VERSLAG VERGADERING COMMISSIE 5 van dinsdag 28 augustus 2012om 19:30 uur

Transcriptie

1 VERSLAG VERGADERING COMMISSIE 5 van dinsdag 28 augustus 2012om 19:30 uur Aanwezig: De Busser Karel - voorzitter Debondt Luc, Bax Bas, Anaf Hannes, Bockx Greet, Decoster Renaat, Van Lommel Reccino, Gladiné Pierre, Reniers Peter - raadsleden Maes Suzy - schepen Van Rompuy Jan - commissiesecretaris Verontschuldigd: Otten Toon - raadslid Waren eveneens aanwezig Eric Pelckmans dienst financiën. Goedkeuring verslag vorige vergadering Het verslag van vorige vergadering wordt goedgekeurd. Stedelijk betalingsbeleid Aan de hand van een ppt (zie bijlage) geeft Eric Pelckmans toelichting bij dit punt. Naar aanleiding van dit punt vraagt Peter Reniers hoe facturen geklasseerd worden op de financiële dienst. Worden deze allemaal op papier geklasseerd en is dit klassement gemakkelijk toegankelijk. Momenteel is alles nog op papier. Weldra wordt een proefproject opgestart met het digitaliseren van inkomende facturen waardoor enerzijds de opvragingen moeten vergemakkelijken maar anderzijds er ook een belangrijke tijdswinst moet kunnen gerealiseerd worden tussen het ontvangen van de factuur en de betaling. Bas Bax vraagt of ook gedacht werd aan het digitaliseren van uitgaande facturen. Momenteel is dit nog niet bekeken. Kerstverlichting Schepen Suzy Maes deelt mee dat dit punt uitvoerig werd besproken op commissie 4 door schepen Hermans maar dit hier toch ook even wil aanhalen gezien het vervangen van de traditionele verlichting door led-verlichting een vraag was van Lus Debondt op deze commissie. De bestaande kabels waaraan de kerstverlichting wordt opgehangen en de electrische leidingen zijn verouderd en moeten dringend vervangen worden. Deze vernieuwing kost euro. De kerstverlichting vorig jaar kostte euro en het verbruik euro. De firma die deze ophing doet het echter niet meer en er diende gezocht te worden naar een alternatief. Er werd door Centrummanagement met Iveka een overeenkomst afgesloten om gedurende vijf jaar kerst-led-verlichting af te nemen voor een jaarlijks bedrag van euro. Bas Bax merkt op dat dit toch wel een dure aangelegenheid is en vraagt of onderzocht werd om dit in eigen beheer te doen. Ook Reccino Van Lommel is van mening dat deze oplossing vrij duur is. Festival van de creativiteit Aan de hand van een ppt (zie bijlage) geeft schepen Suzy Maes toelichting bij dit punt. Punten agenda gemeenteraad Er zijn geen punten met betrekking tot deze commissie. Uit het college Er zijn geen punten met betrekking tot deze commissie. Varia Verslag vergadering Commissie 5 van 28 augustus / 2

2 Renaat Decoster vraagt in het algemeen om in de toekomst op de agenda van de commissies de punten met betrekking tot de agenda van de gemeenteraad te vermelden wanneer deze gekend zijn bij het opmaken van de agenda van de commissies. Jan Van Rompuy commissiesecretaris Verslag vergadering Commissie 5 van 28 augustus / 2

3 Agenda - Goedkeuring verslag vorige vergadering - Stedelijk betalingsbeleid Vergadering Commissie 5 dinsdag 28 augustus Kerstverlichting - Festival van de creativiteit - Punten agenda gemeenteraad - Uit het college - Varia. De volledige procedure van bestelling tot betaling bestaat uit 4 deelprocessen namelijk: Toelichting bij de procedure van het stedelijk betalingsbeleid. 1 de bestelling van een goed of dienst 2 de ontvangst van een goed of dienst 3 de inschrijving + controle van de factuur 4 de betaling van de factuur Deze toelichting gaat over de delen nr. 3 en de inschrijving + controle factuur STAPPEN ontvangst van de factuur op de dienst financiën, Campus Blairon 200 inschrijving van de factuur in het boekhoudpakket + 1 kopie bewaren. De dienst die de bestelling plaatste, controleert of de factuurgegevens overeenstemmen met de kwaliteit en de kwantiteit van de bestelling en de levering. Bij niet akkoord de factuur schriftelijk betwisten Bij akkoord, ondertekenen + einde bestelling? De originele factuur naar dienst financiën sturen samen met de afgewerkte bestelbon of de herinschrijving van de nog niet afgewerkte bestelbon. versturen origineel + 1 kopie naar de besteldienst voor goedkeuring factuur 5 6 1

4 Betaling van de factuur De dienst financiën maakt de (budgettaire) aanrekening op in het boekhoudpakket. Vervolgens wordt een betaalbestand aangemaakt in het boekhoudpakket en ingeladen in Belfius. De secretaris en de ontvanger worden verwittigd dat er in Belfius een betaalbestand klaarstaat voor ondertekening. Na plaatsen van beide digitale handtekeningen in Belfius wordt de betaling uitgevoerd. Informatief De normale doorlooptijd voor gewone facturen, vanaf de ontvangst van de factuur op de boekhouding tot en met de betaling, bedraagt 20 tot 30 kalenderdagen. Wanneer de leverancier de factuur niet verzendt aan de dienst financiën, geeft dit meestal aanleiding tot een vertraging van de betaling. Buitenlandse facturen zijn soms foutief door aanrekening v/h buitenlands BTW-tarief. Dan wordt er een nieuwe factuur gevraagd. 7 8 Kerstverlichting FESTIVAL VAN DE CREATIVITEIT 9-10 & 11 NOVEMBER Wie Flanders DC (District of Creativity) Flanders DC, of voluit Flanders District of Creativity, is de Vlaamse organisatie voor ondernemingscreativiteit. Voor ons is ondernemingscreativiteit geen doel op zich, maar een middel om Vlaanderen creatief, welvarend en ambitieus te maken. Onze missie is niet alleen om ondernemend Vlaanderen creatiever te maken, maar creatief Vlaanderen ook ondernemender. We richten ons hiervoor niet enkel op het bedrijfsleven en de creatieve industrie maar ook op het onderwijs, het beleid én het groot publiek. Turnhout/Turnhout 2012 Het is de taak van Flanders DC om niet enkel het bedrijfsleven maar ook de Vlaming te sensibiliseren en te laten kennis maken met alle facetten van innovatie in zijn breedst mogelijke zin. Het Festival van de Creativiteit Wat De bedoeling van Het Festival van de Creativiteit is om het groot publiek te laten kennismaken met een mix van innovatie binnen bedrijven, de creatieve industrie en crossovers tussen beiden. Een andere belangrijke doelstelling is om het stadsbestuur te ondersteunen en te begeleiden in een innovatietraject voor Turnhout. 2

5 Publiek CREATIEVE De Vlaming 7-77 jaar Interesse in creativiteit & innovatie SECTOREN PARTNERS #FVC12 AMATEURKUNSTEN Centrum voor Beeldexpressie - Creatief Schrijven - Koor & Stem - KUNSTWERK(T) Muziekmozaïek OPENDOEK Danspunt TIMELAB CREW KUNSTBENDE LADDA - idrops imal LET S GO URBAN - Pop up museum SOS IDEE Living Media Lab ism IBBT OCI MUZIEKCENTRUM, RADIOCENTRUM, HOGESCHOLEN MAD FACULTY, RITS, SINT LUKAS, KASK, HOWEST, LESSIUS, ARTESIS HOGESCHOOL, ARTEVELDEHOGESCHOOL & SYNTRA Pop up restaurant local food Innovatiepreek PARTNERS #FVC12 RODE DRAAD DE INVASIE VAN TURNHOUT 70 jonge ontwerpers 2000 m2 De Invasie van de Vitrine LENTE/FRISSE IDEEEN A CREATIVE SPRING Ism MOOZ 3

6 MUSEUM IN ONZE STRAAT FESTIVAL IN KAART METROLIJN EN SHOPPING LINE FOOD LINE ART LINE DESIGN LINE 1 INNOVATIEPICKNICK Ondernemend Vlaanderen ism KIR VLAANDEREN ONDERNEMEND 40 INNOVATIEVE BEDRIJVEN/SPIN OFFS DIVERSE SECTOREN: TECHNOLOGIE SOCIALE SECTOR WETENSCHAP WONEN & LEVEN - MOBILITEIT - NETWERKEVENT 09/11 Hoe ondersteunt Turnhout innovatie en creativiteit? In dit project is het van groot belang dat er een traject wordt opgestart in samenwerking met de gaststad ter voorbereiding en in navolging van het Festival van de Creativiteit. INNOVATIETRAJECT Nulmeting rond innovatie Creativiteitshub ArtEconomy GPS Brainstorm met beleid & stakeholders Nota voor het beleid Idee Kiosk post je idee online/offline hoe kan de stad innovatie en creativiteit beter ondersteunen? Flanders DC tools bv creativiteitstest Flanders DC sessies bv GPS brainstorms, Business Model Canvas, Inspiratie door lokaal creatief talent vb Vitrine 2012 project, Pop up art door Sarah Beyens, SOS Idee Museum & consultancy dagen 5 kunstenaars 5 bedrijven (Mastermeubel, Van Roey, Cartamundi, Philips, Miko) 4

7 Punten voor gemeenteraad Uit het college Varia 5