CONCEPT NBA-handreiking xx. Accountant en corporate governance informatie 3 december 2013

Transcriptie

1 CONCEPT NBA-handreiking xx. 3 december 2013 Consultatieperiode loopt tot 14 januari 2014

2 NBA-handreiking xx NBA-handreiking xx Van toepassing op: Openbaar accountants die betrokken zijn bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening bij ondernemingen waarop de Nederlandse corporate governance code en het vaststellingsbesluit nadere voorschriften inhoud jaarverslag van toepassing is Onderwerp Verantwoordelijkheid accountant voor in het jaarverslag opgenomen corporate governance informatie Datum: 3 december 2013 Status: NBA-handreiking, geen dwingende bepalingen. Wanneer in de tekst het woord dient of een synoniem daarvan wordt gebruikt, betreft het een verwijzing naar wettelijke of overige verplichtingen. Relevante regelgeving BW 2 artikel 391 en 393 Nederlandse corporate governance code Vaststellingsbesluit nadere voorschriften inhoud jaarverslag Standaard 720 Consultatie NBA Handreiking xx is thans nog in concept. De consultatietermijn loopt tot 14 januari 2014 NBA 2

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Opbouw handreiking Relatie met nieuwe controleverklaring en nieuwe Standaard Afbakening en verantwoordelijkheden Afbakening Verantwoordelijkheden 5 3 Algemene werkzaamheden accountant inzake het jaarverslag 7 4 Werkzaamheden accountant inzake corporate governance informatie in het jaarverslag De Code Huidige stand van zaken: toets op aanwezigheid en (deels) verenigbaarheid Additionele werkzaamheden binnen huidige controleopdracht jaarrekening Additionele werkzaamheden bij aparte opdracht 11 5 Aandachtspunten accountant als de vennootschap haar verklaring corporate governance publiceert op de eigen website 11 Bijlagen 13 Bijlage 1 Overzicht corporate governance rapportageverplichtingen op basis van relevante weten regelgeving 13 Bijlage 2 Rol accountant inzake corporate governance-informatie vanuit de wetgeving 16 NBA 3

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Voor de jaarrekeningcontrole verricht de accountant bepaalde werkzaamheden ten aanzien van een aantal aspecten van de corporate governance informatie in het jaarverslag. Hij stelt daarbij vast of het jaarverslag en de daarin opgenomen corporate governance informatie verenigbaar is met de jaarrekening en met zijn bevindingen uit de jaarrekeningcontrole. Ook stelt hij vast dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan. De accountant controleert in het kader van de jaarrekeningcontrole niet of de Nederlandse corporate governance code uit 2008 (hierna de Code) volledig wordt nageleefd. Deze handreiking beschrijft welke werkzaamheden de accountant op grond van de regelgeving verricht. Deze handreiking gaat alleen in op de Code, die wettelijk is verankerd in het BW. en niet op andere (sectorgerelateerde) codes zoals de Code Banken. In het maatschappelijk verkeer bestaat behoefte aan additionele werkzaamheden van de accountant ten aanzien van naleving van de principes en de best practice bepalingen van de Code. Indien de raad van commissarissen hiermee instemt, kan de accountant in het kader van de jaarrekeningcontrole aan dit verzoek voldoen voor wat betreft een aantal specifiek benoemde best practice bepalingen. Deze handreiking geeft hier over nadere uitleg. Indien behoefte bestaat aan controle van andere aspecten van de Code en/of het jaarverslag is een aparte opdracht nodig. 1.2 Opbouw handreiking Hoofdstuk 2 gaat in op het wettelijk kader van de jaarstukken, waaronder het jaarverslag (directieverslag). Vervolgens wordt ingezoomd op de corporate governance informatie, als onderdeel van het jaarverslag. Aan het slot van het hoofdstuk worden de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen voor de jaarstukken uiteengezet. Hoofdstuk 3 beschrijft de werkzaamheden van de accountant met betrekking tot het jaarverslag in het algemeen. Hoofdstuk 4 beschrijft de werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de corporate governance informatie in het jaarverslag aan de hand van de volgende vragen: Welke werkzaamheden verricht de accountant op grond van de regelgeving? Welke werkzaamheden kan de accountant nu al extra doen binnen de controleopdracht van de jaarrekening? Wat kan de accountant nog meer doen als hij een aparte opdracht krijgt? Hoofdstuk 5 behandelt de werkzaamheden die de accountant verricht wanneer de onderneming zelf een verklaring over corporate governance op haar website publiceert. 1.3 Relatie met nieuwe controleverklaring en nieuwe Standaard 720 Op termijn zal er een nieuwe controleverklaring komen met meer bedrijfsspecifieke informatie en een nieuwe Standaard 720. Volgens de huidige Standaard is het ook nu al mogelijk additionele werkzaamheden te verrichten met betrekking tot corporate governance informatie en hierover te rapporteren. Deze Handreiking conflicteert niet met de nieuwe controleverklaring en de toekomstigestandaard 720. Deze NBA handreiking vervangt praktijkhandreiking Afbakening en verantwoordelijkheden 2.1 Afbakening Deze handreiking is van toepassing op openbare accountants die betrokken zijn bij de controle van de jaarrekening bij ondernemingen en waarop de Code en het vaststellingsbesluit nadere voorschriften 1 Standaard 720 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie in documenten waarin gecontroleerde financiële overzichten zijn opgenomen. NBA 4

5 inhoud jaarverslag van 10 december 2009 (hierna Besluit Corporate Governance) van toepassing zijn. Dit betreft beursgenoteerde vennootschappen. De corporate governance informatie vormt een onderdeel van het directieverslag, die op zijn beurt onderdeel uitmaakt van de jaarstukken. De jaarstukken bestaan uit: 1. Directieverslag: in artikel 391 BW 2 genoemd het 'jaarverslag'. Hieronder valt ook informatie die door middel van verwijzing onderdeel uitmaakt van het directieverslag. 2. Overige informatie bij het directieverslag: aan directieverslag gerelateerde informatie die formeel geen onderdeel is van het directieverslag, zoals aandeelhoudersinformatie, remuneratiehoofdstuk, belangrijke ratio s, overzicht kengetallen/meerjarenoverzicht, etc. 3. Verslag van de raad van commissarissen; inclusief verslagen van separate commissies van de raad van commissarissen. 4. Bestuursverklaring ex 5:25c lid 2 sub c Wft: jaarlijkse verklaring die het bestuur dient af te leggen omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en het directieverslag. 5. Jaarrekening(en): de enkelvoudige jaarrekening die bestaat uit balans en de winst-enverliesrekening met de toelichting, en de geconsolideerde jaarrekening indien de rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt zoals bedoeld in artikel 361 lid 1 BW Overige gegevens: de overige gegevens bij de jaarrekening en het jaarverslag zoals bedoeld in artikel 392 lid 1 BW Verantwoordelijkheden De formele rol van de accountant rondom het jaarverslag ligt besloten in art. 2:393 lid 3 BW. Deze bepaling schrijft ten aanzien van het jaarverslag voor dat de accountant nagaat, voor zover hij dat kan beoordelen, of het jaarverslag overeenkomstig titel 9 BW2 is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is, en of de in art. 392 lid 1 b tot en met g vereiste gegevens zijn toegevoegd. Mochten er uit dit onderzoek tekortkomingen blijken (dat wil zeggen dat bepaalde informatie niet of onjuist is opgenomen), dan dient de accountant dit ingevolge art. 2:393 lid 5 e BW te melden in zijn verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening. Evenals in het BW wordt in deze handreiking de term jaarverslag in plaats van directieverslag gebruikt. betrokken zijn bij de jaarstuk- Het hierna volgende overzicht geeft aan welke partijen wettelijk gezien 2 ken uitgaande van een two-tier bestuursstructuur: 2 Zie o.a. BW2 artikel In hoofdstuk 4 wordt dit nader uitgewerkt. NBA 5

6 Schema: partijen betrokken bij de jaarstukken Onderdelen van de 'jaarstukken' Directieverslag, inclusief corporate governance paragraaf en in control statement Overige informatie bij het directieverslag, waaronder aandeelhoudersinformatie, remuneratiehoofdstuk, belangrijke ratio s, overzicht kengetalen / meerjarenoverzicht Verslag van de raad van commissarissen, inclusief separate verslagen van commissies van de raad van commissarissen Bestuursverklaring ex 5:25c lid 2 sub c Wft (separaat document, geen onderdeel van directieverslag of jaarrekening) Jaarrekening, geconsolideerd en enkelvoudig Overige gegevens Bestuur 3 stelt op en ondertekent Raad van commissarissen 4 beoordeelt Accountant stelt verenigbaarheid met de jaarrekening vast en met de controlebevinding-en; stelt vast dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan stelt op beoordeelt stelt verenigbaarheid met de jaarrekening vast geen verantwoordelijkheid stelt op en ondertekent stelt op en ondertekent stelt op en verzamelt stelt op beoordeelt en ondertekent beoordeelt, mede aan de hand van de controleverklaring en overige communicatie van de accountant beoordeelt stelt verenigbaarheid met jaarrekening vast en met de controlebevindingen stelt verenigbaarheid met het jaarverslag en de jaarrekening vast en stelt vast dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan controleert stelt vast of wettelijk verplichte overige gegevens zijn opgenomen Algemene vergadering neemt kennis en stelt eventueel vragen tijdens jaarvergadering neemt kennis en stelt eventueel vragen tijdens jaarvergadering neemt kennis en stelt eventueel vragen tijdens jaarvergadering neemt kennis en stelt eventueel vragen tijdens jaarvergadering neemt kennis en stelt eventueel vragen tijdens jaarvergadering; stelt vast neemt kennis en stelt eventueel vragen 3 4 In Standaard 720 wordt gesproken over management. Afhankelijk van de aard van de entiteit vervangen door passende aanduiding zoals bestuur of directie. In Standaard 720 wordt gesproken over de personen belast met governance. Afhankelijk van de aard van de entiteit vervangen door passende aanduiding zoals Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht of ander(e) toezichthoudend orgaan/perso(o)n(en).) NBA 6

7 3 Algemene werkzaamheden accountant inzake het jaarverslag De accountant gaat na of het jaarverslag voldoet aan de eisen van artikel 391 BW2 (formele toets). De accountant gaat vervolgens na of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening voor zover hij dit kan beoordelen. Dit houdt volgens Standaard 720 in dat de accountant nagaat of het jaarverslag geen materiële tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening en met de controlebevindingen van de jaarrekening (toetsing verenigbaarheid; dit wordt ook wel een marginale toetsing genoemd). Dit vereist geen aanvullende controlewerkzaamheden. Standaard 720 beschrijft vervolgens wat de accountant doet indien hij in het jaarverslag een afwijking ten opzichte van de van toepassing zijnde regelgeving constateert: 1. hij meldt bij het bestuur dat er sprake is van een tekortkoming; 2. indien het bestuur onvoldoende maatregelen neemt, meldt de accountant tijdens een bespreking van het concept verslag met raad van commissarissen zijn bezwaren inzake de tekortkoming; 3. indien de tekortkoming een afwijking van wet- en regelgeving is, meldt de accountant aan het bestuur en de raad van commissarissen welke effecten niet-nakoming heeft op de controleverklaring bij de jaarrekening. Indien de tekortkoming geen afwijking van de wet- en regelgeving betreft, beargumenteert de accountant de noodzaak voor verbetering van de tekortkoming aan de hand van algemene maatstaven. Dit zijn: duidelijkheid, relevantie, good governance en transparantie. Indien aan de argumentatie van de accountant geen gehoor wordt gegeven, overweegt hij of belangen van de gebruikers van de jaarrekening worden geschaad. Indien dat het geval is, rapporteert de accountant schriftelijk zijn bezwaren en/of overweegt de accountant of een paragraaf inzake overige aangelegenheden in de controleverklaring nodig is. De accountant richt zich ten behoeve van zijn controle op het identificeren van voor de jaarrekening en het jaarverslag relevante risicogebieden 5. Waar nodig kan de accountant de gebruikers van de jaarrekening attenderen op belangrijke risicogebieden. Dit kan hij doen door in zijn controleverklaring een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden op te nemen en naar de onderdelen uit de jaarrekening en jaarverslag te verwijzen waar deze risicogebieden door bestuur en/of raad van commissarissen zijn toegelicht. Een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden verandert de aard van de verklaring niet. In de nieuwe controleverklaring 6 die in de toekomst zal worden afgegeven, is er voor de accountant nog meer ruimte om in te gaan op risicogebieden en controlebevindingen. 4 Werkzaamheden accountant inzake corporate governance informatie in het jaarverslag 4.1 De Code De Code beschrijft de Nederlandse beginselen van goed ondernemingsbestuur, zowel de leidende principes als de uitwerking daarvan in best practice bepalingen. De Code is verankerd in artikel 391 lid 5 BW2. Organisaties die gehouden zijn aan de Code dienen tevens te voldoen aan het Besluit Corporate Governance. Nederlandse beursfondsen moeten gemotiveerd in hun jaarverslag vermelden welke principes en best practice-bepalingen ze niet hebben nageleefd. Dit staat bekend als het comply or explain beginsel (pas toe of leg uit). In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van relevante wet- en regelgeving over corporate governance informatie. Volgens het Besluit Corporate Governance moeten vennootschappen een verklaring inzake corporate governance opnemen in het jaarverslag of op de website. NB: De verklaring inzake corporate governance wordt altijd geacht deel uit te maken van het jaarverslag, ook als deze is bijgevoegd als bijlage of is geplaatst op de website. 5 6 Zie praktijkhandreiking 1119 Nadere toelichtingen in de controleverklaring Zie IAASB voorstellen: NBA 7

8 De verklaring inzake corporate governance dient een aantal aspecten te bevatten: een uitspraak betreffende de naleving van de principes en best practice bepalingen van De Code, alsmede een vermelding waar deze gedragscode voor het publiek beschikbaar is; een mededeling over de belangrijkste kenmerken van het beheers- en controlesysteem van de vennootschap met betrekking tot de financiële verslaggeving; een mededeling over het functioneren van de aandeelhoudersvergadering; een mededeling over de samenstelling en het functioneren van het bestuur, de raad van commissarissen en de commissies van de raad van commissarissen; een mededeling ingevolge Besluit overnamerichtlijn artikel 10 eerste lid, onder c, d, f, h en i; en een lijst van namen met een bijzonder statutair recht op het gebied van de zeggenschap (artikel 392 lid 1, onder e, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek). 4.2 Huidige stand van zaken: toets op aanwezigheid en (deels) verenigbaarheid Uitgaande van artikel 391 en 393 BW2 en Standaard 720 verricht de accountant in elk geval de volgende werkzaamheden. Hij gaat na of de corporate governance informatie: 1 voldoet aan de rapportage-eisen: het jaarverslag bevat alle relevante informatie die De Code voorschrijft; 2 consistentie met de jaarrekening: het jaarverslag bevat geen materiële tegenstrijdigheden met de jaarrekening; 3 consistentie met de controlebevindingen: het jaarverslag bevat geen materiële tegenstrijdigheden met de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole, waaronder de bevindingen over de interne beheersing; en 4 naleving van De Code: nagaan of de uiteenzettingen die betrekking hebben op de naleving van De Code consistent zijn met de controlebevindingen. Daarnaast voert de accountant de volgende werkzaamheden uit op basis van het Besluit Corporate Governance: 1 vaststellen dat de verklaring inzake corporate governance van het bestuur alle mededelingen bevat die het Besluit Corporate Governance verplicht stelt (zie 4.1). Dit is een formele, niet inhoudelijke toets (aanwezigheidstoets). De accountant gaat wel na of ze niet materieel tegenstrijdig zijn met de jaarrekening of de controlebevindingen. 2 nagaan of de mededelingen over de naleving van het Besluit overnamerichtlijn verenigbaar zijn met de jaarrekening of de controlebevindingen 3 nagaan of de mededelingen over de interne beheersing rond het proces van financiële verslaggeving verenigbaar zijn met de jaarrekening of de controlebevindingen (zie hieronder). Naar analogie van standaard 610 en standaard 315 zal de accountant in het algemeen nagaan of de internal audit functie werkzaamheden heeft uitgevoerd met betrekking tot de corporate governance informatie en vervolgens of hij in dit kader gebruik kan maken van de werkzaamheden van de internal audit functie. Bijlage 2 bevat een overzicht van relevante bepalingen uit het BW en het Besluit Corporate Governance die betrekking hebben op de rol van de accountant ten aanzien vancorporate governance informatie. Bij het uitvoeren van bovengenoemde werkzaamheden, is het mogelijk dat de accountant afwijkingen in het jaarverslag ten opzichte van de regelgeving en/of inconsistenties met de jaarrekening constateert. Uit hoofde van Standaard 720 onderneemt de accountant de volgende acties: 1 hij meldt bij het bestuur dat er sprake is van een tekortkoming en verzoekt het bestuur om in het jaarverslag toelichtingen voor afwijkingen van De Code te geven dan wel de uiteenzettingen en mededelingen in het jaarverslag te corrigeren en/of aan te vullen. 2 indien het bestuur hier geen gehoor aan geeft, meldt de accountant bij de raad van commissarissen zijn bezwaren inzake de tekortkoming(en). 3 de accountant meldt aan het bestuur en de raad van commissarissen welke effecten niet nakoming van de regelgeving en/of inconsistenties heeft op de controleverklaring bij de jaarrekening (aanpassing van het oordeel omtrent de verenigbaarheid van de jaarrekening met het jaarverslag). De accountant kan ook besluiten de controleverklaring niet af te geven of de opdracht terug te geven. NBA 8

9 Indien de verantwoording inzake de naleving van de bepalingen een materieel onjuiste voorstelling van zaken geeft dient de accountant het bestuur te verzoeken juridisch advies in te winnen conform Standaard 720 en te overwegen of hij zelf verdere maatregelen dient te nemen. Risicoparagraaf Uit het voorgaande blijkt dat de elementen van de risicoparagraaf, te weten het risicoprofiel, de beschrijving van risicomanagementsystemen en de in-control-verklaring, onder de verenigbaarheidstoets van de accountant vallen. De toets van de accountant houdt ten eerste in dat hij vaststelt dat de volgende informatie in het jaarverslag is opgenomen: een risicoprofiel (de beschrijving van de voornaamste strategische, operationele, financiële en compliance risico s) (ze ook best practice II.1.4 en RJ400); de beschrijving van de risicomanagementsystemen (zie best pactice II.1.4 van De Code); en de in-control-verklaring ten aanzien van de beheersing van de financiële verslaggevingsrisico s (zie best practice II.I.5 van De Code). Ook gaat de accountant na of die uiteenzettingen in het jaarverslag consistent (verenigbaar) zijn met de informatie in de jaarrekening. Tenslotte dienen die uiteenzettingen consistent te zijn met de bevindingen van de accountant die voortkomen uit de wettelijke controle (bijvoorbeeld of de risicoparagraaf in overeenstemming is met de eigen controlebevindingen). De externe accountant kijkt in zijn jaarrekeningcontrole wel degelijk naar de interne beheersing rondom de financiële verslaglegging en neemt ook kennis van de wijze waarop de onderneming in brede zin omgaat met risicomanagement. Echter niet als zelfstandig object van onderzoek, maar vanwege een efficiënte, effectieve risicogebaseerde controleaanpak voor die jaarrekening. Hierbij identificeert de accountant risico s en voert hij werkzaamheden uit om op die risico s in te spelen. In die aanpak kiest de accountant, passend bij de specifieke vennootschap, een mix van systeemgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden. Bevindingen gerelateerd aan de interne beheersing voor zover beoordeeld rapporteert de accountant via zijn managementletter of accountantsverslag aan het bestuur en de raad van commissarissen. Deze rapportage is dus uitsluitend voor het zogenaamde interne verkeer. De accountant verricht in het kader van de jaarrekeningcontrole dus geen aanvullende werkzaamheden. Wel kan de accountant hiertoe een aanvullende opdracht uitvoeren zoals die volgens de Amerikaanse Sarbanes Oxley Act vereist is. 4.3 Additionele werkzaamheden binnen huidige controleopdracht jaarrekening Om tegemoet te komen aan de wensen van het maatschappelijk verkeer, kan de accountant extra werkzaamheden verrichten binnen de huidige controleopdracht van de jaarrekening. Beleggers hebben aangegeven behoefte te hebben aan een toets van de accountant van een aantal best practice bepalingen van de Code (zie het overzicht hierna). Dit geldt met name indien niet-naleving van de desbetreffende bepalingen de beleggingsbeslissing van een belegger kan beïnvloeden. Ook de Monitoringcommissie Corporate Governance vindt dat de accountant meer zou kunnen doen aan de toetsing van de naleving van de best practice bepalingen van de Code. Deze additionele werkzaamheden zijn relatief eenvoudig uit te voeren en mogelijk binnen de huidige controleopdracht van de jaarrekening.,mits hierover afspraken zijn gemaakt met de raad van commissarissen/auditcommissie of de algemene vergadering van aandeelhouders. De accountant neemt deze afspraken op in de opdrachtbrief voor de controle van de jaarrekeningen rapporteert vervolgens hierover in de rapportage aan de raad van commissarissen/auditcommissie. NBA 9

10 De accountant rapporteert hierover ook in zijn verklaring. Bijvoorbeeld als volgt: Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties Wij hebben best practice bepalingen II.3.4, III.3.4, III.3.5, III.5.13, III.6.3, III.6.4 en IV.1.1 van de Nederlandse corporate governance code inhoudelijk getoetst. Op basis van ons onderzoek is ons niets gebleken waaruit wij kunnen concluderen dat deze bepalingen niet zijn nageleefd. Overzicht best practice bepalingen waarop de accountant een toets kan uitvoeren: Principe/ bepaling A. II.3.4 Transacties met tegenstrijdige belangen bestuurders Omschrijving invulling vennootschap Vennootschap stelt geautoriseerde lijst op inclusief controlemaatregelen hieromheen Toelichting werkzaamheden accountant De accountant: -gaat de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersingsmaatregelen na rondom de lijst; -verricht een integrale toets op gerapporteerde transacties; -gaat de betrouwbaarheid van de beschrijving in het jaarverslag na -verkrijgt een bevestigingsbrief waarin wordt bevestigd dat deze best practice bepaling is nageleefd. B. III.3.4 Aantal commissariaten C. III.3.5 Maximale zittingsduur commissarissen D. III.5.13 Remuneratieadviseur van remuneratiecommissie verstrekt geen advies aan de bestuurders E. III.6.3 Transacties met tegenstrijdige belangen bestuurders F. III.6.4 Transacties met tegenstrijdige belangen van partijen met tenminste 10% aandelenbelang Vennootschap stelt geautoriseerde lijst op inclusief controlemaatregelen hieromheen Vennootschap stelt geautoriseerde lijst op inclusief controlemaatregelen hieromheen Verklaring adviseur m.b.t. onafhankelijkheid Zie A. Zie A. Vennootschap stelt geautoriseerde lijst op inclusief controlemaatregelen hieromheen De accountant: verricht een integrale toets op de lijst; verricht eigen onderzoek op basis van publiekelijk beschikbare informatie; en verkrijgt een bevestigingsbrief waarin wordt bevestigd dat deze best practice bepaling is nageleefd. De accountant gaat juistheid lijst na aan de hand van notulen en publiekelijk beschikbare informatie. De accountant: verkrijgt schriftelijke verklaring van remuneratieadviseur en bestuurders over onafhankelijkheid; en gaat aan de hand van nota s van de remuneratieadviseur na of hij geen advies aan de bestuurders heeft verstrekt. De accountant: gaat de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersingsmaatregelen na rondom de lijst; verricht een integrale toets op gerapporteerde transacties; beoordeelt de beschrijving in het jaarver- NBA 10

11 G. IV.1.1 De algemene vergadering kan een besluit tot het ontnemen van het bindende karakter aan een voordracht tot benoeming en/of een besluit tot ontslag van een bestuurder of commissaris nemen. Aanwezigheid van blokkeringsregelingen slag; en verkrijgt een bevestigingsbrief waarin wordt bevestigd dat deze best practice bepaling is nageleefd. De accountant: gaat aan de hand van statuten de aanwezigheid van de beschermingsconstructies na; en stelt vast of eventuele constructies toereikend zijn beschreven in het jaarverslag. Indien er sprake is van inconsistenties, overweegt de accountant zijn oordeel omtrent de verenigbaarheid in zijn controleverklaring bij de jaarrekening aan te passen (zie 4.2) 4.4 Additionele werkzaamheden bij aparte opdracht Indien er behoefte is aan controle op andere aspecten en/ofbepalingen van de Code en/of het jaarverslag, kan een separate opdracht worden gegeven. Het bestuur, de raad van commissarissen of de algemene vergadering van aandeelhouders kan besluiten de accountant een aanvullende opdracht te verstrekken. Bijvoorbeeld met betrekking tot de naleving van alle principes en/of een of meerdere specifieke principes en best practice bepalingen van se Code en/of andere aspecten zoals risicomanagement, interne beheersing of toepassing van remuneratiebeleid. Dit kan een een assuranceopdracht met redelijke of beperkte mate van zekerheid (Standaard 3000) zijn of een opdracht tot het uitvoeren van overeengekomen specifieke werkzaamheden waarbij de accountant geen zekerheid verstrekt (Standaard 4400). 5 Aandachtspunten accountant als de vennootschap haar verklaring corporate governance publiceert op de eigen website Volgens het Besluit Corporate Governance kunnen NVs de eigen verklaring over corporate governance op de eigen website publiceren en in het jaarverslag volstaan met een verwijzing. De aldus separaat op internet gepubliceerde verklaring corporate governance wordt in dat geval overigens wel geacht onderdeel uit te maken van het jaarverslag. De door de accountant uit te voeren werkzaamheden zoals genoemd in deze handreiking gelden ook in deze situatie. In geval het bestuur volstaat met het publiceren van de verklaring inzake corporate governance op de website, is het de verantwoordelijkheid van het bestuur te waarborgen dat de desbetreffende informatie goed is afgescheiden van andere informatie op de website, beschikbaar blijft gedurende de daartoe geldende wettelijke termijnen en tussentijds niet wijzigt. De NBA adviseert accountants bij het verlenen van toestemming tot het openbaar maken van hun controleverklaring bij de jaarrekening een gewaarmerkte kopie van de jaarstukken bij te voegen waarin zijn begrepen het jaarverslag, de jaarrekening, de overige gegevens en de bovengenoemde verklaring inzake corporate governance om discussie te vermijden over de stukken die zijn betrokken in de jaarrekeningcontrole. In de brief waarmee de accountant toestemming geeft zijn verklaring bij de jaarrekening openbaar te maken, zou hij de volgende begeleidende tekst kunnen opnemen: U hebt besloten de verklaring inzake corporate governance die volgt uit het Vaststellingsbesluit nadere voorschriften inhoud jaarverslag op te nemen op uw website en in het jaarverslag over boekjaar XXX te volstaan met een verwijzing daarnaar. Wij wijzen u op uw verantwoordelijkheid te waarborgen dat deze verklaring, waarvan een gewaarmerkte kopie is bijgevoegd bij deze brief, op uw website goed is afgescheiden van andere informatie op de website en ongewijzigd beschikbaar NBA 11

12 blijft gedurende de wettelijke bewaartermijnen die ook van kracht zijn voor het jaarverslag, de jaarrekening en de overige gegevens. Bovengenoemde toestemming tot het gebruik van onze controleverklaring bij de jaarrekening vervalt indien aan deze voorwaarden niet is voldaan, dit gegeven de onderlinge samenhang tussen genoemde stukken. NBA 12

13 Bijlagen Bijlage 1 Overzicht corporate governance rapportageverplichtingen op basis van relevante wet- en regelgeving Hieronder volgt een overzicht van toelichtingen waaraan de accountant aandacht besteed in zijn jaarrekeningcontrole uit hoofde van wet- en regelgeving Onderwerp Code Besluit Wft Opname verklaring inzake corporate governance als onderdeel of bijlage bij bestuursverslag, of geplaatst op de website. 2a Hoofdlijnen van de corporate governance-structuur in een afzonderlijk hoofdstuk. I.1 Vermelding in governance statement waar de tekst van De Code beschikbaar is voor het publiek Art 3 lid3 Overige wet- en regelgeving Hoofdzaken maatschappelijk verantwoord ondernemen opnemen in jaarverslag. II.1.2 RJ Risicoprofiel: Beschrijving strategische risico's. II.1.4 RJ A Risicoprofiel Beschrijving operationele risico's. II.1.4 RJ A Risicoprofiel Beschrijving financiële risico's. II.1.4 RJ A Risicoprofiel Beschrijving financiële verslaggevingrisico's. II.1.4 3a sub a RJ A Risicoprofiel Beschrijving compliance risico's. II.1.4 RJ A Risicoprofiel: Financiële instrumenten Ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten door de rechtspersoon en voor zover zulks van betekenis is voor de beoordeling van zijn activa, passiva, financiële toestand en resultaat, worden de doelstellingen en het beleid van de rechtspersoon inzake risicobeheer vermeld. Daarbij wordt aandacht besteed aan het beleid inzake de afdekking van risico s verbonden aan alle belangrijke soorten voorgenomen transacties. Voorts wordt aandacht besteed aan de door de rechtspersoon gelopen prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico s. (NB: optie van referentie naar IFRS 7 disclosures in jaarrekening ook benoemen) Art 391 lid3 Beschrijving risk management systeem ten aanzien van de beheersing van de strategische, operationele, financiële en compliance risico s alsmede eventuele materiele / belangrijke tekortkomingen in die systemen. II.1.4 In-control statement financiële verslaggevingsrisico's. Getrouw beeld verklaring (bestuursverklaring). 5:25c RJ II.1.5 Uitspraak comply or explain principes en best practice bepalingen Code. I en 3.2 Mededeling over functioneren algemene vergadering. 3a sub b 1:1 c, d, h, f en i Besluit art 10 Overname Richtlijn Voornaamste bevoegdheden en rechten van de algemene vergadering. Mededeling van de wijze waarop aandeelhouders deze rechten kunnen uitoefenen. Samenstelling bestuur. Mededeling functioneren bestuur. 3a sub b 3a sub b 3a sub c 3a sub c Samenstelling RVC. III.1.3 3a sub c Mededeling functioneren RVC. III.5 3a sub c Samenstelling commissies RVC. III.5.2 3a sub c Mededeling functioneren commissies RVC. 3a sub c 1:1 c, d, h, f en i Besluit art 10 Overname Richtlijn 1:1 c, d, h, f en i Besluit art 10 Overname Richtlijn Deelnemingen in de vennootschap waarvoor een meldingsplicht bestaat overeenkomstig de artikelen 5:34, 5:35 en 5:43 van de Wft. 3b 1:1c Besluit art 10 Overname Richtlijn NBA 13

14 Bijzondere zeggenschapsrechten verbonden aan aandelen en de naam van de gerechtigde. Elke beperking van stemrecht, termijnen voor de uitoefening van stemrecht en de uitgifte, met medewerking van de vennootschap, van certificaten van aandelen. De voorschriften betreffende benoeming en ontslag van bestuurders en commissarissen en wijziging van de statuten. De bevoegdheden van het bestuur, in het bijzonder tot de uitgifte van aandelen van de vennootschap en de verkrijging van eigen aandelen door de vennootschap, 3b 3b 3b 3b 1:1d Besluit art 10 Overname Richtlijn 1:1f Besluit art 10 Overname Richtlijn 1:1h Besluit art 10 Overname Richtlijn 1:1i Besluit art 10 Overname Richtlijn Een lijst van namen met een bijzonder statutair recht op het gebied van de zeggenschap, met de aard van dat recht tenzij deze informatie is opgenomen onder de overige gegevens. 3b 392 lid 1e BW 2 Indien wettelijke verplichte audit commissie taken zijn belegd bij een ander toezichthoudend orgaan dan dient dit te worden toegelicht in het jaarverslag. Beloningsbeleid en beloning bestuurders (beloningsparagraaf). {NB: referentie aan IFRS disclosures in jaarrekening tav beloning ook noemen} P.II.2 II.2.12, II.2.13 en II.2.15 Man/ vrouw verhouding in bestuur (inspanningsverplichting indien niet wordt voldaan aan gestelde theshold in Wet Bestuur & toezicht). Het bestuur legt ter goedkeuring voor aan de raad van commissarissen: a) de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap; b) de strategie die moet leiden tot het realiseren van de doelstellingen; c) de randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd, bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële ratio s; en d) de voor de onderneming relevante maatschappelijke aspecten van ondernemen. De hoofdzaken hiervan worden vermeld in het jaarverslag. II.1.2 Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de gevoeligheid van de resultaten van de vennootschap ten aanzien van externe omstandigheden en variabelen. II.1.6 Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuurders spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende bestuurders behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen II.3.2 tot en met II.3.4 zijn nageleefd. II.3.4 Wta: verplichting tot instellen van een audit commissie Artikel 2:391 en 2:383c-e BW RJ a 2:166 BW, 2;276 BW, 2:391 lid7 Is er een verslag van de raad van commisarissen opgenomen? III.1.2 Van elke commissaris wordt in het verslag van de raad van commissarissen opgave gedaan van: a) geslacht; b) leeftijd; c) beroep; d) hoofdfunctie; e) nationaliteit; f) nevenfuncties voor zover deze relevant zijn voor de vervulling van de taak als commissaris; g) tijdstip van eerste benoeming; en h) de lopende termijn waarvoor de commissaris is benoemd. III.1.3 Indien commissarissen frequent afwezig zijn bij vergaderingen van de raad van commissarissen, worden zij daarop aangesproken. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt welke commissarissen frequent afwezig zijn geweest bij de vergaderingen van de raad van commissarissen. III.1.5 De raad van commissarissen bespreekt ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de raad en dat van de individuele commissaris- III.1.7 NBA 14

15 sen, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Tevens wordt het gewenste profiel en de samenstelling en competentie van de raad van commissarissen besproken. De raad van commissarissen bepreekt voorts ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als college als dat van de individuele bestuurders en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt op welke wijze de evaluatie van de raad van commissarissen, de afzonderlijke commissies, en de individuele commissarissen heeft plaatsgevonden. De raad van commissarissen bespreekt in ieder geval eenmaal per jaar de strategie en de voornaamste risico s verbonden aan de onderneming, de uitkomsten van de beoordeling door het bestuur van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, alsmede eventuele significante wijzigingen hierin. Van het houden van de besprekingen wordt melding gemaakt in het verslag van de raad van commissarissen. III.1.8 Wordt er in het verslag van de raad van commissarissen vermeld dat naar het oordeel van de raad is voldaan aan het in best practice bepaling III.2.1 bepaalde en wordt indien van toepassing daarbij aangegeven welke commissaris de raad als niet onafhankelijk beschouwt? III.2.3 Indien de raad van commissarissen meer dan vier leden omvat stelt de raad van commissarissen uit zijn midden een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie in. De taak van de commissies is om de besluitvorming van de raad van commissarissen voor te bereiden. Indien de raad van commissarissen besluit tot het niet instellen van een audit, remuneratie- en een selectie- en benoemingscommissie, dan gelden de best practice bepalingen III.5.4, III.5.5, III.5.8, III.5.9, III.5.10, III.5.14, V.1.2, V.2.3, V.3.1, V.3.2 en V.3.3 ten aanzien van de gehele raad van commissarissen. In het verslag van de raad van commissarissen doet de raad verslag van de uitvoering van de taakopdracht van de commissies in het boekjaar. P.III.5 Alle transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van commissarissen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor de desbetreffende commissarissen behoeven de goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat best practice bepalingen III.6.1 tot en met III.6.3 zijn nageleefd. III.6.3 Alle transacties tussen de vennootschap en natuurlijke of rechtspersonen die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houden, worden onder in de branche gebruikelijke condities overeengekomen. Besluiten tot het aangaan van transacties met deze personen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of voor deze personen behoeven goedkeuring van de raad van commissarissen. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het jaarverslag, met de verklaring dat best practice bepaling III.6.4 is nageleefd. III.6.4 Het bestuur geeft in het jaarverslag een overzicht van alle uitstaande of potentieel inzetbare beschermingsmaatregelen tegen een overname van zeggenschap over de vennootschap en geeft daarbij aan onder welke omstandigheden deze beschermingsmaatregelen naar verwachting kunnen worden ingezet. IV.3.11 Indien een interne audit functie ontbreekt, evalueert de auditcommissie jaarlijks of er behoefte bestaat aan een interne auditor. Aan de hand van deze evaluatie doet de raad van commissarissen hierover, op voorstel van de auditcommissie, een aanbeveling aan het bestuur en neemt deze op in het verslag van de raad van commissarissen. V.3.3 NBA 15

16 Bijlage 2 Rol accountant inzake corporate governance-informatie vanuit de wetgeving Het Besluit Corporate Governance geeft de rol van de accountant inzake de corporate governance informatie in het jaarverslag aan: de accountant toetst op aanwezigheid en deels op verenigbaarheid. In het BW is echter ook een algemene bepaling over het jaarverslag opgenomen. Dit is weergegeven in de volgende tabel: Bron Onderwerp Werkzaamheden Besluit de beschrijving van de belangrijkste kenmerken verenigbaarheid van het beheers- en controlesysteem van de vennootschap in verband met het proces van financiele verslaggeving van de vennootschap en van de groep waarvan de financiële gegevens in de jaarrekening zijn opgenomen Besluit informatie die krachtens Besluit artikel 10 overnamerichtlijn verenigbaarheid moet worden opgenomen Besluit informatie omtrent de samenstelling en het functioneren aanwezigheid van het bestuur en de raad van commissa- rissen en hun commissies en het functioneren van de aandeelhoudersvergadering en haar voornaamste bevoegdheden en de rechten van de aandeelhouders en hoe deze kunnen worden uitgeoefend is opgenomen Besluit mededeling over de naleving van de principes en best practice bepalingen van de in artikel 2 aangewezen gedragscode die zijn gericht tot het bestuur of de raad van commissarissen van de vennootschap. Indien de vennootschap die principes of best practice bepalingen niet heeft nageleefd of niet voornemens is deze in het lopende en daaropvolgende boekjaar na te leven, doet zij daarvan gemotiveerd opgave aanwezigheid, echter volgens BW verenigbaarheid (zie hieronder) BW2 393 Hij gaat voorts na, of de jaarrekening aan de bij en krachtens de wet gestelde voorschriften voldoet, of het jaarverslag, voor zover hij dat kan beoordelen, overeenkomstig deze titel is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is, en of de in artikel 392 lid 1, onderdelen b tot en met g vereiste gegevens zijn toegevoegd Jaarverslag: verenigbaarheid Onderzoek overige gegevens: aanwezigheid Het Besluit Corporate Governance verduidelijkt de rol van de accountant ter zake van de informatie over corporate governance in het jaarverslag. Voor de meeste informatie-elementen in het corporate governance verslag dient de accountant vast te stellen of die informatie is opgenomen (formele toets). Slechts twee informatie-elementen, namelijk de beschrijving van de risicomanagementsystemen en indien van de toepassing de informatieverstrekking uit hoofde van artikel 10 Besluit overnamerichtlijn vallen onder de verenigbaarheidstoets van het jaarverslag met de jaarrekening. Echter volgens het BW gaat de accountant na, voor zover hij dat kan beoordelen, of het jaarverslag en dus ook de daarin opgenomen corporate governance informatie verenigbaar is met de jaarrekening. Deze wetgeving prevaleert boven het Besluit Corporate Governance. NBA 16

17 NBA 17 NBA-handreiking xx