordt de incrementele methode genoemd. Een andere manier is de gehele bestaande IT-Infrastructuur in een klap migreren naar de geconsolideerde omgeving. Dit gebeurt in een relatief korte periode en wordt een bigbang scenario genoemd. In de volgende kwadranten wordt duide lijk wat voor type organisaties gebruik maken van de combinaties van aanpakken. Consolidatie aanpakken v.s. type organisaties Top-down Business decentraal IT centraal Business centraal IT centraal Incremental Big- Bang Business decentraal IT decentraal Business centraal IT decentraal Bottom-up

4 Hoe consolideer ik dan Om een consolidatie project succesvol te eindigen zijn een aantal logische stappen nodig: Inventarisatie & Analyse (waarom) Architectuur & Ontwerp (wat & met wat) Implementeren & Integreren (hoe) Inventarisatie & Analyse (waarom) Door juist de huidige situatie in kaart te brengen en de uitkomsten daarvan te analyseren, is het mogelijk om het consolidatiepotentieel in termen van geld, kwaliteit, complexiteit en tijd te kwantificeren. Deze stap is uiterst belangrijk daar de vermeende consolidatievoordelen gebruikt worden als input voor een businesscase. De inventarisatie omvat zowel een technische inventarisatie als een organisatorische en financiële inventarisatie. De analyse heeft als doel: eventuele onduidelijkheden, onderbouwing van gemaakte keuzen te formuleren en input voor de architectuur & ontwerpstap voor te bereiden. Eventueel kunnen ook een of meerdere high-level ontwerpen al vast uitgewerkt worden. Deze stap levert een zo gedetailleerd mogelijk beeld op van: de huidige ITinfrastructuur, organisatie en financiële situatie. Architectuur & Ontwerp (wat & met wat) Een lijst van meetcriteria wordt opgesteld, die het mogelijk maakt de uiteindelijke oplossing te toetsen op het succes van: technologie, organisatie en financien. Deze meetcriteria worden gebruikt om een business case uit te werken. Daarmee is gelijk een toetsingsinstrument beschikbaar om het succes na afloop van het project te valideren. In deze stap worden zowel een (basis)architectuur als detailontwerp opgeleverd. De architectuur is het stuurinstrument voor de technologische, organisatorische en financiële aspecten. Het detailontwerp is de uiteindelijke keuze voor de consolidatieoplossing, met een exacte beschrijving van de IT componenten en de daarbij benodigde activiteiten. Implementeren & Integreren (hoe) Met het in de vorige stap opgeleverde detailontwerp en de beschreven activiteiten wordt er een projectplanning worden gemaakt. In de projectplanning worden de detailfasering, bemanning en logistiek van het project geregeld. Ook zullen de meetcriteria die in stap twee zijn benoemd, als acceptatiecriteria worden vastgesteld. Om de nieuwe technologie binnen de bestaande organisatie te verankeren, worden ook de in stap twee genoemde aspecten meegenomen.

5 Conclusie Consolidatie is in de eerste plaats een manier om de reductie van complexiteit te realiseren. Ook zal de projectuitvoering veel gemakkelijker plaatsvinden. Het is ook een kostenreductie instrument, maar niet pursang. Het is uiteindelijk een middel om een optimum te vinden tussen technologie, organisatie en financiën, met als motto meer doen met minder middelen. Alle aspecten van een IT-omgeving, de IT-infrastructuur, de organisatie en de financiële randvoorwaarden worden meegenomen in de projectaanpak Dit is de enige manier om een optimale afstemming tussen de drie aspecten te bewerkstelligen. Door het geheel met kwantificeerbare criteria te larderen, wordt een meetbaar resultaat afgedwongen. De volgende figuur laat dat zien. Consolidatie: een optimum tussen... Flexibiliteitverbetering: Mogelijkheid van de IT-omgeving om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften Kosten beheersing: Lagere operationele en aanschafkosten Beheersen vaste kosten Optimaliseren tussen vaste en variabele kosten Beheersen van veranderende kosten Risicobeheersing: Verzekeren van veiligheid en beschikbaarheid van Verhogen kwaliteit: de bedrijfsvoering Risico van innovatie Verbeteren van beschikbaarheid Impact van introductie en response tijd nieuwe technologie Uitbreiden van de SLA s over de hele organisatie Mogelijkheid van het veranderen van een dienst en het implementeren ervan Flexibiliteit als dienstenniveau