Implementatieplan bij fusie parochies. Actie Doel Wie Info Bij vorming nieuwe parochie

Transcriptie

1 Implementatieplan bij fusie parochies Actie Doel Wie Info Bij vorming nieuwe parochie 1A Decreet fusie parochies notarieel laten vastleggen bij notaris. Nodig :decreet 1B Notaris opdracht geven tot noodzakelijke mutaties in officiële registers (kadaster, hypotheekregister, testamentregister etc) Nodig: schriftelijk verzoek 2 Vice-voorzitter functie benoemen. Aanvragen bij Vicaris Generaal. Nodig :mutatieformulier bestuur Burgerrechtelijke tegenhanger van kerkrechtelijk decreet verkrijgen. Bestuur / notaris Mutaties fusie verwerken Bestuur / notaris Bestuurssamenstelling en vertegenwoordiging vastleggen. Pastoor is van rechtswege voorzitter, vice Bestuur / Vicaris 3 Bij notaris volmacht verlening aan vice-voorzitter aanvragen. voorzitter wordt op functie benoemd Vertegenwoordiging parochie door voorzitter samen met de secretaris tenzij voorzitter notariële volmacht heeft afgegeven aan de vice voorzitter Pastoor / vc voorzitter / notaris Extranet, Bijlage 1 Extranet, Bijlage 2 Extranet, Bijlage 3 4 WID verklaring aanvragen bij Bisdom hoofd Economaat. nodig: kopieën legitimaties, woonadressen, benoemingsbrieven Bij vorming Federatie WID-verklaring samen met uittreksel KvK RK Nederlandse kerkprovincie heeft de functie van uittreksel handelsregister Bestuur / Hoofd economaat Bijlage 4 Bijlage 5 5 Notaris opdracht geven concept acte federatie op stellen. Notaris verstuurt concept-acte naar Econoom bisdom ter goedkeuring. Na goedkeuring geeft Econoom Bisschoppelijke Machting af en stuurt die naar notaris en bestuur/besturen. Op basis BM gaat bestuur naar notaris, waar acte kan passeren. Nodig: Federatiestatuut + brief Relaties banken Federatie oprichten Bestuur / Notaris / Algemeen econoom

2 6 Bankrekening voor federatie/parochie openen nodig: WID met KvK RK Ned Kerkprovincie en standaardformulieren van banken 7 Procuratie (vertegenwoordiging en machtigingen) bankrekeningen regelen Nodig: Bestuursbesluit, inventarisatie oude rekeningen en nieuwe vertegenwoordiging en gemachtigden 8 Wijziging tenaamstellingen banken met locatieaanduiding nodig: WID met KvK RK Ned Kerkprovincie en standaardformulieren van banken Relaties anderen Bankzaken nieuwe federatie/ parochie regelen Vertegenwoordiging door bestuur op bankrekeningen, juiste tenaamstelling bankrekeningen op basis bestuursbesluit iom locaties, machtigingen voor uitvoerenden dmv bestuursbesluit. Penningmeester Secretaris / penningmeester Bijlage 6 9 Loonbelastingnummer nieuwe federatie/parochie(s) bij belastingdienst aanvragen dmv standaardformulieren fiscus. 10 Aanmelden nieuwe federatie/parochie(s) bij UWV dmv standaardformulieren UWV 11 Wijzigen contractpartij bij o.a. verzekeringen, pensioenfondsen, Arbo 12 Arbeidsovereenkomsten medewerkers omzetten naar nieuwe rechtspersoon; diakens en priesters actie P&O bisdom, PW en overige 13 Intern: salarisadministratie regelen, detacheringsovereenkomsten voor niet-pt werknemers (standaard bij Economaat) salarisbetalingen en afdrachten Financiën intern 14 Afspraken maken over overdracht en afsluiting 2011 financiën parochie. 15 Afspraken maken implementatie najaar 2011 uitwerking voorstel penningmeesters financiële administratie Algemeen bestuur Werkgeverschap omzetten naar nieuwe parochie /federatie. Overdracht oude naar nieuwe penningmeesters regelen. Voorkeur bisdom om ouder entiteit boekjaar af te laten maken. Maken conversieplan Bestuur Bijlage 7 Bestuur Bestuur Bisdom / Bestuur Bestuur 16 Aanleggen permanent dossier Dossiervorming parochie Secr/penn

3 Nodig: o.a. oprichtingsacte, statuten, decreten, eigendomsbewijzen, koop/verkoopovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, huur en pachtovereenkomsten, meerjarenbegroting. 17 Benoemen leden Beheercommissie * Nodig: voordracht leden vanuit de parochiekernen 18 Inventarisatie bestuurlijke relaties en afspraken over voortzetting maken 19 Inventarisatie parochiële relaties en afspraken over voortzetting maken 20 Inventarisatie (neven)functies bestuursleden en leden beheercommissie Uitvoering Huishoudelijk reglement Vaststellen waar er afspraken zijn over bestuurlijke relaties Vaststellen waar er afspraken zijn over parochiële relaties (bijv begraafplaatsen) Ter voorkoming van belangenverstrengeling, ter informatie Bestuur Beheercommiss ie/bestuur Beheercommiss ie/bestuur Beheercommiss ie/bestuur Beheercommissie kan in de verschillende parochies anders genoemd zijn.

4 Bijlage 1 Heden, tweeduizend... verschenen voor mij, notaris ter standplaats: 1. mevrouw/de heer 2. mevrouw/de heer te dezen handelend als mondelinge lasthebbers van: - de Rooms Katholieke Parochie... te... De comparanten verklaarden: dat overeenkomstig het bepaalde in de canones 515 en 121 van de Codex Iuris Canonici (CIC), met ingang van... de parochies A, B en C door de bisschop van... zijn samengevoegd tot een nieuwe parochie, die de naam draagt: Z dat een kopie van het decreet van de bisschop d.d.... dienaangaande, aan deze akte is gehecht; dat de parochie is een rechtspersoon naar eigen aard, welke rechtspersoon op grond van artikel 2 Boek 2 BW rechtspersoonlijkheid naar Nederlands recht bezit; dat deze samenvoeging volgens het kerkelijk recht, naar de termen van nederlands recht is te verstaan als een fusie, zoals dit begrip wordt omschreven in artikel 2:309 BW, waarbij de nieuwe rechtspersoon het vermogen van de samengevoegde rechtspersonen onder algemene titel verkrijgt, welke verkrijging in artikel 3:80 lid 1 BW eveneens is geregeld; dat van de vermogenstoestand van de beide parochies blijkt uit aan deze akte gehechte en door de comparanten getekende specificaties. Op grond van bovenstaande wensen de comparanten bij deze vast te leggen: 1. Genoemde parochies zijn met ingang van... samengevoegd overeenkomstig en op grond van het bepaalde in de Codex Iuris Canonici, canones 515 en 121. De aldus ontstane nieuwe parochie draagt de naam Rooms Katholieke Parochie... In verband met het zijn van zelfstandig onderdeel van een kerkgenootschap behoeft terzake van deze samenvoeging niet aan verdere vormvoorschriften op grond van het Nederlands burgerlijk recht te worden voldaan. 2. Met ingang van... heeft deze nieuwe parochie alle zaken en vermogensrechten eigen aan de vroegere parochies verkregen, en neemt zij alle verplichtingen op zich, welke op dezen rustten. Hieronder zijn begrepen alle rechten en plichten, schulden en bezittingen, overeenkomsten, fundaties, hypotheken, geldleningen e.d., zoals deze overeenkomstig canon 1283 CIC zijn vastgelegd op de bij het decreet van de bisschop behorende inventarisatie van, en overigens ook die welke daarbij niet zijn genoemd doch geacht moeten worden hier eveneens onder te vallen. 3. Artikel 4:56 lid 1 BW is op deze rechtshandeling van toepassing, zodat de nieuwe parochie, als rechtsopvolger van de samengevoegde parochies, in alle uit kracht van een uiterste wil aan die parochies gedane rechten treedt.

5 4. Als statuut geldt het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie in de Rooms Katholieke Kerk in Nederland. 5. De bisschop heeft met ingang van... een bestuur van de nieuwe parochie benoemd, waarvan blijkt uit een brief de dato......, welke aan deze akte is gehecht. 6. Voor alle overige regelingen betreffende deze samenvoeging wordt hier volstaan met een verwijzing naar het decreet terzake van de bisschop. De comparanten zijn mij bekend. Deze akte, in minuut opgemaakt, is verleden te... op de datum in het hoofd dezer akte vermeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen personen, hebben deze eenparig verklaard van de inhoud van deze akte te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen. Vervolgens is deze akte, na beperkte voorlezing, door de comparanten en mij ondertekend.

6 Bijlage 2

7 BIJLAGE 3 Model-volmachtverlening aan de vice-voorzitter Ondergetekende,... pastoor van de parochie... te... en als zodanig deze parochie volgens het algemeen kerkelijk recht vertegenwoordigend in alle juridische aangelegenheden, echter voor zover deze betrekking hebben op vermogensrechtelijke handelingen de parochie betreffend, deze parochie als voorzitter vertegenwoordigen tezamen met de secretaris van het kerkbestuur op grond van de artikelen 20 en 51 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie van de Rooms Katholieke Kerk in Nederland; verklaart - het kerkbestuur gehoord - bij deze last en volmacht te geven aan... wonende... te... in zijn hoedanigheid van vice-voorzitter van het kerkbestuur van bovengenoemde parochie, welke blijkt uit de benoemingsbrief van de bisschop van... d.d...., om voor de duur van diens vice-voorzitterschap alle bevoegdheden uit te oefenen die aan de pastoor op grond van het kerkelijk recht toekomen voor zover die betrekking hebben op vermogensrechtelijke handelingen de parochie betreffend, daarmede in zijn plaats het voorzitterschap van het kerkbestuur uitoefenend, alles binnen de grenzen en met inachtneming van alle ter zake geldende bepalingen van genoemd Algemeen Reglement. Deze volmacht eindigt: a. bij overlijden van de volmachtgever; b. bij ontslag van de volmachtgever als pastoor; c. bij overlijden van de gevolmachtigde; d. bij ontslag van de gevolmachtigde als vice-voorzitter van het kerkbestuur; e. indien de volmachtgever tussentijds met redenen omkleed de volmacht intrekt. Het kerkbestuur van bovengenoemde parochie, alsmede de bisschop van... ontvangen een afschrift van deze volmacht. Aldus gegeven... op......, pastoor-volmachtgever. Getekend voor akkoord door de gevolmachtigde:......, vice-voorzitter... (datum)

8 Bijlage 4

9 Bijlage 5

10

11 Model antwoord bij verzoek om bewijs inschrijving Kamer van Koophandel Bijlage bij notitie inzake bankrekeningen Naar aanleiding van uw verzoek om toezending/overhandiging van het bewijs van inschrijving van onze parochie/pci bij de Kamer van Koophandel, bericht ik u als volgt. De parochie/pci is een zelfstandig onderdeel van het Rooms Katholiek Kerkgenootschap in Nederland. Als zodanig is zij een kerkelijke rechtspersoon, die in het Nederlands recht wordt erkend en op grond van artikel 2:2 BW rechtspersoonlijkheid bezit. Lid 2 van genoemd artikel bepaalt dat de regelingen van Boek 2 BW titel 1 niet van toepassing zijn. Op grond van artikel 6 lid 3 van de Handelsregisterwet geldt voor kerkelijke rechtspersonen een afwijkende regeling, die inhoudt dat alleen het hoogste aggregatieniveau ingeschreven hoeft te worden. Dit is het eerder genoemde Rooms Katholiek Kerkgenootschap, dat is gevestigd te Utrecht. Het RK Kerkgenootschap is onder nummer ingeschreven. Dit nummer is niet te gebruiken als nummer voor onze parochie of PCI. Indien gewenst kan via het bisdom een verklaring inzake de vaststelling van de identiteit van een kerkelijke rechtspersoon op grond van de Wet Identificatie bij financiële dienstverlening (WID) verkregen worden. In het vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest,

12 Bijlage 6

13 Bijlage 7

14 Geachte heer/mevrouw, In verband met uw rechtspositie informeer ik u hierbij namens het bestuur van de parochie als volgt. Met ingang van... is - op grond van een decreet van..., bisschop van... - de parochie door samenvoeging ontstaan. Het territorium van deze nieuwe parochie omvat de voormalige parochies Het betreft naar Nederlands recht een fusie en dit betekent dat de nieuwe parochie alle rechten en verplichtingen van de voormalige parochies heeft overgenomen. Tot de hiervoor genoemde datum hebt u uw werkzaamheden formeel voor de parochie te verricht op basis van met u op schriftelijk gemaakte afspraken (of: overeenkomstig de daarvoor geldende diocesane regelingen); of: de woning van de parochie te gehuurd, op basis van een met u op gesloten huurovereenkomst; of: land van de parochie te in (erf)pacht, op basis van een met u op gesloten overeenkomst; Langs deze weg bericht ik u dat door toedoen van de hiervoor genoemde samenvoeging geen wijziging is opgetreden in uw rechtspositie. De parochie zal vanaf nu als aanspreekpunt voor u optreden en de met u afgesproken voorwaarden op de gebruikelijke wijze nakomen. Het adres van de parochie staat op deze brief. Als contactpersoon voor u zal optreden: de heer / mevrouw Alléén in geval van sub arbeid invoegen: Voor de goede orde merk ik hierbij op dat tengevolge van de samenvoeging de inhoud van uw werkzaamheden op enig moment kan veranderen7. Voor zover dit aan de orde is wordt dit apart met u besproken en daarna conform de daarvoor geldende regels uitgevoerd8. Alléén in geval van huur of (erf)pacht invoegen: U gelieve de door u verschuldigde bedragen vanaf nu over te maken op rekening nummer t.n.v. de parochie onder vermelding van Indien u naar aanleiding van deze brief vragen heeft, verneem ik dat graag. In het vertrouwen u hiermee naar genoegen geïnformeerd te hebben, teken ik, namens de parochie, met vriendelijke groet, secretaris 1 Deze brief is bedoeld om ná de samenvoeging aan degenen te sturen met wie de voormalige parochies een contract hadden gesloten. Omdat sprake is van rechtsopvolging onder algemene titel veranderen deze contracten door de samenvoeging op zich niet. Wel krijgt de contractspartij fatsoenshalve een bericht dat vanaf nu een andere rechtspersoon op zal treden. Er zijn nog andere contracten mogelijk, daarvoor kan maatwerk geleverd worden. 2 Niet iedereen heeft een schriftelijk contract, met name de gewijde bedienaren niet, en in dat geval gelden de diocesane regelingen.

15 3 Voor werknemers en andere contractanten is het van belang om voor zaken die hun contract betreffen één aanspreekpunt te hebben in het bestuur van de parochie.