Huisreglement Rol van de koster Gedrag in- en bij de kerk Wezep

Transcriptie

1 Huisreglement Ons kerkgebouw het Noorderlicht is een plek om samen te komen en elkaar te verbinden. Naast de erediensten vinden er kerkelijke activiteiten plaats. Overal waar we samen komen en gebruik maken van mogelijkheden en middelen gelden afspraken. Zo is het niet anders binnen ons kerkgebouw. Dit reglement geeft een overzicht van afspraken en regels die gelden bij het gebruik van ruimten in het kerkgebouw Noorderlicht te Wezep. Het reglement is opgesteld door de commissie bestuurlijke zaken (CBZ). Daar waar onduidelijkheid is volgt overleg met het CBZ die daarover een besluit zal nemen. Rol van de koster De koster is als gastheer aangesteld om het gebruik van de kerkzaal en verschillende vergaderruimtes in goede banen te leiden. Daarmee is hij (of diens plaatsvervanger) het centrale aanspreekpunt. Het volgende wordt oa verzorgd: het openen en sluiten van het gebouw; het gebruiksgereed maken van het kerkgebouw en/of de kerkzalen voor activiteiten; het opstellen van apparatuur en het bedienen van de technische installaties; toewijzing van de zalen; verzorgen van koffie en of thee. Wezep November 2013 Gedrag in- en bij de kerk Voorkomen van hinder: Iedere gebruiker/gast doet zijn of haar best om overlast en onnodig werk te voorkomen. Buiten het gebouw is het belangrijk dat de omwonenden geen onnodige hinder ondervinden. Onderlinge hinder, door hard praten, muziek, of andere geluiden, moet worden voorkomen. Stalling fietsen en scooters: Buiten het gebouw is er royaal plaats voor het stallen van rijwielen. De rijwielen horen in de daarvoor bestemde rekken of tussen de rijwielbogen. Daarbij is het noodzaak dat de nooduitgangen en looppaden altijd helemaal vrij blijven. Zie ook de stoeptegels met vermelding; HIER GEEN FIETSEN. Om schade te voorkomen is het ook belangrijk dat er geen rijwielen tegen de gevel of kozijnen van het gebouw worden geplaatst! Pagina 1

2 Parkeren auto s: Voor het parkeren van auto s kan gebruik worden gemaakt van de parkeerplaatsen in de nabijheid van het kerkgebouw. Parkeren in de vakken en doorgangen vrijhouden! Roken en ander afval: Roken is niet toegestaan in het gebouw, laat de peuken, buiten het gebouw, in de daarvoor bestemde peukenpalen bij de hoofdingang achter. Gebruik zalen Noorderlicht De koster beheert de agenda van de kerk, en legt daarin centraal de reservering van zaalruimte vast. Zalen kunnen vooraf worden gereserveerd, bij voorkeur een week van te voren. Dit kan bij de koster rechtstreeks, via mail of telefoon. Zonder reservering is gebruik van zaalruimte niet mogelijk. Degene die de zaalruimte reserveert is het aanspreekpunt. Bij de reservering van zaalruimte aangegeven of er ook koffie of thee gewenst is. De koffie en thee wordt verzorgd door de koster of hulpkoster(s) en in principe vanaf de serveerbalie bij de keuken. Alleen de koster en de hulpkoster(s) hebben toegang tot de keuken! Als er even niemand achter de balie is dan wachten we even. Indien voor het gebruik van zalen of de kerkzaal ook ondersteunende materialen moeten worden geplaatst of opgehangen is het gewenst dat dit van te voren wordt afgestemd. Elkaar informeren versterkt de samenwerking zonder verrassingen. Seizoenreservering: In de kerk vinden er buiten de (zondagse) erediensten activiteiten plaats met een repeterend karakter. Zoals de catechisaties, jeugd-, vrouwen- en mannenverenigingen, de kerkenraad, kerkelijke commissies, jeugdsoos en dergelijke. Voor deze activiteiten wordt bij de start van een nieuw seizoen de reservering geregeld. Vakantieperiode: Tijdens vakantieperiodes is de kerk beperkt beschikbaar voor vergaderingen of andere activiteiten. Reservering van zaalruimte voor een incidentele activiteit in een vakantieperiode kan in overleg worden afgestemd. Voorrang voor bijzondere erediensten: Bijzondere erediensten zoals huwelijksbevestiging, dankdag en biddag en bijzondere bijeenkomsten zoals begrafenissen gaan altijd voor op vaste avonden van andere gebruikers. In overleg kan er een andere avond worden gezocht voor de activiteiten die hierdoor komen te vervallen. Annuleren of wijzigen van reservering zaalruimte: Als er veranderingen zijn in vergaderdata, vervallen vergaderingen of reservering van apparatuur dient dit gemeld te worden. Liefst 2 dagen van te voeren. Het biedt de mogelijkheid om anderen de ruimte of apparatuur alsnog aan te bieden. Gebruik en opstelling meubilair Als voor een activiteit de opstelling van het meubilair moet worden veranderd, wordt dit geregeld met de koster. De koster kan degene die de zaalruimte heeft gereserveerd vragen om daarbij te assisteren. Na gebruik dienen de mensen die gebruik hebben gemaakt van de zaal deze weer in oorspronkelijke staat op te leveren. Als, bij gebruik van de kerkzaal, inrichting van het liturgisch centrum moet worden aangepast dient dit vooraf te worden besproken. Gezamenlijk zal dan bekeken worden hoe en of dit uitgevoerd kan worden. Gebruik apparatuur Bij de zaalreservering kan, indien gewenst, beschikbare apparatuur worden gereserveerd. Gebruik beeld- en/of geluidsopname apparatuur in erediensten Tijdens erediensten mag worden gefotografeerd of gefilmd na toestemming van- en onder afspraken met de kerkenraad / predikant. De belanghebbende of de fotograaf neemt daarvoor zelf contact op met de kerkenraad / predikant. Pagina 2 Pagina 3

3 Gebruik orgel Voor het bespelen van het orgel in de kerk kan contact opgenomen worden met de contactpersoon organisten: Jan prins. Gebruik kaarsen / waxinelichtjes e.d. De naleving van de wettelijke regels rondom brandveiligheid in openbare gebouwen wordt jaarlijks door de lokale brandweer gecontroleerd. Het branden van kaarsen of ander open vuur in de kerkzaal is onder strikte voorwaarden toegestaan. In de overige ruimtes van de kerk is dat niet toegestaan. De aanwijzingen, die door de koster hierover worden gegeven, moeten altijd worden opgevolgd. Technische installatie: De bediening van de technische installaties zoals verwarming en dergelijke zijn centraal geregeld. Voor opmerkingen over of bijstellen van de verwarming of andere technische installaties even contact opnemen met de koster. Gebruik van de keuken De keuken, met apparatuur, bestek, serviesgoed en voorraad, wordt beheerd en bemand door de koster. Als, bij een kerkelijke activiteit, sprake is van catering door derden is dat in overleg. Gebruik bergruimte / opslag De bergruimten in Noorderlicht zijn bestemd voor het opbergen van materialen en meubilair wat behoort bij de inventaris van Noorderlicht. Opslag van materialen van derden is tijdelijk toegestaan als het rechtsreeks verband houdt met een repetitie voorafgaand aan een project of activiteit in Noorderlicht. Opslag van muziekinstrumenten en apparatuur van derden voor gebruik bij wekelijkse (of daarmee gelijk te stellen) gebruik van ruimten is niet mogelijk. Openingstijden Er wordt naar gestreefd Noorderlicht zoveel mogelijk een open karakter te geven. Tijdens gebruik zal de koster of zijn vervanger aanwezig zijn. In overleg kunnen verantwoordelijkheden worden overgedragen aan een sleuteldrager. Gebruik van de kerk of vergaderzalen in de morgen- of middaguren is in principe mogelijk maar dient op tijd te worden afgestemd. Vergadertijd / gebruikstijd: De avondvergaderingen zijn op werkdagen uiterlijk om uur afgelopen. Met uitloop en vertrek van alle mensen wordt het gebouw dan uiterlijk om uur afgesloten. Verhuur Noorderlicht. Verhuur van zaalruimte aan gemeenteleden voor verjaardag of jubileum tot maximaal 75 personen is mogelijk. Verhuur voor niet kerkelijke activiteiten: Als de kerkzaal en/of vergaderzalen voor gebruik worden aangevraagd door een niet-kerkelijke / interkerkelijke of door een niet-gereformeerde organisatie, stemt de koster dit eerst af met de commissie bestuurlijke zaken. Pagina 4 Pagina 5

4 Tarievenlijst zalen Noorderlicht Overzicht capaciteit en bijbehorend huurtarief. Opstelling > Zaal V theat er carré / vergader Cabaret school examen Zaalhuur en toeslag in Incl. evt. Beamer 1 dagdeel 2 dagdelen aan elkaar 3 dagdelen aan elkaar Kerkzaal ***) 500 NVT NVT NVT NVT 300,- 450,- 550,- Kerkzaal ***) met 12 of NVT NVT NVT NVT 350,- 525,- 640,- Kerkzaal ***) Met 12 en NVT NVT NVT NVT 400,- 600,- 740,- Zaal 12 **) stoelen 100,- 150,- 190,- Zaal 15 **) stoelen 100,- 150,- 190,- Zaal 18 **) NVT 16 NVT NVT NVT 75,- 110,- 130,- Zaal 09 **) NVT 16 NVT NVT NVT 75,- 110,- 130,- Zaal 10 **) NVT 28 NVT NVT NVT 85,- 125,- 150,- Zaal 20 **) (crêche) NVT 28 NVT NVT NVT 85,- 125,- 150,- Spreekkamer **) NVT 6 NVT NVT NVT 50,- 75,- 100,- Zaal 1.04 Gebruik als vergaderruimte 30 personen (soosruimte) Sta ruimte 50 personen 140,- 190,- 250,- Toelichting tabel: NVT = Opstelling niet in voorzien (of niet mogelijk). Dagdeel = Ochtend 08:30 uur t/m 12:30 uur (of deel daarvan) Middag 13:00 uur t/m 17:00 uur (of deel daarvan) Avond 18:30 uur t/m 22:30 uur (of deel daarvan) In overleg kan een afwijkende aaneengesloten tijd van vier uren in rekening worden gebracht als één dagdeel. Voor het huren van het gehele gebouw met gebruik van meerdere zalen worden de huurprijs en de gebruikscondities in overleg bepaald. Pauze in de vergadering betekent in principe koffie / thee afhalen bij de serveerbalie in de foyer / entreehal. Gebruik foyer is dus in de huur begrepen. Verkoopprijs van koffie, thee, fris bedraagt 1,50 per consumptie. In overleg bestaat de mogelijkheid om kannen koffie in de vergaderzaal te plaatsen. **) Bij de reservering kan afgesproken worden dat in deze zalen de koffie / thee met kopjes e.d. vooraf in de zaal wordt klaargezet. ***) Bij het huren van de kerkzaal is het gebruik van zaal 20 als crèche gratis. NB: wel vooraf tegelijk reserveren! Overige zaken Gebruik alcoholhoudende dranken: Nuttigen van alcohol houdende dranken is enkel toegestaan bij besloten bijeenkomsten. Verder is er vrijstelling (onder voorwaarden) voor het schenken van alcoholhoudende dranken op vrijdagavond in de soos. Vergoedingen: Er wordt géén vergoeding voor zaalgebruik en koffie / thee in rekening gebracht aan: De kerkenraad, de diaconie, en alle kerkelijke commissies. Kerkelijke verenigingen en plaatselijke gereformeerde organisaties. Vergaderingen die door of vanwege de kerkenraad georganiseerd worden. Wijkactiviteiten Openen / sluiten van het kerkgebouw Als regel zorgt de koster of diens plaatsvervanger/sleuteldragers voor het openen en afsluiten van de kerk. In overleg kan de koster regelen dat de laatste die de kerk verlaat verantwoordelijk is voor het correct afsluiten van de kerk. Voor evenementen waar entree voor wordt gevraagd zal 1,- extra per bezoeker in rekening worden gebracht bij de organisator van het evenement. Pagina 6 Pagina 7

5 Uitgifte sleutels De kerk kent een zogenaamd sleutelplan dat wordt beheerd door de koster. Een sleutel wordt alleen gegeven als het noodzakelijk is bij de vlotte uitoefening van een kerkelijke taak of functie en duurt zolang de taak of functie geldt. De sleutel kan worden verkregen bij de koster. Ieder tekent persoonlijk voor ontvangst van een sleutel. Bij het inleveren wordt de registratie weer ongedaan gemaakt. De sleutel mag niet worden uitgeleend! Publicatie Het ophangen en/of plaatsen van presentaties en/of andere (wand) versieringen gaat te allen tijde in overleg met de koster. Voor het plaatsen van obstakels in de zalen en gangen van Noorderlicht gelden strikte voorwaarden in verband en voor het zeker stellen van de vluchtmogelijkheden bij brand of calamiteiten. Ontruimings- of calamiteitenplan, AED (in progress jan 14) Als zich een incident of calamiteit voordoet, is het belangrijk slachtoffers te voorkomen, de schade te beperken en zo snel mogelijk weer terug te keren naar de normale situatie. Het ontruimings- of calamiteitenplan geeft een overzicht van maatregelen, procedures en voorzieningen die zijn getroffen om in geval van een calamiteit zo doeltreffend mogelijk te handelen. Alle direct betrokkenen, waarvan verwacht wordt dat ze een functie bekleden bij een calamiteit in onze kerk, zullen op de hoogte worden gebracht van het plan. Een afschrift van het plan hangt op het bord in de keuken bij de kosters. In het Noorderlicht is een AED aanwezig. Inzet van de AED kan te allen tijde indien gewenst. Binnen onze gemeente zijn diverse leden aanwezig die een cursus voor gebruik van de AED hebben gevolgd. Een overzicht van namen hangt naast de AED. Bijzondere Erediensten: Huwelijksbevestigingen Voor een eredienst met huwelijksbevestiging is de regeling huwelijksbevestiging in het handboekje van de kerk opgenomen. Reglement begrafenissen Doel: duidelijkheid voor familie, predikant, ouderling en koster(s) over wat er van elkaar wordt verwacht. Contact opnemen met de familie De predikant of wijkouderling heeft als eerste contact met de familie. Hij gaat na of de begrafenis vanuit de kerk gaat plaatsvinden. In dat geval zal de predikant of wijkouderling dit doorgeven aan de koster. Ook zal hij de familie te kennen geven dat de koster voor het gebruik van het gebouw en de regeling voor eventueel koffie/thee e.d. de contactpersoon is. De rol van de predikant De predikant verzorgt de samenkomst en heeft overleg over de indeling van de samenkomst en geeft op tijd de liturgie door. De predikant regelt met de familie hoe de indeling van de samenkomst zal zijn en wat er bijvoorbeeld op het kerkhof en bij een eventuele broodmaaltijd nog van hem wordt verwacht. Zo komt het voor dat de predikant of wijkouderling wordt gevraagd bij de broodmaaltijd voor te gaan in (dank)gebed. De liturgieblaadjes De liturgie wordt door de predikant in overleg met de familie opgesteld. De familie verzorgt drukwerk liturgie. Er is een mogelijkheid om door de familie gebruik te maken van de beamer in de kerk. Dit kan afgestemd worden met de beamercommissie. Organist Als een bepaalde organist de voorkeur heeft bij de familie, zorgt de familie voor de organist. Als de familie dit overlaat aan de kerk dan zal de koster, via de contactpersoon organisten, een organist regelen. (Richtlijn: 30,- Voor een beroepsorganist is 100,- gebruikelijk) De vergoeding wordt in dat geval in rekening gebracht door de kerk bij de familie. Pagina 8 Pagina 9

6 Contact tussen begrafenisondernemer en koster. De koster stemt met de begrafenisondernemer de praktische zaken af. Gebruik kerkgebouw en verzorging van een eventuele broodmaaltijd. Volgens de gemaakte afspraken met de familie zorgt de koster voor, klaarzetten van de zalen, regelen bediening en de inkoop Het in rekening brengen van kosten. De koster maakt de factuur op met totale kostenverdeling en stuurt deze naar betrokkene en een afschrift naar de penningmeester van de kerk. Tarieven Begraven vanuit de kerk worden geen kosten in rekening gebracht voor zaalhuur. Als verwacht gaat onze eigen predikant voor of, indien vacant, de consulent. De eigen predikant of consulent ontvangt hiervoor geen vergoeding. Als de familie aangeeft dat zij een andere predikant wenst, dient zij dit zelf af te stemmen met de betreffende predikant (inclusief eventuele daaraan verbonden kosten). Er is ook gelegenheid om koffie te drinken of een complete broodmaaltijd te nuttigen. De koster kan dit, tegen een vergoeding, verzorgen. De kosten van een koffietafel en/of broodmaaltijd inclusief de bediening worden in rekening gebracht bij de familie, eventueel via de begrafenisondernemer. Een koffietafel of broodmaaltijd wordt als volgt in rekening gebracht: Belegde broodjes: 1,50 per stuk Koffie, thee fris: 1,50 per consumptie Bediening: bij broodmaaltijd 50,- per persoon ( gebruikelijk 3 personen ) Bediening: alleen koffie/thee 30,- per persoon ( gebruikelijk 3 personen ) Pagina 10