Installatiehandleiding. OfficeNet Extra 1.7

Transcriptie

1 Installatiehandleiding OfficeNet Extra 1.7

2 Indien u nog niet eerder OfficeNet Extra hebt gebruikt, wijzen wij u erop dat u met OfficeNet Extra kunt werken nadat u: het Electronic Banking contract hebt ondertekend en teruggestuurd naar de bank; de smartcard en uw persoonlijke pincode hebt ontvangen; de opdracht tot ingebruikstelling aan de bank hebt gestuurd (hiermee geeft u aan dat u de smartcard en pincode hebt ontvangen en over de software beschikt) en het bankwachtwoord hebt ontvangen. Indien u vragen hebt over uw Electronic Banking contract, adviseren wij u om contact op te nemen met uw accountmanager. Gebruikte u al eerder OfficeNet Extra en zijn bovenstaande zaken reeds geregeld, dan kunt u nadat u deze nieuwe versie hebt geïnstalleerd direct aan de slag. Wij raden u aan deze handleiding te raadplegen voor uitgebreide informatie over installatie en gebruik van OfficeNet Extra. Tijdens het gebruik van OfficeNet Extra kunt u met de <F1> toets eenvoudig de contextgevoelige Help-items oproepen. Actuele informatie en antwoorden op veelgestelde vragen vindt u op Voor eventuele vragen is onze Electronic Banking Servicedesk telefonisch bereikbaar op het telefoonnummer (of vanuit het buitenland). Wij wensen u veel plezier met OfficeNet Extra. Disclaimer Dit document is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Niettemin kan ABN AMRO geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid of de volledigheid van de verstrekte informatie. Aan de informatie in dit document kunnen geen rechten worden ontleend. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 2 van 25

3 Inhoudsopgave 1. SYSTEEMEISEN 4 2. BACK-UP MAKEN VAN OFFICENET EXTRA 5 BACK-UP ZONDER GEDEELDE BESTANDEN 5 BACK-UP MET GEDEELDE BESTANDEN 5 3. OFFICENET EXTRA INSTALLEREN 6 STAP 1 - STARTEN MET INSTALLEREN 6 STAP 2 - DOELLOCATIE VAN DE PROGRAMMABESTANDEN 6 STAP 3 - DOELLOCATIE VAN DE GEGEVENSBESTANDEN STAP 4 - ONDERDELEN SELECTEREN 7 7 STAP 5 - BATCH OF INDIVIDUEEL 8 STAP 6 - OFFICENET PLUS 8 STAP 7 - OFFICENET EXTRA - SECURITY SETUP 9 STAP 8 - INSTALLATIE AFRONDEN TOEKENNEN VAN RECHTEN BINNEN WINDOWS VOOR GEBRUIKERS VAN OFFICENET 11 GEBRUIKERS EN GROEPEN BEWERKEN 11 GEBRUIKERS EN GROEPEN BEWERKEN VIA DE OPDRACHTPROMPT OVERZETTEN GEGEVENS VAN OFFICENET NAAR EEN NIEUWE COMPUTER 14 SITUATIES 14 STAPPEN DE EERSTE KEER OFFICENET EXTRA 1.7 STARTEN 16 STAP 1 - GEBRUIKERSNAAM EN WACHTWOORD 16 STAP 2 - GEBRUIKERSINSTELLINGEN 17 STAP 3 - GEBRUIK VAN EEN FINANCIEEL-ADMINISTRATIEF PROGRAMMA 17 STAP 4 - BEVEILIGINGSMIDDEL EN TYPE VERBINDING 18 STAP 5 - MIGREREN VAN GEGEVENS UIT OFFICENET PLUS 19 STAP 6 - COMMUNICATIESESSIE STARTEN 20 STAP 7 - REKENINGGEGEVENS 21 STAP 8 - BEVOEGDHEDEN GEBRUIKERS DE MODULES VAN OFFICENET EXTRA 22 DE MODULE OFFICENET DIRECT 22 DE MODULE BINNENLAND BETALEN 22 DE MODULE INCASSO 22 DE MODULE BUITENLAND BETALEN ROUTEKAART 23 OPDRACHTEN AANMAKEN, AUTORISEREN EN VERZENDEN 23 RAPPORTAGE TONEN OVERZICHT FUNCTIETOETSEN 25 Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 3 van 25

4 1. Systeemeisen OfficeNet Extra 1.7 is ontwikkeld voor gebruik op Windows 2000, Windows XP en Windows Vista. Het is niet mogelijk om OfficeNet Extra 1.7 te installeren op verouderde Windows besturingssystemen die niet meer door Microsoft worden ondersteund (zoals o.a. Windows 95, 98 en NT). Om OfficeNet 1.7 te kunnen installeren dient uw computer te beschikken over: minimaal 125Mb vrije schijfruimte; CD-rom speler voor gebruik van de installatie CD-rom; USB-aansluiting voor gebruik van de USB-smartcardreader; Internet-aansluiting voor communicatie met de ABN AMRO bankserver. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 4 van 25

5 2. Back-up maken van OfficeNet Extra Wanneer een eerdere versie van OfficeNet Extra aanwezig is, dient u een back-up te maken voordat u OfficeNet Extra 1.7 installeert. Let op: Alleen wanneer u een back-up hebt gemaakt van de bestaande installatie kan OfficeNet Extra hersteld worden in het geval er tijdens de upgrade naar OfficeNet Extra 1.7 onverhoopt iets mis gaat. Back-up zonder gedeelde bestanden Bepaal in welke map OfficeNet Extra is geïnstalleerd (standaard is dit C:\Program files\officenet Extra) en maak een kopie van deze map door de volgende stappen uit te voeren: 1. Ga in OfficeNet Direct naar <Instellingen>, <Algemeen>; 2. Noteer de naam van de locatie gegevensbestanden zoals deze is aangegeven. 3. Sluit OfficeNet Direct en de geopende module(s); 4. Open Windows Verkenner (Explorer); 5. Ga naar de map zoals genoteerd in stap 2; 6. Rechts-klik op de naam van de map en kies <Kopiëren> (<Copy>); 7. Selecteer de map waar u de back-up wilt plaatsen; 8. Rechts-klik op de naam van deze map en selecteer <Plakken> (<Paste>). Back-up met gedeelde bestanden Maak een kopie van de map door de volgende stappen uit te voeren: 1. Ga in OfficeNet Direct naar <Instellingen>, <Algemeen>; 2. Noteer de naam van de locatie gegevensbestanden zoals deze is aangegeven. In het voorbeeld is dit de locatie T:\Appl\OfficeNet 3. Sluit OfficeNet Direct en de geopende module(s); 4. Open Windows Verkenner (Explorer); 5. Ga naar de map zoals genoteerd in stap 2; 6. Rechts-klik op de naam van de map en kies <Kopiëren> (<Copy>); 7. Selecteer de map waar u de back-up wilt plaatsen; 8. Rechts-klik op de naam van deze map en selecteer <Plakken> (<Paste>). Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 5 van 25

6 3. OfficeNet Extra installeren Indien u een eerdere versie van OfficeNet Extra op uw computer hebt staan, raden wij u aan om eerst een back-up te maken. Alleen wanneer u een back-up hebt gemaakt kan OfficeNet Extra eventueel hersteld worden in het geval er tijdens de upgrade naar OfficeNet Extra 1.7 onverhoopt iets mis gaat. Hoe u een back-up maakt, leest u in hoofdstuk 2 van deze handleiding. In hoofdstuk 5 leest u hoe u gegevens van OfficeNet Extra kunt overzetten naar een nieuwe computer. In hoofdstuk 6 stap 5 leest u hoe u de gegevens van OfficeNet Plus kunt migreren naar OfficeNet Extra. Belangrijk: OfficeNet Extra 1.7 dient altijd geïnstalleerd te worden door een gebruiker die beschikt over zogenaamde administrator rechten. Indien u een eerdere versie van OfficeNet Extra op uw computer hebt staan, zal de installatie de stappen 2 en 3 overslaan. Uw versie van OfficeNet Extra wordt in dit geval ge-update naar versie 1.7. De gegevens van uw bestaande versie worden automatisch overgenomen. Stap 1 - Starten met installeren Plaats de CD van OfficeNet Extra 1.7 in uw CD-rom station. Wacht tot de installatie automatisch start. Eventueel kunt u de installatie starten door in de Windows verkenner het CD-rom station te selecteren en te dubbelklikken op Install.exe waarna u een taalkeuze voor de installatie kunt maken. Stap 2 - Doellocatie van de programmabestanden Geef in dit scherm aan in welke lokale map u de programmabestanden van OfficeNet Extra wilt installeren. Standaard wordt hier gekozen voor C:\Program Files\OfficeNet Extra\ Klik eventueel op <Bladeren> om een andere lokale map te selecteren. Klik op om verder te gaan. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 6 van 25

7 Let op: Het aantal gebruikte submappen mag niet groter zijn dan 5; Onder Windows 2000 mag het pad uit maximaal 33 karakters bestaan; Installeer de programmabestanden van OfficeNet Extra niet rechtstreeks op een netwerklocatie. U kunt eventueel bij stap 3 wel een netwerklocatie aangeven om de gegevensbestanden te kunnen delen met meerdere gebruikers. Stap 3 - Doellocatie van de gegevensbestanden Wanneer u bestanden wilt delen met andere gebruikers dan kunt u in dit scherm aangeven op welke netwerklocatie deze bestanden moeten worden opgeslagen. Indien u geen gebruik wilt maken van deze mogelijkheid of indien u de enige gebruiker van OfficeNet Extra bent, hoeft u hier geen selectie te maken. Klik op om verder te gaan. Let op: Het aantal gebruikte submappen mag niet groter zijn dan 5; Onder Windows 2000 mag het pad uit maximaal 33 karakters bestaan; Gebruik altijd een schijfaanduiding en een map (bijvoorbeeld M:\Ondata). Naamgeving volgens Universal Naming Convention (UNC) kan niet worden gebruikt; Om bestanden te kunnen delen dient op elke computer waar OfficeNet Extra wordt geïnstalleerd in dit scherm steeds dezelfde map op de server te worden gekozen. Stap 4 - Onderdelen selecteren In het scherm Onderdelen selecteren kunt u de beschikbare modules selecteren. OfficeNet Direct is de centrale module waarmee u opdrachten autoriseert en verzendt en rapportages van de bank ontvangt. Wanneer u op de naam van een module klikt, verschijnt aan de rechterzijde een korte beschrijving van de geselecteerde module. Klik na uw selectie op gaan. om verder te Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 7 van 25

8 Stap 5 - Batch of individueel Hier kunt u aangeven hoe u betalingsopdrachten die zijn aangemaakt in de module Binnenland Betalen of een financieel-administratief pakket wilt laten verwerken. Batch: Alle betalingen worden bijeengehouden en gemeld als één boeking. Hiervoor dient een contract te zijn afgesloten met Equens. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Individueel: Alle betalingen worden apart gemeld en verwerkt. U kunt de instelling Batch of Individueel na installatie alsnog aanpassen in OfficeNet Direct bij <Instellingen> <Algemeen>. Klik op om verder te gaan. Stap 6 - OfficeNet Plus Wanneer u gebruik maakt van OfficeNet Plus en de gegevens hiervan wilt overnemen (migreren) in OfficeNet Extra kiest u hier voor <Ja, ik wil degegevens overnemen>. Om gegevens te kunnen migreren moet OfficeNet Plus geïnstalleerd zijn op de computer waarop u OfficeNet Extra installeert. Nadat de installatie van OfficeNet Extra is voltooid en u OfficeNet Direct voor de eerste keer opstart zal de conversie van de gegevens van OfficeNet Plus starten. Het migreren van de gegevens uit OfficeNet Plus wordt beschreven in hoofdstuk 6 stap 5. Indien u geen gebruik maakt van OfficeNet Plus of de gegevens hiervan niet wilt overnemen, kiest u voor <Nee, ik wil de gegevens niet overnemen>. Klik op om verder te gaan. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 8 van 25

9 Stap 7 - OfficeNet Extra - Security setup Via de OfficeNet Extra Security setup worden bestands- en registermachtigingen aangepast, zodat gebruikers de juiste Windows rechten toegekend kunnen krijgen. Kies de situatie die voor uw installatie van toepassing is. Klik in het scherm op om een uitgebreide uitleg over dit onderwerp te openen. Dit document is ook handmatig te openen. Open in de installatiemap van de programmabestanden van OfficeNet Extra de map \OESS en dubbelklik op OESS_NL.html. OfficeNet Extra maakt gebruik van programmabestanden en gegevensbestanden. De programmabestanden dienen altijd lokaal op uw computer geïnstalleerd te worden (zie stap 2 van hoofdstuk 3). De gegevensbestanden kunnen zowel lokaal op uw computer als op een locatie buiten uw computer worden geïnstalleerd (zie stap 3 van hoofdstuk 3). Kies de optie Lokaal/Gedeeld als de gegevensbestanden lokaal worden geïnstalleerd (bijvoorbeeld C:\Program Files\OfficeNet Extra); als de gegevensbestanden op een netwerklocatie worden geïnstalleerd en de computer geen onderdeel is van een Windows domein*; als de gegevensbestanden op een andere computer ( peer to peer ) worden geïnstalleerd en beide computers geen onderdeel zijn van een Windows domein*. Kies de optie Domein alleen als u beschikt over Domein administrator rechten en als de gegevensbestanden op een netwerklocatie worden geïnstalleerd en de computer onderdeel is van een Windows domein*; als de gegevensbestanden op een andere computer ( peer to peer ) worden geïnstalleerd en beide computers deel uit maken van een Windows domein*. * Via de knop opent u een document met een uitgebreide uitleg over dit onderwerp, waarin onder andere wordt beschreven hoe u kunt controleren of uw computer onderdeel is van een Windows Domein. Dit document is ook handmatig te openen. In de installatiemap van de programmabestanden van OfficeNet Extra vindt u de map \OESS. Dubbelklik op het bestand OESS_NL.html om het document te openen. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 9 van 25

10 Stap 8 - Installatie afronden Windows Vista gebruikers dienen zich af te melden in Windows voordat OfficeNet Direct gestart kan worden. Bij Windows XP en Windows 2000 gebruikers is de optie Start de OfficeNet Direct module standaard aangevinkt. Bij deze besturingssystemen is af- en aanmelden niet noodzakelijk. Let op: Indien u gebruik maakt van de meegeleverde USB smartcardreader dient u deze eerst op uw computer aan te sluiten alvorens OfficeNet Direct voor de eerste keer op te starten. Klik op om de installatie af te ronden. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 10 van 25

11 4. Toekennen van rechten binnen Windows voor gebruikers van OfficeNet Belangrijk: OfficeNet Extra 1.7 dient altijd geïnstalleerd te worden door een gebruiker die beschikt over zogenaamde administrator rechten. In veel gevallen zal de installateur van het pakket niet degene zijn die ook met het pakket gaat werken. Om ervoor te zorgen dat iedereen die met OfficeNet Extra gaat werken de juiste Windows-rechten krijgt toegekend, wordt bij de installatie van OfficeNet Extra 1.7 de gebruikersgroep OfficeNetUsers aangemaakt binnen Lokale gebruikers en groepen. Voeg de toekomstige gebruikers van OfficeNet Extra 1.7 aan deze gebruikersgroep toe op onderstaande wijze: Gebruikers en groepen bewerken Let op: Windows Vista Home (Basic en Premium) en Windows XP Home Edition bieden geen mogelijkheden voor de gebruiker om op onderstaande wijze de gebruikers en gebruikersgroepen te bewerken. Instructies voor Windows Vista Home (Basic en Premium) en Windows XP Home Edition vindt u hieronder bij Gebruikers en groepen bewerken via de opdrachtprompt. Met de volgende stappen kunt u achterhalen welke versie van Windows op uw computer wordt gebruikt: Klik op <Start> of ga naar het bureaublad; Rechtsklik op <(Deze) Computer> (<(My) Computer>); Klik <Eigenschappen> (<Properties>). De instructies om gebruikers en groepen te bewerken via Windows zijn: Open het Configuratiescherm (Control Panel); Open Systeembeheer (Administrative tools); Open Computerbeheer (Computer Management) en vervolgens: o Systeemwerkset (System Tools); o Lokale gebruikers en groepen (Local Users and Groups); o Groepen (Groups). Dubbelklik op de groepsnaam OfficeNetUsers ; Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 11 van 25

12 Via onderstaande schermen kunt u de gebruikers toevoegen aan de gebruikersgroep OfficeNetUsers. Let op: Indien de gegevensbestanden van OfficeNet Extra 1.7 zijn geïnstalleerd op een netwerklocatie binnen een Windows Domein en bij stap 7 is gekozen voor Domein dan is de gebruikersgroep OfficeNetUsers aangemaakt binnen het Windows Domein. Uw systeembeheerder dient de toekomstige gebruikers van OfficeNet op soortgelijke wijze toe te voegen aan de domein gebruikersgroep "OfficeNetUsers". Gebruikers en groepen bewerken via de opdrachtprompt Windows Vista Home (Basic en Premium) en Windows XP Home Edition bieden geen mogelijkheid om gebruikers en groepen via Computerbeheer te bewerken. De gebruikers en groepen zijn onder deze besturingssystemen alleen via de opdrachtprompt te bewerken. Ga naar Start/Alle Programma s/bureau-accessoires ( Start/All Programs/Accessories ) om de opdrachtprompt te starten. Hebt u Windows Vista Home (Basic en Premium) dan klikt u met de rechter muisknop op Opdrachtprompt ( Command Prompt ) en kiest u Uitvoeren als administrator ( Run as Administrator ) Hebt u Windows XP Home Edition dan kiest u Opdrachtprompt ( Command Prompt ). Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 12 van 25

13 Het venster met de opdrachtprompt verschijnt. Een overzicht van de commando s die u kunt gebruiken: Doel Bekijken alle aanwezige gebruikersgroepen Bekijken welke gebruiker(s) in de gebruikersgroep Officenetusers zitten Toevoegen van gebruiker devries aan gebruikersgroep Officenetusers Verwijderen van gebruiker jansen uit de gebruikersgroep Officenetusers Commando net localgroup net localgroup officenetusers net localgroup officenetusers devries /add net localgroup officenetusers jansen /delete Toets het commando van uw keuze in en druk op <Enter> om de opdracht uit te voeren. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 13 van 25

14 5. Overzetten gegevens van OfficeNet naar een nieuwe computer Situaties U gebruikt op de oude computer OfficeNet Plus of OfficeNet Extra 1.3, 1.4, 1.5 of 1.7 (u kunt het versienummer van huidige OfficeNet Extra eenvoudig controleren door in OfficeNet Direct op <F3> te drukken). U wilt OfficeNet Extra 1.7 installeren op een nieuwe computer en u wilt de gegevens van uw oude versie van OfficeNet Extra of OfficeNet Plus overzetten naar deze nieuwe computer. Let op: Indien u de gegevens van OfficeNet Extra versie 1.3 wilt overzetten, dient u deze versie eerst op de oude computer te upgraden naar OfficeNet Extra versie 1.7. Indien u OfficeNet Plus hebt gebruikt op uw oude computer, dient u eerst op de oude computer OfficeNet Extra 1.7 te installeren en de optie Ja, ik wil de gegevens overnemen te gebruiken (zie hoofdstuk 3 stap 6). In hoofdstuk 6 stap 5 leest u hoe u de gegevens van OfficeNet Plus naar OfficeNet Extra kunt migreren. Indien het besturingssysteem van de oude computer niet wordt ondersteund voor OfficeNet Extra 1.7 (zie systeemeisen in hoofdstuk 1), dient u eerst te upgraden naar OfficeNet Extra versie 1.5 (deze versie is te downloaden van tabblad Downloads). Stappen Installeer OfficeNet Extra 1.7 op de nieuwe computer en kopieer onderstaande mappen en databestanden van uw oude OfficeNet Extra versie naar de nieuwe computer. Indien OfficeNet Extra gebruik maakt van een gedeelde map voor de databestanden (op een netwerklocatie), dan volstaat een nieuwe installatie op de nieuwe computer, waarbij u verwijst naar diezelfde netwerkmap. U hoeft in dit geval geen mappen te kopiëren, OfficeNet Extra 1.7 maakt dan gebruik van de bestaande (gedeelde) databestanden. Map \Table \Messages \Transactions \Data\user.def Inhoud o.a. Eigen rekeningnummers, debiteuren- en crediteurengegevens o.a. Saldo- en mutatiegegevens (dagafschriften) o.a. Verzonden en te verzenden opdrachten gebruikersprofielen Na het kopiëren van bovenstaande gegevensbestanden kunt u OfficeNet Extra 1.7 starten met dezelfde gebruikersnamen en wachtwoorden als in uw oude OfficeNet Extra (op de oude computer). Let op: Kopieer niet de gehele map OfficeNet Extra van de oude naar de nieuwe computer. Hiermee zet u namelijk de oude versie van OfficeNet terug op de nieuwe computer. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 14 van 25

15 Optioneel kunt u de betaalbestanden (*.xls) van de modules Binnenland betalen, Incasso en Buitenland betalen eveneens kopiëren naar de nieuwe computer. Map \Binnenland betalen\betaalbestand\*.xls \Incasso\Betaalbestand\*.xls \Buitenland betalen\betaalbestand\*.xls Inhoud Binnenlandse betaalbestanden Incasso betaalbestanden Buitenlandse betaalbestanden Let op: Als u voor het overzetten van de gegevens gebruik maakt van een gebrande CD-rom dan kunnen de mappen, submappen en bestanden het kenmerk Alleen Lezen hebben. Herstel dit door naar de eigenschappen van de submap OfficeNet Extra te gaan en het vinkje bij Alleen Lezen te verwijderen. Bevestig de vraag "Wijzigingen op deze map en op alle submappen en bestanden toepassen" met <OK>. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 15 van 25

16 6. De eerste keer OfficeNet Extra 1.7 starten Let op: Indien u gebruik maakt van de meegeleverde USB smartcardreader dient u deze op uw computer aan te sluiten alvorens OfficeNet Direct voor de eerste keer op te starten. Wanneer u OfficeNet Extra 1.7 hebt geïnstalleerd over een eerdere versie van OfficeNet Extra, zijn de gebruikersgegevens reeds overgenomen en kunt u met de bestaande gebruikersnamen en wachtwoorden aanloggen in OfficeNet Direct. De stappen in dit hoofdstuk kunt u in dit geval overslaan. Stap 1 - Gebruikersnaam en wachtwoord Dubbelklik op de aangemaakte snelkoppeling op het bureaublad of klik op <Start> en kies <Programma s>, <ABN AMRO Electronic Banking> en <OfficeNet Direct>. De gebruiker die als eerste aanlogt, wordt de hoofdgebruiker en krijgt alle toegangsrechten. De hoofdgebruiker kan vervolgens nieuwe gebruikers toevoegen. Een gebruikersnaam moet uit minimaal 6 en maximaal 16 karakters bestaan. Leestekens en spaties zijn niet toegestaan Een correct wachtwoord o bestaat uit minimaal 6 en maximaal 8 karakters; o bevat minimaal één letter en één cijfer; o bestaat uit minimaal 4 verschillende karakters. Wanneer u het wachtwoord van de hoofdgebruiker van OfficeNet Direct bent vergeten, kan deze uitsluitend door de servicedesk worden gedeblokkeerd. Alle andere gebruikers kunnen door de hoofdgebruiker via OfficeNet Direct worden gedeblokkeerd. Ga naar <Gebruikers> klik op de geblokkeerde gebruiker en haal het vinkje bij Geblokkeerd weg en klik op <Toepassen>. Na het inloggen verschijnt een scherm waarin aangegeven wordt dat er aanvullende gegevens nodig zijn om met OfficeNet Extra te kunnen werken. Klik op <OK> om deze gegevens in te voeren Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 16 van 25

17 Stap 2 - Gebruikersinstellingen In dit scherm vult u in: Afkorting voor de hoofdgebruiker; Contractnummer, contractpostbus en gebruikersvolgnummer. Deze gegevens vindt u in uw Electronic Banking Contract. Stap 3 - Gebruik van een financieel-administratief programma Importeren van betaalopdrachten exporteren van dagafschriften Indien u gebruik maakt van een financieel-administratief programma om uw betalingen aan te maken klikt u in dit scherm op <Ja>. In de hierop volgende schermen kunt u aangeven of deze bestanden in de standaardmappen van OfficeNet Direct worden geplaatst of dat er andere locaties gebruikt moeten worden. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 17 van 25

18 Let op: In de opgegeven mappen mogen uitsluitend importeerbare bestanden met bestandsformaat Clieop03 of BTL91 worden geplaatst. Deze handelingen kunnen ook achteraf in OfficeNet Direct worden uitgevoerd via <Instellingen>, <Conversies> en <Import OfficeNet Direct>. Indien u de door OfficeNet Extra ontvangen dagafschriften ten behoeve van uw financieel-administratief programma wilt gebruiken kunt u op dezelfde wijze via <Instellingen>, <Conversies> en <Export OfficeNet Direct> een locatie instellen waar de dagafschriften dienen te worden geplaatst. Stap 4 - Beveiligingsmiddel en type verbinding In dit scherm stelt u het type beveiligingsmiddel en het type verbinding in waarmee u verbinding met de ABN AMRO server maakt. Met de frequentie van de software updates stelt u in hoe vaak er gecontroleerd wordt of er nieuwe software componenten beschikbaar zijn. Klik op <Toepassen> om uw keuze te bevestigen. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 18 van 25

19 Stap 5 - Migreren van gegevens uit OfficeNet Plus Let op: Om gegevens uit OfficeNet Plus te kunnen migreren dient u bij het installeren de optie Ja, ik wil de gegevens overnemen (zie hoofdstuk 3 stap 6) te gebruiken. Indien de gegevensbestanden van OfficeNet Extra 1.7 gedeeld worden door meerdere gebruikers (zie hoofdstuk 3 stap 3) dan hoeft de migratie van de gegevens van OfficeNet Plus alleen plaats te vinden op de computer waar OfficeNet Extra als eerste is geïnstalleerd. Op de overige computers hoeft dan geen migratie meer plaats te vinden. Migratie starten Indien u tijdens de installatie bij stap 6 van hoofdstuk 3 hebt gekozen voor de optie Ja, ik wil de gegevens overnemen verschijnt automatisch onderstaand scherm. Klik op <Ok> om de migratie van de gegevens te starten. Selecteer in het venster Migratie OfficeNet Plus als Bestaand EB pakket. De standaard folder C:HNKZ is reeds aangegeven. U kunt deze wijzigen door op te klikken. Selecteer de gegevens die gemigreerd moeten worden. Met de knop selecteert u in één keer alle gegevens die gemigreerd kunnen worden. Klik op <Toepassen> om de migratie van gegevens te starten. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 19 van 25

20 Stap 6 - Communicatiesessie starten Indien u tijdens de installatie bij stap 6 van hoofdstuk 3 hebt gekozen voor de optie Nee, ik wil de gegevens niet overnemen dan verschijnt automatisch onderstaand venster. Indien u tijdens de installatie bij stap 6 van hoofdstuk 3 hebt gekozen voor de optie Ja, ik wil de gegevens overnemen dan dient u na afronding van de migratie van de hiervoor beschreven stap 5 de communicatiesessie handmatig te starten door op <Communicatie> <Handmatig> te klikken. Voor de communicatie met de bank is een bankwachtwoord vereist. Dit bankwachtwoord is door de ABN AMRO Bank aan u verstrekt via separate post. Bij de eerste keer gebruiken van dit bankwachtwoord moet u deze wijzigen in een bankwachtwoord van uw keuze. Hiervoor gelden onderstaande voorwaarden: o bestaat uit minimaal 6 en maximaal 8 karakters; o bevat minimaal één letter en één cijfer; o bestaat uit minimaal 4 verschillende karakters. Belangrijk: Wanneer u het bankwachtwoord bent vergeten, kan deze uitsluitend door de servicedesk worden gedeblokkeerd. U kunt nu een communicatiesessie starten om rapportages op te halen van de ABN AMRO bankserver. Als u een calculator gebruikt: Toets het bankwachtwoord dat aan u is verstrekt in; Toets uw nieuwe bankwachtwoord in; Herhaal uw nieuwe bankwachtwoord; Klik <OK>. Als u een smartcard gebruikt: Plaats de smartcard in de smartcardreader; Toets de pincode die aan u is verstrekt in; Toets het bankwachtwoord dat aan u is verstrekt in; Toets uw nieuwe bankwachtwoord in; Herhaal uw nieuwe bankwachtwoord; Klik <OK>. Let op: Als u met een voorgaande versie van OfficeNet Extra of met OfficeNet Plus al eerder met de ABN AMRO server hebt gecommuniceerd, kunt u het daarvoor gebruikte bankwachtwoord blijven gebruiken. Het bankwachtwoord is immers gerelateerd aan uw Electronic Banking contract- en gebruikersvolgnummer. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 20 van 25

21 Stap 7 - Rekeninggegevens Na een geslaagde communicatiesessie staan de rekeningnummers die in het Electronic Banking contract zijn opgenomen automatisch in uw rekeningen overzicht. Klik op <Vaste Gegevens> <Rekeningen> om additionele gegevens, zoals Naam, Adres en Woonplaats aan te vullen. Stap 8 - Bevoegdheden gebruikers Indien u in het scherm Geavanceerde Instellingen onder Bevoegdheden gebruikers de opties Transactiebevoegdheden en/of Schermbevoegdheden aanvinkt kunt u in het scherm Gebruiker instellingen specifieke transactie- en schermbevoegdheden per gebruiker toekennen. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 21 van 25

22 7. De modules van OfficeNet Extra De module OfficeNet Direct De module OfficeNet Direct is de centrale module die de koppeling tussen de betaalmodules en de bank verzorgt. Tevens kan deze module functioneren als koppeling tussen uw financieel-administratieve software en de Electronic Banking computer van ABN AMRO. Deze module start u vanuit het Windows-startmenu of door op de snelkoppeling naar de module op uw desktop te dubbelklikken. Vanuit OfficeNet Direct kunt u ook de andere modules opstarten. De voornaamste functies van deze module zijn: importeren, tekenen en verzenden van betalingsopdrachten; ophalen en tonen van rekening- en intradaginformatie; configureren van de bevoegdheden van de gebruiker; exporteren van de ontvangen informatie (bijvoorbeeld ten behoeve van uw financieel-administratieve software); inlezen van in financieel-administratieve software aangemaakte salarisbetalingen. De module Binnenland Betalen Met deze module kunt u uw binnenlandse betalingsopdrachten aanmaken, controleren op juistheid en klaarzetten voor de module OfficeNet Direct, waar de opdrachten getekend en verzonden kunnen worden. Deze module start u vanuit het Windows-startmenu of vanuit OfficeNet Direct. Enkele belangrijke kenmerken zijn: alle typen binnenlandse betalingen mogelijk: Normaal, Spoed, Batch en Acceptgiro; overzichtelijke weergave; gemakkelijke kopieerfuncties; herhaalopdrachten door bestandsopslag en inleesfuncties; vastleggen van begunstigden voor later gebruik. De module Incasso Op soortgelijke wijze gebruikt u de module Incasso om uw incasso opdrachten aan te maken. Ook deze module zorgt voor het controleren en klaarzetten voor verdere verwerking in de module OfficeNet Direct. Let op: U hebt een incassocontract nodig om te kunnen incasseren. Neem hiervoor contact op met uw accountmanager. Tevens dient u te beschikken over machtigingen van uw debiteuren. De module Buitenland Betalen De module Buitenland Betalen gebruikt u om uw buitenlandse betalingsopdrachten aan te maken, te controleren op juistheid en klaar te zetten voor tekenen en verzenden. De volgende betalingstypen kunnen worden gebruikt: buitenlandbetalingen; EU-betalingen; cheques; spoedbetalingen; binnenland betalingen in vreemde valuta. Tip: Door in de modules op <F1> te drukken kunt u de context gevoelige Help raadplegen. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 22 van 25

23 8. Routekaart Opdrachten aanmaken, autoriseren en verzenden Nieuwe opdrachten aanmaken 1. Start de gewenste module (de stappen zijn hetzelfde in elke module); 2. Het detailscherm verschijnt. Dubbelklik op de eerste regel als het detailscherm niet verschijnt; 3. Vul de rubrieken op het scherm in, kies bewaren; 4. Klik op <Nieuw> om een nieuwe opdracht aan te maken en herhaal actie 3 of klik op <Bewaren> en <Sluiten> wanneer u geen nieuwe opdracht meer wilt aanmaken; 5. In de lijst met ingevoerde opdrachten selecteert u de opdrachten die u wilt versturen (met behulp van de <CTRL> of <Shift> toets kunt u meerdere opdrachten selecteren); 6. Klik vervolgens op het groene vinkje in de knoppenbalk boven in het scherm en de opdrachten worden op juistheid gecontroleerd. Corrigeer zo nodig de opdrachten en herhaal punt 6; 7. Klik op de knop <Klaarzetten voor verzending>; 8. Het Rapport klaarzetten voor verzending wordt getoond. Klik vervolgens op <OK> en de opdrachten worden in OfficeNet Direct geplaatst. Opdrachten autoriseren Bij gebruik van een calculator als beveiligingsmiddel. 1. Start OfficeNet Direct en klik op <Opdrachten> <Geïmporteerd>; 2. Selecteer de te verzenden opdrachten één voor één door ze aan te klikken of klik op <Alles> (linksonder) om alles ineens te selecteren; 3. Klik op <Autorisatie> om de opdrachten te authoriseren. De status verandert in Verzendbaar. Bij gebruik van een smartcard als beveiligingsmiddel. 1. Start OfficeNet Direct en klik op <Opdrachten> <Geïmporteerd>; 2. Selecteer de te verzenden opdrachten één voor één door ze aan te klikken of klik op <Alles> (linksonder) om alles ineens te selecteren; 3. Plaats de smartcard in de smartcardreader, klik op <Tekenen> en voer de pincode van uw smartcard in. De status verandert in Verzendbaar (enkele autorisatie) of in 1 x getekend (dubbele autorisatie). Dubbele autorisatie (alleen mogelijk bij gebruik van smartcard als beveiligingsmiddel): 1. Klik op <Gebruikerswissel> linksonder in het menu. De tweede autorisator kan nu aanloggen; 2. Klik op <Opdrachten> <Geïmporteerd> en selecteer de te verzenden opdrachten één voor één door ze aan te klikken of klik op <Alles> (linksonder) om alles ineens te selecteren; 3. Plaats de smartcard in de smartcardreader, klik op <Tekenen> en voer de pincode van deze smartcard in. De status verandert in Verzendbaar. Installatiehandleiding OfficeNet Extra Pagina 23 van 25