gelet op de Wet basisregistratie personen en de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014 BESLUIT

Transcriptie

1 Gemeenteblad 525 Privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2014 Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst gelet op de Wet basisregistratie personen en de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014 BESLUIT Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Voorst vast te stellen Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: a. wet: de Wet basisregistratie personen; b. verordening: de Verordening basisregistratie personen Voorst 2014, vastgesteld door de gemeenteraad d.d ; c. Besluit: het Besluit basisregistratie personen d. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; e. basisregistratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 2.7 van de wet; f. GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals die nu nog functioneert totdat de centrale opslag en bewerking van persoonsgegevens is geregeld; g. beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling basisregistratie personen Voorst 2014, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen; h. bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisregistratie personen wordt gevoerd; i. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1.1 van de wet, in de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente is opgenomen; j. binnengemeentelijke afnemer: een organisatieonderdeel van de gemeente Voorst; k. authentiek gegeven: een in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt. Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen 1. Beheerder van de basisregistratie personen is de manager waaronder de vakgroep Publiekszaken valt of een door deze functionaris aangewezen functionaris. 2. Bewerker van de gemeentelijke basisregistratie personen is niet van toepassing. 3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; b. (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; c. verstrekkingen aan organan van de gemeente of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie; Artikel 3 Authentieke gegevens Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken,

2 Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen 1. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de vakgroep Publiekszaken; b. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Voorst; c. de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers De in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen, ontvangen de in die tabel aangegeven gegevens systematisch ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, en derden, als bedoeld in artikel 3.3 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt 1. Aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers kunnen gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden met de beperkingen zoals omschreven in artikel 3.13 van de wet. 2. Wij kunnen bij afzonderlijk besluit gegevens verstrekken aan instellingen die zijn aangewezen in de artikelen 3.2, 3.3 en 3.9 van de wet en met inachtneming van de verordening. Artikel 9 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen of de BRP-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan; 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan. 4. In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft. Artikel 10 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Beveiligingsplan basisregistratie personen en waardedocumenten Voorst Artikel 11 Slotbepaling 1. Dit reglement treedt in werking 8 dagen na de dag van publicatie in het digitale gemeenteblad en werkt terug tot 6 januari Het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Voorst wordt ingetrokken wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van dit reglement waarbij de intrekking terugwerkt tot 6 januari 2014.

3 3. Dit reglement wordt aangehaald als Privacyreglement basisregistratie personen Voorst Aldus besloten in de vergadering van 30 september Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst, E.J.M. van Leeuwen secretaris drs. J.T.H.M. Penninx burgemeester

4 BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De Wet basisregistratie personen noemt in artikel 2.69, lid 1 de volgende algemene gegevens a. algemene gegevens: 1 gegevens over de burgerlijke staat waar het betreft de naam, de geboorte, het geslacht en het overlijden; 2 gegevens over de nationaliteit, met dien verstande dat geen gegevens over een vreemde nationaliteit worden opgenomen naast gegevens over het Nederlanderschap of het feit dat de betrokkene als Nederlander wordt behandeld; 3 gegevens in verband met het verblijfsrecht van de vreemdeling; 4 gegevens over het woonadres ; 5 gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene; Waar in het vervolg wordt gesproken over persoonsgegevens wordt bedoeld: Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, naamgebruik, geslacht/ De volgende dienstonderdelen van de gemeente Voorst hebben toegang tot de basisregistratie personen: Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader Gegevensset Alle gemeentelijke vakgroepen Vakgroep Publiekszaken Vakgroep Welzijn (WZ) Vakgroep Zorg (ZRG) Voor alle publieke taakvelden en met name voor het correct adresseren van brieven Wet BRP, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Leerlingenadministratie Leerplichtwet en Leerplichtregeling Opvang nieuwkomers Voorzieningen gehandicapten Jeugdzorg Ouderenzorg Gegevens betreffende de Geslacht, naam, adres, postcode, woonplaats van de ingezetenen van de Gemeente Voorst. Deze gegevens worden beschikbaar gesteld via het programma Corsa. Alle gegevens op PL en aangehaakte gegevens en persoonsgegevens,, oudergegevens. kindgegevens,, persoonsgegevens,, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, verblijfplaatsgegevens,,

5 Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader Gegevensset verblijfstitel. Vakgroep documentatie en Informatievoorziening (DIV) - documentaire informatievoorziening; en. Vakgroep Personele Zaken (PZ) - personeel en organisatie; en. Vakgroep Communicatie en Representatie (C&R) Vakgroep Informatie en Automatisering (I&A) Vakgroep Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW) Vakgroep Openbaar Grondgebied (BOG) - communicatie en representatie; Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties; Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW - beheer en inrichting openbare ruimte persoonsgegevens,, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, verblijfplaatsgegevens,, verblijfstitel. Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens; Vakgroep Veiligheid (VLH) - veiligheid en rampenbestrijding Vakgroep Groen en Infrastructuur (G&I) - Beheer wegen, riool, groen, water Vakgroep Belastingen (BEL) - Invorderingswet; - belastingen;, huwelijksgegevens, Vakgroep Huishoudelijke Dienst (HHD) - weekmarkt en standplaatsen; Vakgroep Economie en Grondzaken (EGZ) - grondexploitatie, economie en planrealisatie; Vakgroep Inkoop en gebouwenmanagement - beheer gemeentelijke accommodaties;

6 Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader Gegevensset (IGM) Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI) - vastgoedregistratie en - informatie Vakgroep Handhaving, Milieu en Afval (HMA) Vakgroep Financiën en Controlling Vakgroep Grondgebonden Projecten (GGP) - Controle naleving wetgeving op het terrein van milieu en afval en voorschriften op het terrein van de ruimtelijke ordening en bouw; - Controle debiteuren en crediteuren - verrichten interne controle werkzaamheden - ontwikkeling en bewaking van de integrale kwaliteitszorg; - ontwikkelen en opstellen van strategische beleidskaders plannen op het gebied van planontwikkeling; Adresgegevens Adresgegevens Griffie - secretariaat van de griffie; Adresgegevens Vakgroep Belastingen (BEL) - Invorderingswet; - belastingen;, huwelijksgegevens, gerelateerden Juridische Administratieve Ondersteuning (JAO) Managersassistende (MA) - complexe bezwaar- en beroepschriften: - oplossing geschillen met burgers; - behandelen aanvragen voor urgentie en woonvergunningen; - ondersteunen in leidinggevende taken; - Bieden van secretariële ondersteuning; - Verlenen administratieve ondersteuning; Adresgegevens Adresgegevens Vergunning (VRG) - regelgeving bouw- en sloopvergunningen en naleving daarvan; Verblijfplaatsgegevens

7 Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader Gegevensset Cultuurhistorie, archeologie en monumenten (CAM) - Afhandelen subsidieverzoeken; - deelnemen aan ruimtelijke projecten; - ontwikkelen, uitvoeren en beheren van beleid op het terrein van cultuurhistorie, archeologie en monumentenzorg; Verblijfplaatsgegevens Managers (MAN) Leidinggevende taken Verblijfplaatsgegevens De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

8 BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP Wie Waarvoor Gegevensset Vakgroep Zorg (ZRG) Vakgroep Welzijn (WZ) Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI) Uitvoering Sociale wetten. Ten behoeve van registratie leerlingen en leerplicht Uitvoering Leerplichtwet Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers. Vastgoedadministratie Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Vakgroep Belastingen (BEL) Uitvoering belastingwetgeving Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

9 BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt. Registratie Waarvoor Gegevensset Leerlingenregistratie (Key2Onderwijs) Documentenadministratie (CORSA) Bijhouding van de leerlingenadministratie Registratie Documenten, Dossiers, Organisatie, Personen Titiels en Vastgoed persoonsgegevens,, oudergegevens. kindgegevens, verblijfplaatsgegevens, Pesoonsgegevens, en verblijfplaatsgegevens Begraafplaatsenadministratie Bijhouding van het onderhoud van graven; rechthebbende Pesoonsgegevens, en verblijfplaatsgegevens Belastingenadministratie (Gouw IT) Vergunningen en handhaving-administratie (SQUIT-XO) Bijhouding van gegevens van belastingplichtigen Vullen van een schaduwregister Bijhouding administratie voor vergunning en handhavingszaken. Bijhouding van klachten, vergunningen als ook controle en handhaving persoonsgegevens,, oudergegevens. kindgegevens, verblijfplaatsgegevens, Pesoonsgegevens, en verblijfplaatsgegevens

10 BIJLAGE 4 Lijst van derden waaraan gegevens worden verstrekt. Wie Waarvoor Welke gegevens Gehei mhoudi ng Woningbouwverenigingen/woningcorporaties Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministr atie en de woningtoewijzing Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP Mogelij k Leg es Ne e Basis Art. 3.9 Wet BRP Ziekenhuizen Voor het uitoefenen van patiëntenzorg en het verlenen van medische zorg. Overlijdens worden doorgegeven; van belang voor planning ingrepen. Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP Moeilijk Ne e Art. 3.9 Wet BRP Stichting Mens en Welzijn Voorst Ten behoeve van de zorgverlening aan oudere inwoners van de gemeente Maximaal de gegevens genoemd in art. 3.9 Wet BRP betreffende inwoners ouder dan 75 jaar. Mogelij k Ne e Art.3.9 Wet BRP

11 BIJLAGE 5 Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Organisatieonderdeel Gegevens bs-z _ _privacyreglement basisregistratie personen Voorst 2014