Inhoud van een PDC De facilitaire dienst levert producten en diensten aan de organisatie-onderdelen van de organisatie.

Transcriptie

1 VOORBEELD PRODUCTEN EN DIENSTENCATALOGUS (PDC) (voor een gemeente) Inhoud van een PDC De facilitaire dienst levert producten en diensten aan de organisatie-onderdelen van de organisatie. Als uitgangspunt voor de te verlenen dienstverlening is gekozen voor een efficiënt en kwalitatief compleet aanbod. Het zijn de interne klanten van de gemeente, die vooraf bepalen door accordering van dit Producten- en dienstenoverzicht welke vormen van dienstverlening en welke kwaliteit worden aangeboden. Het beheer en onderhoud van de catalogus is in handen van de facilitaire dienst. Het aanbod van de producten en diensten van de facilitaire dienst wordt met het managementteam worden vastgelegd in een Dienstverleningsafspraak (DVA). a. Algemene Facilitaire Dienstverlening reserveren vergaderruimten (basispakket, aanvullende voorzieningen en pluspakket); avondvergaderingen en vergaderingen bestuursorganen (basispakket en aanvullende voorzieningen); officiële ontvangsten, bijeenkomsten en evenementen (basispakket); (audiovisuele) voorzieningen (aanvullende voorzieningen) catering (basispakket en aanvullende voorzieningen); schoonmaak (basispakket); begeleiding huwelijksvoltrekking (basispakket en aanvullende voorzieningen); werkplekinrichting (basispakket, pluspakket en aanvullende voorzieningen); kleine verhuizing (basispakket); klein gebouwonderhoud (basispakket); afvalverwijdering (basispakket); uitsteken vlaggen (basispakket); interne telefoongids en smoelenboek (basispakket); interne- en externe post en goederendistributie (basis- en pluspakket); uitgifte kantoorartikelen (basis- en pluspakket) reprografie (basispakket en aanvullende voorzieningen); uitlenen van hardware (basispakket); telefonie (basis- en pluspakket) inkoop (basis- en pluspakket); toegangsverlening en sleutelbeheer (basispakket); beveiliging en bewaking van ruimten (basispakket); 1

2 bedrijfshulpverlening (basispakket). b. Documentaire Informatievoorziening post (basispakket en aanvullende voorzieningen); archief (basis- en pluspakket); tijdschrift abonnementen (basispakket en pluspakket); beheer Documentair Informatie Systeem (basis- en pluspakket) d. Automatisering beheer en onderhoud hard- en software (basispakket); het beschikbaar stellen van hard- en software (basis- en pluspakket); het beschikbaar stellen van hard- en software aan raadsleden (basispakket); het ondersteunen van gebruikers: helpdesk (basispakket); ondersteunen van automatiseringsprojecten (basispakket); e. Klantenservice klachten (basispakket). 2

3 Opbouw Producten- en dienstenoverzicht Het overzicht is als volgt ingedeeld. De individuele producten en diensten in de Producten- en dienstencatalogus zijn per productvel beschreven. Per product of dienst worden de volgende aspecten op het productvel vermeld: omschrijving; basispakket; aanvullende voorziening; pluspakket; autorisatie~ kwaliteitskenmerken. Deze aspecten zijn als volgt toe te lichten: Een omschrijving van een product of de dienst en waar het product of dienst kan worden aangevraagd. Basisdiensten Het basispakket omvat die producten en diensten die standaard worden aangeboden aan alle medewerkers van de organisatie en voor zover gerechtigd tot het afnemen van de betreffende producten of diensten. Kenmerkend voor het basispakket is dat de afname van de daarin opgenomen producten en diensten slecht tot niet beïnvloedbaar zijn en centraal gebudgetteerd is. Plusdiensten Het pluspakket omvat die producten en diensten die standaard worden aangeboden aan alle medewerkers van de organisatie en voor zover gerechtigd tot het afnemen van de betreffende producten of diensten en waarvoor moet worden betaald door de afnemer. Voor de levering van de aanvullende voorzieningen kunnen afzonderlijke, schriftelijk vast te leggen, afspraken worden gemaakt tussen de facilitaire dienst en de afnemer of groep van afnemers. De materiële en/of personele. kosten van de levering van deze producten en diensten worden toegerekend naar de afnemer. Maatwerk Naast de genoemde producten en diensten kan facilitaire dienst op verzoek aanvullende diensten leveren die niet zijn gespecificeerd in de PDC. Verzoeken tot aanvullende diensten worden voorgelegd aan het management van de facilitaire dienst. Deze beslist of de aanvullende dienst behoort tot de competentie van de facilitaire dienst. Aanvullende producten en diensten worden verleend tegen een 3

4 vooraf afgesproken tarief. Onder autorisatie is opgenomen wie het specifieke product of dienst in de Producten- en dienstencatalogus kan aanvragen en onder welke voorwaarden. kwaliteitskenmerken De producten en diensten hebben verschillende kwaliteitskenmerken. Deze kwaliteitskenmerken staan beschreven om inzichtelijk te maken wat de klant mag verwachten. Het gaat in het bijzonder om de kwaliteitsaspecten die gevolgen hebben voor de kosten of de tijdsbesteding door de medewerkers van de facilitaire dienst. VOORBEELD 4

5 ALGEMENE FACILITAIRE DIENSTVERLENING Reserveren vergaderruimten tijdens kantooruren De facilitaire dienst draagt zorg voor de beschikbaarheid en voor de reserveringen van adequate vergaderaccommodaties met faciliteiten zodat bijeenkomsten effectief kunnen verlopen. Een reservering voor een zaal kan bij het facilitair meldpunt worden aangevraagd. Basispakket Voor vergaderingen, cursussen en presentaties zijn vergaderruimten beschikbaar in de organisatie. Deze vergaderruimten zijn gesitueerd op verschillende locaties. Indien anderen daarvan hinder ondervinden kunnen bijeenkomsten die ten opzichte van de gereserveerde tijd uitlopen door de facilitaire dienst worden beëindigd. Afhankelijk van het doel, de groepsgrootte en de benodigde (audiovisuele) voorzieningen wordt een vergaderruimte toegewezen. De vergaderruimten hebben een standaard opstelling. Vergaderruimten worden in volgorde van aanvraag gereserveerd. Een overzicht van beschikbare (vergader)ruimten is opgenomen in onderstaand schema. Naam zaal Spreekkamer begane grond + Capaciteit (personen) Standaard opstelling Kenmerkend zaal 7 Overleg Glazen wanden 14 Overleg 30 Vergader 12 Vergader 17 Overleg Locatie 5

6 Aanvullende voorzieningen Faciliteiten als (audiovisuele) voorzieningen en catering kunnen bij de reservering van vergaderruimten worden aangevraagd. De voorzieningen kunnen ook worden aangevraagd via het facilitair meldpunt. Pluspakket Vergaderingen buiten de kantoortijden, van 08:00 17:00 uur, niet zijnde avondvergaderingen, zijn incidenteel mogelijk. Hiervoor worden afspraken gemaakt. Het basispakket kan door elke reguliere gebruiker van het pand worden aangevraagd. Het pluspakket kan alleen door een budgethouder worden aangevraagd. beschikbaarheid van vergaderaccommodaties van gewenste omvang en op gewenst tijdstip; uiteraard afhankelijk van het tijdstip van boeking en het overleg tussen gebruiker en de postkamer; representatieve vergaderruimten al dan niet standaard ingericht; indeling vergaderruimten zoals afgesproken. Avondvergaderingen en vergaderingen bestuursorganen De facilitaire dienst draagt zorg voor de beschikbaarheid van adequate vergaderaccornmodaties voor commissie-, raads- en B&W-vergaderingen alsmede voor de raadsgrîffle, fractieoverleg en fractiespreekuur met burgers, met een dusdanig voorzieningenniveau dat bijeenkomsten voor wat de faciliteiten betreft effectief kunnen verlopen. Basispakket Voor commissie- raads-, en B&W-vergaderingen zijn overdag en 's avonds vergaderruimten gereserveerd in het gemeentehuis. De reservering wordt aan het begin van het nieuwe jaar door de facilitaire dienst vastgelegd. Reserveringen kunnen worden aangevraagd bij het facilitair meldpunt. 6

7 Tijdens avonduren, met uitzondering van vrijdagavond, is het pand gesloten. Toegang wordt verleend door de gastvrouw die tijdens de avondvergaderingen aanwezig is. Tijdens raadsvergaderingen zijn gastvrouwen of bodes aanwezig. De medewerkers van de facilitaire dienst dragen zorg voor de toegangsverlening, koffie en thee. Aanvullende voorzieningen Faciliteiten als (audiovisuele) voorzieningen (zie subparagraaf 2.4) en catering (zie subparagraaf 2.5) kunnen bij de reservering van vergaderruimten worden aangevraagd. Na afloop van raadsvergaderingen wordt een borrel en een hapje in de kantine geserveerd. Reserveringen voor de avondvergaderingen kunnen alleen worden aangevraagd door een budgethouder. Aanvullende voorzieningen kunnen alleen worden aangevraagd door een budgethouder. beschikbaarheid van vergaderaccommodaties van gewenste omvang en op gewenst tijdstip. Uiteraard afhankelijk van het tijdstip van boeking en het overleg tussen gebruiker en de frontoffice; representatieve vergaderruimten al dan niet standaard ingericht; indeling vergaderruimten zoals afgesproken. Officiële ontvangsten, bijeenkomsten en evenementen Organisatie stelt haar gebouw beschikbaar voor bijzondere evenementen als jubilarissen of andere bijeenkomsten. Hiertoe wordt ruimte beschikbaar gesteld alsmede drank en hapjes geserveerd. Basispakket Voor officiële bijeenkomsten en evenementen is de Raadszaal, kantine en B&W kamer beschikbaar. De Raadszaal is alleen beschikbaar als er geen huwelijken zijn gepland voor dat tijdstip. Gezorgd wordt voor een hapje en een drankje. 7

8 Bijeenkomsten kunnen worden aangevraagd via het facilitair meldpunt. Officiële bijeenkomsten en evenementen kunnen alleen worden aangevraagd door een budgethouder. beschikbaarheid van de locatie van gewenste omvang en tijdstip; representatieve inrichting (leegruimen en inrichting locatie) voorziening catering volgens afspraak; organisatie en begeleiding volgens afspraak. (Audiovisuele) voorzieningen De organisatie beschikt over diverse (audiovisuele) voorzieningen voor beeld en geluid ten behoeve van de ondersteuning van bijeenkomsten en dergelijke. Deze voorzieningen zijn niet allemaal standaard aanwezig in de vergaderzalen, maar zijn in mobiele units beschikbaar. De voorzieningen kunnen worden aangevraagd bij het facilitair meldpunt. Een volledig overzicht van de aan te vragen voorzieningen via de facilitaire dienst is opgenomen in onderstaand schema: Beeld Geluid Overige voorzienin gen Portable pc laptop Cassettespeler Flip-over Beamer (1 vaste in raadzaal en CD-speler Katheder (staand of losmodel) 1 losse beamer) Overheadprojector Opname apparatuur Whiteboard Televisie Microfoonstandaard Verlengsnoer Dasclip microfoon Video (in raadzaal niet via TV maar via de beamer) + 1 video in B&Wkamer + TV en video bij afdeling Personeelszaken Loopmicrofoon Aanwijsstok Laser pointer Basispakket Gebruikers kunnen alle beschikbare voorzieningen reserveren en gebruiken. Bij 8

9 tijdige aanvraag, minimaal één dag van tevoren, wordt de apparatuur indien nodig en voor zover beschikbaar, klaargezet en geïnstalleerd. Naar behoefte kan tevens uitleg worden verzorgd. Het basispakket kan door elke vaste gebruiker van het pand worden aangevraagd. beschikbaarheid kwalitatief goede apparatuur; beschikbaarheid op juiste tijdstip; gereed staan en ingesteld conform de gebruikerswens en gebruikersinstructie; vervanging bij storingen; Catering Ten behoeve van pauzes en lunchfaciliteiten alsmede verstrekking van warme en koude dranken en verzorging van vergaderingen en andere bijeenkomsten beschikt de organisatie over een personeelsrestaurant en automaten. Daartoe is een contract afgesloten met een ingehuurd cateringbedrjf. Een overzicht is opgenomen in onderstaand schema. Kantineruimten Reguliere openstelling Automaten Op d eerste verdieping bevindt zich het personeelsrestaurant. Het personeelsrestaurant heeft een capaciteit van 40 zitplaatsen en is bestemd voor medewerkers van de organisatie Het personeelsrestaurant is dagelijks geopend van tot uur Op het gemeentehuis staat op elke verdieping een automaat. Via de automaat zijn koffie, thee en dergelijke te verkrijgen. Tevens staat er op de tweede verdieping een frisdrankautomaat, hiervoor moet worden betaald. 9

10 Basispakket Tijdens vergaderingen staan standaard koffie en thee in kannen en kopjes klaar in de kantine. Deze kunnen hier voor aanvang opgehaald worden en na afloop weer teruggebracht worden. Tevens kan gebruik worden gemaakt van de koffieautomaten op de gang. Bij de koffie-automaten zijn wegwerpbekers beschikbaar. Aanvullende voorzieningen Dranken, hapjes, standaard- en uitgebreide lunches kunnen bij de reservering van vergaderzalen bij het facilitair meldpunt worden besteld. De gemaakte kosten komen voor rekening van het budget van de aanvrager. Het basispakket kan door elke reguliere gebruiker van het pand worden aangevraagd. De aanvullende diensten kunnen alleen worden aangevraagd door budgethouders. levering van catering volgens de afspraken binnen de gestelde deadlines van aanvraag; voldoen van assortiment aan klantbehoefte; permanente beschikbaarheid van aanbod volgens afspraak, tijdigheid en flexibiliteit. Schoonmaak De facilitaire dienst draagt zorg voor het schoonhouden van de panden die vallen binnen haar werkgebied. De schoonmaak wordt verzorgd door een extern bedrijf Daartoe is een contract afgesloten met een ingehuurd schoonmaakbedrijf. Exploitatie wordt uitgeoefend overeenkomstig de richtlijnen als vastgelegd met de schoonmaakorganisatie. De facilitaire dienst controleert of de schoonmaakwerkzaamheden conform afspraak worden uitgevoerd. Basispakket De schoonmaak gebeurt in beginsel buiten werktijd. Kantoren, verkeersruirnten, sanitaire ruimten en de kantine worden dagelijks schoongemaakt en andere ruimten wekelijks dan wel periodiek. Dit gebeurt volgens een schoonmaakrooster. Dagelijks worden ook de toiletaccessoires aangevuld. 10

11 Ten behoeve van alle gebruikers van het pand zijn de basis schoonmaak- voorzieningen geautoriseerd door de algemeen directeur. frequentie van schoonmaak; duidelijke instructies volgens werkprogramma's schoonmaken; communicatie over dagelijkse en periodieke schoonmaak aan gebruikers van het pand; voorbereiding periodieke grootschalige schoonmaak uitvoering kwaliteitscontroles en rapportage hierqver aan gebruikers van het pand. 11