REGLEMENT WERKWIJZE RAAD VAN TOEZICHT WONINGSTICHTING BARNEVELD (versie februari 2002) 1 Considerans. Overwegende dat

Transcriptie

1 REGLEMENT WERKWIJZE RAAD VAN TOEZICHT WONINGSTICHTING BARNEVELD (versie februari 2002) 1 Considerans Overwegende dat De Raad van Toezicht (hierna: RvT) zijn grondslag heeft op basis van artikel 15.van de statuten van Woningstichting Barneveld (hierna: WsB); In de statuten zijn opgenomen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht en het Bestuur; WsB als doel heeft uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting, zoals dat onder meer is opgenomen in het Besluit Beheer Sociale Huursector (hierna: het BBSH); WsB wordt bestuurd door een bestuur mema: het Bestuur) dat bestaat uit een of meer personen; WsB de Bedrijfstakcode Woningcorporaties op 27 augustus 1997 heeft onderschreven; De RvT en het Bestuur de afgelopen jaren in goed overleg en onderling vertrouwen hebben gefunctioneerd en deze werkwijze willen voortzetten. De maatschappelijke ontwikkelingen zowel buiten als binnen WsB vragen om de werkwijze van de RvT en de relatie tussen de RvT en het Bestuur nader te omschrijven en te formaliseren in aanvulling op hetgeen in de statuten is vastgelegd; De RvT behoefte heeft om haar werkwijze in een reglement vast te leggen. Het reglement voorziet tevens in de verhouding met het Bestuur en om het samenspel en het evenwicht tussen de RvT en het Bestuur vast te leggen met als doel het functioneren verder te optimaliseren 2 Het reglement 2.1 Taak van de Raad van Toezicltt De RvT richt zich, conform de wet en het BBSH, bij de vervulling van zijn taak naar het belang van WsB. Hij heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen WsB en de met haar verbonden rechtspersonen. De RvT staat het Bestuur met advies ter zijde en fungeer? als klankbord bij Iret ontwikkelen vair ket strategisch beleid Hij fungeert als een college met gezamenlijke verantwoordelijkheid zonder mandaat en onafhankelijk van de bij WsB betrokken deelbelangen. De besluiten. van het bestuur zoals beschreven in artikel 9 lid d van de statuten zijn onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de RvT.

2 2.2 Vaststelling en reikwijdte Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de RvT d.d. 19 februari 2002 op grondslag van ajikel 15 van de statuten van WsB. Het reglement kan bij besluit van de RvT worden gewijzigd. Het reglement geeft, in aanvulling op de wettelijke en statutaìre bepalingen, regels met betrekking tot de werkwijze van de RvT, welke regels door de RvT respectievelijk door ieder lid van de RvT dienen te worden gerespecteerd. Het Bestuur heeft, in de vergadering van de RvT d.d. I9 februari 2002 ingestemd met de inhoud van dit reglement en heeft verklaard dat het Bestuur de daarin opgenomen regels, voorzover die hem regarderen, zal respecteren. 2.3 Profiel, samenstelling, benoeming en honorering van de Raad van Toezicht Profel De RvT dient in overleg met het Bestuur een van zichzelf gewenst profiel op te stellen. De RvT dient periodiek het vastgelegde profiel te evalueren en daaruit zijn conclusies te trekken voor eigen samenstelling, grootte, taken en werkwijze. De meest actuele profielschets met bijbehorende aandaclrtspuntenlijst ligt ter inzage op het kantoor van WsB. De Huurdersvereniging Barneveld wordt op basis van artikel 15 lid 2 van de statuten en artikel 9 lid 1 van de samenwerkingsovereenkomst met de Huurdersvereniging geïnformeerd over het profiel van het te benoemen lid van de RvT waarvoor zij een bindende voordracht mag doen Samenstelling De RvT bestaat uit tenminste drie en maximaal zeven leden, waaronder een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De RvT streefi ernaar dat in de raad de deskundigheden zijn vertegenwoordigd die voor WsB relevant zijn. De RvT dient zodanig te zijn samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar en het Bestuur onafhankelijk en kritisch opereren. Een lid van de RvT met een tegenstrijdig belang meldt dit terstond aan de voorzitter van de RvT, respectievelijk deplaatsvewa~rgend voorzitter van de RvT. In artìkei16 van de statuten is vermeld welke functies o~zverenigbaar zijn nrei het lidmaatschap van de RvT. De leden van de RvT treden volgens een door de RvT schriftelijk vast te steilen rooster af. Daarbij geldt als uitgangspunt dat zo weinig mogelijk leden van de RvT tegelijkertijd aftreden. Tussentijds aftreden van een lid van de RvT kan geboden zijn bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of indien zijn integriteit in het geding is. Bij de beoordeling of een dergelijke situatie zich voordoet, is het oordeel van de overige leden van de RvT en het Bestuur van betekenis. De voorzitter van de RvT respectievelijk deplaatmewangend voorzitter van de RvT dient in deze situaties waar nodig een actieve en beslissende rol te spelen.

3 Het lid van de RvT die wordt benoemd op basis van een voordracht van Huurdersvereniging Barneveld vervult de taak zonder mandaat van degene door wie zij zijn voorgedragen en onafhankelijk van de bij WsB betrokken deelbelangen ~enoernh~ In vacatures binnen de RvT voorziet de RvT met bekwame spoed. Benoeming geschiedt aan de hand van een schriftelijk profiel na overleg met het Bestuur. De voorzitter van de RvT en het bestuur voeren gesprekken met kandidaatleden voor de RvT. De voorzitter maakt op grond van de gesprekken een voorstel waarin wordt vermeld de motivering om te komen tot een benoeming. Bij herbenoeming van een lid van de RvT dient toetsing plaats te vinden aan het profiel. Beraad over de herbenoeming dient buiten de aanwezigheid van betrokkene plaats te vinden en wordt gevoerd op basis van een door de voorzitter opgesteld verslag van zijn gesprek met het afbedende lid van de RvT. In het voorstel tot herbenoeming wordt vermeld waarom er aanleiding is voor herbenoeming. Voor de herbenoeming van de voorzitter wordt een inhoudelijk gelijke procedure gevolgd. Daarbij wordt de rol van de voorzitter vervuld door de plaatsvervangend voorzitter Honorering De honorering, welke door de RvT is thans vastgesteld op 3786,80 bruto per jaar voor de voorzitter en 82524,52 bruto per jaar voor de overige leden van de RvT, wordt aan het eind van iedere maand in twaalf gelijke delen door WsB voldaan. De vergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de mutatie in het indexcijfer voor de loonontwikkeling conform de CAO Woondiensten. Alle overige kosten welke de leden van de RvT in het kader van hun taak als lid van de RvT mochten maken worden, al dan niet ten volle, door WsB vergoed, indien zulke kosten worden gemaakt na voorafgaand overleg met en toestemming van de voorzitter van de RvT. Ten aanzien van de overige kosten gemaakt door de voorzitter van de RvT zelf wordt gehandeld overeenkomstig de gedragslijn die gelianteerd wordt voor de overige leden van de RvT. De honorering, de afgesproken kostenvergoeding en andere overeengekomen voorwaarden als onder andere de datum van ingang van het lidmaatschap van de RvT, worden tussen WsB en de individuele leden van de RvT per brief vastgelegd.

4 2.4 De voorzitter en het secretariaat van de Raad van Toezicht De voolulutter van de Raad van Toezicht De RVT kent een voorzitter die zorg draagt voor een goed functioneren van de RVT. De voorzitter heeft bijzondere taken met betrekking tot de bespreking van de onderwerpen aangaande: - benoemen en herbenoemen van leden van de RvT; tegenstrijdige belangen van leden van de RvT; - tussentijds aftreden van leden van de RvT; evalueren van het eigen functioneren van de RvT en de relatie tot het Bestuur; - de communicatie van de RvT met het Bestuur, de accountant en de overige door de RvT aangestelde adviseurs De voorzitter van de RvT is in beginsel pesmanent aanspreekbaar voor de overige leden van de RvT en het Bestuur. De voorzitter onderhoudt periodiek contact met het Bestuur en houdt de RvT van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte. Wanneer hij dit noodzakelijk acht, treedt de voorzitter initiërend op. De voorzitter treedt namens de RvT naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvT en coördineert alle activiteiten van de RvT Het secretariaat van de Raad van Toezicht De RvT voorziet in een secretariaat met archief, waarin alle notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie de RvT betreffende worden bewaard, met uitzondering van die documentatie waarvan het Bestuur een afzonderlijke bewaring verlangt, zoals bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met het Bestuur. De RvT benoemt al dan niet uit haar midden een secretaris, die verantwoordelijk is voor het secretariaat van de RvT in de ruimste zin van het woord. Het secretariaat en het archief worden gehouden ten kantore van WsB. Het secretariaat wordt gevoerd door de directiesecretaris. 2.5 Vergaderingen Vergaderfrequentie De RvT vergadert ten minste tweemaal per jaar en overigens op initiatief van de voorzitter, twee of meer leden of het Bestuur. Bij frequente afwezigheid worden de desbetreffende leden van de RvT daarop aangesproken. De vergaderingen worden in beginsel gehouden ten kantore van WsB. Het Bestuur neemt aan deze vergaderingen deel.

5 2.5.2 Vergaderen buiten de aanwezigheid van hei Bestuur Naast de bovengenoemde vergaderingen, vergadert de RvT eenmaal buiten de aanwezigheid van het Bestuur, welke vergadering als doel heeft te evalueren, het functioneren van de RvT; de relatie tot het Bestuur en de samenstelling en beoordeling van het Bestuur. Van het houden van deze bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de RvT in het jaarverslag Aandachtsgebieden De RvT bespreekt tenminste eenmaal per jaar de strategie en de risico's verbonden aan WsB en de uitkomsten van de beoordeling door het Bestuur van de opzet van het interne beheersingssysteem. De RvT toetst de werkelijke uitkomsten aan de in de voorgaande periode geformuleerde strategie en doelstellingen. Van het houden van deze bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de RvT in het jaarverslag De vergaderingen De oproeping tot de vergadering wordt gedaan door de secretaris uit naam van de voorzitter. De oproeping geschiedt schriftelijk en ten minste twee weken voor de vergadering en gaat vergezeld van de agenda en eventueel te bespreken stukken. De agenda's van de vergaderingen worden door de voorzitter in overleg met het Bestuur vastgesteld en bevatten behalve de van tijd tot tijd zich voordoende onderwerpen telkens een aantal door de RvT vast te stellen punten, welke hij op iedere vergadenng aan de orde wenst te zien. De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat niet ter vergadering aanwezige leden van de RvT enlof het Bestuur een duidel.ijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voorzover relevant, ter vergadering besprokene. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden genummerd van 1 af en vervolgens in iedere vergadering doorgenummerd. Besluitvorming van de leden van de RvT vindt als regel plaats in de vergaderingen van de RvT. In geval van rechtsgeldige besluitvorming buiten vergadering (conform artikel 22 lid 4 van de statuten) is schriftelijke voorbereiding vereist. De besluitvorming dient schriftelijk te worden vastgelegd, welke vastlegging in de eerstvolgende vergadering van de RvT wordt bevestigd en in de notulen opgenomen. De RvT kan slechts besluiten nemen indien ten minste de helft van de leden van de RvT ter vergadenng aanwezig is. Besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen over de benoeming van personen dan beslist het lot; staken de stemmen over zaken, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

6 2.6 Informatie Algem een De RvT ontvangt van het Bestuur tijdig schriftelijke informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot WsB, welke informatie de RvT nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. Eventueel door de RvT gewenste informatie wordt door de voorzitter dan wel een van de leden van de RvT kenbaar gemaakt aan het Bestuur. Ontvangt een lid van de RvT uit andere bron dan het Bestuur of de RvT informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo snel mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de RvT op de hoogte zal stellen Kwartaalrapportage De RvT ontvangt binnen 30 dagen na afloop van ieder kwartaal van het Bestuur een rapportage waarin informatie wordt verstrekt ten aanzien van onder andere: R P P de woningexploitatie, waarin mede begrepen informatie omtrent de huurontwikkeling; de onderhouds- en algemene beheerkosten; de investeringen; het geldmiddelenbeheer, waarin begrepen de mutaties in de portefeuille als wel de opbrengsten en kosten verbonden aan de leningen- en belegginggenportefeuille; het personeel; de verantwoordingsvelden in de zin van het BBSH. De kwartaalrapportage wordt vergezeld van een toelichting van het Bestuur Jaarlijkse in formaiie Het Bestuur verstrekt jaarlijks, op de met de RvT afgesproken tijdstippen, de onderstaande informatie: R het meerjaren beleidsplan dan wel het hieruit afgeleide jaarplan, hierin is mede begrepen een evaluatie van de corporatiedoelstellingen, de strategie, de daaraan verbonden risico's en de mechanismen tot beheersing van de risico's van financiële aard; 3 de begroting, inclusief het financieel plan zoals bedoeld in het treasurystatuut; het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag; 3 activiteitenoverzicht als bedoeld in het BBSH; P prestatieafspraken met de gemeente Barneveld; R beoordeling van het intern beheersingssyteem, hierbij wordt onder interne beheersing verstaan het proces dat gericht is op het verkrijgen van redelijke zekerheid over het bereiken van: - de betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging; - de effectiviteit en efficiency van bedrijfsprocessen; W de naleving van relevante wet- en regelgeving.

7 2.7 Toezicht De RvT houdt toezicht op het algemene beleid van het Bestuur en op de gang van zaken binnen WsB. Bij zijn toezicht hanteert de RvT de vraag, of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap (meteen sociale doelstelling). Daarvoor ziet de RvT er op toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van WsB is gewaarborgd. De RvT vergewist zich dat de door het Bestuur genomedte nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen. Besluiten van het Bestuur, waarvoor op grond van artikel 9 van de statuten voorafgaande goedkeuring is vereist, kunnen eerst worden genomen nadat de RvT deze goedkeuring schrifielijk heeft verstrekt, waaronder vastlegging in de notulen tevens is begrepen. 2.8 Advies De RvT staat, binnen het kader van het toezicht, het Bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzij de. De leden van de RvT waken er voor dat advisering niet de toezichthoudende- en goedkeuringstaak in de weg staat. Advisering van een individueel lid van de RvT geschiedt niet buiten de coördinatie van de voorzitter van de RvT om. Het lid van de RvT die op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van zaken betreffende WsB, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds voorop stellen, dat de voorzitter van de RvT in dit overleg kan worden betrokken. 2.9 Ondernemingsraad Jaarlijks stelt de RvT een schema op voor de aanwezigheid van de voorzitter van de RvT (dan wel bij ontstentenis de plaatsvervangend voorzitter) bij de overlegvergaderingen met de Ondernemingsraad, voorzover het overlegvergaderingen betreft waarbij de aanwezigheid van de RvT wettelijk is verplicht dan wel is gewenst. Indien een lid van de RvT wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering van de Ondernemingsraad, zal hij deze uitnodiging niet accepteren dan na voorafgaand overleg met de voorzitter, welke de contacten met de Ondememingsraad coördineert en in eerste instantie onderhoudt. Het Bestuur bevordert dat de RvT kennis kan nemen van de notulen van de Ondernemingsraad. Besluiten van het Bestuur waarvoor op grond van artikel 9 van de statuten voorafgaand goedkeuring van de RvT is vereist en terzake waarvan de Ondernemingsraad adviesrecht heeft, dienen eerst door de RvT te worden goedgekeurd, welke goedkeuring zal worden gegeven onder het voorbehoud van een positief advies van de Ondernemingsraad.

8 2.1 0 Huurdersvereniging Barneveld Besluiten van het Bestuur waarvoor op grond van artikel 9 van de statuten voorafgaand goedkeuring van de RvT is vereist en terzake waarvan de Huurdersvereniging adviesrecht heeft, dienen eerst door de RvT te worden goedgekeurd, welke goedkeuring zal worden gegeven onder het voorbehoud van een positief advies van de Huurdersvereniging. Het Bestuur bevordert dat de RvT kennis kan nemen van de notulen van de Huurdersvereniging Accountant De RvT verstrekt aan de accountant de opdracht de jaarrekening en de overige stukken bedoeld in artikel 26 van het BBSH te controleren en daarover een verklaring af te leggen. De RvT houdt tenminste een maal per jaar een bespreking met de externe accountant. Aan de orde komen in ieder geval de controle (reikwijdte, planning en bevindingen) en (aspecten van) de financiële rapportage van WsB. Aan de vergadering van de RvT, waarin de concept jaarrekening wordt behandeld, neemt als regel ook de accountant deel. Bij de beoordeling van de jaarrekening zal de RvT zich in elk geval rekenschap geven van de keuzen en de toepassing der grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling. De accountant zal de RvT moeten bevestigen dat de gekozen uitgangspunten door het Bestuur zijn gehanteerd bij het opmaken van de jaarrekening. Voorts dient de RvT zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte voorzieningen, ook al bestaat hiervoor een bestendige gedragslijn. De contacten tussen de RvT en de accountant lopen via de voorzitter van de RvT. De RvT ziet erop toe dat eventueel door de accountant aan WsB gedane aanbevelingen in het accountantsverslag, die door de RvT worden onderschreven, daadwerkelijk door het Bestuur worden opgevolgd Benoeming, schorsing, ontslag en ontstentenis van het Bestuur Benoeming Wanneer de RvT in een vacature van het Bestuur moet voorzien, stelt hij een schrifteiijk profiel vast alvorens dienovereenkomstig een kandidaat te zoeken en te benoemen. De RvT pleegt daarbij zorgvuldig overleg met het zittende lid van het Bestuur en de Ondernemingsraad. De RvT zorgt voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving.

9 Schorsing Wanneer de RvT het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van een lid van het Bestuur, zal hu door de voorzitter van de RvT of een delegatie van de RvT worden gehoord. Indien schorsing of ontslag mocht volgen, wordt zulks met vermelding van de gronden onmiddellijk schriftelij k bevestigd. Wordt in verband met een schorsing of ontslag een lid van de RvT tijdelijk belast met het Bestuur van WsB, dan treedt hij voor die tijd af als lid van de RvT Ontstentenis Bij afwezigheid van het Bestuur wordt het Bestuur waargenomen door het Management Team van WsB. Het Management Team is belast met de dagelijkse gang van zaken onder voorzitterschap van het lid van het Management Team dat de leiding over het Management Team voert. Afspraken omtrent vervanging van het Bestuur zijn vastgelegd in de procuratieregeleing Woningstichting Barneveld d.d. 29 september Indien de afwezigheid van het Bestuur het tijdvak van 5 werkdagen overschrijdt zal van deze afwezigheid melding worden gemaakt aan de voorzitter van de RvT Verslag van de Raad van Toezicht Ten behoeve van het jaarverslag van WsB wordt door de Raad van Toezicht een verslag opgesteld. In het verslag van de RvT worden onder meer de navolgende onderwerpen behandeld: - advies van de RvT ten aanzien van de goedkeuring omtrent de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag; - aantal vergaderingen van de RvT; - opsomming van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvT; - melding van de aanwezigheid van een reglement voor de werkwijze van de RvT; - informatie omtrent de individuele leden van de RvT en en de benoemingsperioden; - informatie omtrent eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvT; - melding maken van de bespreking aangaande de aandachtsgebieden van WsB; - melding maken van de bespreking aangaande de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot het Bestuur; - overleg met de Ondernemingsraad; - overleg met de Huurdersvereniging Bameveld; - overige van belang zijnde informatie Vertrouwelijkheid Het lid van de RvT zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn toezicht houdende functie verkrijgt, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de RvT en het Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden.., De voorzitter van de RvT