Controleketen voor producten van hout of op basis van hout - vereisten

Transcriptie

1 Bijlage 4 Normatief document 29 oktober 2004 Controleketen voor producten van hout of op basis van hout vereisten Bijlage 4 Controleketen voor producten van hout of op basis van hout - vereisten Inhoud Inhoud 1 Voorwoord 2 Inleiding 2 Hoofdstuk 1: Algemeen Toepassingsgebied Referenties Definities 4 Hoofdstuk 2: Vereisten met betrekking tot de controleketen methode 6 van materiële scheiding 2.1 Algemene vereisten voor materiële scheiding Identificatie van de herkomst Identificatie bij levering Identificatie bij de leverancier Scheiding van de gecertificeerde grondstoffen Verkoop van gecertificeerde producten 7 Hoofdstuk 3: Vereisten met betrekking tot de controleketen 7 percentagemethode 3.1 Algemene vereisten voor de percentagetmethode Toepassing van de percentagetmethode Bepalen van de productieserie Identificatie van de herkomst Identificatie bij levering Identificatie bij de leverancier 8

2 3.3 Berekening van het gecertificeerde percentage Omzetting van het berekende percentage naar 9 productiehoeveelheden Methode op basis van het gemiddelde percentage Methode op basis van volumekredieten Verkoop van de producten Omstreden bevoorradingsbronnen 10 Hoofdstuk 4: Minimale vereisten met betrekking tot het 11 managementsysteem 4.1 Algemene vereisten Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Managementverantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de 11 controleketen 4.3 Gedocumenteerde procedures Registratie van gegevens Beheer van middelen Human resources / personeel Technische faciliteiten Inspectie en controle 12 Bijlage 1: Specificaties van de PEFC Council voor de herkomst met 13 het oog op de uitreiking van het PEFC-label en PEFCcertificaten Bijlage 2: Implementatie van de controleketen in het kader van ISO :2000 Bijlage 3: Implementatie van de controleketen in het kader van ISO :1996 Bijlage 4: Implementatie van de controleketen bij organisaties met 16 meerdere vestigingen Bijlage 5: Berekening van het certificatiepercentage 19 Voorwoord De tekst van deze norm werd aan de hand van een open en transparant proces, waarbij ook publiek overleg werd gepleegd, uitgewerkt door de Werkgroep Controleketen en Labels van de PEFC Council en werd op 29 oktober 2004 officieel goedgekeurd door de Algemene vergadering van de PEFC Council.

3 Deze norm kan worden onderschreven en gebruikt door ieder boscertificatie- of labelprogramma dat regels met betrekking tot de controleketen omvat voor het gebruik van certificaten en/of labels die verwijzen naar de herkomst van de grondstoffen die verwerkt worden in producten van hout of op basis van hout. Inleiding De controleketen heeft als doel een informatieve link te vormen tussen de grondstof die wordt gebruikt in producten van hout of op basis van hout, en de herkomst van die grondstof. Steeds meer consumenten willen zekerheid met betrekking tot milieuvriendelijke producten en productiemethoden en verwachten dat de houtverwerkende nijverheid kan waarborgen en kan aantonen dat het hout dat zij gebruikt, afkomstig is van duurzaam beheerde bronnen. De ondernemingen moeten daarom kunnen terugvallen op een betrouwbaar en geloofwaardig mechanisme dat hun klanten informatie verstrekt over de herkomst van de grondstoffen. Deze norm met betrekking tot de controleketen kan in combinatie met boscertificatie- en/of labelprogramma s een dergelijk mechanisme vormen. Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Toepassingsgebied Deze norm legt de vereisten vast voor het controlesysteem dat de organisatie moet hanteren wanneer zij wil dat haar certificaten en/of labels met betrekking tot de herkomst van de grondstoffen die in de verkochte of aangeleverde producten worden gebruikt, worden erkend als zijnde geloofwaardig en betrouwbaar. In deze norm staat de term organisatie voor iedere instelling die betrokken is bij bosbouw, transport, behandeling of verwerking van producten van hout of op basis van hout, en dit van het bos tot bij de eindgebruiker. De vereisten met betrekking tot de controleketen beschrijven het proces om informatie te verkrijgen, gaande van de herkomst van de aangekochte grondstoffen tot die van de producten van de organisatie. De norm beschrijft twee mogelijke benaderingen voor de controleketen, namelijk materiële scheiding en de percentagemethode. Deze norm bepaalt verder ook de minimale vereisten waaraan het beheersysteem voor de implementatie en het beheer van de controleketen moet voldoen. Het kwaliteitssysteem (ISO9001:2000) of milieuzorgsysteem (ISO 14001:1996) van een onderneming kan worden gebruikt om te voldoen aan de minimale vereisten met betrekking tot het beheersysteem die in hoofdstuk 4 van deze norm worden beschreven, en om te voldoen aan de vereisten van het certificatieproces die in de hoofdstukken 2 en 3 van deze norm worden beschreven. Deze norm moet worden gebruikt met de vereisten voor het bepalen van de herkomst en deze laatste moet door de controleketen worden gecontroleerd. Deze vereisten kunnen afkomstig zijn van het schema voor boscertificatie en/of het labelsysteem, voor zover die betrekking hebben op de specifieke certificaten en/of labels die in het kader van deze programma s of systemen worden toegekend. Het kunnen teven de vereisten zijn die de organisatie zelf

4 hanteert met betrekking tot haar eigen specifieke certificaat (certificaten) en label(s). Het gebruik van labels en certificaten die zijn gebaseerd op de toepassing van deze norm, moet voldoen aan ISO 14020:2000. Deze norm kan door organisaties worden gebruikt voor eigen certificaten of het certificeren van tweede of derde partijen. Het type van conformiteitsaudit en de specifieke vereisten die hierbij worden gehanteerd, moeten worden bepaald door een schema voor boscertificatie of een labelsysteem dat de norm onderschrijft. De conformiteitsaudit die wordt uitgevoerd door een derde partij (certificering door een derde partij), wordt beschouwd als certificering van het product, waarbij ISO/IEC Richtlijn 65 / 1996 moet worden gevolgd. De term moet houdt overal in deze norm in dat de bepalingen verplicht zijn. De term mag wordt gebruikt om aan te geven welke bepalingen zouden moeten worden aangenomen en toegepast, ook al zijn die niet verplicht. 1.2 Referenties Deze norm omvat al dan niet gedateerde bepalingen van andere publicaties. Deze normatieve referenties worden op de desbetreffende plaatsen in de tekst aangegeven en een overzicht van de publicaties vindt u hierna. Voor gedateerde en niet-gedateerde referenties geldt de laatste versie van de publicatie waarnaar wordt verwezen. ISO / IEC Richtlijn 65:1996 Algemene vereisten voor instellingen voor productcertificatie ISO / IEC Richtlijn 2:1996 Standaardisering en aanverwante activiteiten Algemene woordenlijst ISO 9000:2000 Kwaliteitsmanagementsystemen Basis en woordenlijst ISO 9001:2000 Kwaliteitsmanagementsystemen Vereisten ISO 14001:1996 Milieuzorgsystemen Specificatie en richtlijnen voor gebruik ISO 14020:2000 Milieulabels en -certificaten Algemene principes 1.3 Definities In het kader van onderhavige norm zijn de relevante definities die worden gegeven in ISO/IEC Richtlijn 2 en ISO 9000:2000, samen met de volgende definities van toepassing: Gecertificeerde grondstoffen Grondstoffen waarvan de herkomst valt onder certificaten van de controleketen Gecertificeerd product Product dat gecertificeerde grondstoffen bevat die door de controleketen werden gecontroleerd. Opmerking: Kwalificatiecriteria voor gecertificeerde grondstoffen worden bepaald door een specifiek schema voor boscertificatie of een specifiek labelsysteem of door de organisatie zelf. In dit laatste geval gebeurt dat in het kader van het eigen label en/of de eigen certificaten van de organisatie.

5 1.3.3 Controleketen voor producten van hout of op basis van hout Alle wijzigingen met betrekking tot het beheer van producten van hout of op basis van hout gedurende het kappen, transporteren, verwerken en verdelen, van in het bos tot bij de eindgebruiker Omstreden bronnen Illegale of niet-toegelaten kap. Opmerking: Voorbeelden van illegale of niet-toegestane kappingen zijn kappingen in bosgebieden die door de wet worden beschermd of in bosgebieden die officieel door overheidsinstanties (of instellingen die daartoe bevoegd zijn) zijn aangeduid om deel te gaan uitmaken van strikt door de wet beschermde gebieden, zonder dat de overheid (of de instelling die daartoe bevoegd is) daarvoor toestemming heeft gegeven Certificaat/Label Claim die betrekking heeft op bepaalde aspecten van een product Product van hout of op basis van hout Product dat grondstoffen bevat die afkomstig zijn van bossen Neutrale grondstoffen Grondstoffen waarvan de herkomst in de berekening van het certificatiepercentage als neutraal wordt beschouwd. Opmerking: Kwalificatiecriteria voor neutrale grondstoffen worden bepaald door een specifiek schema voor boscertificatie of een labelsysteem of door de organisatie zelf en dit ten behoeve van haar eigen label en/of certificaten Labelen Gebruik van labels (van het eigenlijke product of producten waarin de grondstof is verwerkt) Herkomst Informatie met betrekking tot de grondstoffen die in het product worden gebruikt en die slaat op (i) de eigenschappen van de plaats waar de grondstoffen vandaan komen (bijvoorbeeld gecertificeerde bossen, gerecycleerde grondstoffen, enz.) of (ii) een specifieke plaats waar de grondstoffen vandaan komen. Opmerking 1: voor verklaringen inzake boscertificatie is de eerste optie de eigenschappen van de plaats waar de grondstoffen vandaan komen van toepassing. De tweede optie de plaats waar de grondstoffen vandaan komen is enkel van toepassing op de methode van materiële scheiding waarbij een organisatie heeft besloten om na te gaan van welke plaats de grondstoffen precies afkomstig zijn (FMU, enz.). Opmerking 2: De definitie van de herkomst (meer bepaald de eigenschappen van de plaats of specifieke plaats ) wordt gegeven door (i) hetzij het desbetreffende boscertificatie- of labelschema indien de controleketen wordt geïmplementeerd met het oog op het uitreiken van labels en/of certificaten van het schema of (ii) hetzij de organisatie zelf indien de controleketen wordt geïmplementeerd met het oog op het uitreiken door de organisatie zelf van eigen labels en/of certificaten Andere grondstoffen

6 Andere grondstoffen dan de gecertificeerde en neutrale grondstoffen. Opmerking: De criteria voor de kwalificatie van andere grondstoffen kunnen worden vastgelegd door een specifiek boscertificatie- of labelschema of door de organisatie zelf en dit met het oog op het afleveren van een eigen label en/of eigen certificaten Materiële scheiding Een procedure waarbij verschillende grondstoffen van verschillende herkomst van elkaar gescheiden worden gehouden, zodat de herkomst van de grondstof die voor een product wordt gebruikt, kan worden achterhaald Nevenproducten voorafgaand aan levering aan de eindgebruiker Hout en vezels onder de vorm van zaagsel, houtvezel, resten van plaatmateriaal, zaagresten van vol hout of zaagresten van samengesteld hout, die voortkomen van de verwerking van hout of van het productieproces en die kunnen worden ingezameld en gerecycleerd als grondstoffen voor een ander productieproces of die kunnen worden verbrand Hout en vezels van producten bestemd voor de eindgebruiker Hout en vezels die werden gebruikt in commerciële producten of producten bestemd voor de eindgebruiker en die werden afgevoerd voor hergebruik, recyclage of afvalverwerking; hieronder vallen niet de restanten van houtzagerijen of resten van bosbouw Productieserie De hoeveelheid producten die aan de hand van de beschreven procédés werd geproduceerd of werd verhandeld gedurende de desbetreffende periode Gerecycleerd hout en gerecycleerde vezels Hout en vezels afkomstig van de eindgebruiker en nevenproducten afkomstig van het productieproces Grondstoffen op basis van hout Grondstoffen of tussenproducten op basis van hout (bijvoorbeeld rondhout, houtvezels, zaagsel, gezaagd hout, panelen op basis van hout, pulp, papier, kurk, schors, hars).

7 Hoofdstuk 2: Vereisten met betrekking tot de controleketen methode van materiële scheiding 2.1 Algemene vereisten voor materiële scheiding De organisatie die opteert voor de methode van materiële scheiding, moet erover waken dat de gecertificeerde grondstoffen in iedere fase van het productieproces of tijdens het handelsverloop worden gescheiden of duidelijk te identificeren zijn Voor de organisatie waarvan de grondstoffen niet met andere grondstoffen worden gemengd of waarvan de gecertificeerde grondstoffen gedurende het hele proces kunnen worden geïdentificeerd, is de methode van materiële scheiding de aangewezen oplossing. 2.2 Identificatie van de herkomst Identificatie bij levering De organisatie moet de herkomst van alle aangekochte grondstoffen traceren en controleren. Documenten die bij elke levering van grondstoffen worden afgeleverd, moeten ten minste de volgende informatie bevatten: (a) identificatie van de leverancier, (b) geleverde hoeveelheid, (c) leveringsdatum/leveringsperiode/tijdstip van boeking, (d) categorie van de herkomst (met vermelding van het percentage gecertificeerde grondstoffen indien de leverancier de percentagemethode gebruikt). Opmerking 1: De categorieën met betrekking tot de herkomst van de grondstoffen worden gespecificeerd door (i) hetzij het schema voor boscertificatie of het labelsysteem indien de controleketen door het schema wordt gebruikt voor het afleveren van labels en/of certificaten, (ii) hetzij de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren. Opmerking 2: De organisatie die de methode van de materiële scheiding gebruikt (bijvoorbeeld houthandel), moet ook weten om welk percentage gecertificeerde grondstoffen het gaat (zie punt d) indien de leverancier de percentagemethode hanteert Identificatie bij de leverancier De organisatie moet alle leveranciers van gecertificeerde grondstoffen documenten vragen die bewijzen dat werd voldaan aan de criteria die van toepassing zijn op de leverancier van de gecertificeerde grondstoffen. Opmerking: De criteria voor leveranciers van gecertificeerde grondstoffen worden vastgelegd door (i) het desbetreffende schema voor boscertificatie of labelsysteem indien de controleketen wordt geïmplementeerd met het oog op het uitreiken door het schema van labels en/of certificaten of (ii) door de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren.

8 2.3 Scheiding van de gecertificeerde grondstoffen De gecertificeerde grondstoffen moeten gedurende het hele productieproces/handelsverloop/opslagproces duidelijk kunnen worden geïdentificeerd. Dit kan door: (a) materiële scheiding bij productie en opslag of (b) materiële scheiding in de tijd of (c) permanente identificatie van de gecertificeerde grondstoffen. 2.4 Verkoop van gecertificeerde producten In het verkooppunt of bij de overdracht van de gecertificeerde producten aan een andere entiteit moet de organisatie de klant een document geven dat vermeldt dat de vereisten van de controleketen werden nageleefd. Opmerking: De criteria voor het document dat de naleving van de vereisten van de controleketen bevestigt, worden vastgelegd door (i) het desbetreffende schema voor boscertificatie of labelsysteem indien de controleketen wordt geïmplementeerd met het oog op het uitreiken door het schema van labels en/of certificaten of (ii) door de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren De organisatie moet erover waken dat in alle documenten bij levering van gecertificeerde producten ten minste de volgende informatie duidelijk is opgenomen: (a) identificatie van de organisatie, (b) geleverde hoeveelheid, (c) leveringsdatum/leveringsperiode/tijdstip van boeking, (d) categorie van de herkomst (met vermelding van het percentage gecertificeerde grondstoffen indien de leverancier de percentagemethode gebruikt). Opmerking: De categorieën met betrekking tot de herkomst van de grondstoffen worden gespecificeerd door (i) hetzij het schema voor boscertificatie of het labelsysteem indien de controleketen door het schema wordt gebruikt voor het afleveren van labels en/of certificaten, (ii) hetzij de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren Indien de organisatie het logo of label gebruikt, moeten de voorwaarden zoals beschreven in het contract tussen de gebruiker en de eigenaar van de auteursrechten van het logo of zijn erkende vertegenwoordiger, worden nageleefd voor het gebruik van logo of label, zowel in combinatie met het eigenlijke product als daarnaast. Hoofdstuk 3: Vereisten met betrekking tot de controleketen - percentagemethode 3.1 Algemene vereisten voor de percentagemethode Toepassing van de percentagemethode De percentagemethode voor de controleketen is van toepassing op organisaties waarbij de gecertificeerde grondstoffen tijdens productie of handel worden vermengd met andere

9 grondstoffen en niet duidelijk in de eindproducten kunnen worden geïdentificeerd Bepalen van de productieserie De organisatie moet de vereisten van de controleketen voor deze specifieke productieserie in acht nemen De organisatie moet de productieserie(s) identificeren op basis van de volgende criteria: (a) grondstoffen verwerkt in de producten die deel uitmaken van de serie, (b) productievestiging waar de producten van deze serie werden gefabriceerd, (c) periode waarbinnen de producten van deze serie werden gefabriceerd of verkocht/verhandeld De productieserie moet worden gekoppeld aan (i) één enkel product of (ii) een groep van producten waarvoor dezelfde of vergelijkbare grondstoffen werden gebruikt, bijvoorbeeld op basis van soort, type, enz De productieserie moet worden gekoppeld aan producten die afkomstig zijn van een enkele productievestiging. Opmerking: Deze vereiste is niet van toepassing op organisaties waarvan de productievestiging niet duidelijk kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld bosbouwers, transporteurs, enz De maximale periode die de productieserie mag beslaan, is drie maanden De organisatie moet alle producten (die deel uitmaken van de productieserie waarop de controleketen van toepassing is) identificeren door een serie-identificatie, waarmee de productieserie kan worden bepaald waarvan de producten deel uitmaken. Opmerking: Materiële identificatie van de productieserie op het product zelf is niet vereist indien het certificatiepercentage van toepassing is op verkochte/overgedragen producten, aangezien de identificatie van de productieserie kan worden afgeleid uit de verkoop-/leveringsdocumenten. 3.2 Identificatie van de herkomst Identificatie bij levering De organisatie moet de categorie van herkomst van alle aangekochte grondstoffen identificeren en controleren. De documenten die met de grondstoffen worden afgeleverd, moeten ten minste de volgende informatie bevatten: (a) identificatie van de leverancier, (b) geleverde hoeveelheid, (c) leveringsdatum/leveringsperiode/tijdstip van boeking, (d) categorie van herkomst, met vermelding van het percentage gecertificeerde grondstoffen in het gecertificeerde product. Opmerking: De categorieën van herkomst van de grondstoffen worden gespecificeerd door (i) hetzij het schema voor boscertificatie of het labelsysteem indien de controleketen door het schema wordt gebruikt voor het afleveren

10 van labels en/of certificaten, (ii) hetzij de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren Identificatie bij de leverancier De organisatie moet alle leveranciers van gecertificeerde grondstoffen vragen om documenten voor te leggen waaruit blijkt dat de criteria voor leveranciers van gecertificeerde grondstoffen werden nageleefd. Opmerking: De criteria voor leveranciers van gecertificeerde grondstoffen worden vastgelegd door (i) het desbetreffende schema voor boscertificatie of labelsysteem indien de controleketen wordt geïmplementeerd met het oog op het uitreiken door het schema van labels en/of certificaten of (ii) door de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren. 3.3 Berekening van het gecertificeerde percentage De organisatie moet het percentage voor iedere productieserie afzonderlijk berekenen en dit aan de hand van de volgende formule: Pc Certificatiepercentage Vc Gecertificeerde grondstoffen Vo Andere grondstoffen 100 Opmerking 1: De categorieën van herkomst van de grondstoffen worden gespecificeerd door (i) hetzij het schema voor boscertificatie of het labelsysteem indien de controleketen door het schema wordt gebruikt voor het afleveren van labels en/of certificaten, (ii) hetzij de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren. Opmerking 2: Een schema voor boscertificatie en/of een labelsysteem of de organisatie zelf (zie opmerking 1) kunnen criteria vastleggen voor neutrale grondstoffen. Het totale volume aan grondstoffen wordt daarom berekend als de som van de gecertificeerde grondstoffen, de neutrale grondstoffen en andere grondstoffen. (Vt=Vc+Vo+Vn, waarbij Vt staat voor het totaal aan grondstoffen en Vn voor de neutrale grondstoffen) De organisatie moet het certificatiepercentage berekenen op basis van een enkele maateenheid die wordt gebruikt voor alle grondstoffen die in de berekening worden opgenomen. Indien voor de berekening een omzetting naar de enkele maateenheid is vereist, dan mag de organisatie enkel gebruikmaken van officiële conversieratio s en -methodes. Indien er geen geschikte conversieratio bestaat, moet de organisatie zelf een redelijke en geloofwaardige conversieratio definiëren en gebruiken Indien de aangekochte grondstoffen slechts een deel gecertificeerde grondstoffen bevatten, dan mag alleen de hoeveelheid die overeenstemt met het eigenlijke certificatiepercentage van de leverancier, in de formule als gecertificeerde grondstoffen worden meegenomen. De rest van deze grondstoffen moet voor de berekening dan worden beschouwd als andere grondstoffen De organisatie moet het certificatiepercentage berekenen als:

11 (a) eenvoudig percentage of (b) gemiddeld percentage De organisatie die het eenvoudige percentage gebruikt, moet in de berekening de grondstoffen opnemen die worden gebruikt in de productieserie waarvoor het certificatiepercentage wordt berekend. De maximale berekeningsperiode in geval van een eenvoudig berekeningspercentage is gelijk aan de maximale periode zoals die voor de productieserie is vastgelegd en mag niet langer zijn dan drie maanden De organisatie die het gemiddelde percentage gebruikt, moet voor de berekening van het certificatiepercentage voor de desbetreffende productiereeks de hoeveelheid grondstoffen gebruiken die gedurende de vorige periode werden aangekocht. De totale maximumperiode voor de berekening van het gemiddelde percentage mag niet langer zijn dan 12 maanden. Opmerking: De organisatie die heeft geopteerd voor het gemiddelde percentage over een periode van 12 maanden, berekent het certificatiepercentage voor de hoeveelheid grondstoffen die tijdens de voorbije 12 maanden werden aangekocht. 3.4 Omzetting van het berekende percentage naar productiehoeveelheden Methode op basis van het gemiddelde percentage De organisatie die heeft geopteerd voor de methode van het gemiddelde percentage, moet het certificatiepercentage gebruiken voor alle producten van de productieserie waarvoor de berekening werd uitgevoerd. Opmerking 1: Er is geen minimumdrempel om de methode van het gemiddelde percentage te gebruiken. Een specifiek schema voor boscertificatie of labelsysteem kan echter een minimum opleggen met het oog op zijn label en/of certificaat. Opmerking 2: Indien het certificatiepercentage voor de productieserie bijvoorbeeld 54% bedraagt, dan kunnen alle producten uit deze serie worden verkocht als producten die 54% gecertificeerde grondstoffen bevatten Methode op basis van volumekredieten De organisatie die de methode van de volumekredieten hanteert, moet het certificatiepercentage overdragen naar de volumekredieten en dit op basis van de enkele maateenheid die wordt gebruikt voor de producten van de serie. Het volumekrediet moet zodanig over de gefabriceerde producten worden verdeeld dat van de gecertificeerde producten kan worden aangenomen dat ze 100% gecertificeerde grondstoffen bevatten. Opmerking: Indien het certificatiepercentage van de serie 100 ton producten omvat, dan staat bijvoorbeeld 54% voor 54 ton producten die kunnen worden verkocht als zijnde producten die 100% gecertificeerde grondstoffen bevatten De organisatie (i) die er niet in slaagt om een enkele maateenheid te bepalen voor alle producten die in een serie worden geproduceerd of (ii) die in de productieserie producten heeft zitten met verschillende ratio s tussen input van grondstoffen en output van producten, moet het certificatiepercentage overdragen naar aparte volumekredieten voor de producten waarvoor er een andere maateenheid is of waarvan de input/output ratio verschilt.

12 De organisatie kan het volumekrediet cumuleren door een kredietrekening te openen die dan kan worden gebruikt voor de volgende productieseries. De kredietrekening moet conform hoofdstuk worden geopend De totale hoeveelheid kredieten die op de kredietrekening zijn ingeschreven, mag niet groter zijn dan de som van de kredieten die gedurende de voorbije twaalf maanden op de kredietrekening werden ingeschreven. 3.5 Verkoop van producten Wanneer de organisatie de gecertificeerde producten verkoopt of overdraagt, dan moet zij de klant een document overhandigen dat bevestigt dat de vereisten van de controleketen werden nageleefd. Opmerking: De criteria voor het document tot staving van de naleving van de vereisten van de controleketen worden vastgelegd door (i) het desbetreffende schema voor boscertificatie of labelsysteem indien de controleketen wordt geïmplementeerd met het oog op het uitreiken door het schema van labels en/of certificaten of (ii) door de organisatie zelf indien de controleketen door de organisatie wordt gebruikt met de bedoeling eigen labels en/of certificaten af te leveren De organisatie moet erop toezien dat de documenten voor iedere levering van gecertificeerde producten ten minste de volgende informatie duidelijk vermelden: (a) identificatie van de organisatie, (b) geleverde hoeveelheid, (c) leveringsdatum/leveringsperiode/tijdstip van boeking, (d) categorie van herkomst (met vermelding van het eigenlijke percentage gecertificeerde grondstoffen in het gecertificeerde product) Indien de organisatie het logo gebruikt, moeten de voorwaarden zoals beschreven in het contract tussen de gebruiker en de eigenaar van de auteursrechten van het logo of zijn erkende vertegenwoordiger, worden nageleefd voor het gebruik van het logo, zowel in combinatie met het eigenlijke product als los daarvan. 3.6 Omstreden bronnen De organisatie dient de gepaste maatregelen te treffen om erover te waken dat in de gecertificeerde producten geen grondstoffen van omstreden bronnen worden gebruikt De organisatie moet van alle leveranciers van grondstoffen op basis van hout, die niet kunnen worden geclassificeerd als zijnde gecertificeerde grondstoffen, ten minste een ondertekende verklaring eisen waarin wordt gesteld dat de geleverde grondstoffen niet afkomstig zijn van omstreden bronnen. De organisatie die haar leveranciers contracten laat ondertekenen, moet een dergelijke verklaring opnemen in haar contracten De organisatie moet het potentiële risico met betrekking tot het aankopen van

13 grondstoffen van omstreden bronnen inschatten. Indien het risico op grondstoffen die afkomstig zijn van omstreden bronnen, groot is, dan moet de organisatie de verklaringen van de leveranciers door een tweede of derde partij laten controleren. Opmerking: De inschatting van het potentiële risico door de organisatie dient te gebeuren op het niveau van de regio/het land De organisatie die grondstoffen aankoopt van soorten die door CITES als bedreigde soorten worden beschouwd, moet alle regels bepaald door CITES en andere internationale en nationale wetgeving naleven. Hoofdstuk 4: Minimale vereisten met betrekking tot het managementsysteem 4.1 Algemene vereisten De organisatie moet een managementsysteem hanteren dat voldoet aan de verschillende elementen van deze norm die borg staan voor een correcte implementatie en een correct verloop van de controleketen. Het managementsysteem moet conform het type, de omvang en de hoeveelheid van het geleverde werk zijn. Opmerking: Het kwaliteitsbewakingssysteem (ISO 9001:2000) of milieuzorgsysteem (ISO 14001:1996) van een organisatie mag worden gebruikt om te voldoen aan de minimale vereisten die met betrekking tot het managementsysteem in deze norm zijn opgenomen. 4.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Managementverantwoordelijkheden Het topmanagement van de organisatie moet zijn engagement om de controleketen te implementeren en om aan de vereisten terzake zoals in deze norm beschreven te voldoen, duidelijk aangeven en documenteren. Het engagement van de organisatie moet kenbaar worden gemaakt aan het personeel, de leveranciers, klanten en andere belanghebbende partijen Het topmanagement van de organisatie moet een staflid aanduiden dat, ongeacht eventuele andere verantwoordelijkheden, volledig verantwoordelijk en bevoegd is voor de controleketen Het topmanagement van de organisatie moet de controleketen van de organisatie regelmatig evalueren en nagaan of aan de vereisten van deze norm wordt voldaan Verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de controleketen De organisatie moet medewerkers aanduiden die instaan voor de implementatie en het toezicht op de controleketen en moet de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de controleketen vastleggen: (a) aankoop van grondstoffen en identificatie van de herkomst, (b) verwerking van het product met inachtneming van materiële scheiding of berekening van het percentage en overdracht naar de outputs inzake productie, (c) productverkoop en labelen,

14 (d) registratie van gegevens, (e) interne audits en toezicht op naleving. Opmerking: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de controleketen zoals die hierboven worden beschreven, kunnen worden gecumuleerd. 4.3 Gedocumenteerde procedures De procedures die de organisatie hanteert met betrekking tot de controleketen, moeten worden gedocumenteerd. De documentatie met betrekking tot de controleketen moet ten minste de volgende informatie bevatten: (a) beschrijving van de stroom van grondstoffen tijdens het productieproces, (b) organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de controleketen, (c) procedures met betrekking tot de opvolging van de controleketen en dit in het kader van alle vereisten die door deze norm worden gesteld. 4.4 Registratie van gegevens De organisatie moet de gegevens verzamelen en bijhouden, zodat kan worden aangetoond dat aan alle vereisten wordt voldaan en dat efficiënt wordt gewerkt. De organisatie moet ten minste de volgende gegevens bijhouden: (a) gegevens van alle leveranciers van grondstoffen van hout of op basis van hout, met inbegrip van de informatie die bevestigt dat de leverancier aan de vereisten voldoet, (b) gegevens van alle grondstoffen van hout of op basis van hout die werden aangekocht, met inbegrip van informatie over de herkomst ervan, (c) gegevens van alle producten van hout of op basis van hout die werden verkocht en gegevens met betrekking tot de herkomst ervan, (d) gegevens van interne audits, tekortkomingen die zich hebben voorgedaan en acties ter verbetering De organisatie moet deze gegevens ten minste vijf jaar bijhouden. 4.5 Beheer van middelen Human resources / personeel De organisatie moet erop toezien dat alle medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie en het toezicht op de controleketen, de nodige training en opleiding hebben gekregen en over de nodige vaardigheden en ervaring beschikken Technische faciliteiten De organisatie moet de infrastructuur en technische faciliteiten die nodig zijn voor de doeltreffende implementatie en het toezicht op de controleketen van de organisatie, identificeren en ter beschikking stellen, en moet erover waken dat ze in overeenstemming zijn met de vereisten van deze norm. 4.6 Inspectie en controle

15 4.6.1 De organisatie moet ten minste eenmaal per jaar een interne audit doen met betrekking tot alle vereisten van deze norm, en moet zo nodig maatregelen treffen ter verbetering of preventie Het verslag van de interne audit moet ten minste ieder jaar door het topmanagement van de organisatie worden besproken.

16 Bijlage 1: Specificatie van de PEFC Council voor de herkomst met het oog op de uitreiking van het PEFC-label en PEFC-certificaten (Normatief voor een organisatie die het PEFC-label en PEFC-certificaten gebruikt) Inleiding De bepaling van de herkomst zoals beschreven in deze Bijlage, moet samen met de vereisten van deze norm worden gebruikt wanneer de organisatie een controleketen invoert met het oog op het gebruik van het PEFC-logo en/of PEFC-certificaten. Gecertificeerde grondstoffen (Vc): Omvatten grondstoffen op basis van hout die worden verkocht met PEFC-certificaat : (a) door de leverancier die beschikt over een geldig certificaat inzake bosbeheer, uitgereikt door een erkende certificatie-/registratie-instelling omdat de leverancier de vereisten van een door de PEFC-Council ondersteund boscertificatieschema in acht neemt, (b) door de leverancier die beschikt over een document dat bevestigt dat hij deel uitmaakt van een regio of groep die beschikt over een geldig certificaat inzake bosbeheer, zoals beschreven in (a), (c) door de leverancier die beschikt over een geldig controleketencertificaat, uitgereikt door een erkende certificatie-/registratie-instelling omdat de leverancier voldoet aan de norm inzake de controleketen en beantwoordt aan de definitie van de PEFC Council inzake de herkomst van grondstoffen of aan een andere door de PEFC Council erkende definitie van de herkomst, (d) door de leverancier die beschikt over een document dat bevestigt dat hij deel uitmaakt van een organisatie met meerdere vestigingen die beschikt over een geldig controleketencertificaat zoals beschreven in (c), (e) door de leverancier die niet beschikt over een controleketencertificaat, maar de grondstoffen/het product in de originele verpakking doorverkoopt, zoals hij die heeft ontvangen van zijn leverancier waar de certificatie conform de punten (a), (b), (c) of (d) kan worden gecontroleerd. In dit geval moet de informatie op het product zelf een identificatie bevatten van de originele gecertificeerde leverancier en moet de certificatie worden vermeld. Opmerking: De vereisten van de PEFC Council inzake erkende certificatie-/registratie-instellingen worden beschreven in Bijlage 6 van het Technisch Document van de PEFC Council. De certificaten die worden uitgereikt door de erkende certificatie-instellingen, moeten de naam en/of het logo van de accreditatie-instelling en het relevante accreditatienummer vermelden. Neutrale grondstoffen (Vn): Grondstoffen waarin geen hout zit (bijvoorbeeld plantaardige vezels en lompen), stijfsel, pigmenten en hout afkomstig van woongebieden (stadshout). Gerecycleerd hout en gerecycleerde vezels (hout afkomstig van de eindgebruiker en vezels) en recuperatie van nevenproducten uit het productieproces wanneer de basisherkomst van deze grondstoffen niet volgens de regels van de controleketen kan worden getraceerd.

17 Andere grondstoffen (Vo): Andere grondstoffen op basis van hout dan deze beschreven in de punten gecertificeerde grondstoffen en neutrale grondstoffen.

18 Bijlage 2: Implementatie van de Controleketen in het kader van ISO 9001:2000 (Informatie) De organisatie mag de vereisten met betrekking tot de controleketen zoals die in deze norm worden beschreven, implementeren in het kader van het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie dat conform ISO 9001:2000 is. De integratie van de vereisten met betrekking tot de controleketen zoals die in deze norm worden beschreven in het ISO 9001:2000 kwaliteitsmanagementsysteem, wordt getoond in de onderstaande tabel: Standaardvereisten ISO 9001:2000 Hoofdstuk 2: Vereisten met betrekking tot de controleketen methode van materiële scheiding 7 Hoofdstuk 3: Vereisten met betrekking tot de controleketen percentagemethode 7 Hoofdstuk 4: Minimale vereisten beheersysteem 4.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Managementverantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Gedocumenteerde procedures 4.2.1, Registratie van gegevens Beheer van middelen Human resources / personeel Technische faciliteiten Inspectie en controle 8.2.2, 8.3, 8.5.2, 8.5.3

19 Bijlage 3: Implementatie van de Controleketen in het kader van ISO 14001:1996 (Informatie) De organisatie mag de vereisten met betrekking tot de controleketen zoals die in deze norm worden beschreven, implementeren in het kader van het milieuzorgsysteem van de organisatie dat conform ISO 14001:1996 is. De integratie van de vereisten met betrekking tot de controleketen zoals die in deze norm worden beschreven in het ISO 14001:1996 milieuzorgsysteem, wordt getoond in de onderstaande tabel: Standaardvereisten ISO 14001:1996 Hoofdstuk 2: Vereisten met betrekking tot de controleketen methode van materiële scheiding Hoofdstuk 3: Vereisten met betrekking tot de controleketen percentagemethode Hoofdstuk 4: Minimale vereisten beheersysteem 4.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Managementverantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Gedocumenteerde procedures 4.4.4, Registratie van gegevens Beheer van middelen Human resources / personeel 4.4.1, Technische faciliteiten Inspectie en controle 4.5.2, 4.5.2, 4.5.4

20 Bijlage 4: Implementatie van de norm inzake de controleketen in een organisatie met meerdere vestigingen (Normatief) Inleiding Deze bijlage heeft als doel een aantal richtlijnen te geven voor de implementatie van de vereisten inzake de controleketen binnen een organisatie met meerdere vestigingen. Het is de bedoeling enerzijds te komen tot de certificatie/registratie van de controleketen op een praktische, haalbare en economisch verantwoorde wijze, en anderzijds ervoor te zorgen dat de evaluatie voldoende vertrouwen geeft voor wat de conformiteit van de controleketen betreft. Deze benadering maakt het ook mogelijk om de controleketen te implementeren en te certificeren in een groep van doorgaans kleinere, onafhankelijke ondernemingen. Deze bijlage omvat enkel de vereisten die van toepassing zijn op een organisatie met meerdere vestigingen en slaat uitsluitend op de implementatie van de vereisten inzake de controleketen die in deze norm zijn opgenomen. De vereisten en richtlijnen voor certificatie-/registratie-instellingen met het oog op de evaluatie en certificatie van een organisatie met meerdere vestigingen worden beschreven in de IAF Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 62:1996 en in de IAF Guidance on the Application of ISO / IEC Guide 66:1996. Definities Een organisatie met meerdere vestigingsplaatsen wordt omschreven als een organisatie die over een hoofdvestiging beschikt waarnaar verder wordt verwezen als het hoofdkantoor waar bepaalde activiteiten worden gepland, aangestuurd en beheerd, en een netwerk van lokale kantoren of vestigingen (sites) waar deze activiteiten geheel of gedeeltelijk worden verricht. Een dergelijke organisatie moet niet noodzakelijkerwijze een en dezelfde entiteit vormen, maar alle sites moeten een juridische of contractuele verbintenis hebben met het hoofdkantoor van de organisatie en moeten onder eenzelfde controleketen vallen die continu vanuit het hoofdkantoor wordt bewaakt. Dit betekent dat het hoofdkantoor het recht heeft om, wanneer nodig, op iedere site in te grijpen. Indien dit nodig is, moet dit zijn opgenomen in het contract tussen het hoofdkantoor en de sites. Voorbeelden van organisaties met meerdere vestigingen zijn: (a) organisaties die werken via een franchisenetwerk, (b) ondernemingen met meerdere vestigingsplaatsen, (c) een groep van juridisch onafhankelijke ondernemingen. Opmerking: groep van juridisch onafhankelijke ondernemingen staat voor een netwerk van doorgaans kleine onafhankelijke ondernemingen die zijn samengegaan om certificatie van de controleketen voor de gehele groep van ondernemingen te bekomen. Het hoofdkantoor kan in een dergelijk geval een vakvereniging zijn of een andere juridische entiteit die over de nodige ervaring beschikt en daartoe door een groep van leden is aangesteld of een dienst verleent aan de groep en in die hoedanigheid moet waken over de naleving van de norm. Het hoofdkantoor kan ook worden beheerd door een enkel lid van de groep.