Handleiding XBRLreports

Transcriptie

1 Handleiding XBRLreports Versie Datum 13 juni 2015 XBRLreports is een uitgave van XBRLreports B.V. (

2 Inhoud 1 Contactgegevens Juridische informatie Introductie Leeswijzer Opbouw handleiding Vindplaats taxonomieën Nadere informatie Installatie Vooraf Installeren Activeren licentie Algemeen XBRL Rapport Mappen XBRL Instance Communicatie Overig XBRL Rapport Inlezen rapport Selectie XBRL rapport Omschrijving Periode Identifier scheme Toelichting Selecteer rapport Rapporten beheer Cabinets Rapport overzicht Presentatie view Items view Multi dimensionale definities Template invoegen Taal selectie

3 7 Mappen Mappen Instance mapping pane Condities cel waarden Overzicht Verwijderen Alles verwijderen Mapping beheer Aanpassen datums Aanpassen entiteiten Aanpassen rapportage Details mapping code Wijzigen container index XBRL Instance Opslaan Stap Stap Stap Stap Stap Validatie resultaat Importeren Communicatie Verzenden Stap Stap Stap Stap Stap Stap Verzendstatus Status info Overig Instellingen Algemeen

4 Kleuren Systeem Communicatie Registratie Help & support Use cases Vooraf gedefinieerde template Inlezen/importeren XBRL rapport Selectie XBRL rapport Aanpassen template Aanpassen rapport specifieke gegevens Opslaan XBRL instance Nieuwbouw Invoegen presentatie template Mappen Verzamelcontainers (tuples) Opslaan XBRL instance Van import naar template Importeren XBRL instance Aanpassen entiteit en datums Afronding template Bijlage: Nadere toelichting multi dimensionale definities Bijlage: Verklarende woordenlijst Trivia Software gegevens Belastingdienst Bijlage: Overzicht types Bijlage: Overzicht codes Bijlage: Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports

5 1 Contactgegevens De contactgegevens voor XBRLreports zijn: XBRLreports B.V. Tsjerkelânsreed HW Ryptsjerk Algemeen telefoonnummer: Voor algemene informatie: Voor support vragen: 5

6 2 Juridische informatie Microsoft, Windows, Windows Vista, Excel, Office 365 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde staten en/of andere landen. XBRLreports B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische of redactionele fouten of omissies in deze handleiding, noch voor eventuele gevolgschade als gevolg van het gebruik van de handleiding. XBRLreports B.V. behoudt zich het recht voor om de inhoud van de handleiding, zonder voorafgaande kennisgeving, te wijzigen. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van XBRLreports B.V. mag geen enkel deel van de gebruikershandleiding worden gereproduceerd, verspreid of gepubliceerd in welke media dan ook en voor welk doel dan ook. De Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports (EULA) is in deze handleiding als bijlage opgenomen. 6

7 3 Introductie XBRLreports is een Excel invoegtoepassing voor het creëren, inlezen en renderen van XBRL rapportages. De invoegtoepassing integreert naadloos in uw huidige Excel toepassingen. Met XBRLreports is het mogelijk om XBRL rapportages te maken en in te lezen op basis van entrypoints die voldoen aan de Nederlandse Taxonomie Architectuur. Zoals: Alle KvK jaarrekeningen opgenomen in de Nederlandse Taxonomie 2012 t/m 2015 Alle kredietrapportages opgenomen in de Bankentaxonomie 2013 t/m 2015 Alle fiscale rapportages opgenomen in de Nederlandse Taxonomie 2014 en 2015 Alle NBA accountants verklaringen Alle CBS statistiek uitvragen in de Nederlandse Taxonomie 2015 Alle horecarapportages opgenomen in de Horeca Taxonomie 1.0 XBRLreports is geen vervanger voor een financieel of fiscaal software pakket. 3.1 Leeswijzer In deze handleiding worden de begrippen XBRL rapport en XBRL instance gebruikt. Een XBRL instance is de rapportage in het XBRL formaat dat beschikbaar wordt gesteld aan de stakeholder. Om verwarring te voorkomen met de hierna uitgelegde term XBRL Rapport wordt in de handleiding voor het begrip XBRL rapportage de formele term XBRL instance gehanteerd. Een XBRL instance is gebaseerd op definities zoals vastgelegd in een taxonomie. Hoewel één taxonomie definities kan bevatten voor meerdere soorten rapportages, kan het ook zijn dat de definities voor één rapportage zijn vastgelegd in meerdere taxonomieën. Om de juiste definities voor een rapportage te kunnen bepalen is er voor elke rapportage een uniek startpunt in een taxonomie. Dit startpunt wordt de entrypoint genoemd. Omdat entrypoint een niet alledaags begrip is, wordt het voortaan in deze handleiding en in de invoegtoepassing omschreven als rapport of XBRL rapport. 3.2 Opbouw handleiding In het eerste deel van de handleiding worden alle functies van XBRLreports uitgelegd. In hoofdstuk 5 treft u de algemene beschrijving aan van de functies, die weer in de verdere hoofdstukken nader worden toegelicht. In hoofdstuk 11 worden diversen use cases met XBRLreports behandeld. In de bijlagen treft u een verklarende woordenlijst en overzichten aan hoe de syntax of inhoud van de gegevens moeten zijn die u in de XBRL instance kunt opnemen. 7

8 3.3 Vindplaats taxonomieën Om XBRLreports te kunnen gebruiken is het noodzakelijk dat u beschikt over ingelezen XBRL rapporten. De XBRL rapporten kunt u zelfstandig inlezen of door het importeren van cabinets. Om XBRL rapporten zelfstandig te kunnen inlezen heeft u de beschikking nodig over de taxonomie. Hierbij de vindplaatsen van de meest gangbare taxonomieën. Naam Doel Website Nederlandse Fiscale rapportages, Taxonomie jaarrekeningen en statistiek Nadere informatie In deze handleiding worden meerdere aspecten van de XBRL technologie uitgelegd. Mocht u meer willen weten over de XBRL techniek en de toepassing ervan, dan raden wij u de volgende websites aan: uitvragen Bankentaxonomie Kredietrapportages NBA taxonomie Accountantsverklaringen Naam Omschrijving Website SBR Programma Website van het SBR Programma. SBR Body of Knowledge Het online kennisplatform van het SBR Programma. XBRL International De formele website van de organisatie verantwoordelijk voor de XBRL standaard. XBRL Nederland De Nederlandse jurisdictie van de internationale XBRL organisatie. de XBRL site De grootste onafhankelijke website over XBRL en SBR in Nederland XBRLreports De website van XBRLreports. 8

9 4 Installatie 4.1 Vooraf XBRLreports kan worden geïnstalleerd op een Windows systeem vanaf Windows Vista SP2 met daarop Microsoft Excel geïnstalleerd vanaf versie Zowel de 32-bits als de 64-bits versies van het Windows systeem als van Microsoft Excel worden ondersteund. XBRLreports wordt ook ondersteund in Office 365. Om XBRLreports te kunnen gebruiken moet vooraf het aanvullende Microsoft Office component Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable zijn geïnstalleerd. Dit component is nodig voor het werken met invoegtoepassingen en database connectiviteit. Het Office component wordt door Microsoft gratis verstrekt en kan worden gebruikt met alle Excel versies. Het component is te downloaden vanaf Afhankelijk van de 32 bits of 64 bits Excel versie dat is geïnstalleerd dient de 32 bits of 64 bits variant van het Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable -component te worden geïnstalleerd. Door het installatie programma van XBRLreports wordt voor de overige nodige componenten gecontroleerd of deze al zijn geïnstalleerd. Indien dit niet het geval is, worden deze tijdens de installatie van XBRLreports gedownload en geïnstalleerd. 4.2 Installeren Indien u nog niet beschikt over een installatie programma van XBRLreports (XBRLreports _Setup_VersieX.X.X.X.exe), dan kunt u de laatste versie downloaden van de website van XBRLreports. Het installatie programma van XBRLreports is voorzien van een digitale handtekening, waarmee u de authenticiteit van de uitgever (XBRLreports B.V.) kunt controleren. De digitale handtekening kan worden bekeken door de eigenschappen van het installatie programma op te vragen. 9

10 Om XBRLreports te installeren moet het installatie programma van XBRLreports worden opgestart. Het installatie programma leidt u automatisch door het gehele installatieproces. Om het installatieproces succesvol te doorlopen is het noodzakelijk dat de Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports (EULA) wordt geaccepteerd. De Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports is opgenomen in deze handleiding. 4.3 Activeren licentie Om de licentie op XBRLreports te activeren dient u de beschikking te hebben over een activatiecode. Indien u de licentie niet activeert, dan is XBRLreports volledig functioneel, echter XBRL instances die worden vervaardigt met een niet geactiveerde versie van XBRLreports bevatten maximaal 20 gegevens. In veel gevallen is de XBRL instance dan niet compleet. Daarnaast bent u niet in staat om XBRL instances te versturen naar bijvoorbeeld Digipoort. Een licentie op XBRLreports is persoonsgebonden. Dit betekent dat voor elke gebruiker van XBRLreports binnen uw organisatie een aparte licentie moet worden verkregen. Licenties voor het gebruik van XBRLreports kunt u bestellen op de website van XBRLreports. Voor het activeren van de licentie is een werkende internet verbinding noodzakelijk. De licentie activeert u door Excel op te starten. Na de installatie van XBRLreports treft u in de menubalk een extra onderdeel aan. Door dit onderdeel te selecteren wordt de werkbalk van XBRLreports zichtbaar. 10

11 Vervolgens komt u via het menu item Instellingen, tabblad Registratie op de locatie waar de persoonsgebonden licentie kan worden geactiveerd. Hier vult u de door XBRLreports B.V. verstrekte activatiecode (zonder spaties) in. Als de activatiecode wordt geaccepteerd dan wordt de knop Activeren uitgezet en wordt een melding op het scherm getoond met de resterende licenties. Als de activatiecode verkeerd is ingegeven, dan volgt onderstaande foutmelding. Indien gewenst kunt u ook de licentie deactiveren. Hiermee komt een licentie vrij dat bijvoorbeeld kan worden gebruikt op een nieuwe computer. Het deactiveren van een licentie geschiedt middels de knop Deactiveren. 11

12 5 Algemeen 5.1 XBRL Rapport Om XBRL instances te kunnen maken of te importeren is het noodzakelijk dat het bijbehorende XBRL rapport (entrypoint) uit de taxonomie vooraf is ingelezen. Het inlezen van een rapport is een éénmalige actie, dat u doet met Inlezen rapport. Beheer van ingelezen rapporten, zoals het verwijderen van een rapport, kan bij Rapporten beheer. Onder Rapporten Beheer is het ook mogelijk om cabinets te importeren of te exporteren. Cabinets bevatten een al eerder ingelezen XBRL rapport met de bijbehorende metadata. Ingelezen rapporten kunnen direct in de werkbalk met Selecteer rapport worden gekozen of met de menu item van de XBRL rapport groep in de werkbalk van XBRLreports. Het wisselen tussen rapporten kan op elk moment. Met Rapport overzicht komt de Rapport overzicht pane tevoorschijn waarmee u alle opgenomen elementen in het geselecteerde rapport nader kunt bekijken. Met het menu item Template invoegen wordt een rapport template (opgebouwd op basis van de presentatie definities in het geselecteerde XBRL rapport) op de geselecteerde locatie in een Excel werkblad worden ingevoegd. Indien in het XBRL rapport meerdere talen zijn opgenomen, dan kunt u uw voorkeurstaal selecteren met Taal selectie. 5.2 Mappen Voor het maken van een XBRL instance moeten de cellen met waarden in een Excel werkblad voorzien zijn van de juiste mapping codes. Hiervoor gebruikt u de Instance mapping pane dat tevoorschijn komt met Mappen. Aangebrachte mapping codes kunt u wijzigen door met de rechtermuisklik Details mapping code op te vragen. Verwijderen van één of meer mapping codes is mogelijk met Verwijderen of Alles verwijderen. Met Mapping beheer kunt u de mapping codes aanwezig in een Excel werkblad aanpassen. Bijvoorbeeld de datums in een rapportage. Een compleet overzicht van alle aangebrachte mapping codes krijgt u met Overzicht. Het overzicht 12

13 kan worden afgedrukt of geëxporteerd worden naar een Excel werkblad. 5.3 XBRL Instance Voor het opslaan van een Excel werkblad met mapping codes naar een XBRL instance gebruikt u Opslaan. Tijdens het opslaan wordt de XBRL instance technisch gevalideerd. Het importeren van een XBRL instance kan met Importeren. Het is niet noodzakelijk dat de XBRL instance met XBRLreports is aangemaakt. 5.4 Communicatie XBRL instances kunnen onder Communicatie worden verzonden naar Digipoort. Het gaat hierbij om deponeringen, fiscale rapportages en statistiek uitvragen. Het verzenden kan met een eigen PKIoverheid services certificaat of met het ingebouwde PKIoverheid services certificaat. U hoeft dus zelf geen certificaat aan te schaffen. Met Status info is het mogelijk om de status informatie van een verzonden XBRL instance op te vragen. Hiermee controleert u of de uitvragende partij de rapportage in goede staat heeft ontvangen. Met Manager start u de XBRLreports Communicatie Manager op. Dit is een desktop applicatie waarmee u XBRL instances kunt verzenden en waarmee u de status informatie kunt opvragen. Daarnaast bevat de XBRLreports Communicatie Manager de complete geschiedenis, inclusief statusinformatie van alle verzendingen. De XBRLreports Communicatie Manager kunt u op individueel- of op kantoor niveau inzetten. 5.5 Overig Onder Instellingen kunt u het gebruik van XBRLreports configureren en de verschillende stamtabellen onderhouden. Met Help & support krijgt u toegang tot de actuele handleiding van XBRLreports of ondersteuning van XBRLreports B.V.. 13

14 6 XBRL Rapport Met de menu groep XBRL rapport is het mogelijk om XBRL rapporten in te lezen, te beheren en te raadplegen. Daarnaast kan op basis van het geselecteerde XBRL rapport een template in een Excel werkblad worden ingevoegd. Indien in het XBRL rapport meerdere talen zijn opgenomen, dan kunt u deze hier selecteren. 6.1 Inlezen rapport Om een XBRL rapport (entrypoint) in te lezen is veelal een internet verbinding noodzakelijk. Ook als de taxonomie op een lokale opslagmedium staat, zijn vaak taxonomie onderdelen nodig die op het internet staan. Bij een extensie taxonomie is altijd een internet verbinding nodig Selectie XBRL rapport Een XBRL rapport dat zich in een taxonomie op een lokale opslagmedium bevindt kan met Selecteer worden geselecteerd. Een XBRL rapport heeft de extensie.xsd en staat doorgaans in de entrypoints-directory van een taxonomie. Als een XBRL rapport rechtsreeks vanaf internet wordt ingelezen moet de complete URL (bijvoorbeeld in de input box worden opgegeven. 14

15 Het inlezen van een XBRL rapport kan slechts éénmalig gebeuren. Indien een XBRL rapport opnieuw ingelezen moet worden, dan dient eerst het XBRL rapport in het onderdeel Rapporten Beheer te worden verwijderd. De duur van het inlezen van een XBRL rapport is afhankelijk van de type en de grote van de taxonomie. Dit kan variëren tussen 1 minuut en 30 minuten. Tijdens het inlezen van de taxonomie vinden complexe voorbereidende data bewerkingen plaats, waardoor eenmaal ingelezen, een XBRL rapport altijd direct beschikbaar is Omschrijving De omschrijving moet verplicht worden ingevuld en moet altijd uniek zijn. Door XBRLreports wordt hierop gecontroleerd. De omschrijving wordt door XBRLreports gebruikt als identificatie van het XBRL rapport. De omschrijving wordt o.a. getoond in het snel keuze menu en als koptitel in de template. Het aanpassen van de omschrijving is mogelijk in het onderdeel Rapporten Beheer Periode De gekozen start datum en eind datum zijn de default datums die in de pane Mappen worden getoond. De datums worden gebruikt voor het opgeven van de rapportageperiodes. De datums kunnen tijdens het mappen worden gewijzigd. In het onderdeel Mapping Beheer is het mogelijk om een serie van aangebrachte mapping codes integraal te wijzigen Identifier scheme De identifier scheme is een verplicht onderdeel in de XBRL instance dat de opgenomen identificatie beschrijft. Een identificatie kan bijvoorbeeld een inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel zijn of een BTW nummer. Bij het opslaan van het XBRL rapport is het mogelijk om de identifier scheme aan te passen. De identifier scheme s zijn opgeslagen in een stamtabel en kunnen worden beheerd bij het onderdeel Instellingen, tabblad Systeem. In de begeleidende documentatie bij een taxonomie, doorgaans is dit een FRIS-document, staat beschreven welke identifier scheme in het XBRL rapport opgenomen moet worden Toelichting Het gebruik van de toelichting is optioneel. Hiermee kunt u bijvoorbeeld aanvullende informatie met betrekking tot het XBRL rapport opnemen. De toelichting kan in het onderdeel Rapporten Beheer worden aangepast. 15

16 6.2 Selecteer rapport Met de snel keuze menu Selecteer rapport kan een ingelezen XBRL Rapport worden geselecteerd. Ook kan een XBRL rapport worden geselecteerd met de menu item van de XBRL rapport groep. Het selecteren van een XBRL rapport kan op elk willekeurig moment. Hierdoor is het mogelijk om een Excel werkblad te voorzien van mapping codes uit verschillende XBRL rapporten. Vanaf Microsoft Excel 2013 ondersteunt XBRLreports de Single Document Interface (SDI). Dit betekent dat meerdere Excel bestanden gelijktijdig geopend kunnen zijn met verschillende geselecteerde XBRL rapporten. 6.3 Rapporten beheer Met Rapporten beheer kunnen de opgegeven omschrijvingen, perioden, identifier scheme s en toelichtingen worden aangepast van de ingelezen XBRL rapporten Cabinets Onder Rapporten beheer is het mogelijk om cabinets te importen of te exporteren. Cabinets zijn bestanden die een volledig ingelezen XBRL rapport bevatten, inclusief de metadata zoals de perioden, de omschrijving en de indentifier scheme. Cabinets kunnen worden gebruikt om back-ups te maken van de ingelezen XBRL rapporten of om deze uit te wisselen. Cabinets zijn ook te downloaden in de bibliotheek van XBRLreports. Hiervoor gaat u naar het beveiligde deel van onze website Bij het importen kunnen meerdere back-ups worden geselecteerd (met de standaard shift toets of control toets combinatie) en daarmee ook gelijk worden geïmporteerd. Cabinets waarvan het XBRL rapport al aanwezig is worden niet overgeschreven. 16

17 Met exporteren wordt het geselecteerde XBRL rapport in het Overzicht weggeschreven als cabinet en met Alles exporteren worden alle XBRL rapporten weggeschreven in de geselecteerd directory. Bij het exporteren worden cabinets die al bestaan overschreven. Na het importeren of het exporteren van cabinets wordt een overzicht getoond van de resultaten. Het overzicht bevat o.a. een status of de import of export geslaagd is. Daarnaast wordt van de cabinet een hashcode gemaakt. Hiermee kan achteraf worden vastgesteld of de inhoud van een cabinet is aangepast. De hashcode wordt na de export getoond in het overzicht en bij het importeren van een cabinet wederom. Indien de hashcode gelijk is dan is de inhoud van de cabinet niet aangepast. 6.4 Rapport overzicht Het rapport overzicht geeft inzicht in de diverse componenten die in een XBRL rapport zijn opgenomen. Naast een overzicht van de items die opgenomen moeten of kunnen worden in de XBRL instance bevat een XBRL rapport ook syntactische (het technische formaat waaraan de items moeten voldoen) en semantische (de betekenis van de items, de onderlinge relatie van de items en in welke context items mogen worden toegepast) informatie. Het opzoeken van de items is op twee manieren mogelijk: 1. Via de presentatie view 2. Via de items view Presentatie view De presentatie view toont alle items op basis van de gedefinieerde presentatie in het XBRL rapport. 17

18 De onderdelen in de presentatieview bestaan uit: Icoon Betekenis Omschrijving Entrypoint Dit is de URI (unieke identificatie) van het XBRL rapport. Role Dit beschrijft een specifiek rapportageonderdeel. Bijvoorbeeld het voorblad of de toelichting op de winst- en verliesrekening. Abstract Een abstract is een item dat alleen in de presentatie wordt gebruikt. Bijvoorbeeld als kopje. Abstracts komen niet voor in een XBRL instance. Item (fact) Een item is het XBRL component dat in de XBRL instance terecht kan komen. Bijvoorbeeld Liquide middelen. Alleen de waarden van de items moeten voorzien worden van een mapping code. Een item wordt ook wel een fact genoemd. Presentatie tuple Dit is een verzamelcontainer voor items die logisch gezien bij elkaar horen. Bijvoorbeeld de presentatie tuple Adres bevat o.a. de items Straat, Postcode en Woonplaats. Specificatie tuple Dit is een verzamelcontainer dat kan worden herhaald. Een verzamelcontainer wordt bijvoorbeeld gebruikt bij de specificatie van de investeringen. In container staan de gegevens die bij één specifieke investering horen. Tuple Een tuple is een verzamelcontainer waarvan onbekend is (niet door het XBRL rapport gedefinieerd) of dit een presentatie tuple of een specificatie tuple is. Member In bijzonder gevallen worden ook de mogelijke waarden van een dimensionale context in de presentatie definitie van een XBRL rapport opgenomen. Bijvoorbeeld de diverse soorten voorzieningen die de mutaties in het verloopoverzicht van de voorzieningen kunnen typeren. De taal waarin de labels in de presentatie view zijn opgenomen is afhankelijk van de taal selectie. De onderdelen van de presentatie view kunnen als template in het Excel werkblad worden ingevoegd met Template invoegen Items view De items view toont alleen de XBRL componenten die betrekking hebben op de XBRL instance. 18

19 Met de Filter functie kan worden gezocht op items. In de input box dient een willekeurig deel van de label te worden opgenomen. Na het klikken op Toepassen verschijnt een lijst met items die voldoen aan de filtercriteria. De Filter functie ondersteunt geen wildcards. Om de lijst met alle items te herstellen, moet de input box van de Filter functie worden geschoond. Waarna op Toepassen moet worden geklikt. Als geswitcht wordt tussen de presentatie view en de items view wordt het geselecteerde item in de betreffende view opgezocht en geselecteerd. De taal waarin de labels in de items view zijn opgenomen is afhankelijk van de taal selectie. Eigenschappen Op het tabblad Eigenschappen worden de kenmerken, zoals gedefinieerd in het XBRL rapport, van het geselecteerde item getoond. 19

20 De kenmerken op het tabblad Eigenschappen bestaan uit: Kenmerk Id Type SubstitutionGroup Balance PeriodType Dimensies Abstract Nillable Min Max Omschrijving De id is de unieke identificatie van een XBRL component in een XBRL rapport. De type geeft aan wat de syntax eisen (technisch formaat) zijn van het XBRL component (zoals van een item dat in het een XBRL rapport opgenomen kan worden). Het formaat van een waarde in een Excel cel dient overeen te komen met het technisch formaat van het item dat gemapt is op de cel. Bijvoorbeeld: Een Nederlandse postcode dient te voldoen aan de type nltypes:nlzipitemtype. Dit betekent dat de postcode in de Excel cel moet bestaan uit 4 cijfers (waarvan het eerste cijfer geen 0 mag zijn), direct gevolgd door twee letters, zoals 1000AA. Een XBRL instance met de postcode 1000 AA (spatie tussen 1000 en AA) zal worden afgekeurd. Zie voor een overzicht van de meest voorkomende types en codes de hoofdstukken 15 en 16. De substitutiongroup verwijst naar de specifieke grondvorm van het XBRL component. Met XBRLreports hoeft u geen rekening te houden met de substitutiongroup s. De balance definieert de standaard balanspositie van een item. De waarde kan leeg (onbepaald), debit (bijvoorbeeld bij Liquide middelen) of credit (bijvoorbeeld bij Eigen vermogen) zijn. De periodetype definieert of het item op een bepaald tijdstip (bijvoorbeeld 31 december 2013) of over een bepaalde periode (bijvoorbeeld van 1 januari 2103 tot en met 31 december 2013) moet worden gerapporteerd. Bij het mappen houdt XBRLreports automatisch rekening met de type PeriodeType. Het overzicht van de dimensies geeft aan vanuit welke contexten het item gerapporteerd moet worden. In het bovenstaande voorbeeld is dit Type jaarrekening [as]. Valide waarden hiervoor zijn: Enkelvoudig en Geconsolideerd. Dit betekent dat bij het item moet worden aangegeven of het hier om de enkelvoudige of geconsolideerde waarde of toelichting gaat. Een abstract is een item dat niet mag worden opgenomen in een XBRL instance. Een abstract wordt bijvoorbeeld gebruikt als kopje in de presentatie. Abstracts kunnen niet voorzien worden van een mapping code. Nillable is een XML escape mechanisme om verplichte items in een XBRL instance zonder waarde op te nemen. Voor XBRL rapporten die vallen onder de Nederlandse Taxonomie Architectuur is dit niet toegestaan. Indien aanwezig, dan bepaald de waarde het minimale aantal keren dat een item moet worden opgenomen in een XBRL instance. Indien de waarde 1 is dat mag het item maar één keer voorkomen in de XBRL instance. Indien aanwezig, dan bepaald de waarde het maximale aantal dat een item (tuple of specificatie tuple) mag worden opgenomen in een XBRL instance. In een aantal gevallen wordt niet door het XBRL rapport gedefinieerd wat het maximale aantal is, maar is dit opgenomen in het FRIS-document. Labels De labels op het tabblad Labels geven de in het XBRL rapport gedefinieerde labels weer van het geselecteerde item. Labels worden gebruikt bij de presentatie maar hebben ook de functie om nadere betekenis te geven aan het item. 20

21 De gedefinieerde labels in het XBRL rapport zijn verdeeld over verschillende role s. Een role in dit kader specificeert de betekenis of gebruik van een label. Role Omschrijving Standaard label role voor de presentatie labels van items en tuples. Deze worden gebruikt in de presentatie view en de template. Bijvoorbeeld Eigen vermogen. Label role dat de label van een item definieert aan het begin van een periode. Bijvoorbeeld Eigen vermogen, begin van de periode. Label role dat de label van een item definieert op het einde van een periode. Bijvoorbeeld Eigen vermogen, einde van de periode. Role voor een verkorte weergave. Bijvoorbeeld Vermogen. Label role dat de label van een item definieert indien het een totaal representeert. Bijvoorbeeld Eigen vermogen, totaal. Label role dat de label van een item definieert indien het een netto waarde representeert. Bijvoorbeeld Bedrijfsresultaat, netto. Label role dat een aanvullende instructie geeft wat het doel van een item is. Bijvoorbeeld De nationaliteit die de ingeschrevene bezit. Label role voor een specifiekere definitie. Bijvoorbeeld Andere wettelijke reserves Generic label role voor de presentatie labels van dimensionale componenten en roles. Deze worden gebruikt in de presentatie view en de template. Label role dat een aanvullende instructie bevat, dat aangeeft wat voor waarde er voor een item ingevuld moet worden. 21

22 urn:bank:preflabel:label urn:bank:preflabel:definitionguidance Bijvoorbeeld De hoogte van de lening, exclusief de rente.. Label role (specifiek gebruikt bij de bankentaxonomie) om items uit een andere taxonomie te voorzien van een standaard label in een andere taal. Label role (specifiek gebruikt bij de bankentaxonomie) om items uit een andere taxonomie te voorzien van een aanvullende instructie dat aangeeft wat voor waarde er voor een item ingevuld moet worden. Als een role of een label niet volledig zichtbaar is, kan de muisaanwijzer op de betreffende role of label worden geplaatst, waarmee een tool tip verschijnt die de volledige role of label toont. References De references op het tabblad References geven de in het XBRL rapport gedefinieerde references weer van het geselecteerde item. References worden gebruikt om semantiek (doorgaans op basis van wet- en regelgeving) te koppelen aan het XBRL component. Een XBRL component kan meerdere references bevatten. In tegenstelling tot de labels worden er voor de references binnen de Nederlandse Taxonomie Architectuur slechts één role gebruikt, namelijk de standaard role voor references ( Als een role of een reference niet volledig zichtbaar is, kan de muisaanwijzer op de betreffende role of reference worden geplaatst, waarmee een tool tip verschijnt die de volledige role of reference toont Multi dimensionale definities Als de inhoud van het overzicht van de dimensies op het tabblad Eigenschappen rood is gekleurd, dan komt het item in meerdere dimensionale definities voor. In dit geval zijn niet altijd alle dimensionale contexten van toepassing op een te mappen waarde in het Excel werkblad. 22

23 Een niet normatief voorbeeld is het item Eigen vermogen. In de balans dient Eigen vermogen gerelateerd te worden aan Type jaarrekening [as], met de waarde Enkelvoudig of Geconsolideerd. In de toelichting op de balans dient naast Type jaarrekening [as] ook Eigen vermogen, componenten [as] gekoppeld te worden aan de te mappen waarde. Valide waarden voor Eigen vermogen, componenten [as] zijn o.a. Groepsvermogen, Aandelenkapitaal en Resultaat boekjaar. In de toelichting op de balans wordt met Eigen vermogen, componenten [as] een nadere specificatie opgebouwd van het Eigen Vermogen. Bij het mappen wordt gewaarschuwd indien een item wordt geselecteerd dat voorkomt in meerdere dimensionale definities. Een nadere uitleg hoe multi dimensionale definities te gebruiken treft u aan in bijlage Template invoegen In een XBRL rapport wordt een presentatie voorstel gedefinieerd. Dit voorstel kan met Template invoegen als template worden opgenomen in het Excel werkblad. De template heeft dezelfde opbouw als de presentatie view bij Rapport overzicht. De verschillende onderdelen van de template hebben een eigen specifieke kleur. Dit om de onderdelen duidelijk herkenbaar te maken. De kleuren kunnen naar eigen voorkeur worden aangepast bij Instellingen, tabblad Kleuren. Een uitleg van de verschillende onderdelen treft u aan in de uitleg van de presentatie view in hoofdstuk

24 Indien in de gedefinieerde presentatie in het XBRL rapport ook de dimensionale members zijn opgenomen, dan kunnen deze naar keuze in de template worden opgenomen. Bij het invoegen van een template wordt standaard gewaarschuwd dat de ingevoegde template de aanwezige cel waarden op de locatie van de template zal overschrijven. De instellingen voor de dimensionale members en de waarschuwing voor overschrijven kunt u aanpassen bij Instellingen, tabblad Algemeen. 24

25 6.6 Taal selectie In een XBRL rapport kunnen de labels in meerdere talen zijn gedefinieerd. Met de Taal selectie kunt u deze selecteren. Op basis van de geselecteerde taal wordt o.a. de template ingevoegd en de onderdelen in de presentatie view getoond. 25

26 7 Mappen Met de menu groep Mappen is het mogelijk om de cellen in een Excel werkblad te voorzien van mapping codes. Op basis van de aangebrachte mapping codes op de cellen en de inhoud van de cellen kan de XBRL instance worden gemaakt. De aangebrachte mapping codes kunnen worden verwijderd of met het mapping beheer worden aangepast. Van de aangebrachte mapping codes kan een overzicht worden verkregen. 7.1 Mappen Met Mappen worden de cellen in een Excel werkblad voorzien van een mapping code. Dit is de belangrijkste functie van XBRLreports. Een mapping code kan worden gezien als een financiële barcode dat aan een bepaalde waarde wordt gekoppeld. De financiële barcode bepaalt uiteindelijk hoe en waar de waarde in de XBRL instance wordt opgenomen. Het mappingsproces dient uiterst secuur te gebeuren. Een foutief aangebrachte mapping code zal leiden tot een verkeerde (inconsistente) XBRL instance. Het mappen kan op elke type cel plaatsvinden. Bijvoorbeeld op cellen in een draaitabel en op samengevoegde cellen. Een mapping code dat aan een cel wordt toegevoegd heeft het formaat van een opmerking. Indien de cel al een opmerking bevat dan wordt de mapping code aan de bestaande opmerking toegevoegd. Als een cel al een mapping code bevat, dan kan indien gewenst met het Excel menu item Opmerking bewerken een eigen opmerking worden toegevoegd. Aan één cel is het mogelijk om een onbeperkt aantal mapping codes, onafhankelijk van de geselecteerde XBRL instance, toe te voegen. Volledig identieke mapping codes (gelijke XBRL rapport, item, entiteit, datums, container index en dimensie/waarde) koppelen aan één cel is niet mogelijk. Indien dit laatste toch gebeurt, wordt er een waarschuwing getoond en wordt de mapping code niet toegevoegd. Om een volledige XBRL instance te creëren moeten alle benodigde mapping codes in één Excel werkblad worden geplaatst. Bij het opslaan worden alleen de cellen met de mapping codes in het actieve Excel werkblad gebruikt om een XBRL instance te genereren. Cellen die geen waarde bevatten, maar wel een mapping code, worden bij het genereren van de XBRL instance niet meegenomen. Door mapping codes uit meerdere XBRL rapporten toe te voegen aan de cellen op één Excel werkblad is het mogelijk om op basis van dat werkblad meerdere verschillende XBRL instances te genereren. 7.2 Instance mapping pane Met de Instance mapping pane kunnen de cellen voorzien worden van de juiste mapping codes. De waarden die geplaatst worden in de cellen dienen te voldoen aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden zijn opgenomen in hoofdstuk 0. 26

27 De mapping pane bestaat uit 10 onderdelen, die hieronder worden toegelicht: 1. Hier kunt u een optionele omschrijving plaatsen van de mapping code. Bijvoorbeeld de bron (het grootboekrekening) of de referentie grootboekschema code 1 waarvan de waarde afkomstig is. De omschrijving wordt getoond in het mappingsoverzicht. 2. De entiteit is de identificatie van de organisatie waar de XBRL instance over handelt. De inhoud van de entiteit verschilt per rapportage. Bij een jaarrekening is dit het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel en bij een aangifte omzetbelasting het omzetbelastingnummer. Het is hier toegestaan om een zogenaamde parameter entiteit te gebruiken. Een parameter entiteit kan via het Mapping Beheer en bij het opslaan worden aangepast. Een parameter entiteit is ideaal voor het opstellen van templates waarbij de definitieve identificatie nog niet vast staat. Een parameter entiteit begint met het # -teken. Bijvoorbeeld #onderneming, #dochter1, #dochter2. Het is toegestaan meerdere parameter entiteit te gebruiken. 1 Het referentie grootboekschema is een semantische standaard voor het efficiënt koppelen van administratieve systemen. Meer informatie over het referentie grootboekschema is te vinden op 27

28 Het invullen van een entiteit of een parameter entiteit is verplicht. 3. Met de Filter functie kan worden gezocht op items. In de input box dient een deel van de label te worden opgenomen. Na het klikken op Toepassen verschijnt een lijst met items die voldoen aan de filtercriteria. De Filter functie ondersteund geen wildcards. 4. In de Item selectiebox wordt het item geselecteerd, waarmee de waarde in de cel moet worden gemapt. In voorkomende gevallen bevat de kolom hiërarchie ook een waarde. Dit betekent dat het item onderdeel is van een verzamelcontainer (tuple, presentatie tuple of een specificatie tuple). De hiërarchie vormt een aanvullende (semantische) beschrijving of verbijzondering voor het item. Bijvoorbeeld als het item Woonplaats is en de hiërarchie Intermediair, dan wordt hier de woonplaats van de intermediair mee bedoeld. Als de hiërarchie Belastingplichtige is dan heeft het item betrekking op de woonplaats van de belastingplichtige. De hiërarchie vormt een onderdeel van de mapping code. Dit betekent dat de juiste combinatie van het item en de hiërarchie moet worden geselecteerd. 5. Bij de datums moet de Van/op datum worden geselecteerd waarop de waarde betrekking heeft. Indien in de definities van het XBRL rapport is vastgelegd dat de Tot en met datum ook moet worden geselecteerd, dan is de Tot en met datum geactiveerd. Bijvoorbeeld bij liquide middelen zal alleen de Van/op datum zijn geactiveerd. Bij omzet zal naast de Van/op datum ook de Tot en met datum zijn geactiveerd. Voor beide dient de juiste datum te worden geselecteerd. In het geval van de liquide middelen is dit een balansdatum ( op ) en bij omzet is dit een periode ( Van en Tot en met ). De default datums kunnen bij het inlezen van het XBRL rapport worden opgegeven of bij Rapporten beheer worden aangepast. 6. Indien aan een item dimensionele contexten zijn gekoppeld dan kunnen de betreffende waarde hier worden geselecteerd. De dimensionele contexten en de daarbij behorende waarden vormen een onderdeel van de mapping code. Voor alle aanwezige dimensionele contexten moet een waarde worden gekozen, tenzij er sprake is van een situatie waarin het item voorkomt in meerdere dimensionale definities. Indien dit het geval is dan wordt de volgende waarschuwing getoond: 28

29 Om het mappingsproces efficiënt uit te voeren beschikt XBRLreports over smart mapping. Hiermee worden de geselecteerde dimensie\waarden van de eerder gemapte items onthouden en voor nieuwe items automatisch geselecteerd. U kunt smart mapping activeren of deactiveren bij Instellingen, tabblad Algemeen. 7. Indien in de XBRL instance is gedefinieerd dat het item een geldbedrag (monetaire waarde) is, dan is de selectiebox van de valutacode geactiveerd. Met de selectiebox kan de correcte valuta worden geselecteerd. Het gebruik van een andere valuta dan EUR is afhankelijk van het geselecteerde XBRL rapport. U dient hiervoor de begeleidende documentatie bij het XBRL rapport te raadplegen. 2 Valutacodes kunnen worden gewijzigd bij Instellingen, tabblad Systeem. 8. Bij geldbedragen en overige numerieke waarden zijn de selectieboxen (type en waarde) bij nauwkeurigheid geactiveerd. Hiermee geeft u op met welke nauwkeurigheid u de waarde opneemt in het XBRL rapport. Voor XBRL rapporten gebaseerd op de Nederlandse Taxonomie Architectuur is dit doorgaans type Decimals met de waarde INF. In de 2 Het gebruik van andere valuta dan EUR is op dit moment alleen toegestaan voor bepaalde fiscale rapportages. Aanvullende informatie hierover treft u aan in de FRIS documentatie van de Belastingdienst. Deze zijn te vinden op 29

30 begeleidende documentatie bij het XBRL rapport kan eventueel een andere type en waarde worden voorgeschreven. 9. Met de containerindex worden gegevens toegewezen aan een verzamelcontainer (tuple, specificatie tuple en presentatie tuple). Een verzamelcontainer wordt gebruikt bij gegevens, waarvan de auteur van het XBRL rapport bepaald heeft, dat deze aan elkaar zijn gerelateerd. Dit is bijvoorbeeld het geval bij gegevens die betrekking hebben op een investering of de gegevens van de bestuurders in een jaarrekening. Indien er sprake is van een niet herhalende verzamelcontainer (deze type gegevens komen maar één keer voor), dan kan de standaard waarde worden gebruikt. Een presentatie tuple is een verzamelcontainer dat per definitie niet wordt herhaald. Nadere toelichting: Bij de ondertekening van een jaarrekening moeten voor de bestuurders een aantal gegevens worden opgenomen, waaronder de voornamen, de geslachtsnaam en de naam van de organisatie. De structuur waarin de gegevens worden opgenomen is bepaald door een (herhalende) verzamelcontainer, waarbij de gegevens van elke bestuurder in een eigen verzamelcontainer moeten worden opgenomen. Om er voor te zorgen dat de gegevens van de bestuurders correct in de juiste verzamelcontainer worden geplaatst, dienen de gegevens per bestuurder de gelijke containerindex te krijgen. Bestuurder Voornamen Geslachtsnaam Organisatie Containerindex A Maria Els Slager Slager BV 0 B Jan Gerrit Bakker Bakker BV 1 Om er voor te zorgen dat de gegevens van bestuurder A (Maria Els Slager van Slager BV) op een juiste wijze in een eigen verzamelcontainer worden geplaatst, krijgt de containerindex voor de voornaam (Maria Els), de geslachtsnaam (Slager) en de organisatie (Slager BV), dezelfde waarde. Bijvoorbeeld 0. De gegevens die toebehoren aan bestuurder B krijgen een containerindex waarde die ongelijk is aan de containerindex waarde van bestuurder A. Bijvoorbeeld Door op de knop Mappen te klikken wordt de mapping code gekoppeld aan de geselecteerde cel. 30

31 7.3 Condities cel waarden De waarde in de cel waarop de mapping code wordt geplaatst moet voldoen aan een aantal voorwaarden: Type waarde Alfanumerieke Numeriek Ja/nee Datum Vaste type Voorwaarde De zichtbare waarde of het resultaat van een functie, inclusief de toegepaste opmaak, wordt in het XBRL rapport opgenomen. Voorbeeld 1: Als in de cel de tekst De waardering is op basis van opgenomen, dan wordt in de XBRL instance de waarde De waardering is op basis van geplaatst. Voorbeeld 2: Als de cel is voorzien van de Excel functie =NU(), wat de actuele datum en tijd weergeeft (bijvoorbeeld :59), met een aangepaste opmaak van jjjjmmdduumm, dan is de waarde zichtbaar in de cel. De zichtbare waarde wordt dan opgenomen in de XBRL instance. In dit specifieke geval voldoet de waarde aan de type bd-types:datetimeitemtype. (zie hoofdstuk 15). Hiervoor wordt de daadwerkelijke waarde, ongeacht de toegepaste opmaak, gebruikt. Voorbeeld 1: Als de cel is voorzien van de waarde 1000, zonder opmaak, dan wordt in de XBRL instance 1000 als waarde geplaatst. Voorbeeld 2. Als de cel is voorzien van de waarde 1000, met de opmaak scheidingsteken voor duizendtallen en 2 decimalen (zichtbare weergave is dan 1.000,00), dan wordt in de XBRL instance 1000 als waarde geplaatst. Een cel waarin een ja/nee waarde (van de type xbrli:booleanitemtype) moet worden opgenomen moet respectievelijk de waarde true of false hebben. Een datum moet worden opgenomen met het celformaat jjjj-mm-dd of ddmm-jjjj. Als een datum wordt opgenomen als tekst, dan dient het formaat altijd jjjj-mm-dd te zijn. Bijvoorbeeld: 21 januari 2014 moet in de cel worden geplaatst als In bepaalde gevallen is het noodzakelijk dat een bepaalde structuur (syntax) moet worden afgedwongen. Bijvoorbeeld in een situatie dat een getal altijd met twee decimalen in een XBRL instance moet worden opgenomen. De vaste types kunt u aanpassen bij Instellingen, tabblad Systeem. Vaste types. Elke vaste type is voorzien van een notatiecode waarmee de structuur wordt bepaald. Voorbeeld 1: Als de cel is voorzien van de waarde 2 en een mapping wordt toegepast met een vast type dat de notatiecode 0.00 bevat, dan wordt in de XBRL instance 2.00 als waarde geplaatst. Voorbeeld 2: Als de cel is voorzien van de waarde 7,5555 en een mapping wordt toegepast met een vast type dat de notatiecode 0.00 bevat, dan wordt in de XBRL instance 7,56 als waarde geplaatst. 31

32 7.4 Overzicht Met Overzicht wordt een overzicht gegenereerd van alle mapping codes aanwezig in het actieve werkblad. Het overzicht toont alle details van de opgenomen mapping codes, waarbij het kan dienen als een audit trail voor de aangebrachte mapping. Het overzicht kan eveneens worden gebruikt voor een integrale controle van de mapping codes. De gegevens in het mappingsoverzicht kunnen worden gegroepeerd en worden gefilterd. Met een rechtermuisklik op een kolom wordt een snelmenu geopend, waarmee diverse analyse handelingen zijn uit te voeren. De menubar van het mappingsoverzicht kent een viertal functies: 1. Het genereren van een afdrukvoorbeeld van het mappingsoverzicht in een staande modus (portrait). Dit overzicht kan worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar een PDFbestand. 2. Het genereren van een afdrukvoorbeeld van het mappingsoverzicht in een liggende modus (landscape). Dit overzicht kan worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar een PDFbestand. 3. Exporten van het mappingsoverzicht naar een Excel werkmap. Bij de export naar Excel wordt rekening gehouden met groeperen en filteren. 4. Selectie voor de weergave van de containers, items, dimensies en dimensiewaarden in het mappingsoverzicht. Indien XBRL id s is geselecteerd dan worden in het overzicht de oorspronkelijke id s uit het XBRL rapport getoond. Indien gekozen is voor Labels dan worden de containers, items, dimensies en dimensiewaarden getoond op basis van hun (leesbare) labels zoals gedefinieerd in het XBRL rapport. De getoonde labels zijn afhankelijk van de geselecteerde taal. Het mappingsoverzicht bevat de volgende gegevens: Omschrijving # Het nummer van de mapping code op het overzicht. Werkblad:Cel Bevat de naam van het werkblad en de locatie van de cel waarop de mapping code is geplaatst. Hiervoor wordt de notatie <naam werkblad>:<locatie cel> gehanteerd. Omschrijving Bevat de optionele omschrijving van de mapping code. Indien de XBRL instance is geïmporteerd, dan is de omschrijving standaard Import. Waarde De inhoud van de cel. Rapportage De omschrijving van het XBRL rapport waarop de mapping code is (omschrijving) gebaseerd. Entrypoint De formele identificatie (URI) van het XBRL rapport. Entiteit De identificatie van de organisatie. Container index De identificatie van de verzamelcontainer waar de mapping code toe behoord. 32

33 Container hiërarchie # item Dimensies\waarden Datum van/op Datum tot en met Valuta Nauwkeurigheid type Nauwkeurigheid waarde Gemapt door Gemapt op Integriteit Versie XBRLreports De (optionele) verzamelcontainers (tuple, presentatie tuple of een specificatie tuple) met het geselecteerde item. Dit is het hart van de mapping code. De geselecteerde dimensies en waarden (vanuit welke dimensionele context de mapping code is samengesteld. De (start)datum waarop de mapping code betrekking heeft. Indien van toepassing de einddatum waarop de mapping code betrekking heeft. Indien van toepassing de geselecteerde valuta (alleen bij monetaire waarden). Indien van toepassing de geselecteerde type nauwkeurigheid (alleen bij monetaire en numerieke waarden). Indien van toepassing de geselecteerde nauwkeurigheidswaarde (alleen bij monetaire en numerieke waarden). De gebruikersnaam van degene die de mapping code heeft geplaatst De datum en tijd waarop de mapping heeft plaatsgevonden. Hiervoor wordt de notatie dd-mm-jjjj uu:mm:ss gehanteerd. Elke mapping code wordt voorzien van een hashcode. Indien handmatig de mapping code wordt gewijzigd, dan zal de mapping code niet meer overeenkomen met de hashcode en leiden tot een integriteitswaarde van Niet ok. Als de integriteitswaarde Ok is dan heeft er geen handmatige aanpassing plaatsgevonden. De versie van XBRLreports waarmee de mapping code is aangemaakt Een individueel overzicht van een mapping code, waarbij ook een aantal instellingen kunnen worden aangepast, kan worden gekregen door Details mapping code op het context afhankelijke snel menu te selecteren. Het context afhankelijke snel menu verschijnt door op een cel te staan en op de rechtermuisknop (er vanuit gaande dat de muis voor rechtshandigen is geconfigureerd) te klikken. Een nadere uitleg over Details mapping code treft u aan in hoofdstuk Verwijderen Met verwijderen wordt de mapping code van de geselecteerde cel, of worden de mapping codes van een geselecteerde range verwijderd. Bij het verwijderen van mapping codes wordt niet om een bevestiging gevraagd. Indien meerdere mapping codes op een cel zijn geplaatst, dan verschijnt een pop-up menu, waarmee geselecteerd kan worden welke mapping code moet worden verwijderd. 33

34 Het verwijderen van een mapping code kan niet ongedaan worden gemaakt. 7.6 Alles verwijderen Met alles verwijderen worden alle mapping codes in het actieve werkblad verwijderd. Bij het verwijderen van alle mapping codes wordt om een bevestiging gevraagd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. 7.7 Mapping beheer Met mapping beheer kunnen een aantal onderdelen van de mapping codes efficiënt en betrouwbaar worden gewijzigd. Voor mapping beheer zijn de volgende use cases denkbaar: 1. Een generieke template wijzigen in een specifieke rapportage door het aanpassen van de entiteit. 2. Creëren van een nieuw aangiftetijdvak voor een aangifte Omzetbelasting door het wijzigen van de datum. 3. Een jaarovergang bewerkstelligen door het wijzigen van het XBRL rapport naar het XBRL rapport van het nieuwe jaar. Een combinatie, bijvoorbeeld het wijzigen van de entiteit en de datums is ook mogelijk. De wijzigingen (datums, entiteit en rapportage) dienen per stap te worden aangebracht. Bij het aanpassen van een mapping code worden ook de onderdelen Gemapt op, Gemapt door en Versie XBRLreports bijgewerkt. In de mapping code wordt hiermee vastgelegd door wie de mapping code is aangepast, op welk tijdstip en met welke versie van XBRLreports. Per aanpassing kan worden gekozen om deze toepasbaar te laten zijn op het gehele werkblad of op een selectie van het werkblad. De selectie dient dan gekozen te worden voordat Mapping beheer via de menubalk wordt geactiveerd Aanpassen datums Bij het aanpassen van de datums wordt een overzicht getoond met alle begin en eind datums per XBRL rapport. Per afzonderlijke rapport en per geïnventariseerde datum kan de oude (huidige) datum worden aangepast in een nieuwe datum. 34

35 In het bovenstaande voorbeeld wordt de aangiftetijdvak van een aangifte Omzetbelasting gewijzigd Aanpassen entiteiten Bij het aanpassen van de entiteiten wordt een overzicht getoond met alle entiteiten zoals gemapt in het actieve werkblad. Entiteiten kunnen ook bestaan uit parameter identiteiten. Parameter identiteiten beginnen altijd met het # teken, bijvoorbeeld #1, #2, #dochter of #onderneming1. Bij het opslaan van de XBRL instance moet een parameter identiteit aangepast worden naar de correcte identificatie van de entiteit(en) waarop de rapportage is gebaseerd. Het gebruik van parameter identiteiten kan worden toegepast bij templates. Een template kan bijvoorbeeld een vooraf gedefinieerde aangifte Omzetbelasting zijn. Met het aanpassen van de datums met Mapping beheer wordt de template aan de juiste aangiftetijdvak aangepast. Met een databasekoppeling kunnen de gegevens automatisch worden opgehaald. Bij het opslaan van de XBRL instance wordt de parameter identiteit omgezet in het juiste omzetbelastingnummer. In bovenstaande voorbeeld wordt de paramater identiteit omgezet naar

36 7.7.3 Aanpassen rapportage Het is met Mapping beheer ook mogelijk om het XBRL rapport aan te passen. Hiermee kan een jaarovergang worden bewerkstelligt. Elk jaar worden XBRL rapporten (zoals bijvoorbeeld opgenomen in de Nederlandse Taxonomie) gewijzigd door wijzigingen in wet- en regelgeving. Dit betekent dat voor elk verslag of fiscaal jaar een specifieke XBRL rapport moet worden gebruikt. De wijzigingen in de XBRL rapporten hebben mogelijk impact op de reeds aangebrachte mapping codes. Items, maar ook de dimensionele contexten (bijvoorbeeld fiscaal of commercieel) die van toepassing zijn op de items, kunnen gewijzigd of verwijderd zijn. Dit betekent dat de aangebrachte mapping codes aangepast moeten worden. Indien aangegeven is dat bij het aanpassen van het XBRL rapport een versie controle moet worden uitgevoerd, dan worden de cellen die aangepast moeten, gekleurd conform de aangegeven signaal kleur mapping. Een andere type wijziging betreft de wijziging van de syntax. Tijdens de versie controle wordt ook gecontroleerd of de syntax van een item is gewijzigd. Indien dit het geval is, dan wordt de kleur van de cel aangepast conform de aangegeven signaal kleur syntax. In dit geval kan het noodzakelijk zijn dat de inhoud van de cel, waarop de mapping code van toepassing is, moet worden aangepast. Dat dit niet altijd noodzakelijk is, ligt aan de aanpassing van de syntax. Bijvoorbeeld een syntaxeis is dat een bedrag altijd tussen de 0 en ligt. De waarde in de cel is 500. De waarde in de cel voldoet dus aan de syntaxeis. Als de syntax in het nieuwe XBRL rapport wijzigt in een bedrag dat tussen de 0 en de 600 moet liggen, zal de waarde in de cel nog steeds voldoen aan de nieuwe syntaxeis. Een wijziging van de inhoud van de cel is in dit geval dus niet noodzakelijk. In bovenstaand voorbeeld wordt het XBRL rapport voor de deponering van kleine rechtspersonen 2013 gewijzigd in het XBRL rapport voor de deponering van kleine rechtspersonen Daarnaast wordt een versie controle uitgevoerd op de items, wijzigingen in de dimensionele contexten en wijzigingen in de syntax van de items. 36

37 7.8 Details mapping code Naast een integraal overzicht van alle mapping codes (zie hoofdstuk 7.4) en het wijzigen van de datums en de entiteiten (zie hoofdstuk 7.7) in een actieve werkblad, is dit ook mogelijk met de mapping codes geplaatst op een individuele cel. Ook worden alle gegevens getoond die voor een item in het rapport overzicht worden getoond. De details van de mapping code kunnen worden opgevraagd door Details mapping code op het context afhankelijke snel menu te selecteren. Het context afhankelijke snel menu verschijnt door op een cel te staan en op de rechtermuisknop (er vanuit gaande dat de muis voor rechtshandigen is geconfigureerd) te klikken. Indien geen mapping code op de geselecteerde cel aanwezig is, verschijnt er geen venster met de details van de mapping code. Indien er wel een mapping code aanwezig is, dan wordt het volgende venster getoond: Met de weergave selectie (Labels of XBRL id s) worden containers, items, dimensies en dimensiewaarden op de geselecteerde wijze getoond. Indien XBRL id s is geselecteerd dan worden op de tabbladen de oorspronkelijke id s uit het XBRL rapport getoond. Indien gekozen is voor Labels dan worden de containers, items, dimensies en dimensiewaarden getoond op basis van hun (leesbare) labels zoals gedefinieerd in het XBRL rapport. De getoonde labels zijn afhankelijk van de geselecteerde taal. 37

38 Het venster van de Details mapping code bevat acht tabbladen: Rapport Item Dimensies Cel Schema Labels References Overig Omschrijving Dit tabblad bevat alle gegevens van het XBRL rapport en de identificerende gegevens van de entiteit. De entiteit gegevens kunnen worden aangepast. Het item tabblad bevat alle gegevens die betrekking op het item, zoals de id, de geselecteerde valuta en de datum of periode waarop mapping betrekking heeft. De datums zijn aan te passen. Dit tabblad geeft een overzicht van de aan het item gekoppelde en geselecteerde dimensionele contexten. De geselecteerde dimensionele contexten zijn aan te passen. De tabblad van de cel toont onder meer de inhoud en de locatie van de gemapte cel. Indien de cel onderdeel is van een verzamelcontainer dan kan de container index (tot welke verzamelcontainer het item behoord) hier worden aangepast. Een nadere beschrijving van de container index is te vinden in hoofdstuk 7.2, punt 9. Dit tabblad toont de kenmerken van het item, zoals gedefinieerd in het XBRL rapport. De betekenis van de kenmerken staan beschreven in hoofdstuk Op dit tabblad worden de gedefinieerde labels van het item getoond. De labels staan beschreven in hoofdstuk De gekoppelde semantiek (bijvoorbeeld verwijzingen naar wet- en regelgeving) staan op de reference tabblad beschreven. Op dit tabblad staan de overige mapping gegevens vermeld, zoals datum en tijdstip gemapt en met welke versie van XBRLreports de mapping is aangebracht. Naast het raadplegen van de mapping details en de gedefinieerde kenmerken en semantische relaties zoals opgenomen in het XBRL rapport is het met Details mapping code ook mogelijk om een aantal gegevens te wijzigen. Deze zijn: entiteit, datums, dimensionele contexten en container index. Indien een cel meerdere mapping codes bevat dan wordt onderaan het venster van de Details mapping code een slider getoond. Hiermee kunnen de diverse mapping codes worden geselecteerd en eventueel worden aangepast. Voordat met de slider een andere mapping code wordt geselecteerd, dienen eventuele wijzigingen eerst opgeslagen te worden door het klikken op Wijzigen. Met het gebruik van de slider worden niet opgeslagen wijzigingen ongedaan gemaakt. 38

39 7.9 Wijzigen container index Ook is het mogelijk om met één handeling de container index van één cel of een selectie van cellen te wijzigen. Het menu om de container index te wijzigen kan worden opgevraagd door Wijzig container index op het context afhankelijke snel menu te selecteren. Het context afhankelijke snel menu verschijnt door op een cel te staan en op de rechtermuisknop (er vanuit gaande dat de muis voor rechtshandigen is geconfigureerd) te klikken. Na de selectie Wijzig container index verschijnt het volgende dialoog venster. De nieuwe waarde van de container index kan worden geselecteerd (door te klikken op de naar boven - of naar beneden knop) of rechtstreeks ingegeven worden. Na het klikken op Aanpassen worden de container indexen in de geselecteerde cellen aangepast aan de nieuwe waarde. Hiervan wordt geen bevestiging op het scherm getoond. 39

40 8 XBRL Instance Met de menu groep XBRL instance is het mogelijk om XBRL instances te maken en te importen. Bij het opslaan van de XBRL instance wordt gecontroleerd of de in de XBRL instance opgenomen gegevens aan de syntactische eisen voldoen. 8.1 Opslaan Bij het Opslaan worden alle mapping codes aanwezig in het actieve Excel werkblad verzameld. Indien er geen mapping codes worden aangetroffen, dan verschijnt de volgende melding: Als er mapping codes worden aangetroffen, dan verschijnt het volgende venster: Om een XBRL instance op te slaan moeten vijf stappen worden doorlopen. Deze stappen zijn aangegeven in het venster en dienen in de juiste volgorde te worden uitgevoerd. 40

41 8.1.1 Stap 1 De eerste stap betreft de selectie van het XBRL rapport. Indien voor meerdere XBRL rapporten een mapping code is aangebracht, dient hier het XBRL rapport te worden geselecteerd, waarvoor een XBRL instance moet worden aangemaakt. Indien één XBRL rapport is gedetecteerd, dan is deze automatisch geselecteerd Stap 2 In stap 2 moet de juiste identifier scheme worden geselecteerd. De identifier scheme is een verplicht onderdeel in de XBRL instance dat de opgenomen identificatie beschrijft. Een type identificatie kan bijvoorbeeld een inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel zijn of een omzetbelasting nummer. Standaard wordt de identifier scheme getoond zoals deze is opgegeven bij het inlezen van het XBRL rapport (zie hoofdstuk 6.1.4) of is opgenomen in de geïmporteerde cabinet (zie hoofdstuk 6.3.1) Stap 3 In de derde stap moet de taal worden geselecteerd. In de selectiebox worden alleen de talen getoond die toegestaan zijn voor het geselecteerde XBRL rapport. De keuze van de taal is afhankelijk van de taal waarin de teksten zijn gedefinieerd die in de XBRL instance moeten terechtkomen. Teksten zijn bijvoorbeeld de grondslagen in een jaarrekening Stap 4 In stap 4 moet de juiste entiteit waarde of moeten de juiste entiteit waarden worden geselecteerd waarvoor de XBRL instance wordt vervaardigt. Indien er sprake is van één entiteit en als het geen parameter entiteit is, dan is deze automatisch geselecteerd. De inhoud van de entiteit is afhankelijk van de geselecteerde indentifier scheme. Als de indentifier scheme betrekking heeft op het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dan dient de identiteit een valide inschrijvingsnummer handelsregister te bevatten. Als de indentifier scheme 41

42 betrekking heeft op een omzetbelasting identificatie van de Belastingdienst, dan dient de identiteit een valide omzetbelastingnummer te zijn. Hieronder wordt een voorbeeld getoond met drie parameter entiteiten. Indien er sprake is van een parameter identiteit dan dient deze na het selecteren (door het klikken op de pijl naar rechts) te worden omgezet naar de daadwerkelijke identiteit waarde. Na het selecteren wordt dan automatisch het volgende scherm getoond. Bij Nieuw moet dan de daadwerkelijke waarde worden opgenomen. Na het klikken op Aanpassen verschijnt de daadwerkelijke waarde onder Opnemen in instance. Als een verkeerde identiteit is geselecteerd dan kan dit na selectie van de verkeerde Identiteit ongedaan worden gemaakt door op de pijl naar links de klikken Stap 5 De laatste voorbereidende stap bestaat uit het opgeven van de locatie en de bestandsnaam van de XBRL instance. De locatie en de bestandsnaam kunnen met Selecteer worden opgegeven. De XBRL instance wordt pas opgeslagen na het klikken op Opslaan. De voortgang van het opslaan wordt getoond in de Voortgang sectie. Na het opslaan van de XBRL instance wordt de XBRL instance gevalideerd op syntactische eisen en structuur. Dit betekent dat gecontroleerd wordt of de opgenomen gegevens in de instance voldoen aan de eisen zoals deze zijn bepaald door het XBRL rapport. Indien de XBRL instance voldoet aan de eisen, dan wordt dit getoond in de Voortgang sectie. Indien de XBRL instance niet voldoet aan de eisen, dan wordt een scherm getoond met het validatie resultaat Validatie resultaat 42

43 Na het opslaan van een XBRL instance wordt, indien een Internet verbinding aanwezig is, de XBRL instance gevalideerd op syntactische eisen en structuur. Als de XBRL instance niet voldoet, dan verschijnt een scherm met een overzicht met de validatie resultaten. De gegevens in het overzicht kunnen worden gegroepeerd en worden gefilterd. Met een rechtermuisklik op een kolom wordt een snelmenu geopend, waarmee diverse analyse handelingen zijn uit te voeren. De menubar van het validatie resultaat kent een drieal functies: 1. Het genereren van een afdrukvoorbeeld van de validatie resultaten in een staande modus (portrait). Dit overzicht kan worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar een PDFbestand. 2. Het genereren van een afdrukvoorbeeld van de validatie resultaten in een liggende modus (landscape). Dit overzicht kan worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar een PDFbestand. 3. Exporten van de validatie resultaten naar een Excel werkmap. Bij de export naar Excel wordt rekening gehouden met groeperen en filteren. Het overzicht van de validatieresultaten bevat de volgende gegevens: Omschrijving # Het nummer van het validatieresultaat op het overzicht. Item Dit is het item in de XBRL instance waar de geconstateerde fout betrekking op heeft. Regel Dit geeft de regelnummer weer van de regel in de XBRL instance waar de fout is geconstateerd. Positie De positie geeft de positie aan op de regel waar de fout is ontdekt. Fout omschrijving De omschrijving van de aangetroffen fout. Bijvoorbeeld: Het element is ongeldig. De waarde 1000 AA is ongeldig volgens het bijbehorende gegevenstype - De Pattern-beperking is mislukt. Fout type Locatie werkblad Bovenstaande fout omschrijving geeft aan dat een opgenomen postcode (1000 AA) niet voldoet aan de syntactische eisen. In dit specifieke geval had er geen spatie mogen staan tussen 1000 en AA. Geeft aan om welke type fout het gaat. Bij het opslaan van een XBRL instance kan alleen fout type 3 voorkomen. Dit betekent dat er een structuur of een syntactische fout is aangetroffen. De locatie op het werkblad waar de waarde en de mapping code staan die de fout veroorzaken. 43

44 Voordat een XBRL instance elektronisch kan worden verstuurd, dienen de aangetroffen fouten te worden gecorrigeerd. Een niet valide XBRL instance zal altijd door de ontvangende partij worden geweigerd. 8.2 Importeren Met XBRLreports is het ook mogelijk om XBRL instances te importeren. Voorwaarde hiervoor is dat het bijbehorende XBRL rapport van te voren is ingelezen of als cabinet is geïmporteerd. Om een XBRL instance te importeren dient eerst de locatie en de bestandsnaam van de XBRL instance te worden opgegeven. Dit kan met Selecteren. Indien bij het onderdeel Rapport selectie het aanpassen rapport selectie aan de geïmporteerde instance geactiveerd is, dan zal het bij de XBRL instance het bijbehorende XBRL rapport automatisch selecteren. Na het klikken op Importeren wordt de voortgang van het importeren getoond in de sectie Voortgang. De geïmporteerde instance wordt getoond in een nieuw werkblad op basis van het presentatie voorstel zoals deze in het bijbehorende XBRL rapport is gedefinieerd. Het presentatie voorstel is gelijk aan de template, zoals besproken in hoofdstuk 6.5. De waarden die in de template worden opgenomen zijn voorzien van een mapping code. De omschrijving van alle mapping code is Import en de waarde van Gemapt door is XBRLreports. Het is dus mogelijk het geïmporteerde resultaat direct weer om te zetten naar een XBRL instance. De waarden worden, per entiteit, datum en/of periode en per contextuele samenstelling, verdeeld naar diverse kolommen. 44

45 9 Communicatie XBRL instances kunnen direct vanuit XBRLreports worden verstuurd naar Digipoort 3. Voor het verzenden van XBRL instances is het overigens niet noodzakelijk dat deze met XBRLreports zijn aangemaakt. Voor het verzenden kan gebruik worden gemaakt van een eigen PKIoverheid services server certificaat of het interne certificaat van XBRLreports. Naast het verzenden van XBRL instances aan Digipoort ondersteund XBRLreports ook het opvragen van de statusinformatie. Met deze informatie kunt u controleren of de uitvragende partij uw XBRL instance heeft ontvangen en geaccepteerd. Het verzenden van XBRL instances en het opvragen van status informatie is alleen mogelijk indien u de beschikking heeft over aan actieve gebruikerslicentie van XBRLreports. Om de verzonden XBRL instances en de daarbij behorende statusinformatie te beheren, levert XBRLreports een aanvullende tool: XBRLreports Communicatie Manager. Dit product dient u afzonderlijk te installeren en heeft een eigen handleiding. Vooraf aan het kunnen verzenden dienen aan een tweetal voorwaarden te zijn voldaan. Een actuele berichtentabel en de aanwezigheid van een juist certificaat. Berichtentabel Het verzenden van een XBRL instance bestaat uit een zestal stappen. Het verloop van deze stappen is volledig afhankelijk van het XBRL rapport waarop de XBRL instance is gebaseerd en de eventuele inhoud van de XBRL instance. Een deel van de informatie nodig voor het juist verzenden van een XBRL instance is afkomstig van de uitvragende partij. Deze gegevens worden door XBRLreports B.V. beschikbaar gesteld als een berichtentabel. Een actuele versie van de berichtentabel kunt u downloaden vanaf de website van XBRLreports. In hoofdstuk is beschreven hoe de berichtentabel in XBRLreports kan worden geïmporteerd. Certificaat Een andere voorwaarde voor het verzenden van XBRL instances is dat een PKIoverheid services server certificaat is geselecteerd. PKIoverheid services server certificaat is een beveiligingscertificaat dat ervoor zorgt dat de communicatie tussen u en de ontvangende partij is beveiligd. U kunt ervoor kiezen om een eigen een PKIoverheid services server certificaat te gebruiken of het interne certificaat XBRL reports. In hoofdstuk XX is beschreven hoe een certificaat kan worden geselecteerd. 9.1 Verzenden Na het klikken op de knop Verzenden in het communicatiedeel van de XBRLreports werkbalk verschijnt de volgende scherm: 3 Op termijn wordt ook het verzenden van de kredietrapportages aan de BIV (Bancaire Infrastructurele Voorzieningen) ondersteund. Deze termijn is afhankelijk van het moment dat de BIV de recente generieke koppelvlak specificatie ondersteund. 45

46 9.1.1 Stap 1 De te verzenden XBRL instance wordt in de eerste stap geselecteerd. Na de selectie van de XBRL instance worden automatisch de benodigde gegevens uit de berichtentabel opgehaald en toegevoegd aan de stappen 2, 3 en 4. Eveneens worden alle identificaties in de instance opgehaald Stap 2 Bij de tweede stap dient het afleverpunt te worden geselecteerd. De afleverpunten zijn afkomstig uit de berichtentabel. Indien maar één afleverpunt aanwezig, dan is de selectiebox uitgeschakeld. 46

47 9.1.3 Stap 3 Bij stap 3 geeft u type berichtsoort op. Deze informatie is eveneens afkomstig uit de berichtentabel. Een voorbeeld waarbij uit meerdere berichtsoorten te selecteren is, is de aangifte inkomstenbelasting. Deze kent de berichtsoorten IB_Winst, IB_Nietwinst, IB_M_Winst en IB_M_Nietwinst Stap 4 In de vierde stap dient de identificatie en de type identificatie te worden geselecteerd. De te selecteren identificaties zijn afkomstig uit de geselecteerde XBRL instances. Doorgaans bevat een instance maar één identificatie. Uitzonderingen zijn de aangifte inkomstenbelasting en de aangifte vennootschapsbelasting. De valide type identificatie(s) behorende bij de geselecteerde XBRL instance zijn afkomstig uit de berichtentabel. De geselecteerde type identificatie dient aan te sluiten bij de geselecteerde identificatie. In onderstaande afbeelding is het inschrijvingsnummer handelsregister. Daar hoort het type KvK bij Stap 5 Bij stap 5 moet het unieke verzend kenmerk worden opgegeven. Dit kunt u vergelijken met de referentie dat u hanteert bij uw papier correspondentie. Op basis van dit uniek kenmerk kan bij eventuele vragen de uitvragende partij met u contact opnemen. Het opgeven van een uniek verzend kenmerk is verplicht. In onderstaand voorbeeld wordt de jaarrekening over 2014, van de onderneming met handelsregisternummer op 30 maart 2015 verzonden Stap 6 In de laatste stap dient de rol van u als verzender te worden opgegeven. XBRLreports heeft drie rollen gedefinieerd: 1. Intermediair, in deze rol verstuurd de intermediair een XBRL instance namens zijn klant 2. Inhoudingsplichtige, in deze rol verstuurd u uw eigen fiscale aangifte 3. Verantwoordingsplichtige, in deze rol verstuurd u uw eigen jaarrekening of andersoortige verantwoordingsrapportage 47

48 9.1.7 Verzendstatus Als alle gegevens bij de zes stappen correct zijn opgegeven, kan op de knop Verzenden worden gedrukt. De status van het verzenden wordt getoond in de sectie Verzendstatus. Als de verzendstatus meldt dat de XBRL instance is ontvangen geeft dit nog geen zekerheid dat de XBRL instance door de uitvragende partij is ontvangen en geaccepteerd. Deze terugkoppeling kan worden opgevraagd bij Status info. Hieronder een voorbeeld dat het verzenden van de XBRL instance succesvol is verlopen. In onderstaand voorbeeld is het verzenden niet geslaagd. Een oorzaak hiervoor kan zijn dat het afleverpunt dicht staat vanwege onderhoud. 9.2 Status info Na het succesvol verzenden van een XBRL instance is het noodzakelijk dat de status informatie van de desbetreffende instance wordt opgevraagd. Met deze informatie kunt u controleren of de uitvragende partij uw XBRL instance heeft ontvangen en geaccepteerd. Het afleverpunt en de uitvragende partij kunnen om meerdere redenen de XBRL instance afkeuren. De redenen voor afkeur staan eveneens vermeld in de status informatie. De status informatie kunt u opvragen door een XBRL instance in het overzicht te selecteren, hierop te dubbelklikken of op Ophalen status informatie te klikken. Indien de uitvragende partij de XBRL 48

49 instance heeft geaccepteerd, verschijnt de volgende status informatie met een groene vink. Dit is een definitieve eindstatus. Indien nog geen eindstatus is bereikt. Bijvoorbeeld omdat het afleveren aan de uitvragende partij nog niet is gelukt, dan verschijnt de volgende status informatie met een gele uitroepteken.dit is geen eindstatus en om deze reden dient op een later moment opnieuw de status informatie te worden opgevraagd. Het kan overigens 72 uur duren voordat een definitieve eindstatus is bereikt. Als het bericht door de ontvangende partij (bijvoorbeeld Digipoort) of de uitvragende partij is afgekeurd, dan verschijnt de volgende status informatie met een rode kruis. Dit is een definitieve eindstatus en het bericht zal na correctie opnieuw verzonden moeten worden. De reden van afkeur staat vermeld bij de status informatie. 49

50 Als er een definitieve eindstatus is bereikt dan is deze niet meer vanuit XBRLreports op te vragen. Een eindstatus blijft altijd ongewijzigd (afgekeurd of geaccepteerd). De historie van de verzonden XBRL instances kunt u opvragen met de XBRLreports Communicatie Manager. 50

51 10 Overig Het onderdeel Overig bestaat uit een gedeelte voor instellingen en ondersteuning Instellingen Onder Instellingen is het mogelijk de werking van XBRL reports nader te configureren. Daarnaast kunnen onder Instellingen de default waarden voor identifier scheme en valuta worden aangepast Algemeen Onder Algemeen staan een tweetal instellingen voor het invoegen van een template. De eerste instelling heeft betrekking op de waarschuwing dat vanaf de geselecteerde cel in het werkblad alles door de template wordt overschreven. Indien deze optie is geactiveerd, dan verschijnt de waarschuwing. Met de tweede template instelling kan worden bepaald of dimensionele members onderdeel uitmaken van een template. Dimensionele members worden door de bouwer van het XBRL rapport soms additioneel in de presentatie definities van het XBRL rapport opgenomen. Dit bijvoorbeeld om de structuur (inhoud en volgorde) van een verloopoverzicht te verduidelijken. Om het mappingsproces efficiënt uit te voeren beschikt XBRLreports over smart mapping. Hiermee worden de geselecteerde dimensie\waarden van de eerder gemapte items onthouden en voor nieuwe items automatisch geselecteerd. U kunt smart mapping activeren of deactiveren onder Algemeen. 51

52 Kleuren De verschillende onderdelen van de template hebben een eigen specifieke kleur. Dit om de onderdelen duidelijk herkenbaar te maken. De kleuren kunnen naar eigen voorkeur worden aangepast. Een uitleg van de verschillende onderdelen treft u aan in de uitleg van de presentatie view in hoofdstuk Systeem Locatie XBRLreports bestanden Onder Systeem is het mogelijk om de locatie van de XBRLreports bestanden te wijzigen. Hiermee kan in een kantooromgeving de bestandslocatie verwijzen naar een locatie op het kantoornetwerk, zodat iedereen gebruik kan maken van dezelfde set XBRL rapporten. Het beheer van de XBRL rapporten kan dan centraal plaatsvinden. 52

53 Onderhoud stamtabellen Identifier scheme XBRLreports is een generieke toepassing, dat niet gebouwd voor een specifieke rapportage, maar gebouwd op basis van de NTA (Nederlandse Taxonomie Architectuur). Dit betekent dat toekomstige XBRL rapporten uit nieuwe domeinen, als ze voldoen aan de NTA, door XBRLreports kunnen worden verwerkt. Elk domein kent zijn eigen type identificatie (identifier scheme) waarmee zij de verzendende organisatie identificeert. Met Identifier scheme kunnen nieuwe identifier scheme s worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden. Valuta Daarnaast zijn ook de valuta s aan wijzigingen onderhevig. Een voorbeeld is de wijziging van de Surinaamse gulden (SRG) in de Surinaamse dollar (SRD). Met Valuta kunnen nieuwe identifier scheme s worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden. Vaste types In bepaalde gevallen is het noodzakelijk dat een bepaalde structuur (syntax) moet worden afgedwongen. Bijvoorbeeld in een situatie dat een getal altijd met twee decimalen in een XBRL instance moet worden opgenomen. Voorbeeld 1: Als de cel is voorzien van de waarde 2 en een mapping wordt toegepast met een vast type dat de notatiecode 0.00 bevat, dan wordt in de XBRL instance 2.00 als waarde geplaatst. Voorbeeld 2: Als de cel is voorzien van de waarde 7,5555 en een mapping wordt toegepast met een vast type dat de notatiecode 0.00 bevat, dan wordt in de XBRL instance 7,56 als waarde geplaatst. De vaste types kunt u aanpassen bij Vaste types. Elke vaste type is voorzien van een notatiecode waarmee de structuur wordt bepaald. Het formaat van de notatiecode is gelijk aan de Excel notatiecode. De vaste type is het item waarop de notatie van toepassing is. Tijdelijke bestanden Om XBRL instances te maken en te importeren worden tijdelijke bestanden aangemaakt. Deze worden na de handeling verwijderd. Indien van toepassing kan de support afdeling van XBRLreports u verzoeken het verwijderen van tijdelijke bestanden uit te zetten. De tijdelijke bestanden kunnen dan worden gebruikt voor nader onderzoek. Het advies is overigens om tijdelijke bestanden altijd te laten verwijderen. 53

54 Communicatie Berichtentabel Met importeren kunt u de meest recente berichtentabel importeren. De berichtentabel bevat informatie van de uitvragende partij voor het verzenden van een XBRL instance. Bij de installatie van XBRLreports is XBRLreports voorzien van een actuele berichtentabel. Indien een nieuwe versie (bijvoorbeeld na de publicatie van een nieuwe taxonomie) is vereist, dan kunt u deze downloaden vanaf de website van XBRLreports. Certificaat Hier kunt u aangeven of u de XBRL instances wilt versturen met een eigen PKIoverheid services server certificaat. Indien u dit selecteert, terwijl er eerder geen eigen certificaat is geselecteerd, of u klikt op Selecteer, dan krijgt u een overzicht te zien van de certificaten geïnstalleerd op uw computer. Hierop dient u vervolgens het juiste certificaat te selecteren. Indien u ervoor kiest om geen eigen PKIoverheid services server certificaat te gebruiken, dan kunt u gebruik maken van het interne certificaat van XBRL reports. Het interne certificaat van XBRL reports is een volwaardig PKIoverheid services server certificaat. Het gebruik van de interne PKIoverheid services server certificaat valt binnen de Eindgebruikerslicentie voor XBRLreports. Zie hiervoor bijlage 17. Locatie database XBRLreports Communicatie Manager Hier geeft u aan wat de locatie is van de XBRLreports Communicatie Manager database. De XBRLreports Communicatie Manager is een apart programma voor het versturen van XBRL instances en het beheer ervan. De locatie dient alleen te worden aangepast als XBRLreports Communicatie Manager in een netwerkomgeving door meerdere personen moet worden gebruikt. De XBRLreports Communicatie Manager is een aanvullende tool. Dit product dient u afzonderlijk te installeren en heeft een eigen handleiding. 54

55 Registratie Het registreren (activeren van de licentie) van XBRLreports staat beschreven in hoofdstuk Help & support Met Help krijgt u toegang tot de laatste versie van deze handleiding. Met Support wordt uw e- mail programma opgestart met daarbij het juiste adres en onderwerp voor het stellen van uw supportvraag. In het venster van Help & support wordt ook de registratiegegevens getoond en het versienummer van XBRLreports. Deze gegevens dient u op verzoek van de supportafdeling te verstrekken. 55

56 11 Use cases De technische werking van XBRLreports is in de voorgaande hoofdstukken beschreven. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op welke wijze XBRLreports in de praktijk kan worden gebruikt. Dit gebeurt met een drietal use cases: 1. Vooraf gedefinieerde template 2. Nieuwbouw 3. Van import naar template Centraal in de uitleg van de use cases staat het maken van een commerciële publicatiestuk voor een kleine rechtspersoon. Het boekjaar waarover wordt gerapporteerd loopt van 1 januari 2014 tot en met 31 december Vooraf gedefinieerde template De meest eenvoudige manier om een XBRL instance te maken, is door gebruik te maken van een vooraf gedefinieerde template. Het grote voordeel is dat in de meeste gevallen niet tot nauwelijks hoeft te worden gemapt. Een template kan extern worden verkregen of zelf worden vervaardigt in Excel. Een template is een standaard Excel werkblad, die eventueel zelf gedefinieerde macro s mag bevatten of een koppeling met één of meerdere databases. Na het verkrijgen van de juiste gegevens in de betreffende cellen met de mapping codes, het eventueel aanpassen van de perioden en het opgeven van de juiste entiteit, kan de inhoud van het Excel werkblad omgezet worden in een XBRL instance Inlezen/importeren XBRL rapport Voorwaarde om een template te gebruiken is dat het bijbehorende XBRL rapport ingelezen is of als cabinet is geïmporteerd. Bij publicatiestuk voor een kleine rechtspersoon voor het boekjaar 2014 hoort het volgende XBRL rapport: kvk-rpt-kleine-rechtspersoon-publicatiestukken De exacte normatieve locatie is Vanaf deze locatie kan het XBRL rapport worden ingelezen. Aangeraden wordt overigens om XBRL rapporten niet in te lezen vanaf Inlezen vanaf internet duurt aanzienlijk langer dan inlezen vanaf een harde schijf. XBRL rapporten zijn een onderdeel van een taxonomie en vrijwel altijd worden taxonomieën ook gepubliceerd in een te downloaden ZIP-bestand. Bovengenoemde XBRL rapport is onderdeel van de Nederlandse Taxonomie 2015 (versie 9.0) en is te downloaden vanaf Na het uitpakken van het ZIP-bestand is de benodigde XBRL rapport te vinden in:..\taxonomie\ entrypoints\algemeen De tweede mogelijkheid om een XBRL rapport toe te voegen aan XBRLreports is het importeren van de bijbehorende cabinet. Informatie over het importeren van cabinets staat in hoofdstuk

57 Indien een cabinet voor het XBRL rapport aanwezig is, dan raden wij u aan deze te importeren. Het importeren van cabinets is efficiënter dan het inlezen van een XBRL rapport. Vrijwel alle taxonomieën worden minimaal eens per jaar geüpdatet of aangevuld met een extensie (nieuwe XBRL rapporten). Bijvoorbeeld door wijzigingen in wet- en regelgeving. Dit betekent dat voor elk nieuw boekjaar er een nieuwe taxonomie komt. Voor een publicatie over het boekjaar 2015 dient u dus een nieuw XBRL rapport in te lezen of als cabinet te importeren. Indien gekozen wordt om het XBRL rapport van de normatieve locatie (op het internet) te downloaden, dan kan het scherm van Inlezen rapport er als volgt uitzien. Als het inlezen is voltooid, dan wordt dit kenbaar gemaakt in de Voortgang sectie. De volledige informatie over het inlezen van een XBRL rapport staat beschreven in hoofdstuk

58 Selectie XBRL rapport Na het openen van de template dient het juiste XBRL rapport te worden geselecteerd. Dit kan rechtstreeks via de snel keuze menu Selecteer rapport of met het menu item van de XBRL rapport groep. Meer informatie hierover in hoofdstuk 6.2 Indien in het XBRL rapport meerdere talen als labels zijn opgenomen, dan kunt u hier de taal van uw keuze selecteren Aanpassen template Vanaf dit moment kunt u de cellen in de template voorzien van de juiste gegevens. De waarden kunnen rechtstreeks worden ingebracht of kunnen berekend worden door Excel formules. Indien uw leverancier van financiële software een database koppeling voor Excel levert, dan kunt u deze ook gebruiken. Een publicatiestuk voor een kleine rechtspersoon kan zowel op fiscale als commerciële grondslag worden opgesteld. Houdt hiermee rekening bij het selecteren van de juiste template. Op welke wijze extra cellen moet worden gemapt, bijvoorbeeld in het geval van een herhalende verzamelcontainer, staat beschreven in hoofdstuk

59 In de afbeelding hierboven kunnen de vooraf gemapte cellen herkend worden aan de rode driehoeken rechtsboven in de cel. Gemapte cellen die leeg zijn, worden niet opgenomen in de XBRL instance. Indien een cel gevuld wordt met de waarde 0, dan komt het item waarop de mapping code betrekking heeft in de XBRL instance terecht. De eerste cel die van een gegeven voorzien moet worden is B38. De waarde in cel B38 is Na. Het handelt hier om een identificatie of de balans dat gepubliceerd wordt voor of na resultaatbestemming is. Indien onbekend is welke waarde hiervoor moet worden ingevuld, dan is dit op te zoeken met Rapport overzicht. Zie hiervoor hoofdstuk 6.4. Volgens het Rapport overzicht moet de waarde voor Balans voor of na resultaatbestemming voldoen aan de type nlcodes:profitappropriationitemtype. In de bijlagen 15 en 16 kan worden nagezocht aan welke eisen een waarde moet voldoen. In dit geval mag de waarde alleen Voor of Na zijn. Indien een andere waarde wordt gebruikt dan zal de XBRL instance worden afgekeurd. In het geval van Balans voor of na resultaatbestemming kan het ook zijn dat de juiste waarde geselecteerd kan worden uit een voor gedefinieerde keuzelijst. Bedragen mogen voorzien worden van opmaak. Bij het opslaan van de template naar een XBRL instance wordt de opmaak op bedragen genegeerd. In de bovenstaand voorbeeld wordt Vaste Activa berekend door de Excel formule =SOM(B44:B46). 59

60 Aanpassen rapport specifieke gegevens Nadat alle gegevens in de template zijn aangebracht dienen eventueel de rapport specifieke gegevens te worden gewijzigd. Dit zijn de entiteit en de datums. De entiteit is de identificatie van de organisatie waar de XBRL instance over handelt. Bij een jaarrekening is dit het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel. De datums hebben betrekking op de rapportage perioden. Indien er sprake is van een parameter entiteit dan kan deze bij het opslaan naar een XBRL instance worden vervangen door het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel. Als er geen sprake is van een parameter entiteit, dan dient deze aangepast te worden met het Mapping beheer. Zie hiervoor hoofdstuk Bij het inlezen of importeren van en XBRL rapport zijn default datums bepaald. Indien deze datums niet overeenkomen met de rapportage perioden, dan kunnen deze gewijzigd worden met het Mapping beheer. Het wijzigen van de datums staat beschreven in hoofdstuk Opslaan XBRL instance De template is in deze fase gereed om de XBRL instance te vervaardigen. De template kan te allen tijde als Excel bestand worden opgeslagen en weer worden geopend. Ook kan de template worden uitgewisseld. Indien de ontvanger ook het juiste XBRL rapport tot zijn beschikking heeft, dan is de ontvanger van de template ook in staat om de gegevens te bewerken en in staat om de inhoud van de template op te slaan als XBRL instance. Om een XBRL instance op te slaan (te genereren) dient in de menubalk van XBRLreports opslaan te worden geselecteerd. Het opslaan van een XBRL instance is in vijf stappen verdeeld. Deze stappen zijn beschreven in hoofdstuk tot en met hoofdstuk Stap 1 betreft de selectie van het XBRL rapport. Indien in het Excel werkblad maar voor één XBRL rapport is gemapt, dan wordt deze automatisch geselecteerd. Stap 2 betreft de selectie van de identifier scheme voor de specificatie van de type identificatie van de onderneming. In het geval een publicatiestuk voor een kleine rechtspersoon is het Jaarrekening Kamer van Koophandel. Deze waarde kan worden aangepast bij Instellingen. Zie hiervoor hoofdstuk Stap 3 geeft de taal aan waarin de gegevens in de XBRL instance worden opgenomen. Zijn de toelichtingen en waarderingsgrondslagen in het Engels, dan dient hier de taal en te worden geselecteerd. 60

61 Bij stap 4 moet de entiteit worden opgegeven van de organisatie waarover wordt gerapporteerd. De waarde van de entiteit moet overeenkomen met de type identifier scheme zoals bepaald bij stap 2. Als in de een parameter identiteit is gebruikt dan moet deze worden omgezet naar het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel. Na het selecteren van #Onderneming en het klikken op de knop met de pijl naar rechts, verschijnt het volgende scherm: Bij Nieuw moet het inschrijvingsnummer van de Kamer van koophandel worden opgenomen. Nadat op aanpassen is geklikt, verschijnt het inschrijvingsnummer bij Opnemen in rapportage. De laatste stap bestaat uit het opslaan van de XBRL instance. Hiervoor dient een locatie en een bestandsnaam te worden opgegeven. Na het klikken op Opslaan kan het verloop van de creatie van de XBRL instance in de Voortgang sectie worden gevolgd. 61

62 De laatste twee meldingen in de Voortgang betreffen het resultaat van de validatie en dat het opslaan van de XBRL instance gereed is. In bovenstaand voorbeeld is de validatie zonder problemen uitgevoerd. Indien er fouten worden aangetroffen in de XBRL instance dan opent direct na het opslaan een overzicht met de foutmeldingen. Indien bij Balans voor of na resultaatbestemming de waarde Onbekend zou zijn. Dan verschijnt onderstaande foutmelding. De waarde in cel B38 voldoet niet de type nlcodes:profitappropriationitemtype. Balans voor of na resultaatbestemming mag alleen de waarde Voor of Na bevatten. In dit geval dient u de waarde in B38 te corrigeren en de XBRL instance op nieuw op te slaan. Een XBRL instance die validatie fouten bevat wordt gewoon opgeslagen. Het heeft echter geen zin om deze ongewijzigd te versturen. De XBRL instance zal worden afgekeurd Nieuwbouw Voorafgaand aan de nieuwbouw van een XBRL instance, dient de juiste XBRL rapport te worden ingelezen en geselecteerd. Deze handelingen staan beschreven in de hoofdstukken en Invoegen presentatie template Bij nieuwbouw wordt gestart met een lege Excel werkblad. Ter ondersteuning kan er voor worden gekozen om een template (op basis van de presentatie definities opgenomen in het XBRL rapport) in het Excel werkblad in te voegen. De ingevoegde template kan geheel naar eigen inzicht worden aangepast en aangevuld worden met de gegevens voor de publicatiestuk. Het is ook mogelijk om eerst te mappen en achteraf de gegevens van het publicatiestuk toe te voegen. Lege cellen die zijn gemapt worden bij het opslaan van de XBRL instance genegeerd. 62

63 Om de use case te verduidelijken wordt uitgegaan dat de gegevens al zijn toegevoegd Mappen Om de cellen te kunnen mappen dient eerst de Instance mapping pane te worden geopend. In de Instance mapping pane wordt de mapping code geconfigureerd. Eerst dient het item in de pane geselecteerd te worden waarop de waarde in de cel betrekking heeft. De eerste cel die wordt gemapt is cel G38. De waarde in cel G38 is Na. Het handelt hier om een identificatie of de balans dat gepubliceerd wordt voor of na resultaatbestemming is. Indien onbekend is welke waarde hiervoor moet worden ingevuld, dan is dit op te zoeken met Rapport overzicht. Zie hiervoor hoofdstuk 6.4. Volgens het Rapport overzicht moet de waarde voor Balans voor of na resultaatbestemming voldoen aan de type nl-codes:profitappropriationitemtype. In de bijlagen 15 en 16 kan worden nagezocht aan welke eisen een waarde moet voldoen. In dit geval mag de waarde alleen Voor of Na zijn. Indien een andere waarde wordt gebruikt dan zal de XBRL instance worden afgekeurd. 63

64 Het item Balans voor of na resultaatbestemming moet in Instance mapping pane worden geselecteerd. Om het item Balans voor of na resultaatbestemming snel te kunnen vinden kan gebruik worden gemaakt van de Filter functie. Na het selecteren van het juiste item worden de secties Datums, Dimensies/waarden en Eigenschappen automatisch gevuld met de juiste keuze mogelijkheden. De Entiteit moet altijd voorzien zijn van een waarde. Dit kan direct het juiste inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel zijn, maar ook een parameter entiteit dat bij het opslaan van de XBRL instance om te zetten is naar het juiste inschrijvingsnummer. In dit geval kiezen we ervoor om een parameter entiteit te gebruiken. Dit begint altijd met # karakter. Tijdens het hele mappingsproces blijft de entiteit ingevuld. De omschrijving is optioneel. Hier kunt u bijvoorbeeld de oorspronkelijke bron beschrijven van de waarde in de cel. Bijvoorbeeld een grootboekrekeningnummer. Vervolgens dienen de juiste keuze mogelijkheden in de Datums, Dimensies/waarden en Eigenschappen te worden geselecteerd. Indien de sectie Dimensies/waarden leeg is, dan zijn er geen dimensionele contexten voor het item van toepassing. Als bijvoorbeeld de datum Tot en met is niet geactiveerd is (grayed-out) dan heeft item geen betrekking op een periode. In onderstaand voorbeeld zijn de onderdelen van Eigenschappen niet geactiveerd. Er kan voor Balans voor of na resultaatbestemming niet worden aangegeven in welke valuta dit item moet worden opgenomen. Dit klopt, aangezien de valide waarden voor dit item Voor en Na zijn. Dit zijn teksten en geen geldbedragen waaraan een valuta kan worden gekoppeld. 64

65 Wel zijn de secties van de Datums en de Dimensies/waarden actief. In de Datums sectie zijn de datums Van/op en Tot en met beiden geactiveerd. Dit betekent dat de waarde Balans voor of na resultaatbestemming volgens de definities van het XBRL rapport gekoppeld moet worden aan een periode. In dit geval is dat het huidige boekjaar van de jaarrekening. In de tweede sectie Dimensies/waarden moet voor Balans voor of na resultaatbestemming de waarderingsgrondslag en type jaarrekening worden geselecteerd. In de casus gaan we uit van een enkelvoudige jaarrekening op commerciële grondslag. Als de optie voor smart mapping (zie hoofdstuk ) is geactiveerd, dan worden de gekozen members voor de volgende items onthouden. Nadat de mapping code correct is geconfigureerd dient cel G38 te worden geselecteerd, waarna de mapping code op cel G38 wordt aangebracht door te klikken op Mappen. Voor het mappen van de resterende cellen moeten de hierboven beschreven stappen worden herhaald. Indien een cel met een geldbedrag wordt gemapt, zoals cel G41 Immateriële vaste activa dan is de sectie Eigenschappen deels geactiveerd. Bij de Eigenschappen moet worden opgegeven in welke valuta het bedrag moet worden opgenomen in de XBRL instance en met welke nauwkeurigheid. In vrijwel alle gevallen is dit Decimals met INF. 65

66 Wij adviseren om cellen per periode en/of datum in een aparte kolom te plaatsen. Zoals in het voorbeeld wat in deze use case wordt gehanteerd. De cijfers voor het boekjaar 2014 in kolom G en de cijfers voor boekjaar 2013 in kolom H. Bij het mappen hanteert u voor elke cel dezelfde datum. Nadat Excel werkblad compleet is gemapt, past u per kolom de datums aan. Het achteraf aanpassen van datums staat beschreven in hoofdstuk Verzamelcontainers (tuples) Het commerciële publicatiestuk voor een kleine rechtspersoon kent ook herhalende gegevens, zoals de ondertekening door bestuurders en commissarissen. Deze situatie wordt voor de items automatisch door XBRLreports onderkend. Bij de Eigenschappen is de Container index dan geactiveerd. Om er voor te zorgen dat de gegevens van de bestuurders correct in de juiste verzamelcontainer (in dit geval een specificatie tuple) worden geplaatst, dienen de gegevens per bestuurder de gelijke containerindex te krijgen. De start van de verzamelcontainer wordt in dit geval gekenmerkt door de cel met de tekst Ondertekening door bestuurders en commissarissen [specificatie]. Container index = 1 Container index =2 Het gebruik van de containerindex staat beschreven in hoofdstuk 7.2, onder punt Opslaan XBRL instance Het Excel werkblad kan te allen tijde als Excel bestand worden opgeslagen en weer worden geopend. Als alle benodigde gegevens zijn gemapt, dan kan het Excel werkblad opgeslagen worden als een XBRL instance. Deze fase staat beschreven in hoofdstuk Van import naar template Indien geen template voorhanden is en er toch behoefte is aan een vooraf gemapte Excel werkblad kan overwogen worden deze te vervaardigen door het importen van een bestaande XBRL instance. 66

67 Voorafgaand aan het importeren van een XBRL instance, dient de juiste XBRL rapport te worden ingelezen en geselecteerd. Deze handelingen staan beschreven in de hoofdstukken en Importeren XBRL instance Naast de publicatie van een taxonomie worden door de uitgevende instanties vaak ook voorbeeld XBRL instances gepubliceerd. Zie hoofdstuk 3.3 voor de locaties. Voor het commerciële publicatiestuk voor een kleine rechtspersoon is door het SBR Programma het voorbeeld kvk-rpt-kleinerechtspersoon-publicatiestukken-commercieel-2014.xbrl gepubliceerd. Na het klikken op Importeren in het menu van XBRLreports verschijnt het Importeren instance venster. Na het selecteren van de juiste XBRL instance wordt het importeren gestart door het klikken op de Importeren. In de Voortgang sectie wordt als laatste weergegeven dat het importeren voltooid is. De geïmporteerde instance is in een nieuwe Excel werkblad opgenomen. Na het importeren wordt geadviseerd om de aanwezige waarden te verwijderen. Dit kan worden uitgevoerd door een bereik (range) te selecteren en op Del te drukken. De mapping codes worden hiermee niet verwijderd. Dit geeft de mogelijkheid de template te hergebruiken Aanpassen entiteit en datums In de ingelezen instance is een voorbeeld identiteit (inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel) gebruikt. Deze dient te worden aangepast naar een echte identiteit of een parameter identiteit. Wij adviseren het laatste. Bij het opslaan van de XBRL instance moet de parameter identiteit omgezet worden naar het inschrijvingsnummer. Het kan ook noodzakelijk zijn dat de datums aangepast moeten worden. Bijvoorbeeld in het geval van een gebroken boekjaar. Het integraal aanpassen van de entiteit en de datum is mogelijk met behulp van Mapping beheer 67

68 Op het tabblad Entiteiten kan de in het voorbeeld XBRL instance gebruikte identificatie ( ) worden omgezet naar de juiste inschrijvingsnummer of parameter identiteit. In onderstaand voorbeeld wordt de entiteit gewijzigd in de parameter identiteit #Onderneming. Om de wijziging in het gehele werkblad aan te brengen dient Toepassen op gehele werkblad te zijn aangevinkt. De aanpassing wordt effectief uitgevoerd na het klikken op Aanpassen. In onderstaand voorbeeld worden de datums gewijzigd. Voor de wijziging wordt er vanuit gegaan dat de onderneming opgericht is op 1 maart

69 Eveneens geldt hier om de wijziging in het gehele werkblad aan te brengen dient Toepassen op gehele werkblad te zijn aangevinkt. De aanpassing wordt effectief uitgevoerd na het klikken op Aanpassen. Met datums aanpassen is het niet mogelijk om de template aan te passen voor een nieuw boekjaar. Hier heeft u een nieuw XBRL rapport voor nodig, bijvoorbeeld in het geval van boekjaar 2015, de Nederlandse Taxonomie 2016, versie Indien gewenst kan ook het XBRL rapport worden aangepast onder Rapportage bij Mapping beheer. Zie hiervoor hoofdstuk Afronding template Niet in alle gevallen zijn voorbeeld instances compleet gevuld met alle benodigde gegevens. In dit geval dient u de ontbrekende mapping codes aan te brengen. Dit staat beschreven in hoofdstuk 7 en in de use case hoofdstuk Het Excel werkblad met de template kan altijd als Excel bestand worden opgeslagen en weer worden geopend. Als de gemapte cellen voorzien zijn van gegevens, dan kan het Excel werkblad opgeslagen worden als een XBRL instance. Deze fase staat beschreven in hoofdstuk

70 12 Bijlage: Nadere toelichting multi dimensionale definities Eén van de meest complexe taken bij het mappen is het toepassen van de multi dimensionale definities. In het XBRL rapport is gedefinieerd vanuit welke dimensionale context een bepaald item kan worden gerapporteerd. Een dimensionale context is bijvoorbeeld de grondslag (commercieel of fiscaal) of het type van de jaarrekening (enkelvoudig of geconsolideerd). In het rapport overzicht en de instance mapping pane (zie hoofdstuk 7.2) wordt de dimensionale context aangeduid als as. Dat het toepassen van multi dimensionale definities complex kan zijn, wordt veroorzaakt doordat een item niet in elke situatie voor elke dimensionale context behoeft te worden gemapt. Een voorbeeld hiervan is het Eigen vermogen, zoals deze is opgenomen in een jaarrekening. Het Eigen vermogen in de balans kent alleen de assen Grondslag en Type jaarrekening. In het verloopoverzicht van het Eigen vermogen, zoals opgenomen in de toelichting op de balans komen daar de assen Tijd en Eigen vermogen componenten bij. In de balans zijn de volgende componenten opgenomen voor het Eigen vermogen opgenomen: 31 december december 2013 Gestort en opgevraagd kapitaal Overige reserves Eigen vermogen Voor de items Gestort en opgevraagd kapitaal, Overige reserves en Eigen vermogen moet (indien relevant) de as Grondslag, met de respectievelijke members Commercieel of Fiscaal worden geselecteerd en de as Type jaarrekening met de respectievelijke members Enkelvoudig of Commercieel. Hoewel in de XBRL rapporten van de jaarrekeningen voor kleine ondernemingen een verloopoverzicht is gedefinieerd, is het niet nodig deze op te nemen in de XBRL instance.. In de toelichting op de balans is het volgende verloop overzicht opgenomen voor het Eigen vermogen: 31 december 2013 Allocatie van het resultaat Mutatie gedurende de periode 31 december 2014 Gestort en opgevraagd kapitaal (A) (B) Overige reserves (C) (G) (I) (D) Eigen vermogen (E) (H) (J) (F) In het bovenstaande verloop overzicht zijn de volgende vijf items te onderkennen: 1. Gestort en opgevraagd kapitaal 2. Overige reserves 70

71 3. Eigen vermogen 4. Eigen vermogen, allocatie van het resultaat 5. Eigen vermogen, mutatie gedurende de periode In de bovenstaande casus gaan we er vanuit dat het hier om een enkelvoudige jaarrekening gaat op commerciële grondslag. Gestort en opgevraagd kapitaal Het gestort en opgevraagd kapitaal (A) op 31 december 2013 wordt als volgt gemapt: Item : Eigen vermogen Datum : As 1 : Tijd [as]\begin van de periode [member] As 2 : Grondslag [as]\fiscaal [member] As 3 : Eigen vermogen, componenten [as]\aandelenkapitaal [member] As 4 : Type jaarrekening [as]\enkelvoudig [member] Het gestort en opgevraagd kapitaal (B) op 31 december 2014 wordt als volgt gemapt: Als boven, maar dan met datum Overige reserves De overige reserves (C) op 31 december 2013 wordt als volgt gemapt: Item : Eigen vermogen Datum : As 1 : Tijd [as]\begin van de periode [member] As 2 : Grondslag [as]\fiscaal [member] As 3 : Eigen vermogen, componenten [as]\overige reserves [member] As 4 : Type jaarrekening [as]\enkelvoudig [member] De overige reserves (D) op 31 december 2014 wordt als volgt gemapt: Als boven, maar dan met datum Eigen vermogen Het eigen vermogen (E) op 31 december 2013 wordt als volgt gemapt: Item : Eigen vermogen Datum : As 1 : Tijd [as]\begin van de periode [member] As 2 : Grondslag [as]\fiscaal [member] As 3 : Eigen vermogen, componenten [as]\eigen vermogen [member] As 4 : Type jaarrekening [as]\enkelvoudig [member] Het eigen vermogen (F) op 31 december 2014 wordt als volgt gemapt: Als boven, maar dan met datum

72 Eigen vermogen, allocatie van het resultaat Het Eigen vermogen, allocatie van het resultaat (G), als mutatie op de overige reserves wordt als volgt gemapt: Item : Eigen vermogen, allocatie van het resultaat Datum : As 1 : Grondslag [as]\fiscaal [member] As 2 : Eigen vermogen, componenten [as]\overige reserves [member] As 3 : Type jaarrekening [as]\enkelvoudig [member] Het Eigen vermogen, allocatie van het resultaat (H), als mutatie op het eigen vermogen wordt als volgt gemapt: Als boven, maar dan met de as en member: Eigen vermogen, componenten [as]\eigen vermogen [member]. Eigen vermogen, mutatie gedurende de periode Het Eigen vermogen, mutatie gedurende de periode (I), als de totale mutatie op de overige reserves wordt als volgt gemapt: Item : Eigen vermogen, mutatie gedurende de periode Datum : As 1 : Grondslag [as]\fiscaal [member] As 2 : Eigen vermogen, componenten [as]\overige reserves [member] As 3 : Type jaarrekening [as]\enkelvoudig [member] Het Eigen vermogen, allocatie van het resultaat (J), als de totale mutatie op het eigen vermogen wordt als volgt gemapt: Als boven, maar dan met de as Eigen vermogen, componenten [as]\eigen vermogen [member]. 72

73 13 Bijlage: Verklarende woordenlijst Term/afkorting Abstract Balance Cabinet Dimensie Entrypoint Extensie taxonomie FRIS Id Identifier scheme INF Inline XBRL Instance Item Definitie Een abstract is een item dat alleen in de presentatie wordt gebruikt. Bijvoorbeeld als kopje. Abstracts komen niet voor in een XBRL instance. De balance definieert de standaard balanspositie van een item. De waarde kan leeg (onbepaald), debit (bijvoorbeeld bij Liquide middelen) of credit (bijvoorbeeld bij Eigen vermogen) zijn. Een bestand dat gebruikt wordt bij de installatie van programma s of programma onderdelen. Een XBRLreport s cabinet bevat een ingelezen XBRL rapport en bijbehorende meta data, zoals de identifier scheme en de rapportage datums. Een dimensie geeft aan vanuit welke context het item gerapporteerd moet worden. Bijvoorbeeld om welke type jaarrekening (enkelvoudig/geconsolideerd) het gaat of de waarderingsgrondslag (commercieel/fiscaal). Een XBRL begrip voor het startpunt van een rapportage in een taxonomie. In deze handleiding is het begrip entrypoint vervangen door XBRL rapport. Een extensie taxonomie is een taxonomie dat deels op een andere taxonomie is gebaseerd. FRIS staat voor Financial Reporting Instance Standard. In een FRIS zijn de aanvullende regels beschreven waaraan een XBRL instance moet voldoen. Per type rapportage kunnen meerdere FRIS en van toepassing zijn. Er is hier dan sprake van een cascade toepassing. Een FRIS kan gelden voor meerdere rapportagedomeinen (zoals de Nederlandse Taxonomie), terwijl voor een specifieke rapportage in een domein FRIS (zoals de Kamer van Koophandel) aanvullende eisen zijn opgenomen. De id is de unieke identificatie van een XBRL component, zoals een item of een member, in een XBRL rapport. Een XBRL begrip voor de type identificatie van een organisatie of persoon. Zo kent de Kamer van Koophandel een andere type identificatie (inschrijvingsnummer) dan de Belastingdienst (bijvoorbeeld omzetbelastingnummer of burgerservicenummer). De waarde INF staat voor infinite,ofwel exact. Dit betekent dat de waarde in een instance exact als zodanig moet worden geïnterpreteerd. Een Inline XBRL bestand kan in een voor de mens leesbaar formaat in een webbrowser worden getoond. De opmaak en de indeling van het document komt overeen met een voor de mens bekend beeld, zodat een visuele interpretatie door de mens mogelijk is. In het Inline XBRL bestand zitten XBRL fragmenten dat met software getransformeerd kan worden naar een volwaardige XBRL instance, waardoor het weer geschikt is voor elektronische verwerking. Het fysieke bestand waarin de gegevens staan die worden gecommuniceerd conform de XBRL-standaard. Bijvoorbeeld de jaarrekening in het XBRL formaat die wordt gedeponeerd, wordt een (XBRL) instance genoemd. De term item heeft meerdere betekenissen. 1. Een onderdeel van het XBRLreports menu. 2. Een onderdeel in het XBRL rapport. 3. Een 73

74 Label Mapping code Max Member Min Nillable Parameter entiteit PeriodType Presentatie tuple Renderen Role Specificatie tuple gegeven (ook wel fact genoemd) dat in een XBRL instance kan worden opgenomen, bijvoorbeeld Liquide middelen of huisnummer. De tekst van een item dat wordt gebruikt als het item wordt gepresenteerd in een voor de mens leesbare formaat. De code die als opmerking wordt toegevoegd aan een Excel cel. In de mapping code zijn alle details opgenomen die ervoor zorgen dat de waarde in de cel op een juiste wijze in de XBRL instance wordt geplaatst. Een mapping code kan worden vergeleken met een barcode. Indien aanwezig, dan bepaald de waarde het maximale aantal dat een item (tuple of specificatie tuple) mag worden opgenomen in een XBRL instance. In een aantal gevallen wordt niet door het XBRL rapport gedefinieerd wat het maximale aantal is, maar is dit opgenomen in het FRIS-document. Een classificatie vanuit welke context wordt gerapporteerd. Bijvoorbeeld in het kader van waarderingsgrondslag kan dit commercieel of fiscaal zijn. Een member kan ook een onderneming identificeren in een rapportage als deze de gegevens van meerdere ondernemingen kan bevatten, zoals bij de aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Indien aanwezig, dan bepaald de waarde het minimale aantal keren dat een item moet worden opgenomen in een XBRL instance. Indien de waarde 1 is dat mag het item maar één keer voorkomen in de XBRL instance. Nillable is een XML escape mechanisme om verplichte items in een XBRL instance zonder waarde op te nemen. Voor XBRL rapporten die vallen onder de Nederlandse Taxonomie Architectuur is dit niet toegestaan. Een parameter entiteit is een variabele entiteit dat altijd begint met het # teken. Pas bij het opslaan naar een XBRL instance dient de parameter entiteit worden omgezet naar een juiste entiteit, zoals het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel of het omzetbelastingnummer. Het is toegestaan om meerdere parameter entiteiten in één Excel werkblad te gebruiken. Bijvoorbeeld voor de verschillende dochters van een onderneming. De periodetype definieert of het item op een bepaald tijdstip (bijvoorbeeld 31 december 2013) of over een bepaalde periode (bijvoorbeeld van 1 januari 2103 tot en met 31 december 2013) moet worden gerapporteerd. Bij het mappen houdt XBRLreports automatisch rekening met de type PeriodeType. Dit is een verzamelcontainer voor items die logisch gezien bij elkaar horen. Bijvoorbeeld de presentatie tuple Adres bevat o.a. de items Straat, Postcode en Woonplaats. Renderen is het gestructureerd omzetten van een XBRL instance naar een voor de mens leesbaar formaat. De definities hoe te renderen zijn opgenomen in het XBRL rapport. In de context van XBRLreports beschrijft dit een specifiek rapportageonderdeel. Bijvoorbeeld het voorblad of de toelichting op de winst- en verliesrekening. Dit is een verzamelcontainer dat kan worden herhaald. Een verzamelcontainer wordt bijvoorbeeld gebruikt bij de specificatie van 74

75 SubstitutionGroup Taxonomie Tuple Type XBRL XBRL rapport XML de investeringen. In container staan de gegevens die bij één specifieke investering horen. De substitutiongroup verwijst naar de specifieke grondvorm (fact, tuple, abstract, member ed.) van het XBRL component. Met XBRLreports hoeft u geen rekening te houden met de substitutiongroup s. Een taxonomie bevat de semantische, structuur en syntactische definities van één of meerdere XBRL rapporten. Een XBRL instance moet aan deze definities voldoen. Een XML begrip voor een verzamelcontainer van meerdere items die logisch gezien bij elkaar horen. In de context van XBRLreports wordt deze term gehanteerd als onbekend is of er sprake is van een presentatie tuple of een specificatie tuple. De type geeft aan wat de syntax eisen (technisch formaat) zijn van het XBRL component, zoals een item of een member. Een overzicht van de eisen zijn opgenomen in de hoofdstukken 15 en 16. extensible Business Reporting Language, een op XML gebaseerde digitale standaard voor de elektronische uitwisseling van financiële gegevens. In de context van XBRLreports is dit de complete set van definities die de inhoud van een XBRL instance definiëren. extensible Markup Language, een digitale standaard voor het elektronisch uitwisselen van gegevens. XBRL is volledig gebaseerd op XML. 75

76 14 Trivia 14.1 Software gegevens Belastingdienst XBRL instances die aan de Belastingdienst worden verstuurd dienen voorzien te zijn van gegevens over de softwareleverancier en het softwarepakket. Voor deze instances kunt u de volgende gegevens hanteren: Relatienummer softwareontwikkelaar : swo01726 Naam softwarepakket : XBRLreports Versie softwarepakket : Zie hiervoor het versie nummer zoals opgegeven bij Help & support. Conform onderstaand voorbeeld die u hier het gegeven te hanteren. 76