BESTUURSOVEREENKOMST Culturele Hoofdstad 2018

Transcriptie

1 l3ijlage 2 Concept Bestuursovereenkomst met bijlagen BESTUURSOVEREENKOMST Culturele Hoofdstad 2018 Concept van 12 april 2012 Partijen: 1. de provincie Noord-Brabant, zetelend te 's-hertogenbosch, te dezen vertegenwoordigd door prof. dr. W.B.HJ. van de Donk, handelend ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde staten van [datum], hierna: "de Provincie"; 2. de gemeentebreda, zetelend te Breda, te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van [datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: "Breda"; 3. de gemeente Eindhoven, zetelend te Eindhoven, te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van [datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: "Eindhoven"; 4. de gemeente Helmond, zetelend te Helmond, te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van [datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: "Helmond"; 5. de gemeente 's-hertogenbosch, zetelend te 's-hertogenbosch, te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van [datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: '''5 Hertogenbosch"; 6. de gemeente Tilburg, met zetel te Tilburg,te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van [datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: "Tilburg"; en 7. [naam] handelend namens de Stichting 2018EindhovenIBrabant i.o., op te richten volgens de aan deze Overeenkomst als Bijlage 5 gehechte statuten, alsdan statutair gevestigd te Eindhoven, hierna: "de Stichting"; F687 - Bijlage 2 Concept bestuursovereenkomst.docx

2 Concept 2/12 hierna gezamenlijk en individueel aan te duiden als: "Partij" of "Partijen", Breda, Eindhoven, Helmond, 's-hertogenbosch en Tilburg hierna tevens aan te duiden als "Gemeenten"; overwegende dat: slechts één Gemeente op basis van de EU-regeling inzake culturele hoofdstad van Europa de bieding voor de kandidatuur ter zake mag indienen Eindhoven, namens de Gemeenten en de Provincie in 2012 de Bieding zal indienen (zoals onderstaand gedefinieerd); de Bieding in opdracht van Gemeenten en Provincie zal worden opgesteld door de nog op te richten Stichting; de Stichting tevens de voorbereidingen zal treffen voor de eerste fase van het Project (zoals onderstaand gedefinieerd); Gemeenten en Provincie gezamenlijk een Raad van Toezicht (zoals onderstaand gedefinieerd) in het leven roepen, die namens hen de Stichting zal aansturen gedurende het opstellen van de Bieding en het Project; de activiteiten van de Stichting in het kader van de Bieding en het Project door Gemeenten en Provincie zullen worden gefinancierd door middel van subsidieverstrekkingen, volgens een in de Financiële uitgangspunten (zoals onderstaand gedefinieerd) te beschrijven fasering; [ *]; Partijen thans de afspraken over de onderlinge verhoudingenrond de Bieding en het Project wensen vast te leggen; komen overeen als volgt: Hoofdstuk I Algemeen 1 Definities 1.1 Bieding: het bidbook dat, op grond van deze Overeenkomst,de Stichting in opdracht van de Gemeenten en de Provincie zal vervaardigen en dat Eindhoven zal indienen bij de Staat (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) ter zake de kandidatuur voor en het verkrijgen van de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018 conform het Besluit 1622/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van vierentwintig oktober tweeduizend zes tot vaststelling van een communautaire actie voor het evenement Culturele Hoofdstad van Europa voor de periode tweeduizend zeven tot tweeduizend negentien;

3 Concept 3/ Financiële uitgangspunten: het document 'Financiële uitgangspunten voor de samenwerking' dat aan deze Overeenkomst is gehecht als Bijlage 1; 1.3 Opdracht: de opdracht van Gemeenten en Provincie aan de Stichting, zoals beschreven in de 'Concept-opdracht Stichting 2018EindhovenIBrabant', aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 4; 1.4 Overeenkomst: deze Overeenkomst; 1.5 Plan Bidbookfase: het 'Plan bidbookfase 2018Brabant ( ) van maart 2011' dat aan deze Overeenkomst is gehecht als Bijlage 3; 1.6 Project: - na uitsluitsel over de Bieding in positieve zin (toekenning van de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018) - de organisatie, programmering, communicatie, public relations, monitoring en evaluatie van het evenement Culturele Hoofdstad van Europa 2018 en in het kader daarvan de nadere uitwerking en uitvoering van het Financieel Kader; 1.7 Statuten: de 'Concept statuten Stichting' die aan deze Overeenkomst zijn gehecht als Bijlage 5; 1.8 Stichting: de op te richten stichting "Stichting 2018EindhovenlBrabant" overeenkomstig de Statuten; 1.9 Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht als bedoeld in artikel 13 Overeenkomst en artikelen 16 tot en met 21 Statuten; 2 Bijlagen 2.1 De volgende bij deze Overeenkomst behorende bijlagen maken integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8: Bijlage 9: Bijlage 10: Financiële uitgangspunten voor de samenwerking; Werkwijze Raad van Toezicht; Plan bidbookfase 2018Brabant ( ) van maart 2011; Concept-opdracht Stichting 20 18EindhovenIBrabant; Concept statuten Stichting; concept subsidiebeschikking provincie Noord-Brabant; concept subsidiebeschikking gemeente Breda; concept subsidiebeschikking gemeente Eindhoven; concept subsidiebeschikking gemeente Helmond; concept subsidiebeschikking gemeente 's-hertogenbosch;

4 Concept 4/12 Bijlage 11: Bijlage 12: concept subsidiebeschikking gemeente Tilburg; [*]. 2.2 In geval van tegenstrijdigheid tussen de bijlagen enerzijds en de overige bepalingen van deze Overeenkomst anderzijds, prevaleren de overige bepalingen van deze Overeenkomst. 3 Doel 3.1 Het doel van deze Overeenkomst is de afspraken tussen de verschillende betrokken Partijen vast te leggen over de samenwerking ter zake de Bieding en het Project. 4 Oprichting Stichting 4.1 Gemeenten en Provincie moeten de Stichting oprichten, overeenkomstig de Statuten. Hoofdstuk 11 De provincie Noord-Brabant 5 Bijdragen door de Provincie 5.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van ,-- (vijftig miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij de Provincie indienen. 5.2 De Provincie neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 5.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 5.3 De Provincie verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 5.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 5.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking provincie Noord-Brabant Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De in dit artikel 5 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. Hoofdstuk 111 De Gemeenten 6 Bijdragen door Breda

5 Concept 5/ De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van ,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Breda indienen. 6.2 Breda neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 6.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 6.3 Breda verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 6.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 6.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente Breda Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De in dit artikel 6 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. 7 Bijdragen door Eindhoven 7.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van ,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Eindhoven indienen. 7.2 Eindhoven neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 7.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 7.3 Eindhoven verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 7.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 7.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente Eindhoven Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De in dit artikel 7 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. 8 Bijdragen door Helmond

6 Concept 6/ De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van ,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Helmond indienen. 8.2 Helmond neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 8.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 8.3 Helmond verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 8.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 8.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente Helmond Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De in dit artikel 8 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. 9 Bijdragen door 's-hertogenbosch 9.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van ,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij 's Hertogenbosch indienen. 9.2 's-hertogenbosch neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 9.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 9.3 's-hertogenbosch verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 9.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 9.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente 's Hertogenbosch Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De in dit artikel 9 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. 10 Bijdragen door Tilburg

7 Concept 7/ De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van ,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Tilburg indienen Tilburg neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 10.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*] Tilburg verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 10.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 10.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente Tilburg Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De in dit artikel 10 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. Hoofdstuk IV De Stichting 11 Opdracht Stichting 11.1 De Stichting moet de volgende werkzaamheden verrichten ter zake de Bieding: a) het voorbereiden en samenstellen van een bidbook, volgens het Plan Bidbookfase; b) de voorbereiding en uitvoering van een ondersteunende campagne gericht op betrokkenheid van instellingen uit diverse sectoren en bewoners in Noord Brabant; c) de voorbereiding en uitvoering van de Opdracht; d) [*]; e) eventuele aanvullende werkzaamheden die de Gemeenten en Provincie in het kader van de Raad van Toezicht aan haar opdragen De Stichting moet de volgende werkzaamheden verrichten ter zake het Project: a) de voorbereiding en uitvoering van de Opdracht; b) het opstarten van een onderzoeksprogramma om de voortgang en het succes van het Project te monitoren; c) [*]; d) eventuele aanvullende werkzaamheden die de Gemeenten en Provincie in het kader van de Raad van Toezicht aan haar opdragen.

8 Concept 8/ De subsidieverstrekkingen bedoeld in artikelen 6 tot en met 10 Overeenkomst zijn een tegenprestatie voor de reëel begrote kostenvoor de werkzaamheden die de Stichting ter zake de Bieding en het Project voor de overige Partijen moet verrichten. Deze Overeenkomst geldt als overeenkomst die is gesloten ter uitvoering van de beschikkingen tot subsidieverlening als bedoeld in artikelen 5 tot en met 10 Overeenkomst, in de zin van artikel 4:36 Awb Gemeenten en Provincie beschouwen hun besluitvorming jegens de stichting aangaande het verstrekken van bijdragen en andere aangelegenheden als samenhangende besluiten in de zin van paragraaf van de Algemene wet bestuursrecht Gemeenten en Provincie wijzen voor de uitvoering van het bepaalde in het voorgaande lid, Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord-Brabant aan als het coördinerend bestuursorgaan Gemeenten en Provincie bepalen de voorschriften in hun besluiten over bijdragen aan de Stichting zodanig, dat de stichting met uniforme termijnen en aanvraag- en verantwoordingsprotocollen te maken heeft. Zij nemen de regeling in de modelalgemene subsidieverordening van de VNG voor deze punten als gemeenschappelijke basis De Stichting moet bij de uitvoering van haar werkzaamheden de aanwijzingen van de Raad van Toezicht opvolgen. Hoofdstuk V Slotbepalingen 12 Afspraken over organisatie en 'code of conduct' 12.1 Gemeenten en Provincie stellen een Raad van Toezicht in overeenkomstig het bepaalde in artikelen 16 tot en met 21 Statuten. In deze Raad van Toezicht zijn Gemeenten en Provincie ieder vertegenwoordigd. De Raad van Toezicht heeft tot taak om de uitvoering van deze Overeenkomst en de werkzaamheden van de Stichting te monitoren en de Stichting aan te sturen, zoals nader beschreven in de Statuten en de Werkwijze Raad van Toezicht, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage De Stichting moet ervoor zorgen dat de salarissen van directeuren van de Stichting vanaf uiterlijk 1 januari 2014 in geen geval de landelijk geldende norm voor de publieke sector overstijgen, en daar, zo mogelijk, onder blijven. De Stichting mag geen ontslagvergoedingen overeenkomen met medewerkers van de Stichting anders dan op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijke uitspraak. Een in strijd met

9 Concept 9/12 deze bepaling overeengekomen ontslagvergoeding mag niet worden uitgekeerd De Stichting moet ervoor zorgen dat de vacatiegelden voor leden van de Raad van Toezicht, waar van toepassing, per vergadering de normen van het dan geldende Rechtspositiebesluit Raads- en Commissieleden, tabel IV 'Vergoeding Commissieleden' voor gemeenten in klasse 5 (inwoneraantal ), niet overstijgen. De Stichting moet ervoor zorgen dat een nodige vergoeding aan bestuursleden van de Stichting niet hoger is dan de vergoeding aan bestuursleden van vergelijkbare stichtingen, waarbij gestreefd wordt naar matigheid De Raad van Toezicht moet bij het uitoefenen van zijn bevoegdheden de 'Handleiding voor steden die dingen naar de titel van culturele hoofdstad van Europa' in acht nemen. 13 Inwerkingtreding, duur, beëindiging 13.1 Deze Overeenkomst treedt in werking zodra deze door alle Partijen is ondertekend en eindigt wanneer het Project is voltooid, tenzij deze Overeenkomst tussentijds wordt opgezegd volgens het bepaalde in artikel 13.3 Overeenkomst Partijen doen afstand van het recht deze Overeenkomst te ontbinden. Beëindiging van deze Overeenkomst door tussentijdse opzegging is niet mogelijk, behoudens als bepaald in artikel 13.3 Overeenkomst Ieder van Partijen is gerechtigd om binnen drie maanden nadat het betreffende geval zich voordoet, na voorafgaand overleg tussen Partijen, deze Overeenkomst in de volgende gevallen tussentijds te beëindigen door middel van een schriftelijk bericht aan alle overige Partijen, zonder dat Partijen over en weer gerechtigd zijn tot schadevergoeding: a) als uitsluitsel bestaat over de Bieding in negatieve zin (geen toekenning van de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018); b) als het Project niet uitvoerbaar is vanwege eisen in wet- of regelgeving (waaronder begrepen wijzigingen in die wet- en regelgeving) die direct of indirect betrekking hebben op het Project of de inhoud van deze Overeenkomst, waardoor - ondanks inspanning van Partijen om wijzigingen van de Overeenkomst overeen te komen die zo veel mogelijk aansluiten bij de betrokken bepalingen - het Project of deze Overeenkomst geheel of voor een substantieel gedeelte niet kunnen worden uitgevoerd; c) als de Stichting gedurende [periode] ondanks vordering daartoe door de overige partijenniet voldoet aan haar verplichtingen onder deze Overeenkomst;

10 Concept 10/12 d) als door bezwaar of beroep van derden één of meer van de besluiten, genoemd in artikelen 5 tot en met 10 niet, althans niet met de inhoud overeenkomstig de aan deze Overeenkomst gehechte bijlagen, onherroepelijk kunnen worden; e) [*] Bij een beëindiging van deze Overeenkomst moet de Stichting al zijn intellectuele eigendomsrechten, om niet overdragen aan de overige Partijen gezamenlijk Na een beëindiging op grond van artikelen 13.1 of 13.3 Overeenkomst moeten Gemeenten en Provincie bewerkstelligen dat de Raad van Toezicht een besluit neemt tot ontbinding van de Stichting, als bedoeld in artikel 24 Statuten Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na eindigen van deze Overeenkomst op grond van artikelen 13.1 of 13.30vereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Overeenkomst bestaan. 14 Overdracht rechten en verplichtingen 14.1 Overdracht door een Partij van zijn uit deze Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen is niet mogelijk zonder schriftelijke toestemming van de overige Partijen. 15 Licentieverlening 15.1 De Stichting verleent hierbij aan de Gemeenten en de Provincie een onvoorwaardelijke, niet in tijd beperkte, onherroepelijke, niet te beëindigen, overdraagbare en vergoedingsvrije licentie, met het recht om sublicenties te verlenen, om al zijn intellectuele eigendomsrechten te gebruiken. De Gemeenten en de Provincie mogen de intellectuele eigendomsrechten enkel aanwenden met toestemming van de Stichting, tenzij deze Overeenkomst is beëindigd op grond van het bepaalde in artikel 13.3 Overeenkomst. 16 Wijzigingen 16.1 Deze Overeenkomst kan uitsluitend worden aangevuld of gewijzigd door een schriftelijk stuk dat door alle Partijen is ondertekend. 17 Gehele overeenkomst

11 Concept 11/ Deze Overeenkomst bevat de volledige regeling tussen Partijen met betrekking tot de in deze Overeenkomst genoemde onderwerpen, en vervangt alle eventuele eerdere overeenkomsten en afspraken ter zake. 18 Toepasselijk recht, geschillenbeslechting 18.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing De rechtbank in 's-hertogenbosch is bij uitsluiting bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortkomen uit deze Overeenkomst of andere overeenkomsten die daaruit voortvloeien. [Optie: curatorium / bindend advies-procedure? / arbitrage] ALDUS OVEREENGEKOMEN EN IN ZEVENVOUD GETEKEND te [plaats] op [datum] DE PROVINCIE NOORD-BRABANT [naam] DE GEMEENTE BREDA [naam] DE GEMEENTE EINDHOVEN

12 Concept 12/12 [naam] DE GEMEENTE HELMOND [naam] DE GEMEENTE 'S-HERTOGENBOSCH [naam] DE GEMEENTE TILBURG [naam] STICHTING 2018Eindhoven IBrabant i.o. [naam]

13 Bijlage bij bijlage 2: Concept opdracht Stichting?Ol RFinrl],(lVpnTRr~],~nt CONCEPT-OPDRACHT STICHTING 2018EINDHOVENIBRABANT 1. Doel van de opdracht Winnen van de titel Culturele Hoofdstad van Europa voor het project 2018 Culturele Hoofdstad ten behoeve van de ontwikkeling en internationale positionering en profilering van BrabantStad. Verkrijgen van een richtinggevend beeld waarop de BrabantStadpartners de gezamenlijke inzet van cultuur en creativiteit in hun beleid kunnen baseren l I Het doel van dit onderdeel is niet om de opdracht te typeren als 'het schrijven van een beleidsstuk'. Wel willen we daarmee onderstrepen dat 2018Eindhoven IBrabant een ambitie is in een gezamenlijk streven, dat wij hoe dan ook, met of zonder titel, in BrabantStad willen vormgeven. De formulering geeft aan dat wij méér willen dan een concept- of voorbeeldprogramma van activiteiten, gebaseerd op 'wat we in huis hebben'. Het gaat in de eerste plaats om een uitwerking van hoe onze visie op de inzet van cultuur, als succesfactor voor een duurzaam BrabantStad, uitgewerkt moet worden. Dit resulteert dan in een conceptprogramma voor 2018, dat deze visie op een inspirerende manier tot leven wekt. Deze twee elementen horen bij het inhoudelijk deel van het op te leveren product, hierna genoemd onder 3.1. Op deze manier leveren de opdracht, en de stevige investering van geld en energie daarin, ons een wenselijk kompas voor de gezamenlijke inzet van cultuur in BrabantStad, ook als we onverhoopt niet de titel binnenhalen. Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad 117

14 2. Welke producten vragen we van de stichting? Wij maken hier een onderscheid tussen de producten in het kader van de bieding en in het kader van de verdere uitvoering van het project tlm Terzake de bieding vragen wij: 1. Een bidbook dat voldoet aan de formele en inhoudelijke toelatingseisen van het Ministerie van OCW en de EU bijdraagt aan de ambities van BrabantStad, zoals beschreven in de onder paragraaf 3. 'Inhoudelijk kader' genoemde stukken. Internationale focus is hierbij een wezenlijk element. 2. Een ondersteunende campagne in 2012 en 2013 die aantoonbaar draagvlak en betrokkenheid bij overige relevante maatschappelijke partijen tot stand brengt; in elk geval de culturele infrastructuur van Brabant, de bevolking van BrabantStad, het bedrijfsleven en de Brabantse onderwijs- en onderzoeksinstituten. Inhoud en opzet van deze campagne worden afgestemd met de opdrachtgever. Communicatieactiviteiten richting gemeenteraden en Provinciale Staten verlopen via door de opdrachtgevers aan te wijzen contactpersonen. 3. Een voorstel voor een presentatie aan de internationale jury, die de ambities uit het bidbook inspirerend representeert en kracht bijzet. 4. Een kostenraming met dekkingsvoorstel voor de beoogde looptijd van het project over de periode tot en met Terzake de verdere uitvoering van het project vragen wij: 5. Een begroting met dekkingsplan voor de jaren 2012 en 2013; 6. Regie en coördinatie van de verdere ontwikkeling van het culturele hoofdstad-programma voor 2016, 2018 of 2020 aansluitend op het te leveren bidbook; 7. Verdere voorbereiding en waar mogelijk realisatie van structuren en netwerken voor de uitvoering van het project aansluitend op het te leveren bidbook. 8. Een lobbystrategie onder regie van de BrabantStadpartners, die bijdraagt aan een positieve attitude t.o.v. de BrabantStadkandidatuur bij de relevante beslissers en beïnvloeders rond de aanwijzing van de Europese Culturele Hoofdstad 2018, en uitvoering daarvan. 9. Een sponsorstrategie die bijdraagt aan substantiële financiëlei faciliterende ondersteuning door het bedrijfsleven van de kandidatuur. 10. De stichting doet meerjarig onderzoek ten behoeve van monitoring en evaluatie conform het lopend onderzoek van PON en UvT. Dit onderzoek registreert o.a. de effectiviteit van de campagne onder 2. 2{7 Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad

15 Inhoud en opzet van dit onderzoek worden afgestemd met de opdrachtgevers. De stichting rapporteert hierover jaarlijks. Dit geheel moet zodoende naar het oordeel van de opdrachtgevers de potentie hebben om het doel te realiseren. Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad 3/7

16 3. Inhoudelijke context 3.1. De omgeving waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd Het bidbook geeft een prikkelend, inspirerend en overtuigend voorstel hoe, door de inzet van cultuur bij de invulling van het motto 'de kunst van het samenleven', expliciet bijgedragen kan worden aan de missie van BrabantStad. Deze luidt: "een internationaal concurrerend en duurzaam groeiend stedelijk netwerk zijn met een blijvende positie in de top van Europese en mondiale kennisregio's". Het bidbook is kader en aanzet voor een cultureel programma dat de internationale allure en het internationaal bereik van BrabantStad vergroot. Met de contouren van dit programma laat het bidbook zien hoe cultuur in BrabantStad zich verbindt met andere ambities uit de Strategische Agenda en daar versterkend op uitwerkt. De opzet richt zich binnen dit kader in de eerste plaats op het overtuigen van de internationale jury die de kandidatuur beoordeelt. Het profiel van Eindhoven als indienende stad, en in verbinding met de regio (waaronder Het Groene Woud) een voorbeeldige representant van de toekomstvisie van heel BrabantStad, neemt hierbij een belangrijke plaats in. De volgende documenten dient de opdrachtnemer daarom bij de uitvoering te betrekken: 1. De Strategische Agenda BrabantStad en De context 2018 Culturele Hoofdstad ('de culturele paragraaf' van de Strategische Agenda). 2. 'Plan bidbookfase 2018Brabant ( )' (maart 2011). 3. '2018Brabant Samen Culturele Hoofdstad, artistieke visie' (mei 2011) inclusief daarop met instemming van de opdrachtgever toe te passen actualisaties. Uit deze documenten haalt de opdrachtnemer ingrediënten die herkenbaar zijn in het bidbook. Uitdrukkelijk aandachtspunt vormt de inzet op innovatie in de Strategische Agenda: toepassing van cultuur die uiting geeft aan het innovatieve facet dat de partners in vele maatschappelijke domeinen willen realiseren en de bijzondere aanknopingspunten die de indienende stad Eindhoven daarbij biedt. Aanvullingen hierop in het bidbook door de opdrachtnemer die vanuit specifieke kansen of kwaliteiten van Brabant bijdragen aan 'de kunst van het samenleven' ziet de opdrachtgever met belangstelling tegemoet. Het voorstel kent een meerjarige structuur met pieken overeenkomstig de artistieke visie: visioen (2016 rond het Jheronimus Bosch-jaar), oefening (2018) en opbrengsten (2020). Kader en concept-programma getuigen van ruime betrokkenheid en draagvlak bij publiek, cultuursector, andere relevante maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven uit Brabant, in het bijzonder in de BrabantStad-steden en hun omringend/tussenliggend gebied. Het schetst ook modellen om die betrokkenheid te waarborgen. 4{7 Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad

17 4. Formeel kader en looptijd Redelijke termijnen voor de opdrachtgever om de bovenbedoelde oordelen te kunnen vormen voorafgaand aan de indiening van het bidbook en aanvullingen op verzoek van de jury daarop, zijn weergegeven in een werkschema dat als aanhangsel deel uitmaakt van deze opdracht. Het project kent de volgende tussentijdse momenten van heroverweging: Besluitvorming in raden en Staten van de BrabantStadpartners naar aanleiding van het bidbook in juni Het bekend worden van de uitkomsten van de jury-beoordelingen in 2012 en Nader te bepalen overige momenten. De opdracht heeft een looptijd van tot uiterlijk Het jaar 2014 kan gebruikt worden voor het formuleren en uitzetten van een vervolg richting Of, wederom in het onverhoopte geval, voor afwikkeling. Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad S{7

18 5. Financieel kader De opdrachtgever geeft de stichting een financieel kader van maximaal 4 mln. voor een werkbudget tot 1 januari Daarnaast investeren de BrabantStadpartners in 2012 en 2013 gezamenlijk 6 mln. van het totaal begrote bedrag in zg.opmaatprojecten. Uiterlijk 1 oktober 2013 stellen de opdrachtgevers hun bijdrage voor 2014 vast, onder voorbehoud van het binnenhalen van de titel. Na ontvangst van een gespecificeerde inhoudelijke en financiële offerte in jaarschijven en instemming daarmee door de opdrachtgevers, vindt bevoorschotting voor het benodigde budget 2012 plaats. Daarnaast geeft de opdrachtgever een financieel kader voor de maximale bijdrage van de opdrachtgever aan het programmabudget voor de periode De opdrachtgever verplicht zich de geaccordeerde bedragen beschikbaar te houden, behoudens de uitkomst van momenten van heroverweging zoals hierboven vermeld. Opdrachtnemer zal er voor zorgen dat over de hele looptijd vanaf 2014 minimaal 75% van het beschikbare budget wordt besteed aan culturele projecten die zich uitstrekken over geheel BrabantStad en het omliggende gebied. 6/7 Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad

19 6. Overig De opdrachtgevers verzorgen de politiek-bestuurlijke procedures die voor een goede vervulling van de opdracht nodig of,gewenst zijn. De momenten daarvoor en de gewenste medewerking van de stichting worden voor zoveel mogelijk aan het begin van de looptijd, en anders in goed overleg vastgesteld. Concept opdracht bidbook 2018 Culturele Hoofdstad 7{7

20 Bijlage bij Bijlage 2, financiële uitgangspunten Financiële uitgangspunten voor de samenwerking Versie 3 februari 2012 Introductie Vanaf 2012 wordt gestart met gezamenlijke financiële bijdragen vanuit alle 6 BrabantStadpartners aan het programma 2018Brabant. De steden en de provincie geven elk een jaarlijkse subsidie aan de stichting Samen 2018 zoals zij dat ook doen aan culturele instellingen. Het verschil is wel dat de stichting door de zes overheden is opgericht en dat de steden en provincie via hun vertegenwoordiging in de raad van toezicht (RvT) zelf onderdeel uitmaken van de governance structuur van de stichting. Steden en provincie hebben zodoende direct zicht op de uitgaven en zijn nauw betrokken bij de programmering en hebben invloed op de inhoudelijke koers.ln dit memo staan enkele uitgangspunten geformuleerd over de financiële samenwerking. Uitgangspunten 1) Vanuit één centrale 'in house' stichting en één centraal budget wordt gewerkt aan de voorbereiding van het bidbook, de campagne, de draagvlakprojecten, het onderzoek, de sponsorstrategie, de talentenpool en het uitvoeringsprogramma na ) De middelen voor 2012 en 2103 worden ingezet volgens het plan van aanpak zoals vastgesteld in de stuurgroep op 24 maart De middelen voor worden ingezet volgens de meerjarenplanning die wordt toegevoegd bij de besluitvorming over het bidbook voorjaar De exacte bijdrage aan de stichting wordt steeds gelijkgesteld aan de benodigde uitgaven door de stichting. De stichting dient daartoe jaarbegrotingen in bij de RvT zodat deze tijdig beschikbaar zijn voor behandeling in de voorjaarsnota's. 3) Via jaarbegrotingen, jaarverslagen en rapportages legt de stichting verantwoording af aan de RvT. De RvT kan tussentijds bijstellen en geeft inhoudelijke kaders op basis van de notitie 'context 2018' dd. 15 december ) De steden dragen elk 10 mln. euro bij en de provincie draagt 50 mln. euro bij door publieke middelen (dus niet door sponsoring). Deze bijdrage vindt plaats in de vorm van een jaarlijkse subsidiebeschikking. De jaartranches van de steden kunnen een ander ritme hebben dan die van de provincie. 1

21 5) Op deze jaartranches kan in mindering worden gebracht 1) de financiering van de bidbookfase à 2mln. door de steden ( per stad per jaar) en 2mln. door provincie én 2) de financiering die de steden en provincie bijdragen aan de opmaatprojecten in totaal voor maximaal 6 mln. euro. Dit bestaat uit de 3 mln. euro die de provincie voor de opmaat-projecten ter beschikking stelt en uit de co-financiering van de steden, voor maximaal hetzelfde bedrag als de provincie per opmaatproject financiert. De gemeente 's-hertogenbosch kan de financiële bijdrage die zij reeds aan JB500 projecten heeft toegewezen, ook in mindering brengen op de 10 mln. euro. Dit gaat alleen om JB500-projecten die door de artistiek leider als onderdeel van het culturele hoofdstad-programma zijn aangewezen, gericht zijn op activiteiten in en waarvan de zakelijk leider beoordeelt dat de kosten passend zijn. 's-hertogenbosch verwacht dat de waarde van deze projecten plus financiering bidbookfase en opmaatprojecten zal optellen tot 8 mln. euro en dat zij 2 mln. vrij budget zullen gaan bijleggen. Mocht de ingebrachte waarde van de JB500-projecten lager uitvallen, dan is het risico voor 's-hertogenbosch om meer dan 2 mln. euro bij te leggen zodat de totale bijdrage alsnog uitkomt op 10 mln. euro. 6) De stichting geeft vanaf 2014 subsidie, cofinanciering of financiële opdrachten aan instellingen die de culturele projecten gaan produceren. Dit budget wordt besteed aan activiteiten en programmering die een toevoeging vormt op het bestaande aanbod. Er wordt dus geen projectenbudget besteed aan investeringen in gebouwen, instandhouding van instellingen of reguliere programmering. 7) Bij het organiseren van het meerjarenprogramma voor de culturele hoofdstad wordt het centrale budget voor minimaal 75% besteed aan culturele projecten die zich uitstrekken over geheel BrabantStad en het omliggend gebied. Daarbij is een gebalanceerde geografische spreiding uitgangspunt, naast een goede verdeling over disciplines, doelgroepen en tijdslijn. 8) Bij de verdeling van deze middelen aan projecten wordt gegarandeerd dat de financiële bijdrage van de stad van 10 mln. voor hetzelfde bedrag ten goede komt aan culturele projecten in de stad. 9) Het aantrekken van sponsoring voor de culturele hoofdstad vindt plaats onder regie van de stichting en de sponsorbijdragen komen via de stichting in cash of natura ten goede aan alle BrabantStad-partners, onafhankelijk van de vestigingslocatie van het bedrijf. 2

22 Meerjarenbegroting programmabureau 2018Brabant x 1.000, Concept 4 maart 2012 opmaat 2012, ~ " Inkomsten Stichting totaal r Provincie Steden samen Sponsoring (cash en in natura) Rijk Eu Totaal opmaat 2012, Uitgaven Stichting Totaal I bidbookvoorbereiding programma (projecten) ,34% onderzoek ,41% marketing en communicatie ,37% staf, organisatie ,18% 3

23 8 LI\ Pi o::t LI\ 8 o::t LI\... 0,... o::t 0 0 0,... \C Ṃ.. 0 N\C , LI\ N 0 8 N 0 8 \C iii nl... ~

24 Bijlage bij Bijlage 2Concept subsidiebeschikking Irabantlaan 1 Postbus MC 's-hertogenbosch Telefoon (073) Fax (073) info@brabant.ni Bank ING * * Onderwerp Beschikking tot subsidieverlening Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Op datum binnenkomst aanvraag heeft u namens de Stichting 2018Eindhoven IBrabant het activiteitenplan en een begroting als subsidieaanvraag ingediend. U vraagt hiermee subsidie aan voor activiteiten in de periode Om uw aanvraag te kunnen beoordelen, hebben wij het activiteitenplan en de begroting getoetst aan de [Algemene VNG subsidieverordening]. Besluit Wij reageren positief op uw aanvraag voor subsidie, omdat deze goed aansluit bij de hoofddoelstellingen van ons beleid <specifieke motivatie invoegen> Contactpersoon Directie Sociale en Culturele Ontwikkeling Telefoon Fax Bijlage(n) Besluit Wij besluiten u subsidie te verlenen «maximaal?) bedrag en artikel VNG verordening invoegen> op grond van artikel 4- ASV. Dit bedrag is bedoeld voor de werkelijk gemaakte nettokosten van de activiteiten, zoals omschreven in uw subsidieaanvraag van <datuminvoegen>. Eventuele niet-verrekenbare BTW en loon- en prijstrends zijn hierin inbegrepen. Uw subsidie is opgebouwd uit de volgende onderdelen: <toelichting toevoegen> Bevoorschotting Wij verlenen u een subsidie voorschot van x. voor de activiteiten in het jaar 20t2. Na ontvangst van uw jaarlijkse voortgangsrapportage, bestaande uit uw jaarrekening en een inhoudelijk verslag, het werkplan met begroting voor het komend jaar verlenen wij u het subsidievoorschot van het desbetreffende jaar. Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.

25 Voor een voorspoedige behandeling van uw aanvraag voor een voorschot verzoeken wij u bovenstaande stukken vóór 1 juni toe te sturen. Subsidieverplichtingen Aan de subsidieverlening stellen wij voorwaarden en verplichtingen. Als u de voorwaarden en verplichtingen niet nakomt, kan dat een aanleiding zijn om de subsidie te wijzigen, in te trekken, lager vast te stellen of de betaling van voorschotten op te schorten. Een aantal belangrijke lichten wij hieronder aan u toe: Datum 19 januari 2012 Ons kenmerk ( / U verricht de activiteiten, waarvoor wij u deze subsidie hebben verleend. 2. U informeert het college zo spoedig mogelijk schriftelijk over: a. besluiten ofprocedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon; b. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden; c. ontwikkelingen die er toe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen; d. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon. 3. U behoeft onze toestemming voor handelingen als vermeld in artikel 4:71 Algemene wet bestuursrecht. 4. U doet onverwijld melding aan ons, zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, niet ofgeheel niet zullen worden verricht of dat niet of geheel niet aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan. Verantwoording en afrekening Ter vaststelling van de definitieve subsidie dient u uiterlijk op 1 juli 2021 een aanvraag tot subsidievaststelling bij ons in. Voor de aanvraag tot vaststelling hebben we de volgende documenten van u nodig: 1. een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht; 2. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag ofjaarrekening); 3. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; 4. een accountantsverklaring. Wij stellen de subsidie vast mede op basis van de werkelijk gemaakte nettokosten van de activiteiten waarvoor wij subsidie verlenen. 2/3

26 Contact Wij verzoeken u bij correspondentie ons kenmerk te vermelden. Voor informatie kunt u zich wenden tot de in deze brief vermelde contactpersoon. Tot slot wensen wij u veel succes met uw activiteiten toe. Datum 19 januari 2012 Ons kenmerk ( / Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze, ir. F.J.L. van Dooremalen, directeur Sociale en Culturele Ontwikkeling Bijlagen: Voor zover van toepassing 3/3

27 Bijlage bij bijlage 2 reglement Raad van Toezicht Reglement Raad van Toezicht van Stichting Eindhoven/Brabant 2018 HOOFDSTUK I. ALGEMEEN 1. Vaststelling van het reglement Dit reglement is conform het bepaalde in artikel 21.3 van de statuten van Stichting Eindhoven/Brabant 2018 (hierna: "de Stichting"), na voorafgaand overleg met het bestuur, vastgesteld door de raad van toezicht. HOOFDSTUK 11. SAMENSTELLING 2. Samenstelling van de raad van toezicht 2.1. De raad van toezicht stelt een profiel voor de raad van toezicht op waarin, met inachtneming van het bepaalde in artikel 16 van de statuten van de Stichting (hierna: "statuten"), de omvang van de raad van toezicht en de vereiste kwaliteiten van de leden van de raad van toezicht worden beschreven. Op basis van dat profiel stelt de raad van toezicht profielschetsen op voor de individuele leden van de raad van toezicht en gaat periodiek, doch in ieder geval bij het ontstaan van elke vacature, na of deze nog voldoen en stelt deze zo nodig bij. Het huidige profiel waaraan de leden van de raad van toezicht dienen te voldoen, is opgenomen in Bijlage De raad van toezicht is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk van elkaar, van het bestuur en van deelbelangen kunnen functioneren als goede toezichthouders en adviseurs In de raad van toezicht heeft niet meer dan één voormalig bestuurder (of andere beleidsbepalende functionaris) zitting. Deze persoon is geen voorzitter van de raad van toezicht De raad van toezicht zoekt bij de werving van nieuwe toezichthouders ook buiten het eigen netwerk De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter en wijst - al dan niet uit zijn midden - een secretaris aan De secretaris beheert het archief van de raad van toezicht en draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de raad van toezicht. De voorzitter tezamen met de plaatsvervangend voorzitter of secretaris ondertekenen namens de raad van toezicht: a. contracten met (leden van) het bestuur en de directie; b. correspondentie van de raad van toezicht; c. verslagen van de vergaderingen van de raad van toezicht De raad van toezicht stelt een gefaseerd rooster van aftreden vast voor de leden van de raad van toezicht die daarvoor in aanmerking komen. Het huidige rooster is opgenomen in Bijlage De leden van de raad van toezicht die volgens rooster aftredend zijn, komen voor herbenoeming in aanmerking. Voordat tot herbenoeming kan worden overgegaan, evalueert de raad van toezicht het functioneren van het lid dat voor herbenoeming in aanmerking wenst te komen. Daarbij wordt zowel gekeken naar het functioneren van betrokkene als naar de meest recente profielschets. Ook wordt aandacht gegeven aan de vraag of vernieuwing wenselijk is De leden van de raad van toezicht die worden benoemd door de provincie Noord-Brabant, de gemeente Breda, de gemeente Eindhoven, de gemeente Helmond, de gemeente 's-hertogenbosch en de gemeente Tilburg worden benoemd voor onbepaalde tijd Leden van de raad van toezicht die worden benoemd door de raad van toezicht worden benoemd voor een periode van ten hoogste vier jaren, met een tweemalige mogelijkheid tot herbenoeming. De maximale zittingsperiode is derhalve twaalf jaar. 1

28 2.11. Leden van de raad van toezicht treden tussentijds af wanneer dit geboden is, zoals bij onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins De raad van toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden schriftelijk vastgelegd. HOOFDSTUK 111. BEVOEGDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN 3. Taken 3.1. Op grond van artikel 16.1 van de statuten is het toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting opgedragen aan de raad van toezicht De raad van toezicht grijpt waar nodig in en staat het bestuur en de directie met raad terzijde. De raad van toezicht richt zich bij de vervulling van zijn taak op het belang van de stichting en weegt daarbij de belangen af van de bij de stichting betrokkenen. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren De voorzitter van de raad van toezicht fungeert als communicatiepartner van het bestuur en de directie. De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door een ander lid van de raad van toezicht. 4. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 4.1. Onverminderd hetgeen in de statuten is bepaald, behoren tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad van toezicht in ieder geval: a. benoeming, schorsing en ontslag van de bestuurders. De werving en selectie van bestuurders geschiedt op basis van een vooraf opgestelde profielschets voor de omvang en samenstelling van het bestuur, rekening houdend met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de bestuurders; b. het bewaken van de samenstelling en de kwaliteit van het bestuur, onder meer door het desgewenst betrekken van deskundigen van buiten de stichting bij de procedure voor de vervulling van een bestuursfunctie; c. het jaarlijks houden van een functioneringsgesprek met alle bestuurders. De gesprekken met de voorzitter van het bestuur zullen worden gevoerd door de voorzitter van de raad van toezicht, bijgestaan door een ander lid van de raad van toezicht. De gesprekken met de andere bestuurders zullen worden gevoerd door twee leden van de raad van toezicht. De uitkomsten van deze gesprekken zullen door de raad van toezicht worden besproken. Van de functioneringsgesprekken en de daarop volgende besprekingen maakt de raad van toezicht een verslag op dat door of namens de raad van toezicht zal worden gearchiveerd; d. het toezicht uitoefenen op de functievervulling van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting; e. het terzijde staan van het bestuur met reflectie en/of advies; f. het wijzigen, respectievelijk, het goedkeuren van wijzigingen, van de statuten; g. het vaststellen van, respectievelijk, het goedkeuren van, (wijzigingen in) reglementen; h. het conform artikel 5.5 en artikel 11 van de statuten al dan niet goedkeuren van door het bestuur genomen besluiten en opgestelde plannen; i. het verlenen van opdracht aan een accountant tot onderzoek van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 22.3 van de statuten; 2

29 j. het goedkeuren van de jaarrekening en het daaraan voorafgaand overleggen met de accountant over diens bevindingen zoals bedoeld in artikel 22.3 van de statuten van de stichting. HOOFDSTUK IV. VERGADERINGEN EN WERKWIJZE 5. Vergaderingen en werkwijze 5.1. De raad van toezicht stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het jaar de vergaderdata vast van de vergaderingen voor het komend jaar De raad van toezicht vergadert onderling dan wel in aanwezigheid van het bestuur; de keuze tussen het al dan niet uitnodigen van het bestuur wordt door de raad van toezicht gemotiveerd vanuit het belang van de stichting De raad van toezicht vergadert eens in de zes maanden of zoveel vaker als wenselijk of noodzakelijk is voor het goed functioneren van de raad van toezicht. Derden kunnen slechts op uitnodiging van de raad van toezicht of de voorzitter daarvan, geheel of gedeeltelijk een vergadering van de raad van toezicht bijwonen Ingeval van frequente afwezigheid van een toezichthouder, wordt deze daarop aangesproken De vergaderingen van de raad van toezicht worden voorgezeten door de voorzitter van de raad van toezicht. Bij diens afwezigheid wordt de vergadering voorgezeten door de plaatsvervangend voorzitter Ieder lid van de raad van toezicht is bevoegd onderwerpen te agenderen voor de vergadering van de raad van toezicht. Het lid van de raad van toezicht dat een onderwerp op de agenda plaatst, zal waar mogelijk het betreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie te dien aanzien waarover het betreffende lid van de raad van toezicht beschikt ter vergadering worden ingebracht De agenda van de vergadering van de raad van toezicht wordt vastgesteld door de voorzitter van de raad van toezicht Van de vergaderingen van de raad van toezicht worden notulen opgemaakt. Deze verslaglegging zal - in de regel - niet woordelijk geschieden. Afspraken, besluiten, gevraagde en verstrekte informatie worden per onderwerp weergegeven, zulks met de gehanteerde argumentatie. 6. Besluitvorming binnen de raad van toezicht 6.1. Besluiten van de raad van toezicht worden in beginsel genomen in een vergadering van de raad van toezicht De leden van de raad van toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat besluiten bij unanimiteit worden genomen Ieder lid van de raad van toezicht is bevoegd tot het uitbrengen van één stem. Een lid van de raad van toezicht voor wie geldt dat hij of zij een aanstelling heeft bij de betreffende gemeente of de provincie Noord-Brabant dan wel deel uitmaakt van het college van burgemeester en wethouders van de betreffende gemeente of van gedeputeerde staten van de provincie Noord-Brabant als bedoeld in artikel 16.2 van de statuten zal - voorafgaand aan iedere vergadering - overleg voeren met het betreffende college van burgemeester en wethouders van de gemeente dan wel gedeputeerde staten van de provincie Noord-Brabant omtrent de onderwerpen voor de betreffende vergadering en de door het lid uit te brengen stem(men) ten aanzien van deze onderwerpen Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten of dit reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de raad van toezicht genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Het door de voorzitter van de vergadering ter vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is 3

30 beslissend. Tenzij in de statuten anders is bepaald, kan de raad van toezicht slechts geldige besluiten nemen in een vergadering waarin ten minste vier van de leden van de raad van toezicht die door (een van) de in artikel 16.2 van de statuten genoemde gemeenten of provincie zijn benoemd, aanwezig of vertegenwoordigd zijn De raad van toezicht neemt geen besluiten op een gebied waarvoor een bepaald lid van de raad van toezicht in het bijzonder verantwoordelijk is, indien dat lid afwezig is Alle besluiten van de raad van toezicht kunnen ook op andere wijze dan in vergadering worden genomen, mits alle leden van de raad van toezicht in de gelegenheid worden gesteld hun stem uit te brengen en zij allen schriftelijk hebben verklaard zich niet tegen deze wijze van besluitvorming te verzetten. Een besluit is alsdan genomen zodra ten minste vier van de leden van de raad van toezicht die door (een van) de in artikel 16.2 van de statuten genoemde gemeenten of provincie zijn benoemd hun stem hebben uitgebracht én de vereiste meerderheid van alle leden van de raad van toezicht zich schriftelijk vóór het voorstel hebben verklaard. Onder schriftelijk wordt mede verstaan een langs elektronische weg toegezonden en reproduceerbaar bericht. Van een buiten vergadering genomen besluit wordt door de secretaris van de raad van toezicht een verslag opgemaakt, dat in de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de notulist van die vergadering wordt ondertekend. Het aldus vastgestelde verslag wordt tezamen met de stukken als bedoeld in de eerste zin van dit artikel bij de notulen van de vergaderingen van de raad van toezicht gevoegd Van een door de raad van toezicht genomen besluit kan extern worden blijk gegeven door een verklaring van de voorzitter van de raad van toezicht of de secretaris van de raad van toezicht. HOOFDSTUK V. TRANSPARANTIE EN VERANTWOORDING 7. Transparantie en verantwoording 7.1. De raad van toezicht bespreekt periodiek met het bestuur de gang van zaken binnen de stichting. Ten minste eenmaal per jaar overlegt de raad van toezicht met het bestuur over de strategie, het algemene beleid en de financiële stand van zaken. Hiertoe behoren de begroting, de jaarrekening en de door het bestuur gehanteerde systemen van administratieve organisatie en interne controle De raad van toezicht en het bestuur bespreken periodiek de gewenste mate van verzekering van de stichting en zichzelf tegen aansprakelijkheid Voor zover er met externe belanghebbenden over de gang van zaken wordt gesproken, gebeurt dit primair door het bestuur. Desgewenst kan een lid van de raad van toezicht daarbij aanwezig zijn In het jaarverslag van de stichting wordt in elk geval opgenomen de profielschets voor de raad van toezicht en de relevante (voormalige) (neven-)functie(s) van de leden van de raad van toezicht en van de bestuurders. Voor zover leden van de raad van toezicht op voordracht of met goedkeuring van derden zijn benoemd, wordt daarvan ook melding gemaakt In het jaarverslag wordt door de raad van toezicht en het bestuur gerapporteerd in hoeverre de stichting voldoet aan de Principes en Best Practice-bepalingen van de Code Cultural Governance. Voor zover dit niet het geval is, wordt dit beargumenteerd uitgelegd. HOOFDSTUK VI. RAAD VAN BETROKKENHEID 8. Raad van betrokkenheid 4