Wat moet u doen om te kunnen deelnemen aan het electronisch aanvragen van uitvoercertificaten?

Transcriptie

1 CIRCULAIRE EIEREN VLEES VEE nummer : 88/2005 datum : 27 december 2005 onderwerp : Electronisch aanvragen van uitvoercertificaten Electronisch aanvragen van uitvoercertificaten Op dit moment is het alleen mogelijk om uitvoercertificaten per post of per fax aan te vragen. Vanaf 2 januari 2006 bieden de Productschappen Vee, Vlees en Eieren (PVE) u de mogelijkheid om uitvoercertificaten ook via een webformulier op onze internetsite aan te vragen. Aan het electronisch aanvragen van uitvoercertificaten zijn geen kosten verbonden. Het blijft uiteraard mogelijk om aanvragen van uitvoercertificaten per post of per fax in te dienen. De voordelen van aanvragen van uitvoercertificaten via internet zijn: eenvoud: een aantal gegevens wordt bij de aanvraag via internet automatisch ingevuld, waardoor de kans op fouten vermindert; snelheid: de ontvangst van uw aanvraag wordt direct vastgelegd bij de PVE; zekerheid: via een ontvangstbevestiging op het scherm en via een bericht ziet u direct of uw aanvraag tijdig is ontvangen; beveiliging: een combinatie van een gebruikersnaam en wachtwoord met een beveiligde verbinding zorgt voor een adequate beveiliging van uw gegevens. Wat moet u doen om te kunnen deelnemen aan het electronisch aanvragen van uitvoercertificaten? Voordat u uitvoercertificaten electronisch kunt aanvragen, is het nodig om u hiervoor bij de PVE te registreren. Dit kunt u doen door het formulier in de bijlage bij deze circulaire in te vullen en per post naar de PVE (t.a.v. Afdeling EU-Regelingen, Cluster In- en Uitvoer) te sturen. U kunt hierop aangeven welke personen (maximaal 3) namens uw bedrijf via internet uitvoercertificaten mogen aanvragen. Het formulier moet ondertekend zijn door een daartoe bevoegde functionaris, die is opgenomen in het uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) dat in ons bezit is. Na verificatie van de gegevens zullen de PVE voor iedere aangemelde medewerker een gebruikersnaam en wachtwoord beschikbaar stellen. Wij verzoeken u mutaties met betrekking tot de geautoriseerde medewerkers tijdig per post aan de PVE (Afdeling EU-Regelingen, Cluster In- en Uitvoer) door te geven, ondertekend door een daartoe bevoegde functionaris van het bedrijf. Wij zullen er dan voor zorgen dat de mutaties worden doorgevoerd en bijvoorbeeld dat een eerder afgegeven gebruikersnaam en wachtwoord worden ingetrokken. Voor eventueel misbruik van een gebruikersnaam/wachtwoord-combinatie en mogelijk daaruit voortvloeiende financiële consequenties zijn de PVE niet aansprakelijk. Productschappen Vee, Vlees en Eieren Louis Braillelaan 80 - Postbus AL Zoetermeer - Nederland - Telefoon (079) Telefax EUR (079) / t.b.v. bankgaranties (079) / overige afdelingen (079)

2 Hoe werkt een electronische certificaataanvraag? Vanaf het moment dat u bij de PVE geregistreerd bent en voor iedere aangemelde medewerker een gebruikersnaam en wachtwoord heeft ontvangen, kunnen uitvoercertificaten via internet worden aangevraagd. Wij hebben geprobeerd om het electronisch aanvragen van uitvoercertificaten zo eenvoudig mogelijk te maken. De procedure verloopt in de volgende stappen: U gaat naar de internetsite van de PVE: en kiest vervolgens het Bedrijfsnet. Onder het item Mijn PVE kunt u kiezen voor de optie Indienen aanvraag uitvoercertificaat. Daarna kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord dat u heeft ontvangen van de PVE. De lay-out van het webformulier komt zoveel mogelijk overeen met dat van een gangbare uitvoercertificaataanvraag. De in te vullen gegevens wijken vrijwel niet af van de gegevens die u ook op de aanvragen per post of per fax vermeldt. * vak 1: instantie van afgifte van het uitvoercertificaat (1) * vak 4: aanvrager (titularis) (1) Hier kan een extra adres worden opgegeven. De bevestiging van een aanvraag wordt dan, naast het op het aanmeldingsformulier opgegeven adres, ook verzonden aan het extra ingevulde adres. * vak 5: sector waarvoor u een uitvoercertificaat aanvraagt * vak 7: land van bestemming * vak 8: soort certificaat * vak 9: deelneming aan inschrijving * vak 11: totaalbedrag van de zekerheid (behalve in geval van een ex-post certificaat) * vak 14: handelsbenaming van het product (1) * vak 15: omschrijving volgens de gecombineerde nomenclatuur (GN) (1) * vak 16: restitutiecode(s) (12 cijfers) Hier kunnen alleen restitutiecodes worden geselecteerd, die ressorteren onder de gekozen sector. Een uitvoercertificaat wordt afgegeven voor de gehele productcategorie waar de opgegeven restitutiecode onder valt. * vak 17: hoeveelheid in cijfers Let hierbij op dat u geen punten en/of komma s gebruikt (dus geen kilogram, maar kilogram) en dat u, indien nodig, de juiste eenheid selecteert. * vak 18: hoeveelheid in letters (1) * vak 20: bijzondere vermeldingen Indien mogelijk / nodig, kunt u hier aangeven of het uitvoercertificaat in depot bij de PVE dient te blijven en of het uitvoercertificaat direct moet worden afgegeven. De overige bijzondere vermeldingen worden automatisch gevuld. * vak 22: bijzondere voorwaarden (1) * vak Aanvullende opmerkingen In dit vak kunt u uw opmerkingen kwijt, zoals bijvoorbeeld telefonische vrijgave. In dit vak kunt u ook aangeven hoeveel exemplaren uitvoercertificaten u wenst te ontvangen. Let wel, het betreft hier identieke aanvragen. (1) Deze gegevens worden automatisch ingevuld. Nadat u denkt alle gegevens te hebben ingevuld, kiest u de knop verificatie. * Als de aanvraag niet volledig is of onmogelijke keuzes bevat (bijvoorbeeld een aanvraag in kilogrammen voor een product waarvoor in aantallen moet worden aangevraagd) volgt een foutmelding. * Als de aanvraag juist is ingevoerd, volgt een overzicht van de ingetikte gegevens en de automatisch ingevulde velden. U kunt uw aanvraag dan nog controleren en corrigeren.

3 Indien u de aanvraag wilt aanpassen kiest u onderaan voor de knop terug, waarna u de aanpassing doorvoert en weer op de knop verificatie drukt. Indien u na verificatie de aanvraag aan de PVE wilt verzenden, dan kiest u de knop akkoord. U ontvangt direct daarna op het scherm een melding dat uw aanvraag is ontvangen, met daarbij het nummer waaronder uw aanvraag is geregistreerd bij de PVE. Dit nummer bestaat uit uw relatienummer van de PVE, de datum van de aanvraag en de tijd van de aanvraag. De datum en tijd van de aanvraag die worden getoond zijn van groot belang in verband met de uur termijn. Vervolgens kunt u kiezen voor de optie om nog een uitvoercertificaat aan te vragen of terug te keren naar het PVE Bedrijfsnet. U ontvangt een bevestiging waarin wordt aangegeven hoe uw aanvraag is geregistreerd bij de PVE. Deze bevestiging van de aanvraag wordt gezonden aan het e- mailadres dat door de bedrijfsgenoot, bij het aanmelden voor deze service, is opgegeven. Indien het extra adres in vak 4 is ingevuld, dan wordt naar dit adres ook de bevestiging van de aanvraag verzonden. De beoordeling van de aanvraag door de PVE gebeurt op de gebruikelijke wijze. Net als bij het aanvragen per post of per fax bent u als exporteur verantwoordelijk voor het tijdig en juist indienen van certificaataanvragen. Door de directe ontvangstmelding op het scherm en de ontvangstbevestiging per heeft u wel meer zekerheid of uw aanvragen tijdig bij de PVE zijn aangekomen. Wilt u het electronisch aanvragen van een uitvoercertificaat eerst eens uitproberen, dan kunt u hiermee op onze internetsite nader kennismaken door een fictieve aanvraag voor een uitvoercertificaat te doen. Surf naar en kies hier voor de optie Bedrijfsnet. Rechts vindt u de knop Mijn PVE. Als u hierop klikt ziet u een aantal opties. Kies voor de optie Indienen aanvraag uitvoercertificaat. U krijgt een popup scherm waarin u kunt kiezen voor de demo. Klik hierop en u wordt doorgeleid naar de demonstratiepagina. Bovenin ziet u een regel staan die u de mogelijkheid biedt de handleiding te bekijken. Belangrijk! De algemene voorwaarden voor het indienen van aanvragen voor uitvoercertificaten staan beschreven in de volgende circulaires: Uitvoercertificaten voor de varkenssector (momenteel circulaire nr. 54/2004); Uitvoercertificaten voor de pluimvee- en eiersector (momenteel circulaire nr. 55/2004); Uitvoercertificaten met restitutie voor de rundersector (momenteel circulaire nr. 56/2004); Uitvoercertificaten zonder restitutie in de rundersector (momenteel circulaire nr. 111/2001). Daarnaast is bij uitvoer van producten met restitutie de circulaire met als onderwerp Restitutieregeling voor de sectoren vee, vlees en eieren (momenteel circulaire nr. 84/2004) van belang. Bovengenoemde circulaires kunt u vinden op onze internetsite of opvragen bij Team Info. Circulaires zijn op onze Internetsite ( te vinden. Klik eerst op Bedrijfsnet en vervolgens op Circulaires. De site met Europese regelgeving vindt u ook op het Bedrijfsnet. Klik op Im- en export, op EU-Regelingen en tenslotte op het kopje links.

4 Voorbehoud Indien de inhoud van deze circulaire afwijkt van de van toepassing zijnde regelgeving dan is deze regelgeving doorslaggevend. Voor afwijking aanvaarden de Productschappen geen aansprakelijkheid. Productschappen Vee, Vlees en Eieren, ir. A. Mijs, Hoofd afdeling EU-Regelingen. Voor nadere informatie: EU-Regelingen, Team Info. Tel. direct: (079) / 02/ 03/ 04/ 05 Fax: (079) Internetsite:

5 Bijlage Registratie adres(sen) ten behoeve van de aanvraag van uitvoercertificaten EIEREN VLEES VEE PVE-relatienummer Naam en adres bedrijf De volgende personen zijn gemachtigd namens het bedrijf uitvoercertificaten ten behoeve van de uitvoer van producten uit de runder-, varkens-, pluimvee- en eiersector aan te vragen: 1 Mevr/Dhr Tel.nr. 2 Mevr/Dhr Tel.nr. 3 Mevr/Dhr Tel.nr. Naam adres(sen) waarheen de bevestiging van de aanvraag moet worden verzonden Ondertekening namens het bedrijf: Naam *) Functie Handtekening *) Persoon die gerechtigd is bovengenoemd bedrijf ten opzichte van de Productschappen Vee, Vlees en Eieren rechtsgeldig te verbinden; hij/zij dient te zijn opgenomen in het uittreksel van de Kamer van Koophandel dat in ons bezit is. NB: Met het ondertekenen van deze bijlage gaat u akkoord met de voorwaarden die u in de toelichting bij deze bijlage aantreft. Retourneren per post aan: Productschappen Vee, Vlees en Eieren Afdeling EU-Regelingen T.a.v. Cluster In- en Uitvoer Postbus AL Zoetermeer

6 Bijlage Toelichting bij de bijlage De aanvragende onderneming verklaart zich met de ondertekening van de bijlage van circulaire nr. 88/2005 akkoord met de volgende voorwaarden voor deelneming aan het electronisch aanvragen van uitvoercertificaten. 1. De Productschappen Vee, Vlees en Eieren (PVE) stellen aan de deelnemende onderneming maximaal drie gebruikersaccounts ter beschikking, die kunnen worden gebruikt om langs electronische weg aanvragen voor uitvoercertificaten in te dienen. Voor elk gebruikersaccount stellen de PVE een wachtwoord vast. Gebruikersaccounts en wachtwoorden worden per afzonderlijke brief aan de onderneming verzonden, zo snel mogelijk nadat de aanmelding tot deelname bij de PVE is ontvangen. 2. De PVE zullen de wachtwoorden ten minste één keer per jaar wijzigen en de onderneming daarover tijdig schriftelijk informeren. De PVE zullen de wachtwoorden tevens wijzigen of intrekken op schriftelijk verzoek van de onderneming. 3. De onderneming is verantwoordelijk voor het gebruik van de gebruikersaccounts en wachtwoorden. De PVE zijn hiervoor niet aansprakelijk. 4. De PVE hebben maatregelen getroffen om de electronische aanvraag van uitvoercertificaten zo goed mogelijk te beveiligen en vertrouwelijkheid te waarborgen, maar kan hiervoor geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden. 5. Als tijdstip van ontvangst van de aanvraag geldt het moment van registratie op de server van de PVE. De aanvrager ontvangt daarvan een melding op zijn/haar scherm, direct nadat hij/zij op de verzendknop heeft gedrukt. Deze melding houdt geen beoordeling van de aanvraag in. 6. De PVE bevestigen de ontvangst van de aanvraag via op een door de onderneming opgegeven adres. In de ontvangstbevestiging worden de gegevens van de aanvraag vermeld zoals ze bij de PVE zijn geregistreerd. De ontvangstbevestiging houdt geen beoordeling van de aanvraag in. Bij technische problemen met de registratie van electronische certificaataanvragen zullen de PVE contact opnemen met één van de gemachtigde personen van de onderneming, die is vermeld in de aanvraag tot deelname. Bij de PVE is de afdeling Informatiesystemen (IS) aanspreekpunt voor technische problemen, telefoonnummer (079) Voor inhoudelijke vragen rond het aanvragen van uitvoercertificaten kan de onderneming contact opnemen met Team Info van de afdeling EU-Regelingen, telefoonnummer (079) t/m 05. De PVE proberen hun dienstverlening zo goed mogelijk op de wensen van het bedrijfsleven af te stemmen en indien mogelijk te verbeteren. Wij verzoeken u om, indien u wensen en/of suggesties heeft ten aanzien van de opzet van deze service, contact op te nemen met Team Info van de afdeling EU-Regelingen, telefoonnummer (079) t/m 05.