Communicatie protocol tussen Omrin, gemeente Harlingen en de provincie Fryslân

Transcriptie

1 Communicatie protocol tussen Omrin, gemeente Harlingen en de provincie Fryslân Juni 2011 Ondergetekenden: Gemeente Harlingen, ten deze vertegenwoordigd door de burgemeester de heer P.Scheffer, handelende ter uitvoering van een besluit van B&W van 14 juni hierna te noemen de gemeente; Provincie Fryslân, ten deze vertegenwoordigd door gedeputeerde de heer S.H. Galema, daartoe gemachtigd door de CvdK de heer J.Jorritsma, handelende ter uitvoering van een besluit van GS en CvdK van 14 juni 2011, hierna te noemen de provincie; N.V. Omrin ten deze vertegenwoordigd door de directeur de heer J.W.G. Vernooij te noemen Omrin ;, hierna In aanmerking nemende Dat partijen het wenselijk achten de communicatie tussen elkaar goed af te stemmen waartoe partijen met elkaar de in dit protocol vastgelegde afspraken hebben gemaakt, Komen overeen als volgt: 1. Functie van het protocol Het communicatie protocol tussen Omrin, gemeente Harlingen en de provincie Fryslân heeft als doel inwoners pro-actief, transparant en snel te informeren over de REC. Het gaat om zaken die afwijken van de reguliere bedrijfsvoering en de bepalingen in de vergunningen, zoals incidenten en ongewone voorvallen waarbij sprake is van invloeden op de omgeving, mens en milieu. Daarnaast heeft het als doel om te zorgen dat alle drie partijen elkaar goed en tijdig informeren. Het protocol verplicht partijen om te handelen zoals hieronder staat beschreven. 2. Aanvullend op wet- en regelgeving Wanneer er spoedeisende hulp nodig is of bij levensbedreigende situaties dan geldt dat er altijd eerst contact opgenomen moet worden met 112. Het communicatieprotocol is aanvullend op datgene wat in de aanvraag en Wet Milieubeheer vergunning staat. Mocht het op enige manier in strijd zijn met wet- en regelgeving, dan gaat als vanzelfsprekend wet- en regelgeving voor. 1

2 3.Doel Dit protocol heeft als doel om afspraken te maken en inzicht te geven over hoe de bevoegde gezagen en de vergunninghouder vorm en inhoud geven aan de communicatie afspraken. 4. Toelichting op incidenten of ongewone voorvallen Wat precies een incident of ongewoon voorval is, valt niet helemaal compleet te omschrijven. In de Wet Algemeen algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) staat niet omschreven wat een ongewoon voorval is. Op grond van jurisprudentie wordt eronder verstaan elke gebeurtenis in een inrichting, ongeacht de oorzaak van die gebeurtenis, die afwijkt van de normale bedrijfsactiviteiten. Het gaat om ongewone voorvallen die gevolgen kunnen hebben voor het milieu. In artikel 1.1 lid 2 van de Wet milieubeheer staat wat er bedoeld wordt met als gevolgen voor het milieu. Gevolgen voor het fysieke milieu, gezien vanuit het belang van de bescherming van mensen, dieren, planten en goederen, van water, bodem en lucht en van maatschappelijke, natuurwetenschappelijke en cultuurhistorische waarden en van de beheersing van het klimaat, evenals van de relaties daartussen. Het gaat dus om afwijkingen van de normale gang van zaken bij de REC die gevolgen kunnen hebben voor het milieu en dus ook de mens, dier, plant en omgeving. 5. Afspraken 1. Wanneer bij de REC een incident of ongewoon voorval plaatsvindt, moet dit conform de vergunning terstond bij de gemeente en de provincie gemeld worden. 2. Bij incidenten en ongewone voorvallen informeert Omrin terstond inwoners via berichten op de website van Omrin ook informeert Omrin de gemeente en provincie. 3. Bij incidenten en ongewone voorvallen met een significant effect op de omgeving buiten de inrichtingsgrenzen, worden er persberichten, verstuurd aan de provinciale en regionale media. 4. Afhankelijk van de windrichting worden de bedrijven in de haven terstond door Omrin gebeld als er incidenten of ongewone voorvallen plaatsvinden. 5. Bij incidenten of ongewone voorvallen informeert de gemeente terstond de GGD. De GGD wordt indien nodig gevraagd onderzoek te doen naar de mogelijke effecten voor de volksgezondheid. 6. Geplande afwijkingen op de normale bedrijfsvoering worden via de website van Omrin gepubliceerd. Zoveel mogelijk vijf werkdagen voorafgaand. 7. In de communicatie wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen geplande werkzaamheden en incidenten cq. ongewone voorvallen. 8. Omrin, Gemeente Harlingen en provincie Fryslân informeren elkaar zoveel en zover mogelijk voor externe publicatie plaatsvindt. 9. Bij publicaties wordt altijd een toelichting gegeven met duidelijke verwijzing waar meer informatie te krijgen is inclusief telefoonnummer, website, of . 2

3 10. Als er gebruik wordt gemaakt van verwijzingen naar andere documenten (onderzoeken, metingen) worden deze ook meteen openbaar gemaakt 11. De definitieve rapportages van metingen (emissiemetingen etc). van ondertekende partijen worden binnen een week na verschijnen gepubliceerd op de website van de opdrachtgever in dit geval de gemeente Harlingen/Omrin of provincie Fryslân. 12. Omrin publiceert de emissiegegevens van de vorige dag op internet. 13. De provincie werkt wekelijks het klachten/meldingenoverzicht bij en publiceert dit op internet. 14. De provincie heeft vanuit haar eigenstandige verantwoordelijkheid als bevoegd gezag de mogelijkheid om af te wijken van het protocol wanneer zij dat noodzakelijk acht. 6. Werkwijze deelnemende partijen a. Werkwijze Omrin 1. Omrin informeert de partijen proactief wanneer de bedrijfsvoering van de REC afwijkt van wat regulier is of van wat vergund is. Zonder uitputtend te zijn gaat het bijvoorbeeld om; tijdelijke stillegging, andere manier van aanvoer. Het gaat ook om activiteiten die niet direct zintuigelijk merkbaar zijn voor burgers maar wel voor haar van invloed kunnen zijn. 2. Omrin informeert burgers proactief via website en persbericht bij zowel geplande activiteiten als ongeplande activiteiten die afwijken van de normale bedrijfsvoering. 3. Omrin publiceert de meetgegevens met uitleg van de vorige dag op internet. b. Werkwijze provincie 1. De provincie publiceert haar meetrapporten en handhavingsbrieven op internet. 2. De provincie bezoekt z.s.m. na melding van meldingen/klachten over de REC de indieners van de melding/klacht. 3. De provincie publiceert klachten geanonimiseerd over de REC op internet. c. Werkwijze gemeente 1. De gemeente plaatst berichten van Omrin, provincie en GGD met bronvermelding op het REC loket. 2. Bij afwijkingen in de meetgegevens schakelt de gemeente de GGD in en communiceert proactief wat de gevolgen voor de volksgezondheid zijn. Raadsleden worden separaat geïnformeerd. 3. De gemeente coördineert en faciliteert gezamenlijke open spreekuren 3

4 7. Onvoorzien In alle gevallen waarin dit protocol niet voorziet zullen partijen in goed overleg nadere afspraken maken. J.W.G. Vernooij P.Scheffer S.H. Galema Omrin Gemeente Harlingen Provincie Fryslân 4

5 Bijlage 1 informatiemodel communicatieprotocol REC Na incident of ongewoon voorval wordt van de onderstaande informatiestructuur gebruik gemaakt. Omrin Manager REC weegt af of 112 gebeld moet worden en informeert: a. KAVM-medewerker b. directeur Omrin informeert (loco-)burgemeester c. provincie als bevoegd gezag d. manager Communicatie Omrin media (persberichten, internet, pers) bedrijven op bedrijventerrein informeert Communicatie gemeente Gemeente Manager Communicatie Omrin informeert Communicatie gemeente Harlingen. Communicatie Harlingen informeert Provincie a. beleidsmedewerker milieu, De GGD b. Gemeentesecretaris c. Wethouders d. de griffier informeert de raad Omrin belt met het piketnummer. Piketambtenaar informeert: a. teamleider toezicht en handhaving b. teamleider vergunning verlening c. afdelingshoofd OVT d. directie e. gedeputeerde Milieu f. bestuursadviseur informeert, persvoorlichter 5