Tilburg, 15 januari 2014 Kenmerk: 14-01/DvO/KvG Betreft: Reactie CONCEPT NBA-handreiking xx. Accountant en corporate governance informatie

Transcriptie

1 NBA PER Tilburg, 15 januari 2014 Kenmerk: 14-01/DvO/KvG Betreft: Reactie CONCEPT NBA-handreiking xx. Accountant en corporate governance informatie Geachte heer/mevrouw, Hierbij reageren wij op de CONCEPT NBA-handreiking xx Accountant en corporate governance informatie. Wij zullen eerst reageren op de drie consultatievragen. Daarna geven wij een aantal tekstuele en overige (inhoudelijke) opmerkingen. I. Consultatievragen 1. Kunt u zich vinden in het uitgangspunt dat de in paragraaf 4.3 genoemde additionele werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole worden verricht? Voorgesteld wordt om de additionele werkzaamheden uit te voeren in het kader van de jaarrekeningcontrole. In beginsel hebben wij hiertegen geen bezwaar. Echter, de additionele werkzaamheden volgen niet automatisch uit de huidige opdracht(formulering) en ons inziens dus ook niet direct uit de veronderstelde verwachtingen van het maatschappelijk verkeer. Het is dus van belang dat duidelijke communicatie plaatsvindt naar het maatschappelijk verkeer over de reikwijdte van de uitgevoerde opdracht. Daarnaast komt de vraag op of de voorgestelde werkzaamheden zoals beschreven op pagina 10 en 11 van de concept-handreiking- haar doel bereiken en/of wel adequaat uitgevoerd kunnen worden. Hieronder onze opmerkingen: Ad A, B en F). Hier staat: verricht een integrale toets op gerapporteerde transacties. Wat wordt bedoeld met een integrale toets en welk doel dient deze toets? Ad D). Hier staat: gaat aan de hand van nota s van de renumeratieadviseur na of hij geen advies aan de bestuurders heeft verstrekt Een bevestiging van de renumeratieadviseur dat er geen advies is verstrekt aan de bestuurders lijkt ons meer zinvol. Facturen van de renumeratieadviseur ten behoeve van de bestuurders worden naar verwachting naar de bestuurders zelf gezonden. Ad G). Wij stellen ons de vraag of de link tussen principe IV.1.1 en de blokkeringsregeling en dergelijke wel juist is. Kortheidshalve verwijzen wij naar de nadere uiteenzetting bij onderdeel II van deze brief.

2 2. Kunnen de additionele werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2013 worden uitgevoerd? Wij gaan er vanuit dat met deze tweede consultatievraag wordt bedoeld of het mogelijk is om (alsnog) ten aanzien van 2013 de beschreven additionele werkzaamheden uit te voeren. Aangezien de werkzaamheden deels gedurende 2013 uitgevoerd hadden moeten worden (opzet, bestaan en werking) geldt naar onze mening dat deze werkzaamheden over 2013 redelijkerwijs niet adequaat meer uit te voeren zijn. In paragraaf 4.4 wordt verder voorgesteld een Standaard 3000 of een Standaard opdracht uit te voeren voor bijvoorbeeld naleving specifieke principles en best practices, risicomanagement, interne beheersing en toepassing renumeratiebeleid. Wij vragen ons af of dit niet een uiting is van de behoefte aan een standaard voor een volledige opdracht ten aanzien van de toetsing van de naleving van de corporate governance code. In ieder geval is de guidance die nu wordt gegeven te beperkt met als gevolg dat dit kan leiden tot verschillende interpretatiemogelijkheden. Dit is ongewenst richting het maatschappelijk verkeer. 3. Wat vindt u van de bovengenoemde driedeling: a. Huidige werkzaamheden op grond van de regelgeving; b. Additionele werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole; c. Separate opdracht voor volledige toetsing bepalingen Nederlandse corporate governance code. Wij zien geen belemmering in deze driedeling anders dan hierboven is beschreven met betrekking tot de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer. II. Overige tekstuele en inhoudelijke opmerkingen Naast onze antwoorden op de consultatievragen hebben wij tevens de volgende tekstuele en inhoudelijke opmerkingen (de paginanummers verwijzen naar de concept-handreiking): Pagina 2: Met betrekking tot Onderwerp : de accountant heeft o.i. geen verantwoordelijkheid voor de informatie in het jaarverslag, wel met betrekking tot de in het jaarverslag opgenomen informatie; hij moet immers onderzoeken of het jaarverslag voor zover hij dat kan beoordelen overeenkomstig Titel 9 is opgesteld. Dat wil zeggen dat hij in de eerste plaats moet nagaan of het verslag alle onderwerpen bevat die de wet voorschrijft (formele toets) en in de tweede plaats dat hij nagaat of de inhoud verenigbaar is met de jaarrekening (verenigingbaarheidstoets); dat laatste hoeft hij echter niet te doen met betrekking tot de gegevens die krachtens art. 3 en 3a onderdelen b en c van het Besluit Corporate Governance moeten worden vermeld. M.b.t. die onderdelen volstaat een aanwezigheidstoets (art. 3c Besluit CorpGov).(zie Bijlage 2). Heeft de accountant eigenlijk wel een verantwoordelijkheid m.b.t. de inhoud van het RvCverslag? BW-2 spreekt niet over RvC-verslag; het RvC-verslag is formeel geen onderdeel van het jaarverslag. De Code (III.1.2) hanteert het begrip jaarstukken en stelt dat het RvC-verslag daar onderdeel van uitmaakt, maar als zelfstandig document, naast het jaarverslag (zie ook toelichting bij die bepaling). Vraag is dus of de accountant ook verantwoordelijkheid heeft met betrekking tot de inrichting van het RvC verslag dat volgens de Code dient te worden opgesteld; Naar onze mening formeel niet op grond van enige wettelijke regel. 2

3 Volgens art. 393 lid 3 heeft de accountant tot taak: onderzoeken of het jaarverslag overeenkomstig titel 9, dus ook overeenkomstig de AMVB ex lid 5, dus ook overeenkomstig de Code is, opgesteld. Nu het RvC-verslag, ook volgens de Code, geen onderdeel van het jaarverslag is, volgt uit art. 393 lid 3 dus niet dat de accountant ook de inhoud van het RvC verslag moet onderzoeken. Dit betekent dat onderzoek daarvan niet onder de standaard controle-opdracht valt. Als er behoefte aan is dat de accountant ook onderzoekt of het RvC verslag conform de Code is opgesteld, zou daartoe dus specifiek opdracht moeten worden verstrekt. Zie ook par. 1.1., 4.3. en 4.4. van de handreiking. Bij relevante regelgeving dienen ook genoemd te worden - Besluit artikel 10 Overnamerichtlijn - Besluit Auditcommissie (van 26 juli 2008, Stb 2008,323, gewijzigd bij Stb. 2013,293) Pagina 4/5: De handreiking geeft aan dat deze betrekking heeft op beursgenoteerde ondernemingen. De te maken rapportages in het jaarverslag, inclusief een in control statement, zijn al in de Nederlandse corporate governance code opgenomen. Er zijn ook ondernemingen die vrijwillig de Nederlandse corporate governance toepassen, bijvoorbeeld als voorbereiding op een beursgang of op initiatief van het bestuur of de raad van commissarissen. Wij raden aan om aan te geven in hoeverre de handreiking ook toepasbaar is voor deze ondernemingen. Pagina 5: Paragraaf 2.2 (verantwoordelijkheden) geeft aan dat de accountant op basis van artikel 2:393 lid 5e in combinatie met artikel 2:393 lid 3, rapporteert over informatie die niet is opgenomen en informatie die onjuist is opgenomen. Dit slaat terug op een eerdere zin in de paragraaf en klopt als zodanig. Indien deze zin echter los van die eerdere zin wordt gelezen, is de strekking breder dan de wet bedoelt. Om misverstanden over de reikwijdte hiervan te voorkomen, zou deze tekst dichter bij het wetsartikel moeten liggen en luiden Mochten er uit dit onderzoek tekortkomingen blijken (dat wil zeggen dat bepaalde wettelijk vereiste informatie ontbreekt of informatie niet met de jaarrekening verenigbaar is), dan dient de accountant 2 e regel: beursgenoteerde naamloze vennootschappen 3 e regel: directieverslag, dat (hier ook meteen melden dat in de Handreiking de term jaarverslag wordt gebruikt. Die zin staat nu in par. 2.2., maar op pag 6 wordt weer directieverslag gebruikt. Onder punt 4 worden bestuur en directie door elkaar heen gebruikt. De wettelijke term is bestuur. De wet kent evenmin het begrip bestuursverslag of directieverslag: alleen het begrip jaarverslag. De weergave van wetsartikelen door het hele stuk is niet consequent: bij voorkeur officieel: art. 2:393 BW. par 2:2: 392 lid 1 onderdelen b tot en met h. 3

4 Pagina 6: bij art. 5:25c: wellicht in noot vermelden dat deze verklaring ook verlangd wordt bij de halfjaarstukken (5:25d), maar dat de wetgeving aan de accountant geen rol toebedeelt bij de halfjaarstukken, reden waarom deze in deze handreiking niet aan de orde komen. Pagina 7: 1 e regel: aan de eisen van artikel 2:391 BW (daaraan zou o.i. hier al meteen toegevoegd moeten worden) : daaronder krachtens de AMVB als bedoeld in lid 5 mede begrepen de voorschriften van de Nederlandse corporate governance code. Pagina 8: Paragraaf 4.2.: alinea die begint met Daarnaast Daar staat onder 1: de accountant gaat wel na of ze niet materieel tegenstrijdig zijn. Waar komt dit vandaan? Toch geen voorschrift op grond van het Besluit? Pagina 8/9: Wij missen een vermelding onder welke controlestandaard de in paragraaf 4.3 genoemde werkzaamheden vallen. Pagina 9: Hier wordt aangegeven dat de additionele werkzaamheden eenvoudig zijn uit te voeren. Wij stellen voor deze passage te verwijderen, aangezien een controle behelst dat de accountant de benodigde aard en hoeveelheid werkzaamheden zelf dient te bepalen. Pagina 10: Voorbeeldtekst van de verklaring verklaring: Wij hebben best practice bepalingen..inhoudelijk getoetst Dat is o.i. onjuist. Wij toetsen de naleving van die bepalingen. M.b.t. de in het schema onder A t/m G genoemde BP-bepalingen. Zijn dit limitatieve of nietlimitatieve- voorbeelden? De handreiking maakt niet duidelijk of de werkzaamheden die opgenomen zijn onder toelichting werkzaamheden accountant een voorbeeld betreffen, of een programma dat de accountant dient te volgen. Met name in het geval de NBA bedoelt dat de hier opgenomen werkzaamheden een programma is dat de accountant dient te volgen: In een enkel geval, met name bij kleinere beursfondsen, zijn de principes niet te toetsen door middel van het steunen op de interne beheersingsmaatregelen, vanwege het ontbreken van dergelijke interne beheersingsmaatregelen. Indien de accountant de voorgestelde werkzaamheden daarom niet kan uitvoeren, en geen eventuele vervangende werkzaamheden kan uitvoeren, zou het goed zijn om in de handreiking aan te geven hoe de accountant hiermee om dient te gaan ten aanzien van opdrachtaanname en bij latere constatering (bijvoorbeeld dient de accountant dat deel van de opdracht terug te geven of zich bijvoorbeeld te onthouden van een oordeel op dit deelgebied). Onderdeel G is ons inziens geen gelukkig voorbeeld. IV.1.1. gaat over doorbreken bindende voordracht bij benoeming van een bestuurder of commissaris en over besluit tot ontslag. Dat is heel iets anders dan blokkeringsregeling (die in de tweede kolom genoemd worden). blokkeringsregelingen zijn regelingen die de overdracht van aandelen beperken. Het gaat hier om een statutaire bepaling. En het is ook heel iets anders dan beschermingsconstructies die in kolom 3 worden genoemd. Het gaat hier over meerderheids- en quorumeisen bij besluitvorming. 4

5 Bovendien is de omschrijving in de eerste kolom onvolledig: het gaat er niet om dat de AV een dergelijk besluit kan nemen; het gaat er om dat de Code voorstelt dat een dergelijk besluit genomen kan worden met een gewone meerderheid, aan welke meerderheid eventueel de eis kan worden gesteld dat die een bepaald gedeelte (maximaal 1/3) van het geplaatst kapitaal vertegenwoordigt. Wil een accountant toetsen of deze BP is nageleefd, dan zal hij dus de statuten moeten lezen en nagaan of dit bij benoeming en ontslag inderdaad zo geregeld is. Vraagt het maatschappelijk verkeer daar inderdaad om? Bovendien is dit een juridische check; moet de accountant dat wel willen? Voorstel: G weglaten of juister omschrijven: acc. gaat na of dit aldus in de statuten is geregeld. Pagina 13 t/m 15 (Bijlage 1) Algemene opmerking bij Bijlage 1: Omdat deze bijlage in feite een checklist is, die de accountant kan nalopen, zou het handiger zijn om enerzijds duidelijker onderscheid te maken tussen jaarverslag en verslag van de RvC; en voorts daarbinnen verplichtingen die op eenzelfde onderwerp betrekking hebben, bij elkaar te zetten. In de kolom overige wet en regelgeving zouden de bepalingen van de afzonderlijke leden van art. 2:391 BW ( leden 1, 2, 3,7) precieser bij de diverse onderdelen aangegeven kunnen worden. NB: sinds 1 januari 2014 geldt voor de open NV (383) een nieuw voorschrift: 383c lid 6 (eventuele vermelding van aanpassing of terugvordering van een bonus). Wij hebben alle rijen genummerd; de nummers tussen haakjes verwijzen naar de desbetreffende rij: (1) als onderdeel van of bijlage bij het jaarverslag (waarom van bestuursverslag spreken en niet aansluiten bij wettelijke term jaarverslag? (2) Niet alleen de hoofdlijnen vermelden, maar ook vermelden in hoeverre naleving resp. uitleg van afwijking. Dit wordt later apart genoemd (14). O.i. beter meteen hier te noemen. (3) Vermelding waar de tekst van De Code beschikbaar is (art. 3 lid 3 Besluit) Dit is niet juist. Hoeft juist alleen maar indien een andere code en/of andere corporate governance-praktijken worden toegepast. (17) mededeling aandeelhoudersrechten: alleen voor zover niet reeds uit de wet voortvloeiend. (Besluit 3a sub b) (20 t/m 23) Samenstelling en functioneren van de RvC en commissies: 20: Samenstelling RvC: inderdaad in jaarverslag volgens 3a sub 3 Besluit; en ook in verslag RvC zelf (Code III.1.3). Dubbel vermelden is wat overbodig; o.i. dient Handreiking oplossing aan te geven: uitwerken in verslag RvC; in jaarverslag kan dan naar verslag RvC verwezen worden. Aldus wordt ook voorgesteld in publicatie van BDO (De Dialoog, 2011/1) NB: dit roept vraag op of accountant ook moet checken of het RvC-verslag voldoet aan de voorschriften van de Code. De handreiking dient daar expliciet iets over te zeggen. Zie onze inleidende opmerkingen. 5

6 (21). Mededeling functioneren RvC; vermelding 3a sub c Besluit is juist; maar III.5. Code gaat alleen over functioneren commissies; moet daar dus niet worden vermeld, maar bij onderdeel 23. Voor al deze mededelingen mbt samenstelling en functioneren van de RvC en zijn commissies is o.i. het verslag van de RvC het leidende document. In het jaarverslag kan daarnaar verwezen worden. (23) daar III.5 vermelden. (30) Daar staat: WTA verplicht tot instellen AuditCie. De verplichting staat in het Besluit van 26 juli 2008, Stb 2008,323; (Besluit Auditcommissie) en in Code III.5. De verplichting om in het jaarverslag te melden indien geen auditcommissie is ingesteld maar een ander soortgelijk orgaan, staat in art. 3 lid 3 van dat Besluit. (31) De eerste vermelding I.II.2 kan weg. Zij bestaat niet. Wel II.2; dat is een Principe, maar dat bevat op zich zelf geen rapportageverplichting. (32) Het artikel voor BV (2:276) behoeft o.i. niet genoemd te worden. De Handreiking richt zich immers tot accountants, betrokken bij beursgenoteerde vennootschappen. De Code regelt hieromtrent inderdaad niets; De MonitoringsCie Corp.Gov heeft inmiddels geadviseerd de Code aan de wet aan te passen. (Rapport augustus 2013) Pagina 16 (Bijlage 2): Het verduidelijkt als in de linkerkolom de desbetreffende artikelen/leden van het Besluit worden genoemd Bij weergave van 393: de tekst moet luiden: 392 lid 1 onderdeel b tot en met h. Wat betreft de opmerking m.b.t. de pas-toe-of-leg-uit regel : aanwezigheid, echter volgens BW verenigbaarheid en de opmerking onderaan: zouden we juist niet omgekeerd mogen stellen dat het Besluit als lex specialis vóórgaat boven (afwijkt van) de algemene bepaling van art. 391, dus dat ook hier volstaan kan worden met de formele toets? Tot zover onze reactie op de concept-handreiking. Mochten er naar aanleiding van een en ander nog vragen zijn, dan vernemen wij dit graag. BDO Accountants Bureau Vaktechniek namens deze, D.W.S. van Onzenoort RA 6