Handleiding Verantwoord Hout Inkopen

Transcriptie

1 Handleiding Verantwoord Hout Inkopen Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen

2

3 Handleiding Verantwoord Hout Inkopen

4 Opdrachtgever Naam Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen VVNH Contactpersoon Drs. P.A. van den Heuvel Adres Westeinde 6, 1300 BJ Almere Telefoon Fax Website: Opgesteld door FORM International Contactpersoon Ing. G. Breukink Adres Bevrijdingsweg 3, 8051 EN Hattem Telefoon Fax Website FORM International FORM International is the trade name of FORM Ecology Consultants BV. No part of this publication may be reproduced, or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, without prior permission, in writing from FORM Ecology Consultants BV. This document, is not to be used for any other work other than that for which it was produced. Februari 2008

5 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 5 2. WERKWIJZE Informatie Deadline aangeven Vertrouwelijkheid Wat is bewijs? Controle informatie Aandachtspunten en risico s Achtergrondinformatie over landen en leveranciers Type product Type leverancier Follow-up Classificatie Terugkoppeling naar de leveranciers Een opvolgingsplan VRAGENLIJST ANALYSE ONTVANGEN INFORMATIE Overzicht leveringen en bijbehorende categorie 21 ANNEX 1: VOORBEELDBRIEF 25 ANNEX 2: VVNH-LEGALITEITSVERKLARING VOOR LEVERANCIERS 27 ANNEX 3: CERTIFICAATTYPEN/LEGALITEITSVERKLARINGEN 29 ANNEX 4: ANALYSE BESTAANDE INITIATIEVEN 30 3

6 4

7 1. INLEIDING De Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen VVNH in Almere staat een legale en duurzame houtstroom voor. Dit maatschappelijk verantwoord ondernemen stelt eisen en voorwaarden aan de handelscontacten tussen houtleverancier en inkoper. Laatstgenoemde moet er aantoonbaar van overtuigd zijn duurzaam geproduceerd dan wel in ieder geval legaal hout aan te schaffen. Deze Handleiding Verantwoord Hout Inkopen geeft u als houtkoper een instrument in handen waarmee u de risico s van uw aankopen kunt vaststellen. Tegelijkertijd kunt u er mogelijke illegale transacties zoveel mogelijk mee voorkomen. Deze uitgave dient als handvat om per bronleverancier van hout op gestructureerde wijze informatie te verzamelen en de bronnen/leveranciers eenvoudig in te delen in categorieën. We onderscheiden daarin de leveranciers die aantoonbaar duurzaam geproduceerd hout leveren en zij die dat niet kunnen. De meest wenselijke categorie uit oogpunt van verantwoord ondernemen is die van leveranciers die aantoonbaar duurzaam geproduceerd hout leveren. Deze leveranciers beschikken zelf over gecertificeerde bossen of betrekken hout bij derden afkomstig uit gecertificeerde bossen. Deze leveranciers beschikken tevens over een gecertificeerde handelsketen, een zogenoemde Chain of Custody die de handelsstroom van bos tot product volgt en transparant maakt. Een onacceptabele categorie in dit kader is die van leveranciers die niet kunnen (of willen) aantonen waar het hout vandaan komt, noch dat het op legale wijze is geproduceerd. In de tussengroep vinden we leveranciers die aantoonbaar legaal hout leveren (mogelijk op weg zijn naar duurzaam geproduceerd) en beschikken over een gecertificeerde chain of custody. Op basis van de door uw leveranciers in te vullen vragenlijst uit hoofdstuk 3, kunt u als inkoper bepalen met welke categorie u te maken heeft. Tevens krijgt u inzicht in het risico aangaande illegaal hout. Maar het mes snijdt aan twee kanten: op basis van de indeling kunt u zien hoe ver u verwijderd bent van het mede realiseren van de VVNH-doelstellingen (zie VVNH-beleidsplan : De wortels van hout. ). De VVNH ziet in dit kader graag dat de handelsrelaties met leveranciers uit de meest wenselijke categorie zouden worden uitgebreid, en hun volume hout groeit. Niet alleen de handel, maar ook de maatschappij 5

8 heeft belang bij een toename van aantoonbaar duurzaam geproduceerd hout. De VVNH acht handel met leveranciers buiten de gestelde categorieën niet acceptabel. Inkopers die hout via de tussenhandel betrekken zullen ook hen moeten vragen de vragenlijst met hun leveranciers door te nemen. Alleen op deze manier is de verlangde duidelijkheid te krijgen over de duurzaamheid/legaliteit van hun leveranciers en daarmee van de gehele handelsketen. 6

9 7

10 8

11 2. WERKWIJZE De basis voor de werkwijze is de vragenlijst uit hoofdstuk 3. Het doel is om van al het hout te weten waar het vandaan komt en hoe het is geproduceerd. Daarnaast is het de bedoeling om van al het hout met zekerheid aan te kunnen geven of het al dan niet legaal en/of duurzaam geproduceerd is INFORMATIE De benodigde informatie moet komen van de partijen die het hout hebben verhandeld vanaf de bron tot aan de poort van u als VVNH-lid. De aan de leveranciers toe te sturen vragenlijst helpt om de informatie gestructureerd binnen te krijgen. Samen met de ingevulde lijst overleggen de leveranciers bewijsmateriaal voor hun bewerkingen. Dit kunnen certificaten zijn, maar ook vergunningen, overheidsverklaringen, etc. Voordat de vragenlijst wordt verstuurd, is het goed contact met de zakenpartner op te nemen en de noodzaak van de voorgelegde vragen uit te leggen. Er kan verwezen worden naar het beleid van de VVNH of - indien relevant - van u als VVNHlid zelf. Voortvloeiend uit dit beleid stelt het u in staat de status legaal/ duurzaam van uw inkoop in kaart te brengen. In Annex 1 van deze uitgave vindt u een voorbeeldbrief Deadline aangeven Het is belangrijk om bij het versturen van de vragenlijst de deadline aan te geven voor het terugsturen. Vooral informatie over hout dat via meerdere tussenhandelaren bij u terechtkomt, zal moeilijk boven water te krijgen zijn. Als deadline is een periode van twee tot drie maanden redelijk. Langer heeft als risico dat het terugsturen van de vragenlijst en informatie vergeten wordt Vertrouwelijkheid In principe wordt er geen informatie gevraagd die vertrouwelijk is. Toch zou het kunnen dat bepaalde leveranciers huiverig zijn om informatie te leveren zonder dat ze weten hoe ermee omgegaan zal worden. De informatie dient alleen als bevestiging van een bewering. Wanneer uw leverancier hierom vraagt kunt u deze vertrouwelijkheid garanderen door dit schriftelijk en ondertekend te verklaren Wat is bewijs? Om te beginnen hebben al uw leveranciers de VVNH-legaliteitsverklaring ondertekend waarmee zij aangegeven uitsluitend legaal te produceren en handelen (zie Annex 2). De verklaring is een eerste belangrijke stap, maar is voor risicolanden onvoldoende. Aanvullend bewijs is dan noodzakelijk: kopieën van vergunningen, contracten, certificaten en overheids- 9

12 verklaringen (bijvoorbeeld BRIK in Indonesië of IBAMA in Brazilië) Controle informatie Voordat de geretourneerde vragenlijsten worden geanalyseerd, moet worden gecontroleerd of de vragen zijn beantwoord en de onderbouwing is bijgeleverd. Indien dit niet het geval is, dient er om meer informatie te worden gevraagd of om een verklaring van het ontbreken van deze informatie Aandachtspunten en risico s Op basis van de ingevulde vragenlijst uit hoofdstuk 3 worden leveranciers beoordeeld. Hiernaast is het nuttig op de hoogte te zijn van de situatie in het land waaruit geïmporteerd wordt. Andere bepalende factoren zijn het type product en het type leverancier, zoals hierna beschreven in en 2.2.3) Achtergrondinformatie over landen en leveranciers Er bestaat nog geen overzichtelijke website met alle risico s van specifieke landen en regio s. Informatie is verspreid, maar na enig zoeken vaak wel boven water te krijgen. De volgende websites kunnen daarbij behulpzaam zijn: 10 Website Omschrijving Op het gedeelte voor VVNH-leden staan naast landeninformatie tevens de vertaalde verklaringen, brieven en vragenlijsten Bevat veel informatie over acties en hoe Greenpeace tegen landen en de daar heersende problematiek aankijkt Organisatie voor economische samenwerking en ontwikkeling. Er is per land te zoeken: landenverslagen, statistische gegevens, nieuws, etc. Het Europese bosbouwnetwerk: goede bron voor bosbouw, handel en investeringen, klimaat, ontwikkelingshulp, wereldwijd bosbouwbeleid, etc. Informatie over vrijwillige partnershipovereenkomsten, zoals het FLEGT-initiatief Informatie over specifieke conflictgebieden. Op bosbouwgebied onder andere Myanmar/Birma en Cambodja; Op deze recent door de FSC gestarte site kan na inschrijving een analyse worden gedaan van de risico s van het handelen in een bepaald land. Is in opbouw Global Forest and Trade Network: informatie over verantwoord bosbeheer en deelnemers per land. Lijst van aangesloten bedrijven die bezig zijn met gecertificeerd verantwoord bos - beheer Onafhankelijke informatie van het World Resources Institute over het beheer van natuurlijke hulpbronnen De Environmental Inspection Agency: onderzoekt illegale handel in wild en de vernietiging van het milieu en stelt dit waar nodig aan de kaak Forest Trends wil het duurzame beheer van bossen stimuleren

13 Een onderscheid kan worden gemaakt op basis van de oorsprong van het hout. - Hout uit landen waar eigenlijk geen problemen zijn met de productie van aantoonbaar legaal of duurzaam geproduceerd hout; - Hout uit landen waar legaal of duurzaam geproduceerd hout beschikbaar is, maar niet altijd aangetoond; - Hout uit landen waarvan de herkomst vaak verdacht is. De tussenhandel heeft de neiging de risico s onbewust of bewust lager in te schatten. Dit vergt extra scherpte en aandacht van de houtinkoper. Op basis van de herkomst van het hout kan een eerste indeling gemaakt worden in risicoarm, gemiddeld risico en risicovol. Risicoarm: hout afkomstig uit de Europese Unie, Canada en de Verenigde Staten is door strakke wetgeving en handhaving gecombineerd met een goed bosbeleid, legaal geproduceerd. Dit hout is in veel gevallen ook duurzaam geproduceerd. Gemiddeld risico: hout afkomstig uit landen met een goed bosbeleid, maar waar op individuele basis om bewijs van herkomst en legaliteit of duurzaamheid moet worden gevraagd. Voorbeelden hiervan zijn: Maleisië, Brazilië, Bolivia en het voormalige Oostblok. Risicovol: hout afkomstig uit landen als Indonesië, Papua-Nieuw-Guinea, China, Kameroen, Ghana, Liberia, Ecuador en Peru heeft een grote kans niet op legale wijze te zijn geoogst. Hout uit deze landen is daarom risicovol Type product Primaire producten komen vaak uit eenvoudig te traceren bronnen: het aangeven van de herkomst is relatief eenvoudig. Samengestelde producten kunnen uit vele verschillende onderdelen bestaan die uit verschillende bronnen komen (gevingerlast hout, plaatmateriaal etc.) Het is van belang goed op te letten dat dit aspect van de herkomst door de leverancier is uitgesplitst. De leverancier kan bijvoorbeeld aangeven uit welke verschillende bronnen samengestelde bronnen producten en pakketten komen. Een andere optie is het benoemen van al zijn bronnen Type Leverancier Leveranciers die uit eigen bron leveren, zullen beter in staat zijn aan te tonen dat hun hout in orde is dan bedrijven die bij derden hout opkopen. Naarmate de keten tussen de bron en de leverancier langer is, zijn er meer mogelijkheden voor menging met hout uit verdachte bron. 11

14 Risicovolle herkomst Eigen bos Weinig risico Gemiddeld risico Geen eigen bos Weinig risico Veel risico Risicoarme herkomst Risicovolle herkomst Primair product Weinig risico Gemiddeld risico Samengesteld product Weinig risico Veel risico Eigen bos Geen eigen bos Primair product Weinig risico Gemiddeld risico Samengesteld product weinig risico Veel risico gecertificeerde Chain of Custody hout gecertificeerd voor legaliteit of duurzaamheid in Nederland leveren. Over de risico s kunnen bovenstaande schema s worden gemaakt om aan te geven waar bij de analyse van de enquêtes de aandachtspunten liggen. De schema s zijn indicatief. Uit de schema s blijkt dat enkele combinaties zeer risicovol zijn. Dit zijn producten van tussenhandelaren uit risicovolle landen, samengestelde producten uit risicovolle landen en samengestelde producten van tussenhandelaren. Grootste risico s worden gelopen bij samengestelde producten van tussenhandelaren uit risicovolle landen en primaire producten van tussenhandelaren uit risicovolle landen. De informatie die nodig is voor deze analyse kan via de vragenlijst in hoofdstuk 3 bij de leveranciers worden gewonnen Follow-up Per leverancier wordt een dossier aangelegd waarin de correspondentie, de vragenlijst en de antwoorden worden bewaard. Een voorbeeld voor deze registratie is gegeven in hoofdstuk 4. Bij een leverancier die op zijn beurt bij derden betrekt en over deze partijen informatie heeft geleverd kan per derde partij een dossier worden aangelegd. Het is belangrijk de informatie te kunnen koppelen aan partijen hout/orders. Bij het ontbreken hiervan is het moeilijk om informatie terug te vinden. Verificatie van de informatie kan door u of een tweede partij gedaan worden, of door een onafhankelijke certificeerder Classificatie Voor al het hout moet zijn aangetoond dat het legaal is geproduceerd. Op basis van de resultaten van de 12

15 ingevulde vragenlijst uit hoofdstuk 3 en analyse hiervan uit hoofdstuk 4 valt de leverancier in een van onderstaande categorieën: A Leverancier die aangetoond duurzaam geproduceerd hout levert. Het geleverde hout is aantoonbaar legaal en indien de certificaten en/ of het systeem door Keurhout positief zijn beoordeeld bovendien aantoonbaar duurzaam. B Leverancier die FSC Controlled Wood levert. Het hout geleverd onder deze categorie is aantoonbaar legaal. C Leverancier die aangetoond legaal geproduceerd hout levert. Het geleverde hout is aantoonbaar legaal. D Leverancier die in het proces zit om gecertificeerd te raken voor aantoonbaar duurzame productie. Bijvoorbeeld via het Global Forest Trade Network. Het geleverde hout is niet per definitie legaal. De leverancier zal aanvullende gegevens moeten overleggen om de legaliteit van dit hout te bewijzen (zie hoofdstuk 4). Leveranciers waar een dergelijk proces loopt, moeten in staat geacht worden de juiste documenten te kunnen overleggen om aan te kunnen tonen dat het door hen geleverde hout legaal is. E Leverancier die in het proces zit om gecertificeerd te raken voor aantoonbaar legale productie van houtproducten. Bijvoorbeeld via Timber Trade Action Plan. Het geleverde hout is nog niet per definitie legaal. De leverancier zal aanvullende gegevens moeten overleggen om de legaliteit van dit hout te bewijzen (zie hoofdstuk 4). F Leverancier die zelf kan aantonen dat zijn hout legaal is geproduceerd. Het hout geleverd onder deze categorie is legaal op voorwaarde dat de leverancier dit kan bewijzen. Bewijsmateriaal kan bestaan uit: kopieën van vergunningen, contracten, certificaten en overheidsverklaringen. G Leverancier die niet kan aantonen of zijn hout legaal is geproduceerd. Onder deze categorie valt het hout dat niet in één van de hierboven genoemde categorieën valt en dus kan de legaliteit niet worden aangetoond. Alle leveranciers kunnen na het bepalen van de categorie in een tabel worden gezet, waarbij (bijvoorbeeld voor dit jaar) de geleverde volumes worden gezet en de categorie waar de 13

16 volumes in vallen. Door de percentages per leverancier per categorie te berekenen kunnen de volgende inzichten snel worden verkregen: - Wat is de verhouding duurzaam/ legaal/onbekend? - Welke leveranciers leveren het duurzame/legale hout? - Welke leveranciers leveren het hout met onbekende herkomst? - Van welke leveranciers is het te verwachten dat ze binnenkort aangetoond legaal/duurzaam geproduceerd hout leveren? Terugkoppeling naar de leveranciers Het is van belang om de leveranciers te melden wat de conclusie is uit de ontvangen informatie. Leveranciers die hout leveren met een groot risico uit onbekende bron, moeten weten dat ze zo snel mogelijk (binnen twee tot drie maanden) bewijs van legaliteit voor het door hun geleverde hout moeten aanleveren. Zij moeten weten dat er anders geen hout meer bij hen betrokken zal worden. Met leveranciers die aantoonbaar legaal geproduceerd hout leveren kunnen afspraken gemaakt worden om het volume groter te laten worden. Ditzelfde geldt voor aantoonbaar duurzame productie Een opvolgingsplan Naar aanleiding van dit onderzoek worden afspraken met leveranciers gemaakt over de opvolging van de conclusies uit de enquête. De afspraken per leverancier kunnen overzichtelijk op één actielijst worden bijgehouden. Zo zijn in één oogopslag de status en de vorderingen te zien. Aan dit schema kunnen verwachtingen gekoppeld worden wat betreft de volumes hout uit bekende legale bron en uit gecertificeerde bossen. De vorderingen kunnen op deze manier regelmatig met de leveranciers worden geëvalueerd. De categorieën A t/m C behoeven geen verdere opvolging. Categorie D: Opvolging van Global Forest and Trade-programma: het instapniveau voor participatie in dit proces is in het bezit zijn van een legale bron. Een leverancier aangesloten bij dit proces dient dus in staat te worden geacht de legaliteit van geleverd hout aan te kunnen tonen. Hier moet wel expliciet om gevraagd worden. Categorie E: Opvolging van het TTAP-programma: de inkoper verzoekt op de hoogte gehouden te worden van de voortgang in dit proces. 14

17 Categorie F: Vragen of de leverancier bereid is een legaliteitscertificaat te halen. Zo ja: vragen naar de planning voor dit traject. Zo nee: vragen naar ander bewijs van legaliteit. Indien ook deze gegevens ontbreken: niet meer bij deze leverancier kopen. Categorie G: Aangeven dat er onvoldoende informatie is aangeleverd om het geleverde hout als aantoonbaar legaal te kunnen beschouwen. De leverancier dient binnen korte tijd (twee tot drie maanden) meer duidelijkheid over zijn bronnen te geven. Zo niet, dan wordt er niet meer bij deze leverancier gekocht. 15

18 16

19 17

20 3. VRAGENLIJST De digitale en vertaalde versie van onderstaande vragenlijst vindt u op In te vullen door de leverancier. Bedrijfsgegevens Naam Adres Land Telefoon/fax Internet Producten COC-certificaat Vraag 1: Waar komt het materiaal dat u levert vandaan? Vraag 1a: Kunt u bewijs van herkomst/legaliteit leveren? Zo nee, Categorie G Vraag 2: Is het hout gecertificeerd voor legaliteit? Zo ja, Categorie C Vraag 2a: Kunt u een kopie van het certificaat leveren? Vraag 3: Is het hout gecertificeerd voor FSC controlled wood? Zo ja, Categorie B Vraag 3a: Kunt u een kopie van het certificaat leveren? Vraag 4: Is het hout gecertificeerd voor duurzaamheid? Zo ja, Categorie A Vraag 4a: Kunt u een kopie van het certificaat leveren? Vraag 5: Is uw bedrijf bezig met het behalen van een certificaat voor legaliteit? Vraag 5a: Kunt u documenten overleggen waaruit blijkt dat dit zo is? Zo ja, Categorie E Vraag 5b: Voor welke bronnen zal dit gelden? Vraag 5c: Welk deel van de totale productie wordt op termijn gecertificeerd? Vraag 6: Is uw bedrijf lid van het WWF-GFTN (Global Forest and Trade Network) of een soortgelijk initiatief van een andere niet-gouvernementele organisatie om tot duurzaam bosbeheer te komen? Zo ja, Categorie D 18

21 Vraag 7: Is uw bedrijf bezig met het behalen van een certificaat voor duurzaam bosbeheer? Vraag 7a: Kunt u documenten overleggen waaruit blijkt dat dit zo is? Zo ja, Categorie D Vraag 7b: Voor welke bossen zal dit gelden? Vraag 7c: Op welke termijn zal dit bos gecertificeerd zijn? Vraag 7d: Welk deel van de totale productie wordt op termijn gecertificeerd? Vraag 8: Heeft uw bedrijf een Chain of Custodycertificaat? Zo ja, Categorie A, B, C of D Vraag 8a: Voor welk(e) certificeringssyste(e)m(en) heeft u een chain-of-custodycertificaat? Vraag 8b: Is uw bedrijf bezig met het behalen van een certificaat voor Chain of Custody? Vraag 9: Is over uw bedrijf door controlerende instanties gerapporteerd (bijvoorbeeld Global Witness, Milieudefensie, REM, Greenpeace, o.i.d.)?/is het rapport gepubliceerd? Vraag 11: Heeft uw bedrijf zelf een screening van uw leveranciers gedaan? Vraag 11a: wat zijn de uitkomsten van deze screening? Vraag 12: Als u de vragenlijst niet volledig heeft ingevuld, kunt u dan aangeven waarom niet? Vraag 13: Als u vragen met nee heeft moeten beantwoorden bent u dan bereid om in de bestaande situatie verandering te brengen. Zo ja op welke punten/ termijn? 19

22 20

23 4. ANALYSE ONTVANGEN INFORMATIE Analyse van de geleverde partijen Verklaring van de leverancier dat het hout geproduceerd en verhandeld is conform wet. JA - Administratie leveranciers / partijen - Getekende verklaring van de - leverancier Certificaat van duurzaam bosbeheer: De partij hout gaat vergezeld van een geldig certificaat van duurzaam bosbeheer en een Chain of Custodycertificaat. JA - Kopie certificaat duurzaam - bosbeheer - Kopie certificaat Chain of - Custody - Factuur - Specificatie van de partij - Transport documenten A NEE Certificaat van Controlled Wood van FSC: De partij hout gaat vergezeld van een geldig certificaat voor FSC Controlled Wood en een Chain of Custody-certificaat. JA - Kopie certificaat Controlled Wood - Kopie certificaat Chain of - Custody - Factuur - Specificatie van de partij - Transport documenten B NEE Certificaat voor legale herkomst: De partij hout gaat vergezeld van een geldig certificaat van legale herkomst en een Chain of Custody-certificaat. NEE JA - Kopie certificaat Legaliteit - Kopie certificaat Chain of - Custody - Factuur - Specificatie van de partij - Transport documenten Bezig met behalen certificaat voor duurzaam bosbeheer. De partij komt uit een bos waar gewerkt wordt aan een certificaat voor duurzaam bosbeheer. NEE JA - Bewijs van het proces (b.v. - lidmaatschap GFTN) - Kopie actieplan - Auditrapport - Factuur - Specificatie van de partij - Transport documenten - Controle van de leverancier via - internet en rapporten van - onafhankelijke controleurs (Global - Witness etc.) om illegale - praktijken uit te sluiten D 21

24 Bezig met behalen van een legaliteitscertificaat (bijv. via TTAPproject). NEE JA - Bewijs van het proces (b.v. - lidmaatschap TTAP) - Kopie actieplan - Eventueel auditrapport - Factuur - Specificatie van de partij - Transport documenten - Controle van de leverancier via - internet en rapporten van - onafhankelijke controleurs (Global - Witness etc.) om illegale - praktijken uit te sluiten Herkomst bekend, beheer en oogst rechtmatig. NEE JA - Bewijs bosrechten - Bewijs kap- en - exploitatierechten - Verklaring van goed gedrag - Factuur - Specificatie van de partij - Transportdocumenten die leiden - tot de bron Herkomst onbekend. JA Leverancier informeren dat het hout een te groot risico inhoudt. Aangeven dat er geen hout meer betrokken kan worden tot er duidelijkheid is over de herkomst. Verwijzen naar de bedrijfspolitiek. Op basis van bovenstaand schema kan er per leverancier een overzicht worden gemaakt. Hierna vindt u een voorbeeld van een dergelijk overzicht. 22

25 Houting Porfiri Granman Product Palen 120*120*5000 mm Strips 15*150*2500 mm stammen Productnr. AB101 HZ055 BM001 Volume 0,700 m 3 20,000 m 3 5,000 m 3 Herkomst India Ghana Maleisië Certificaat duurzaam - - Certificaat legaal BV SGS CoC Certificeringsprogramma Herkomst bekend Geen informatie X Classificatie B B E % van totaal 2,7% 77,8% 19,4% 4.1. Overzicht leveringen en bijbehorende categorie De documentatie ter ondersteuning van de antwoorden van de leveranciers kan in bovenstaande tabel ordelijk worden weergegeven. Deze tabel kan dan ook helpen bij de analyse van de resultaten. Als voorbeeld zijn enkele fictieve leveranciers ingevuld. In het bovenstaande voorbeeld is dus 19,4% van de inkoop afkomstig uit niet-vastgestelde bron. Aangezien deze leverancier bezig is met het aantoonbaar legaal certificeren van zijn operaties lijkt het waarschijnlijk dat op zijn minst de herkomst van het hout bekend is. Hier dient bij de desbetreffende leverancier nog eens om gevraagd te worden. Informatie over de noodzakelijke begeleidingspapieren van zendingen uit het buitenland is te vinden op de website van de Kamer van Koophandel: assets/ ImportExport/artikelassets/ stapvoorstap/importeren-buiten-eu/ topframe.html. Deze documenten geven niet per se uitsluitsel over de herkomst van producten: een op papier legale zending kan desalniettemin onregelmatigheden bevatten. Het is dus zaak om altijd meer informatie te vragen. 23

26 24

27 ANNEX 1: VOORBEELDBRIEF Bedrijf Adres Postcode + woonplaats Telefoonnr. adres Naam bedrijf T.a.v. Naam persoon/afdeling Adres Postcode + woonplaats Plaats, Onze ref.: Betreft: Datum referentienummer onderwerp Geachte heer/mevrouw + naam, Onze brancheorganisatie de Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen heeft haar milieubeleid verwoord in het VVNH-beleidsplan De wortels van hout dat u bijgevoegd aantreft. Ten aanzien van de legaliteit en de duurzaamheid van het verhandelde hout zijn duidelijke doelen geformuleerd en vastgesteld. In 2009 is er zekerheid over 100% van het hout dat de VVNH-leden verhandelen. Daarnaast moet in % van het hout dat VVNH-leden importeren en verhandelen aantoonbaar duurzaam geproduceerd zijn. Als lid van de VVNH onderschrijven we niet alleen deze doelstellingen, maar zijn we ook medeverantwoordelijk voor het realiseren ervan. In het kader hiervan inventariseren we de status van het hout dat we verhandelen. Deze inventarisatie zal ons duidelijkheid geven waar we staan en wat we nog moeten doen om de doelstelling te behalen. Het inventariseren doen we via bijgevoegde vragenlijst. We verzoeken u vriendelijk deze in te vullen voor het hout dat u ons levert. Informatie over eventuele certificaten en verdere documentatie ter ondersteuning van de door u gegeven antwoorden ontvangen we ook graag. Wij zullen na ontvangst van de ingevulde vragenlijsten een analyse maken van de status van het hout dat we van u ontvangen hebben. Onze conclusies worden hierna met u besproken. Wij danken u voor uw begrip en medewerking. Met vriendelijke groet, NAAM NAAM Bedrijf Bijlagen: 2: Vragenlijst/milieubeleid 25

28 26

29 ANNEX 2: VVNH LEGALITEITSVERKLARING VOOR LEVERANCIERS worden verricht zijn toegestaan volgens de wet- en regelgeving van ons land. Bedrijf: Directeur: Adres: Telefoonnummer: Faxnummer: Naar waarheid ingevuld: <handtekening directeur> <Plaats> <datum> De wettelijk aangewezen instelling die toezicht houdt op onze activiteiten en desgewenst informatie kan verstrekken over de wet- en regelgeving waaraan wij ons houden is op het onderstaande adres te bereiken: Instelling: Ambtenaar: Adres: Telefoonnummer: Faxnummer: ****** 27

30 28

31 ANNEX 3: CERTICAATTYPEN/LEGALITEITS- VERKLARINGEN Aantoonbaar duurzaam Afkorting Naam Opmerking Codering FSC Forest Stewardship Council Internationaal geaccepteerd A PEFC 1 Programme for Endorsement Internationaal geaccepteerd A of Forest Certification Keurhout Keurhout Duurzaam Nederlandse poortwachter A CSA Canadian Standards PEFC-goedgekeurd dus internationaal A Association geaccepteerd SFI Sustainable Forestry Initiative PEFC-goedgekeurd dus internationaal A geaccepteerd ATFS American Tree Farming System Goedkeuring door PEFC loopt nog A Aantoonbaar legaal Afkorting Naam Opmerking Codering MTCC Malaysian Timber Certification Niet internationaal geaccepteerd, C Council voldoet voorlopig enkel als aantoonbaar legaal certificaat op de Nederlandse markt OLB Origine et Légalité du Bois Legaliteitsverificatie van Bureau Veritas, C certificaten uitgereikt in West-Afrika VLO Verification of Legal Origin Legaliteitsverificatie van Rainforest C Alliance/SmartWood vanaf de bron VLC Verification of Legal Legaliteitsverificatie van Rainforest C Compliance Alliance/SmartWood voor de tussenhandel en eindproducent. Is minder uitgebreid dan VLO TLTV Timber Legality and Legaliteitsverificatie van SGS ligt gelijk C Traceability Verification aan het VLO van SmartWood FSC FSC controlled wood Legaliteitsprogramma van FSC kan nu B controlled wood ook door een auditor gecertificeerd worden. Standaard gaat het vooral op sociaal en ecologisch vlak iets verder dan andere legaliteitsverificaties Keurhout Keurhout legaal Legaliteitstoets van Keurhout C legaal 1 PEFC is een overkoepelend orgaan dat bestaat uit een reeks geaccepteerde nationale certificeringssystemen. De volgende landensystemen vallen onder de goedkeuring van PEFC: Australië, België, Brazilië, Canada, Chili, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Italië, Letland, Luxemburg, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Zweden en Zwitserland.(d.d. 22/11/2007). 29

32 ANNEX 4: ANALYSE BESTAANDE INITIATIEVEN Om tot deze handleiding te komen, is gekeken naar de hieronder kort beschreven al bestaande initiatieven. Nuttig bij het ontwikkelen van deze handleiding bleken Keep it Legal van het Wereld Natuur Fonds WWF en de procurement policy van Timber Trade Federation TTF. Global Forest Trade Network-WWF: Keep it Legal Het Wereld Natuurfonds (WWF) heeft voor haar Global Forest and Trade Network de uitgebreide en goedgestructureerde handleiding Keep it Legal geproduceerd. Dit om bedrijven te helpen risicovolle bronnen van hout te identificeren en te vermijden. Het document legt uit welke stappen ondernomen moeten worden om zicht te krijgen op leveranciers en hen in te delen in risicocategorieën. De handleiding is praktisch van opzet. Tropical Forest Trust: Timber Trade Action Plan De Tropical Forest Trust geeft met het Timber Trade Action Plan (TTAP) vooral een beleidsdocument. De documenten geven goed het belang aan van een duidelijk beleid voor legaliteit en duurzaam bosbeheer. Voor het opstellen van een inkoophandleiding is deze documentatie minder bruikbaar dan bovenstaand WWF-document. Timber Trade Federation UK: Code of Conduct and Procurement Policy De TTF UK Code of Conduct is een beleidsdocument voor publieke instellingen die hout of houtproducten inkopen. Voor het opstellen van een inkoophandleiding is alleen het onderdeel Risk Assessment using Choice Tables and Associated Objective Evidence bruikbaar. Dit document bestaat uit vragenlijsten met een schema om de antwoorden te wegen. Leveranciers kunnen op basis van dit document geanalyseerd worden op het risico van illegale leveringen. SmartWood: Smart Step SmartWood heeft voor bedrijven een stappenplan naar FSC-certificering ontworpen. Om in te kunnen stappen zijn er minimumeisen geformuleerd die VVNH-leden kunnen gebruiken om hun leveranciers te screenen. Deze minimumeisen gaan wel veel verder dan alleen legaal hout. Het voldoen aan de eisen zal voor elke leverancier de nodige studie betekenen, omdat er informatie over High Conservation Value Forests moet worden aangeleverd. De Smart Step-eisen zijn min of meer gelijk aan FSC controlled wood. Het niveau ligt boven aantoonbaar legaal; ook neemt het stappenplan duurzaamheidsaspecten mee. 30

33 Meer informatie is te vinden op: WWF: Keep it Legal : assets.panda.org/downloads/keep_ it_legal_final_no_fsc.pdf TFT: Timber Trade Action Plan: ttap.php TTF UK; Code of Conduct & Procurement Policy: forests/responsible/position.asp SmartWood: Smart Step: step.html 31

34 Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen VVNH Westeinde 6, 1300 BJ Almere Tel.: Fax: Website: vvnh.nl FORM International Bevrijdingsweg 3, 8051 EN Hattem Tel.: Fax: Website:

35

36