Reglement Raad van Commissarissen

Transcriptie

1 Reglement Raad van Commissarissen vastgesteld op 05 januari 2015

2 Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 2

3 INHOUD Overwegingen 4 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 4 2 Taak van de RvC 4 3 Profiel, samenstelling, benoeming en honorering van de RvC 5 4 Voorzitter, vice-voorzitter en secretariaat van de RvC 5 5 Onverenigbaarheden 6 6 Schorsing en ontslag RvC leden 6 7 Taakinvulling RvC 7 8 Vergaderingen en besluitvorming 7 9 Commissies 8 10 Informatie 9 11 Relatie tot de accountant Relatie tot de Ondernemingsraad Relatie tot de huurdersvertegenwoordiging Verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag Vertrouwen en vertrouwelijkheid 11 Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 3

4 Overwegingen De Raad van Commissarissen van Patrimonium woonservice, overwegende dat: - De Raad van Commissarissen (hierna RvC) zijn grondslag heeft op basis van artikel 14 t/m 24 van de statuten van Patrimonium woonservice; - In de statuten zijn opgenomen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de RvC; - Patrimonium woonservice als doel heeft uitsluitend werkzaam te zijn op het gebied van de volkshuisvesting, zoals dat is opgenomen in het relevante wettelijke kader; - Patrimonium woonservice wordt bestuurd door een bestuur; - Patrimonium woonservice de Aedes Code en de Governancecode voor Woningcorporaties onderschrijft; - De RvC haar werkwijze in dit reglement wenst vast te leggen; - naast dit Reglement voor de Raad van Commissarissen ook een Bestuursreglement is opgesteld waarin de in de statuten benoemde bevoegdheden en werkwijzen van het Bestuur nader zijn uitgewerkt en dat het Bestuursreglement en dit Reglement voor de Raad van Commissarissen op elkaar aansluiten en onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn; - de directeur-bestuurder instemt met het hierna beschrevene, hetgeen blijkt uit zijn medeondertekening ervan; besluiten tot het vaststellen van het Reglement voor de Raad van Commissarissen, dat voorziet in een vastlegging van de verhouding van de RvC met het Bestuur en dient om het samenspel en het evenwicht tussen RvC en Bestuur te regelen met als doel het functioneren verder te optimaliseren. 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1.1 Dit reglement is vastgesteld door de RvC en treedt in werking op 1 januari Dit reglement kan uitsluitend bij besluit van de Raad van Commissarissen worden gewijzigd. 1.2 Dit reglement geeft, in aanvulling op de wettelijke en statutaire bepalingen, regels met betrekking tot de werkwijze van de RvC, welke regels door de RvC respectievelijk door ieder lid van de RvC dienen te worden gerespecteerd en nageleefd. 1.3 De directeur-bestuurder heeft door medeondertekening ingestemd met de inhoud van dit reglement en heeft verklaard de daarin opgenomen regels, voor zover die het bestuur regarderen, te zullen respecteren en naleven. 1.4 Van het bestaan van dit reglement wordt in het jaarverslag melding gemaakt in het verslag van de RvC. 2 Taak van de RvC 2.1 De RvC heeft tot taak toezicht te houden op het algemene beleid van het Bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting, conform het wettelijk kader en de statuten. De leden van de RvC richten zich bij de vervulling van hun taak naar het belang van de corporatie en de met haar verbonden ondernemingen. 2.2 De Raad van Commissarissen dient in staat te zijn het toezicht voortdurend uit te oefenen. 2.3 De RvC staat het Bestuur met raad en daad ter zijde. 2.4 De RvC is actief betrokken bij het opstellen van de strategische beleidsplannen en keurt uiteindelijk de strategische beleidsnota c.q. het ondernemingsplan zoals dat door het Bestuur is vastgesteld, goed. 2.5 Van de leden van de RvC wordt verwacht dat zij zich, ten behoeve van het goed kunnen uitvoeren van de toezichtsrol, op permanente basis ontwikkelen en verbeteren. Hiertoe staan hen faciliteiten voor permanente educatie ter beschikking. 2.6 De RvC fungeert als college met gezamenlijke verantwoordelijkheid zonder mandaat en onafhankelijk van de bij Patrimonium woonservice betrokken deelbelangen. Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 4

5 3 Profiel, samenstelling, benoeming en honorering van de RvC 3.1 De RvC heeft een profiel opgesteld dat als bijlage bij dit reglement is opgenomen. De RvC dient jaarlijks het vastgestelde profiel te evalueren en daaruit conclusies te trekken voor de eigen samenstelling, grootte, taken en werkwijze. 3.2 De RvC bestaat uit ten minste vijf en maximaal zeven leden. De RvC streeft ernaar dat in haar midden die deskundigheden zijn vertegenwoordigd die voor Patrimonium woonservice relevant zijn. 3.3 De RvC dient zodanig te zijn samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar en het Bestuur onafhankelijk en kritisch opereren. Een lid van de RvC met een tegenstrijdig belang meldt dit terstond aan de voorzitter van de Raad. 3.4 De leden van de RvC treden volgens een door de Raad schriftelijk vast te stellen rooster af. Daarbij geldt als uitgangspunt dat zo weinig mogelijk leden van de Raad tegelijkertijd aftreden. Zij worden benoemd voor een periode van 4 jaar en kunnen daarna maximaal één keer worden herbenoemd voor opnieuw een periode van 4 jaar. 3.5 Tussentijds aftreden van een lid van de RvC kan geboden zijn bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of indien zijn of haar integriteit in het geding is. Bij de beoordeling of een dergelijke situatie zich voordoet, is het oordeel van de overige leden van de RvC en het advies van het Bestuur van betekenis. De voorzitter van de RvC dient in deze situaties waar nodig een actieve rol te spelen. 3.6 In vacatures binnen de RvC voorziet de Raad met bekwame spoed. De RvC benoemt uit haar midden een selectiecommissie die samen met de directeur-bestuurder gesprekken voert met kandidaat leden. Benoeming geschiedt aan de hand van een schriftelijk profiel na overleg met het Bestuur en na advies-inwinning conform de CAO Woondiensten bij de Ondernemingsraad. 3.7 Bij herbenoeming van een lid van de RvC dient een toetsing plaats te vinden aan het profiel. Beraad over de herbenoeming dient buiten de aanwezigheid van betrokkene plaats te vinden en wordt gevoerd op basis van een door de voorzitter opgesteld verslag van zijn gesprek met het aftredende lid van de RvC. In het voorstel tot herbenoeming wordt vermeld waarom er aanleiding is voor herbenoeming. 3.8 Voor de herbenoeming van de voorzitter wordt een inhoudelijk gelijke procedure gevolgd. Daarbij wordt de rol van de voorzitter vervuld door de vice-voorzitter. 3.9 De Huurdersvereniging wordt op basis van artikel 15 van de statuten geïnformeerd over het profiel van het te benoemen lid van de RvC waarvoor zij een bindende voordracht mag doen Alvorens tot benoeming van het aspirant-lid op basis van de bindende voordracht vanuit de Huurdersvereniging over te gaan toetst de RvC deze kandidaat aan de hand van het in de bijlage opgenomen functieprofiel. Indien de RvC niet overgaat tot benoeming wordt dit schriftelijk met redenen omkleed meegedeeld aan de Huurdersvereniging Het lid van de RvC dat wordt benoemd op basis van een voordracht van de Huurdersvereniging, vervult de taak zonder mandaat van degene door wie hij/zij is voorgedragen en onafhankelijk van de bij Patrimonium woonservice betrokken deelbelangen Honorering van de leden van de RvC vindt plaats conform de vigerende wetgeving en de aanvullende bepalingen die gelden voor woningcorporaties. Alle kosten die redelijkerwijs verband houden met het bijwonen van vergaderingen worden vergoed. De honorering, de afgesproken kostenvergoeding en andere overeengekomen voorwaarden worden jaarlijks door de RvC vastgesteld en vervolgens schriftelijk vastgelegd tussen de stichting en de individuele leden van de RvC. De honorering wordt in vier gelijke delen aan het eind van ieder kwartaal door de stichting voldaan. De honorering wordt verantwoord in het verslag van de Raad van Commissarissen, dat is opgenomen in het jaarverslag van de stichting. 4 Voorzitter, vice-voorzitter en secretariaat van de RvC 4.1 De RvC stelt een profiel van de voorzitter van de RvC op, waarin voor het voorzitterschap benodigde specifieke deskundigheden en ervaringen zijn opgenomen. In voorkomende gevallen, doch ten minste één keer per jaar, beziet de Raad van Commissarissen of het profiel nog voldoet en past het profiel zo nodig aan. Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 5

6 4.2 De voorzitter van de Raad van Commissarissen draagt zorg voor een goed functioneren van de RvC. De voorzitter heeft bijzondere taken met betrekking tot de bespreking van de onderwerpen aangaande: - benoemen en herbenoemen van leden van de RvC; - tegenstrijdige belangen van leden van de RvC; - tussentijds aftreden van leden van de RvC; - evalueren van het eigen functioneren van de RvC en de relatie tot het Bestuur; - de communicatie van de RvC met het Bestuur, de accountant en de overige door de Raad aangestelde adviseurs. 4.3 De voorzitter van de RvC is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden van de RvC en voor het Bestuur. De voorzitter onderhoudt een maandelijks contact met het Bestuur en houdt de Raad van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte. Wanneer hij dit noodzakelijk acht, treedt de voorzitter initiërend op. 4.4 De voorzitter streeft naar optimale participatie van de overige leden van de RvC en coördineert alle activiteiten van de RvC. 4.5 De vice-voorzitter neemt de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter over bij diens afwezigheid. In overeenstemming met het gestelde bij 4.1 wordt ook een profiel voor de vice-voorzitter opgesteld; hiervoor is het profiel van de voorzitter leidend. 4.6 De RvC voorziet in een secretariaat met archief, waarin alle notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie de Raad betreffende worden bewaard. Als secretariaat is benoemd het directiesecretariaat van Patrimonium woonservice. Het secretariaat en het archief worden gehouden ten kantore van Patrimonium woonservice. Het Bestuur ziet erop toe dat het archief te allen tijde volledig en toegankelijk is voor de leden van de RvC. 5 Onverenigbaarheden 5.1 De onverenigbaarheden met het lidmaatschap van de RvC staan benoemd in artikel 17 van de statuten. 5.2 Indien een lid van de RvC voorziet, dat een (schijn van) onverenigbaarheid, als in artikel 17 van de statuten bedoeld, of een anderszins tegenstrijdig belang tussen de stichting en het desbetreffende lid van de RvC zou kunnen optreden, dient het desbetreffende lid via de voorzitter de RvC hiervan onverwijld in kennis te stellen. 5.3 Nadat de voorzitter van de RvC in kennis is gesteld zal de voorzitter de overige leden van de RvC elk afzonderlijk consulteren. Indien de voorzitter een onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang voor zichzelf voorziet, zal de vice-voorzitter de overige leden van de RvC elk afzonderlijk consulteren. 5.4 Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing gevonden kan worden, werkt het desbetreffende lid van de RvC aan die oplossing mee. 5.5 Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een meer dan incidentele onverenigbaarheid, dient het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen af te treden. 6 Schorsing en ontslag RvC leden 6.1 Overeenkomstig het bepaalde in de statuten kan de RvC een lid van de Raad ontslaan. De reden hiervoor kan zijn verwaarlozing van zijn/haar taak, wegens andere gewichtige redenen of wegens ingrijpende wijziging van de omstandigheden op grond waarvan de handhaving als lid van de RvC redelijkerwijze niet van de stichting kan worden verlangd. 6.2 Alvorens een besluit tot ontslag te nemen zal de voorzitter van de RvC, buiten aanwezigheid van het lid van de Raad over wiens ontslag wordt besloten, de overige leden van de Raad elk afzonderlijk over het voornemen tot ontslag consulteren. Als het een voorgenomen ontslag van de voorzitter betreft, zal de vice-voorzitter van de RvC, buiten aanwezigheid van de voorzitter, de overige leden ieder afzonderlijk over het voornemen tot ontslag consulteren. Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 6

7 6.3 Een besluit tot ontslag wordt genomen overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 van de statuten. Het besluit tot ontslag wordt daarna onmiddellijk, met vermelding van de gronden, schriftelijk en per aangetekende brief aan het desbetreffende lid van de RvC bevestigd. 7 Taakinvulling RvC 7.1 Bij haar toezicht hanteert de RVC de vraag of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap met een sociale doelstelling. Daarvoor ziet de RVC er op toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Patrimonium woonservice is gewaarborgd. De RvC vergewist zich er van dat de door het Bestuur genomen/te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen. 7.2 De RvC staat, binnen het kader van het toezicht, het Bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. De RvC vervult voor het Bestuur een klankbordfunctie; vanuit de eigen netwerken informeert zij het Bestuur over die zaken die relevant zijn voor de organisatie. De leden van de RvC waken er voor dat advisering niet de toezichthoudende en goedkeuringstaak in de weg staat. 7.3 Advisering van een individueel lid van de RvC aan het Bestuur geschiedt niet zonder de voorzitter van de RvC hierover te informeren. 7.4 De RvC heeft overeenkomstig het bepaalde in de statuten de bevoegdheid de uitvoering van besluiten van het Bestuur te schorsen. 7.5 Besluiten waarvoor op grond van de statuten goedkeuring door de RvC is vereist kunnen pas worden genomen nadat de RvC deze goedkeuring schriftelijk heeft verstrekt. 7.6 Wanneer de RvC in een vacature binnen het Bestuur moet voorzien, stelt de Raad een schriftelijk profiel vast alvorens dienovereenkomstig een kandidaat te selecteren en te benoemen. Zij pleegt daarbij zorgvuldig overleg met het zittende Bestuur en het managementteam en vraagt advies aan de Ondernemingsraad. 7.7 Wanneer de RvC het voornemen heeft te besluiten tot schorsing van de bestuurder, zal deze door de voorzitter van de RvC of een delegatie van de RvC worden gehoord. Voorts zal de Raad zorgvuldig overleg plegen met het managementteam en advies vragen aan de Ondernemingsraad. 7.8 Indien schorsing mocht volgen, wordt zulks met vermelding van de gronden onmiddellijk schriftelijk en per aangetekende brief aan de betrokkene bevestigd. 7.9 Wordt in verband met een schorsing, of bij ontstentenis of belet van de bestuurder een lid van de RvC tijdelijk belast met het bestuur van de stichting, dan treedt deze gedurende die tijd af als lid van de RvC De goedkeuring van de jaarbegroting door de RvC geschiedt jaarlijks in november op basis van de door het Bestuur gepresenteerde begrotingscijfers De goedkeuring van de jaarrekening door de RvC geschiedt jaarlijks uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar op basis van de door het Bestuur gepresenteerde jaarrekening. 8 Vergaderingen en besluitvorming 8.1 Jaarlijks stelt de voorzitter van de RvC een vergaderschema op. De vergaderdata voor enig jaar worden jaarlijks in de vergadering vóór 1 januari van het nieuwe jaar vooraf vastgesteld en aangegeven in de besluitenlijst. 8.2 De artikelen 20 tot en met 24 van de statuten bepalen hoe de RvC omgaat met vergaderingen en besluitvorming. 8.3 De vergaderingen worden in beginsel gehouden ten kantore van Patrimonium woonservice. Het Bestuur neemt aan deze vergaderingen deel. Ook de Controller is desgewenst aanwezig bij de vergaderingen van de RvC. 8.4 De oproeping tot de vergadering wordt gedaan door het secretariaat uit naam van de voorzitter. De agenda s van de vergaderingen worden door de voorzitter in overleg met het Bestuur vastgesteld en bevatten behalve de van tijd tot tijd zich voordoende onderwerpen Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 7

8 telkens een aantal door de RvC vast te stellen punten, welke de Raad op iedere vergadering aan de orde wenst te zien. 8.5 Ieder lid van de RvC wordt geacht de vergaderingen van de RvC bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid van de RvC hierop worden aangesproken. Bij recidive kan de RvC overgaan tot schorsing en/of ontslag van het desbetreffende lid van de RvC, op de wijze zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement. 8.6 Naast de in lid 3 van dit artikel bedoelde vergaderingen, vergadert de RvC ten minste eenmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het Bestuur. Deze vergadering heeft als doel om het functioneren van het Bestuur te evalueren, met inbegrip van opvolgings- en beloningskwesties en opleidingsbehoeften. 8.7 Verder vergadert de Raad van Commissarissen ten minste eenmaal per jaar met als doel om het eigen functioneren van de Raad te evalueren, met inbegrip van opvolgings- en beloningskwesties en opleidingsbehoeften, en mogelijke belangenverstrengelingen die leden van de Raad kunnen hebben door het bekleden van functies bij andere organisaties. 8.8 De Raad van Commissarissen vergadert ten minste één maal per jaar over de volgende onderwerpen: - de begroting; - de conceptjaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter; - de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de stichting en de strategie en de risico s verbonden aan de onderneming, mede in het licht van het lange termijnkarakter van de activa en de aard van de financiering. De RvC toetst de werkelijke uitkomsten aan de in de voorgaande periode geformuleerde strategie en doelstellingen. - de uitkomsten van de beoordeling van het Bestuur van de opzet en de werking van de interne beheersingssystemen; - de opleidingsbehoefte van de leden van de RvC en het Bestuur. 8.9 Van het houden van de vergaderingen van de RvC wordt melding gemaakt in het verslag van de RvC in het jaarverslag De notulen van de vergadering worden verzorgd door het directiesecretariaat. De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergeven op zodanige wijze, dat niet ter vergadering aanwezige leden van de RvC en/of Bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voor zover relevant, ter vergadering besprokene. De notulen van de vergaderingen zijn vertrouwelijk. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden per kalenderjaar genummerd van 1 af en vervolgens in iedere vergadering doorgenummerd. Zowel de notulen als de besluitenlijst worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering en een tweede lid van de RvC Besluitvorming van de leden van de RvC vindt als regel plaats in de vergadering van de RvC. In geval van rechtsgeldige besluitvorming buiten de vergadering is schriftelijke voorbereiding vereist. Ingeval van besluitvorming buiten de vergadering vindt vastlegging in de notulen van de eerste volgende vergadering van de RvC plaats. 9 Commissies 9.1 De RvC kan uit haar midden een of meer commissies benoemen. Voor iedere ingestelde commissie stelt de RvC een beschrijving op van samenstelling en taak van die commissie. 9.2 Een commissie bestaat uit twee of meer leden, die lid moeten zijn van de RvC. De commissieleden worden aangesteld en ontheven door de Raad van Commissarissen. Dit kan te allen tijde plaatsvinden. 9.3 De RvC wijst een van de commissieleden aan als commissievoorzitter. Het is niet mogelijk dat één lid voorzitter is van meerdere commissies. Het voorzitterschap van een commissie wordt niet vervuld door de voorzitter van de Raad van Commissarissen. In uitzondering hierop wordt het voorzitterschap van de commissie, die de agenda van de vergaderingen van Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 8

9 de Raad van Commissarissen voorbereidt, wel vervuld door de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 9.4 Een commissie dient als een voorbereidingscommissie van de Raad van Commissarissen en rapporteert haar bevindingen rechtstreeks aan de Raad van Commissarissen. 9.5 Een commissie heeft toegang tot voor de commissie relevante informatie binnen de stichting en heeft de bevoegdheid gesprekken te voeren met Bestuur, leidinggevenden en personeel van de stichting voor zover dit nodig is voor of dienstig kan zijn aan een goede vervulling van haar taak. Contacten met leidinggevenden en personeel lopen via het Bestuur. Een lid van een commissie oefent deze rechten uit in overleg met de commissievoorzitter. 9.6 Een commissie kan zich, na overleg met de voorzitter van de RvC, voorts bij de uitoefening van haar taak doen bijstaan of voorlichten door een of meer door haar aan te stellen deskundigen tegen een met de commissie overeen te komen vergoeding die ten laste van de corporatie komt. 9.7 Een commissie kan slechts die bevoegdheden uitoefenen die de RvC uitdrukkelijk aan haar heeft toegekend of gedelegeerd en zij kan nimmer bevoegdheden uitoefenen, die verder strekken dan de bevoegdheden die de RvC als geheel kan uitoefenen. 9.8 Een commissie vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de commissie, maar ten minste tweemaal per jaar. De vergaderingen worden zoveel mogelijk jaarlijks van tevoren vastgelegd en vinden zoveel mogelijk ten minste drie weken voor vergaderingen van de Raad van Commissarissen plaats. 9.9 Vergaderingen van een commissie worden bijeengeroepen door de commissievoorzitter. Behoudens spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van de commissievoorzitter, wordt de agenda voor de vergadering ten minste zeven dagen voor de vergadering toegestuurd aan de commissieleden. Ten aanzien van elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijke informatie gegeven en worden relevante stukken bijgevoegd Een commissie kan het Bestuur, de verantwoordelijke leidinggevende, externe deskundigen en/of andere betrokkenen uitnodigen de vergaderingen van de commissie bij te wonen, of te overleggen met leden of adviseurs van de commissie Van het verhandelde in een vergadering van een commissie wordt een verslag opgemaakt. Het verslag is vertrouwelijk Het Bestuur voorziet in een secretariaat met archief voor de commissies ten kantore van de stichting, waarin verslagen en andere vergaderstukken, alsmede alle correspondentie en overige documentatie de commissie betreffende, worden bewaard. Dit geldt niet voor die documentatie ten aanzien waarvan de RvC of het Bestuur een afzonderlijke bewaring verlangt De secretariaatswerkzaamheden van een commissie worden verzorgd door het directiesecretariaat Het Bestuur ziet erop toe dat het archief te allen tijde volledig en toegankelijk is Een commissie dient de RvC duidelijk en tijdig te informeren over de wijze waarop zij van gedelegeerde bevoegdheden gebruik heeft gemaakt en van belangrijke ontwikkelingen op het gebied dat valt onder haar verantwoordelijkheden. De RvC ontvangt van elk van de commissies een verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Indien daartoe verzocht, verstrekt de commissievoorzitter tijdens vergaderingen van de RvC nadere informatie over de resultaten van de besprekingen van de commissie Ieder lid van de RvC heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van een commissie. Een lid van de RvC oefent dit recht uit in overleg met de commissievoorzitter In het verslag van de RvC in het jaarverslag van de stichting worden de samenstelling van de commissies, het aantal vergaderingen en de belangrijkste van de daar aan de orde gekomen onderwerpen vermeld. 10 Informatie 10.1 De RvC ontvangt van het Bestuur tijdig schriftelijke informatie over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot Patrimonium woonservice, welke informatie de RvC nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en de taken naar behoren te kunnen uitoefenen. Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 9

10 10.2 Eventueel door de RvC gewenste informatie wordt door de voorzitter van de RvC kenbaar gemaakt aan het Bestuur Ontvangt een lid van de RvC uit andere bron dan het Bestuur of de RvC informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo snel mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de gehele RvC op de hoogte zal stellen De RvC ontvangt binnen zes weken na afloop van ieder kwartaal van het Bestuur een kwartaalrapportage. In het Bestuursreglement is vastgelegd welke informatie in ieder geval is opgenomen in de kwartaalrapportages. De kwartaalrapportage wordt vergezeld van een toelichting van het Bestuur Het Bestuur verstrekt jaarlijks, op de met de RvC afgesproken tijdstippen, de onderstaande informatie: - het activiteitenjaarplan, de begroting en de hierin opgenomen meerjarenprognose; - een jaarverslag waarin mede is inbegrepen het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en een activiteitenoverzicht als bedoeld in het wettelijk kader; - prestatieafspraken met de gemeente Veenendaal De RvC evalueert ten minste eenmaal per jaar of de informatievoorziening voldoet aan de behoefte en de verantwoordelijkheden van de RvC. De RvC is in dat kader bevoegd met het Bestuur nadere of andere afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua inhoud, omvang, presentatie en frequentie. Als deze afspraken leiden tot wezenlijke aanpassingen wordt dit opgenomen in het Bestuursreglement De RvC is, na voorafgaand overleg met het Bestuur, bevoegd rechtstreeks informatie bij werknemers van de stichting in te winnen Ieder lid van de RvC zal alle informatie en documentatie, die hij in het kader van zijn commissariaat verkrijgt als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de RvC en het Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen is de RvC bevoegd zich op kosten van de stichting op enigerlei wijze te laten bijstaan door een of meer (externe) deskundigen. 11 Relatie tot de accountant 11.1 De aanwijzing en opdrachtverlening aan een accountant geschieden conform de statuten van de stichting Aan de vergadering(en) van de RvC, waarin de concept jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter worden behandeld, neemt als regel ook de accountant deel De contacten tussen de RvC en de accountant lopen via de voorzitter of een daarvoor door de Raad aangewezen commissie De RvC spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant in de managementletter gedane aanbevelingen. De RvC ziet erop toe dat de eventueel door de accountant in de managementletter gedane aanbevelingen, welke door de RvC wenselijk worden geacht, daadwerkelijk door het Bestuur worden nageleefd. 12 Relatie tot de Ondernemingsraad 12.1 Minimaal één maal per jaar zal een lid van de RvC aanwezig zijn bij een overlegvergadering van het Bestuur met de Ondernemingsraad Indien een lid van de RvC wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering van de Ondernemingsraad, zal deze de uitnodiging niet accepteren dan na voorafgaand overleg met de bestuurder en de voorzitter van de RvC Besluiten van het Bestuur, waarvoor op grond van de statuten goedkeuring van de RvC is vereist en terzake waarvan de Ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft, dienen eerst door de RvC te worden goedgekeurd, welke goedkeuring (indien verleend) zal worden Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 10

11 gegeven onder voorbehoud van een positief advies of instemming van de Ondernemingsraad. Ingeval door de Ondernemingsraad een negatief advies wordt uitgebracht of instemming wordt onthouden, moet het Bestuur een nieuw verzoek tot goedkeuring aan de RvC voorleggen, waarin duidelijk omschreven is op welke wijze rekening is gehouden met het advies of de reactie van de Ondernemingsraad. 13 Relatie tot de huurdersvertegenwoordiging 13.1 De communicatie met de huurdersvertegenwoordiging(en) wordt onderhouden door het Bestuur. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op een tijdige en adequate uitvoering daarvan Minimaal één maal per jaar zullen de twee leden van de RvC die zijn benoemd op voordracht van de huurdersvertegenwoordiging(en), aanwezig zijn bij een overlegvergadering van de bestuurder met de huurdersvertegenwoordiging(en). Deze leden kunnen ook buiten aanwezigheid van de bestuurder bijeenkomsten van de huurdersvertegenwoordiging(en) bijwonen Besluiten van het Bestuur, waarvoor op grond van de statuten goedkeuring van de RvC is vereist en ter zake waarvan de huurdersvertegenwoordiging(en) adviesrecht heeft c.q. hebben, dienen eerst door de RvC te worden goedgekeurd, welke goedkeuring (indien verleend) zal worden gegeven onder voorbehoud van een positief advies van de huurdersvertegenwoordiging(en). Ingeval door de huurdersvertegenwoordiging(en) een negatief advies wordt uitgebracht, moet het Bestuur een nieuw verzoek tot goedkeuring aan de RvC voorleggen, waarin duidelijk omschreven is op welke wijze rekening is gehouden met het advies van de huurdersvertegenwoordiging(en). 14 Verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag Ten behoeve van het jaarverslag van Patrimonium woonservice wordt door de RvC een verslag opgesteld. In het verslag van de RvC worden onder meer de navolgende onderwerpen behandeld: - goedkeuring van de RvC betreffende de jaarrekening en het jaarverslag; - aantal vergaderingen van de RvC; - opsomming van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de RvC; - informatie omtrent eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de RvC; - overige van belang zijnde informatie. 15 Vertrouwen en vertrouwelijkheid 15.1 Ieder lid van de Raad van Commissarissen die op een informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties de stichting betreffende, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds vooropstellen dat de Raad van Commissarissen, althans de voorzitter, in dit vertrouwen kan worden betrokken Het lid van de RvC zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn toezichthoudende functie verkrijgt, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de RvC en het Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. Aldus vastgesteld te Veenendaal op 05 januari 2015 Reglement Raad van Commissarissen - Patrimonium woonservice pagina 11