GEBRUIKSVOORWAARDEN EXTERN FACTURENBEHEER EN JURIDISCH ABONNEMENT

Transcriptie

1 GEBRUIKSVOORWAARDEN EXTERN FACTURENBEHEER EN JURIDISCH ABONNEMENT 1 DEFINITIES 1.1 LegalXs: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid LegalXs B.V., ingeschreven in het handelsregister onder nr , kantoorhoudend te 1405 HT Bussum Naarden aan de Spiegelstraat 1, 1.2 FXTR: Facturenbeheer XTR, de naam waaronder door LegalXs de dienst Facturenbeheer Extra wordt aangeboden 1.3 CfBW: CashflowByWeb (CfBW), de software waarvan FXTR gebruikt maakt voor de dienst facturenbeheer. CfBW is webbased software. 1.4 Rappeltraject: Het traject dat aanvangt indien de debiteur van de Gebruiker niet diens factuur binnen de door Gebruiker met FXTR overeengekomen vervaltermijn heeft betaald, en zoals beschreven in dit document. 1.5 Juridisch Abonnement: het juridisch abonnement zoals dat wordt verkocht door LegalXs. 1.6 Gebruiker: de gebruiker van Facturenbeheer XTR en het Juridische Abonnement 1.7 Overeenkomst: de Overeenkomst waarbij de gebruiker overeengekomen is over te gaan tot het gebruik van Facturenbeheer XTR en het Juridisch Abonnement 2 ALGEMENE BEPALINGEN 2.1 LegalXs is gerechtigd de bepalingen van deze algemene voorwaarden te wijzigen. Een verandering van deze voorwaarden geldt met ingang van de dag van depot bij de Kamer van Koophandel te Utrecht. Deze algemene voorwaarden blijven van kracht indien LegalXs geheel of gedeeltelijk van naam, rechtsvorm of eigenaar verandert. 2.2 Iedere aansprakelijkheid van LegalXs is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd. 2.3 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing AANVANG, DUUR, WIJZIGING EN BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST De Overeenkomst wordt aangegaan voor de minimum duur van 1 jaar en is na afloop van deze termijn opzegbaar met inachtneming van een termijn van 1 maand tegen het einde van een kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk te geschieden. FXTR CONTRACT V

2 4 WERKWIJZE EN VOORBEREIDING FACTURENBEHEER XTR 4.1 Het facturenbeheer zal worden uitgevoerd onder de naam Facturenbeheer XTR en omvat het digitaal aanbieden van facturen alsmede het digitaal en telefonisch opvolgen daarvan Herinneringen en rappeltrajecten zullen namens de Opdrachtgever worden verricht onder de naam Facturenbeheer XTR, Extra aandacht voor uw facturen. 4.2 Aanvullend verwijst FXTR naar de in de Bijlage I opgenomen werkwijze en randvoorwaarden. 4.3 Na ondertekening van de Overeenkomst levert de Gebruiker binnen 1 werkweek een bestand aan met debiteurengegevens conform het door FXTR bij of voor ondertekening van de Overeenkomst aangeleverde model. FXTR controleert deze gegevens binnen 1 week. Indien deze gegevens (nog) niet voldoen aan de minimumeisen van het CFBW systeem, zal FXTR aan Opdrachtnemer aangeven welke handelingen ten aanzien van welke gegevens hij nog dient te verrichten om het bestand geschikt te maken voor gebruik in CFBW. Opdrachtnemer verplicht zich deze aanwijzingen van FXTR binnen 2 weken na ontvangst te hebben uitgevoerd. 5 AANGELEVERDE KERNGEGEVENS EN AANTAL RAPPELTRAJECTEN 5.1 Voor het vaststellen van de tarieven wordt uitgegaan van de door Gebruiker aangeleverde kerngegevens in de Overeenkomst: Volume facturen per jaar: Omzet per jaar ( ): DTL (gemiddeld aantal dagen te laat betaald): % dat op tijd betaalt (binnen de overeengekomen termijn): % dat niet op tijd betaalt: % van totaal dat aanmaning(en) ontvangt (Rappeltrajecten) Betalingstermijn 5.2 Indien blijkt dat het aantal Rappeltrajecten per maand over drie maanden gemiddeld afwijkt dan het overeengekomen maandgemiddelde (+/ 5%), dan zal FXTR met de

3 Gebruiker zo snel mogelijk in overleg treden over een aangepast tarief, dan wel ingeval de het aantal rappeltrajecten wezenlijk hoger is dan overeengekomen (meer dan 15% groter is) de overeenkomst tussentijds met inachtneming van de opzegtermijn kunnen beëindigen, naar keuze van FXTR.

4 Overzicht inbegrepen handelingen (eventuele ) aanvullende kosten Tarieven voor voorbereiding en installatie Kosten van set upcfbw / inregelen administratie Doornemen, aanpassen en toepasselijk maken van algemene voorwaarden Modelbrief -> communicatie naar debiteuren Opzetten facturenbeheer (policy), instellen parameters Opleiding CashflowByWeb (remote) = max. 2 uren Gym link (softwarematige koppeling tussen uw administratieve software en CFBW) Eenmalige investering Inclusief Indicatief 495 Inclusief Inclusief Inclusief Inclusief Tussentijdse tariefwijzigingen voorbehouden. Alle tarieven zijn exclusief BTW. Aanvullende en/of optionele kosten zijn vermeld in Bijlage II. BETALING 6.1 Betaling van de maandelijkse facturatie van de te verzenden facturen geschiedt middels automatische incasso (SEPA) per maand vooruit op voorschotbasis. De incasso vindt telkens rond de eerste van de maand. 6.2 Aanvullende werkzaamheden vinden al naar gelang hun aard plaats tegen vooruitbetaling of op basis van nacalculatie. 6.3 In het geval het aantal verzonden facturen afwijkt van het bij voorschot in rekening gebrachte aantal facturen, geldt het volgende: In geval het aantal facturen lager is dan het aantal genoemd in artikel 5.1: het saldo in het voordeel van de Opdrachtgever wordt verrekend aan het einde van het kalenderjaar verrekend met toekomstige voorschotbetalingen FXTR CONTRACT V

5 6.3.2 In het geval het aantal facturen hoger is dan het aantal genoemd in artikel 5.1 wordt het meerdere uiterlijk aan het einde van het kalenderjaar in rekening gebracht en via Sepa geïncasseerd. 7 VERPLICHTINGEN GEBRUIKER 7.1 Het debiteurenbestand wordt binnen 1 werkweek na aanvangsdatum van deze overeenkomst door Opdrachtgever digitaal aangeleverd conform het door FXTR aan te leveren voorbeeld Excel bestand. Opdrachtgever is ervoor verantwoordelijk dat de debiteurengegevens compleet zijn conform de eisen van FXTR. In overleg is FXTR bereid deze gegevens op basis van nacalculatie aan te vullen. Zie Bijlage II voor tariefstelling. 7.2 Opdrachtgever zal gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijziging van NAW gegevens van debiteuren voor zoveel nodig bijwerken in CFBW. 8 INCASSOTRAJECT 8.1 Opdrachtgever maakt gebruik van de incassomodule die door Samenwerkingspartner Stam Advocaten te Naarden ter beschikking wordt gesteld. De incassomodule wordt beschreven in de bijlage. 8.2 Ten behoeve van de uitvoering van incassowerkzaamheden door Stam Advocaten te Naarden verleent Opdrachtgever reeds nu voor alsdan toestemming aan FXTR om zijn gegevens, alsmede gegevens van de relevante incasso dossiers te verstrekken aan Stam Advocaten. 9 ALGEMENE VOORWAARDEN 9.1 Op alle diensten die door FXTR worden geleverd zijn van toepassing de Nederland ICT Voorwaarden zoals deze zijn gedeponeerd bij de kamer van koophandel onder dossiernummer GEHEIMHOUDING EN VERANTWOORDELIJKHEID 10.1 Partijen spreken af dat met betrekking tot de binnen deze overeenkomst gemaakte afspraken niet naar buiten toe wordt getreden dan wel dat de inhoud openbaar wordt gemaakt of aan derden beschikbaar gesteld Tijdens uitvoering van de werkzaamheden vernomen informatie wordt te allen tijde vertrouwelijk behandeld. Informatie verkregen door databaseverstrekkingen dient als vertrouwelijk te worden aangemerkt. Bijlagen:

6 - I Werkwijze en randvoorwaarden - II Tariefstelling optionele extra werkzaamheden - III Nederland ICT Voorwaarden IV Sepa Machtiging

7 BIJLAGE I Werkwijze en randvoorwaarden Wat omvat CashflowByWeb CashflowByWeb is een interactieve web based (internet) facturenbeheer software platform welke professioneel en effectief operationeel beheer mogelijk maakt per factuur. Met name door de interactiviteit tussen betrokken partijen, de automatische vastlegging van de historie per factuur en de mogelijkheid om mee te kijken in het transparante platform door alle betrokken partijen. Eerste keer gebruik CashflowByWeb FXTR raadt Opdrachtgever ten stelligste af bij de opstart van het beheer om reeds vervallen facturen in CfBW in te voeren. Indien Opdrachtgever, bij de opstart, niettemin vervallen facturen invoert doet hij dit voor zijn eigen rekening en risico. Onvolledige debiteurgegevens Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het completeren van NAW gegevens van zijn debiteurenadministratie. FXTR controleert automatisch bij iedere upload door de opdrachtgever de NAW gegevens. Indien deze onvolledig zijn, wordt de factuur NIET naar de klant van Opdrachtgever gestuurd, maar ontvangt Opdrachtgever zelf de factuur, als ware hij de klant. Op deze wijze weet hij dat hij in het betreffende geval de NAW gegevens moet aanvullen. Online inzage Opdrachtgever, in het bezit van een CfBW gebruikersnaam met wachtwoord, heeft de permanente mogelijkheid het beheersproces zelfstandig te monitoren. In een beveiligde omgeving kan hij online de stand van zaken van de door hem aan FXTR uit handen gegeven facturen blijven volgen. Extra service FXTR, als externe facturenbeheerder, verleent desgewenst een gratis te verzenden e mail bericht ( info mail ) aan de debiteuren enkele dagen voorafgaand aan, of op de dag waarop de overeengekomen betaaltermijn van de factuur is bereikt. De debiteur wordt langs deze klantvriendelijke weg eraan herinnerd dat de betaaltermijn (nagenoeg) is verstreken. Leidt deze service niet tot tijdige betaling van de nog openstaande factuur, dan zal een rappeltraject worden gestart. Rappeltrajecten administratie FXTR CONTRACT V

8 Het beheer van de factuur start volgens de ingestelde parameters die zijn vastgelegd in samenspraak tussen Opdrachtgever en FXTR in CfBW. Indien de debiteur niet de factuur binnen de door Opdrachtgever met FXTR overeengekomen vervaltermijn heeft betaald, start een rappeltraject. Rappeltrajecten procedure Een rappeltraject vangt aan nadat de tussen Opdrachtgever en FXTR bepaalde vervaltermijn van een factuur is verstreken en de debiteur niet binnen die vervaltermijn heeft betaald. Fase 1 Voorbeeld van standaard werkwijze (in overleg met Opdrachtgever is aanpassing mogelijk) FXTR zendt op dat moment twee e mails aan de debiteur en voert een opvolgend telefoongesprek met die debiteur en legt dit schriftelijk vast. Indien er intern met de organisatie van Opdrachtgever overleg moet plaatsvinden per telefoon of per e mail, dan hoort dit tot de betaalde dienstverlening van dit specifieke rappeltraject. Ook het afspreken van een betalingsregeling en toezien op de naleving ervan is inbegrepen. Fase 2 Indien het traject van Fase 1 niet heeft geleid tot een volledige betaling zal een schriftelijke ingebrekestelling met een laatste sommatie tot betaling binnen 5 werkdagen volgen. Indien zulks op verzoek van Opdrachtgever per aangetekende brief moet geschieden, dan zullen de extra kosten van aangetekende verzending bij Opdrachtgever separaat in rekening worden gebracht. In de ingebrekestelling wordt debiteur gesommeerd tot betaling van het bedrag van de uitstaande vordering(en) binnen uiterlijk 5 werkdagen. Leidt dit evenmin tot betaling, dan dient de Opdrachtgever een incassoprocedure te starten. Een incassoprocedure behoort niet tot het facturenbeheer zoals hier overeengekomen. Voor een incassoprocedure dient een aparte opdracht verstrekt te worden (Fase 3). Fase 3 IncassoModule (extern voortgezet door Stam Advocaten te Naarden) Indien de Opdrachtgever dit aangeeft draagt FXTR het dossier van de betreffende debiteur ter incasso over aan Stam Advocaten. Stam Advocaten zal tegen de in de bijlage aangegeven kosten voor aangetekende verzending een sommatiebrief versturen aan de debiteur. Indien de debiteur na deze sommatie niet betaalt, wordt de incasso in overleg met Opdrachtgever voortgezet tegen alsdan overeen te komen voorwaarden. Indien de Opdrachtgever zijn algemene voorwaarden heeft aangepast conform de voorwaarden die FXTR daaraan stelt, komt de Opdrachtgever in aanmerking voor een behandeling van zijn incasso op de no cure no pay of (al naar gelang partijen vooraf per dossier overeenkomen) no cure less pay voorwaarden van Stam Advocaten. FXTR CONTRACT V

9 Alle prijzen zijn gebaseerd op in Nederland gevestigde debiteuren van wie de e mail adressen zijn ge upload op het CfBW beheerplatform. Indien er geen e mailadres van debiteur beschikbaar is, of er een debiteur in het buitenland is gevestigd, dan zijn toeslagen van toepassing zoals vermeld in de overeenkomst. Certificatie Pack Het Certificatie pack omvat het leveren van timestamp en desgewenst tonen van een E certificaat klasse 3, extern verworven bij een erkende provider bijvoorbeeld van Global Sign. De aanvraag van een dergelijk E certificaat ter bevestiging van de authenticiteit en integriteit van in PDF meegezonden documenten (facturen, betalingsherinneringen etc.) wordt door Opdrachtgever zelf geplaatst bij Global Sign, VeriSign etc.. Maatwerk in CashflowByWeb Hierop worden geen diensten geleverd door FXTR. FXTR CONTRACT V

10 BIJLAGE II Optionele kosten Extra opties Aangetekend verzenden van post in Nederland Internationaal uitgaand telefoonverkeer Tarief 12,50 per zending 2,90 per call Rappeltraject per post (inter)nationaal tot 20 gram, en/of per fax 2,50 Uurtarief (voor aanvullende werkzaamheden die vooraf schriftelijk zijn overeengekomen en bevestigd) 75 Opleiding op locatie per halve dag (excl. Km vergoeding) 375 Aanvullen NAW gegevens debiteurenbestand op basis van nacalculatie 35, per uur

11 11 WERKWIJZE JURIDISCHE ABONNEMENT 11.1 De Gebruiker heeft recht op de volgende diensten: a) Tijdens werkdagen onbeperkt juridisch advies via de Advocaten Advieslijn ( ) of per fax of e mail. b) Onbeperkt gratis brieven en overeenkomsten juridisch laten screenen. Tot vijf A4 pagina s, ongeveer woorden, per geval en opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Daarboven geldt een per geval overeen te komen prijs. c) Alle vragen worden zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 5 werkdagen telefonisch, per e mail, of per fax beantwoord, bij een Max abonnement binnen 1 we rkdag. d) Online toegang tot een database met handige juridische standaarddocumenten, waaronder overeenkomsten, brieven en clausules, zoals bijvoorbeeld relatie en concurrentiebedingen Indien een gangbaar model nog niet aangeboden wordt, kan de Gebruiker om een model vragen en wordt dit binnen 10 werkdagen beschikbaar gemaakt. e) Het door de Gebruiker u ingevulde model wordt kosteloos nagekeken, mits tot 5 pagina s A4. f) Als advies per mail of telefoon niet toereikend blijkt profiteert de Gebruiker van een vooraf overeen te komen vaste prijs of een speciaal kortingtarief. g) No cure no pay incasso bij onbetwiste facturen h) No cure less pay incasso bij betwiste zaken; i) Sommatiepakket: XX sommatiestickers voor op uw facturen en op verzoek XX aangetekende sommatiebrieven per jaar j) Korting op de gangbare uurtarieven van advocatenkantoren. De geldende tarieven per 1 januari 2015: Gedurende het eerste jaar 195,- per uur; Gedurende het tweede jaar van de Overeenkomst 185,- per uur; Vanaf het derde jaar van de Overeenkomst 175 per uur Alle bedragen zijn exclusief BTW. k) Gezin van de ondernemer geniet ook van bovenstaande voordelen. 12 TARIEVEN

12 12.1 De prijs van het Juridisch Abonnement is afhankelijk van het aantal werknemers van Gebruiker (exclusief BTW): x 99, per maand t/m 25 werknemers x 149, per maand van 26 t/m 50 werknemers x 199, per maand van 51 tot 100 werknemers x boven 100 werknemers maatwerk offerte. 13 BETALING 13.1 Betaling geschiedt middels automatische incasso (SEPA) per maand vooruit. De incasso vindt telkens rond de eerste van de maand. 14 VOORWAARDEN JURIDISCH ABONNEMENT 14.1 Op het Juridisch Abonnement zijn de volgende voorwaarden van toepassing Een Abonnement bij LegalXs geeft recht op telefonisch advies over zaken of vragen van uitsluitend juridische aard en slechts de onderneming van de abonnee zelf betreffende Een Abonnement bij LegalXs komt tot stand na schriftelijke acceptatie door LegalXs en treedt eerst in werking na ontvangst van het abonnementsgeld door LegalXs Veranderingen van adres, telefoonnummer of andere relevante wijzigingen in de gegevens van de abonnee, dienen door de abonnee zo spoedig mogelijk te worden doorgegeven aan LegalXs Geschillen in en buiten rechte tussen Gebruikers onderling worden niet in behandeling genomen, anders dan met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkenen In de Gebruiker een advocaat inschakelt geldt deze als opdrachtnemer van de Gebruiker en de Gebruiker als zijn opdrachtgever LegalXs is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de werkzaamheden die door de ingeschakelde advocaat worden uitgevoerd dat is de advocaat zelf. Op dit punt gelden de door de advocaat gehanteerde aansprakelijkheidsbepalingen LegalXs is zonder haar uitdrukkelijke schriftelijke instemming niet gehouden aan afspraken die de Gebruiker rechtstreeks maakt met de advocaat. FXTR CONTRACT V

13 De Gebruiker zal alle voor advisering en voor het verrichten van werkzaamheden benodigde gegevens verschaffen. LegalXs is niet aansprakelijk voor de door haar gegeven adviezen indien deze zijn gedaan op basis van door de abonnee onjuist of onvolledig verstrekte gegevens Gebruiker geeft nu reeds voor alsdan voor overdracht van (vertrouwelijke) bedrijfsgegevens door LegalXs aan bij LegalXs aangesloten adovcatenkantoren. Januari 2015